Titulo:

Propuesta de Diseño de un Sistema Optimo de Gestión de Documentos para PRECA S.A.

 Autor: 

Rosa Elena Durán Oropeza 

Acercamiento al problema de investigación: 

En este acercamiento estaríamos dando respuesta de forma concatenada (integrada, hilada) a los siguientes planteamientos:

• Qué deseo investigar - estado del arte?

El establecimiento de procesos escritos, ordenados, funcionales para la elaboración, revisión y aprobación de procesos que apoyen el desarrollo de una gestión o actividad, que incluyan elementos que permitan su adecuación a los criterios de la empresa, el entendimiento de las interacciones entre procesos, la documentación de lo procesos en la extensión necesaria para asegurarse de que su operación y control sean eficaces. Es decir, documentar el cómo y entender el por qué, permitiendo que el conocimiento tácito se vuelva explícito y siempre en pro de la mejora continua de los procesos.

La aplicación de estos controles garantizará al usuario el acceso a la información vigente, veraz y oportuna así como el manejo óptimo de los documentos y registros generados en la ejecución de sus procesos.

• Cuál es el origen del problema que deseo investigar. 

La ausencia de criterios, la falta de procesos para control de documentos, el no aseguramiento de la entrega oportuna de la documentación, ni la garantía de la custodia/resguardo de las evidencias de ejecución de procesos, son hechos que plantean la necesidad de establecer un sistema optimo de gestión de documentos, que garantice el flujo de información ordenada y sistemática.

Las razones principales, se basan principalmente en exigencias de calidad y en la necesidad de potenciar la relación proveedor-cliente, generando efectos sinérgicos.

• Qué estrategia se seguirá? 

 Las acciones fundamentales a realizar son las siguientes:

1.           Diagnosticar la situación actual y validar los procesos de control existente en la organización.

2.           Definir y/o mejorar el estándar de documentación aplicable a la organización.

3.           Responder a las siguientes preguntas:

• Se cuenta con procedimientos documentados que definan los controles necesarios para la aprobación de documentos, antes de su emisión y actualización de los mismos cuando sea necesario?

• Se identifican los cambios  y el estado actual de revisión de los documentos?

• Están definidos los controles para asegurar que las versiones pertinentes se encuentran disponibles en sus puntos de uso?

• Se garantiza que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables?

• Se controla y se identifican  que definan los controles que identifican documentos de origen externo y se controla su distribución?

• Se cuenta con procedimientos documentados que definan los controles que previenen el uso no intencionado de documentos obsoletos?

• Dónde se realizará el estudio? 

 Dpto. de Organización y Métodos de PRECA S.A

• Cuándo se realizará el estudio?

Agosto – Diciembre 2007

• Qué intereses profesionales o científicos, tengo como investigador, en el tema.

Nutrirse de nuevas experiencias y tomar las mejores prácticas y lecciones aprendidas que como profesional de la información y documentación considero parte del mejoramiento continuo. El aprendizaje que esta investigación traerá como resultado afianzar y dar mayor fortaleza a las técnicas de documentación ya existentes y aportar nuevos conocimientos y experiencias para futuras investigaciones en la organización.

• Qué conocimientos previos tengo sobre el contenido. 

14 años de experiencia en el área de Organización y Métodos que me permiten la identificación de las debilidades potenciales que actualmente esta organización tiene a nivel de control de documentos y registros.

Adiestramiento previo en el control de documentos y registros bajo la norma ISO9000:2000.

• Qué puede aportar el trabajo a mi ambiente laboral, a la sociedad, a mi país. 

El manejo óptimo del sistema de gestión de documentos permitirá tanto a los usuarios  responsables de la documentación como a los contralores de la misma mejorar en el flujo de sus procesos, lo que  se resume en aseguramiento de los documentos y registros interventores dentro del proceso. Su importancia radica  en que permitirá consolidar una estructura documental adaptada  a los requerimientos de la organización y a su realidad actual, permitirá de igual manera la normalización y estandarización de los procesos para ofrecer un mejor  servicio al cliente.

• Qué aplicación daría a los resultados de la investigación. 

El resultado de esta investigación permitirá definir, optimizar y fortalecer los controles ya existentes para  el manejo, organización, distribución,  control de tiempos de permanencia de documentos y registros en archivo activo e inactivo, así como la normalización del flujo de los procesos de la organización.

Y el mayor valor agregado, garantizar al usuario final un documento vigente, en su punto de uso cuando este lo requiera.

Justificación:

Este trabajo se basa fundamentalmente en la necesidad de las organizaciones de poseer información sobre el como y con que tipo de documentos se debe desarrollar e implementar procedimientos que permitan mantener documentados y vigentes  los procesos necesarios para establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo a los requisitos del cliente, las políticas, lineamientos y directrices de la organización, así como tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los proceso.

Cuando se asegura que la información correcta esté disponible para la gente apropiada en el momento oportuno se garantiza la focalización en el fin mismo de la organización: vender productos y servicios, mantener las fábricas y los equipos a pleno rendimiento y cumplir e incluso exceder los objetivos del negocio previstos llevando a su mínima expresión la mala administración del flujo de información para no causar confusiones, retrasos innecesarios y costosos errores.

Esta propuesta de estudio es importante porque los resultados de esta investigación le permitirán a PRECA S.A optimizar su sistema de gestión de documentos, garantizando el acceso a la información, el manejo de los documentos necesarios y requeridos dentro del proceso, evitando la producción y acumulación irracional de los mismos y mejorando el como se organizan y recuperan.

Gran objetivo de investigación (objetivo general) y como lo alcanzaría (objetivos específicos

Objetivo General:

Proponer el diseño de un Sistema Optimo de Gestión de Documentos, para el Grupo PRECA S.A.

Objetivos Específicos:

• Diagnosticar la situación actual y validar los procesos de control existente en la organización.

• Definir y/o mejorar el estándar de documentación aplicable a la organización.

• Demostrar que la consolidación de un sistema de gestión de documentos con una estructura documental delineada a la exigencias de la organización para el establecimiento de la documentación es más eficiente que la actual.

• Diseñar propuesta de los procesos asociados al control de documentos y registros.