CONTAB es un sistema de contabilidad que esta dirigido a empresas e instituciones que tienen un gran volumen de transacciones y requieren información contable y financiera al momento.

CONTAB esta dirigido a contadores, debido a que los programas reflejan los conceptos y operaciones contables.

También está dirigido al personal de gerencia debido a que cuenta con opciones de consulta iterativa, que brinda información útil para la toma de decisiones.

CONTAB mantiene actualizados sus libros y estados sin necesidad de realizar reprocesos diarios, dispone de opciones de consulta en pantalla y generación de informes, basados en la información del mes actual o de los anteriores.

Una vez registrado un comprobante, éste actualiza inmediatamente los libros y estados, ocasionalmente este comprobante puede ser modificado o anulado. Es posible mantener varios meses abiertos y registrar comprobantes de diferentes fechas.

Todos los comprobantes ingresados se registran automáticamente en moneda nacional y extranjera utilizando el tipo de cambio de la fecha del comprobante. De esta manera es posible la consulta de libros y estados en bolivianos o dólares.

Las cuentas contables están divididas en cinco grupos, con cuatro niveles de cuentas. Los tres primeros de dos dígitos y el último nivel de tres dígitos. El volumen de información está limitado a un millón de comprobantes y treinta y dos mil asientos por comprobante.

El sistema limita el acceso de usuarios con tres niveles, cada usuario cuenta con un identificador y contraseña única.

CONTAB requiere de un microcomputador 100% compatible con IBM-PC y 640 Kb de memoria RAM, y sistema operativo MS-DOS en ambiente monousuario o red. Se requiere 1.5 Mb de espacio en disco para programas y archivos del sistema y 2.5 Mb aproximadamente para datos por gestión contable.

1.2 Usuarios.

2. Menú Administración del Sistema.
1. Menú Entrada de Datos.
2. Consultas.
3. Emisión de Informes.
4. Mantenimiento del Sistema.

CONTAB utiliza una estructura de directorios fija denominada \CONTAB, en el que se encuentran todos sus archivos. Para le ejecución del sistema debe hacer correr el archivo contab.exe, residente en este directorio.

Inicialmente CONTAB despliega una pantalla de bienvenida y solicita los siguientes datos :

• Terminal No: Se debe indicar el número de terminal donde se encuentra el usuario, si éste está en una red, o 1 si encuentra en un entorno monousuario. Este dato es muy importante en una red de computadoras porque permite controlar el acceso concurrente de varios usuarios a una misma información, si dos o mas usuarios indican un mismo número de terminal puede producirse problemas de concurrencia.
• Identificación: Se debe indicar los tres caracteres que identifican al usuario, éstos han tenido que ser registrados por el administrador, para dar al usuario acceso al sistema.
• Clave de Usuario: El usuario debe indicar su palabra clave que consiste de seis caracteres, si éste no indica correctamente está información, CONTAB solicitará nuevamente la identificación del usuario, reiterando este proceso a los sumo tres veces, luego de los cuales CONTAB considera que se trata de un intruso y cancela la ejecución del programa. Si un usuario olvida la clave secreta debe solicitar al administrador el cambio o confirmación de la misma.
• Gestión: En este campo se indica la gestión contable a cuya información desea acceder, es posible ingresar a gestiones pasadas para realizar consultas. Una gestión contable puede coincidir o no con un año calendario, los límites de los mismos se deben indicar en el menú de Administración del sistema.
• Tipo de Cambio: Cuando un usuario ingresa la primera vez en el día, CONTAB solicita el tipo de cambio del dólar para la fecha del acceso. Para los siguientes ingresos al sistema, ya sea del mismo usuario o de otros, ya no se solicita el ingreso de este dato. Se puede listar el tipo de cambio de una gestión o de un mes, si algún tipo de cambio no es el correcto es posible corregirlo en la opción Tipos de Cambio del menú Administración del Sistema.

Si el sistema ha aceptado los datos anteriores, muestra al usuario el menú principal, que presenta la fecha en la esquina superior izquierda, con la que se procesará cualquier información ingresada o solicitada al sistema, si el usuario necesita hacer registros de otras fechas debe necesariamente salir al sistema y cambiar la fecha en el sistema operativo. En la parte superior se indica la empresa que tiene los derechos de licencia de este sistema, este dato es rotulado en todos los informes que ofrece el sistema. En la esquina superior derecha se indica la gestión contable que se registro al ingresar al sistema, si desea cambiarla, necesariamente debe volver a ingresar al sistema. En la parte inferior existe una línea de mensajes que utiliza CONTAB para comunicar información de errores o mensajes de ayuda al usuario.

CONTAB puede ser utilizado por varios usuarios que pueden acceder concurrentemente a comprobantes, estados o libros contables. Para controlar estos accesos se utiliza un jerarquía de usuarios que es administrada por el Encargado del sistema.

Para administrar el acceso de usuarios se utiliza la opción Identificar Usuarios del menú Mantenimiento del Sistema, a esta opción solo tiene acceso el Administrador. Se presenta una pantalla donde es posible Adicionar, Modificar, o Eliminar a un usuario.

Si elige la opción adicionar, debe indicar los siguientes datos:

• Identificación: Se debe indicar tres caracteres que identificarán al nuevo usuario, generalmente se asocia con la iniciales del usuario.
• Nombre del Usuario: Permite indicar el nombre del usuario en un campo de doce caracteres, este dato es solamente de referencia y puede ser abreviado.
• Clave de Usuario: En este campo se debe indicar la palabra secreta de seis caracteres que utilizará el usuario para acceso al sistema (el mismo no es perceptible en pantalla).
• Nivel de Acceso: El nivel de acceso permite estructurar la jerarquía de accesos de los usuarios, éste es un dato numérico entre 6 y 9, dependiendo de este nivel el usuario puede acceder a diferentes opciones descritas a continuación:

Luego de ingresar los datos anteriores, CONTAB solicita la confirmación del la adición del nuevo usuario, presionar [ENTER] para confirmar, o [ESC] para cancelar los datos previamente ingresados.

Para modificar un usuario debe indicar el identificador del mismo, para luego proceder a modificar o confirmar los datos mostrados por el sistema, la palabra clave no es mostrada y si no desea modificar puede presionar [ENTER].

Para eliminar un usuario que ha dejado de ser parte del grupo de trabajo, debe indicar el identificador, CONTAB despliega información de este usuario y solicita confirmación, puede presionar [ENTER] para ratificar la eliminación, o [ESC] para cancelar este proceso.

El primer paso antes de registrar información de comprobantes contables es construir el Plan de Cuentas que se utilizará en la empresa o institución. El presente sistema dispone de un Plan de Cuentas general que debe ser modificado y adecuado a las necesidades particulares del departamento de contabilidad.

Para este proceso se dispone de la opción Plan de Cuentas en el menú Administración del sistema, donde puede Adicionar, Modificar, Eliminar o Listar una cuenta contable.

CONTAB utiliza cuentas contables divididas en cuatro niveles, donde el primer nivel tiene un dígito, los dos siguientes disponen de dos dígitos y el ultimo nivel de tres dígitos. La estructura de un código de una cuenta contable es ejemplificada a continuación.

1.01.02.004 Banco de Crédito N.N. Moneda Ext. #1001028233

1: Indica el rubro de la cuenta, éste necesariamente debe ser (1) Activo, (2) Pasivo, (3) Capital y Patrimonio, (4) Egresos y (5) Ingresos.

01: Indica la partida, en este caso 01 puede estar asociado con Activo Disponible, Activo Fijo, etc.

02: Indica el grupo cuenta que puede estar asociado con Banco Moneda Nacional, Banco Moneda Extranjera, Caja, etc.

004: Indica el detalle de la cuenta contable, en el ejemplo Banco de Crédito...

Se debe observar que el primer grupo estáasociado con grupos contables que no pueden ser modificados por el usuario, CONTAB maneja estas asociaciones para construir los estados y libros contables. El segundo y tercer grupo pueden ser asociados con grupos de acuerdo a particularidades propias, y es posible tener hasta 99 grupos en un nivel específico. El cuarto nivel es de detalle y permite el registro de comprobantes, también puede ser asociado de acuerdo a particularidades propias, es posible el registro de hasta 999 códigos de detalle para una partida y cuenta específica.

Para utilizar una cuenta en el registro de comprobantes, ésta debe estar registrada en el Plan de Cuentas del sistema, luego de elegir la opción Adicionar debe indicar los siguientes datos:

• Código de Cuenta: Se debe indicar el código contable que desea adicionar al sistema, sin utilizar el separador punto entre niveles. Este campo admite el ingreso de ocho dígitos numéricos que deben ser llenados en su totalidad, si desea adicionar una cuenta que no sea de Detalle, el campo de ingreso debe ser completado con ceros.
• Rubro: Este dato es desplegado por el sistema, dependiendo de la cuenta, pudiendo ser activo, pasivo, patrimonio, egreso, o ingreso.
• Partida: Si introdujo ceros en los últimos cinco dígitos CONTAB solicita que se ingrese el rótulo asociado a este nivel. Si no es así, extrae el rótulo de cuenta correspondiente al nivel ‘partida’.
• Cuenta: Si introdujo ceros en los últimos tres dígitos, CONTAB solicita que se ingrese el rótulo asociado a este nivel. Si no es así, extrae el rótulo de cuenta correspondiente al nivel de ‘cuenta’.
• Detalle: Es el nivel que generalmente se adiciona o modifica, CONTAB solicita que se ingresen 40 caracteres para describir la cuenta las mismas que son transformadas automáticamente a mayúsculas.
• Moneda: Este dato es solicitado únicamente cuando se desea añadir una cuenta a nivel de detalle, los dos posibles valores a registrar son (B) para cuentas en moneda nacional, y (U) para cuentas en moneda extranjera. Independientemente del tipo de moneda de la cuenta el sistema mantiene un registro bimonetario, pudiéndose consultar libros y estados en bolivianos o dólares.

Luego de registrar estos datos CONTAB solicita la confirmación del usuario, pudiéndose presionar [ENTER] para registrar la adición al Plan de Cuentas o [ESC] para olvidar los datos previamente indicados.

Al adicionar una cuenta debe verificar previamente que existan cuentas de niveles superiores ya registradas, el sistema muestra mensajes de error si el usuario pretende registrar cuentas de niveles inferiores que no tengan cuentas superiores.

Para modificar una cuenta debe indicar el ‘código de cuenta’, los únicos datos que es posible modificar son la descripción de la cuenta y el tipo de moneda, si desea modificar el código propiamente debe seguir el proceso de eliminar la cuenta y añadir como nueva.

Los datos solicitados por el sistema son los mismos indicados para el proceso de adición, además debe seguir las mismas reglas para modificar cuentas de niveles superiores.

Para proceder a eliminar una cuenta debe tener presente los siguientes elementos:

Si trata de una cuenta superior a la de detalle, no deben existir registradas cuentas dentro el grupo de la cuenta que desea eliminar.

Si trata de una cuenta de nivel de detalle, no deben existir registros contables realizados utilizando esta cuenta.

CONTAB solicita que ingrese la cuenta a eliminar y si ella existe despliega sus datos asociados, a continuación debe presionar [ENTER] para confirmar la eliminación del Plan de Cuentas o [ESC] para cancelar este proceso.

Al elegir la opción listar, el sistema genera un archivo de listado ‘prn3110.prn’ el mismo que puede ser visto en pantalla o enviado a impresora. Si elige la opción ‘pantalla’ se despliega una ventana donde se muestra todo el Plan de Cuentas en formato de impresión, pudiendo navegarse en la ventana utilizando las teclas de control del cursor. Para la opción ‘impresora’ se tiene que si el sistema estáejecutándose en una red de área local, este archivo es enviado a la cola de impresión, del sistema operativo de la red quedando bajo control de él, en un sistema monousuario la impresión se realiza en la impresora local, si la misma no está lista CONTAB pide que verifique el estado de la impresora.

Los datos que presenta el listado son:

• Código de la cuenta: Se muestran todos los niveles de cuentas.
• Descripción.

Esta opción permite el mantenimiento de cuentas, es decir la adición, modificación y eliminación de cuentas, además del listado del Plan de Cuentas (ver sección 1.3).

Permite el mantenimiento del tipo de cambio del dólar, el mismo que se registra la primera vez que se ingresa al sistema el día. Si un dato ha sido ingresado en forma incorrecta es posible la modificación o la adición de un tipo de cambio. Se solicita la operación a realizar que puede ser Adicionar, Modificar, o Listar.

Si elige la opción Adicionar, CONTAB solicita la fecha para el ingreso del tipo de cambio, se verifica que no exista registros en dicha fecha y se pide el valor del tipo de cambio. Para confirmar el registro debe presionar [ENTER] o [ESC] para cancelar los valores ingresados.

Si elige la opción de Modificar, se debe indicar la fecha del tipo de cambio, el sistema verifica que exista registro en esta fecha y despliega el valor registrado en ese día, para que sea confirmado o modificado. Luego de modificar el valor se pide la confirmación para su registro con [ENTER] o [ESC] para su cancelación.

Si pretende sacar un listado del tipo de cambio por mes puede elegir la opción listar, la misma que solicita el mes y año del listado, luego de generar el respectivo archivo de impresión, se solicita la opción de pantalla o impresión. Los datos que contiene este listado son:

• Fecha : En el formato dd/mm/aa.
• T.C. Bs.: Tipo de cambio en moneda nacional.

Si desea un listado de todo un año calendario debe elegir la opción Tipos de Cambio Gestión presente en el menú Emisión de Informes, e Informes a Petición.

Esta opción permite la actualización de parámetros generales utilizados por el sistema, estos son los siguientes:

• I.v.a.: Impuesto al valor agregado (13%).
• Impto. Trans.: Impuesto a las transacciones.
• Mes Inicial y Mes Final: La gestión contable para empresas e instituciones esta regulada por disposiciones gubernamentales, y dependiendo del tipo de institución existe diferentes rangos de meses. Estas dos campos permiten registrar el mes de inicio de la gestión y el mes de cierre de la gestión contable. Note que el usuario no registra el mes final, que es obtenido del mes inicial.

Luego de confirmar o modificar estos valores CONTAB solicita la confirmación para el registro en forma permanente con [ENTER] o su cancelación con [ESC].

Esta opción permite la impresión de informes diarios de fechas anteriores a la fecha del proceso actual, recorriendo la etiqueta de impresión hasta dicha fecha (para comprender adecuadamente esta función, revise previamente la opción Libro Diario de Transacciones en el menú Impresión de Diarios).

Si el informe diario ya ha sido impreso o visto en pantalla, el usuario puede volver a imprimir el mismo utilizando la opción Impresión de Informes. Si el usuario necesita el informe de una fecha pasada, cuyo archivo generado ya ha sido superpuesto, debe indicar los siguientes datos.

• Código de Diario : Se debe indicar el código asociado al informe diario, éste sólo es uno y tiene el código INF3411. El sistema despliega el ultimo número diario impreso asociado a la transacción, la ultima página de dicho informe, y el último número diario registrado.
• Ultima Operación Editada : Se debe indicar el último número diario del informe previo a la fecha requerida. Por ejemplo si el primer número diario de la fecha requerida es 96001256, debe indicar el previo, es decir 96001255. No es posible registrar un valor mayor o igual al desplegado por el sistema.
• Ultima Página Editada : Se debe indicar la página del informe previa a la fecha requerida. Por ejemplo si la página de la fecha requerida es 75, debe indicar 74, esto no es determinante pero permite mantener la secuencia en las páginas de los informes diarios. No es posible registrar un valor mayor o igual al desplegado por el sistema.
• Ultima Operación : Este dato no es modificable y permite conocer el último valor del número de diario que ha sido registrado.

Luego de mover la etiqueta de la última transacción impresa, puede generar el informe de la fecha requerida utilizando la opción Libro Diario, debe notar que esta opción generará todos los informes diarios hasta el último comprobante registrado. Si precisa el informe de un sólo día, debe cancelar la impresión luego de obtener la impresión requerida.

Esta opción despliega una interfaz que puede considerarse como la principal para la recopilación de información. La información básica para construir los libros y estados contables es extraída a partir de los comprobantes, que deben ser elaborados adecuadamente por contadores o auxiliares contables. El sistema no brinda ninguna asistencia para la elaboración contable de este documento, el soporte del sistema se limita al control de ingreso de datos de la cabecera del comprobante, los asientos contables, y el control de la igualdad entre el debe y el haber.

Esta opción permite el ingreso de tres tipos de comprobantes, de ingreso (110), de egreso (210) y de diario (310), cada uno de éstos está asociado con un código de operación, y tiene su significado contable. Para la identificación de los comprobantes existe una secuencia controlada por el sistema, que estáfuera del alcance del usuario, la secuencia es independiente para cada uno de los tres tipos de comprobantes.

• Signo: Este dato puede ser 0 o 1, permite que el sistema conozca si el documento es normal o es de anulación, se utiliza cero (0) para documentos normales. Cuando un comprobante tiene algún error en montos o código de cuentas, se debe anular dicho comprobante, esto significa registrar el mismo con un signo uno (1). El comprobante no es eliminado del sistema sino que se registra un documento dual con valores opuestos al debe y haber. Si comete un error en las glosas u otros rótulos es posible la modificación directa ingresando a la opción Modificación de Comprobantes.
• Operación: El dato que debe ingresar es 110, 210 o 310 asociado con un comprobante de ingreso, egreso o diario respectivamente, dependiendo de este valor se asociará al tipo de comprobante y secuencia específica. Si el usuario olvida uno de estos valores puede presionar [ENTER] para obtener un listado de los posibles valores aceptados en este campo.
• Número: Es el número del documento, el que está controlado por el sistema y no puede ser alterado por el usuario. Este dato junto con el tipo de operación (110, 210, 310) permiten identificar al documento; es necesario conocerlo para la consulta, anulación o modificación del comprobante.
• Fecha: Es la fecha con la que se registrará el comprobante, cuando se trata de un registro normal es obtenido de la fecha del sistema (esquina superior izquierda). Si desea registrar un comprobante con otra fecha debe cambiar la misma en el sistema operativo, dejando momentáneamente el programa.
• T.C.: Son las iniciales del tipo de cambio, permite registrar el tipo de cambio por una unidad de dólar, el programa muestra el dato registrado en su base de datos, permitiendo su confirmación o modificación en caso de que exista alguna diferencia. Si el tipo de cambio no es el correcto debe realizarse la modificación en la opción Tipos de Cambio del menú Administración del sistema.
• Glosa Gral.: El usuario debe registrar la glosa general del comprobante, la pantalla muestra dos líneas para el registro de este dato, pero en la impresión es desplegada en una solo línea.

A continuación se deben registrar los asientos contables del comprobante, si sigue adelante y nota que existe algún error en los datos precedentes, no es posible su corrección y debe resignarse a perderlos y registrarlos nuevamente presionando [ESC].

Los datos que se explican a continuación son desplegados en un recuadro limitado, si existieran muchos asientos estos sufren un ‘scroll’ en esta ventana y pueden ser accedidos utilizando las teclas de control del cursor.

• Cuenta: Permite indicar el código de cuenta a nivel de detalle sin utilizar el separador punto, si el usuario recuerda el código exacto puede escribirlo directamente, o en su defecto presionar [ENTER] en el campo en blanco para tener acceso a la lista del Plan de Cuentas y seleccionar la cuenta buscada. Si el Plan de Cuentas es muy grande, esta búsqueda puede resultar tediosa, se puede indicar el código de una cuenta conocida relacionada a la buscada y luego seguir el proceso de búsqueda anterior, esto colocará el puntero cerca del código de la cuenta buscada.
• Descripción: El sistema busca el código de cuenta seleccionado y extrae la descripción de la misma desplegando parte de ella.
• Chq./Compte.: Muchos asientos contables tienen asociados un número de cheque o un número de documento, este campo permite el ingreso de un dato de diez caracteres.
• Debe o Haber: Cada asiento tiene asociado un monto al debe o al haber, estos dos campos permiten este ingreso. Si registra un monto al debe el programa olvida el campo haber y pasa al siguiente campo, si el monto en el debe es cero se solicita un valor en el campo haber, si éste es nuevamente cero el programa vuelve a solicitar un dato en el campo debe.
• Glosa Ind.: Además de los datos anteriores se debe indicar la glosa individual que está asociada a cada asiento, se reservan para esto treinta caracteres.

Luego de registrar estos datos CONTAB solicita que se ingrese [ENTER] para confirmar o [ESC] para olvidar los datos del asiento y registrar nuevamente el mismo. Si la elección es [ENTER] puede pasar al siguiente asiento presionando [FLECHA ABAJO] con lo que se solicitará el código de cuenta del siguiente asiento. El proceso anterior es para un asiento y es valido para todos los asientos contables del comprobante.

Es posible moverse por todos los asientos utilizando las flechas del cursor, si presiona [FLECHA ABAJO] en el último asiento el sistema asume que se desea adicionar un nuevo asiento. Si desea modificar o eliminar un asiento es necesario mover el indicador al respectivo asiento y presionar [ENTER], el sistema consulta si desea modificar o eliminar el asiento, presionar [ENTER] para modificar cada uno de los elementos del asiento o [CTRL][FIN] para eliminar el asiento.

Luego que se ha ingresado todos los asiento contables y comprobado que las sumas al debe y haber son iguales se puede proceder a grabar el comprobante, para esto se presiona [ESC] que totaliza el documento, si existen diferencias en los totales CONTAB solicita que se modifique el comprobante, si las sumas son iguales se solicita que se presione [ENTER] para grabar el comprobante en la base de datos o [ESC] para olvidar todos los datos ingresados y volver a registrar el comprobante desde un principio.

Luego que el comprobante ha sido grabado, se prepara la impresión del mismo solicitando se confirme la impresión, si el usuario desea puede posponer la impresión del comprobante para después, realizado en la opción Consulta de Comprobantes, o imprimirlo directamente. El sistema verifica que la impresora esté en ‘on line’, en su defecto se los hace saber al usuario. El formato para el que está diseñado la impresión es papel continuo de 9½" x 11" troquelado por la mitad, si el comprobante contiene mas asientos de los que caven en una página de estas dimensiones, se utilizan varias hojas enumerando las mismas.

La opción Registro de Comprobantes también permite anular comprobantes, esto significa balancear el registro del comprobante que desea anular, grabando uno opuesto al anterior con signo uno (1). Estos comprobantes no se eliminan de la base de datos y permanecen cuando se obtienen libros diarios y mayores.

Luego de indicar 1 en el campo signo, CONTAB solicita que ingrese el código de operación (110, 210, 310) y luego el número del documento, si éste está registrado el mismo es desplegado pudiendo recorrerse los asientos utilizando las teclas de control del cursor. Para registrar la anulación debe presionar [ESC] para totalizar, luego el sistema solicita la confirmación, requiriendo [ENTER] para su grabación, o [ESC] para su cancelación.

Muchas empresas e instituciones trabajan con presupuestos anuales, en estos casos es necesario registrar los montos ‘techo’ para cada una de las cuentas de gastos (4.00.00.000), cuando se registra un comprobante de gasto el sistema controla que el monto ejecutado no sobrepase al monto presupuestado.

Estos datos son registrados a inicio de gestión, conjuntamente con el Plan de Cuentas reformulado y el balance de apertura. Los datos a registrar son los siguientes:

• Cuenta: Se debe indicar el código de cuenta para la que se tiene un presupuesto, esta cuenta debe ser del rubro egresos.
• Descripción: El sistema despliega el detalle de la cuenta.
• P.A.O. : Se refiere al presupuesto anual operativo, que sirve de techo presupuestario en los comprobantes de gastos.

Luego de registrar estos datos CONTAB solicita que se presione [ENTER] para registrar los datos anteriores, o [ESC] para su cancelación.

Esta opción permite que el sistema elabore un comprobante de diario (310), con los asientos de ajuste de las cuentas de activo y pasivo que tuvieron movimiento en el día, tanto en dólares como en bolivianos.

Esta opción permite que el sistema elabore un comprobante de diario (310), con los asientos de ajuste de las cuentas de activo y pasivo que tienen variaciones respecto al dólar en el mes, tanto en dólares como en bolivianos.

Cuando ha cometido un error en el ingreso de comprobantes, referido a la fecha, glosa general, glosa individual, o número de cheque puede modificar el mismo en lugar de registrar una anulación de éste.

Al ingresar a esta opción CONTAB solicita el signo (0), el código de operación (110, 210, 310) y el número de documento, se verifica que este registro exista y no se haya anulado, seguidamente se despliega los datos del comprobante.

Los datos presentados por el sistema pueden ser confirmados o modificados, se sigue el mismo proceso de la opción Ingreso de Comprobantes. Luego que los datos han sido modificados se debe presionar [ESC] para totalizar el documento, y seguidamente [ENTER] para volver a grabar esta información o [ESC] para cancelar la modificación.

Si un comprobante ha sufrido una modificación en datos que no sean la glosa, debe proceder a reprocesar el mes de registro del comprobante, esta opción está en el menú Mantenimiento del Sistema.

Al final de la gestión puede ocurrir que ciertas cuentas tengan saldos cero en bolivianos como consecuencia de la igualdad entre el debe y el haber, y tener algún saldo diferente de cero en dólares, esta irregularidad se debe a la inflación y debe corregida con este ajuste.

Los datos que se registran y muestra el sistema son:

• Cuenta a Ajustar: Se debe indicar la cuenta que tiene diferencias entre las dos monedas.
• Debe/Haber/Saldo: El sistema muestra los montos acumulados al debe haber y saldo.
• Cuenta Auxiliar: CONTAB solicita que ingrese las cuentas auxiliares utilizadas para balancear el comprobante, estas cuentas generalmente son del rubro patrimonio y egresos como por ejemplo Ajuste por Inflación o Ajuste al Patrimonio.

Luego de registrar estos datos el programa calcula el monto del ajuste que solo afectará a la moneda nacional, además despliega el número de comprobante diario utilizado para este efecto.

Si los datos ingresados y mostrados son los correctos se pide la confirmación [ENTER] para su registro, o [ESC] para su cancelación.

En muchos casos también es necesario ajustar a cuentas del patrimonio, sin afectar su valores en dólares en estos casos debe ingresar los siguientes datos:

• Cuenta a Ajustar: Se debe indicar la cuenta perteneciente al rubro patrimonio.
• Debe/Haber/Saldo: El sistema despliega los montos acumulados del debe y haber.
• Monto Ajuste: El sistema calcula el monto a ajustar y lo muestra al usuario para su confirmación.
• Cuenta Auxiliar: CONTAB solicita se ingrese la cuenta auxiliar utilizada para balancear el comprobante.

Luego de ingresar estos datos se solicita la confirmación que puede ser [ENTER] para la operación en cuyo caso se muestra el número de comprobante utilizado, o [ESC] para su cancelación.

Una de las tareas contables más comunes es la consulta a comprobantes, cuando el usuario llega a conocer este programa notará que la consulta en pantalla es mucho más productiva que la consulta manual de comprobantes impresos.

Además de mostrar la información del comprobante, esta opción permite su impresión en caso de no haber sido impreso al ser registrado, o la duplicación en caso de su extravío.

Los datos solicita CONTAB son: el signo que puede ser 0 o1, el código de operación (110, 210, 310), y el número del comprobante. Luego de verificar la existencia de este documento se despliega en pantalla con el mismo formato de pantalla de la opción Registro de Comprobantes, si los asientos sobrepasan los limites de la ventana, puede utilizar las teclas del cursor [ARRIBA] y [ABAJO] para acceder a los demás asientos.

Para imprimir el comprobante debe presionar [ESC], lo permite que CONTAB solicite confirmación para la impresión, si desea salir de esta opción o consultar otro comprobante debe presionar nuevamente [ESC].

El libro diario muestra información de todas las transacciones realizadas en un día o en un rango de días, el dato de agrupamiento para esta operación es la fecha.

Los datos solicitados y presentados al usuario son:

• Fecha Inicial: CONTAB solicita a partir de que día se desea la información, si este campo se deja en blanco se asumirá desde el primer registro al sistema.
• Fecha Final: CONTAB solicita hasta que día se desea la información, si este campo se deja vacío el sistema asume hasta la última transacción. Si desea de un solo día debe repetir la fecha inicial.
• Bs. o $us.: El sistema consulta en que tipo de moneda serán mostrados los montos al debe y haber, solo dos valores son aceptados B o U.

Luego de pedir esta información el sistema despliega todos los asientos registrados en el rango de fechas indicado.

• Docum.: Indica el número del documento, precedido del signo ( 0 o 1).
• Oper.: Se refiere al tipo de documento: ingreso (110), egreso (210) o diario (310).
• Fecha: Indica la fecha de registro de la transacción.
• Cuenta: Esta columna indica el código de la cuenta.
• Descripción.
• Debe/Haber: Monto registrado al debe o haber en este comprobante.
• Glosa General.
• Glosa Individual.

Se debe notar que generalmente toda esta información no cabe en la ventana abierta, y debe utilizar las teclas del cursor para navegar por la información desplegada, siendo posible el movimiento a izquierda, derecha, arriba y abajo. En la parte inferior se muestran los totales al debe y haber, para el rango de fechas indicado.

Se puede volver a pedir información para otros datos de entrada presionando cualquier tecla, o salir de al menú utilizando seguidamente la tecla [ESC].

Este proceso es quizá el más utilizado por auxiliares y contadores, porque brinda todas las transacciones realizadas por una cuenta especifica durante un período de tiempo.

Los datos solicitados por el sistema son:

• Cuenta: CONTAB solicita la cuenta sobre la que desea información, si el usuario no conoce exactamente la cuenta puede obtener un listado de cuentas presionando este campo en blanco y seleccionar la cuenta de la lista mostrada.
• Extracto al: Se debe indicar a que fecha desea el libro mayor.
• Total/Mes: Solo son posibles dos valores T o M, si elige Total se mostrarán todas las transacciones realizadas desde el inicio de gestión, si elige Mes se mostrarán solo las transacciones realizadas en el mes hasta la fecha indicada, y se incluirá un registro al principio que muestra los saldos a inicio del mes.
• Bs. o $us.: Solo son posibles dos valores B para bolivianos o U para dólares.

Con estos datos el sistema presenta la siguiente información:

• Fecha: Esta columna indica la fecha de la transacción.
• Docmto.: Indica el número de documento precedido del signo.
• Oper.: Se refiere al tipo de documento que puede ser ingreso, egreso o diario.
• Debe/Haber: Estas dos columnas muestran los montos al debe y haber para cada transacción, en el tipo de moneda indicado.
• Glosa: Indica la glosa individual registrada para la cuenta en el comprobante.

Generalmente toda la información no cabe en la pantalla y es necesario acceder a la información restante utilizando las teclas del cursor para bajar y subir en la ventana. Además de esta información se muestra las sumas al debe y haber, y el saldo de la cuenta a dicha fecha.

Se puede consultar nuevamente el libro mayor con otros datos de entrada presionando [ESC], o salir de la opción presionando nuevamente [ESC].

Esta opción es utilizada para conocer el total de sumas al debe y haber, y el saldo para cada ítem del Plan de Cuentas, el saldo para cada cuenta puede ser deudor o acreedor. Por otra parte los totales de las columnas debe y haber, deben ser iguales.

Los datos solicitados CONTAB son:

• Mes de Consulta: Es posible obtener las sumas y saldos a cualquier mes, esto es hasta la última transacción del mes. Se debe indicar solamente el mes en numeral. Como la información que se extrae es acumulativa, para conocer las sumas y saldos de la gestión se debe indicar el último mes del él.
• Bs. o $us.: Permite extraer información en un tipo de moneda para los montos, solo son posibles dos valores B para bolivianos o U para dólares.

Con estos datos el sistema presenta la siguiente información:

• Cuenta: Esta columna muestra todas las cuentas que tuvieron movimiento en el período de análisis, utilizando el punto como separador de niveles.
• Debe/Haber: Estas dos columnas muestran los montos al debe y haber para cada una de las cuentas.
• Deudor/Acreedor: Indican los saldos resultantes del debe y del haber.
• Descripción: Se refiere al detalle de la cuenta, se encuentra más a la derecha, para no interferir con la información relevante de esta opción.

Generalmente toda la información no cabe en la pantalla y es necesario acceder a la información restante utilizando las teclas del cursor para bajar y subir en la ventana, e izquierda y derecha para acceder a la descripción de la cuenta. Además de esta información se muestra las sumas al debe y haber las cuales deben estar balanceadas, al igual que los totales de las columnas acreedor y deudor.

Se puede consultar nuevamente el libro mayor con otros datos de entrada presionando [ESC], o salir de la opción presionando nuevamente [ESC].

Permite conocer el estado de una cuenta, es el informe de sumas y saldos pero para una sola cuenta, pudiendo ser una cuenta superior a la de detalle.

Los datos solicitados por el sistema son:

Código: Se debe indicar la cuenta de la que desea información, es necesario conocer la cuenta exacta porque no se dispone de un listado de ayuda, es posible indicar cuentas de niveles superiores completando con ceros los dígitos que faltan. Si comete un error en el código debe presionar [ESC] y volver a ingresar la cuenta sin el separador punto.

• Saldo a: Se debe indicar el mes numeral (1 - 12) al cual se obtiene el saldo.
• Bs. o $us.: Permite extraer información en un tipo de moneda, solo son posibles dos valores B para bolivianos o U para dólares

Con estos datos el sistema presenta la siguiente información:

• Rubro.
• Partida.
• Cuenta.
• Detalle: Despliega los tres últimos dígitos de la cuenta, y la descripción de la cuenta a nivel de detalle.
• Sumas al Debe/Haber: Estos dos campos muestran los montos al debe y haber.
• Saldo: Muestra la diferencia absoluta entre el debe y el haber.
• Estado: A derecha del saldo se presenta el estado ‘Deudor’ o ‘Acreedor’.

Se puede consultar otra cuenta presionando [ESC], o salir de la opción presionando nuevamente [ESC].

En este menú existen muchos informes parecidos a los del menú Consultas, a diferencia de estos se despliegan informes más completos porque no están limitados por la pantalla y adicionalmente pueden ser enviados a la impresora. Como estas opciones generan un archivo informe suelen tardar un poco más de tiempo que las opciones de consulta.

La variedad de informes que dispone el sistema, están agrupadas en informes diarios, mensuales y a petición, éstos se describen a continuación.

Los informes diarios, contienen informes de las transacciones realizadas en un día específico o en un rango de días.

Este informe contiene las transacciones realizadas durante un día. Al elegir la opción el sistema no solicita ningún dato de entrada y genera los informes diarios a partir del día siguiente al último informe obtenido, para esto mantiene una etiqueta en el último número diario impreso y la última pagina asociada, los cuales pueden ser cambiados en la opción Ultima Situación de Diarios del menú Administración del Sistema.

Esta opción consulta al usuario la salida del informe que puede ser pantalla o impresora. Si elige la opción pantalla es posible navegar en todo el informe utilizando las teclas del cursor y salir de esta ventana utilizando [ESC]. Si elige impresión CONTAB pide confirmación para alistar la impresora y enviar el archivo a impresión.

Los datos presentados en este informe son :

• Número Diario: Es un número secuencial asignado por el sistema a cada renglón registrado en los comprobantes, este número es de control para evitar que se acceda a la base de datos y se elimine o adiciones transacciones. Los dos primeros dígitos de este valor identifican la gestión procesada. Para imprimir informes de fechas pasadas es necesario recordar el último número diario de la fecha previa al día del informe requerido.
• Número de Docmto: Es un número secuencial de seis dígitos, identifica a cada transacción y existen valores similares para comprobantes de ingreso, egreso y diario, debido a que los tres tipos utilizan secuencias distintas.
• Cod. Ope.: Indica el tipo de comprobante, este puede ser de ingreso (110), de egreso (210) o de diario (310). Luego de pedir esta información el sistema despliega todos los asientos registrados en el rango de fechas indicado.
• Código de Cuenta.: Se refiere a la cuenta a nivel de detalle utilizada en el momento de registro del comprobante.
• Descripción.
• Número Cheque/Recibo: Es un dato alfanumérico para el cheque u otro dato relevante para el asiento contable.
• Debe/Haber: Monto registrado al debe o haber en este comprobante.

Los datos anteriormente descritos corresponden a los datos registrados para un comprobante con excepción de la glosa general e individual, para cada día se imprimen además los totales al debe y haber que como es de suponer deben estar balanceados.

Cuando se termina la consulta en pantalla o impresión del informe, se retorna a las opciones de menú, si elige en ese mismo instante esta opción el sistema informa que se han impreso todos los informes diarios, debido a que no se han hecho más registros, y la etiqueta de la última situación de diarios está al final de la base de datos. Se puede volver a imprimir este informe utilizando la opción Impresión de Informes e indicando el código de este archivo (PRN4110.PRN), o retrocediendo el indicador de diarios en la opción Ultima Situación de Diarios indicando el código del informe (INF4110.PRN).

Este informe lleva un control de saldos por día para cada cuenta de detalle, es decir las sumas acumuladas al debe y haber para el día anterior, las sumas al debe y haber para el día indicado, y los saldos acreedor o deudor al final del día.

CONTAB solicita la fecha para la que desea obtener el informe, en el formato dd/mm/aa. Al igual que todas las opciones del grupo Impresión, permite la elección de mostrar la información en pantalla o enviarla a impresora.

Las columnas de este informe son las siguientes :

• Código de Cuenta : Indica todas las cuentas que tienen o acumulado hasta el día anterior o movimientos en el día del informe.
• Descripción de la Cuenta.
• Sumas al Debe/Haber Día Anterior : Los valores acumulados del debe y haber en bolivianos.
• Sumas al Debe/Haber del Día : El total del debe y haber para cada cuenta en el día.
• Saldos al Final del Día : El saldo resultante de la cuenta que puede estar en la columna Deudor o Acreedor.

Al final del informe se presenta los totales de las columnas monetarias que, desde luego deben estar equilibradas. Los totales deudor y acreedor deben coincidir con los totales del informe de sumas y saldos a la fecha.

El menú de informes mensuales agrupa a opciones que dan información a un mes específico, utilizando los movimientos de dicho mes y los acumulados desde el inicio de gestión hasta el mes anterior inclusive.

Este informe es similar al de sumas y saldos de las opciones de consulta, despliega el total de sumas al debe y haber, y el saldo para cada una de las cuentas, el saldo para cada cuenta puede ser deudor o acreedor. Por otra parte los totales de las columnas debe y haber, deben estar balanceadas.

Los datos de entrada a registrar son:

• Indique Mes : Es posible obtener las sumas y saldos a cualquier mes, esto es hasta la última transacción del mes. Se debe indicar solamente el mes en numeral. Como la información que se extrae es acumulativa, para conocer las sumas y saldos de toda la gestión se debe indicar el último mes del mismo.
• Nivel Detalle/Balance : La opción de consulta solo extrae a nivel de detalle, aquí es posible obtener este informe utilizando el último nivel (Detalle), o utilizando el tercer nivel (Balance). Solo dos valores son permitidos D o B.
• Bs. o $us.: Permite extraer información en un tipo de moneda para los montos, solo son posibles dos valores B para bolivianos o U para dólares

Con estos datos el sistema genera el archivo de impresión, y consulta por la salida que puede ser pantalla o impresión, la información desplegada es :

• Cuenta: Esta columna muestra todas las cuentas que tuvieron movimiento en el período de análisis, utilizando el punto como separador de niveles.
• Descripción.
• Debe/Haber: Estas dos columnas muestran los montos al debe y haber para cada una de las cuentas.
• Deudor/Acreedor: Indican los saldos resultantes del debe y el haber.

Al final de cada página y al inicio a partir de la segunda, se muestra el total acumulado por páginas, además al final del informe el total al debe, haber, deudor y acreedor.

Si elige la opción pantalla, puede navegar por toda la información utilizando las teclas del cursor, para cancelar la consulta debe presionar la tecla [ESC], pudiendo ingresar otros datos de entrada, o salir de esta opción presionando nuevamente la tecla [ESC].

La obtención del Balance General junto con el Estado de Resultados es el objetivo de un sistema de contabilidad. Este informe permite obtener el primer estado para un mes específico o un acumulado desde el inicio de gestión.

Los datos de entrada a registrar son:

• Indique el Mes : Se debe ingresar el mes al cual se desea obtener el informe, los valores válidos son 1 a 12. Si desea obtener el balance de toda la gestión debe indicar el último mes de la gestión y el dato acumulado.
• Bs. o $us.: Permite extraer información en un tipo de moneda para los montos, solo son posibles dos valores B para bolivianos o U para dólares.
• Acumulado/Mes : Solo se permiten dos valores (A) para obtener un informe utilizando los saldos acumulados del mes anterior o (M) para obtener solo el balance mensual.

No se solicita el nivel de cuenta, porque el informe obtiene sub-totales para cada grupo y nivel hasta el nivel de balance (tercer nivel).

Con estos datos el sistema genera el archivo de impresión, y consulta por la salida que puede ser pantalla o impresión, la información contenida en el informe es :

• Cuenta: Esta columna muestra cada una de las cuentas empezando desde la mayor, hasta el tercer nivel, utilizando como separador de niveles el punto.
• Descripción.
• Moneda Nacional : En esta columna se muestran los valores en bolivianos o dólares para las cuentas cuyo tipo es moneda extranjera.
• Moneda Extranjera : En esta columna se muestran los valores en bolivianos o dólares para las cuentas cuyo tipo es moneda extranjera.
• Total : Esta columna muestra la suma de la cuentas en moneda nacional y extranjera, utilizando el tipo de moneda indicado.

Para cada grupo de cuentas se obtiene un total, y al final del informe se presentan los siguientes resultados :

• Total Pasivo y Patrimonio.
• Total Resultado de la Gestión.
• Total Pasivo y Patrimonio Neto.

Si elige la opción pantalla, puede navegar por toda la información utilizando las teclas del cursor, o presionar la tecla [ESC] para cancelar la consulta.

El Estado de Resultados es un informe que permite conocer el resultado de los ingresos frente a los egresos, para un mes específico o para toda la gestión.

Los datos de entrada solicitados por el sistema son :

• Indique el Mes : Se debe ingresar el mes hasta el que se desea obtener el informe, los valores válidos son 1 a 12. Si desea obtener el resultado de toda la gestión debe indicar el último mes de la gestión y el dato acumulado.
• Bs. o $us.: Permite extraer información en un tipo de moneda para los montos, solo son posibles dos valores B para bolivianos o U para dólares.
• Acumulado/Mes : Solo se permiten dos valores (A) para obtener un informe utilizando los saldos acumulados del mes anterior, o (M) para obtener solo el estado de resultados del mes.

En este informe tampoco se solicita el nivel de cuenta, el sistema obtiene sub-totales para cada grupo y nivel hasta el tercer nivel.

Con estos datos el sistema genera el archivo de impresión, y consulta por la salida del informe que puede ser pantalla o impresión, la información contenida en el informe es :

• Código : Esta columna muestra cada una de las cuentas empezando desde la mayor, hasta el tercer nivel, utilizando como separador de niveles el punto.
• Nombre : Se refiere a la descripción de la cuenta.
• Moneda Nacional : En esta columna se muestran los valores en bolivianos o dólares para las cuentas cuyo tipo es moneda nacional.
• Moneda Extranjera : En esta columna se muestran los valores en bolivianos o dólares para las cuentas cuyo tipo es moneda extranjera.
• Total : Esta columna muestra la suma de la cuentas en moneda nacional y extranjera en el tipo de moneda indicado en los datos de entrada.

Para cada grupo de cuentas se obtiene un total, y al final del informe se presentan los totales para el rubro de ingresos y egresos y el resultado de la gestión.

Si elige la opción pantalla, puede navegar por toda la información utilizando las teclas del cursor y la tecla [ESC] para cancelar la consulta, y volver a obtener el informe con otros datos de entrada o salir de la opción presionando nuevamente la tecla [ESC].

Obtiene el estado de un grupo de cuentas a nivel detalle, el estado de una cuenta puede ser deudor a acreedor. Para esto debe indicar la cuenta superior que agrupa a la cuentas de detalle : rubro, partida y cuenta.

Los datos de entrada solicitados son :

• Indique el Mes : Se debe ingresar el mes al cual se desea obtener el estado de cuentas, los valores válidos son 1 a 12.
• Bs. o $us.: Permite extraer información en un tipo de moneda, solo son posibles dos valores B para bolivianos o U para dólares.
• Grupo de Cuenta : Se debe indicar el grupo de cuenta definido por cinco dígitos para el rubro, partida y cuenta. El sistema obtendrá información para las cuentas de detalle que son parte de este grupo.

Con estos datos el sistema genera el archivo de impresión, y consulta por la salida del informe que puede ser pantalla o impresión, la información contenida en el informe es :

• Código de Cuenta : Esta columna muestra cada una de las cuentas de detalle que forman parte del rubro, partida y cuenta indicada.
• Descripción : Indica la descripción de la cuenta.
• Saldo Deudor/Acreedor : Una cuenta puede tener uno de estos estados, el monto es mostrado en una de estas columnas, en el tipo de moneda indicado.

Al final del informe se presentan los totales para las dos columnas y el saldo del grupo que puede ser deudor o acreedor.

En la opción pantalla, puede navegar por toda la información utilizando las teclas del cursor, o presionar [ESC] para cancelar la consulta, e ingresar nuevos datos de entrada, o salir de la opción presionando nuevamente [ESC].

Dentro de este menú se agrupan a opciones que no están relacionadas directamente con una fecha o mes específico, estos informes se obtienen a cualquier fecha que no necesariamente es un fin de mes o de gestión.

Obtiene un informe que muestra todas las transacciones realizadas por una cuenta o grupo de cuentas durante un período de tiempo.

Los datos solicitados por el sistema son:

• Indique a que Fecha : Se debe indicar la fecha con el formato dd/mm/aa, al cual se obtendrá el informe.
• Desde la Cuenta : Se puede obtener el informe para varias cuentas de detalle consecutivas, en este campo CONTAB solicita la primera cuenta del rango. Si deja en blanco se asume la primera cuenta del Plan de Cuentas.
• Hasta la Cuenta : En este campo debe indicar la última cuenta del rango de cuentas deseado. Para obtener el informe de una sola cuenta, debe repetir la primera cuenta. Si deja en blanco se asume la última cuenta del Plan de Cuentas.
• Total/Mes: Solo son posibles dos valores T o M, si elige Total se mostraran todas las transacciones realizadas desde el inicio de gestión, si elige Mes se mostraran solo las transacciones realizada en el mes hasta la fecha indicada y se incluirá un registro al principio que muestra los saldos a inicio del mes.
• Bs. o $us.: Solo son posibles dos valores B para bolivianos o U para dólares.

Luego de ingresar estos datos el sistema genera el archivo informe que puede ser visto en pantalla o enviado a impresora. Los datos presentados son los siguientes :

• Fecha Transacción : Esta columna indica la fecha de la transacción.
• Número Diario : Es el número secuencial asociado a cada asiento contable.
• Signo : Indica si el asiento pertenece a un comprobante normal o de anulación.
• Número Docmto.: Indica el número del comprobante contable.
• Cod. Ope.: Se refiere al tipo de documento que puede ser ingreso (110), egreso (210) o diario (310).
• Número Cheque/Recibo : Indica el cheque o recibo asociado al asiento contable.
• Glosa: Indica la glosa individual registrada para la cuenta en el comprobante.
• Debe/Haber: Estas dos columnas muestran los montos al debe y haber para cada transacción, en el tipo de moneda indicado.
• Saldo : Esta columna presenta la evolución del saldo de la cuenta como consecuencia de los montos registrados al debe o haber.

Además de esta información se muestra las sumas al debe y haber, y el saldo de la cuenta a dicha fecha. Para cada cuenta se despliega el código y su descripción.

Si eligió la opción ‘pantalla’ puede que la información no quepa en pantalla, puede acceder a la información restante utilizando las teclas del cursor para bajar y subir en la ventana.

Luego de ver el informe o enviarlo a impresora puede volver a obtener el informe para otras cuentas o fechas, o salir de la opción utilizando [ESC].

Este informe obtiene un listado de cuentas del rubro egresos, mostrando la variación registrada entre el monto presupuestado y el ejecutado, durante un mes o en la gestión.

Los datos solicitados por el sistema son:

• Indique el Mes : Se debe indicar el mes al cual se desea obtener el informe. Se acepta solo valores numéricos entre 1 y 12.
• Acumulado/Mes: Solo son posibles dos valores A o M, si elige Acumulado se comparará el monto acumulado total de la cuenta con su P.A .O., si elige Mes se comparará sólo con los gastos realizados en el mes.

Luego de ingresar estos datos el sistema genera el archivo informe que puede ser visto en pantalla o enviado a impresora. Los datos presentados son los siguientes :

• Código de Cuenta : Esta columna muestra cada una de las cuentas del rubro gastos que tiene registrado un presupuesto.
• Descripción : Indica la descripción de la cuenta.
• P.A.O. : Indica el presupuesto anual operativo para la cuenta de gasto.
• Monto Ejecutado : Indica el monto total ejecutado en la gestión o en el mes.
• Saldo : Esta columna es la diferencia entre el monto presupuestado y el ejecutado, es decir el monto que falta por ejecutar.

Además de esta información se muestra los totales de las columnas presupuestado y ejecutado, además del monto total por ejecutar.

Si eligió la opción ‘pantalla’ puede que la información no quepa en la ventana, puede acceder a la información restante utilizando las teclas del cursor para bajar y subir en la ventana.

Luego de ver el informe o enviarlo a impresora puede volver a obtener el informe para otros datos de entrada, o salir de la opción utilizando [ESC].

Obtiene un informe semejante a la opción Libros Mayores, a diferencia que es posible especificar un rango de fechas cualquiera, no necesariamente desde el día primero de un mes. Además se utiliza una nueva página para cada cuenta, si indica un grupo consecutivo de cuentas. Este informe esta limitado solo al tipo de moneda nacional.

Los datos solicitados por el sistema son:

• Desde la Cuenta : Se puede obtener el informe para varias cuentas de detalle consecutivas, en este campo CONTAB solicita la primera cuenta del rango.
• Hasta la Cuenta : En este campo se debe indicar la última cuenta del rango de cuentas deseado. Para obtener el informe de una sola cuenta, debe repetir la primera cuenta.
• Desde : Este informe permite especificar un rango de fechas, en este campo debe indicar la fecha inicial con el formato dd/mm/aa.
• Hasta : Permite especificar la segunda fecha del rango deseado para el informe.

Luego de ingresar estos datos el sistema despliega un menú que consulta por la salida del listado que puede ser pantalla, impresora local o impresora de la red. Los datos presentados son los siguientes :

• Fecha Transacción : Esta columna indica la fecha de la transacción.
• Número Diario : Es el número secuencial asociado a cada asiento contable.
• Número Docmto.: Indica el número del comprobante contable, precedido del su signo.
• Cod. Ope.: Se refiere al tipo de documento que puede ser ingreso (110), egreso (210) o diario (310).
• Número Cheque/Recibo : Indica el cheque o recibo asociado al asiento contable.
• Glosa: Indica la glosa individual registrada para la cuenta en el comprobante.
• Debe/Haber: Estas dos columnas muestran los montos al debe y haber para cada transacción, en moneda nacional.
• Saldo : Esta columna presenta la evolución del saldo de la cuenta como consecuencia de los montos registrados al debe o haber.

Para cada cuenta se despliega el código y su descripción, los totales acumulados al debe y haber, además del saldo a la fecha previa al rango de fechas indicado. Y al final de cada cuenta las sumas al debe y haber, y el saldo de la cuenta a dicha fecha.

Si eligió la opción ‘pantalla’ puede que la información no quepa en pantalla, si desea acceder a la información restante puede utilizar las teclas del cursor para bajar y subir en la ventana. Si eligió impresora local el informe es enviado a la cola del servidor de impresión de la red. Y si eligió impresora local se verifica el estado de la impresora de su PC para su impresión.

Luego de ver el informe o enviarlo a impresora puede volver a obtener el informe para otras cuentas o fechas, o salir de la opción utilizando [ESC].

Esta opción permite la impresión de un informe del tipo de cambio del dólar para un año específico, en una solo página. Los meses de enero a diciembre están representados por las columnas, y los días de cada mes por las filas.

Al ingresar a esta opción se solicita lo siguiente :

• Gestión : Se debe indicar el año para el informe, no existe restricción para este dato y si no existe datos registrados en el año indicado, se emite un informe con datos en blanco.

Luego de generar el informe CONTAB solicita la salida que puede ser pantalla, impresora local o impresora de la red. Para salir de esta opción presionar la tecla [ESC].

Dentro de este menú se agrupan a opciones de impresión de comprobantes en formularios preimpresos, estas opciones pueden ser utilizadas previa adecuación al formato de comprobantes utilizados por la empresa o institución, propietaria de la licencia de CONTAB.

Permite imprimir comprobantes de diario (código 310) en formularios preimpresos. CONTAB solicita el número de comprobante a imprimir, puede especificar varios de éstos indicando un rango de números de comprobantes.

Luego de generar el archivo, el sistema advierte de la impresión, y pide confirmación verificando el estado de la impresora.

Permite imprimir comprobantes de egreso (código 210) en formularios preimpresos.

Los datos de entrada solicitados son :

• Comprobante de Egreso : Se debe indicar el número del comprobante a imprimir. Luego de esto el sistema muestra la glosa de dicho comprobante.
• Pagado a : Como los comprobantes de egreso tienen un destinatario, es posible indicar específicamente dicho nombre o empresa.

Luego de generar el archivo impresión se advierte de la impresión al usuario, y se procede a imprimir el mismo. Se puede seguir la impresión de otros comprobantes o salir de la opción utilizando la tecla [ESC].

Esta opción permite la impresión de cualquiera de los informes generados en este grupo de opciones, es muy útil cuando un informe ya ha sido visto en pantalla y requiere su impresión, siendo el tiempo de generación del informe muy grande. En estos casos puede elegir esta opción e indicar el código del archivo de impresión asociado, pudiendo imprimirse el archivo o mostrarlo en pantalla.

Esta opción solicita el código del informe, que tiene el formato PRN 3 ? ? ?.PRN, donde los comodines indican el número de la opción. Por ejemplo el ‘archivo impresión’ de la opción Estado de Resultados es PRN3423.PRN.

Si el usuario no recuerda el código exacto del archivo, puede presionar [ENTER] en el campo en blanco para obtener un listado de ayuda, con los archivos generados y su descripción.

Si el sistema localiza el archivo indicado, el mismo puede ser enviado a la impresora local, impresora de la red o simplemente ser visto en pantalla.

El usuario debe notar que esta opción no genera ningún informe, y debe ser utilizada después de la generación del archivo.

Dentro de esta opción de agrupan opciones que generalmente sólo son utilizadas por el Administrador del sistema, son opciones que permiten que el sistema funcione adecuadamente.

Muchas veces pude ocurrir que tablas maestras de la bases de datos contenga información inconsistente y datos no actualizados, debido a bajas del sistema u otros sucesos anormales. Para corregir estas anomalías debe proceder a reindexar archivos o a reprocesar las transacciones.

Esta opción también es utilizada cuando ha corregido la información de un comprobante, lo que permite actualizar las tablas maestras con la información modificada.

Al ingresar a esta opción CONTAB solicita el mes para el reproceso, por ejemplo si modifico un comprobante de marzo debe indicar el numeral 3.

Con este dato el sistema reprocesa toda la información del mes indicado, este proceso puede durar unos cuantos minutos dependiendo del desempeño del equipo de que dispone.

Cuando ha finalizado el trabajo en una gestión y ha obtenido estados contables finales inalterables, puede proceder a abrir una nueva gestión.

Esta opción apertura dicha gestión creando un nuevo directorio, copiando todas las tablas que forman parte de la base de datos, creando índices y generando un comprobante de apertura de gestión con los saldos finales de cada cuenta correspondiente a la gestión previa.

Como indicamos previamente, puede presentarse anomalías en la base de datos, uno de estos problemas es la corrupción de los archivos índice, para corregir esto debe reindexar estas tablas, esta opción genera automáticamente los índices, necesarios para el correcto funcionamiento del sistema.

Al confirmar la ejecución de esta opción, el sistema se toma varios minutos dependiendo del volumen de información acumulado y el desempeño de su sistema.

Esta opción es utilizada por el administrador del sistema, y permite la adición. Modificación y eliminación de usuarios del sistema (ver sección 1.2).