Trabajo Final de Planificación

 

Autor: Raquel Garcia                     Prof. Leonor dillon

 

 

 

1. Introducción

 

Es indudable de que se puede mejorar las cosas que se hacen. Por eso se aborda este Plan Estratégico de la Dirección administrativa, que fundamentalmente pretende: hacer una gestión transparente, comprometerse en procesos de mejora continua, lograr que los empleados se sientan orgullosos de trabajar en la institución, garantizar la eficacia y eficiencia en todas las actuaciones propiciando un cambio profundo en la cultura organizacional, que debe orientarse a satisfacer las necesidades y expectativas de los miembros de la comunidad universitaria.

En el último año, la dirección administrativa ha ido estableciendo las pautas de desarrollo institucional del Instituto universitario Politécnico Santiago Mariño extensión Maturín conforme a una planificación estratégica, debidamente reflexionada y consensuada con gran parte de la comunidad universitaria.

El establecimiento de un Plan Estratégico Administrativo de la Dirección debe complementar este esfuerzo de proyección, una vez constatada la voluntad política de la institución de implantar un sistema de calidad y mejora permanente en la Institución.

Este Plan Estratégico de la Dirección Administrativa no parte de la nada, sino que pretende ser un proyecto de todos y es el resultado del esfuerzo de mucha gente que ha trabajado a lo largo de años en la mejora de los servicios universitarios, contribuyendo a su modernización y a la mejora de la calidad en la gestión universitaria.

 

2. Bases Teóricas

 

La planificación estratégica es un instrumento que favorece la cohesión interna de la organización e integra voluntades para avanzar conjuntamente en una misma dirección. No es un fin en sí misma sino que es una herramienta para facilitar el ajuste continuo. Para ello debe plantear estrategias y objetivos simples, claros, alcanzables y medibles.

 

La planificación estratégica permite:

·  Determinar a qué usuarios nos dirigimos

·  Identificar cuál es nuestra verdadera misión

·  Planificar, actuar y evaluar la gestión

 

El proceso es el siguiente:

 

1.   Como requisito previo es necesario realizar un análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades) de nuestra situación actual.

2.   Realizado el diagnóstico de situación, debemos determinar la misión de la Dirección Administrativa (nuestra razón de ser).

3.   Para alcanzar el cumplimiento de nuestra misión debemos tener una visión realista de futuro (expresión ideal de cómo nos gustaría vernos), que debe ser compartida por todos los actores implicados.

4.   El paso siguiente, fundamental en la planificación estratégica, es la determinación de objetivos que nos permitan la consecución de la misión y visión de la Dirección Adminsitrativa, y la implementación de estrategias para cada uno de ellos.

5.   Los objetivos y estrategias definidos en el paso anterior deben ser traducidos a acciones, que se asignarán a las diversas unidades.

6.   Los objetivos, estrategias y acciones deben ser cuantificables, lo que permitirá la evaluación de la gestión. Para ello deben especificarse indicadores al efecto y darse a conocer.

7.   Por último, señalar que el desarrollo de la planificación estratégica necesita de una Unidad que actúe como elemento facilitador y coordinador, proporcionando un soporte técnico a lo largo de todo el proceso.

 

3.Aspectos  metodológicos

 

1.   Este Plan Estratégico de la Dirección Administrativa, es imprescindible que esté en concordancia con el plan institucional, al que está supeditado y en el que está integrado.

2.   En segundo lugar, una cuestión clarificadora: entendemos por Dirección toda la dimensión administrativa de la universidad, tanto los servicios centrales como todos los demás servicios o unidades, independientemente de su dependencia.

      Todos ellos, a través de sus responsables, están integrados en este Plan y todos ellos están cordialmente invitados a trabajar en él. En este sentido, cada unidad formulará sus acciones específicas en concordancia con el Plan Estratégico de Dirección Administrativa. Para ello se le proporcionarán los medios suficientes.

3.   La Dirección Administrativa debe dar a conocer su planificación y sus objetivos para que los colaboradores estén informados y sepan qué se espera de ellos.

4.   El criterio fundamental de esta planificación es ponerse al servicio de los usuarios. Y usuarios son muchos. Unas veces es el alumno, otras, el profesor y otras veces es la unidad administrativa que va detrás de nosotros y depende de la calidad y rapidez del trabajo.

5.   Todos los objetivos de esta planificación deben estar documentados y sus resultados evaluados mediante los indicadores que se establezcan al efecto.

6.   El Departamento de Recursos Humanos es la unidad que da soporte a todo este proceso.

7.   Se fomentará la participación mediante las iniciativas personales y el trabajo en equipo.

 

4. Análisis FODA de la Dirección Administrativa.

 

a) Fortalezas

 

·  Cultura común en los diferentes niveles de dirección

·  Experiencia y capacitación del personal de gestión

·  Liderazgo del equipo de gerencia

·  Las herramientas informáticas

·  Está en marcha un proceso de promoción e incentivación de la plantilla (elemento de motivación)

·  Bastante poder y/o autonomía de la dirección Administrativa.

·  Interés por aprender e innovar y capacidad autocrítica

·  Asunción general de responsabilidades

·  Poca resistencia al cambio

 

b) Debilidades

·  Desconocimiento de las demandas de los clientes

·  Insuficiente planificación

·  Ausencia de un plan de comunicación y de marketing

·  Mal funcionamiento de los procesos de obtención de datos (sistemas integrados de información)

·  Rigidez normativa y falta de flexibilidad, lo que dificulta la motivación

·  Definición de procedimientos

·  Estructura de personal descompensada y dificultad para establecer  criterios en la asignación de personal

·  Falta de herramientas de gestión adecuadas

·  Estructura poco adecuada

 

c) Oportunidades

 

·  Nuevas tecnologías

·  Mayor cultura de calidad en la  comunidad universitaria  (exigencia de los clientes)

·  Posibilidad de aprender de otras universidades (presencia en foros de participación)

·  Existencia de un plan estratégico de la institución

·  Aumento de financiación

·  Comunicación con la comunidad autónoma

 

d) Amenazas

 

·  Falta tradición en el respeto a la autonomía gestora de la Dirección Administrativa por parte de otras instancias universitarias.

·  Cambios normativos o políticos (externos e internos) fuertes que exigen mayor velocidad de la que se puede asumir.

·  Clima político interno inestable y, a veces, incoherente

·  Cambios de equipo directivo con demasiada frecuencia (cuando no se han consolidado las iniciativas)

·  Imagen de la institución en el entorno social cercano

 

5. Misión de la dirección Administrativa.

 

Se entiende ésta toda la dimensión administrativa de la institución, tanto los servicios centrales como todos los demás servicios o unidades, independientemente de su dependencia, cuya misión es dar soporte administrativo en el ámbito docente, investigador y de prestación de servicios universitarios mediante un sistema de gestión basado en la eficacia, eficiencia y en la mejora continua.

 

6. Visión de la Dirección Administrativa

 

La Dirección administrativa del IUPSM quiere ser reconocida por su excelencia en la prestación de servicios por personal cualificado, a través de un sistema de gestión concertado con las diferentes unidades de servicio de la institución, basado en la mejora continua y en el que prevalece la orientación al usuario.

 

7. Objetivos y estrategias

 

objetivo 1: garantizar la eficacia y eficiencia en la gestión universitaria

 

·        Estrategia 1.1: Aplicar un sistema de calidad en la gestión donde la cultura de la organización esté orientada a la mejora continua.

 

·        Estrategia 1.2: Definir un sistema de información que ayude a la toma de decisiones.

 

 

objetivo 2: potenciar la orientación al usuario

 

·        Estrategia 2.1: Conocer las necesidades de los usuarios.

 

·        Estrategia 2.2: Desarrollar una política de comunicación y difusión de nuestros servicios.

 

objetivo 3: potenciar los recursos humanos de la gestión universitaria

 

 

 

·        Estrategia 3.1: Conseguir un ambiente que propicie un mayor rendimiento laboral y satisfacción personal.

 8. Líneas de Acción

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bibliografía

 

 

Fred, D. (1997) Administración Estratégica. Editorial Pearson Educación. México.

 

Serna G., Humberto. (2003). Gerencia Estratégica. Global ediciones, s.A.8ª. Edición.