Las siguientes secciones ejemplifican el uso de la Intranet en los principales departamentos de las empresas.

Difusión y Comunicación
Ventas y Mercadeo
Recursos Humanos
Educación y Capacitación

Difusión y Comunicación

Difusión y comunicación puede ser uno de los primeros departamentos en implementar la Intranet, sirviendo como
modelo para otros grupos. Por esto, es importante desarrollar el con gran calidad incluyendo textos, gráficos,
sonidos, etc. adecuados.
A continuación se presentan usos comunes de la Intranet para Difusión y Comunicación

Revista de la Compañía
Comunicados de Prensa
Preguntas Frecuentes
Listas
Formas
Reportes Anuales, Folletos y Hojas de Especificaciones

Revista de la Compañía

La Intranet es una excelente forma para publicar las revistas semanales o mensuales de la compañía, ahorrando costos de producción y distribución. También las revistas pueden ser fácilmente archivadas para posibles referencias. Para comenzar el uso de esta revista, el editor debe avisar por medio de e-mail o en la revista impresa la dirección y las instrucciones de como accesar a la revista. Las contribuciones para la revista, su edición y revisión pueden realizarse combinando el e-mail, con el browser, y las herramientas de publicación.

Comunicados de Prensa

El ciclo de revisión de los comunicados de prensa se simplifica con la intranet, facilitando la autorización por parte
de los departamentos de dirección, jurídico y mercadotecnia.
La intranet puede servir para archivar los comunicados de prensa junto con documentos capturados de revistas,
periódicos, libros, etc; y para publicar los resultados de la empresa, acontecimientos sociales, etc.

Preguntas Frecuentes

Algunos ejemplos de preguntas frecuentes para el departamento de difusión y comunicación son:

·        ¿Quienes son los encargados de la revista la compañía?

·        ¿Cuál es el procedimiento para publicar un comunicado de prensa?

·        ¿En cuánto tiempo se produce un nuevo folleto?

·        ¿Cómo puedo ordenar una hoja de especificaciones?

·        ¿Cuándo estará el nuevo folleto de la compañía disponible?

·        ¿Quién es el responsable de los avisos de la compañía?

·        ¿Dónde puedo encontrar los últimos comunicados de prensa?

Listas

Un uso muy práctico para la intranet es la publicación de lsitas. Algunos ejemplos típicos son las listas de:
comunicados de la empresa, libros, boletines, hojas de especificacioens, presentaciones.
Una lista muy importante es la del personal del departamento de Difusión y Comunicación. Esta lista debe contener
el nombre, función, teléfonos, dirección, y dirección de correo.

Formas

El uso de formas en la Intranet facilita a los empleados la solicitud de folletos, libros, presentaciones, tarjetas de presentación, etc. El empleado exclusivamente necesita llenar con los datos adecuados y esta información es transferida a bases de datos, o a los encargados por medio de e-mail.

Reportes Anuales, Folletos y Hojas de
Especificaciones

Los reportes anuales, folletos y hojas de especificaciones pueden ser almacenados en la Intranet, con ligas entre sí, y
a otros documentos. Esto permite a los empleados obtener rápida y facilmente información actualizada, reduciendo
los costos de impresión y envio de información.
La Intranet también permite producir materiales mas creativos sin costo adicional, añadiendo capacidades de audio y
video a las presentaciones.
La intranet puede ayudar a reducir los costos de materiales con un periodo de vida corto o con revisiones frecuentes.

Ventas y Mercadotecnia

Intranets permiten la frecuente adición y actualización de materiales de Ventas y Mercadotecnia, como respuesta a un ambiente de negocios competitivo y dinámico. La principal ventaja es la eficiente forma de distribuir información crítica a vendedores, distribuidores, sucursales, franquicias y al corporativo. Una intranet bien organizada para Ventas y Mercadotecnia puede ayudar a eliminar el exceso de información duplicada. Ella permite resolver las necesidades de los representantes de ventas, quienes necesitan acceso instantaneo a información especifica, sin leer grandes cantidades de material impreso. Otra gran ventaja es la mejora en el flujo de la información y los mensajes. Los representantes de ventas de todo el mundo, cuentan con acceso a las mismas presentaciones, descripciones de producto, resumenes, etc. Así, la productividad se incrementa al evitar las búsquedas de hojas de especificaciones y promociones. Los principales usos de la Intranet en Ventas y Mercadotecnia son:

Boletines de Mercado
Kits de Ventas
Cambios en Productos
Presentaciones
Guías de Ventas
Informació de Clientes
Listas de Precios
Preguntas Frecuentes
Formas
Especificaciones de Productos
Información de la Competencia
Propuestas
Televentas
Listas de Contactos
Encuestas y Reportes
Información de Distribuidores
Información Miscelanea

Boletines de Mercado

Una vez implementada la intranet, se vuelve casi inecesario la dis tribución de largos boletines de ventas semanales, quincenales o mensuales. La distribución es mucho mas sencillas, además estos boletines pueden ser fácilmente archivados para usos futuros.

Kits de Ventas

La Intranet provee un medio eficiente y poco costoso para distribuir los kits de ventas en vez del tradicional correo.
La Intranet elimina el problema de la pérdida o daños en los paquetes. Esta característica es especialmente
importante para los kits de nuevos productos en compañías mundiales.
A diferencia de los kits de ventas en papel, los cambios de último minuto pueden ser hechos sin ningún costo
adicional, generalmente es tan simple como añadir nuevos documentos con código HTML.
El de los kits de ventas puede incluir gráficas, audio y video fácilmente.

Cambios en Productos

Además de los anuncios de nuevos productos, la Intranet es un perfecto medio para aununciar los cambios de productos o actualizaciones. Estos pueden ir desde anuncios de mejoras hasta notificaciones de modelos obsoletos.

Presentaciones

La Intranet al actuar como un almacén de presentaciones, permite su estandarización y elimina costos de producción
y distribución mejorando la calidad de las mismas.
La intranet puede contener gráficas, íconos, logotipos, fotografías, etc. de la compañía para facilitar la creación,
personalización y actualización de las presentaciones. La capacidad de personalizar las presentaciones a las
necesidades y espectativas del cliente, facilita la publicidad y venta del producto.

Guías de Ventas

Las Guías de Ventas en la Intranet son mas funcionales y menos costosas. Las revisiones y cambios se actualizan
inmediatamente. Los vendedores pueden buscar rápidamente información de los productos sin perder tiempo entre
papeles.
Las gráficas mejoran la calidad de las guías e ilustran mejor las características de los productos.

Información de Clientes

Almacenando los datos, opiniones y testimonios de los clientes en la Intranet, y ligándolos a ciertas áreas de los
productos, se puede crear una poderosa herramienta de consulta de clientes y productos.
Asumiendo que la lis ta de clientes se expande regularmente, se debe planear un calendario de actualizaciones.

Listas de Precios

Las listas de precios son mas sencillas de actualizar que las listas impresas. Las listas de precios están disponibles en base a la demanda, eliminando los costos de impresión y distribución, mientras que los vendedores no necesitan cargar las "pesadas" listas impresas. La principal ventaja es que los vendedores no cometen errores al hacer referencias a listas desactualizadas. Debido al acceso en base a la demanda, la necesidad de verificar los precios con la oficina central se elimina, algo muy benéfico para las grandes compañías con diferencias de horarios entre sus sucursales.

Preguntas Frecuentes

Las preguntas frecuentes simplifican el proceso de ventas y ayudán a los nuevos vendedores. Algunas pregunas frecuentes son:

·        ¿Cómo puedo facturar una orden?

·        ¿Cuál es el proceso de autorización de una compra?

·        ¿Cuáles son los descuentos en base al volumen de compra?

·        ¿Cuál es el procedimiento para solicitar descuentos especiales?

·        ¿Dónde están las referencias de los clientes?

·        ¿Dónde puedo encontrar las descripciones de los productos?

·        ¿Dónde están las presentaciones actualizadas de los productos?

·        ¿Cuál es el calendario para los nuevos boletines de ventas?

·        ¿Cómo puedo obtener una copia de los kits de ventas?

Formas

Las formas mas usadas pueden ser llenadas directamente en la Intranet. Ejemplos comunes son: autorizaciones de compra, solicitudes de producto, peticiones de equipos, viajes y viáticos, reservaciones para conferencias, etc.

Especificaciones de Productos

Las especificaciones y las presentaciones de los productos pueden ser almacenadas y actualizadas en la Intranet,
simplificando su consulta, reduciendo costos y eliminando la necesidad de tener personal dedicado.
En algunos casos es necesario manejar presentaciones especiales, para en el caso de hacer varios clientes con el
mismo requerimiento, evaluar como satisfacer esos requerimientos.

Información de la Competencia

La información de la competencia puede ser fácilmente actualizada en la Intranet. Esto hace mas eficiente la distribución de reportes competitivos en vez de hacerlos sobre material impreso. En condiciones especiales, la información puede ser accesada incluso desde las oficinas del cliente.