Titulo:

Propuesta de Diseño de un Sistema Optimo de Gestión de Documentos para PRECA S.A.

Autor: 

Rosa Elena Durán Oropeza 

Tipo de investigación:

La presente investigación se ubica en la modalidad de proyecto factible ya que se pretende diseñar una propuesta para la organización PRECA S.A. como un mecanismo de control de  la documentación y los registros que evidencian la ejecución de procesos, controlar la vigencia de los documentos así como los controles necesarios para garantizar la permanencia y resguardo de los registros de calidad de la organización. Será apoyada por una investigación de campo y por una investigación de tipo documental. En esta investigación se dará cumplimiento a todas las fases del proyecto: Fase diagnostico, estudio de factibilidad, diseño del proyecto, ejecución y evaluación.    

El proyecto permitirá el flujo oportuno y veraz de la información generada en los procesos de gestión diaria de la organización, así como la documentación de los mismos, se tomara como modelo el enfoque a procesos de la norma ISO9001:2000.

Para este proyecto factible se utilizará el método de investigación cualitativa orientada a los procesos de la organización con los cuales se realizará un tipo de investigación exploratoria, inductiva y descriptiva que permitirá la fluidez del trabajo en cada una de las fases del proyecto.

Con este método de investigación se quiere obtener toda la información necesaria para la optimización de la gestión de documentos de la organización.

El enfoque que se le dará a esta investigación será:

·        Enfoque cualitativo – hermenéutico ya que se adaptará a las no conformidades existentes en cuanto a gestión de documentos (problemática), en el estudio de los hechos (fenomenología) así como  la interacción de las personas involucradas dentro de la ejecución de los procesos abordando las experiencias, interacciones presentes y la manera como son expresadas por los mismos.

·        Enfoque cuantitativo ya que a partir de los datos obtenidos se aplicará el seguimiento y medición de los procesos que permitan demostrar la capacidad de los mismos para alcanzar los resultados planificados y dirigir acciones correctivas y/o preventivas según conveniencia para asegurar su conformidad.

La naturaleza de la investigación a realizar será de campo, ya que los datos con lo que se ejecutará la misma serán tomados del sistema de gestión de documentos actual y estos permitirán verificar la hipótesis central de la investigación.

Esta investigación se sustentará en el conocimiento ordinario, es decir en las experiencias, mejores prácticas y lecciones aprendidas aplicadas por los usuarios en el sistema de gestión de documentos actual de igual forma se aplicarán técnicas y normativas que optimicen ese conocimiento y permitan obtener procesos que se adecuen a las necesidades actuales de la organización tomando en cuenta las nuevas tecnologías de información y los nuevos medios y formas de almacenamiento.

Marcela Romo M., Carlos Castillo D. (2002) nos expresa que:

“ … Las técnicas cualitativas tienen algunas características particulares: primeramente está la profunda preocupación por el sujeto de estudio, la necesidad de establecer un contacto directo y una relación empática con el informante y a la vez un respeto por los límites que pueda establecer el investigado. Este enfoque no sólo tiene que ver con la búsqueda de validez de los datos obtenidos, sino con la tradición humanista en la que se han desarrollado dichas técnicas, donde la persona es valorada no como un objeto de estudio, sino como un sujeto activo y pensante..”

Por lo antes expuesto la investigación se basará en observación del proceso, entrevistas abiertas con utilización de casos hipotéticos que permitan dirigir al investigador hacia la obtención de los datos necesarios para el conocimiento de los procesos que componen el sistema de gestión de la organización. Estas entrevistas se basará  en la norma ISO9001:2000 como criterio objetivo a seguir.

De igual manera se establecerán reuniones para validación de la información obtenida en el levantamiento de información.

Técnicas de Análisis Estadístico.

Las Técnicas de análisis estadísticas que serán aplicadas en este proyecto permitirán una  toma de decisiones sobre bases objetivas:

·        Diagrama causa – efecto: Se utilizará para clarificar las causas de un problema y podrá aplicarse en cualquier proceso. En el lado de las causas están factores tales como: materiales, maquinaria y equipo, métodos de operación, operarios, etc. En el lado de los efectos se incluye: calidad del producto / servicio, costos, etc.

·        Gráficos: Son apropiados para comparar el tamaño de varias cantidades. Se emplearán para analizar relaciones cuantitativas.

·        Histogramas: Es un diagrama de distribución de frecuencias, construido con los datos recogidos en una tabla. Se utilizará para determinar si se satisfacen las especificaciones del proceso.

 Determinación de la Población.

La población estará constituida por los procesos de control de documentos, distribución de documentos, control de los registros, auditoria de procesos y los procesos de acción correctiva y acción preventiva. 

Tamaño de la Muestra.

La muestra por ser pequeña y finita esta representada por la misma población.

 Sistema de Muestreo.

 Para efectos de esta investigación el sistema de muestreo que se plantea es probabilística.

 Unidad de Muestreo.

 Para obtener la información requerida en este proyecto se entrevistará a: Jefe de Dpto. de Organización y Métodos, Analistas de Organización y Métodos, Gerente de Tecnología de Información, Vicepresidente de la organización, Asesor de la organización como personas proveedoras de información necesaria para establecer un sistema óptimo de gestión de documentos.

Escala de Medición.

En relación a la escala de medición a utilizar en el instrumento para la recolección de información acerca de los procesos involucrados en la gestión de documentos se utilizará la siguiente escala:

1.      C: Conforme, es decir el aspecto evaluado cumple con todos los requisitos necesarios.

2.      NC: No conforme, es decir el aspecto evaluado no cumple con todos los requisitos necesarios.

3.      N/A: No aplica, es decir el aspecto evaluado no es parte del proceso en análisis.

Determinación del Promedio.

Para la determinación del promedio se utilizará el método Lickert, que permitirá tabular y medir los resultados obtenidos es decir el grado de conformidad o no conformidad de los procesos para el control de documentos y registros establecido en la organización.

Método de Estimación.

Para procesar los datos primarios obtenidos se realizará cálculo de porcentajes de conformidad en cuanto al cumplimiento de aspectos referidos al control documentos y registros, tomando como base del porcentaje el número de aspectos evaluados en la encuesta aplicada. 

Esta técnica estadística aplicada será con el objeto de validar la tendencia de los procesos de control de documentos y registros y para la evaluación de donde puede realizarse la mejora continua de la eficacia para obtener un sistema óptimo de gestión de documentos en la organización. La información será presentada  en graficas circulares.

Delimitación de los Puntos de Muestreo.

La aplicación del instrumento de recolección de datos será en las instalaciones de la empresa PRECA S.A. en Barquisimeto Edo. Lara.

Instrumento de Muestreo.

Para recopilar los datos primarios necesarios en esta investigación se utilizará en las entrevistas un cuestionario estructurado con  una serie de preguntas que será aplicado a la unidad de muestreo. Este cubrirá aspectos relacionados a: Establecimientos de normas y responsabilidades, usuarios participantes dentro del proceso así como los controles necesarios a aplicar en los elementos de entrada, procesamiento y salida de los mismos, verificación del esquema de medición y análisis de los datos obtenidos como mecanismo de aseguramiento de la capacidad de los mismos para alcanzar los resultados planificados.

 Logística.

 Para la aplicación del instrumento de recolección de datos se procederá de la siguiente manera:

·        Se realizará una reunión inicial de apertura de proyecto, donde se especificará  el objeto y duración del mismo.

·        Se establecerán reuniones con las personas involucradas esta fase del proyecto tendrá un máximo de duración de 3 semanas. Contemplando de igual manera una fase observatorio de la ejecución de los procesos de control de documentos y registros.

·        Se presentarán avances semanales con el objeto de analizar los hallazgos encontrados y proceder a su calificación de conformidad o no conformidad.

Tratamiento que se le dará a la Información.

 La información que se obtendrá de este proyecto permitirá a la organización optimizar los controles para la gestión de documentos. Estableciendo controles para:

·        Garantizar vigencia de documentos en los punto de uso.

·        Garantizar permanencia de los registros de calidad en el tiempo.

 Procesamiento de la Información.

 Para el procesamiento de los datos se realizarán los siguientes pasos:

·        Análisis  y tabulación de la información obtenida del instrumento de recolección de datos.

·        Cálculos porcentuales y generación de graficas

·        Elaboración de informe resultado de evaluación

 Pasos para el Procesamiento de los Datos.

 En cada uno de los pasos a realizar para el  procesamiento se obtendrá:

·        Análisis y  tabulación de la información obtenida del instrumento de recolección de datos:

 Este  paso  permitirá conocer el estado actual de los procesos de control de documentos y registros.

·        Cálculos porcentuales y generación de graficas:

Al expresar de manera porcentual los resultados se reflejará la tendencia y aplicación de los procedimientos actuales de control de documentos y registros y permitirá aplicar acciones correctivas y/o preventivas en los puntos requeridos para obtener un sistema óptimo de gestión de documentos.

·        Elaboración de informe resultado de evaluación

El informe presentará el resultado obtenido en el procesamiento de los datos y servirá de base para la ejecución de las acciones a seguir para obtener un sistema óptimo de gestión de documentos.

 Herramientas Estadísticas para el Procesamiento de los Resultados.

Con el uso de herramientas estadísticas para el procesamiento de la información permitirá al investigador obtener el estado del arte de la organización en cuanto a gestión de documento y será punto de partida para definir procedimientos que indiquen los pasos a seguir para la elaboración y/o actualización de documentos, así como la distribución de los mismos.

De igual manera definir procedimientos para el control de los registros que permitan definir los controles necesarios para la identificación, resguardo, protección, tiempo de retención y disposición de los registros. Así como procedimiento de seguimiento y medición que garanticen la mejora continua de estos en el tiempo.