R.I. le asigna al programa de Relaciones Publicas la mayor importancia, porque a través de este se fomenta la comprensión del Objetivo de Rotary y se da a conocer la labor que cada Club y los asociados realizan, a fin de crear la verdadera imagen institucional y lograr el apoyo necesario para prestar un optimo servicio a la Comunidad.

Para fomentar la comprensión, hay que comunicar nuestro mensaje a un gran numero de personas, pertenecientes a Rotary o no.

Que imagen tiene Rotary ante la comunidad y las autoridades? Y ante los jóvenes... posibles socios del Club, los medios de Comunicación y difusión, el ciudadano medio? Que imagen proyecta Rotary ante los propios rotarios?

La Verdadera imagen de Rotary es la del servicio, el compañerismo y los ideales. Una campana de Relaciones Publicas debidamente planificada deberá ampliar la comprensión y la apreciación de Rotary y su obra, contribuyendo al conocimiento de la organización y a su éxito en la comunidad.

Se puede considerar que las relaciones publicas datan de los primeros tiempos de la existencia de la humanidad, pues en cualquier tiempo y lugar en que se reunieron los seres humanos, levantando ciudades, construyendo instituciones o comerciando había ya en mayor o menor grado relaciones publicas. La primitiva técnica de relaciones publica desarrollo en el campo de la ciencia política. Los griegos y tal vez algún otro pueblo antes de ellos, conocían perfectamente las técnicas de la propaganda y la información, así como la necesidad del muestreo de la opinión publica en los acontecimientos habituales de la época. Se ha tenido mas bien a la aclimatación de los conocimientos ya existentes en orden a las ciencias sociales, convirtiéndolos en instrumentos apropiados de las relaciones publicas. Algo se ha hecho, sin embargo, para hacer revivir el termino "humanidades" en el sentido de la ciencias de las relaciones publicas, pues ninguna otra palabra de uso corriente abarca sus múltiples ramificaciones.

Las relaciones publicas constituyen, en el aspecto comercial, un arte aplicado. Comprenden todas las actividades y normas de conducta que tienden de una manera continua a determinar, guiar, influir e interpretar las realizaciones de una organización para conformar las mismas en lo posible con el interés y bienestar publico. Su objetivo es desarrollar una base de buena voluntad entre los individuos o grupo o los que la organización sirve, o conque esta indirectamente relacionada.

Puesto que afecta a los intereses sociales, las relaciones publicas precisan apoyarse fuertemente en ciencias sociales. Encuadran el estudio de las relaciones humanas, que no dependen exclusivamente de procedimientos mecánicos. Una de sus características es que deben ser constantes, no esporádicas.

Una organización debe primero ordenar sus asuntos internos antes de enzarzarse en un plan de relaciones publicas externas. Para captar la importancia y la necesidad de las relaciones publicas es primordial que la organización directiva este en situación de hacer una permanente revisión de sus actividades. En sus relaciones externas, una organización debe estar constantemente dispuesta a servir en lugar de ser servida.

Las relaciones publicas se basan en un conjunto de péquenos detalles. En ninguna otra rama de la actividad profesional es tan importante como esta el cuidado de los detalles menores. Un hosco silencio en vez de un amable saludo o de una cortes respuesta pueden significar la diferencia existente entre malas y buenas relaciones publicas.

La practica de los principios Eticos: El éxito continuado en los negocios depende de: Una adecuada fidelidad de trabajo y de dirección; cooperación de los proveedores, basada en la comprensión; confianza de los consumidores; amistad compuesta de los competidores y una claridad gubernamental.

Las relaciones publicas deben estar siempre pendientes del cumplimiento de los principios éticos de los negocios.

Las acciones han de ser siempre con las normas de conducta, pues de otro modo las relaciones publicas se convertirían en hipocresía de la peor especie. Las relaciones publicas han de tender a actualizar siempre lo justo y lo adecuado, incluso los casos difíciles. Nadie, debería embarcarse en la carrera de relaciones publicas sin percatarse de la responsabilidad que puede ser colocada en sus manos.

Planificación para la gestión de Relaciones Publicas: Al hacer planes a largo plazo, o para determinado evento o actividad, sé deber tener en cuenta el sector del publico a tratar, sus mensajes, actividades y canales de transmisión.

Por ejemplo entre los sectores de publico a contactar puede incluirse a los propios socios del Club y/o sus familiares, socios en perspectivas determinados sectores de la población a los cuales sirve el Club, - juventud, tercera edad, persona sin hogar, drogadictos, etc.- o representantes de organizaciones o empresas cuya labor se relacione con las actividades del Club o Distrito, funcionarios públicos, profesionales de los medios de comunicación, lideres de otras organizaciones, dirigentes gremiales o empresarios, etc.

En sus mensajes podrá incluir sobre la presencia del Club en la comunidad y el servicio brindado a la misma; las actividades de Servicio Internacional o Servicio a través de la Ocupación desarrollada por nuestro Club o |Distrito; los beneficios que reporta la afiliación a Rotary. Puede difundirse información sobre las personas a quienes el servicio ofrecido por Rotary ha ayudado, o mensaje sobre personas especializadas en determinadas áreas, pertenecientes a nuestro club o distrito, que puedan pronunciar alocuciones sobre diversos temas. Entre tales personas pueden incluirse la participación de voluntarios de proyectos de servicio a nivel local o internacional, Becarios de Buena Voluntad o estudiantes de Intercambio de Jóvenes que hayan visitado nuestro Club o Distrito.

Puede así misma trasmitirse un mensaje de temas generales, especialmente sobre la importancia de la Prueba Cuádruple.

Al examinar los programas y actividades del Club, intentar destacar siempre el de mayor potencial para figurar en las noticias. Por ejemplo, la visita del gobernador del Distrito podrá configurar un reportaje aburrido, si dicho funcionario se limita a dirigir la palabra ante el Club. No obstante, si efectúa la visita a la sede de un proyecto, a la secretaria del Club, donde se dispondrá de una buena oportunidad para mostrar a Rotary en acción. Invitar a los representantes de los medios de comunicación y concertar entrevistas con las emisoras locales de radio y televisión. Aquí, el Gobernador, dada su calidad de persona prominente, dispondrá de la oportunidad de hablar sobre Rotary a nivel mundial, en su distrito y en nuestro territorio de Club San Borja. Es preciso que cada iniciación de un proyecto se convierta en un acontecimiento apasionante ante los ojos del publico que nos observa.

Creo oportuno mencionar para lograr la atención de los medios de difusión, por ejemplo:

• Intercambio de Jóvenes.
• Actividades de Rotaract y Interact
• La participación de R.C. San Borja en actividades de la Fundación Rotaria como Becas; Voluntarios de Rotary; Proyectos 3H; intercambio de Grupos de Estudio, etc.
• Elección de funcionarios del Club
• Reconocimiento Socio Paul Harries.
• Aniversario del Club; un evento especial.
• Mes del Servicio a Través de la Ocupación, octubre.
• Mes de la Fundación Rotaria, noviembre.
• Mes de la Concientizacion sobre Rotary, enero.
• Aniversario de Rotary y "Día de la Paz y la Comprensión Mundial", 23 de febrero.

El propósito de la relaciones publicas en Rotary es fomentar la compresión del Objetivo de la labor que cumple la organización, a fin de obtener el apoyo necesario para la realización de esta ultima. El programa debe promover entre todos los rotarios la conciencia de que la buena publicidad, las relaciones publicas favorables y el mantenimiento de una imagen positiva de Rotary son instrumentos esenciales para el logro de sus objetivos y al expansión de la obra de servicio que realiza en beneficio de la comunidad.

Se espera que cada rotario este cabalmente informado del Objetivo de Rotary, de sus programas y actividades y que busque oportunidades para hacer conocer mejor la finalidad y los logros de Rotary a través de sus contactos personales comerciales y profesionales.

Es recomendable que todo el Club Rotario patrocine cada ano una actividad importante programada por la Avenida de Servicio en la comunidad.

Una actividad de este tipo, bien ejecutada es considerada como uno de los mejores métodos para lograr una mas amplia comprensión de Rotary por parte del publico. Por consiguiente, es esencial para las relaciones publicas que los clubes busquen activamente informar a sus comunidades acerca de las labores que han logrado un feliz termino.

Es recomendable que se cubra la vacante de personal que tenga relación con el periodismo de tal manera que este tenga mayor acercamiento a los medios de comunicación.

En Chimbote una localidad a 420 Km. de Lima el R.C. ‘Chimbote’ logro tener un programa radial de difusión de Rotary el que se trasmitía una o dos veces a la semana con invitados especiales sea rotarios o no.

Finalmente creo y estoy convencido, que las relaciones publicas es la llave maestra para Rotary. En consecuencia, los Clubes Rotarios deben ofrecer a los distintos grupos de sus comunidades, los servicios de personas capacitadas para hablar de los objetivos e Ideales de modo efectivo sobre Rotary.