Universidad de Concepcin
Facultad de Ingeniera
D.I.I.C.C.






GESTIN INFORMTICA

Tarea 2:
Plan informtico
"Farmacia 21 de Mayo"







Profesora: Claudia Jimnez
Alumno: Rodrigo Hunrichse M.


Concepcin, Junio 1999.



Introduccin
	Este trabajo nos muestar un anlisis de una empresa familiar, vista incluso por dentro, desde un punto de vista de los Sistemas de Informacin y Tecnologas de Informacin, de modo de proponer algunos proyectos a realizar para mejorar los procesos, describirlos de acuerdo a espectos tcnicos y de negocio, incluyendo estimaciones de tiempo y costos, y esperar alguna evaluacin del Comit de SI/TI. De los proyectos aprobados, recomendar su planificacin de actividades.


Historia:
Farmacia 21 de Mayo.
	Nace en el sector Puchacay, en Concepcin, Chile, en 1976.
	Se traslada a la Poblacin Lorenzo Arenas Olivo porque se muda la familia all. A un sector privilegiado por estar en una esquina frente a calle de paso intercomunal. El terreno es arrendado a mdico precio, es de un amigo de la familia. Su duea es la Qumico-farmacutica Pabla Molina Cruz.

	Slo contadas ocasiones tuvo dependientes, aunque actual e histricamente ha sido atendida tambin por familiares cercanos:su marido (Fidel Hunrichse Gonzlez) e hijos se quedan solos atendindola.

	Su horario es de 9 a 23 horas, aunque suele cerrar de 14 a 16 horas de lunes a sbados. Algunos domingos les toca "Turno", significa que deben abrir, en el mismo horario mencionado.
	Cabe sealar que en Lorenzo Arenas hubo hasta cuatro farmacias en 7 cuadras de Avenida 21 de Mayo, actualmente tres (dos cerraron), para una poblacin de unos 25 mil habitantes entre Lorenzo Arenas, Laguna Redonda, Gabriela Mistral, Juan Pablo Segundo y Miraflores.

Descripcin de la situacin actual:

	La empresa se encuentra en la Fase 1 de evolucin.
	Se identificaron tres Departamentos, aunque los integrantes sean prcticamente los mismos: Departamento de Ventas, de Compras y Contabilidad.

Departamento de Ventas:
	Lamentablemente no todos los productos estn rotulados con el precio, y no es fcil encontrarlos... excepto para la duea, que no informa por escrito o totalmente ni los precios ni las locaciones.
	Desde hace unos aos, la Farmacia tiene una "sucursal" en Dichato, ya que la familia tiene un Bazar en dicha localidad, y puesto que all no hay farmacia, se tiene una seccin especial con perfumera. 
	La familia se mud a la casa junto a la Farmacia, comunicada internamente, por o que sirve de Farmacia de emergencia a los vecinos que conocen el secreto de que pueden golpear la puerta de la casa (que abre hacia afuera) para solicitar productos.
	Se da boleta y a veces factura. Hay convenios con tarjetas de crdito e instituciones.
	La familia tambin consume productos de la Farmacia, y los ingresos. Entre la Framacia y el Bazar hay intercambio de productos (sin gua de trnsito, que es listado de productos intercambiados).
	La farmacia tambin ofrece servicios adicionales, como confitera, regalos, perfumera, fotocopiado, envo y recepcin de faxes, 3 telfonos pblicos, test de embarazo, consultas telefnicas, veterinaria, etc.
	La Farmacia compre tambin en distribuidoras los artculos de librera, perfumera, confitera, regalos, etc. generalmente en persona o por telfono, y ocasionalmente con vendedores que la visitan.
	Para transportes la familia tiene una camioneta pick-up doble cabina y un automvil modificado como camioneta.
	El Bazar es atendido por Don Fidel, lunes amircoles y viernes a domingo, viajando irregularmente a Lorenzo Arenas a buscar y/o dejar mercaderas, ganacias y "encargos" (peticiones insatisfechas de productos).
	Las cuentas de los telfonos (incluye dos celulares PCS) llegan juntas, con convenio carrier larga distancia.
	Antes, los aparatos telefnicos eran domiciliarios, y se prestaban, pero haba que medir el tiempo al ojo o con cronmetro o reloj de arena, y haba que fijarse que no llamaran larga distancia (marcando primero 0 o 1 o 6 o 7 u 8), o de nuevo, que pagaran realmente, avisarles que se psaron en el tiempo, etc. No se contaban los ingresos por llamados locales (la familia tambin los usa sin registro), aunque s de los de larga distancia discado directo. Actualmente los telfonos son automticos con monedas y programables (bloqueables). No sempre se lleva la cuenta del dinero, pero hay (si se quiere) cuenta de ellos.
	El convenio reduce los costos un 70% del valor de referencia en llamadas larga distancia nacional por el carrier contratado.
	Haba convenio con la Escuela Marina de Chile y el Consultorio para sacar fotocopias a pagar despus... pero no se llevaba localmente registro de ellas. No sigue vigente el convenio.

Departamento de Contabilidad
	Doa Pabla y Don Fidel se hacen imposiciones.
	La farmacia y el Bazar tributan juntos y hacen uso de un contador (ahijado) estudiante de auditora.
	El matrimonio cuenta con cuentas corrientes bipersonal y particular de Don Fidel, tarjeta de cajero automtico y chequeras, y sobregiro.
	A veces se piden prstamos bancarios, o a la Cooperativa, o a financieras.
	Las cuentas se ordenan a mano por orden cronolgico en su orden de pago. Suelen perderse algunas cuentas, o mal ordenarse. Se suele pagar con cheque a 30, 60 o 90 das o al contado.

Departamento de Adquisiciones:
	La compra de productos depende del tipo de producto:
	Frmacos: con vendedores de los laboratorios, quienes visitan la farmacia informando de nuevos productos, ofertas (por cantidad u ocasin), noticias y copuchas.
Al vendedor se le paga por varios mtodos, generalmente con cheque, y la distribucin es por "pedidos" que llegan dentro de la semana, con factura en papel.
	Tambin se compra directamente a las distribuidoras (laboratorios), por telfono o fax.
	La informacin acerca de productos, composicin, laboratorios, precios, prescripciones, posologa (dosis por tipo de paciente), contraindicaciones, etc. se puede obtener en publicaciones peridicas especializadas, medios de comunicacin (revistas, diarios, TV, etc.), y tambin se distribuyen en diskette.
	Los precios son ms difciles de obtener, porque se rebaja por cantidades, tipos de cliente, convenios de publicidad, etc. Las farmacias "de barrio" no reciben grandes descuentos, y los precios suelen ser  efmeros.
	El precio al pblico es una ecuacin simple:
precio de costo por unidad * factor de venta = precio de venta



Juicio crtico de las TI/SI:
Aspectos tecnolgicos:
El ordenamiento, priorizacin y clculo manuales necesitan un tiempo adicional despus del hecho (la compra o venta). Sera conveniente hacerlo en el momento de realizarse la transaccin, o al momento de almacenarse, de modo de poder automatizarse (se gana en tiempo, exactitud y simplicidad). La seora Pabla le dijo a Rodrigo "nunca me voy a comprar un computador".

Aspectos de negocios:
No hay muchas interrelaciones que se registren: el total de Ventas se usa para Contabilidad, al igual que las facturas o boletas de Compras. Se puede automatizar. El sistema actual es semi-eficiente, la automatizacin mejorara la situacin.

Rendimientos:
En tiempo: lento
En exactitud: alto.
Volmenes y frecuencias:
Creciente, dos talonarios de boletas al mes, 1 reporte a contabilidad al mes, 40 pginas de facturas.
Ventas: -clasificado-
Adquisiciones: 1 paquete al da (en promedio 2 Kg.)
Grado de soporte subsistema- funcin de negocio:
90%, ineficiencias por prdidas o desorden.
Grado de conveniencia que las estructuras de datos actuales suponen en el desempeo de cada funcin y proceso:
30%. Hay funciones implementables que convienen ms que las actuales, o a la inexistencia de ellas.
Puntos fuertes y dbiles de cada subsistema
Fuertes: telfono casi totalmente automatizado, contactos, experiencia de la seora Pabla.
Dbiles: uno de los telfonos es distinto de operar, la gente no lo prefiere, falta de bodegas, desorden en general, mucha dependencia del negocio con la Seora Pabla.
reas de mejora, que a juicio de los usuarios, tienen ms necesidad de ser atacadas, cmo y porqu.
Horarios ms fijos, a veces est cerrado pero es horario de apertura, Cmo? fijando el horario, Por qu? porque uno no se pierde el viaje, puede confiar que est abierto.
No tienen todos los remedios que uno quiere. cmo? teniendo ms variedad. por qu? porque uno no se pierde el viaje, puede ser una emergencia.
Es ms caro que en el centro. cmo? comprando al por mayor o de otro laboratorio. por qu? porque sino uno va al centro a comprar los remedios ms caros.
No se vende por menos cantidad (menos que una caja o un sobre, antes s se venda).cmo? dividiendo las cajas o sobres por qu? porque uno no necesita tanto a veces (deja el tratamiento) o es muy caro (*)
(*): Se ha decidido no subdividir los medicamentos por problemas de simplicidad. Si se automatiza podra re-plantearse. No hay un proyecto al respecto.


Proyectos existentes y propuestos a mediano plazo
(Slo se evaluarn los que tiene que ver con SI/TI)

Pre-existentes:
instalar un invernadero de rosas de corte
adquirir un terreno en Dichato (o en otro lugar)
hacer guas de trnsito
registrar las ventas diarias, gastos del negocio y gastos de la casa.

Proyectos propuestos
Compra de un computador y software de administracin.
rotulado y clculo de precios al consumidor.
lector/ impresor de cdigos de barras, asignacin y unificacin de cdigos con los proveedores.
compra de mquina registradora o P.O.S. (Point of sale) para registro exacto de las entradas o ventas.
registro de las salidas.
delegacin de funciones y estandarizacin de procedimientos.
evaluacin peridica de secciones (productos por temporadas)
habilitacin de bodegas.
pago automtico de cuentas (luz, agua, patentes, derechos de recoleccin de basuras, telfono, etc.)
automatizacin de tareas administrativas: flujo de caja, clculo de impuestos, pago de cuentas, etc.
recepcin electrnica de listas de precios, de distintos proveedores ojal. (Las listas expiran inmediatamente).
compras al por mayor.
diversificacin evaluada peridicamente: nuevos productos, encuestas, convenios a corto plazo, oferta anticipada de productos y servicios, etc.
Publicidad: captacin de nuevos clientes, mayor informacin
autoservicio (fotocopiadora, expendedores automticos, por ejemplo de preservativos).
Ampliacin: la farmacia puede tomar ms rea del frente, aprovechando el valor comercial de la esquina y la calle principal, habilitacin del frente como estacionamiento, sealizacin y protecciones peatonales.
Mejoramiento de imagen: mayor limpieza, superficies fcilmente limpiables, cierre de estanteras, etc. mejora de terminaciones!
Abrir o mejorar canales de comunicacin con distribuidores, clientes, y negocios similares, a travs de fichas, carpetas, historial, etc.
Explicitacin de estrategias, polticas, normas, etc. a plazos bien delimitados.
creacin/ ampliacin de alternativas en caso de necesitarlas, como telfonos alternativos, direcciones, intermediarios, fuentes de poder (UPSs, generadores, pilas, velas, etc.), llaves, entradas, personal ayudante, repuestos, cerraduras extra, seguros, alarmas, choferes, sobregiros bancarios, abogados, contadores, estacionamientos, traductores, acceso para discapacitados, entrenamiento en primeros auxilios, manejo de imprevistos,  tarjetas de crdito, nmeros de emergencia, cortafuegos, pararrayos, en largo etctera para cosas crticas y valiosas.

Estrategias de negocio
	Durante este trabajo se han explicitado las estrategias de negocio:
comprar sin intermediarios
preferir comprar a quienes den ms plazo
estar pendiente de comprar mercadera vendible antes que se acabe.
diversificacin de rubros.


Priorizacin, aspectos de tcnicos y de negocio, estimacin de tiempos y costos, evaluacin.

Al comit de TI/SI se le han propuesto los proyectos relacionados con la informacin, los que ha aprobado o rechazado.
Compra de un computador y software de administracin.
aspectos tcnicos: SW eficiente, compatibilidad con otros proyectos, amistoso- fcil de usar y claro de entender, respaldable, validador de entradas, escalable, y2k-compatible.
aspectos de negocio:barato, eficiente (relacin rendimiento tiempo vs. trabajo vs. costo), mantenible con poca capacitacin.
estimacin de tiempo: 1 mes.
estimacin de costos: 600 000 $
prioridad: cero
evaluacin: rechazada
rotulado y clculo de precios al consumidor.
aspectos tcnicos:el precio es variable, re-etiquetar es ineficiente, ojal sea automtico, con nombre y precio.
aspectos de negocio: es ideal que todos los productos estn rotulados
estimacin de tiempo: 1 mes.
estimacin de costos: 0 a 300 000 $
prioridad: media
lector/ impresor de cdigos de barras, asignacin y unificacin de cdigos con los proveedores.
aspectos tcnicos: TODOS los medicamentos tienen cdigo de barras, se entregan electrnicamente tambin, es uniforme, hay variedad de software y hardware en varios niveles, (por ejemplo para lectura de cdigos hay lpices, pistolas, superficiales, ventanas, etc.) Se debe mudar el subsistema factura.
aspectos de negocio:hay variedad de costos para todos los negocios.
estimacin de tiempo:1 mes
estimacin de costos: 50 000 $ a 300 000 $
prioridad: media
evaluacin:  Aceptada (depende de si se aprueba el computador o la caja registradora).
registro de salidas: compra de mquina registradora para registro exacto de las entradas o ventas. 
aspectos tcnicos: se necesita autorizacin del SII para expendio de comprobantes vlidos como boleta, compatibilidad con otros proyectos (computador, lector de cdigo de barras y software, capacitacin, gastos de la casa, cuentas de crdito, guas de trnsito), y2-compatible, personalizable, automatizable auto-servicio.
aspectos de negocio:rendimiento eficiente, comprable a plazos, barata, que incluya si es posible logo/ propaganda, sea clara para el cliente.
estimacin de tiempo:15 das.
estimacin de costos: 200 000 $ en adelante.
prioridad: media
evaluacin: aprobada si es barata.
delegacin de funciones y estandarizacin de procedimientos. 
aspectos tcnicos: se necesita profundo anlisis, cambio de malos hbitos, explicitacin de conductas y posibles justificaciones, creacin de un manual.
aspectos de negocio: depende del rendimiento sueldo/ tiempo/ trabajo, con los familiares es eficiente, con extraos est el peligro de fugas mayores, mejor distribucin del tiempo de la dueo en tareas indelegables.
estimacin de tiempo:2 meses
estimacin de costos: 40 000 $ (donados por mano de obra)
prioridad: media-alta
evaluacin: rechazada.
evaluacin peridica de secciones (productos por temporadas) 
aspectos tcnicos:explicitacin de perfiles de productos y su(s) correspondendiente(s) seccion(es), casos particulares, reglas de decisin, estadsticas pasadas, modelo estadstico, inferencia, cotas de rendimiento mnimo, ponderacin de cada seccin, de su ubicacin, etc.
aspectos de negocio: costo estimado mnimo, mximo, cotas de rendimiento mnimo tiempo/ costo/ espacio/ venta/ peso/ bodegaje, etc.
estimacin de tiempo:implementacin: 1 mes por seccin en un ciclo anual, cada seccin en posibles distintas pocas del ao.
estimacin de costos: 100 000 $/ mes (donados)
prioridad:baja (por algo no se hace).
evaluacin: rechazada (necesita tambin la informacin del Bazar)
habilitacin de bodegas. 
aspectos tcnicos: no hay espacio expandible horizontalmente, el diseo depende de las estadsticas anteriores, depende de otros proyectos (evaluacin de seccciones, compras al por mayor), posible cambio de uso de espacios existentes, habilitacin: correcta ventilacin, temperatura, luminosidad, accesos, protecciones, seguridad; necesidad de vehculo o transporte hacia ella e interna.
aspectos de negocio:disminucin de costos por compras al por mayor, mejor control de existencias.
estimacin de tiempo: si se decide construirlo: 45 das de diseo/ rediseo. Ms 15 das de habilitacin.
estimacin de costos: si se decide construirlo: mnimo 200 000 $/ mes. Ms 50 000 $ para habilitacin (donados posiblemente). Ms diseo (extraoficial: 40 000 $) oficial: 200 000 $.
prioridad:media (no hay espacio expandible horizontalmente, ni disponibilidad de inversin)
evaluacin: rechazada (por espacio)
pago automtico de cuentas:
aspectos tcnicos:se contrata (generalmente gratis) cargndose a una cuenta bancaria cada mes el total de la mensualidad, tener claras las fechas depago, peligro de no tener fondos implica sobregiro.
aspectos de negocio:los recibos llegan por correo luego no es inmediato, pero el pago nunca se debiera retrasar, buenas relaciones con el proveedor (generalmente se considera cliente preferencial, pues paga a tiempo)
estimacin de tiempo:menos de 1 hora por trmite
estimacin de costos: 0
prioridad:alta
evaluacin: aceptada
automatizacin de tareas administrativas: flujo de caja, clculo de impuestos, pago de cuentas, etc. 
aspectos tcnicos:contratos, sobregiro, trmites, consultor/ agente. No todas automatizables, depende del proyecto computador.
aspectos de negocio: ahorro en intereses, comisiones, multas, tiempo, papeleo. Posible cobro sin fondos implica comisiones, intereses.
estimacin de tiempo:1 semana en total, priorizables.
estimacin de costos: 20 000 $ (donados)
prioridad:media-alta
evaluacin:rechazada (no hay computador)
recepcin electrnica de listas de precios, de distintos proveedores ojal. (Las listas expiran inmediatamente). No aplicable, pues ya no tienen validez casi inmediatamente.
compras al por mayor. 
aspectos tcnicos: depende del proyecto bodega, clculo de la cantidad desde que la que no baja el precio unitario, no puede comprarse ms que lo que quepa en bodega. Necesidad de transporte si no se hacen entrega, cuidarse de la fecha de vencimiento (estadsticas compras).
aspectos de negocio:a mayor cantidad menor o igual precio, no hay peticiones insatisfechas. 
estimacin de tiempo:relativamente largo por producto (con estadsticas es instantneo) o seccin, 1 mes aprox. por producto.
estimacin de costos: 0 (necesita estadsticas)
prioridad: media-baja (no hay bodega)
evaluacin: rechazada (no hay bodega)
diversificacin evaluada peridicamente: nuevos productos, encuestas, convenios a corto plazo, oferta anticipada de productos y servicios, etc. (ver evaluacin de secciones)
Autoservicio (fotocopiadora, expendedores automticos, por ejemplo de preservativos). 
aspectos tcnicos: slo algunos automatizables (los pagados son ms difciles) Entregar boleta si es valor por sobre el mnimo. Problema de ponerle la fecha a la boleta.
aspectos de negocio: se ahorra en trmite, tiempo de vendedor, clculo de vuelto, clculo de ventas.
estimacin de tiempo: das por expendedor o producto.
estimacin de costos: dependiendo de la tecnooga, expendedor debe ser seguro tambin, mnimo 10 000 $.
prioridad: medio-alto: hace falta el tiempo.
evaluacin: aceptada para algunos productos
Abrir o mejorar canales de comunicacin con distribuidores, clientes, y negocios similares, a travs de fichas, carpetas, historial, etc. 
aspectos tcnicos:recopilar/ ordenar informacin, actualizar regularmente, validar, crearles fichas/ carpetas, es ms fcil con computador (depende del computador), incluir otros negocios similares para poder tener convenios, clientes potenciales, etc.
aspectos de negocio: atencin personalizada, servicios anexos, adelantarse a sus necesidades, clculo exacto de deuda e intereses.
estimacin de tiempo:1 entrevista por cliente, mayor tiempo por proveedores y negocio similar.
estimacin de costos:  10 000 $/ mes (donados)
prioridad: media alta
evaluacin: aceptada, existe algn tipo de ficha pero desordenada.
Explicitacin de estrategias, polticas, normas, etc. a plazos bien delimitados.  (Hecho)
creacin/ ampliacin de alternativas en caso de necesitarlas:
aspectos tcnicos: por seccin investigar productos alternativos, por cada cliente, proveedor, negocios similares, plan de investigacin, ndices/ listas/ contactos, reglamentos, etc.
aspectos de negocio:minimizar contactos fallidos, tiempo perdido, viajes infructuosos, llamadas equivocadas, contrardenes, bsqueda de soluciones, etc.
estimacin de tiempo:permanente, quizs 1 hora al da para comenzar (por un mes), luego, 2 horas a la semana
estimacin de costos:  20 000 $ / mes (donados)
prioridad:alta
evaluacin:aceptada

Planificacin:
Ver una planificacin en fichero gita2b.mpp



Conclusiones:

Hay proyectos que por ms que sean buenos, mejoren el negocio y sean baratos, hay quienes no estn a favor de la modernidad, y razones hay, porque a menudo la prctica les dice que lo que hacen y como lo hacen les funciona, y que no tienen tiempo para aprender o cambiar... Se les respeta su decisin. Las justificaciones ya fueron dadas.

