Gestión de la Información
M. Silvana Di Silvestre
Documentación e Información
Actividades de Suficiencia
1.- Quién ejerce el liderazgo del proceso de gestión de la Información.
Silvana Di Silvestre, Líder Funcional
2.- Cuáles son las funciones inherentes a esta gestión.
• Preservar la memoria documental de la Corporación.
• Consolidar la estructura funcional de la herramienta Escritorio Digital.
• Coordinar la gestión técnico-administrativa de la propiedad intelectual corporativa.
• Establecer y administrar políticas, normas y procedimientos de gestión documental y del conocimiento, orientados hacia la
administración y control de diseño, instalación y manejo de la herramienta Escritorio Digital.
• Garantizar la integridad y disponibilidad de la base de conocimiento y documentación del proyecto en la Corporación.
• Crear una infraestructura dinámica que de soporte al conocimiento con la instalación de la arquitectura de sistemas para su gestión.
• Desarrollar una estrategia comunicacional con miras al establecimiento de la nueva cultura organizativa que fomente el intercambio de conocimiento y una adecuada formación continua, según las necesidades de conocimiento de la empresa.
• Establecer un programa de entrenamiento de incorporación a la nueva herramienta Escritorio Digital, dirigido al personal de la Corporación.
3.- Determine: la visión, misión, valores y objetivos de la unidad o Dpto.
Misión:
Propiciar un ambiente productivo y de apoyo a la gestión del conocimiento en el área de telecomunicaciones dentro de la Corporación con la ayuda de la herramienta Escritorio Digital, atendiendo las necesidades de los clientes actuales y potenciales, con estándares internacionalmente establecidos, asegurando rentabilidad y eficiencia en los servicios prestados.
Visión:
Fortalecer la plataforma del conocimiento dentro de la Corporación con el apoyo del repositorio único de información Escritorio Digital, como el arte de transformar la información y los activos intangibles en un valor constante para nuestros clientes.
Valores:
Nuestras cinco categorías de valores organizacionales constituyen el conjunto de creencias, principios y normas de actuación considerados apropiados para la Corporación ; y que se manifiestan a través de nuestras conductas de trabajo, tanto en forma individual como en equipo. Mientras más coincidan esos grupos de valores entre sí, más sólida será la cultura de la empresa.
Objetivos:
• Desarrollar estrategia de organización de la información en el repositorio de conocimiento Escritorio Digital, brindando soporte funcional para el diseño, desarrollo e implementación de la herramienta en la nueva plataforma Knowledge Management KM/SAP Portal,
• Establecer y administrar politicas, normas y procedimientos para el manejo de la documentación en el repositorio
5.- Cuáles son los recursos tecnológicos disponibles (equipos, programas) que apoyan al proceso de gestión de la información y que importancia tienen en el logro de los objetivos del Dpto. o unidad.
Equipos :
Características del Landscape de SAP Portal:
• HP-UX 11 (Sistema Operativo)
• 3 Servidores en Cluster Enterprise Portal Versión 6.0 SP2 P30 / Web Aplication Server J2EE 6.20 PL23 / KM P30
• 1 Servidor Central de Base de Datos Oracle
• 1 Servidor para Real-Time Colaboration (Colaboración en Tiempo Real: Chat, Compartir Aplicaciones, WebEX)
• 1 Servidor de Búsquedas e Indexamiento TREX 6.1 SR1
Requerimientos de PC Cliente (Mínimos/Compatibles) para acceder al Portal:
• Released Web Browser Version Operating System Version Status
• INTERNET EXPLORER 5.5 WIN 2000 SRV Released Conditionally
• INTERNET EXPLORER 6.0 WIN 2000 SRV Released
• INTERNET EXPLORER 6.0 WIN XP 2002 PROF. 32-BIT Released
• NETSCAPE 6.20 WIN 2000 SRV Released
• NETSCAPE 6.20 WIN XP 2002 PROF. 32-BIT Released
• NETSCAPE 7.00 MAC OS X 10.1 Released
• NETSCAPE 7.01 WIN 2000 SRV Released
• NETSCAPE 7.01 WIN XP 2002 PROF. 32-BIT Released
• NETSCAPE 7.02 WIN 2000 SRV Released
• NETSCAPE 7.02 WIN XP 2002 PROF. 32-BIT Released
Programa:
KM (Knowledge Management) Sap Portal en forma Standard
Nos permite contar con funcionalidades dentro del repositorio que nos facilita el trabajo diario además de garantizarnos la preservación del conocimiento dentro de la corporación con equipos del alta tecnología, siendo una de las empresas con mayor avance tecnológico en nuestro país.
6.- Determine la existencia dentro de la organización a la cual pertenece, de los planes estratégicos y operacionales. Realice el análisis:
• Están en concordancia los mencionados planes con la visión y misión de la organización.
Misión CANTV: “Mejorar la calidad de vida de la gente en Venezuela
al proveer soluciones de comunicaciones (telecomunicaciones) que exceden
las expectativas de nuestros clientes.”
Visión CANTV : “Ser el proveedor preferido de servicios integrales de telecomunicaciones de Venezuela; y satisfacer plenamente las necesidades específicas de nuestros clientes, siempre bajo exigentes patrones de ética y rentabilidad."
PLANES ESTRATÉGICOS
Los retos corporativos constituyen nuestras grandes aspiraciones estratégicas del negocio a corto y mediano plazo. Representan temas específicos sobre los cuales la organización va a concentrar todas sus energías para convertir en realidad las iniciativas y planes de acción derivados. En la medida en que se alcancen los Retos nos acercaremos al gran desafío planteado en la Visión.
1. Aumentar los ingresos en términos reales e incrementar la cartera de clientes por encima del mercado.
2 Agregar más valor a los productos, utilizando el potencial de nuestras redes y sistemas.
3. Maximizar la cultura de servicio y generar índices periódicos de satisfacción del cliente.
4.Definir la estrategia de canales.
5.Retomar el liderazgo en CDC, telefonía pública y en la masificación de Un1ca.
6.Lograr mayor coherencia en el uso de los medios publicitarios.
7.Optimizar productividad, eficiencia y gastos.
8.Revertir el clima de complacencia con resultados.
9.Mejorar los procesos de control interno y resolver temas pendientes de auditoria.
10.Incrementar la participación de Cantv en el mercado publicitario, posicionando el portafolio de guías de la corporación.
Como podemos observar los planes estratégicos están claramente alineados con la visión y la misión de la empresa
• Cómo se aplican dichos planes en la unidad organizativa a la cual pertenece Ud.
Definidos los planes estratégicos y operacionales de la Corporación y considerando el esfuerzo de la Unidad por organizar el “desorden” de la información brindando un esfuerzo en especificar la estrategia del negocio y construir un modelo de organización de la información basado a la gestión de la información y el conocimiento. De acuerdo a las necesidades de información de la organización resulta una tarea compleja armar la infraestructura de información que respalde el cumplimiento de las funciones definidas por la Corporación.
Por lo que, la razón de ser de nuestra área consiste en mantener todo la información y conocimiento que se genere a nivel corporativo, de manera, de poder visualizar y mantener todos los procesos, procedimientos y resultados a todas las Gerencias que conforman la corporación.
7.- Considera que es adecuada y está en concordancia con lo planificado la distribución de las tareas y actividades dentro de su unidad. Analice y explique.
Debido a la amplia gama de funciones que desarrollan, se presenta un marco de referencia que incluye distintas etapas en la gestión de la información, con su respectivo diseño de herramientas de organización y difusión orientadas al cambio y a la innovación. Entre las distintas actividades en desarrollo se encuentran:
• Migración de Escritorio digital Corporativo (Caso de Negocio).
• Clasificación física (organigrama) y lógica de documentos (metadatos).
• Asistencias funcionales en las distintas áreas de la herramienta.
• Desarrollos en el área de formación para el manejo de la herramienta.
• Escritorio Personal.
• Codificación integrada.
• Autorizaciones y aprobaciones.
• Recuperación de carpetas y documentos.
• Estadísticas.
• Desarrollo herramienta de Gestión de la Calidad (caso de Negocio).
• Comunidades.
• Soporte en canalización de soluciones (configuración ó desarrollo).
8.- Qué acciones lleva a cabo la gerencia en cuanto a la motivación del equipo de trabajo? Existe un buen ejercicio de la motivación, influencia y liderazgo?
La corporación cada vez más preocupada en la forma de lograr un alto desempeño de sus trabajadores, se han visto obligadas a estudiar la manera de lograr este resultado.
Es necesario entender que para la motivación laboral no existe un método único, solo es operante la situación de conocer el proceso motivacional en forma global.
Los equipos de trabajo no están aislados, forman parte de una organización mayor, por lo cual están sujetos a condiciones externas que se le imponen, condiciones que deben ser utilizadas para crear un ambiente incentivador.
Utilizamos las siguientes consideraciones motivacionales:
Utilizar el dinero como una retribución y un incentivo. Niveles saláriales competitivos para atraer y retener a la gente y el nivel salarial refleja el valor que el trabajador tiene para la compañía, trabajo que debe ser pagado justa y equitativamente.
Relacionar el pago con el desempeño o los resultados siempre que sea posible, ofreciendo así un incentivo directo.
Tener reglas claras de lo que se desea para obtener resultados óptimos . La motivación no es sólo cuestión de ofrecer retribuciones e incentivos. El personal tiene que saber lo que se espera que haga y qué le pasará sino lo hace. Necesita tener claro su papel, los objetivos que tiene que alcanzar y los estándares de desempeño y de conducta requeridos.
Desarrollar el sentido de compromiso. Se debe hacer todo cuanto se pueda por incrementar el compromiso y la identificación de la gente con su organización. Su propósito debe ser integrar hasta donde sea posible las necesidades de la organización con las del individuo, de tal modo que éste sienta que si la organización prospera con su ayuda, él también prosperará.
Motivar a través del trabajo mismo . Dada una estructura salarial equitativa y competitiva que, elevando así el nivel de identificación asegurándose una motivación duradera. Proporcionan satisfacción al permitirle al personal experimentar la sensación de realización, expresar y usar sus capacidades y ejercer su propio poder de toma de decisiones.
La promoción o el ascenso . Utilizamos la capacitación como una forma importante de ascenso.
El reconocimiento y la recompensa social. Se reconocen los parámetros como: años de servicio, logro de metas, logro de productividad, etc. a nuestros trabajadores .
Liderazgo. Se utiliza la motivación humana y la buena conducción de las personas.
Modales . Hemos tratado de lograr un ambiente afable en la organización para que el personal muestre empatía con la totalidad de sus compañeros de trabajo, por ejemplo el saludar cordialmente al ingresar al ambiente cotidiano.
Buena Información Tenerlos bien informados lo que da como resultado el compromiso hacia la organización.
Delegar y Descentralizar . Se delegan las responsabilidades al personal, para obtener eficiencia en la resolución de los problemas y descentralizar las tareas y evitar que todo gire en torno a los altos mandos
9.- Cuáles son los instrumentos de control? Se aplican los correctivos necesarios cuando se determinan desviaciones de los planificado? Es oportuna la aplicación de los mecanismos de control?
En el área tenemos dos funciones importantes :
• Proyectos:
• Apoyo funcional a la corporación de la herramienta:
10. Elaboración de una propuesta que contenga las mejoras al proceso de gestión de la información, que usted ha determinado, en función del diagnóstico anterior.
