รวมทิปของ MS-EXCEL


ทิปด้าน MS-EXCEL นี้เป็นความรู้เก่าและเพิ่มเติม จากการทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยอาจารย์สอนการใช้งานโปรแกรม ให้กับองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นทั่วประเทศที่มาอบรม เชิงปฎิบัติการด้านคอมพิวเตอร์ หลักสูตรวิเคราะห์นโยบาย (MS-WORD, EXCEL, POWER POINT เป็นหลักสูตร 30 ชั่วโมง) และหลักสูตรวิชาการเงินและบัญชี (Excel ล้วนๆ) หลักสูตร 30 ชั่วโมงเช่นกันในปี 2549
MS-EXCEL มีทิปมากมายหลายอย่าง ความรู้นี้สามารถใช้ได้ทั้ง EXCEL 2000,2002,2003 เช่น
  1. ก่อนการใช้งานโปรแกรม Excel ควรจะไปเซ็ท FONT ก่อนทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ เป็นแบบเดียวกันและขนาดเดียวกัน โดยไปที่เมนู เครื่องมือ --> ตัวเลือก เลือกแท็ป ทั่วไป และแก้ใขในส่วนที่เป็น Font อาจจะเป็น Angsana New ขนาด 16 และต้องปิดโปรแกรม Excel แล้วค่อยเปิดขึ้นมาใช้ใหม่ จึงจะมี Font ตามที่ต้องการ (Default Font จะเป็น Arial)


  2. ในกรณีของการพิมพ์ข้อความที่มีการเรียงลำดับ เช่น จันทร์, January ฯลฯ ให้พิมพ์แค่ข้อความเดียว (เซลล์เดียวก็พอ) แล้วให้คลิกที่มุมล่างขวาของเซลล์เป็นเครื่องหมายบวก ให้ลากออกไปยังเซลล์ทางขวา หรือลงข้างล่าง โปรแกรม EXCEL จะจัดการเพิ่มให้อัตโนมัติ เป็น อังคาร พุธ พฤหัสบดี... เป็นต้น


  3. ในกรณีของการพิมพ์ตัวเลขที่มีการเรียงลำดับ เช่น 2..3.., 5000...6000ฯลฯ ให้พิมพ์ 2 เซลล์แรกก่อนคือ 2 และ 3 แล้วให้คลิกคลุมทั้ง 2 เซลล์ ที่มุมล่างขวาของเซลล์ที่สองจะเป็นเครื่องหมายบวก ให้ลากออกไปยังเซลล์ทางขวา หรือลงข้างล่าง โปรแกรม EXCEL จะจัดการเพิ่มให้อัตโนมัติ เป็น 4..5..6 เป็นต้น


  4. ในกรณีที่มีการซ่อน Column ใดคอลัมน์หนึ่ง เช่น ซ่อน Column D หากต้องการให้แสดงให้คลิกทั้ง Column C,E แล้วคลิกขวาเลือกยกเลิการซ่อน


  5. การป้องกันไฟล์ Excel ต้องการใส่ password ให้ไปที่เมนู Save as แล้วเลือกที่ Option


  6. สัญญลักษณ์ปุ่ม เหมือนตัว a เล็กบน Tool bar ของ Excel เป็นการผสานเซลล์และจัดกึ่งกลาง


  7. หลักการเปลี่ยนตัวเลข ให้เป็นตัวอักษร สามารถทำได้โดย คลิกที่เซลล์ตัวเลขนั้นก่อน แล้วไปกดปุ่ม Function แล้วเลือก Text --> TEXTBTH หากต้องการใส่วงเล็บ ให้คีย์เพิ่มเป็น "("&....&")"


  8. คำสั่ง INT เป็นคำสั่งสำหรับการปัดเศษออก

  9. คำสั่ง MOD เป็นคำสั่งสำหรับให้แสดงแต่ส่วนที่เป็นเศษ

  10. คำสั่ง AutoSum หากมีการรวมกันแต่อยู่คนล่ะ Row ให้กดปุ่ม CTRL ค้างไว้ในขณะที่มีการคลิกเลือกข้อมูล

  11. คำสั่ง CTRL+HOME เป็นการกลับไปเซลล์แรกสุด หน้าแรก, คำสั่ง End+เครื่องหมายลูกศรชี้ลง จะไปยังเซลล์สุดท้าย ที่ IV65536 และยังมีคำสั่ง End+เครื่องหมายลูกศรชี้ไปทางขวา

  12. การลิงค์ข้อมูลจาก Worksheet อื่นให้ ใส่เครื่องหมายเท่ากับก่อนที่เซลล์นั้น แล้วค่อยไปคลิกหาข้อมูลจาก Worksheet อื่น
  13. คำสั่ง VLOOKUP เป็นการสั่งให้หาข้อมูลในแนวตั้ง


  14. คำสั่ง HLOOKUP เป็นการสั่งให้หาข้อมูลในแนนอน


  15. การแปลงวันเดือนปีที่เป็นตัวเลข ให้เป็นตัวอักษรให้ไปที่ เมนู Format-->Cell แล้วเลือก แท๊ป Number ส่วนที่เป็น Date เลือก Format เป็น 4 มีนาคม 2542


  16. การคำนวณในช่องของเปอร์เซ็นต์ เช่น C1*5% ให้ใส่เป็น 5% ได้เลย


  17. การคำนวณที่มีการ Fix ค่าในช่องของแถวไว้ให้กดปุ่ม F4 จำนวน 2 ครั้งจนเห็นเป็นเครื่องหมาย $ ตัวเดียว เช่น C$5 (ไว้ใช้ในกรณีของการหาเปอร์เซ็นต์หรือใช้เป็นตัวหาร)


  18. การสร้าง Link ระหว่างชีท และการสร้าง Link ไปยังไฟล์อื่นหรือออกเวบ มีหลักการโดยการไปคลิกที่สัญญลักษณ์เครื่องหมายลูกโลก
    19.


ไฟล์ตัวอย่างการคำนวณ1
ไฟล์ตัวอย่างการคำนวณ2



โดยเม้ง

 1