UNIVERSIDAD YACAMBÚ

ASIGNATURA: GERENCIA

TRABAJO 4

Realizado por: Rusbel R. Dimas G.

 

INFORMACIÓN RELACIONADA A LA ACTIVIDAD

 

Empresa para la cual laboro: Petroritupano, S.A.

Esta empresa pertenece al grupo de las empresas mixtas Petroven-bras, Petroritupano y Petrokariña, que son el producto de los contratos de conversión firmados el 18 de Julio del 2006 entre la Compañía Brasilera Petrobrás y la Corporación Venezolana del Petróleo – CVP. Dichas empresas están ubicadas en el oriente del país, entre los estados Monagas y Anzoátegui. Los campos donde tienen sus operaciones son: Campo Acema con una producción de 2 mil barriles diarios, Campo Oritupano-Leona con una producción de 45 mil barriles diarios y Campo Mata con una producción de 2 mil ochocientos barriles diarios, sin embargo, se tiene previsto incrementar este volumen según los planes trazados por los socios. La Empresa Mixta Petroven-Bras, quedó constituida por la Corporación Venezolana del Petróleo, S.A. con un 60%, Petrobras Energía Venezuela, S.A. con 29,2% y Coroil, S.A. con 10,8%. Por su parte, Petrokariña quedó constituida con un 60% de las acciones de la CVP, 29,2% de Petrobras Energía Venezuela, S.A. e Inversora Mata, S.A. con 10,8%.

Con respecto a la Empresa Mixta Petroritupano, S.A. la Corporación Venezolana del Petróleo, S.A. posee el 60% de las acciones, Petrobras Energía Venezuela, S.A. el 18%, APC Venezuela SRL el 18% y Coroil Producción, S.A. el 4%.

Entre los objetivos estratégicos de estas empresas tenemos:

·         Asegurar el basamento técnico, económico, comercial y jurídico necesario para el desarrollo de los negocios actuales y futuros de mayor rentabilidad para la nación.

·         Promover negocios de hidrocarburos en toda la cadena de valor impulsando la industrialización de los mismos, ajustados a los lineamientos geopolíticos del estado y políticas del menpet.

·         Fortalecer el posicionamiento en las áreas geográficas de su responsabilidad y en áreas tradicionales.

·         Asegurar la participación de capital nacional y la promoción de los distritos sociales.

·         Asegurar la plataforma tecnológica de vanguardia y el recurso humano idóneo.

 

Y tenemos como misión, maximizar el valor de los hidrocarburos al Estado Venezolano, mediante una eficiente y eficaz administración y control de los negocios con terceros, generando nuevas oportunidades de inversión a través del desarrollo de proyectos a empresas relacionadas directas o indirectamente con la industria de los hidrocarburos, canalizando los recursos financieros necesarios para la ejecución de obras, servicios o cualquier otra inversión productiva vinculando los beneficios obtenidos con el bienestar colectivo, alineado con el plan de desarrollo de nuestra nación.

 

Gerencia a la cual pertenezco: Gerencia de A.I.T. (Automatización Informática y Tecnología)

Entre sus funciones, tenemos:

·         Proponer, formular, organizar, dirigir e implementar las políticas y planes de aplicación y de uso de tecnologías de la información y de las comunicaciones, de manera que estos provean soporte a la operación de la empresa.

·         Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con los sistemas de información.

·         Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades técnicas relacionadas con los sistemas de comunicación de voz y de datos.

·         Formular, proponer y dirigir el desarrollo y aplicación de políticas, prácticas, procedimientos y funciones que aseguren los niveles adecuados de confidencialidad, integridad y disponibilidad de los sistemas de información, de los datos y de las comunicaciones de la empresa.

·         Planear y desarrollar proyectos que aseguren el ciclo de vida a los sistemas de información y que brinde soporte a las estrategias de la empresa.

·         Planear y desarrollar sistemas informáticos e implementar nuevas tecnologías para optimizar los existentes.

·         Dirigir las políticas de procesamiento electrónico y aseguramiento de calidad de datos de la empresa.

·         Dirigir y controlar la implementación de los objetivos, políticas, planes, metas y presupuestos aprobados para la Gerencia, así como las directivas formuladas por la Alta Gerencia.

·         Planificar, organizar y dirigir el servicio de Telefonía Fija, Telefonía Celular y Radio Comunicación en la Corporación, así como supervisar la operatividad y calidad de los mismos;

·         Otras que le asigne la Alta Gerencia.

 

Departamento en el cual laboro: D.I.S. (Desarrollo e Implantación de Soluciones)

La principal función de este departamento es la de elaborar propuestas y perfiles de proyectos que permitan obtener las soluciones necesarias para la ejecución de las acciones programadas en las áreas tecnológicas y operacionales. Estos proyectos son presentados a diferentes organismos de cooperación, tanto públicos como privados. Así también este departamento se encarga de dar seguimiento junto con las áreas responsables, al cumplimiento  de los objetivos y las metas  planteados en los proyectos en desarrollo y a canalizar oportunamente los requerimientos que permitan un óptimo desarrollo de los proyectos. Este departamento funciona de manera coordinada con las áreas homólogas de la empresa, con las que se ha gestionado los recursos para el financiamiento de ejecutorias de gran impacto en el desarrollo de la empresa. Las áreas de acción en las que inciden los proyectos son: tecnológicas y operacionales. Estas acciones se desarrollan en diferentes localidades pertenecientes a la empresa.

 

ACTIVIDAD:

Actualmente mi cargo en el departamento de Desarrollo e Implantación de Soluciones (D.I.S.) es el de Planificador de Proyectos, laboro de lunes a viernes en horario de (8:00am a 12:00m y de 1:00pm a 5:00pm). Entre mis funciones están: Efectuar el seguimiento administrativo y control de los proyectos en la Gerencia de A.I.T., conceptualizar los planes maestros, elaborar y proporcionar el control y seguimiento de la ejecución física y presupuestaria de los proyectos, elaborar la documentación del cierre final del proyecto, el informe de gestión, los postmorten de proyectos y ejercicios puntuales, contribuir a la gestión oportuna de materiales y equipos, documentar los cierres físicos-financieros periódicos del proyecto y elaborar el balance de recurso mediante la recomendación de ajustes en el esfuerzo (horas-hombres). Además de cumplir con estas funciones antes mencionadas, también soy responsable de varios proyectos desde su fase inicial hasta su fase final, es decir elaboro completamente la ingeniería básica de detalles e incluyendo los documentos de especificaciones técnicas y el de cómputos métricos, realizo los tramites necesarios para la procura, y en la fase final del proyecto (ejecución o construcción) me encargo de la coordinación y supervisión de esta, en sitio. Luego de finalizado el proyecto soy el responsable de llenar las LR (documento de control para entregárselo a los proveedores o contratista para que puedan elaborar sus facturas de cobro).

Otra tarea que hago es elaborar documentos que sirven de apoyo a mis compañeros de departamento, entre estos documentos están: una guía para la elaboración de la memoria descriptiva de cada proyecto, documento de seguimiento de los proyectos que llenan semanalmente para mostrar el avance o atraso de los proyectos. Mensualmente me encargo de generar y presentar al superintendente de mi departamento una ficha de control de los proyectos.

 

 

PROCESOS:

A continuación se muestra el flujograma de procesos:

 

Como primer proceso tenemos el de Detección de la Necesidad del Proyecto, este consiste en el estudio de las áreas tecnológicas y operacionales de la empresa, dicho estudio en su mayor parte consiste en entrevistas con el personal de las áreas antes mencionadas, que son en realidad los que conocen de sus requerimientos.

Luego de cumplirse el primer proceso, se procede a Definir y Evaluar el Proyecto para estudiar todos los factores relacionados al proyecto y todas sus factibilidades, tales como económicas, ambientales, sociales, políticas y otras que guarden relación con el proyecto. En este proceso también se determina la prioridad del proyecto, que puede ser baja, media o alta.

En el proceso que se refiere a Generar el Plan de Control del Proyecto se elabora un conjunto de tareas relacionadas entre si que van a tener una serie de recursos asignados y unos tiempos de ejecución determinados, para conllevar a la realización ordenada del proyecto.

A continuación en el flujograma encontramos los procesos relacionados con la prioridad del proyecto. El proceso relacionado con el Proyecto de Prioridad Alta, consiste en la elaboración de todos los documentos necesarios para la ejecución de un proyecto con esta prioridad y luego se pasa directo al proceso de procura. Mientras que en los otros dos procesos de prioridad (Baja, Media) se elaboran todos los documentos necesarios; pero estos son pasados al proceso de Ingeniería Básica de Detalles que tiene como función principal la elaboración de las especificaciones técnicas y los cómputos métricos.

En el proceso de Procura se elabora el pliego de licitación, la requisición de compra, la orden de compra y todos los requerimientos relacionados con la procura del proyecto.

Los tres últimos procesos están relacionados directamente hacia las obligaciones y normas que deben cumplir el Proveedor o Contratista luego de adjudicarle la buena pro. En el proceso de Construcción/Ejecución y de Pruebas/Puesta en Marcha intervienen el proveedor o contratista y el personal representante de la empresa.

 

 

ESTRUCTURA:

 

Gerencia de A.I.T.

 

 

 

 

Departamento D.I.S.

 

 

 


LA GENTE:

 

En general todo el personal perteneciente a la Gerencia de A.I.T. están conformados por Ingenieros y TSU, en la mayoría son profesionales que pertenecen a la empresa desde mucho antes de pasar esta a Empresa Mixta. Todo el personal de esta Gerencia está muy claro en sus oficios, dispuestos a colaborar con sus semejantes, identificados con la empresa y un alto sentido de pertenencia.

 

TECNOLOGÍA:

Para ejecutar el proceso se cuenta con:

·         Computadoras de escritorios y portátiles

·         Impresoras

·         Video beam

·         Papelería en general

·         Cámaras digitales

·         GPS

·         Unidades de respaldo

·         Servidores de Red

·         Teléfonos fijos y celulares

·         Medios de transporte

 

IMPULSOS:

Las situaciones que hacen posible que se produzcan cambios para mejorar la actividad antes planteada son las siguientes:

·         Tener clara y establecidas las funciones de cada integrante del departamento.

·         El deseo y la capacidad de cumplir con las funciones establecidas y los objetivos planteados.

·         El trabajo y la comunicación en equipo.

·         El mutuo apoyo, la comprensión y el respeto que se evidencian en la ejecución de las labores cotidianas.

·         El apoyo de la Gerencia de A.I.T. en las diferentes actividades que plantea el departamento D.I.S.

·         El apoyo que brinda la Presidencia de la empresa.

·         Contar con los recursos humanos, económicos y tecnológicos necesarios.

·         El estar identificados con la empresa y tener un alto sentido de pertenencia.

·         Estar motivados al logro.

 

FRENOS:

Las situaciones que dificultan los cambios para mejorar la actividad antes plateada son las siguientes:

·         No contar con el apoyo de la Presidencia de la empresa.

·         No tener el apoyo de la Gerencia de A.I.T.

·         No disponer con los recursos humanos, económicos y tecnológicos necesarios.

En conclusión, no disponer de ninguno de los impulsos planteados anteriormente.

 

INTIMIDADES:

En la Gerencia a la cual pertenezco no existen ese tipo de relaciones. En esta empresa más que un lineamiento es una regla el no tener relación familiar ni amorosa entre el personal de una misma gerencia o dentro de un mismo departamento, por lo que si llegase a existir alguna, estará corriendo el riesgo de ser despedido en el caso de relaciones personales, y en caso de las relaciones familiares simplemente no pueden incorporarse a una misma gerencia, por lo que en la entrevista y al llenar la planilla de ingreso se pregunta si tiene algún familiar laborando en la empresa.

 

FACTORES EXTERNOS:

Entre los elementos externos que afectan el desempeño de la actividad puedo mencionar los siguientes:

·         En relación al medio ambiente, en época de lluvias se atrasan los proyectos acarreando esto a un atraso significante. (las lluvias afectan, porque casi todos los proyectos se realizan en las áreas operacionales).

·         Los proveedores no cumplen con los tiempos de entrega.

·         Atraso en las requisiciones o compras de equipos o materiales motivados a la adquisición de divisas. (la mayor parte de los equipos utilizados en el área tecnológica y operacional, son importados).

 

MOTOR DEL CAMBIO:

A continuación se mencionan algunas de las estrategias recomendadas para conducir un cambio en el proceso antes mencionado:

·         Establecer normas aplicables a los proveedores, las cuales tienen que cumplir estrictamente.

·         Ingresar más personal al equipo de trabajo.

·         Fomentar el sentido de pertenencia y el compromiso con la empresa.

·         Elaborar un esquema con las funciones clara de cada persona involucrada con el proceso.

·         Elaborar proyectos que beneficien directamente a las comunidades aledañas.

·         Aplicar la planificación estratégicas para los proyectos.

·         Establecer un plan de motivación para el personal.

·         Aumentar los medios de capacitación del personal.

·         Instaurar una buena comunicación con los usuarios o personas relacionadas con los proyectos.

 

ARTÍCULOS DE INTERNET:

Artículo 1:

Este artículo, fue seleccionado porque en el se puede evidenciar una organización que posee un departamento que realiza procesos similares al planteado en este trabajo, el departamento de esta organización se llama División de Planificación y Desarrollo el cual se encarga de elaborar e introducir proyectos a la Gobernación y a las diferentes alcaldías del estado, en cuanto al equipamiento de unidades y equipos con tecnología de punta para prestar un servicio óptimo a las comunidades, así como también proyectos para la construcción de nuevas estaciones y los diferentes municipios. Este departamento planifica, asesora, coordina, desarrolla estrategias y elabora proyectos para la consecución de recursos. Y tiene otras funciones propias, similares a las del departamento D.I.S. al que se hace referencia en este trabajo.

 

Dirección URL:

http://www.bomberosmerida.gob.ve/paginas/planificacion.htm

 

Artículo 2:

La actividad descrita en este trabajo tiene procesos similares a los encontrados en este artículo, en el cual podemos verificar que existe un Departamento de Proyectos que cumple funciones similares al del departamento D.I.S. antes mencionado. El departamento al que hace referencia este artículo se encarga de crear, evaluar, diseñar y coordinar los trabajos referentes a proyectos técnicos que por su naturaleza necesiten de un estudio detallado para su correcto funcionamiento. Entre algunas de las funciones de este departamento tenemos: a) Definir y filtrar la información necesaria e importante para empezar a conseguir un proyecto. b) Colaborar conjuntamente con el departamento de informática el cruce de información así como la generación de documentos electrónicos para el intercambio de ellos entre las diferentes oficinas. c) Elaborar presentaciones referentes a proyectos, para su exposición gráfica ante la gerencia.

 

Dirección URL:

http://www.portal.camp.gob.mx/C19/C15/dpy/default.aspx

 

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