Republica
Bolivariana de Venezuela
Universidad Yacambú
Estudios
Virtuales de Pregrado
Asignatura:
Documentación
Por:
Raquel Rojas
El documento, características,
clasificación.
El documento tiene características físicas las cuales relacionadas
con los elementos materiales y gráficos, en
las características genéricas nos encontramos con la naturaleza del
documento (Textual, gráfica, sonora, audiovisual, informática...); o bien otras
más específicas, relacionadas con el soporte (papel, plásticos,
magnéticos, ópticos...) como el tamaño, peso, movilidad, grado de resistencia,
modo de producción, dependencia tecnológica, periodicidad, también tenemos
características de tipo intelectual y están relacionadas con los elementos
lingüísticos e intelectuales. Objetivo, contenido, autoría, modo de difusión,
accesibilidad, originalidad.
Una vez consideradas las
características fundamentales de los documentos podemos establecer una
clasificación que parte de la consideración de dichas características. De este
modo, los documentos podrían clasificarse básicamente según el tipo de soporte,
la forma de su contenido y la información que ofrezcan. Además de estos puntos de vista intrínsicos, el documento
también puede analizarse desde puntos de vista extrínsicos: forma de
publicación, forma de utilización, grado de accesibilidad, etc. Cada una de
estas categorías darán lugar a posteriores subdivisiones; especialmente el
contenido puede considerarse desde múltiples puntos de vista: el de la
disposición, el de la materia tratada, el del grado de originalidad, etc.
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Características
Físicas |
Tipo de material (papel, vinilo,
plástico, etc.) Tamaño (formato, extensión etc.) Producción Manuales Impresos Mecánicos Fotográficos Magnéticos Electrónicos Digitales |
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Las características del
contenido: |
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Textuales: la información se halla en forma de texto |
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Iconográficos:
recoge información en forma de imágenes |
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Sonoros: contiene información sonora |
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Audiovisuales:
contiene imágenes y sonidos |
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Plásticos:
representación iconográfica en forma de monedas, medallas, sellos, etc. |
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Informáticos: información gestionada por ordenador |
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Mixtos:
reúnen información de dos o más características. |
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Estructura contenido |
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Monografías |
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Publicaciones
seriadas |
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Obras de
referencia |
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Características según el nivel de información que
proporcionan |
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Primarios:
contienen información original y no sometida a interpretación ni
representación. |
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Secundarios:
contienen datos e información organizada según esquemas determinados,
referentes a documentos primarios. |
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Indización |
Representación
del contenido de los documentos mediante símbolos (frases, palabras, números,
caracteres alfanuméricos, letras, etc.) |
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Termino de indización |
Aquel
símbolo (palabra, frase, número, etc.) que expresa el resultado de la
indización. |
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Lenguaje de indización |
El
conjunto de indicadores léxicos y sintácticos utilizados para expresar el
contenido de los documentos científicos y técnicos, con el fin de almacenar y
recuperar la información contenida en ellos. Los indicadores
léxicos son equivalentes a los términos de indización, mientras los
indicadores sintácticos son símbolos o relaciones propias de cada lenguaje y
que en muchos casos quedan reducidos a la coma y a la conjunción
"y" que indican simplemente yuxtaposición de los términos de
indización. |
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Descripción bibliográfica |
Conjunto
de datos elementales que se utilizan para la referencia de los documentos
particulares en un archivo. |
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Catalogación |
Registro
de descripciones bibliográficas u otras formas de identificación de los
documentos, bajo una forma normalizada. |
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Clasificación documental |
Ordenación
de documentos mediante un criterio dado en divisiones y subdivisiones
(clasificación jerárquica) o según otros criterios de mayor flexibilidad (Clasificación
no jerárquica) del contenido de los documentos. Atendiendo
a su mayor o menor jerarquización, se podrían
dividir los distintos tipos de clasificaciones documentales en:
Documental
Palabras
clave
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Clasificación decimal Dewey |
Ordenación
de los documentos atendiendo a su contenido en divisiones decimales. Fue
ideada en 1876 por el bibliotecario norteamericano Melvey
Dewey para colocar, los libros en estanterías y aún
hoy se usa en muchos países americanos. |
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Clasificación decimal universal |
Esta
clasificación es la más extendida y por abarcar todo el conocimiento humano
se califica de universal. Sus grandes apartados clasificatorios son los
siguientes: 0.
Generalidades. |
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Clasificación por facetas |
Ordenación
de los documentos atendiendo a unas características o puntos de vista
(facetas) que pueden ser asignadas libremente por el indizador,
aplicado a un campo concreto de la ciencia o de la técnica. Teóricamente
fue introducida por el profesor indio Ranganathan y
aplicada al campo de la ciencia y de la técnica por el inglés Vickery. |
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Palabra clave. |
Término
de indización formado por palabras o frases cortas, que representa, según el indizador, el contenido de los documentos. Se asigna
libremente y para reflejar el contenido de ciertos documentos se necesitan en
general, varias. Acostumbra
a ser un número adecuado el de 3 a 6. Su primer antecedente en documentación
se halla en los "Uniterm" de Mortimer Taube |
Establecer
la relación existente entre información y documentación. Hacia donde va la
documentación
La
información es el significado que otorgan las personas a las cosas, mediante símbolos
podemos expresarlos, los datos que generan la
información se perciben mediante los sentidos, los datos que integran y generan la información son
necesarios para el conocimiento y permite tomar decisiones para realizar las
acciones cotidianas que aseguran la existencia social. El ser humano ha logrado
simbolizar los datos en forma representativa, para posibilitar el conocimiento
de algo concreto, se han creado las formas de almacenar y utilizar el
conocimiento representado. Luego que se genera la información es registrada en
documentos, estos puede ser gráficos, sonoros, visuales, etc. La documentación se relaciona con la información ya que se encarga de
registrar, organizar y difundir la información.
La
documentación tiene un futuro muy comprometido con nuestro entorno, y debe
seguir adaptándose a los cambios de la sociedad tecnológica que nos rodea, y
mantenerse como un servicio activo que
entiende que la sociedad se parece más a
un cuerpo orgánico viviente que a un sistema mecánico inorgánico y en el futuro
evolucionará hacia una sociedad-red de información, ya que ésta es generada por
seres vivos que constantemente están en un proceso de trasformación y evolución y debe mantenerse actual y
adaptada a la realidad.
Analizar el
cambio impulsado en el campo de la Documentación por las telecomunicaciones y
las TI.
La
documentación se ha convertido dinámica
a raíz del avance vertiginoso de las telecomunicaciones, en estos momentos el
significado de cada dato tiene un valor intrínseco que es innovación, jugando
de está manera un papel protagónico la documentación en un mundo que necesita informarse para poder
evolucionar. Las nuevas tecnologías han transformado la documentación de
sistemas manuales a complejos sistemas tecnológicos, impulsando la creación de
una nueva terminología para identificar los procesos sistemáticos de la documentación.
La
evolución de la vida y en especial, de la Humanidad, transcurre en paralelo al
desarrollo de la capacidad de la documentación para captar, procesar y utilizar
la información que organiza el comportamiento de los organismos vivos. Tanto es
así que, en la sociedad actual, resulta imposible vivir al margen de la
información. Y si bien disponer de acceso a tan preciado bien resulta
imprescindible, no parece menos importante conocer que un uso y reparto
inadecuado de la información en sentido amplio, así como de los soportes
digitales en sentido estricto, puede tener consecuencias negativas. Parece
deseable pues, iniciar una labor de concientización de los individuos que
conviven e interactúan en la Sociedad de la Información.
Como profesional de las ciencias de la
información, cuales serían los controles necesarios desde el punto de vista
ético, que usted recomendaría, para el manejo de la información y la
documentación.
El
profesional de la información tiene que realizar
una labor social, conciente de su responsabilidad con el medio al manejar todo lo concerniente a la información, es fundamental que seleccione el material
documental con criterio, para el
bienestar de nuestras sociedades. Tiene que tratar de ser imparcial y dejar a un lado
todos los parámetros individuales al
tratar, seleccionar, y organizar la
información, y de está manera brindar
al público un
producto de calidad. Al
entender la información como parte de un
ecosistema que funciona como el dato que suministra la naturaleza para
demostrarnos en que estado se encuentra
nuestro entorno, lograremos que los ciudadanos tengan a su alcance
material provechoso para la evolución individual, corporativa y comunitaria. La
libertad de la información debe ser
garantizada y esto lo podemos lograr
seleccionando de una manera responsable y positiva la información que vamos a mostrar al mundo y
de esa manera tener el apoyo de todos los individuos que componen nuestra sociedad. La posibilidad de obtener, organizar y utilizar
la información en las diferentes actividades construye indudablemente el vehículo por donde transita
el conocimiento, por el que se puede volver "inteligentes" no solo
los seres humanos, si no también las organizaciones, sin embargo ese conocimiento,
debe ser aprehendido por el ser humano, con el objeto de hacerlo no solo
"útil" en el aspecto económico, si no también en lo social y ético.
Por lo que se necesita profesionales que
controle y desarrollen los siguientes
aspectos en el campo de las ciencias de la información:
1
Organización ética la información, para crear sistemas de información
estructurando las instituciones, integrando redes comerciales y no comerciales
para nutrir esos sistemas y opciones de recuperación de la información a través
de criterios normalizados.
2 Creación e innovación de los productos y servicios
de información que propicien la
utilización de la información.
3 Comercialización de la información,
entender la información como un bien económico intangible, y es hoy en día uno
de los motores de ingresos en los países desarrollados, aún no explotados en
nuestros países latinoamericanos. La creación de empresas de información es una
de las posibilidades de negocio menos desarrolladas en nuestros países y podemos impulsar nuestras
economías desde nuestro campo laboral.
Estos procesos tienen como objeto, desarrollar
una visión de "inteligencia económica" e "inteligencia
competitiva", vigilancia informativa y tecnológica, con el objeto de
apoyar el mejoramiento de las organizaciones. Las opciones de formar recursos
humanos para todas estas opciones de información, adicional a las posibilidades
de realizar investigación en Ciencias de la Información, para localizar nuevas
posibilidades de avances en los
países en vías de desarrollo. Es precisamente la información y
su utilización lo que le ha permitido a los países desarrollados estar a la
vanguardia en muchas esferas de la vida humana.
Bibliografía
Linares Columbié R. Ciencia de la Información, 2002.