Universidad Yacambú
Especialización en Gerencia, Mención: Sistemas de
Información
Seminario Especial de Grado
Trabajo3
Autor: Rusmary Durán
Título
Propuesta de un sistema administrativo automatizado para la Unidad Educativa “Madre Teresa de Calcuta,
C.A. en el Municipio Carvajal Estado Trujillo.
Planteamiento
Del Problema
Chiavenato, (2002) expresa que el éxito de las
empresas está ligado a la buena administración que se pueda tener en ella;
conociendo que no es un fin sino un
medio para utilizar los diversos recursos organizacionales
buscando que las cosas se realicen de la
mejor manera posible, al menor costo y con la mayor eficiencia y eficacia, por lo tanto
la administración es indispensable
para el adecuado funcionamiento
de cualquier organización.
Hoy día, ese éxito se ve
ligado a los Sistemas Automatizados, puesto que allí se encuentran técnicas que
hacen posible el tratamiento automático de la información por medio de computadoras.
En ese sentido Whitten, Bentley
y Barlow (1.999) establecen que:
La tecnología en nuestros tiempos avanza vertiginosamente permitiendo al usuario tener conocimientos imprescindibles en un período de tiempo muy corto, y pueden ser tanto de entrenamiento, de su uso diario, de comunicación, de negocios, en fin, pueden formar parte de nuestra vida diaria. (p.47)
Es por ello que las organizaciones se ven en la obligación de adoptar un Sistema Automatizado en su estructura, para de esa manera poder procesar información más rápida y eficiente logrando así calidad de servicio, ahorro de tiempo, minimizar costo y maximizar las utilidades.
En la sociedad actual, las
organizaciones crecen en tamaño y complejidad para adaptarse a los avances tecnológicos
que requieren de una estructura y funcionamiento adecuado a los cambios,
y así poder innovar y estar a la altura
de sus competidores. Tal es el caso de las organizaciones educativas, la cual
se han mostrado muy interesadas en dichos cambios para poder estar a la
vanguardia. La educación siempre ha implicado un factor importante para la
sociedad tanto a nivel de servicio
educativo como en su estructura organizativa en donde es ineludible que no
exista una buena administración. Dentro
de estas organizaciones se encuentran las instituciones de educación inicial y básica en donde su función es impartir
educación a los niños en sus primeras etapas, que les servirá de eslabón para
sus estudios posteriores.
La Unidad Educativa Madre
Teresa de Calcuta, C.A. ubicado en el Municipio
Carvajal del Estado Trujillo se dedica a
la orientación, educación y cuidado de niños de edades comprendidas entre dos y
diez años, en sus áreas de guardería, estudios iniciales y
básica. Su propósito fundamental es
dar a sus alumnos la
educación necesaria para forjar
hombres de bien. Además del bienestar
psicológico e intelectual de cada uno de los alumnos, también tienen el de crear un ambiente propicio para su
desarrollo, motivarlos en diferentes áreas para observar su desempeño y así
conocer sus fortalezas y debilidades.
Actualmente sus actividades
administrativas comprenden el procesamiento de pagos de las mensualidades de
cada alumno, nómina y gastos, que se llevan a través de una hoja de cálculo con
sus respectivos soportes. Año tras año la cantidad de alumnos inscritos en la
institución se incrementan y por ende estas actividades no logran ser
eficientes y el servicio que se le presta a los padres y representantes no es el más apropiado,
puesto que el Control administrativo que existe con los ingresos y egresos
(facturación pago de nómina, y gastos) que tiene la institución, es deficiente
y normalmente hay que rectificarlo varias veces, lo que implica pérdida de
tiempo y en algunas ocasiones pérdida de dinero. Aunado a esto no se pueden
tener reportes eficientes, como por ejemplo: mensualidades pendientes, gastos,
balances de gastos por períodos determinados, ingresos mensuales y por períodos
determinados, entre otros.
Bajo
estas circunstancias surgen las
siguientes interrogantes: ¿El Proceso Administrativo que lleva la U.E. Madre Teresa de Calcuta, C.A.,
es el más adecuado?, ¿Es necesario
implantar un Sistema Administrativo basado en computadoras para el mejoramiento
de dicho proceso?, ¿Es importante este sistema porque reduce gastos
incurridos en la empresa?
En
vista de que la institución está teniendo un crecimiento considerable de
inscripciones y por consiguiente resulta cada vez más difícil llevar el
control de gastos, de
pagos de alumnos y
la nómina de empleados se propone el diseño de un Sistema Administrativo
que abarque la nómina y el control de ingresos y egresos de la Unidad Educativa
Madre Teresa de Calcuta, C.A., para prestar un servicio más eficiente a sus
clientes, así como también a sus empleados.
Proponer
un Sistema Administrativo Automatizado para la U.E.
Madre Teresa de Calcuta, C.A. del Municipio Carvajal del Estado Trujillo.
v Diagnosticar La situación actual del proceso de control administrativo en la U.E. Madre
Teresa de Calcuta, C.A.
v Evaluar el Proceso Administrativo en función de los ingresos y egresos de la U.E. Madre Teresa de Calcuta, C.A.
v Diseñar La Propuesta de un Sistema Administrativo automatizado para la U.E. Madre
Teresa de Calcuta, C.A.
Las
organizaciones son entes estructurados que se forman de acuerdo a las
necesidades que tenga el hombre para el desarrollo de la sociedad. Y tienen
como objetivo principal; maximizar las utilidades, pero esto no se puede lograr
si no se tiene un buen control administrativo, planificación y gerencia.
Whitten y otros (1.999 pág. 75) expresan que “los sistemas de información automatizados son una disposición integrada de personas, actividades, datos, y tecnología que responde al objeto de apoyar y mejorar las operaciones cotidianas en una empresa.” Hoy en día no se está exento de utilizar una computadora puesto que la tecnología ha sobrepasado muchas barreras a velocidades increíbles, y es por ello que las organizaciones prefieren la automatización la cual les implica la eliminación de operaciones manuales y su reemplazo por sistemas de cómputo.
La presente investigación propone el diseño de un Sistema automatizado
Administrativo para la Unidad Educativa Madre
Teresa de Calcuta, C.A. del Municipio
Carvajal del Estado Trujillo, donde se
plantea el procesamiento de información que mejore el desempeño de sus
funciones, reduciendo el tiempo de respuesta
que se tiene al momento de realizar cualquier proceso administrativo,
entre los cuales están los ingresos, egresos y pago de nómina. Estos
procesos se mejorarán a través
de nuevos procedimientos para que
se obtenga: calidad de servicio, ahorro de tiempo y de dinero.
La implantación de un sistema
permitirá un mejor control sobre el volumen de las operaciones que se realizan, y de esta forma se obtendrá
información precisa, objetiva y actualizada, permitirá además la emisión de reportes y gráficos que
ayudarán a la toma de decisiones en forma eficiente y veraz para el buen funcionamiento de la
institución.
Así mismo, servirá de soporte
para futuros proyectos que se emprendan y además de apoyo para aplicaciones en
otras instituciones educativas.
Bibliografía
.- Balestrini A.
Mirian. “Procedimientos Técnicos de la Investigación
Documental”. Ed. Panapo.
Caracas. (1987).
.- Chiavenato
Adalberto. “Administración en los Nuevos Tiempos”, Ed.
Mc. Graw Hill. Colombia.
(2002).
.- Whitten Jeffrey y otros. “Analisis y
Diseño de Sistemas de Información” 4ta Edicicón. Ed. Mc. Graw
Hill. Colombia. (1999).