MARCO TEÓRICO
En la sociedad de hoy, que
cambia rápidamente, exige que las empresas cuenten con la agilidad, flexibilidad
y capacidad de adaptarse a nuevos entornos de una manera apresurada e incluso
espontánea. Estas características serán adoptadas solamente, gracias a la
tecnología, con la cual, las empresas podrán obtener ventajas competitivas.
La tecnología puede incrementar considerablemente la creatividad, eficiencia y
productividad de los negocios. A las empresas les permite competir
efectivamente en la economía digital de un modo global con la capacidad de tomar
decisiones con rápidas y flexibles. Uno de los momentos más críticos para la
gerencia de nuestros tiempos, es cuando se enfrentan a la toma de decisiones
sobre nuevos proyectos, o de manera más general, de planes de negocios. Para
realizar de manera eficiente esta tarea, el administrador debe de contar con la
información correcta, en el momento exacto y en todo lugar. Para esto, se han
desarrollado sistemas que permiten la integración de la información de los
diferentes áreas de la empresa, los cuales incluso involucran a los clientes y
proveedores en una sola red.
Para la elaboración de este Trabajo verificamos una serie de conceptos, ventajas y desventajas de tecnologías en el aspecto teórico, a fin de seleccionar las herramientas necesarias para realizar un " Manual de Normas Procesos y Procedimientos para una agencia de viajes por Internet ".
La elaboración de un manual de procedimientos se logra mediante la recolección
de datos relevantes en los diferentes aspectos de la empresa a evaluar y siendo
asesorados por un personal que nos proporciona las técnicas necesarias para el
logro. Este manual de procedimientos nos ayuda a determinar las diferentes
fallas existentes en dichos procesos para así poderlas remediar de una manera
pronta y oportuna, antes de que se susciten problemas que puedan afectar la
productividad de la empresa.
Mapa de procesos;
En primer lugar, se hace necesario explicar el término "proceso". Un proceso no es más que la sucesión de pasos y decisiones que se siguen para realizar una determinada actividad o tarea. Heras define proceso como "el conjunto de actividades secuénciales que realizan una transformación de una serie de inputs (material, mano de obra, capital, información, etc.) en los outputs deseados (bienes y/o servicios) añadiendo valor".
Dentro de este concepto el paso a seguir es identificación de procesos estratégicos, fundamentales y de soporte. Se puede hablar de tres tipos de procesos:
Procesos estratégicos: son aquellos que proporcionan directrices a todos
los demás procesos y son realizados por la dirección o por otras entidades. Se
suelen referir a las leyes, normativas,... aplicables al servicio y que no son
controladas por el mismo. Los procesos estratégicos del Servicio de Gestión y
Control de la Calidad son: Plan Estratégico de calidad, Plan Nacional de
Evaluación de la Calidad de las Universidades, Manual de la Calidad, Modelo
EFQM, Directrices de la Política de Calidad de las Normas UNE/EN/ISO.
Procesos clave: atañen a diferentes áreas del Servicio y tienen impacto
en el cliente creando valor para éste. Son las actividades esenciales del
Servicio, su razón de ser. Los procesos fundamentales del Servicio de Gestión y
Control de la Calidad son: Captura, procesamiento y análisis de información
sobre las necesidades y el grado de satisfacción de la comunidad universitaria;
Facilita información sobre la calidad de la docencia, la investigación y los
servicios de la Universidad; Presta asesoramiento técnico a los grupos de mejora
formados por el personal de la Universidad; Monitorización de los indicadores
del Sistema de Gestión de la Calidad; Realiza auditorias de calidad; Elabora
propuestas de mejora; Colabora en el diseño o re-diseño de nuevos servicios o
productos; Apoya técnicamente los sistemas de auto evaluación basados en el
modelo Europeo de Gestión de la Calidad Total; Evaluación de la docencia y los
servicios; Registra, conserva, analiza y da respuesta a las reclamaciones y
sugerencias de la comunidad universitaria
Procesos de soporte: dan apoyo a los procesos fundamentales que realiza
un Servicio. Son los procesos que realizan otros Servicios de la Universidad
Miguel Hernández y que nos ayudan a la hora de realizar nuestros procesos
fundamentales. Los procesos de soporte del Servicio de Gestión y Control de la
Calidad son: Contratación y promoción del personal; Compras; Formación; Sistemas
de información; Control de gestión; Mantenimiento.
Una vez identificados todos estos procesos pueden organizarse en un mapa de procesos. Las organizaciones que tienen un claro mapa de sus procesos deberían analizar el impacto de las Nuevas Tecnologías en cada uno de ellos, y más importante aún entre todos ellos, para mejorar su eficacia y eficiencia y por tanto, estar más cerca de la Excelencia en sus operaciones.
Para desarrollar un Sistema de Información basados en web utilizando cualquiera de estas tecnologías:
1.- XML
Es un lenguaje de metamarcado
que ofrece un formato para la descripción de datos estructurados. Esto facilita
unas declaraciones de contenido más precisas y unos resultados de búsquedas más
significativos en varias plataformas. Además, XML habilitará una nueva
generación de aplicaciones para ver y manipular datos basadas en el Web.
XML es muy
valioso para Internet, así como para los entornos de intranets corporativas de
gran tamaño, pues proporciona interoperabilidad mediante un formato basado en
estándares flexible y abierto, con formas nuevas de acceso a las bases de datos
existentes y de entregar datos a clientes de Web. Las aplicaciones se pueden
generar más rápidamente, su mantenimiento es más sencillo y pueden ofrecer
fácilmente varias vistas de los datos estructurados.
En un principio, no rivalizarán HTML y XML, estos se complementarán el uno al otro, anudándose ambas gramáticas. Este Lenguaje de marcas extensible (XML) es una versión abreviada del SGML (Standard Generalized Markup Language).
Ventajas de XML.
Los autores y proveedores pueden diseñar sus propios tipos de documentos
usando XML, en vez de limitarse a HTML. Los tipos de documentos pueden ser
explícitamente 'hechos a la medida de una audiencia', por lo que las difíciles
manipulaciones que debes hacer con HTML para conseguir efectos especiales serán
cosa del pasado: autores y diseñadores serán libres de inventar sus propias
etiquetas;
La información contenida puede ser más 'rica' y fácil de usar, porque las
habilidades hipertextuales de XML son mayores que las de HTML.
XML puede dar más y mejores facilidades para la representación en los
visualizadores.
Elimina muchas de las complejidades de SGML, en favor de la flexibilidad del
modelo, con lo que la escritura de programas para manejar XML será más sencilla
que haciendo el mismo trabajo en SGML.
La información será más accesible y reutilizable, porque la flexibilidad de las
etiquetas de XML pueden utilizarse sin tener que amoldarse a reglas específicas
de un fabricante, como es el caso de HTML.
Los archivos XML válidos son válidos también en SGML, luego pueden utilizarse
también fuera de la Web, en un entorno SGML (una vez la especificación sea
estable y el software SGML la adopte).
Software XML:
Para desarrollar aplicaciones basadas en XML es suficiente Con un editor de
textos ASCII (el Bloc de notas, por ejemplo) y con un visualizador que incluya
un parser adaptado a XML (Microsoft Internet Explorer 5, por ejemplo), se pueden
crear y ver documentos XML.
No obstante, existen muchas nuevas herramientas que facilitan un poco la labor
del diseñador, algunas de ellas gratuitas, como el "Microsoft XML Notepad", que
aprovecha los motores internos del Explorer para trabajar.
La versión 4.x del Netscape Navigator no soporta XML, y aunque se supone que la
versión 5 sí lo permitirá, la política comercial actual de Netscape no permite
asegurar cuándo ni cómo será.
Existen otros varios visualizadores/navegadores que admiten XML, como Amaya,
HotMetal o HyBrick, aunque casi cada día están saliendo nuevos productos
(analizadores, visualizadores, motores, editores, DTDs, etc.).
Aunque la versión 1.0 de XML es ya definitiva, no pasa lo mismo con las demás
normativas que le acompañan, que poco a poco van pasando del estado de "borrador
de trabajo" al de "recomendación" (http://www.w3c.org). Este es otro de los
motivos por los que XML no termina de generalizarse, ya que las empresas se
piensan mucho invertir en productos que no están soportados por estándares
definitivos.
Hoy en día, los servicios de atención al cliente están migrando de centros de
llamadas y sedes físicas a sitios Web, por lo que se beneficiarán de la sólida
funcionalidad de XML. Dado que la mayoría de estas aplicaciones empresariales
implican la manipulación o la transferencia de datos y registros de base de
datos, como pedidos de compra, facturas, información del cliente, citas, mapas,
etc., XML va a revolucionar las posibilidades de los usuarios finales en
Internet, permitiendo la implementación de un amplio abanico de aplicaciones
empresariales. Además, la información que ya esté almacenada en sitios Web,
tanto si está guardada en documentos como en bases de datos, puede marcarse con
vocabularios basados en XML y orientados a intranets. Dichos vocabularios
también ayudan a las pequeñas y medianas empresas que necesiten intercambiar
información entre clientes y proveedores.
2.- JSP
Existen ventajas y desventajas
a la hora de utilizar SJP en cambio de los servlets, y la decisión en el momento
de elegir no es fácil, especialmente si no sabes como evolucionará tu página.
Una consideración básica es la relación entre el markup y el código. Por
ejemplo, en una página puedes incluir loops y condicionales que interactúan con
el HTML. Es uno de los factores importantes a la hora de diseñar JSP, el guardar
la mayor cantidad de este código fuera de la página, como ser en un bean, o en
otra clase que luego sea referenciada por la página. Las secciones de código de
JSP pueden volverse inmanejables y difíciles de depurar, especialmente porque el
compilador está trabajando en el ".java" que se ha generado y no directamente en
la JSP. En una página con funcionalidad simple server-side, por ejemplo
alternando la salida basada en algunos parámetros del pedido, un JSP puede ser
mucho más simple y rápido de construir que un servlet.
Una ventaja de las JSPs es que
pueden puede ser entendido por diseñadores Web que no son programadores de Java.
Siempre que sean cuidadosos, pueden cargar la JSP en una herramienta de diseño
para cambiar el HTML. Esta opción puede ser preferible a alterar el archivo
fuente del servlet que tiene múltiples llamadas a out.print() o funciones que se
agregan (append()) a objetos StringBuffer.
Un punto en el que nos podemos detener antes de continuar es en el hecho de que
cada JSP contiene referencias implícitas a objetos de API que no necesitan ser
declarados. Estos son:
request, response, pageContext, session, application, out.
3.- ASP:
En este caso nos enfocamos a el PSA o ASP
(Proveedor de Servicio de Aplicaciones), quien adquiere las licencias del ERP y
además cuenta con la infraestructura de servidores, sistema operativo, DBMS e
incluso personal para la administración de la infraestructura y el soporte
técnico. La PYME no requiere adquirir toda esta infraestructura para realizar la
implantación y en general sólo requiere invertir en PCs habilitadas con un
browser y una conexión rápida a Internet. (Rosado, 2001)
Además, por el hecho de “rentar” la aplicación, no se ocupa capacitar por tanto
tiempo a los trabajadores. De esta manera, la empresa puede utilizar sus
recursos, en otros aspectos “débiles” de la empresa.
Se pronostica que los PSA tengan un crecimiento de un 80% en los próximos años.
(Brenix, 2002). Debido a que las soluciones ERP tradicionales pueden agruparse
en diferentes niveles de costo. Por ejemplo, los más caros son aquellos como
PeopleSoft, SAP u Oracle, pues tan sólo tres o cuatro de sus módulos cuestan en
promedio 800 mil dólares como mínimo, por lo tanto, una empresa mediana que
quisiera comprar cinco módulos ya estaría gastando un millón de dólares,
únicamente en lo que corresponde a licencias. (Brenix, 2002)
Existe un segundo nivel de ERP, en el que bien puede catalogarse, por ejemplo, a
JD Edwards, cuyo costo promedio es de 400 mil dólares, mientras que el tercer
nivel ubica los precios entre 80 y 300 mil dólares. A todo esto se le tiene que
sumar el gasto por concepto del equipo o hardware, la consultoría, la
capacitación, la infraestructura y las actualizaciones. (Brenix, 2002)
Hay que tener esto último muy en cuenta, ya que son muchos los casos que se
presentan, donde empresas que incursionan en esta nueva tecnología, sufren
perdidas tan grandes, que la estabilidad de la empresa se pone en juego,
teniendo como consecuencias, desde una época de crisis, hasta la desaparición de
la misma.
Esto nos da una idea del por que las empresas tiene que analizar muy bien las
ventajas y desventajas de cada opción, y resumiendo las principales ventajas de
los ASP, son:
-La reducción de costos
-La despreocupación del usuario por dar mmantenimiento o por actualizar la
aplicación
-No se necesita comprar una robusta infraaestructura.
Mientras que sus desventajas:
-Falta de información sobre estas solucioones
-Desconfianza de parte de las personas quue lo puedan usar
-Competidores de gran renombre
4.- PHP:
Cada manera tiene sus ventajas y desventajas. Como modulo
externo quiere decir que creamos la extensión como una libreria, .so (sistemas
UNIX) o .dll (sistemas Windows), esta manera tiene sus ventajas y desventajas.
Las ventajas que tiene este tipo de extensiones son que no es necesario la
recompilación del PHP, las desventajas que tiene son que cada vez que cargamos
una pagina y necesite el uso de la extensión debera llamar a la extensión
mediante la función [b]dl()[b] y eso hace mucho mas lenta la carga de la página.
Este tipo de extensiones pueden ser avilitadas desde el php.ini si tenemos
acceso a el.
La segunda manera, en la cual se basa este artículo, es la de generar
extensiones que formen parte del PHP.
Las ventajas de este manera son que que no hace falta llamar a ninguna extensión
externa, lo cual hara mas rapida la ejecución de la página y que nuestra
extensión residira en el binario de PHP, las desventajas son que hace falta
recompilar PHP para dar soporte a la extensión.
Por último, se pueden crear extensiones que tomen parte del motor de PHP, es
decir de Zend, pero no es nada recomendable hacer esto, ya que generalmente
genera incompatibilidades con el motor de PHP y nos daría muchisimos fallos, por
lo cual si no es indispensable nunca lo hagas.
También consideramos importante definir los siguientes términos, dando el valor relativo al tipo de trabajo realizado:
Normas. Es un lenguaje común que facilita el flujo de
bienes y servicios entre el comprador y el vendedor a nivel del mercado, o entre
clientes internos en el marco de la organización, que contribuye a mantener el
estado general de satisfacción alcanzado.
Procedimientos. Es la forma específica de llevar a cabo una actividad o
proceso y, por tanto, es un documento que describe la realización de una
actividad repetitiva de acuerdo con una sistemática preestablecida y una guía
normalizada de actuación, con la finalidad de realizarla adecuadamente y
garantizar la continuidad en el desempeño de la empresa aún con la ocurrencia de
cambios en la composición de los Recursos Humanos.
Recomendaciones. Normas o Procedimientos que no son de obligatorio
cumplimiento, debido a falta de consenso para su aprobación en alguna de las
categorías anteriores o a que se encuentran sometidos a evaluación práctica,
pero cuyo empleo facilita la estandarización en el desempeño de la entidad.
Manual de procedimientos: Documento que contiene información válida y
clasificada sobre la estructura de producción, servicios y mantenimiento de una
organización. Su contenido son los procedimientos de trabajo, que conllevan
especificación de su naturaleza y alcances, la descripción de las operaciones
secuénciales para lograr el producto, las normas que le afectan y una gráfica de
proceso (hoja de ruta, fluxograma).
Referencias bibliograficas:
ALADRO GARCÍA, A. El lenguaje XML: la nueva forma de estructurar los contenidos.
En su calidad de estándar del sector para expresar datos estructurados, XML ofrece muchas ventajas a las organizaciones, desarrolladores de software, sitios Web y usuarios finales. Las oportunidades aumentarán cuantos más formatos de datos de mercado vertical se creen para mercados claves, como el mercado de búsqueda avanzada en bases de datos, banca en línea, médico, legal, comercio electrónico, etc. Cuando los sitios ofrezcan datos, en lugar de limitarse a las vistas de datos, las oportunidades serán extraordinarias
El Manual de
Procedimientos, por: José Manuel Tovar (mx)
D.R., SANLOZ holonic
Contar con manuales de procedimientos estandarizados y congruentes, no solo
representa una manera ordenada de recopilar el material de trabajo, sino que la
uniformidad de los procedimientos y los instructivos les proporciona una
cualidad singular, una calidad propia que los hace prácticos, esto es, útiles a
los usuarios que a su vez redunda en la estandarización de las actividades y los
procesos.
Elaborar un manual de procedimientos, como cualquier otro componente de un
sistema (de calidad o simplemente de administración), requiere de una adecuada
planeación. Es muy conveniente entonces, preparar primeramente el Manual de
Calidad (que bien puede llamársele Manual de Políticas o Manual de
Organización), en el que se describan los objetivos fijados por la compañía, se
establezcan las políticas dictadas por la Dirección General y se plasmen las
responsabilidades asignadas al personal directivo y ejecutivo, con capacidad de
decisión.
Ganón: La Revolución de la Información
la Revolución de la Información hasta ahora, o sea desde la primera computadora
a mediados de 1940, ha solamente transformado procesos que ya existían haciendo
rutina procesos tradicionales en un sinnúmero de áreas. En general, los procesos
no se han cambiado, y sí se han hecho rutina paso a paso, con tremendos ahorros
en tiempo y, a veces, en costo. lo que llamamos la Revolución de la Información
es en realidad una Revolución del Conocimiento. Lo que ha hecho posible hacer
rutinarios los procesos no es una máquina; la computadora es sólo el disparador.
El Software es la reorganización del trabajo tradicional, basado en siglos de
experiencia, a través de la aplicación del conocimiento y del análisis lógico
sistemático. Por lo tanto, la clave no es la electrónica; es la ciencia del
conocimiento