MANAGING INFORMATION TECHNOLOGY ครั้งที่ 4 วันที่ 20 พฤศจิกายน 2544

 

ORGANIZATION SYSTEM

 

ระบบสารสนเทศ (Information System) คือระบบที่เก็บรวบรวมข้อมูลทั้งภายในและภายนอกองค์การไว้เพื่อจัดทำเป็นสารสนเทศ สำหรับอำนวยประโยชน์ในการดำเนินการขององค์การ หรือเพื่อช่วยการบริหารงานของผู้บริหารระบบ IS มีหลายลักษณะและรูปแบบ อาจแยกได้เป็น

  ระบบสนับสนุนการทำงานขององค์กร

  ระบบสนับสนุนการทำงานของผู้บริหาร        

 

1.        BATCH PROCESSING

         การประมวลผลในแบบที่จัดเก็บข้อมูลเอาไว้ก่อน โดยยังไม่นำข้อมูลไปปรับแก้ไขในแฟ้มข้อมูลหลัก จนกว่าข้อมูลจะมากพอแล้ว จึงนำไปปรับแก้และประมวลผลเป็นรายงานปกติใช้กับการประมวลผลแฟ้มข้อมูลที่ไม่ต้องการได้รับคำตอบทันที  เช่น การขายของที่ห้างสรรพสินค้า จะรวบรวมข้อมูลที่เข้ามาเป็นชุด พอสิ้นวันก็นำข้อมูลไปปรับปรุงแฟ้มหลัก และประมวลผลจัดทำเป็นเอกสารรายงาน

2.        ON – LINE PROCESSING

         การประมวลผลในแบบที่ผู้ใช้อาจจะอยู่ ณ สถานที่ซึ่งห่างไกลจากตัวเครื่องและใช้งานเครื่องผ่านเครื่องปลายทาง (terminal) ที่มีสายต่อเชื่อมกับเครื่องคอมพิวเตอร์ ข้อมูลที่บันทึกเข้าเครื่องจะปรับปรุงที่แฟ้มหลักทันที และสามารถประมวลผลทำเป็นเอกสารรายงานทันที

3.        ระบบบัญชีเงินเดือน (Payroll)

         เป็นระบบเดียวกับระบบบุคลากร (PIS) ก็ได้ใช้สำหรับคำนวณเงินเดือน ค่าจ้าง สวัสดิการ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ค่าประกันสังคม การคืนเงินยืม ฯลฯ และคำนวณค่า YTD ปรับปรุงแฟ้มบุคลากร (เพิ่ม/ลด/ปรับแก้) ปรับปรุงค่าจ้างเงินเดือน อัตราต่าง ๆ พิมพ์รายงานประเภทต่าง ๆ ประจำงวด, รายเดือน, ไตรมาส, รายปี เชื่อมต่อกับ G/L และระบบงบประมาณ

4.        TRANSACTION PROCESSING

         เป็นระบบสำคัญยิ่งยวดของหน่วยงานที่บันทึกข้อมูลบนกระดาษเป็นจำนวนมาก เช่น ธนาคาร  ห้างสรรพสินค้า ปกติมักจะเป็นระบบแรก ๆ  ที่นำมาใช้ในหน่วยงาน เพราะพิจารณาแล้วคุ้มทุน สามารถประมวลผลข้อมูลได้เร็วกว่าและถูกต้องมากกว่าการใช้มือทำงาน อาจเป็นระบบที่ใช้เมนเฟรม มินิ หรือ Client/Serverก็ได้ เป็นรากฐานของระบบอื่น ๆ MIS เป็นหลักการที่คิดมากว่า 30 ปีแล้ว เมื่อผู้บริหาร ต้องการประยุกต์คอมพิวเตอร์ให้ลึกซึ้งขึ้น และให้ได้ประโยชน์มากขึ้นในด้านการบริหาร ส่วนสำคัญของการบริหารคือ ข้อมูล ที่มาจากTransaction ซึ่งเมื่อนำมาประมวลผลแล้ว จะช่วยระบุ ปัญหาและโอกาสได้ชัดเจนขึ้น MIS ต้องสร้างสวมระบบ TPS ที่จัดเก็บข้อมูลอย่างสมบูรณ์ หากระบบ TPS ไม่ดี ระบบ MIS ก็จะไม่สมบูรณ์ และอาจกลายเป็น MIS Management  Information System ได้

5.     ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร

                   ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System) หรือ MIS คือระบบที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้งสารสนเทศจากภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งสิ่งที่คาดว่าจะเป็นในอนาคต

6.      DATA  WAREHOUSE

                   ระบบสำหรับนำข้อมูลจากระบบ TPS มาไว้ใน ฐานข้อมูลที่แยกต่างหาก เพื่อให้ผู้ใช้เข้าไปวิเคราะห์หาความหมายในแง่มุมต่าง ๆขององค์กรโดยปกติต้องมีซอฟต์แวร์สามประเภทWarehouse Construction Software สำหรับใช้ดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องออกมาจากฐานข้อมูลหลักตรวจสอบข้อมูล แล้วบรรจุลง Warehouse Warehouse Operation Software ได้แก่บรรดา ระบบจัดการฐานข้อมูลต่าง ๆ Warehouse Access and Analysis Software ได้แก่ซอฟต์แวร์สำหรับวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ที่อยู่ใน Warehouse

7.      OFFICE AUTOMATIO

         การประยุกต์ไอทีเพื่อช่วยให้งานในสำนักงานสะดวกขึ้นและลดเอกสาร ประกอบด้วย อีเมล์ การประมวลคำ ไปรษณีย์เสียง การก๊อปปี้เอกสารและแฟ้มการจัดทำและจัดเก็บเอกสาร การทำตารางนัด การจัดทำภาพลักษณ์เอกสาร OA ที่ใช้ได้ผลควรเป็นระบบเครือข่าย และใช้จริงตั้งแต่ระดับผู้บริหารถึงพนักงานปัญหาพื้นฐานคือไม่คุ้นเคยกับแป้นพิมพ์

8.      GROUPWARE

 ซอฟต์แวร์ที่สนับสนุนการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มแต่ยังไม่มีคำจำกัดความที่ตรงกันฟังก์ชั่นทั่วไปคือ e-mail, eBBS, e-Conference, การจัดตารางนัดร่วมกัน การจัดทำและใช้เอกสารร่วมกัน การส่งเอกสารผ่านระบบกระแสงาน แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ Desktop Video Conferencing ตัวอย่าง Groupware คือ Lotus Notes และ      Microsoft Exchanges มีส่วนเกี่ยวข้องกับระบบ OA และระบบเครือข่าย

ระบบเครือข่ายแบ่งเป็น ระบบอินทราเน็ตเป็นเครือข่ายภายในองค์กร ,ระบบอินเทอร์เน็ต ซึ่งเป็นระบบเครือข่ายภายนอกองค์กรเป็นการสื่อสารระหว่างเรากับพันธมิตร เช่น ลูกค้า,บริษัทในเครือ

         การนำเอา Groupware มาใช้ให้ได้ผลนั้นขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมองค์กร การเมืองภายใน และการต่อต้านของพนักงานและผู้บริหาร ผู้เชี่ยวชาญและนำการพัฒนาควรดำเนินการ ดังนี้

  มอบหมายผู้สนใจ Groupware ให้มีหน้าที่รับผิดชอบ

  เลือกโครงการนำร่อง

  กำหนดนิยามปัญหา

   เลือก Groupware (Randy Barrett, “Will Groupware Become the Ultimate User Interface”, Enterprise Reengineering 31 June 1996)

9.      ระบบ EDI

            Electronic Data Interchange ระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ใช้สำหรับการสื่อสาร เอกสารธุรกิจระหว่างบริษัทและองค์การที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ในบางกรณีไม่ต้องมีพนักงานดำเนินการก็ได้จำเป็นต้องมีมาตรฐานกลางสำหรับระบุเอกสารและ     ข้อมูล องค์การสหประชาชาติได้เข้ามาพัฒนามาตรฐานนี้ เรียกว่า EDIFACT

                                                                                

C L O S E