ASIGNATURA: PLANIFICACION
Resumen Trabajo 1: Unidad 1 - Planificación
Autor: Ricardo Ponte G.
A lo largo de la historia del hombre, las personas han siempre
intentado lograr actividades con propósito específico y dentro de este esfuerzo
alguna clase de planificación siempre ha tenido lugar. En la era
moderna, la antigua Unión Soviética fue la primera nación en concebir un
Plan Económico para lograr crecimiento y desarrollo. Luego de
Las perspectivas de planificación se desarrollaron como respuesta a necesidades que surgen internamente o que afectan a las organizaciones desde afuera. Durante los años 160 y 1950 el factor predominante del ambiente económico era crecimiento, y los procesos de planificación durante ese tiempo fueron impulsadas por el deseo en descubrir y explotar oportunidades empresariales. Planificación descentralizada estaba a la orden del día. La elite gerencial concentraba sus intereses en la revisión de propuestas de inversión importantes y en las aprobaciones del presupuesto operacional del año fiscal próximo. Los planes corporativos de largo plazo ocasionalmente fueron agrupados, pero por simple ejercicio de extrapolación; rara vez se utilizaba esa información para tomar decisiones estratégicas.
Estas perspectivas de planificar cambian en 1970.
Con los costos de la energía cuadruplicados y la repentina aparición de
competidores cada nuevo trimestre, mezclado con la aguda recensión y reportes
de inminente crisis económica, las compañías se vieron rodeadas de nuevas
necesidades. Como reflejo de estas recientes necesidades y
preocupaciones, un proceso de control de recursos mucho mas centralizado
penetra en los cimientos de la planificación. Clasificación de
ganadores y perdedores, establecimiento de prioridades y conservación de
capital se convirtieron ahora el nombre del juego. Una nueva era de
planificación estratégica amanece sobre
El valor que se le da a la planificación estratégica es virtualmente inobjetable en el mundo de los negocios de hoy. Una mayoría contundente de las firmas de Fortune 1000 en los EEUU, por ejemplo, tienen ahora ejecutivos responsables por ser punta de lanza en los esfuerzos de planificación estratégica.
La planificación en las corporaciones emerge como una
actividad importante en los años 60. Varios estudios efectuados en esa
época demuestran que las compañías mostraban especial interés e importancia a
planificar. Una encuesta de Comité Conferencial
a 420 firmas, por ejemplo, revelo que el 85% había formalizado actividades en
planificación. Una encuesta en 1983 por Coopers
& Lybrant, Yankelovich,
Skelly y White confirmo el
rol central que jugaba la planificación y quien la ejerce (planificador) en el
manejo de los mas grandes negocios. Aunque la importancia de la
planificación ha sido reconocida por buen tiempo, los ejecutivos entrevistados
en 1983 indicaban que Planificar se estaba convirtiendo en algo mucho mas importante y estaba recibiendo gran atención. En
1991, McDonald’s realiza un estudio que muestra la
planificación de mercadeo como una practica común en cualquier tipo de empresa,
grandes y chicas, y hay un gran acuerdo en los beneficios asociados a
planificar. Una encuesta de 1996 por
Planificación es esencialmente un proceso dirigido hacia las decisiones de hoy con el mañana en mente. Es un medio de preparar decisiones futuras para que se ejecuten con rápidamente, económicamente y con el mínimo de interrupción al negocio como sea posible 1.
Planificar es prever y decidir hoy las acciones que nos pueden llevar desde el presente hasta un futuro deseable. No se trata de predicciones acerca del futuro sino de tomar decisiones pertinentes para que ese futuro ocurra 2.
En un sentido muy general, el plan es una declaración de cómo uno intenta reaccionar a los constantes cambios en el ambiente de negocios en el que uno opera y lograr las metas y objetivos que se tienen en mente. Aun más importante, este proceso puede ayudar en detectar ventajas competitivas de nuestras operaciones individuales y ayudar a divisar estrategias y tácticas especificas para capitalizar sobre esas ventajas 3.
Aunque existen tantas definiciones de Planificación como escritores sobre el tema existen, el énfasis sobre el futuro resulta un común denominador en toda la teoría sobre planificación. Sin embargo en la práctica, diferentes significados se le atribuyen a l marco teórico de planear.
Una distinción debe hacerse entre planificar y pronosticar. Un pronóstico considera cambios futuros en áreas de importancia para la compañía e intenta evaluar el impacto de esos cambios en las operaciones de la empresa. Planificar se encarga a partir de ese momento es establecer objetivos y metas para desarrollar una estrategia.
III.- REQUISITOS PARA UNA EXITOSA PLANIFICACION.
Hay una serie de arreglos necesarios para hacer operativo el proceso de planificación. El Boston Consulting Group muestra los siguientes inquietudes para una planificación efectiva:
i. Hay una cuestión de actitud, que puede afectar el grado en el que puntos de vistas profesionales y funcionales, versus necesidades corporativas, dominan el trabajo de planificar.
ii. Hay un asunto de hasta que punto los miembros gerenciales están involucrados. Quien debe participar y hasta donde?
iii. Hay el problema en determinar que parte del trabajo de planificar debería lograrse a través de un esfuerzo mancomunado y de cómo lograr la colaboración efectiva entre los participantes del proceso de planificación.
iv. Hay una asunto de incentivos, de hacer que el proceso de planificación sea una actividad gerencial apropiadamente enfatizada y recompensada
v. Hay la cuestión de cómo proveer la coordinación de personal para la planificación, lo que trae consigo el asunto de cómo debería ser usado una unidad de planificación dentro de la organización.
vi. Y esta el rol del CEO (Chief Executive Officer) en el proceso de planificación. Cual debería ser?
IV.- BENEFICIOS ATRIBUIBLES AL HÁBITO DE PLANIFICAR.
i. Planificar conduce a posiciones mucho mejores y estables para la organización
ii. Planificar ayuda al progreso de la organización por vías a las que la gerencia considera mas adecuadas.
iii. La planificación ayuda a cada gerente en pensar, decidir y actuar más eficientemente y progresar en la dirección deseada.
iv. Planificar ayuda a mantener la organización mas flexible.
v. Planificar estimula una aproximación a los problemas de la corporación de forma más cooperativa, integrada y entusiasta.
vi. La planificación le indica al gerente como evaluar y hacer seguimiento del progreso sobre los objetivos planteados.
vii. Planificar direcciona hacia resultados sociales y económicos muy útiles. 4
Dado que las difíciles decisiones gerenciales deben tomarse casi a diario, el proceso de planificación proporciona estructura e información para asistir a la toma de decisiones. El proceso conduce a un amplio conocimiento de todos los aspectos del negocio, especialmente en las necesidades financieras y las interacciones asociadas. Un producto de este proceso es el conjunto de referencias que se logran (financieras, de producción, etc.) para ser usadas en futuras comparaciones y monitorización de progreso. Planificar proporciona un enlace entre metas a corto y largo plazo, ayuda en vincular actividades específicas con objetivos, identifica las restricciones de recursos y compromisos, y resume los rendimientos esperados. Planificar facilita el poner a prueba las ideas escritas sobre papel antes de la implementación, ayudando a construir confianza antes de avanzar y tomar ventaja de las oportunidades. Gerentes tienden a sentir mas control cuando son preactivos que reactivos. La percepción de la mayoría de las personas sobre sus negocios es imprecisa en algunos de los aspectos importantes. Estas imprecisiones pueden ser descubiertas a muy bajo costo con la implementación de planes de negocio, por lo que un plan bien pensado puede mejorar las probabilidades de éxito. 5
V.- PLANIFICAR: SUS FILOSOFIAS 6.
En un análisis de las tres diferentes filosofías de planificación, Ackoff estableció las distinciones/etiquetas: adaptación, optimación, satisfacción. Planificar sobre las bases de una filosofía de satisfacción direcciona el proceso hacia objetivos fácilmente alcanzables y moldea los esfuerzos de planificación acorde a ello. Este tipo de planificación requiere establecer metas y objetivos que son “suficientemente altos” pero no “tan altos como se pueda”. El planificador satisfaciente divisa solo una vía factible y aceptable de lograr objetivos, la que podría ser no la mejor manera de hacerlo. Bajo el amparo de una filosofía satisfaciente, las confrontaciones producto de fallas en el programa se diluyen con politiquismo, minimizando los cambios y aceptando fallos en el desempeño como hechos inevitables.
La filosofía de optimación fundamenta los programas y planes en la investigación de operaciones. El planificador de optimación busca modelar varios aspectos de la organización y definirlas como funciones objetivas. Los esfuerzos son orientados a maximizar (o minimizar) esa funciones objetiva, sujeta a restricciones impuestas por la gerencia o forzada por el ambiente. Por ejemplo, un objetivo podría ser el de obtener la mayor acción del mercado posible. Luego se planifica intensamente para identificar las variables que afectan el mercado de acciones: elasticidad de precios, capacidad de la planta, comportamiento de la competencia, estado del producto en su ciclo de vida, etc. EL efecto de cada variable es reducida a las limitaciones del mercado de acciones. Luego se ejecuta un análisis para encontrar el más optimo mercado de acciones a la vista.
A diferencia del planificador satisfaciente, el último descrito se esfuerza con modelos matemáticos en encontrar la mejor forma de lograr metas y objetivos. El éxito de un planificador de optimización depende de un par de aspectos:
i. La exactitud con la que el modelo muestra la situación subyacente
ii. La calidad de soluciones que puede lograr encontrar con el modelo una vez construido.
Planificar con bases en una filosofía de adaptación es una aproximación ciertamente innovadora y no constituye una muy popular práctica. Para lograr comprender la naturaleza de este tipo de planificación, debemos compararla con la planificación de optimación. En optimación, el contenido y efecto de las variables significativas se sobreentienden. Dadas estas variables, se hace el mayor esfuerzo por alcanzar el resultado óptimo. Con una aproximación adaptativa, los planes y programas se emplean para provocar cambios en las propias relaciones subyacentes y por efecto directo, lograr construir el futuro deseado. Por relaciones subyacentes se entiende como: el ambiente organizacional interno y externo y la dinámica del valor adquirido por los actores en estos ambientes (por ejemplo, como los valores se relacionan con las necesidades y la satisfacción de necesidades, como los cambios producen cambios en valores y como son producidos los cambios en necesidades.)
VI.- PLANIFICACION: TIPOS & CLASIFICACION 7.
El termino “Plan” puede tener diferentes significados en diferentes situaciones. Desde el punto de vista gerencial, hay un número de componentes distintos a los que individualmente se les refiere como “planes”. Planes Operacionales generalmente describen el como lograr objetivos y metas muy especificas en un tiempo determinado algo corto (año en curso, por ejemplo). Estos planes son de naturaleza muy “táctica”, lo que significa que se describen los paso-a-paso para objetivos muy específicos en un ámbito de acción que podría llegar a ser hasta diario. Planes Financieros ayudan a evaluar la actual situación financiera y el potencial de desempeño financiero futuro. Planes de Mercadeo asisten en puntualizar donde esta la organización hoy día en el mundo de mercados y formaliza la gerencia/gestión de riesgos. Estos planes Financieros y de Mercado podrían tener un componente táctico, pero pueden ser también de naturaleza “estratégica”. La planificación Estratégica centra su atención a largo plazo (históricamente esto se traduce en 5-10 años). Muchos autores convergen en la idea de acortar este horizonte de tiempo debido a los cambios rápidos que ocurren en la industria.
La planificación estratégica hace uso del conocido SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Tretas), FODA en español (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) para ayudar a gerentes prepararse para el futuro, evaluar cambios significativos o considerar oportunidades de inversión de valor añadido. Factores internos son vistos como Fortalezas o Debilidades, mientras que factores externos son bien Oportunidades o Amenazas. Determinadas estrategias son concebidas en respuesta a cada uno de los factores que caen dentro de los 4 cuadrantes SWOT-FODA
VII.- CONCLUSIONES:
Aunque suene algo redundante y circular, uno de los principales beneficios del proceso de planificación resulta ser la adquisición de experiencia derivada de planificación. Todos los pensamientos que nacen y desarrollan dentro de este proceso puede forzar a los dueños y gerentes en pensar con precisión acentuada, llevándolos a gerenciar más efectivamente. En síntesis, el plan per se no llega a ser tan importante como el proceso de planificación.
Mientras que muchos gerentes exitosos asumen una posición informal a la hora de planificar, un plan de negocios formal y escrito tiene ventajas notables. Frecuentemente, cuando el escenario económico se torna difícil, el estrés podría diezmar las habilidades del gerente en tomar buenas decisiones. Los planes escritos esbozan metas, métodos para lograrlas, describe de qué trata el negocio, como se hace y quien lo hace. Preguntas relacionadas al donde, porque, y cuando también son expuestas.
No hay un mejor momento para comenzar las actividades de planificación dentro de una organización. Previo al desarrollo de un sistema de planificación, la organización deberá establecer cimientos muy fuertes y estables sobre el asunto. El CEO (Chief Executive Officer) debe ser el principal participante, punta de lanza en el trabajo de planificar. La estructura que se desarrolle deberá estar en sintonía con la empresa y sus ejecutivos. Quien se encarga de planificar deberá consolidar manuales donde se despliegue información, formatos y horarios para cumplir con tareas determinadas. Una vez cumplido lo anterior, la organización tendrá base estable para iniciar el proceso.
Definitivamente, la actividad de planificar no deberá ser desplazada hasta el momento en que la organización sumerja en problemas. Forzar este proceso a través de la crisis podría empeorar la situación actual, ya que los esfuerzos de planificar inicialmente tienden a retar el patrón de comportamiento convencional y tradicional en la toma de decisiones. La compañía que enfrente una situación de sobre vivencia debería concentrarse en aliviar la crisis actual. Aun así, no debería caber la menor duda que Planificar resulta ser la mejor vía para evitar momentos complejos-negativos y pobre desempeño.
NOTAS:
1 Subhash C. Jain. PhD “Marketing, Planning and Strategy” 6th Edition. South Western Educational Publishing (September 16, 1999): Pag 5.
2 Cairo Huaringa, Javier “Planificación Estratégica”. II Parte Planificación Empresarial: pag. 57
3
Jones Rodney,
“Fundamentals of Strategic and Tactical Business Planning”.
4 Subhash C. Jain. PhD “Marketing, Planning and Strategy” 6th Edition. South Western Educational Publishing (September 16, 1999): Pag 3.
5 Cairo Huaringa, Javier “Planificación Estratégica”. II Parte Planificación Empresarial: pag. 5
6
Subhash C. Jain. PhD “Marketing, Planning and
Strategy” 6th Edition. South Western Educational
Publishing (September 16, 1999): Pag 7.
7
Jones Rodney,
“Fundamentals of Strategic and Tactical Business Planning”.
Bibliografía:
· Subhash C. Jain. PhD “Marketing, Planning and Strategy” 6th Edition. South Western Educational Publishing (September 16, 1999)
· Cairo Huaringa,
Javier “Planificación Estratégica”. II Parte Planificación Empresarial. Huncayo Perú (2003).
·
Jones Rodney, “Fundamentals of Strategic and Tactical Business
Planning”.