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La técnica de análisis de puestos es un método básico para la tecnificación de la administración de los recursos humanos en las empresas, ya que nos permite informar una serie de procesos y decisiones e iniciar otro tipo de estudios como la administración de salarios, la valuación de puestos, ser referente en el reclutamiento, la selección, la capacitación o los manuales administrativos, entre otros procesos.

El puesto de trabajo es una unidad básica y resulta evidente que a partir de su correcta definición y estructuración se estará iniciando la tecnificación de la administración de recursos humanos; siendo la unidad básica para la organización formal del trabajo y a través de este establece las divisiones, departamentos o secciones y se concretan las labores a nivel de cada puesto.

Los puestos nos sirven también para establecer la jerarquía, los ámbitos de decisión, los ámbitos de responsabilidades y las cadenas funcionales de comunicación formal.

Dependiendo de las funciones que se tengan que cubrir en cada puesto, se requerirán ciertas habilidades, estudios, experiencia e iniciativa, puesto que las condiciones de trabajo, la responsabilidad y el esfuerzo, variarían en cada caso. Por ello es importante examinar las características de cada puesto, a fin de establecer los requisitos necesarios para desempeñarlo con posibilidades de éxito; para esto, nada mejor que efectuar un análisis del mismo.

Dado que los puestos no existen aisladamente, es necesario estandarizar un procedimiento que conjunte a todos, con una base que permita establecer comparaciones y , de ahí, diferenciaciones; es decir, se requiere un patrón de cuya aplicación resulten datos comparables entre sí. Debe definirse con claridad que dicha técnica se refiere exclusivamente al puesto, sin importar quién lo ocupe, pues para apreciar los méritos de la persona titular del mismo, existen otras técnicas que veremos más adelante. La conveniencia de utilizar el análisis de puestos radica en el hecho de que por medio del mismo se satisfacen diferentes tipos de requisitos.

Objetivo

Estandarizar los requisitos de información básica necesaria para determinar las características reales que posee cada uno de los puestos, estableciendo las bases para integrar la información de estructuras ocupacionales del personal

Objetivos Específicos

Establecer y proporcionar la metodología que permita a las áreas de Administración y Finanzas a través de Recursos Humanos aplicar el análisis de puestos a todas las áreas de la organización
Contar con la información básica necesaria para evaluar cada uno de los puestos e integrar el catálogo respectivo.
Identificar las estructuras ocupacionales de cada una de las Coordinaciones y demás áreas que integra la organización
Establecer los lineamientos de organización y estructura ocupacional del personal de apoyo y asesoría de mandos medios y superiores de la Organización

Alcances y Beneficios

Definir y distribuir de manera eficiente las cargas de trabajo.
Fijar responsabilidades en la ejecución de las labores.
Facilitar la coordinación y organización de las actividades
Permitir a los servidores que tienen personal bajo su mando, exigir a cada trabajador lo que debe hacer y la forma de cómo hacerlo.
Proporcionar los requisitos que deben cumplir los aspirantes en el proceso de reclutamiento y selección de personal.
Determinar con precisión, las materias que deben contener los cursos de capacitación.
Colocar al trabajador en el puesto conforme a sus aptitudes y experiencia. Permitir al trabajador conocer lo que debe hacer, señalar sus responsabilidades e impedir que exista duplicidad de funciones.
Servir de fundamento para el sistema de sueldos.
Permitir calificar adecuadamente los méritos de los servidores públicos.

Terminología básica:

El uso de un lenguaje técnico adecuado es necesario para cualquier profesional. La administración empieza a tener su propia terminología y conviene trabajar al respecto a fin de utilizar denominaciones aceptadas que faciliten la comunicación:

Análisis: Método lógico que consiste en separar las diversas partes integrantes de un todo, con el fin de estudiar en forma independiente cada una de ellas así como de las diversas relaciones que existen entre las mismas. Así pues, el análisis de puesto es un método cuya finalidad estriba en determinar las actividades que se realizan en el mismo, los requisitos (conocimientos, experiencias, habilidades, etc.) que debe satisfacer la persona que va a desempeñarlo con éxito y las condiciones ambientales que privan en el sistema donde se encuentra enclavado.

Descripción de puestos: Forma escrita en que se consignan las funciones que deberán realizarse en un puesto; esta se puede presentar en forma genérica y analítica.

Descripción genérica: Breve explicación de la actividad más característica del puesto, que sirva para definirlo, sin entrar en detalles innecesarios y considerando su función como un todo.

Descripción analítica: Descripción detallada de las funciones que se deben realizar en el puesto; su agrupación o clasificación puede hacerse de acuerdo a criterios de importancia, frecuencia, cronología, etc.

Puesto: Conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones que integran una unidad de trabajo específica e impersonal.

Categoría: Jerárquica que corresponde al puesto dentro de los niveles establecidos en la estructura de la organización.

Requerimientos: Relación de los requisitos que deberá satisfacer la persona que ocupe el puesto; normalmente estos se encuentran ordenados de acuerdo a una serie de factores.

Denominación del puesto: Término con el que se conoce el cargo. Es recomendable que sea de corta extensión, si es posible una sola palabra que exprese la característica esencial del mismo.

Clasificación de los puestos: Es la agrupación ordenada que se hace de las posiciones de acuerdo a diferentes criterios; por ejemplo, de acuerdo con la naturaleza de sus funciones; con su jerarquía; con características jurídicas, etc.

Ocupación: Familia de puestos semejantes; por ejemplo, mecanógrafa, archivista, auxiliar de contabilidad, etc. Se clasifican dentro de las “ocupaciones de oficina”. El troqueleador, el prensista, el fresador, etc., se clasifican dentro de “obreros” y así sucesivamente.

Obtención de información para el análisis de puestos

Antes de estudiar cada puesto, los analistas estudian la organización, sus objetivos, sus características, sus insumos (personal, materiales y procedimientos) y los productos o servicios que brinda a la comunidad. Estudian también los informes que generan varias fuentes como: la misma empresa, otras entidades del ramo, informes oficiales. Provistos de un panorama general sobre la organización y su desempeño, se realizan los siguientes pasos:

Fijación de los objetivos: Amplitud, enfoque, cobertura, etc., ya que dependiendo de los objetivos que se pretendan se podrá diseñar el análisis y en general toda la acción.

Determinación del método a utilizar. Por lo que se refiere a la recopilación de la información, esta se puede capturar mediante diferentes formas:

Desarrollo del cuestionario. Tiene como objetivo la identificación de labores, responsabilidades, conocimientos, habilidades y niveles de desempeño necesarios en un puesto específico.

Identificación y actualización: se procede primero a identificar el puesto que se describirá más adelante, así como la fecha en que se elaboró la última descripción. Es preciso verificar esta información para no utilizar datos atrasados y no aplicar la información a otro puesto.

Deberes y responsabilidades: muchos formatos especifican el propósito del puesto y la manera en que se lleva a cabo. Esto proporciona una rápida descripción de las labores. Los deberes y responsabilidades específicos permiten conocer a fondo las labores desempeñadas.

Aptitudes humanas y condiciones de trabajo: describe los conocimientos, habilidades, requisitos académicos, experiencia y otros factores necesarios para la persona que desempeñará el puesto. Es vital para proceder a llenar una vacante o efectuar una promoción. Asimismo, permite la planeación de programas de capacitación específica.

Niveles de desempeño: en el caso de muchas funciones industriales, suelen fijarse niveles mínimos normales y máximos de rendimiento. Se deberá recurrir en muchas ocasiones a la ayuda de los supervisores o los ingenieros industriales que resulte procedente para determinar dichos niveles.

Entrevistas: el analista visita personalmente al sujeto que puede proporcionarle información relevante sobre algún puesto. Puede basarse en un cuestionario general, al cual pueden agregársele preguntas que abarquen las variantes concretas que presente el puesto. Este sistema ofrece máxima confiabilidad, pero tiene un alto costo: suele entrevistarse tanto a personas que desempeñan el puesto como a sus supervisores (que se entrevistan después. A fin de verificar la información proporcionada por el empleado).

Comités de expertos: aunque igualmente costoso y lento, el método de recabar la opinión de un grupo de expertos reunidos ex profeso para analizar un puesto permite un alto grado de confiabilidad. Es especialmente útil cuando el puesto evaluado es de importancia vital y es desempeñado por numerosas personas.

Bitácora del empleado: una verificación del registro de las actividades diarias del empleado, según las consigna él mismo en un cuaderno, ficha o bitácora de actividades diaria, constituye otra alternativa para la obtención de información. La verificación de estas bitácoras no es una alternativa común para obtener información sobre un puesto, porque significan una inversión en términos considerables de tiempo.

Observación directa: este método resulta lento, costoso y más susceptible de conducir a errores. Es aconsejable dejar este campo al ingeniero de tiempos y movimientos. Salvo casos excepcionales, no es recomendable para el análisis de ningún puesto.

El método ideal: flexibilidad en los procedimientos y sentido común.

Procedimiento

La Dirección de la organización aprueba la metodología de trabajo
Las áreas involucradas reciben y analizan la metodología para análisis de puestos; deberá transmitir a los titulares de cada una de las áreas la necesidad de aplicar la metodología, para que a su vez concienticen al personal para facilitar a los analistas la información que se requiera para el análisis de puestos.
Nombra al personal responsable para la aplicación de análisis y valuación de puestos.
Se proporciona capacitación al personal que designen las áreas para aplicar la metodología de análisis y valuación de puestos.
El analista de recursos humanos deberá realizar la clasificación de puestos “tipo”, ya que suele suceder que un mismo puesto sea conocido con nombres diferentes y realicen un mismo trabajo; a veces por el contrario, el mismo título se aplica a puestos que realizan labores muy diversas; así mismo, deberá preparar un cronograma de actividades para aplicar los cuestionarios (se recomienda que sea por área de trabajo).
Procede a la aplicación de cuestionarios para recopilar la información para lo cual deberá:
a. Recabar todos los datos necesarios con integridad y precisión.
b. Separar los elementos objetivos que constituyen el trabajo de los subjetivos que debe poseer el trabajador.
c. Para ello aplicará el método de la observación directa y la información del trabajador.
El personal a quien se le aplique el cuestionario deberá de proporcionar la información requerida complementándola con explicaciones sobre sus labores y la forma de realizarlas.
Revisa, analiza y ordena de manera lógica la información obtenida.
El analista deberá someter a la consideración del jefe inmediato la información obtenida del cuestionario para su validación
Una vez obtenida la validación de información, el analista deberá a proceder a elaborar la cédula de descripción de puestos y valuación.
La Dirección de la organización recibe la información la analiza y aprueba las cédulas correspondientes.
A través de las áreas de recursos humanos realizan la homologación de puestos y obtienen el visto bueno de los jefes inmediatos.
El área de finanzas elabora tabulador por niveles salariales.