Universidad Yacambú
Especialización en Gerencia, Mención: Sistemas de
Información
Seminario Especial de Grado
Trabajo 6
Autor: Rusmary Durán
Título
Propuesta de un sistema administrativo automatizado para
Introducción
La finalidad que persigue esta investigación es prestar mejoras a la gestión
administrativa que ofrece la institución, buena organización y
actualizarse con los avances tecnológicos de hoy día, aunado a esto tenemos la
contribución al desarrollo económico, social y cultural del
Municipio Carvajal y por ende del Estado.
Planteamiento Del Problema
Chiavenato, (2002) expresa que el éxito de las
empresas está ligado a la buena administración que se pueda tener en ella;
conociendo que no es un fin sino un
medio para utilizar los diversos recursos organizacionales
buscando que las cosas se realicen de la
mejor manera posible, al menor costo y con la mayor eficiencia y eficacia, por lo tanto
la administración es indispensable
para el adecuado funcionamiento de
cualquier organización.
Hoy día, ese éxito se ve
ligado a los Sistemas Automatizados, puesto que allí se encuentran técnicas que
hacen posible el tratamiento automático de la información por medio de
computadoras. En ese sentido Whitten, Bentley y Barlow (1.999)
establecen que:
La tecnología en nuestros tiempos avanza vertiginosamente permitiendo al usuario tener conocimientos imprescindibles en un período de tiempo muy corto, y pueden ser tanto de entrenamiento, de su uso diario, de comunicación, de negocios, en fin, pueden formar parte de nuestra vida diaria. (p.47)
Es por ello que las organizaciones se ven en la obligación de adoptar un Sistema Automatizado en su estructura, para de esa manera poder procesar información más rápida y eficiente logrando así calidad de servicio, ahorro de tiempo, minimizar costo y maximizar las utilidades.
En la sociedad actual, las
organizaciones crecen en tamaño y complejidad para adaptarse a los avances tecnológicos
que requieren de una estructura y funcionamiento adecuado a los cambios,
y así poder innovar y estar a la altura
de sus competidores. Tal es el caso de las organizaciones educativas, la cual
se han mostrado muy interesadas en dichos cambios para poder estar a la
vanguardia. La educación siempre ha implicado un factor importante para la
sociedad tanto a nivel de servicio
educativo como en su estructura organizativa en donde es ineludible que no
exista una buena administración. Dentro
de estas organizaciones se encuentran las instituciones de educación inicial y básica en donde su función es impartir
educación a los niños en sus primeras etapas, que les servirá de eslabón para sus
estudios posteriores.
Actualmente sus actividades
administrativas comprenden el procesamiento de pagos de las mensualidades de
cada alumno, nómina y gastos, que se llevan a través de una hoja de cálculo con
sus respectivos soportes. Año tras año la cantidad de alumnos inscritos en la
institución se incrementan y por ende estas actividades no logran ser
eficientes y el servicio que se le presta a los padres y representantes no es el más apropiado,
puesto que el Control administrativo que existe con los ingresos y egresos
(facturación pago de nómina, y gastos) que tiene la institución, es deficiente
y normalmente hay que rectificarlo varias veces, lo que implica pérdida de
tiempo y en algunas ocasiones pérdida de dinero. Aunado a esto no se pueden
tener reportes eficientes, como por ejemplo: mensualidades pendientes, gastos,
balances de gastos por períodos determinados, ingresos mensuales y por períodos
determinados, entre otros.
Bajo
estas circunstancias surgen las
siguientes interrogantes: ¿El Proceso Administrativo que lleva
En
vista de que la institución está teniendo un crecimiento considerable de
inscripciones y por consiguiente resulta cada vez más difícil llevar el
control de gastos, de
pagos de alumnos y
la nómina de empleados se propone el diseño de un Sistema Administrativo
que abarque la nómina y el control de ingresos y egresos de
Proponer
un Sistema Administrativo Automatizado para
v Diagnosticar La situación actual del proceso de control administrativo en
v Evaluar el Proceso Administrativo en función de los ingresos y egresos de
v Diseñar La Propuesta de un Sistema Administrativo automatizado para
Las
organizaciones son entes estructurados que se forman de acuerdo a las
necesidades que tenga el hombre para el desarrollo de la sociedad. Y tienen
como objetivo principal; maximizar las utilidades, pero esto no se puede lograr
si no se tiene un buen control administrativo, planificación y gerencia.
Whitten y otros (1.999 pág. 75) expresan que “los sistemas de información automatizados son una disposición integrada de personas, actividades, datos, y tecnología que responde al objeto de apoyar y mejorar las operaciones cotidianas en una empresa.” Hoy en día no se está exento de utilizar una computadora puesto que la tecnología ha sobrepasado muchas barreras a velocidades increíbles, y es por ello que las organizaciones prefieren la automatización la cual les implica la eliminación de operaciones manuales y su reemplazo por sistemas de cómputo.
La presente investigación propone el diseño de un Sistema automatizado
Administrativo para
La implantación de un sistema
permitirá un mejor control sobre el volumen de las operaciones que se realizan, y de esta forma se obtendrá
información precisa, objetiva y actualizada, permitirá además la emisión de reportes y gráficos que
ayudarán a la toma de decisiones en forma eficiente y veraz para el buen funcionamiento de la
institución.
Así mismo, servirá de soporte
para futuros proyectos que se emprendan y además de apoyo para aplicaciones en
otras instituciones educativas.
MARCO TEÓRICO
Con
la finalidad de obtener una información más precisa sobre el
tópico a investigar, se hace necesario
revisar un conjunto de investigaciones
que por su vinculación con el tema,
permitan coadyuvar en la investigación.
Alcalá
(2000), egresada de la Universidad Nacional Experimental “Simón Rodríguez”, realizó un trabajo
especial de grado titulado “Estudio de los procedimientos administrativos de la
coordinación de registro y control de personal de
La relación del estudio descrito con la investigación propuesta marca un
indicador de relevancia para el ámbito
organizacional, en virtud de la
diversificación de los procesos,
logrando así, mayor eficacia en el orden organizacional.
Los procedimientos administrativos dentro de una
organización deben estar bien enfocados, es por ello que se recomienda la
utilización de los sistemas automatizados que ayudan a perfeccionar el trabajo
dentro de la estructura, para que de esa manera los objetivos de la empresa se
puedan lograr en corto tiempo.
Los
sistemas administrativos necesitan de
una buena planeación y gerencia, para cada organización existen diferentes procedimientos pero están enfocados bajo los
mismos lineamientos de administración. Con el uso de los sistemas automatizados se hacen más óptimas y
eficaces sus operaciones facilitando así el trabajo, ayudando al logro de sus objetivos propuestos.
Los elementos que se
describirán a continuación facilitarán
la comprensión de la presente investigación, se utilizaran una serie de
conceptos tratando de enfatizar en los más importantes, para obtener de esa manera una ayuda y
complementación para el desarrollo de la
investigación.
Administración
Chiavenato (2002, p.89) expresa que “la
administración logra que las personas cumplan las tareas para llevar las
organizaciones al éxito. La administración no es una ciencia exacta, sino una ciencia social pues, al
tratar con negocios y organizaciones, trata con personas.”
Administrar
para Fayol, es prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar, comprendida
así, la administración es una función que se reparte, como las demás funciones
esenciales, entre la cabeza y los miembros del cuerpo social. Administración es un Proceso de crear, diseñar y mantener un
ambiente, en el que las personas alcancen, con eficiencia, metas seleccionadas.
Control
de Nóminas
Según Kotler (1.999 p. 104), “la nómina es un
requisito que muestra el jornal o salario pagado a cada uno de los obreros o
empleados durante cierto período, así como deducciones y asignaciones”.
-
Permite
determinar el valor neto de los sueldo y salario
-
Permite
calcular las aportaciones patronales conforme a las regulaciones legales de
seguridad social.
-
Constituye
el documento fuente para asentar los gastos asociados con los sueldos y
salarios de cada período correspondiente.
Generalizando el concepto de
nómina, se puede decir que es un listado de la empresa donde se relacionan
todas las percepciones que la empresa hace a cada miembro del personal en
cierta unidad de tiempo, semanal, quincenal o mensual en bases a principios administrativos
preestablecidos que regulan las relaciones laborales, contribuciones fiscales y de seguridad
social.
Sistemas administrativos
Los sistemas administrativos
según Catácora (2001, p.59) “representan la unión y ordenamiento
de las actividades y partes funcionales de la organización, que da como
resultado las relaciones formales que definen el flujo de información, el diseño de los soportes de datos y la
descripción de las actividades”. Esto quiere decir que los sistemas
administrativos son los que permiten organizar toda la información que se
presenta en una organización y
establecer la secuencia lógica de flujo de la misma entre los entes de
ésta.
Productividad
Según
Kontz (2003) Las compañías de éxito generan un superávit a través de sus
operaciones productivas. Aunque aún no se obtiene consenso sobre el significado
preciso del término Productividad, se puede definir como la relación productos
– insumos en un período específico con
la debida consideración de la calidad.
Esta deducción indica que la productividad puede elevarse, incrementando
los productos con los mismos insumos; reduciendo los insumos
para obtener un cambio favorable en la relación entre ellos. Las
compañías hacen uso de varios tipos de insumos, como fuerza
de trabajo, materiales y capital.
Antes los programas de elevación de la productividad se dirigían
fundamentalmente a los trabajadores; sin embargo luego este incremento reside sin duda en el trabajo intelectual,
especialmente en el caso de la administración.
Sistema
Según Chiavenato
(2002, p.74), el sistema se define como “un conjunto integrado de partes
relacionadas de manera estrecha y dinámica, que desarrolla una actividad o función
y está destinado a alcanzar un objetivo específico”
Es decir que los sistemas
están conformados por partes o elementos
que interactúan entre si para lograr un
objetivo, operando con datos, energía, materia prima suministros de información que permite una
toma de decisiones gerenciales en forma confiable.
Sistemas de información
El concepto que expresan Whitten y otros (1.999, p.39), “Un Sistema de
Información es una disposición de
componentes integrados entre sí cuyo
objetivo es satisfacer las necesidades
de información de una organización”.
Un sistema de información realiza cuatro
actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de
información.
v
Entrada de Información
v
Almacenamiento de información
v
Procesamiento de Información
v
Salida de Información
Sistemas
automatizados
Kendall y Kendall (1.999,
p.62) expresan que “la información administrada bajo computadoras, implica para
las organizaciones la existencia de toda una
diversificación de información”. El análisis y diseños de dichos
sistemas aplicados a las organizaciones es un grupo estimulante y de gran
dinamismo, pero a su vez conforme se difunde rápidamente la automatización de
los sistemas en las organizaciones surgen también inquietudes a cerca de la forma de usarlas de
manera correcta, por esto requiere una
mayor atención en el uso, para su debida implementación.
Sistemas de apoyo a Decisiones
Este método posee
características que lo diferencia de los demás sistemas que manejan información
y que son tradicionales. Los usuarios finales de los sistemas de apoyo a
decisiones (DSS) poseen características especiales que merecen ser tomadas en
cuenta.
Operacionalización de las
Variables
- Proponer un sistema Administrativo Automatizado para
Cuadro No. 01
|
Objetivos Específicos |
Variables |
Dimensión |
Indicadores |
Ítems |
|
.-Diagnosticar |
Sistema Administrativo Automatizado Para de |
.- Proceso de
Control |
-
. Verifica procesos -
.Formatos de Registros de Datos -.Tiempo de Respuesta -. Eficiencia de los resultados. -. Calidad de trabajo |
|
|
.- Evaluar el Proceso
Administrativo en función de los ingresos y egresos de |
en el Municipio Carvajal, Estado Trujillo |
.- Proceso de Ingreso y Egreso |
-. Registro de ingresos y egresos -. Tiempo de Ejecución -. Resguardo de -. Información actualizada. -. Productividad que generan los procesos. |
|
|
.-Diseñar un Sistema
Administrativo para U.E. Madre Teresa de Calcuta C.A. |
. |
.-Diseño del Sistema
Administrativo automatizado |
- Diseño |
|
MARCO
METODOLÓGICO
El
marco metodológico está referido al procedimiento lógico, tecno –
operacional implícito en todo proceso de investigación, con el objeto de
ponerlos en manifiesto y
sistematizarlos; a propósito de
permitir describir y analizar los
supuestos del estudio y de reconstruir los datos, a partir de los conceptos teóricos
De
acuerdo al problema planteado referido a
la propuesta de un sistema administrativo
de
Dicho
proyecto se ubica como una investigación de tipo descriptivo; ya que este
es donde se especifican
propiedades importantes o cerca de un hecho o persona; además consiste
en la medición, descripción, registro y análisis de variables.
En
el marco de la investigación planteada, se define el diseño de investigación como el plan o la estrategia global en el contexto del estudio propuesto, que permite orientar desde el
punto técnico, y guiar todo el proceso de investigación, desde la recolección
de los primeros datos, hasta el análisis e interpretación de los mismos en
función de los objetivos definidos en la investigación. (Balestrini 1.997)
Atendiendo a los objetivos delimitados de manera primaria, la investigación se
orienta hacia la incorporación de un diseño
de campo. Por cuanto este permite no solo observar, sino recolectar los
datos directamente de la realidad, objeto de estudio, en su ambiente cotidiano,
para posteriormente analizar e interpretar resultados de esta investigación.
El desarrollo de la investigación se lleva a cabo a través de las tres
primeras fases del proyecto factible como son: (a), diagnóstico; (b), estudio
de factibilidad y (c), diseño del proyecto.
El desarrollo de la investigación se lleva a cabo a través de las tres
primeras fases del proyecto factible como son: (a), diagnóstico; (b), estudio
de factibilidad y (c), diseño del proyecto.
Fase I
Diagnóstico
En la siguiente fase se utilizarán ciertas técnicas para recolectar
información necesaria a través de una investigación de campo que permitirá
determinar la necesidad de poner en marcha la propuesta de un sistema
administrativo.
Población y Muestra
En
la presente investigación las unidades de análisis objeto de observación o
estudio, será el departamento de Administración de
Es
conveniente destacar que la población o universo de estudio en el Presente
proyecto, está conformado por 6 personas
El
universo objeto de estudio constituye una población de tipo finita, en la
medida; que está constituida por un determinado número de elementos que en relación a este estudio está limitada
a 6 personas.
(Hernández
1.998, p.52) establece que “una muestra es una
parte representativa de una
población, cuyas características deben reproducirse en ella, lo más exactamente
posible”. Como ya se indicó con anterioridad,
el universo de este estudio está
conformado por 6 personas, que laboran
en el departamento de administración U.E. Madre
Teresa de Calcuta, C.A. localizada en Carvajal
Estado Trujillo. Dada las características de esta población pequeña y
finita, se tomaran como unidades de estudio e indagación a todos los individuos
que la integran.
A continuación se presenta un cuadro con la correspondiente población.
Cuadro No. 02
Cargo |
Número de Personas
|
|
Gerente
del departamento Administradora Asistente secretarias Total |
01 01 02 02 06 |
En
función de los objetivos definidos en el
presente estudio, donde se plantea la propuesta de un sistema para el control
administrativo automatizado en
Dada
la naturaleza del estudio y en función de los datos que se requieren, tanto del
momento teórico, como del momento
metodológico de la investigación, así como la presentación del trabajo
escrito, en primer lugar se introducirá la técnica de la observación directa,
no participante y sistemática en la realidad
objeto de estudio. Y en segundo lugar,
se empleará las técnicas del
cuestionario con el propósito de entrevistar a las personas que laboran en la
empresa directamente vinculadas al problema investigado.
Técnicas de Análisis
Después
de recolectar la información se procederá a ordenar los datos a fin de obtener
los valores correspondientes para su representación, mediante la utilización de
la estadística descriptiva. La información se presentará en cuadros y gráficos
donde se refleja en distribución de frecuencias, llevadas luego a porcentajes y
promedios.
Confiabilidad del Instrumento
La
confiabilidad del instrumento se determinará a través del estimador estadístico
Alpha de Cronbach (Sampieri 2003 p 567), el cual consiste en un procedimiento
estadístico que permite calcular el valor, numero comprendido entre (0 y 1),
donde 0 significa nula confiabilidad. De allí que en la medida que el resultado
se aproxime a uno (1) se puede asegurar que existe alta confiabilidad
Bibliografía
.- Balestrini A. Mirian.
“Procedimientos Técnicos de
.- Chiavenato
Adalberto. “Administración en los Nuevos Tiempos”, Ed.
Mc. Graw Hill. Colombia.
(2002).
.- Whitten Jeffrey y otros. “Analisis y
Diseño de Sistemas de Información” 4ta Edicicón. Ed. Mc. Graw
Hill. Colombia. (1999).
.- Kotler, Philip,
(1999). “Mercadotecnia”. Ed. Prentice-Hall. México (pág. 104)
.- Catácora Carpio, Fernando,
(2001). “Contabilidad: La base para las
decisiones gerenciales”. 2da. edición. Ed. Mc. Graw Hill, Venezuela. (pag. 59).
.- Kontz, Harold
(2003) “Una Perspectiva Global de
.- Kendall, Kenneth; Kendall,
Julie,
(1999). “Análisis y
diseño de
Sistemas”. Ed.
Prentice-Hall. México.
Trabajo de Grado
-
Alcalá Romero,
Yhajaira Josefina, (2000).
“Estudio de los
procedimientos administrativos de la coordinación de
registro y control de personal de