รวมทิปของ MS ACCESS


ทิปโปรแกรม Microsoft Access นี้เป็นครอสที่สอนให้กับพนักงานองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นทั่วประเทศที่มาอบรม เชิงปฎิบัติการด้านคอมพิวเตอร์ หลักสูตรพัสดุขั้นสูง (เป็นหลักสูตร 30 ชั่วโมง) ในปี 2549
หลักสูตรนี้ใช้โปรแกรม MS ACCESS 2003 และสามารถนำใช้ได้กับ MS ACCESS 2000, XP

  1. เมื่อเข้าสู่โปรแกรม MS ACCESS ให้คลิกเปิดไฟล์ใหม่ขึ้นมา จะมีหน้าต่างแฟ้มใหม่ และมีตัวเลือกหลายตัว ให้เลือกสร้าง --> ฐานข้อมูลเปล่า -->ใส่ชื่อเป็นไฟล์อะไรก็ได้ ในด้านซ้ายมือส่วนของ Field วัตถุ จะมีสิ่งให้เลือกคือ ตาราง, แบบสอบถาม, ฟอร์ม, รายงาน, เพจ, แมโคร, โมดูล


  2. หลักการสร้างตารางให้นำเมาส์มาคลิกลงที่คำว่าตาราง ทางซ้ายมือ แล้วกดปุ่ม สร้าง -->เลือกมุมมองออกแบบ ตอบตกลง จะขึ้นหน้าต่าง [Table1:ตาราง] ให้ใส่ข้อมูลใน Field ต่างๆ คือ ชื่อเขตข้อมูล, ชนิดข้อมูล, คำอธิบาย (ไม่ต้องใส่ก็ได้) เมื่อใส่ข้อมูลเสร็จแล้วให้กดปุ่ม Save (สัญลักษณ์รูปดิสก์) ใส่ชื่อตารางตามต้องการ

    รูปแบบข้อมูลที่ใช้สร้างตาราง มีดังนี้คือ ในส่วนของ
    Field Name : เช่น รหัสพัสดุ, วันที่รับ, ประเภทข้อมูล, สีวัสดุ, ปีที่, เปอร์เซ็นต์, มูลค่า เป็นต้น
    Data Type : เช่น Text, Short Date, Long Standard 0, Long Standard 2, Long Fixed 0 เป็นต้น
    Length : เช่น ความยาวของ Text = 11 หรือ 50 หรือ 255

    การใส่ข้อมูลในแต่ล่ะ Field มีความสัมพันธ์กันคือ เช่น ถ้าเป็น รหัสพัสดุ, ชนิดของ Data Type คือ Text, Length =11 หรือมากกว่านั้น
    ถ้าเป็น วันที่รับ ให้เลือก Data Type เป็น Date/Time ในส่วนล่าง ให้เลือกรูปแบบเป็น Short Date
    ถ้าเป็น มูลค่า ให้เลือก Data Type เป็น Number ในส่วนล่างให้เลือกรูปแบบเป็น Long Integer --> Standard --> 2 เป็นต้น


  3. กรณีการสร้างฟอร์ม ให้นำเมาส์มาคลิกลงที่คำว่าฟอร์ม ทางซ้ายมือ แล้วกดปุ่ม สร้าง -->เลือกตัวช่วยสร้างฟอร์ม ในส่วนของเขตข้อมูลอาจเลือกทั้งหมด (เป็นข้อมูลจากตารางที่เราสร้างไว้แล้ว) -->แบบคอลัมน์ --> มาตรฐาน --> เปลี่ยนชื่อฟอร์มเพียงตรงคำว่า Table เช่น Table ดูแลครุภัณฑ์ เป็น ฟอร์มดูแลครุภัณฑ์


  4. การสร้าง Drop Down List ใน Field ใด Field หนึ่งของฟอร์ม เช่น Field สี ให้ไปสร้างในตารางก่อนคือ
    เลือกสร้าง --> มุมมองออกแบบ --> ชื่อเขตข้อมูล เช่นใส่คำว่า สี, ประเภทข้อมูล --> ชนิดข้อมูลเป็น Text แล้ว Save เป็นไฟล์ชื่อ Tableสี จากนั้นไปยังมุมมองแผ่นข้อมูล กรอกข้อมูลที่ต้องการเป็น Drop Down List เช่น พิมพ์สีเพิ่มเป็น ขาว, ดำ, น้ำเงิน, แดง เป็นต้น แล้ว Save
    จากนั้นให้ไปยังตารางหลัก(ทรัพย์สินครุภัณฑ์) ที่เราต้องการนำข้อมูล Drop Down List สีมาใช้ เข้าไปที่ตารางทรัพย์สินครุภัณฑ์ ไปมุมมองออกแบบ นำเมาส์ไปวางลงที่ Field สี ในส่วนล่างให้เลือก Tab ค้นหา ในแถวที่สามชื่อว่าแหล่งข้อมูลแถว ให้คลิกที่เป็นสัญลักษณ์จุดจุด (..) แล้วเลือก Table ที่อยากเพิ่มคือ Tableสี เลือกเพิ่มปิดหน้าต่าง แล้วไปดับเบิ้ลคลิกที่คำว่าสี จากนั้นกดปิดหน้าต่าง ตอบตกลง ปิดหน้าต่างทรัพย์สินครุภัณฑ์ ตอบตกลงแล้วไปทำต่อที่ฟอร์ม
    เปิดฟอร์มทรัพย์สินครุภัณฑ์ ให้สร้าง Field ของคำว่า สี ใหม่ จากนั้นไปยังมุมมองฟอร์ม แล้วลองคลิกปุ่ม Drop Down List ของ Field สีดู จะเห็นว่ามีสีต่างๆ ให้เลือกคือ ขาว, ดำ, น้ำเงิน, แดง เป็นต้น
    **การไปแก้ไขอะไรก็ตามที่ตาราง เมื่อมาทำในฟอร์ม ต้องสร้าง Field นั้นขึ้นมาใหม่ทุกครั้ง เพราะฟอร์มยังจำข้อมูลเก่าอยู่**


  5. ในส่วนตารางมี 2 มุมมองที่ใช้บ่อยคือ มุมมองออกแบบและมุมมองแผ่นข้อมูล


  6. ในส่วนของฟอร์มมี 2 มุมมองที่ใช้บ่อยคือ มุมมองออกแบบและมุมมองฟอร์ม


  7. การสร้างคำสั่ง Macro ของปุ่มคำสั่ง
    ให้คลิกตัวช่วยสร้างตัวควบคุมออกก่อน (อยู่ที่กล่องเครื่องมือ) แล้วคลิกปุ่มคำสั่ง ลากมาวางลงบนพื้นที่ว่างบนฟอร์ม แล้วคลิกขวาเลือกคุณสมบัติหรือ Properties ตรงแท็ป Event Field แถวคำว่า คลิก แล้วคลิกที่ 3 จุด (...) จะมีหน้าต่าง Macro ใส่ชื่อ Macro ตามต้องการ
    Field แรกตรง Action เลือกเป็น --> OpenForm (ชื่อฟอร์มให้ตรงกับฟอร์มที่เราต้องการให้มัน Open, มุมมองเป็น-->ฟอร์ม)
    Field ที่สอง เลือกเป็น--> GotoRecode (ชนิดวัตถุเป็น --> ฟอร์ม, ชื่อวัตถุเป็นฟอร์มนั้นๆ,ระเบียนเป็น --> New)
    Field ที่สามให้เลือกเป็น Maximize


  8. ปกติการสร้างปุ่มคำสั่ง หากไม่คลิกตัวช่วยสร้างตัวควบคุมออก เมื่อนำมาลากลงบนฟอร์ม มันจะมีหน้าต่างคำสั่งให้เราเลือก มีหลายหัวข้อให้เลือก เช่น Recode Operation เช่น Next Recode , Previous Recode เป็นต้น, ส่วนของ Form Operation เช่น Save, Delete เป็นต้น ในส่วนของ Appication เช่น Exit เป็นต้น เราสามารถเลือกใช้ได้ตามต้องการ
    แต่หากต้องการให้มีหลายคำสั่งในปุ่มนั้น ต้องไปใช้คำสั่ง Macro ช่วยดังหัวข้อด้านบน เช่น Field แรกสั่งให้ Close ฟอร์มหลัก , Field ที่สองสั่งให้ไปเปิด ฟอร์มรอง, Field ที่สามสั่งให้ออกจากโปรแกรม เป็นต้น

  9. เมื่อต้องการให้ฟอร์มนั้นเปิดขึ้นมาทันทีเมื่อดับเบิ้ลคลิกที่ไฟล์นั้นหน้าจอ Desktop ให้คลิกที่เมนูเครื่องมือ เลือกค่าเริ่มต้น ให้เลือกว่าจะให้เปิดฟอร์มอะไร แล้วเอาเครื่องหมายถูกออกทั้งหมดในหน้าต่างนี้ ตอบตกลง แล้วปิดโปรแกรม จะมีไฟล์ของฟอร์มนี้ที่ Desktop ให้ดับเบิ้ลคลิกจะเปิดฟอร์มนี้ขึ้นมาทันที แต่แก้ไขอะไรไม่ได้ หากจะแก้ไข ต้องปิดโปรแกรมแล้วกดปุ่ม Shift แล้วดับเบิ้ลคลิกไฟล์ฟอร์มนั้นใหม่ แล้วไปเมนูเครื่องมือ เลือกค่าเริ่มต้น ตรงเปิดฟอร์มอะไร ให้เลือกเป็น None และติกถูกทั้งหมด


  10. ในส่วนของแบบสอบถาม เราสามารถสร้าง Field เพิ่มได้ เช่น กำไร:[ราคาขาย]-[ต้นทุน], หรือเพิ่ม Field ของภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็น ภาษีมูลค่าเพิ่ม:[ราคาขาย]*0.07 เป็นต้น มันจะคำนวณให้อัตโมมัติใน Field ที่เพิ่มขึ้นมา


  11. แบบสอบถามสามารถสั่งให้แสดงเพียงส่วนใดส่วนหนึ่ง เช่นประเภท ให้เป็นเพียง ประเภทที่ดิน โดยไปที่มุมมองออกแบบ คีย์เพิ่มในช่อง เงื่อนไข เป็น ประเภทที่ดิน ใน Field ประเภท เคาะ ENTER เมื่อเปลี่ยนมุมมอง ใน Field ประเภท จะแสดงแต่ ประเภทที่ดิน
    หรือพิมพ์เป็น [กรอกรหัสพัสดุ] ใน Field รหัสพัสดุ เคาะ ENTER เมื่อเปลี่ยนมุมมอง จะถามให้กรอกรหัสพัสดุ


  12. การสร้างฟอร์มสองฟอร์มทำเป็น 1 ฟอร์ม ต้องสร้างฟอร์มหลักก่อน แล้วนำฟอร์มรองเข้ามาแทรก หลักการให้ทำฟอร์มหลักก่อนเช่น สร้างตารางผู้ดูแลครุภัณฑ์ แล้วมาสร้างเป็นฟอร์มหลัก , ไปสร้างตารางรายละเอียดผู้ดูแลครุภัณฑ์ นำมาสร้างเป็นฟอร์มรอง
    เปิดฟอร์มหลัก (ผู้ดูแลครุภัณฑ์) ขั้นมาแล้วกดปุ่มฟอร์มย่อย/รายงานย่อย (บนกล่องเครื่องมือ) นำมาลากขนาดตามต้องการบนพื้นที่ว่าง ตรงด้านล่างฟอร์มหลัก (เลือกฟอร์มเป็นฟอร์มรายละเอียดผู้ดูแลครุภัณฑ์) แล้วจะมีฟอร์มรองเกิดขึ้นให้ดับเบิ้ลคลิกที่มุมซ้ายของฟอร์มรอง เลือกชนิด เป็น Data Sheet เราจะมีฟอร์มสองฟอร์มเกิดขึ้น สามารถใช้งานร่วมกัน ฟอร์มหลักชนิดอาจเป็น Continueous Form, ฟอร์มรองชนิดเป็น Data Sheet


  13. การแทรกรูปลงในฟอร์มให้ไปคลิกปุ่มคำว่าแทรกรูป (บนกล่องเครื่องมือ) แล้วคลิกลากขนาดที่ต้องการ แล้วเลือกไฟล์รูปภาพ จากนั้นเมื่อได้รูปแล้วอาจจะมีขนาดไม่ได้ตามที่ต้องการให้คลิกขวาเลือกคุณสมบัติ เลือกจากมุมมองขนาดเป็น --> Zoom


  14. ปุ่ม Aa ไว้ใช้สร้างตัวอักษร เหมือนกับกล่องตัวอักษรใน Ms-Word


  15. ปุ่มคำสั่ง Combobox หรือกล่องคำสั่งผสม บนกล่องเครื่องมือ เป็นคำสั่งสร้าง Field แล้วจะมีปุ่ม Drop Down List

  16. ปุ่ม Ab เมื่อนำมาสร้าง Field จะไม่มีปุ่ม Drop Down List (ปุ่ม Ab --> Data --> แหล่งตัวควบคุม)


    17.

    โดยเม้ง
    10/09/2549
    "หากตะวันยังเคียงคู่ฟ้า เราจะมามัวสิ้นหวังอยู่ทำไม"
    "คนเราผิดหวังได้ แต่อย่ายอมอยู่อย่างสิ้นหวัง"     1