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Esta
investigación nos orienta sobre la tendencia de los sistemas de gestión
de documentos en la actualidad.
Prof.
Hilda Morales (1999), llega a la siguiente conclusión:
“.... Los
documentos son esenciales para que cualquier empresa pueda funcionar
eficientemente. Es importante tener los datos al día para poder manejar
los mismos y tomar mejores decisiones. La tecnología ayuda grandemente
en el proceso de creación, archivo, recuperación, mantenimiento y
distribución de los documentos. La información es un recurso vital
para las empresas. Esta se compone de datos numéricos, alfabéticos o
de símbolos, los cuales son organizados en cierta forma. Depende de
nosotros establecer sistemas para poder obtener la información en el
momento en que nos la soliciten, ya que ésta nos ayuda en la fase de
planificación, organización, dirección y control. “
Esta
investigación como antecedente actúa de punto de partida para el análisis
del mejor esquema estructural a definir dentro de la organización que
nos permita localizar un documento en una forma más rápida y desde
cualquier lugar de origen.
Zulem
Pérez Rodríguez, nos indica dentro de su metodología para la
implantación de un sistema documental que:
“....El
sistema de gestión de la calidad tiene su soporte en el sistema
documental, por lo que éste tiene una importancia vital en el logro de
la calidad, que no es más que la satisfacción de las necesidades de
los clientes.
Existen varias metodologías para la implementación de sistemas de
gestión de la calidad, y todas coinciden en considerar como una de sus
etapas la elaboración de la documentación, pero no se trata con
profundidad el tema de cómo lograr el funcionamiento eficaz del sistema
documental y qué procesos implica. Es por ello que se realizó
este trabajo, con el objetivo de elaborar una metodología para
implementar un sistema documental que cumpla con los requerimientos de
las normas ISO 9000:2000 y sirva de
referencia a cualquier organización que se encuentre enfrascada
en esta compleja tarea.
Aplicando el enfoque de procesos se logró caracterizar los procesos de
la documentación y proponer
los pasos necesarios para implementar el sistema documental que sirva de
base al sistema de gestión de la calidad en cualquier tipo de
organización.”
Con
esta propuesta de metodología, nos da un mayor acercamiento a la técnicas
necesarias a utilizar en esta investigación aunque el objetivo no es
implementar un sistema de gestión de calidad bajo la norma
ISO9001:2000, se toma lo bueno en materia de control de documentos de la
misma.
De
igual manera es importante hacer mención de Montse Neira, quien afirma
que:
“...Un sistema de gestión electrónica (GED) es un software
que le posibilita guardar toda la información de su empresa; por un
lado la que procede de archivos físicos en papel y por otro la
contenida en ficheros informáticos. Utilizando un sistema GED, puede
crear una serie de estructuras clasificatorias donde organizar su
información, según las necesidades propias de la empresa y permitir su
localización de forma precisa e inmediata.”
Es
importante acotar que esta propuesta metodológica nos da una orientación
acerca de los tipos de almacenamiento a aplicar según la necesidad
existente en la organización.
Lluís Codina (1999), nos expresa
lo siguiente en la conclusión de su trabajo:
“ En el futuro, podemos esperar una nueva generación de sistemas de
gestión del conocimiento basados en modelos mixtos donde no se
despreciará el esfuerzo intelectual humano, sino que se hará todo lo
posible para aprovecharlo, y dos de cuyos modelos básicos ya hemos
anunciado arriba: sistemas de análisis e indización documental que
utilizarán conocimientos lingüísticos codificados en forma de
herramientas tesaurales, aunque empleadas probablemente de manera automática
vía sistemas expertos, y algoritmos de evaluación y selección de
recursos digitales donde los juicios de preferencia de los usuarios serán
tomados en consideración.
Y esto nos lleva a una quinta ley, no enunciada antes, porque en
realidad es un resumen de las cuatro anteriores, que se debe a Dagobert
Soergel, y que dice lo siguiente:
Si queremos tener un modelo adecuado para comprender qué es un sistema
de gestión documental, o qué es un sistema de gestión del
conocimiento, deberemos rechazar, por ingenuo, el modelo según el cual
consiste en sistemas que aceptan datos como entrada y producen información
como salida, y tenemos que pasar a verlos como sistemas que aceptan
documentos y necesidades de información como entradas y que producen
personas informadas como salida.”
Por
último, Raventós
Pajares, Pepita (2003) nos indica,
“Nuestra
sociedad tiene como objetivo la innovación, la búsqueda de nuevas
sensaciones tanto en la vida personal como en la vida profesional, Para
conseguir mantener este estatus y mejorarlo necesitamos cada vez más
otros medios a parte de los humanos y los estrictamente técnicos. Son
los de la gestión de la información. En este mundo la gestión de
documentos y
la Archivística
tienen un lugar muy importante. La gestión de documentos es una
disciplina relativamente nueva, comenzó en los primeros años del siglo
XX y se estableció de manera firme después de
la Segunda Guerra
Mundial, básicamente en los países de origen anglosajón. El término
se ha difundido y se ha adaptado según el país y la corriente archivística
que impera. El sistema que atiende el ciclo vital de los documentos y
que incluye la gestión de documentos y el tratamiento archivístico de
los documentos es el sistema integral de gestión de la documentación y
con la implantación de las nuevas tecnologías es el sistema integral
de gestión electrónica de la documentación.”
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