ANÁLISIS CAUSAL

Al presentarse el concepto de análisis causal, es importante abordar el tema con la perspectiva apropiada, o sea, considerando la necesidad que tiene el gerente de obtener resultados. Un gerente vive en lucha constante con las leyes de causa y efecto. Cuando los efectos llegan al punto en que se requiere entrar en acción, el debe definir su posición respecto a los eventos que son parte de la cadena de causa - efecto. Si los efectos que requieren su atención son indeseables y no se pueden explicar fácilmente, entonces el análisis causal es el procedimiento adecuado.

Esta no siempre es tan simple como parece. Por lo general, es fácil reconocer los problemas grandes tan pronto como surgen, pero no así los pequeños e insidiosos que crean situaciones intolerables.

Cuando en una organización surge un efecto indeseado, el gerente reacciona, y, tiene tres opciones:

1) Corregirlo de inmediato.
2) Ganar tiempo y corregirlo posteriormente.
3) Adaptarse a su nueva situación.

El verdadero significado de la palabra corregir es eliminar la causa. Si un problema amerita una solución, merece un enfoque lógico y analítico, con el cual se eliminan las pruebas y los errores, y, se obtiene un solo curso de acción como respuesta.

En el análisis causal, es útil pensar que el problema es como un iceberg: lo que se ve solo indica de manera indirecta el verdadero tamaño del mismo. Solo mediante el análisis, el gerente puede determinar el tamaño y el alcance de su problema. Uno de los errores mas comunes que cometen los gerentes en esta tarea es el de confundir "síntomas, causas y efectos".
Las siguientes definiciones sirven para resolver este punto:

Síntoma: Son las partes perceptibles del problema, las cuales revelan la
existencia del mismo.
Causa: Eventos o condiciones identificables que hacen que algo suceda.
Efecto: Representan la secuela o resultado del problema.

El análisis causal se justifica si existen tres condiciones al respecto:

1) Debe haber efectos indeseables perceptibles.

2) Los eventos deben de estar fuera de fase, en comparación con lo que se podría esperar.

3) Deben conocerse las causas para que sea apropiada la reacción ante dichos efectos.

Debe definirse el proceso de solución de problemas de la manera mas exacta posible para que se pueda resolver. Así como los buenos doctores repiten constantemente las mismas preguntas de diagnostico en su consultorio, así los administradores deben preguntárselas a si mismo, al diagnosticar cualquier asunto del problema.

PROCESO DEL ANÁLISIS CAUSAL

Para presentar el proceso de análisis causal se utiliza una hoja de trabajo para tabular los datos pertinentes, conforme se explica paso por paso.
Primero se obtienen y organizan los datos necesarios para la obtención de una buena descripción del problema.

Identidad ( ¿En que objeto se observo el defecto? )
Localización ( ¿Donde se encuentra el objeto defectuoso? )
Tiempo ( ¿Cuando se observo el defecto por primera vez? [hora y fecha] )
Magnitud ( ¿Que tan grande es el defecto del objeto? )

EL CASO DE LA TERMINAL

Aquí plantean un problema, el cual surge en una terminal de aviación. Este problema sirve para poder entender mas fácilmente este tipo de problemas. Utilizaron para la resolución del problema 7 pasos:

1) Enunciaron el problema.
2) Describir el problema: a) hechos observados, b) datos de comparación.
3) Identificación de diferencias.
4) Registro de cambios.
5) Buscar las posibles causas.
6) Probar la causa mas probable.
7) Verificar la causa mas probable.

CLASES DEL ANÁLISIS CAUSAL

El administrador se enfrenta al problema en situaciones donde interactuan y se entrelazan de manera compleja los sistemas y sus sistemas, así como la causa de los problemas y sus efectos. Por eso conviene examinar algunas de las variantes del análisis causal que se utilizan para resolver problemas en situaciones mas complejas.

Existen 3 variantes:

1) Problema de origen: Desempeño inferior al esperado.
2) Análisis proyectivo: El uso del proceso del análisis causal en reversa: de la causa al efecto.
3) Cadenas causales: Seguimiento jerárquico de las relaciones causa - efecto, hasta la causa original.

Cuando se afronta un problema de origen, el gerente debe reconocer que los procedimientos del análisis causal estándar requieren ciertas modificaciones, las principales son:

1) Antes de iniciar un análisis, cuestionar la validez de las normas de desempeño.
2) Intensificar la búsqueda de datos de comparación en sistemas similares pero ajenos al estudiado.
3) Se elimina el paso de búsqueda de cambios, y el análisis se centra en el proceso de identificación de diferencias.

El análisis causal se relaciona con el desempeño de la función de vigilancia y control, como parte del trabajo de un gerente. Aquí es frecuente que localice cierto tipo de situación que vale la pena verificar. El motivo de este interés pudiera ser una diferencia notable entre el desempeño y la norma, o bien, la existencia de condiciones asociadas con las causas de efectos indeseables; a esto se le llama Análisis causal proyectivo.
Cuando se detecta una causa, la conclusión inmediata es de que ya existen los efectos esperados o no tardaran en aparecer, el gerente puede enterarse de una posible causa a través de su persona, lo de otros departamentos.

Una cadena causal es una sucesión jerárquica de causas y efectos. Es frecuente en el análisis causal que la identificación de la causa mas probable solo obliga a realizar otro análisis, enfocado hacia un nivel mas bajo. Encontrar la causa primordial es la meta de las cadenas causales. El proceso es el mismo que el usado en el análisis causal. Aquí la dificultad radica en no perder la pista una vez que se ha avanzado en la cadena de causa y efecto.

TOMA DE DECISIONES

En un momento dado, el gerente debe dejar el análisis y pasar a la acción. El tipo de incertidumbre en la toma de decisiones es muy diferente de la incertidumbre que se tiene en el análisis causal.

El marco temporal es el presente, pero se enfrento a la tarea de elegir un curso de acción que se seguirá en el futuro, el dilema consiste en comparar las opciones y sus respectivos efectos, sin contar con ningún dato seguro.
Nunca se sabrá con certeza que hubiera sucedido si se hubiese escogido otra alternativa. El gerente también debe saber que la toma de decisiones significa analizar cuidadosamente los datos pertinentes, antes de determinar la mejor de las opciones.

La toma de decisiones implica un estado de incertidumbre creado por la necesidad de formar un curso de acción que logre ciertos resultados predeterminados. Esta incertidumbre puede presentar varias formas.

1) Decisión estándar, donde existe un espectro fijo y limitado de opciones.
2) Decisión binaria, donde las alternativas son "si" o "no".
3) Opciones múltiples, donde se tiene un numero excesivo de opciones aparentemente buenas.
4) Decisión innovadora, donde se requiere acción, pero de pronto no se vislumbra ninguna opción apropiada o aceptable.

PROCESO DE TOMA DE DECISIONES ESTÁNDAR

Se utilizan 8 pasos:
1) Enunciar el objetivo de la decisión.
2) Establecer criterios.
3) Clasificar los criterios.
4) Buscar alternativas.
5) Comparar alternativas.
6) Identificar riesgos.
7) Evaluar riesgos (probabilidad e impacto).
8) Tomar la decisión correcta.

1) Se debe indicar el camino a seguir para resolver el problema y eliminar los efectos del mismo. También se debe escribir el resultado final esperado.

2) Para expresar los criterios generales en términos mas específicos, simplemente usan cada factor como sujetos de enunciados que estipulan:
"cualquiera que sea la selección, el factor debe ..." Al completar estos enunciados se obtienen definiciones precisas y claras de los criterios de decisión.

3) El proceso en que se evalúan los criterios y se clasifican en limitantes y deseables, proporciona una imagen clara de lo que debe ser una buena opción.

4) Se dispone de un rango ilimitado y definido de opciones.

5) Eliminar alternativas por medio de limitantes.

6) Para identificar los riesgos de manera apropiada, se debe examinar cada opción separadamente y prever las contingencias que pudieran afectar el resultado final del curso de acción elegido.

7) En la evaluación del riesgo se deben considerar dos factores: la probabilidad de que ocurra el riesgo, y la gravedad . Estos conceptos pueden ser útiles en la administracion, si se presentan en fórmulas simplificadas y aplicables a los problemas diarios del gerente.

8) El gerente se forma una serie de juicios. Todo juicio debe ser lógico, y en que la decisión se basa en una combinación de juicios de valor.

EL PROCESO DE TOMA DE DECISIÓN BINARIA

Aquí se consideran dos opciones diametralmente opuestas, las alternativas son generalmente de naturaleza competitiva y requieren una respuesta de si o no, es decir, lo toma o lo deja.

Cuando una decisión es relativamente sencilla y las alternativas son similares y orientadas hacia el mismo objetivo, la situación es bastante clara y el gerente se siente seguro. Sin embargo en las decisiones binarias parece que no se tiene ninguna seguridad; Las relaciones binarias están relacionadas con un estado de las cosas, anormal para el encargado de tomar la decisión. El carácter anormal lo imparten los limites impuestos a la elección, la restricción de si o no, hacer o no hacer, respecto a alternativas elimina cualquier otra opción; las decisiones binarias deben ser analizadas rompiendo con su modo binario.

Existen otras razones por las cuales el gerente se encuentra en una encrucijada binaria:

1.- Una de las causas principales de la existencia de las decisiones binarias reside en la jerarquizacion de responsabilidades de la empresa.

2.- No presenta un intento de manipular, sino mas bien es el resultado de un análisis superficial.

3.- Por falta de tiempo.

4.- A veces hay razones validas para que las decisiones sean binarias.

La existencia de dos alternativas conflictivas implica mayor esfuerzo para establecer mayor esfuerzo para establecer los criterios de decisión.

PROCESO DE TOMA DE DECISIONES DE ALTERNATIVAS MÚLTIPLES

Así como es peligroso el estar restringido innecesariamente al tomar decisiones, también loes el tomarlas en el caso opuesto. Hay ocasiones en que el numero y la variedad de las alternativas parece no terminar nunca. El proceso de decisión estándar establece que el administrador repara un conjunto de criterios y luego compara el desempeño de cada alternativa con el de las demás. Esto resulta poco viable y menos deseable; por este motivo es necesario modificar la técnica de procesamiento de la información para la toma de decisiones. Aunque el tipo de toma de decisión múltiple de alternativas no se presente con mucha frecuencia, vale la pena considerarlo.

Los dos primeros pasos en este tipo de decisión son exactamente iguales a los de la toma de decisiones estándar: elaborar el enunciado del objetivo de la decisión y crear una lista de criterios para la toma de decisiones.
Estos criterios deben clasificarse en factores limitantes y deseables, y los deseables deben expresarse en términos de valores relativos. Este proceso es particularmente útil, si el gerente no quiere eliminar alternativas usando tan solo los criterios limitantes.

En la siguiente etapa del proceso, se introducen los cambios necesarios para este tipo de decisión. Como es obvio, los criterios no se pueden utilizar para evaluar los desempeños respectivos y ver cual de las alternativas satisface mejor estos criterios en comparación con los demás. La tarea de comparar cincuenta o mas alternativas excede con mucho lo que un hombre puede hacer. Lo que se requiere es aplicar a la lista una escala de valores absolutos de manera que cada alternativa tenga una sola puntuación.

EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES INNOVADORAS
TÉCNICA DE OPTIMIZACION DE CRITERIO

En la toma de decisiones innovadora se presenta el problema de tomar una decisión en ausencia aparente de alternativas. En la búsqueda de alternativas (búsqueda efectiva) la principal dificultad radica en que se debe combinar algo de los dos tipos de procesos racionales, alternando el proceso creativo con el estrictamente lógico.

Debido a ello uno esta pasando de un proceso a otro; los procesos creativos, deben desarrollarse en forma sistemática, dentro de un determinado marco de trabajo. Después de radicar en forma general las similitudes y destacar las diferencias entre los procesos, es muy importante hacer notar que un proceso realmente creativo se caracteriza por tener una estructura. Todos los procesos creativos que llevan a un resultado valido dictan una secuencia especifica de actividades de grupo.

Antes de descubrir varias técnicas que se aplican en estos casos, conviene considerar ciertos principios generales acerca de la innovación:

1.- Establecer un clima de innovación.
Sin la libertad y el clima adecuado, ningún método será efectivo. En la mayoría de los programas de capacitación para la innovación se dedica gran cantidad del tiempo a enseñar las estrategias y tácticas para establecer un clima propicio.

2.- Comenzar con alternativas fáciles y disponibles.
Hacer mejoras o correcciones.

3.- No comenzar con la búsqueda de la solución ideal.
No hacerse ilusiones de que la primera idea que se tenga proporcione la solución correcta.

4.- Usar las ideas de los demás.
Se puede llegar a una solución mas original.

TÉCNICA DE OPTIMIZACIÓN DE CRITERIOS

Se desarrolla para aplicarla en el proceso de búsqueda y análisis de alternativas. Se aplica por lo general cuando ninguna de las alternativas conocidas parece ser la apropiada. Un principio fundamental en la técnica de optimizacion de criterios, es que la combinación de los mejores rasgos de las alternativas conocidas puede llevar a las soluciones mas efectivas.

Para aplicar las técnicas de optimizacion de criterios, primeramente se debe elaborar una lista de los criterios de diseños. El segundo paso consiste en tomar cada criterio por separado y buscar la mejor manera posible de satisfacerlo. En este paso, todos los criterios se olvidan momentáneamente.

Tampoco se evalúan aquí las alternativas, la pregunta clave a utilizar es: "¿Como seria una alternativa que cumpliera a la perfección con este criterio?"

El desarrollo libre de las ideas favorece la búsqueda y el desarrollo de soluciones parciales y finalmente lleva el hallazgo de una solución viable y definitiva. Las diversas columnas de criterios de optimizacion deben evaluarse para usarlas en el diseño de una solución.

Antes de combinar los criterios de optimizacion deben de hacerse pruebas de exclusividad mutua, la siguiente tarea es comparar cada una de las soluciones optimizadas y encontrar las que se refuerzan mutuamente.

Cuando se usa la técnica de evaluación de criterios y se obtiene mas de una alternativa, el encargado de tomar la decisión debe regresar al paso cinco del proceso de toma de decisión estándar y proceder a compararlas. Si el uso de la técnica de optimizacion de criterios solo produce una alternativa, entonces el criterio del proyecto inicial se convierte en la base de la evaluación.

ANÁLISIS DE PLANIFICACIÓN - RECURSO PRINCIPAL DEL GERENTE PROACTIVO -

El gerente toma las decisiones, para los administradores es muy importante la experiencia para formular una hipótesis de las causa; un administrador con eficiencia y miras a futuro es proactivo.
El administrador debe estar preparado para solucionar problemas que aparezcan en el futuro, ya que no pueden los problemas, sino tener una alternativa para dichas situaciones, ya que el futuro nos trae dos tipos de eventos: los predecibles y los impredecibles. Todo proceso de análisis de planeación tiene dos objetivos básicos:

1.- Tener un plan para los problemas que se presentan y así evitarlo o reducirlo; aquí la pregunta seria, ¿Que puede salir mal cuando esta en plena marcha el proyecto?.

2.- Saber las opciones que puede haber y elegir una acción mejor que aumente la posibilidad de tener un efecto favorable.

Los pasos del proceso de análisis de planeación son:

a) Enunciar un plan brevemente, incluyendo el resultado final.

b) Enumerar las etapas de la ejecución del plan, estudiarlas o indicar las áreas criticas.

c) Identificar los problemas y oportunidades.

d) Determinar causas de los principales problemas.

e) Buscar las medidas adecuadas para prevenir los problemas y otras para aprovecharlas.

f) Tener un plan de acción para contingencia.

g) Tener un sistema de alarmas para problemas presentados en la planta y poner en marcha el plan correspondiente.

1.- Es describir el resultado final deseado.

2.- Explica como debe realizarse un plan debidamente trazado.

3.- Se utiliza la experiencia para realizar un buen resultado de las cosas y tener presentes los problemas.

4.- Esta orientado a la planificación.

5.- En este se prepara un plan de acción.

6.- Son medidas de precaución que no se quisiera llegar a ellas.

7.- Se debe tener alarmas para una seguridad mayor en caso de una contingencia.

Para anticipar una amenaza deben tener una hoja de trabajo para el análisis de planeación con los pasos del 4 al 6, y esta planeación pone en una situación ventajosa al gerente para resolver los problemas a futuro.

Un ejemplo es el de los Laboratorios Velex, los cuales tenían dos plantas en el extranjero, y abrieron otra en su país de origen. Estos laboratorios buscaban a una persona especializada en suplementos alimenticios, por lo que el vicepresidente acudió a una conferencia llamada " medicina moderna, ¿demasiados fármacos?" , donde debía tomar nota de la investigación y desarrollo en asta áreas; y regresar con alguien calificado.

Se encuentra con una persona la cual tenia facilidad en el habla y muy informado en su tema, 'megavitaminas', por lo que el vicepresidente tiene una entrevista con el, y observa que era minusvalido, sin en cambio , a el no le importo, ya que no encontraría a otra persona con sus conocimientos, y, a fin de cuentas se queda con esa persona.

El análisis de planeación nos permita evitar las dificultades que se pueden presentar y mejorar las posibilidades existentes con ayuda de muchas personas ajenas al grupo de planeación.

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN

Este capitulo nos habla de encontrar las causas para poder solucionarlas efectivamente. El análisis de la situación son los casos que el gerente tiene y los clasifica por su importancia, a los cuales les establece prioridades antes de atenderlos. Tienen que descubrirse las causas, tener algunas alternativas para implantar un plan, y, para esto se tienen cuatro pasos básicos en el proceso:

1.- Identificar y enlistar los asuntos de interés: se manejan los efectos que pueden pasar y se crean otros para poder mejorar sus efectos y proteger los intereses, por lo que se revisan las responsabilidades del gerente para ver si no requieren atención. Se manejan asuntos de interés y efectos por lo que el gerente debe saber si el asunto es importante o no, y tener un plan trazado para resolverlo. Los administradores tiene una capacidad de detectar los problemas e identificarlos para que no se vuelvan crisis, estos asuntos pueden ser escritos en lista de mayor a menor importancia.

2.- Desglosar los asuntos de interés complejos: son problemas en forma general, los cuales, el administrador debe separarlos para resolver uno a uno, existiendo un método adecuado para desglosarlos, el cual se basa en preguntas claves, las cuales son:

¿ De que clase de asunto se trata ?
- descripción poco especifica ( baja moral de la base, relaciones personales)
Preguntas de seguimiento
¿ Que quiere decir con problemas de comunicación ?
¿ Como se manifiesta este problema ?
¿ Que mas esta mal ?

Algunas veces se requiere de un análisis diferente (análisis causal, toma de decisiones, análisis de planeación ). El desglose sirve para buscar solución al problema sin la perdida de tiempo.

3.- Establecer las prioridades: una vez que se enlistaron los asuntos e importancia se debe entrar en acción, pero antes, analizar cada uno mediante un método para informar el mas importante, se puede basar en herramientas de trabajo para realizarlo, y, algunos criterios típicos pueden ser:

- Efecto ( magnitud )
- Urgencia
- Tendencia ( crecimiento )
- Rendimiento potencial
- Recursos
- Plazo para resolver ( estimado )

Para un gerente experimentado, los mas importantes son los primeros tres.

4.- Determinar el punto de partida para el análisis: Esta etapa sirve para comprobar que realmente sirvió el análisis a cada asunto de interés. El análisis de situación sirve para aclaraciones y para enlistar los resultados deseados por orden de importancia.

Ejemplo: En una compañía se tenia una elevada tasa de renuncias, al desglosar se encontró que debían de ver: las costosas renuncias de los recientes y renuncias de los profesionistas que tenían varios años trabajando. Los factores eran:
a) Falta de realización personal.
b) falta de interés.

Por lo que al resolverlos se hablaba de tratar satisfactoriamente cada meta de los trabajadores. Otro comité se encargó de las renuncias de los trabajadores con antigüedad, y todo esto llego a encontrar el problema: la renuncia se debía al alto costo de vida en esa zona, por lo que se colocaron plantas en lugares con menor costo de vida, al realizar el análisis de situación, la empresa progreso pasados los años, con personal técnico que se sentía orgulloso de trabajar en dicha empresa.

IMPLICACIONES ADMINISTRATIVAS PROBLEMAS EN EL ÁREA DE RELACIONES HUMANAS

Se utiliza la técnica de análisis causal, donde se ve a la gente como lo mas importante. Para conservar un enfoque subjetivo es mejor utilizar un "método de preguntas".

CARACTERÍSTICAS DE LOS PROBLEMAS DE PERSONAL

Es una desviación en el nivel esperado de la conducta de un individuo grupo por lo que se aplica el análisis causal:

- Reacciones impredecibles: cuando existe un cambio de sistemas las personas tienen diferentes reacciones, por lo que anticipar las acciones es muy importante.

- Calidad de la información: se entrevista a la persona para saber datos importantes ya que la información que se tiene esta muy incompleta.

- Prejuicios y emociones: se debe resolver los problemas por medio de preguntas, ya que se puede perjudicar a alguien por otro que tenga envidia.

- Responsabilidades mal definidas e irreales: hay ocasiones que no se dan claras las instrucciones para realizar un trabajo por parte del empleado
lo cual trae problemas, pero en otras ocasiones se dan claras pero irreales.

- Falta de retroalimentacion: sirve para producir mejores acciones y es indispensable para el desempeño.

Las aplicaciones del proceso de análisis causal son las siguientes:

1) Enunciar el problema: describir el nivel de desempeño, especificarlo para compararlo y ver si es correcto y preciso.

2) Describir el problema: solo se describen los hechos que se observan para evitar la confusión, ejemplo: "el empleado llega tarde".

3) Identificar las diferencias: buscar las conclusiones de actitud y motivación de los empleados, por ser solo conclusiones y no hechos concretos.

4) Registrar cambios: son las formas de adaptarse de las personas, ya que lo aceptan pero en voz baja no están de acuerdo, por lo que se debe analizar.

5) Enunciar causas probables: dar a conocer o buscar posibles responsables, deben observar el desempeño laboral y la conducta.

6) Probar las posibles causas: tener bases que lo llevan a comprobar y determinar el problema.

7) Verificar las causas mas probables: se deben formular preguntas como:
¿Quien?, ¿Como?, ¿Cuando?, ¿Donde?, y así descubrir las causas que lo originan.

El análisis causal sirve para encontrar medios de estimularon en el buen desempeño.

PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

Tiene cinco principios básicos para el aumento de dirección de personal, son:
a) Respetar la dignidad del subordinado.
b) Enfocar los hechos y no personalidades.
c) Usar refuerzos para motivar.
d) Saber escuchar.
e) Definir el nivel de desempeño esperado y comunicarlo al empleado.

LAS JUNTAS Y LA EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

Los gerentes no se dedican a resolver asuntos específicos, ya que se la pasan examinando correo, entrevistarse con clientes y proveedores, etc.
Las actividades básicas del gerente son:

a) Asistir a juntas

b) Presidir juntas

c) Orientar

d) Asesorar

e) Actualizar conocimientos

f) “Vender" ideas

g) Elaborar presupuesto

h) Planear el tiempo

i) Atender el teléfono

j) Llenar formas

k) Preparar y revisar planes

l) Perseguir su desarrollo

Son solo tres áreas especificas realizadas por el administrador:
a) Asistir a juntas: las cuales sirven para la toma de decisiones, muchos administradores dicen que solo son perdida de tiempo, el cual se podría utilizar en otras actividades. Por lo que se debe evitar la perdida de tiempo por parte del expositor, el cual debe ser supervisado por el gerente.

b) Presidir juntas: la persona que preside la junta debe tratar de que estas sean fructíferas, tal, que al realizarse la empresa presenta una perdida. Las técnicas de administracion proactiva se basa en varios principios que son:
- definir el objetivo de la junta
- preparar agenda ( un plan )
- mantener el control ( donde se utiliza el análisis de la situación, análisis causal, toma de decisiones y análisis de planeación ).

Las juntas no son ni buenas, ni ,malas, sino efectivas y no efectivas, las técnicas administrativas, sirven para crear una estructura para planificar y controlar las ideas.

c) Evaluación de propuestas: para evaluar las propuestas debe contener dos intereses básicos que son:
- el contenido: los datos de los que depende la propuesta.
- el proceso lógico: son usados para llegar a la conclusión.

Estas propuestas deben tener análisis lógico para saber si es verdadero o solo el fruto de una idea, los pasos a seguir para evaluar una propuesta son:
- clasificar la propuesta ( como causa, curso de acción o implantación )
- preparar preguntas estándar ( para saber si es útil o no ).

Para saber las razones de las propuestas se utilizan preguntas en relación a dicha propuesta. La administracion proactiva tiene un sentido común, ya que sigue ciertos establecimientos para aprovechar al máximo al administrador.

TÁCTICAS PARA PERSUADIR Y PRESENTAR IDEAS

Se pueden estudiar desde dos puntos de vista:
- De agente de ventas.
- Del gerente que trata de vender ideas a funcionarios.

TÁCTICAS PARA EFECTUAR VENTAS

Se trata de asesorar a todos los vendedores con ciertos principios que son:
a) Identificar y entender los problemas y necesidades del cliente
b) Desarrollar una estrategia de ventas adecuada y solo después ofrecer los servicios.

Muchas organizaciones capacitan a los vendedores en las técnicas de análisis causal, para poder resolver los problemas que se presentan. No solo se utiliza el análisis causal, sino también el de toma de decisiones y el análisis de planeación. El tomar decisiones es básico para el método de asesoramiento.

Los pasos del proceso de toma de decisiones:

1) Determinar la etapa del proceso de la toma de decisiones en que se encuentra el cliente y cual es el enunciado de su decisión: donde se pregunta: ¿ Quien?, ¿Como?, ¿Cuando? y magnitud.

2) Establecer las necesidades del cliente ¿Por que compra?: saber los criterios del cliente para tomar esa decisión, pero no todos saben el motivo, por lo que luego el vendedor se convierte en asesor.

3) Presentar la alternativa que mejor satisface los requisitos establecidos por el cliente, como: limites y desiderata: intercambiar ideas y datos entre el corredor de bolsa y el cliente potencial.

4) Presentar un análisis de riesgos con un plan para manejar cualquier asunto que pudiera salir mal: el cliente debe tener un plan para salvar sus valores, y tener medidas de contingencia, y si es productivo y no esta seguro debe tomar una decisión.

TÁCTICAS PARA REPRESENTAR IDEAS

Muchas ideas no son puestas en practica por que las personas no saben como expresarlas y tiene temor a ser cambiados porque piensan que están mal, estos son algunos pasos para poder llevar a cabo la exposición de sus ideas.

a) Preparación: reflexionar antes de realizar la "venta" de la idea, saber el motivo que lo induce, saber a quien venderla, tener medidas preventivas, saber las consecuencias que traerá a la larga.

b) Exposición: Tiene 8 pasos importantes que son: examinar el objetivo de presentación, tratar de ser natural, tener confianza en uno mismo, tener contacto visual prolongado, los ademanes deben de ser naturales, contar anécdotas y dar ejemplos, vestir de manera apropiada, hablar en forma natural.

Esto sirve para ver las ideas de los gerentes y agentes de ventas, conocer los riesgos y medidas a tomar.

CAPACITACIÓN DE PERSONAL EN EL MÉTODO DE ADMINISTRACIÓN PROACTIVA

Su objetivo principal es cambiar el proceso de pensamiento reactivo a uno de procedimiento sistemático de información relativa a hechos concretos. Se pensaba que el sentido común era una cualidad que se tenia o no se tenia. La aportación de estas técnicas es de aclarar ideas y llevar a un resultado objetivo.

Para Henry Mitzberg la planeación, el control, los presupuestos, etc. no eran las principales funciones del administrador, dice que un requisito es el de procesar la información (los procesos fundamentales del método administrativo proactivo).

CAPACITACIÓN DEL PERSONAL EN EL MÉTODO DE ADMINISTRACIÓN PROACTIVA:

PAPEL DEL GERENTE

El gerente se encarga de todo el es modelo de conducta de los empleados, el influye en la calidad de como se realizan las cosas, es como el padre que enseña a su hijo a hablar y comportarse.
El gerente se represente como un modelo de conducta, o sea, lo que el diga o haga los empleados lo harán, también influye como ejemplo a seguir, ya que si el llega a tiempo, los demás también, si exige algo bien hecho, se realiza; ellos se deben encargar del desarrollo de los recursos humanos, el desea tener un buen desempeño de sus trabajadores.

MODELO DE APRENDIZAJE

Se estudia la forma de comportamiento del individuo para saber que papel desempeña el gerente en el proceso de aprendizaje, consta de cuatro etapas que son:
a) Incompetencia inconsciente: los empleados no saben nada por lo que su desempeño será malo.

b) Conciencia de la incompetencia de uno: se realiza por retroalimentacion, ya que se pueden enseñar las técnicas de administracion proactiva, donde se asignan especificas a cada uno y evaluar la habilidad mediante el desglosamiento de los procesos. Para el desarrollo deben saber sobre los puntos fuertes y los débiles; después se reúnen y comparan resultados los cuales pueden ser:
1) Puntos fuertes: donde se observa que existe habilidad muy desarrollada para destacar en el futuro.
2) Acuerdo sobre falta de habilidad: Donde en algún paso debe mejorar.
3) Desacuerdo en la evaluación: no existe un acuerdo en cuanto al grado de desarrollo de cierta habilidad, donde hay dos situaciones posibles:

a) el subordinado en etapa de incompetencia;

b) puede tener la razón, y, el gerente estar equivocado.

c) Conciencia de la incompetencia de uno: se deben tener en cuenta las habilidades de cada uno mediante un aprendizaje planeado.

d) Competencia inconsistente: existen personas que realizan bien las cosas sin planearlo, lo que lleva a un buen desempeño y a la satisfacción, para llegar al nivel de la competencia inconsistente existen dos cosas que son la practica y el esfuerzo. Todo lo aprendido se debe practicar para que no se olvide, y para un mejor desempeño se debe esforzar para lograrlo bien.

Para un desarrollo de las habilidades del empleado, para realizar el análisis de la situación, análisis causal, toma de decisiones y análisis de planeación, depende mucho del gerente, lo cual se realiza mediante la manipulación de la conducta del empleado.

CAPACITACIÓN DEL PERSONAL EN EL MÉTODO DE ADMINISTRACIÓN PROACTIVA:

PAPEL DEL ESPECIALISTA EN DESARROLLO DE PERSONAL

Los especialistas una labor muy significativa en el desarrollo de las habilidades proactivas de los miembros de una organización.
Los especialistas se basan en cinco principales actividades de capacitación:

a) Identificación de las necesidades de capacitación: saber las habilidades que posee cada empleado por medio de preguntas, solo nos indica una solución.

b) Participantes e el programa: se selecciona a las personas para identificar las necesidades de capacitación que tengan. Tiene un programa de capacitación y desarrollo donde todos están inscritos, lo principal es identificar a los individuos que puedan solucionar problemas.

c) Agrupación de los participantes: en este se agrupa un conjunto de personas para que se les enseñe mejor a resolver los problemas.

d) El factor tiempo en el proceso de aprendizaje: se debe medir el tiempo que dure el seminario, ya que si dura mucho se puede perder interés, por lo que se recomienda que dure tres días y un repaso cada 4 o 6 meses hasta alcanzar la competencia inconsciente.

e) Implantación de los programas de capacitación y desarrollo: es quizá el paso mas importante ya que se convierte en verdadero especialista, el cual debe convencer al funcionario de que se debe enseñar a este grupo, o sea, debo "venderle" el programa.

EL PAPEL DE CONSULTOR INTERNO EN ADMINISTRACIÓN PROACTIVA

Para desarrollar este papel, debe tener un conjunto de cualidades especiales y poco comunes. Sirve de ayuda al gerente a realizar preguntas, aclarar respuestas, encontrar soluciones y tomar decisiones.
Hay dos aspectos fundamentales que deben tener en cuenta:
- Posee cierta capacidad, lo cual esta reconocido y hará que los gerentes acepten la ayuda en técnicas de proceso.
- Existen muchas posibilidades de capacitar para intervenir donde se necesita realizar el trabajo de manera efectiva.

Método de intervención: tienen herramientas para usar en distintos momentos o situaciones, ya que ayuda en el manejo del problema; tiene los siguientes enfoques:

Enfoque subjetivo.- ocurre cuando el ejecutivo-cliente y el consultor están de acuerdo en que existe la necesidad de consultar y que puede interrumpirse el proceso de análisis iniciado.

Enfoque del tiempo.- método en que el gerente y el consultor prosiguen al análisis de acuerdo con una agenda de intervenciones convenida entre los dos.

Enfoque del desarrollo de procesos.- el ejecutivo - cliente y el consultor se ponen de acuerdo con respecto a la ejecución de cada paso del proceso de análisis que se va a usar.

Enfoque de control.- el administrador - cliente pide ayuda o asesoría, pero espera a que el consultor tome la responsabilidad del proceso.

Enfoque de retroalimentación.- el gerente y el consultor se ponen de acuerdo para que este ultimo solo observa el trabajo de un grupo de empleados, sin realizar ninguna observación.

Enfoque de la agenda de una junta.- su objetivo es reducir la dependencia del gerente de la ayuda del consultor, este se reúne con el gerente antes de la junta para planear la agenda y estudiarla.

BIBLIOGRAFÍA.

Lorne C, Plunkett, Guy A. Hale: “Administración Proactiva. Técnicas y modelos para el desarrollo ejecutivo”, Editorial Limusa , 290 paginas, México, 1990.