Seminarska naloga

Microsoft Excel

1. Uvod

V preteklosti smo imeli veliko potrebo po urejanju statističnih podatkov, zaradi česar je postalo jasno, da nam lahko računalnik prihrani veliko časa. Tako so nastala prva orodja, ki so obdelovala podatke za statistično posredovanje. Primer takega programa je bil tudi QuatroPro za Windows. Kmalu pa je Microsoft program za preglednice kar integriral v sklop orodij Office, kjer Excel najdemo še danes.

2. Program

Sam program je del instalacijskega paketa Microsoft Office in zavzame po instalaciji približno 15MB prostora na trdem disku. Instalacija je možna kot “stand alone” ali skupaj z ostalimi orodji iz zbirke Office. S tem je dosežena visoka stopnja povezljivosti in integracije v celotni Pisarni.Poleg tega se da dobiti le pregledovalnik za MS Excelove datoteke. Le-ta ima le najosnovnejše funkcije za urejanje in pregledovanje.

3. Osnove dela

Osnovni pogled na okno delujočega programa. Opravilne vrstice lahko poljubno vklopimo/izklopimo kot jih potrebujemo in si jih celo prilagodimo po okusu in potrebi. Drugače povedano: naredimo lahko tudi svoje, torej takšne, ki najbolj ustrezajo naši uporabi najpogostejših orodij. Program omogoča delo na več delovnih listih, ki jih lahko “listamo” kot liste v knjigi. Na vsakem listu imamo lahko podatke povezane s podatki na prejšnjih listih.



Datoteka: osnovno delo z datotekami (shranjevanje, odpiranje, tiskanje,..)
Urejanje: delo z deli ali celotami podatkov (kopiranje, lepljenje, polnjenje celic, delo z delovnimi listi,..)
Pogled: prilagajanje pogleda na delovno površino
Vstavljanje: meni za vstavljanje različnih objektov kot so celice pa do klasičnih predmetov kot so slike in druge datoteke.
Oblika: določanje oblike tabel za ogled in izpis na papir
Orodja: orodja za delo s podatki in oblikovanja (vgrajeni podprogrami kot je npr. črkovalnik, samopopravki,..)
Podatki:delo s podatki, ki jih lahko uporabljamo kot podatkovne baze ali spiske (filtri, sortiranje, obrazci,.. )
Okno: tipična funkcija vseh programov paketa Office, ki ima dodani funkciji za delo v več oknih hkrati.
Pomoč: tipični meni za pomoč in reševanje težav, ki nastopijo pri uporabi.

Na zgornjih slikah imamo prikaz tipičnih padajočih menijev, ki so nekoliko drugačni od tistih v MS Wordu ali MS PP-u.

4. Prilagoditev Excela

Ker imamo ljudje različne potrebe je delovno okolje Microsoft Excel narejen tako, da jih lahko vsak uporabnik prilagodi svojim potrebam. Spremenite lahko položaj orodnih vrstic in vrstic menijev ter določite njihovo vsebino, določitev velikosti gumbov, določite načine odpiranja menijev, izdelate bližnjice…

4.1. Orodne vrstice:

Privzeti sta dve orodni vrstici, ki sta tudi prikazani na ekranu, ko odpremo program Excel. Ostale orodne vrstice, lahko vidimo desni gumb miške, ko se postavimo v vrstico menijev, izberemo meni “Pogled” nato “Orodne vrstice” in nato ukaz “po meri…” ali meni “Orodja” in ukaz “po meri…”.

Pogovorno okno “po meri…”: Označimo lahko celotno orodno vrstico ali celoten meni, ki vsebuje določene privzete ukaze. Lahko pa posamezen ukaz prenesemo v orodno vrstico ali meni. Ukaze najdemo pod zavihkom “Ukazi”, orodne vrstice pa pod zavihkom “Orodne vrstice”. V tem pogovornem oknu je tudi zavihek “Možnosti”, v katerem nastavimo velikost ikon v orodni vrstici in animacije menijev.

Izdelava nove orodne vrstice: V zavihku “Orodne vrstice” izberemo ukaz “Nova”, kjer novo orodno vrstico poimenujemo, nato odpremo zavihek “Ukazi”, kjer izberemo ukaze, ki jih želimo v tej vrstici.



Izdelava novega menija: Podobno kot pri izdelavi nove orodne vrstice izberemo zavihek “Ukazi” in na dnu levega seznama imamo ukaz “Nov meni”. Ko ga izberemo in ga prenesemo v vrstico menijev, ga je potrebno še napolniti z ukazi in vgrajenimi meniji, ki jih najdemo prav v zavihku “Ukazi”. Enostavno ga odnesemo z miško v menijsko vrstico.

5. Delo s podatki

Vnos podatkov

Pri vnosu podatkov lahko uporabljamo zunanji vir, podatke lahko vnašamo ročno neposredno v celice ali pa podatke vnašamo v celice s pomočjo vnosnih obrazcev. Kot zunanji vir nam lahko služijo druge excelove tabele, tabele iz drugih programov (QPW, Lotus, besedilne datoteke(ASCII), dBase, html dokumenti,..), ali tudi podatki dobljeni z računalniškimi merilniki (primer Vscope in podatki tipa *.vsd, ki so ASCII formata ). Pri tem je treba posebej določiti zajemanje podatkov iz datoteke, ki jo odpiramo.

Druga, najtežja oblika vnosa podatkov, je direktno ročno vpisovanje podatkov v za to določene celice.

Zadnja možnost pa je sicer nekoliko lažja oblika vnosa podatkov, ki pa je še vedno ročna – vnos s pomočjo vnosnih obrazcev ( izbereš celico kjerkoli v tabeli  Podatki/Obrazec). Vse kaj potrebujemo je označeno ime stolpca(vpisano v vrhnjo celico). Obrazec nato avtomatsko prebere imena stolpcev in jim dodeli vnosna polja. Vse še le zahteva vpis vrednosti, pri čemer več ni treba iskati kam kaj sodi.

Obdelava podatkov

V celico najprej vpišemo znak “ = ” nato pa zapišemo še matematično enačbo, kjer uporabimo sklicevanje na ostale celice in števila. Pri tem lahko uporabljamo dva načina naglaševanja celic: ABSOLUTNEGA in RELATIVNEGA. To dosežemo z vpisom znaka “ $ ”, ki nam tabelarično koordinato celice ohrani nespremenjeno pri kopiranju ali premikanju.

• Primer: v celico A3 vpišemo: =A1+A2 ter tako dobimo vsoto celic nad celico A3. To je primer relativnega naglašanja. Če celico kopiramo se bo samodejno spremenila tako, da bo zopet pomenila vsoto celic nad dano celico npr.: kopiramo v celico D8  funkcija se spremeni v =C6+C7.

• Naslednji način je pol-relavitno naglašanje, ko del naslova ohranimo, del pa se ga spreminja. Za enak primer si oglejmo: v A3 =A$1+A$2, zopet dobimo vsoto celic nad celico A3. Razlika se pokaže, ko celico kopiramo npr. zopet v D8. Tokrat pa se bo funkcija spremenila v: =B$1+B$2. Pritrdili smo torej pomen številk celic, ki se ne spreminjajo.
• Zadnji način pa je popolnoma absolutno naglašanje. In če zopet uporabimo isti primer: v celici A3 vpišemo =$A$1+$A$2, potem, kamorkoli bomo kopirali to funkcijo. Povsod bo rezultat vsota celic (A2+A3). Tokrat se torej ne spreminja nobena od tabelaričnih koordinat.

Absolutno naglašanje pride v poštev, ko imamo določene konstante, ki jih enostavno moramo imeti enake za celo tabelo in je vedno znova ne vpisujemo. Zato jo vpišemo v neko celico in jo lahko poljubno spreminjamo kot je potrebno. S tem nam ni potrebno iti popravljat npr. 500 celic.

• Matematične funkcije

V tem programu je preko 300 funkcij. Mi bomo opisali le nekatere zahtevnejše funkcije, ki jih uporabljamo pri delu s tabelami. Funkcije delimo v več zvrsti: matematične, statistične, finančne, inženirske, datumske, logične in druge. Danes spoznali nekaj matematičnih funkcij. Ker osnovne že poznamo, sem izbral nekoliko zapletenejše funkcije in ne vsakdanje primere.

Sama funkcija pove Excelu, kaj naj naredi z vrednostmi. Funkcija je torej zamenjava za operatorje, ki jih uporabljajo formule, posamezne funkcije pa lahko vsebujejo veliko število opreatorjev. Še več, operatorje vedno uporabi v pravem vrstnem redu.

Vrednostim v funkcijah pravimo argumenti. To je še eno ime za vrednosti, naslove celic ali besedilo, ki naj jih funkcija obdela. Argumenti so podatki, ki jih vpišete v funkcijo, ta pa iz njih izračuna rezultat.
Funkcije:
Ceiling(x;y) - zaokroži število x navzgor, na najbližje celo število ali mnogokratnik števila y.
Primer: Ceiling(3.41;0.05)=3.45

GCD(x₁;x₂;x₃;x_4;...) - vrne najmanjši skupni delitelj števil.
Primer: GCD(20,10,5)=5

MDETERM(x) - vrne determinanto matrike x
MINVERSE(x) - vrne obratno matriko matrike x
MMULT(x;y) - vrne produkt matrik x in y
MULTINOMIAL(x₁;x₂;x₃;x_4;...) - vrne kvocient med fakulteto vsorte argumentov in produktom fakultet posameznih argumentov.
MULTINOMIAL(x₁;x₂;x₃;)= MULTINOMIAL(x₁+x2+x3)!/(x₁!x2!x3!)
Power(x;y) - vrne število x na potenco y.
ROMAN(x;y) - Pretvori arabsko številko x v rimski zapis in ga posebej obravnava kot tekstovni podatek. Argument y določe obliko zapisa.
ROMEN(499;0)=“CDXCIX”
SERIESSUM(x;n;m;a) - vrne vsoto potenčne vrste na osnovi formule (FORMULA)
SUMIF(x;y;z) - vrne vsoto števil v celicah, ki ustrezajo določenim kriterijem. x je področje celic, kjer se preverja pogoj y, z pa je področje celic, ki ga bomo sešteli, če bo izpolnjen pogoj y.
SUMX2MY2(x;y) - Vrne vsoto razlik kvadratov istoležnih elementov dveh matrik x in y.
SUMX2PY2(x;y) - Vrne vsoto vsot kvadratov istoležnih elementov dveh matrik x in y.
SUMXMY2(x) - Vrne vsoto kvadratov razlik istoležnih elementov dveh matrik x in y.

• Prikaz podatkov

• Izdelava grafa

• Iskanje in sortiranje podatkov

Grafi nam povedo zelo veliko, vendar moramo imeti še nek način direktnega pregleda podatkov. Za to nam služita predsem dva načina dela: FILTRIRANJE in SORTIRANJE.

• Filtriranje uporabimo največkrat takrat, ko iščemo natanko določene podatke in lahko vse ostale zavržemo. Zato ima program vgrajene filtre ( označimo celico v tabeli  Podatki/Samodejni filter), ki si jih lahko prilagajamo ali pa vzamemo enega od že pripravljenih(Najvišjih 10, Vse, “vrednost ki je v stolpcu”, po meri,..). Pri uporabi filtra nam le-ta skrije vse podatke nepomembne za naše iskanje, vse pomembne pa prikaže. S tem ne izgubimo podatkov, le vidnih ni več toliko kot prej. Filter normalno izklopimo z še enkratno izbira orodja, s čimer ga izključimo.
• Sortiranje pa uporabljamo takrat, ko hočemo neke rezultate urediti po nekem kriteriju naraščanja ali padanja vrednosti(a-z, z- a, 1-.., ..-1). Pri tem ostane vidna celotna tabela, le spreminja se vrstni red vrstic glede na sortirano količino. Sortiranje vklopimo:  Podatki/Razvrsti. Odpre se pogovorno okno v katerem lahko nastavimo več kriterijev sortiranja hkrati, pri čemer lahko povsod določimo tudi kriterij naraščanje/padanje.

Podrobneje se boste v sortiranje in filtriranje podatkov poglobili pri naslednjem seminarju.

Izmenjava podatkov med Excelom in ostalimi programi

• Povezava med delovnimi listi

Zakaj potrebujemo povezave?

V takšnem primeru je mnogo bolj enostavno, če sprememba podatkov vpliva na podatke v vseh treh delovnih zvezkih. to dosežemo s povezavami med zvezki.

• Kopiranje in posebno lepljenje s pomočjo menija ukazi in ukazov “Kopiraj” in “Posebno lepljenje”.
• Podatke v enem zvezku lahko s formulami povežemo v drugi zvezek. Vpis formule npr. začnemo v drugem delovnem zvezku, vanjo pa s klikanjem celic v prvem delovnem zvezku vnesemo nove celice iz prvega zvezka.

• Izdelava seznama za skupno rabo!

• Prenos podatkov med Excelom in drugimi programi

Prenos podatkov med različnimi programi znostraj paketa Office, pa tudi med programi paketa Office in drugimi programi sistema Windows omogoča mehanizem, ki se imenuje “vstavljanje in povezovanje odjektov” ali “object linking and embedding”, krajše OLE. Ta mehanizem vse, kar prenašamo med programi, obravnava kot objekte. Povezovanje v večini primerov deluje s pomočjo že znanih ukazov “Kopiraj” in “Prilepi” oz. se uporablja ukaz “Posebno lepljenje”.

Imamo izvorni in ciljni program. Izvorni vsebuje podatke, ki jih prenašamo v drugi program. Kopijo objekta, ki leži v izvornem programu lahko obdelamo na dva načina.

• Podatke, ki jih prekopiramo v drug program, lahko določimo tako, da se ob spremembi izvornih podatkov spreminjajo tudi ciljni podatki. To imenujemo “z originalom povezan objekt”.
• Podatke, ki jih enostavno prekopiramo z ukazoma “Kopiraj” in “Prilepi”, se ob spremembi izvornih podatkov ne spremenijo. Takšno kopijo imenujemo “vstavljen objekt”.

Povezava s programom Microsoft Word: Povezavo med Excelom in Wordom uporabljamo takrat, ko želimo izdelati nalogo oz. poročilo, ki je sestavljeno iz tabel v Excelu in besedila v Wordu. Če imamo sestavek napisan bolj ko ne statično in spreminjamo samo določene datume, spreminjamo pa tabele, jih povežemo “z originalno povezanimi objekti”. Tako sprememba tabele vpliva na dokument v Wordu in s tem ne rabimo kopirati tabel neprestano v wordov dokument.

Povezava s programom Microsoft PowerPoint: Podobno je pri povezavi z ostalimi programi.

Povezava s programom Visio: prenos algoritmov poteka,…

Povezava s programom Origin: prenos podatkov meritev

Povezava s programom FrontPage: objavljanje tabel na internetu

Seveda lahko tudi druge dokumente povežemo z Excelom tako, da le te s posebnim lepljenjem kopiramo in prilepimo v Excelov delovni zvezek (kot predmet ali povezavo). Tako lahko prezentacijo prenesemo v to okno in predstavitev nadaljujemo tako, da ne potrebujemo PowerPoint programa.

Makro

Makro - posneto zaporedje opreacij (ukazov, pritiskov tipk in klikov gumbov), ki delujejo kot en ukaz in izvede vse tisto, kar smo posneli.

Makro je orodje, ki nam omogoča avtomatizacijo ponavljajočih se opravil in nalog. Makro ne more ponoviti naših misli, lahko pa ponovi zaporedje ukazov. Zato makroje uporabljamo, kadar pri delu s preglednicami v programu Excel (tudi v drugih Office - ovih programih) neprestano ponavljamo ene in iste opracije.

Makro ukaz posnamemo. Vsak klik ali pritisk na tipkovnici Excel spremlja, zapiše in shrani. Ko makro zaženemo, Excel ponovi vse klike in pritiske na tipkovnico natančno tako, kot smo jih posneli.

Kako izdelamo makro?
Makro preprosto posanemo.
Vklopimo snemaje makra, izvedemo postopek in izklopimo snemanje makra.
Ko želimo postopek operacij ponoviti enostavno zaženemo makro.
Naslovi celic pri snemanju makra so absolutni, seveda če jih drugače ne nastavimo. Slikica:

Primer: Snemaj makro in posnami nov makro...

Osebni zvezek z makri - lahko uporabljajo vsi delovni zvezki, ki so shranjeni in vsi, ki jih bomo na novo izdelali.

Ta delovni zvezek - makro se zapiše na svoj list in je viden samo v delovnem zvezku, kjer smo ga posneli.

Nov delovni zvezek - odpre nov delovni zvezek in vanj vpiše makro.

Urejanje makra

Sub Naredigraf()

'

' Naredigraf Makro

' Makro je dne: 16.4.00 posnel: Jaka

'

'

Range("A1:C4").Select

Charts.Add

ActiveChart.ChartType = xlXYScatterLinesNoMarkers

ActiveChart.SetSourceData Source:=Sheets("List1").Range("A1:C4"), PlotBy:=xlRows

ActiveChart.Location Where:=xlLocationAsObject, Name:="List1"

' ActiveChart.PlotBy:=xlRows

ActiveChart.ChartArea.Interior.Color = vbRed

End Sub