CERTIFICATI

VALIDITA'

I certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati e fatti personali non soggetti a modificazioni (ad es. certificato di nascita, di morte, titolo di studio) hanno validità illimitata.

Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio, salvo che disposizioni di legge o regolamentari prevedano una validità superiore (art. 2.3, legge 15 maggio 1997, n.127).

Con circolare n.7/98 del 23 aprile 1998, il Ministero dell'interno ha chiarito che anche i certificati rilasciati dal casellario giudiziale (certificato penale, certificato relativo ai carichi pendenti, alla sottoposizione a procedure fallimentari, ecc.) hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio.

I certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti di stato civile sono ammessi dalle pubbliche amministrazioni, nonché dai gestori o esercenti di pubblici servizi anche oltre i termini di validità nel caso in cui l'interessato dichiari, in fondo al documento, che le informazioni contenute nel certificato stesso non hanno subito variazioni dalla data di rilascio. Resta ferma la facoltà di verificare la veridicità e l'autenticità delle attestazioni. In caso di falsa dichiarazione si applicano le disposizioni di cui all'art. 26 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, "sanzioni penali" (art. 2.3, l. 127/97).

Il procedimento per il quale gli atti certificativi sono richiesti deve avere comunque corso, una volta acquisita la dichiarazione dell'interessato.

CASI IN CUI L'AUTOCERTIFI-CAZIONE NON È AMMESSA

Tutti i certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di attività sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con un unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica di attività sportive rilasciato dal medico di base con validità per l'intero anno scolastico (art. 10, d.p.r. 403/98).

CASI IN CUI LE AMMINISTRAZIO-NI NON DEVONO RICHIEDERE I CERTIFICATI

Le amministrazioni non devono più richiedere i certificati ai cittadini:

• quando si tratta di tutti i dati contenuti in un documento di riconoscimento presentati dall'interessato (art. 3.1, l. 127/97);
• quando il responsabile del procedimento accerta d'ufficio fatti e qualità che l'amministrazione è tenuta a certificare (art. 18, l. 241/90);
• in tutti i casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce direttamente certificazioni relative a stati, fatti e qualità personali presso l'amministrazione competente (art. 7, comma 2, d.p.r. 403/98);
• quando il cittadino non intende o non è in grado di utilizzare l'autocertificazione ed i certificati risultano da albi o da pubblici registri tenuti dalle pubbliche amministrazioni (art. 7, comma 1, d.p.r. 403/98);
• quando si tratta di estratti degli atti di stato civile che riguardano cambiamenti dello stato civile (art. 9, comma 1, d.p.r. 403/98);

FORMA TELEMATICA

Le certificazioni possono essere trasmesse e rilasciate in forma telematica anche al di fuori del territorio del Comune competente (art. 2.5, l. 127/97; vedi anche d.p.r. 10 novembre 1997, n. 513, "Regolamento recante criteri e modalità per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici, a norma dell'art. 15, c. 2, della l. 15 marzo 1997, n. 59").

AUTOCERTIFICAZIONE

1) DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DI CERTIFICAZIONI

DEFINIZIONE (art.2 legge 15/68)

Sono dichiarazioni prodotte dall'interessato in sostituzione della normale certificazione relative ai seguenti stati, fatti e qualità personali:

• data e luogo di nascita

• residenza

• cittadinanza

• godimento dei diritti politici

• stato civile (celibe/nubile, coniugato, vedovo, separato, divorziato)
• esistenza in vita
• nascita del figlio
• decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente
• stato di famiglia
• iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla pubblica amministrazione
• titolo di studio o qualifica professionale posseduta
• esami sostenuti
• titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica
• situazione reddituale ed economica, anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali
• assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto
• possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria e inerente all'interessato
• stato di disoccupazione
• qualità di pensionato e categoria di pensione
• qualità di studente o casalinga
• qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili
• iscrizioni presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo
• tutte le posizioni relative all'adempimento degli obblighi militari comprese quelle di cui all'art. 77 del d.p.r. 14 febbraio 1964, n. 237, come modificato dall'art. 22 della legge 24 dicembre 1986, n. 958
• di non aver riportato condanne penali
• qualità di vivenza a carico
• tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile

Vi sono, inoltre, casi per i quali è prevista solo l'autocertificazione, ovvero per:

• certificati, estratti e attestati necessari per l'iscrizione alle scuole di ogni ordine e grado e all'università
• certificati, estratti e attestati che a qualsiasi titolo devono essere presentati agli uffici della Motorizzazione civile
• certificati ed estratti dai registri dello stato civile e dai registri demografici richiesti dai Comuni nell'ambito di procedimenti di loro competenza

DISCIPLINA

I cittadini extracomunitari residenti in Italia (secondo le disposizioni del regolamento anagrafico della popolazione residente approvato con d.p.r. 30 maggio 1989, n. 223) possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di certificazioni limitatamente ai casi in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani (art. 5, d.p.r. 403/98).

MODALITA' DI PRESENTAZIONE

Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni possono essere presentate con le seguenti modalità:

• scrivendo su carta semplice e firmando sotto la propria ed esclusiva responsabilità (non è necessario firmare davanti all'impiegato addetto) o compilando i moduli predisposti dalle singole amministrazioni;
• trasmettendole alle amministrazioni pubbliche tramite fax, posta o altro mezzo telematico e informatico.

AUTENTICAZIONE

Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni non devono essere più autenticate, indipendentemente dalla modalità di presentazione. Secondo l'interpretazione del Ministero dell'interno, tale disposizione riguarderebbe anche le dichiarazioni non rese di fronte al dipendente addetto e inviate, ad esempio, per posta (art. 3.3, l. 127/97 e circolare Ministero dell'interno 15 luglio 1997, n. 11)

TRATTAMENTO FISCALE

Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni sono esenti dall'imposta di bollo, in quanto la legge 127/1997 ha eliminato l'obbligo dell'autenticazione della sottoscrizione.

SANZIONI PER I DIPENDENTI PUBBLICI

La mancata accettazione, da parte del dipendente pubblico, di una dichiarazione sostitutiva di certificazione prevista da leggi o da regolamenti costituisce violazione dei doveri di ufficio (art. 3.4, l. 127/97).

CONTROLLI SUL CONTENUTO DELLE DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE (art. 11, d.p.r. 403/98)

Salvo quanto previsto dall'art. 26 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, qualora dal controllo emerga la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera.

SANZIONI PER I CITTADINI

Le dichiarazioni mendaci, le falsità negli atti e l'uso di atti falsi sono puniti ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia (art. 26, l. 15/68).

IMPEDIMENTO ALLA SOTTOSCRIZIONE (art. 4, d.p.r. 403/98)

Il pubblico ufficiale attesta che la dichiarazione è stata a lui resa dall'interessato facendo menzione, di seguito alla medesima, della causa dell'impedimento a sottoscrivere (è abrogato l'art. 20-bis della legge 4 gennaio 1968, n. 15).

2) DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DELL'ATTO DI NOTORIETA'

DEFINIZIONE (art.4 legge 15/68)

Tali dichiarazioni possono riguardare anche stati, fatti e qualità personali relativi ad altri soggetti di cui il dichiarante abbia diretta conoscenza, nonché la conoscenza del fatto che la copia di una pubblicazione è conforme all'originale (art. 2, d.p.r. 403/98).

DISCIPLINA

I cittadini extracomunitari residenti in Italia (secondo le disposizioni del regolamento anagrafico della popolazione residente approvato con d.p.r. 30 maggio 1989, n. 223) possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà limitatamente ai casi in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani (art. 5, d.p.r. 403/98).

MODALITA' DI PRESENTAZIONE

Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà possono essere presentate con le seguenti modalità:

• sottoscrizione dinanzi al funzionario competente a ricevere la documentazione, o dinanzi a notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco, il quale provvede all'autenticazione della sottoscrizione (art. 4, l. 15/68);
• sottoscrizione dell'interessato in presenza del dipendente addetto (per dipendente addetto deve intendersi il soggetto che riceve la documentazione. Il responsabile del procedimento, a norma dell'art. 3.2 del d.p.r. 403/98, è comunque competente a ricevere la documentazione);
• invio della dichiarazione all'ufficio che detiene l'istanza principale, con allegata la fotocopia non autenticata di un documento di riconoscimento non scaduto..

AUTENTICAZIONE

Quando tale dichiarazione è resa ad imprese di gestione di servizi pubblici, la sottoscrizione è autenticata dal funzionario incaricato dal legale rappresentante dell'impresa stessa (art. 4.1, l. 15/68, come modificato dall'art. 3.9, l. 127/97).

TRATTAMENTO FISCALE

• nell'ipotesi in cui la dichiarazione sia collegata funzionalmente con un'istanza amministrativa e sia presentata o inviata unitamente a fotocopia non autenticata di un documento di riconoscimento non scaduto;,
• nell'ipotesi in cui non esista un collegamento funzionale della dichiarazione con un'istanza amministrativa, ma la sottoscrizione sia apposta dinanzi al dipendente addetto.

SANZIONI PER I DIPENDENTI PUBBLICI

E' fatto divieto alle pubbliche amministrazioni e alle imprese esercenti servizi di pubblica necessità e di pubblica utilità di esigere atti di notorietà in luogo della dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, quando si tratti di provare qualità personali, stati o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato (art. 30.2, l. 241/1990 e circolare Ministero della funzione pubblica 14 aprile 1992, n.87923/18.10.3.).

La mancata accettazione della dichiarazione sostitutiva nei casi in cui le norme di legge o di regolamento ne consentono la presentazione in luogo della produzione di atti di notorietà costituisce violazione dei doveri d'ufficio (art. 3. 3, d.p.r. 403/98).

CONTROLLO SUL CONTENUTO DELLE DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DELL'ATTO DI NOTORIETA' (art. 2.3, d.p.r. 403/98)

Qualora si tratti di stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di un altro soggetto pubblico e l'amministrazione ritenga necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni, per accelerare il procedimento, l'interessato può trasmettere una copia fotostatica dei certificati di cui sia già in possesso, anche attraverso strumenti informatici o telematici. L'amministrazione procedente entro quindici giorni richiede direttamente la necessaria documentazione al soggetto competente.

SANZIONI PER I CITTADINI

Le dichiarazioni mendaci, le falsità negli atti e l'uso di atti falsi sono puniti ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia (art. 26, l. 15/68).

IMPEDIMENTO ALLA SOTTOSCRIZIONE (art. 4, d.p.r. 403/98)

Il pubblico ufficiale attesta che la dichiarazione è stata a lui resa dall'interessato facendo menzione, di seguito alla medesima, della causa dell'impedimento a sottoscrivere (è abrogato l'art. 20-bis della legge 4 gennaio 1968, n. 15).

I dati relativi al cognome, nome, data e luogo di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, attestati in documenti di riconoscimento in corso di validità, hanno lo stesso valore probatorio dei corrispondenti certificati (art. 3.1, l.127/1997).

Nel caso in cui, all'atto della presentazione di un'istanza, sia richiesta l'esibizione di un documento di riconoscimento, le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi non possono richiedere certificati attestanti stati o fatti contenuti nel documento di riconoscimento esibito. Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi possono, comunque, verificare, nel corso del procedimento, la veridicità dei dati contenuti nel documento di identità.

Il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l'indicazione di stati, fatti e qualità personali mediante l'esibizione di un documento di riconoscimento in corso di validità costituisce violazione dei doveri d'ufficio (art. 7.5, d.p.r. 403/98)

VARIAZIONE DI DATI E REGIME SANZIONATORIO

Nel caso in cui i dati attestati in documenti di riconoscimento abbiano subito variazioni alla data di rilascio e, ciononostante, sia stato esibito il documento stesso, si applicano le sanzioni previste dall'art. 489 del codice penale (art. 3.1, l. 127/1997).

REGISTRAZIONE DEI DATI DAI DOCUMENTI ESIBITI (art. 7.4, d.p.r. 403/98)

Nei casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce informazioni relative a stati, fatti e qualità personali attraverso l'esibizione da parte dell'interessato di un documento di riconoscimento in corso di validità, la registrazione dei dati avviene attraverso l'acquisizione della copia fotostatica del documento stesso, ancorché non autenticata.

ACQUISIZIONE DIRETTA DI DOCUMENTI DA PARTE DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI

Le pubbliche amministrazioni non possono richiedere agli interessati la produzione di atti o certificati che riguardano fatti, stati e qualità personali che risultino attestati in documenti già in loro possesso (purché validi) o che esse stesse siano tenute a certificare.

Le pubbliche amministrazioni non possono richiedere ai cittadini la produzione dei certificati di assenza di precedenti penali e di assenza di carichi pendenti, che debbono essere accertati, presso gli uffici competenti, direttamente dall'amministrazione che deve emanare il provvedimento (art. 10, l. 15/1968)

L'acquisizione diretta del documento può avvenire tramite fax o con altro mezzo telematico o informatico (come, ad esempio, la posta elettronica) idoneo ad accertare la fonte di provenienza del documento e la trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale attraverso il sistema postale (art. 7, d.p.r. 403/98 e circolare del Ministero dell'Interno 2 febbraio 1999, n. 2).

ISTANZE RIVOLTE ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

AUTENTICAZIONE

La sottoscrizione delle istanze dirette alla pubblica amministrazione e ai gestori o esercenti di pubblici servizi non è soggetta ad autenticazione, sia quando l'istanza è presentata al dipendente addetto, sia quando è inviata per posta (art. 3. 11, l. 127/1997 e circolare del Ministero dell'interno del 15 luglio 1997, n. 11), sia quando l'istanza è presentata unitamente a copia fotostatica, ancorché non autenticata, di un documento di identità del sottoscrittore. L'istanza e la copia fotostatica del documento di identità possono essere inviate per via telematica.

Nei procedimenti di aggiudicazione dei contratti pubblici, detta facoltà è consentita nei limiti del regolamento di cui all'art. 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 (si tratta del D.P.R. 10 novembre 1997, n. 513, recante criteri e modalità per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici).

La sottoscrizione di istanze da produrre agli organi della amministrazione pubblica e ai gestori o esercenti di pubblici servizi non è soggetta ad autenticazione anche nei casi in cui contenga dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà (art. 3.11, l.127/97).

E' fatto divieto alle pubbliche amministrazioni di richiedere l'autenticazione delle sottoscrizioni delle domande per la partecipazione a selezioni, e quindi anche a concorsi, per l'assunzione nelle pubbliche amministrazioni a qualsiasi titolo, nonché a esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali (art. 3.5, l. 127/1997).

TRATTAMENTO FISCALE

Le istanze rivolte alla pubblica amministrazione tendenti a ottenere l'emanazione di un provvedimento amministrativo o il rilascio di certificati, estratti, copie e simili sono soggette all'imposta di bollo (art. 3 della tariffa allegato A, approvata con d.m. finanze 20 agosto 1992, annessa al d.p.r. 642/1972), ad eccezione degli atti esenti in modo assoluto indicati nella tabella allegato B al d.p.r. 642/1972.

Le domande di partecipazione a pubblici concorsi di reclutamento del personale o di assunzioni in servizio, anche temporanea, e i documenti da allegare alle domande stesse, non sono soggetti all'imposta di bollo. I concorrenti vincitori del concorso e coloro che sono chiamati in servizio a qualsiasi titolo non sono più tenuti a regolarizzare in bollo le domande di partecipazione al concorso pubblico e i documenti da allegare alle domande stesse (art. 19, legge 18 febbraio 1999, n. 28).

Per i partecipanti a concorsi pubblici non è più prevista la presentazione di copia autentica (quindi in bollo) dei titoli, ma una semplice dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà che dichiari la conformità all'originale (art. 2, comma 2, d.p.r. 403/98).

AUTENTICAZIONE DELLA SOTTOSCRIZIONE

DEFINIZIONE

L'autenticazione della firma viene redatta di seguito alla sottoscrizione e consiste nella dichiarazione del pubblico ufficiale che la sottoscrizione stessa è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità della persona che sottoscrive (art. 20, l. 15/1968).

L'identificazione può avvenire:

• per conoscenza diretta del pubblico ufficiale
• per testimonianza di due idonei facenti fede, conosciuti dal pubblico ufficiale
• per esibizione di un valido documento di identità personale, munito di fotografia, rilasciato dall'autorità pubblica.

TRATTAMENTO FISCALE

L'autenticazione della sottoscrizione è soggetta all'imposta di bollo.

L'autenticazione della sottoscrizione non è soggetta all'imposta di bollo solo se l'atto con la firma autenticata è destinato ad uno degli usi per i quali è prevista l'esenzione assoluta dell'imposta di bollo (tabella allegato B al d.p.r.642/1972 e altre disposizioni di legge che prevedono l'esenzione dal bollo per gli atti e le certificazioni sostitutive). Gli estremi dell'esenzione debbono essere indicati dal funzionario competente al momento dell'autenticazione della firma.

L'autentica di più sottoscrizioni apposte contestualmente su un unico foglio è soggetta al pagamento di una sola imposta di bollo.