En lugar de retomar los principios de éxito en la dirección de proyectos, la mayoría de los cuales se pueden aplicar al desarrollo de comercio electrónico, vamos a poner nuestra atención aquí en aquellos principios de dirección de proyectos que sean únicos al comercio electrónico.

Pero antes de describir estos principios del comercio electrónico, merece la pena recordar algunos de los principios generales más importantes en la dirección de proyectos.

Los principios generales en la dirección de proyectos son:

- Asignar responsabilidades claras. Si la responsabilidad de completar un proyecto queda diluida, es muy probable que el proyecto no se llegue a completar. Sólo si un individuo se responsabiliza del éxito del proyecto se podrá esperar que sean reconocidos y superados los obstáculos previos a la finalización del proyecto.

- Construye un equipo que incluya a todos los interesados. El equipo del proyecto debe incluir personal de sistemas, directores comerciales y usuarios de sistemas. Los que no sean incluidos desde el principio en el proceso pueden a la larga causar retrasos al proyecto o minar su buen término. Por lo tanto, generalmente es más provechoso equivocarse por exceso que por defecto.

- Aportar apoyo de la dirección ejecutiva. La dirección ejecutiva debe comunicar (incluso hasta el punto de la sobrecomunicación) la importancia del proyecto para el futuro de la empresa. Este apoyo verbal debe respaldarse con la aportación del capital y personal necesarios para llevar a buen fin el proyecto.

- Establecer fechas límite fijas y presupuestos concretos. El director de proyecto debe comprometerse a completar el proyecto dentro de un tiempo específico y dentro de un presupuesto concreto. Para que tenga éxito el proyecto, es imprescindible que estas fechas límite sean apretadas pero realistas. Cuando se produce un vacío entre el plan y la entrega de resultados, llega a ser muy difícil para el director de proyecto reestablecer la credibilidad.

- Plan de contingencia. A pesar de las mejores intenciones de todos los interesados, pueden producirse acontecimientos durante el proyecto que hagan imposible el adherirse al parámetro de tiempo previsto originalmente. Los directores deben anticipar tales problemas en su planificación del proyecto.

Teniendo en cuenta estos principios generales de dirección de proyectos, a continuación presentamos seis principios de dirección de proyectos de comercio electrónico que debería seguir la dirección para lograr el éxito en la implementación de comercio electrónico:

1. Identificar las habilidades necesarias para el éxito del proyecto de comercio electrónico.Los proyectos de comercio electrónico exigen un gama extensa de habilidades incluyendo nuevas tecnologías como HTML y Java, acompañadas de la capacidad de vincular estas tecnologías con sistemas back-end para proveer al cliente una experiencia de comercio electrónico integrado.

Además, los proyectos de comercio electrónico frecuentemente involucran a personal con habilidades creativas para diseñar front-ends del Web, y los conocimientos más tradicionales de ingeniería para que la red funcione de manera eficaz.

2. Analizar las carencias de habilidades en la empresa. Cuando las grandes organizaciones emprenden proyectos de comercio electrónico, a menudo poseen personal de las Tecnologías de la Información (IT), que son expertos en las tecnologías tradicionales, tales como COBOL y ordenadores mainframe. Estas mismas organizaciones carecen de tecnologías de Web.

Tales organizaciones a menudo reconocen rápidamente, dependiendo de su sentido de urgencia, que la mejor manera de llenar estos vacíos de habilidades es el de contratar a las habilidades que necesiten para el proyecto.

3. Si es necesario, contratar a un consultor externo con un excelente historial y personal experto. Si la empresa elige contratar un integrador de sistemas para ayudar con el proyecto, sería sensato que examinara con detenimiento el historial de esta empresa en cuanto a proyectos de comercio electrónico.

Las empresas deberían trabajar con un integrador de sistemas que haya desarrollado previamente sistemas de comercio electrónico con un alcance semejante al del proyecto de la empresa. Las empresas también deberían buscar integradores de sistemas que tengan una buena reputación en entregar trabajos de alta calidad a tiempo y dentro del presupuesto.

Finalmente, las empresas deberían elegir integradores de sistemas que asignarán a sus proyectos personal experimentado. Por lo general, no es práctica aconsejable que a la empresa le proporcione la formación personal poco experimentado del integrador de sistemas.

4. Anticipar el esfuerzo de integrar sistemas back-end y front-end. Al fijar las fechas límite, es imprescindible que la empresa tenga en cuenta la necesidad de integrar los sistemas back-end y front-end. Si una empresa construye un sitio Web que no haya vinculado de manera efectiva los sistemas de cumplimiento back-end, entonces se vuelve muy difícil crear una propuesta superior de valor al cliente.

Los sistemas de comercio electrónico poseen este elemento singular que a menudo requiere un presupuesto mayor y diferentes habilidades que las requeridas en un proyecto tradicional de desarrollo de sistemas.

5. Fijar el tiempo y el coste del proceso de desarrollo del comercio electrónico. Existen integradores de sistemas que están dispuestos a trabajar en base a un tiempo/precio fijo. Estas empresas son, por lo general, las más apropiadas para la contratación por estar dispuestas a comprometerse con proyectos y terminarlos dentro del tiempo y presupuesto que requiera la empresa.

Para contratar a tales integradores de sistemas, las empresas mismas deben estar dispuestas a comprometerse a aportar los recursos internos necesarios para cumplir las fechas límite y los presupuestos que sean lo suficientemente realistas para que el integrador de sistemas esté dispuesto a emprender el proyecto.

6. Estar preparados para modificar el sistema de comercio electrónico después de su puesta en operación. Los sistemas de comercio electrónico generalmente incluyen un mecanismo integrado de feedback de los clientes.

La capacidad de los clientes de quejarse del sistema directamente a la empresa por correo electrónico y directamente a través de los grupos de noticias y los chats crea un enorme reto para que las empresas resuelvan rápidamente los problemas, y adapten el sistema de comercio electrónico a las necesidades cambiantes de los clientes y las estrategias cambiantes de la competencia.

Esta gran velocidad de cambio significa que las empresas deben estar preparadas para construir la primera versión de su sitio Web muy rápidamente, y luego continuar invirtiendo en él para mantener la competitividad en un entorno de rápidos cambios.

Metodología de la dirección de proyectos de comercio electrónico

Para aplicar estos principios de manera eficaz, la dirección debe seguir unas pautas que proporcionan beneficios específicos y que son únicos al entorno del comercio electrónico. Como ya he mencionado, las empresas suelen trabajar con integradores de sistemas para completar sus proyectos de desarrollo de sistemas de comercio electrónico. La metodología que perfilamos a continuación capacita a las empresas para trabajar con personal externo para lograr los siguientes beneficios:

- Responder de manera dinámica al feedback. El planteamiento que se propone está diseñado para que el sistema de comercio electrónico se adapte rápidamente al feedback de los clientes, y a los cambios en la estrategia y tecnología de la competencia.

- Producir resultados medibles. El planteamiento propuesto define y proporciona beneficios económicos específicos tales como costes menores o procesamiento más rápido de pedidos, además de los beneficios menos tangibles, tales como el aumento de satisfacción del cliente.

- Cumplir fechas límite y adherirse al presupuesto. El planteamiento propuesto tiene como propósito ayudar a los gerentes a cumplir con sus presupuestos de tiempo y de costes.

Definir los objetivos comerciales

Durante la primera etapa de la metodología, la empresa define las iniciativas, la estrategia, y los resultados esperados para el proyecto de desarrollo de sistemas de comercio electrónico. Esta etapa se divide en dos fases: estrategia y técnica.

1. Estrategia. En esta fase, la empresa desarrolla una estrategia de comercio electrónico de alto nivel que utiliza la tecnología para la innovación y apoyo a la estrategia comercial global de la empresa.

2. Técnico. En esta fase, la empresa examina su infraestructura y la organización tecnológica ya existente para establecer metas y definir iniciativas estratégicas.

Al final de esta etapa, la empresa debería tener la información necesaria para definir los factores clave para el éxito comercial, y para priorizar los proyectos potenciales de comercio electrónico basados en una comprensión clara de sus objetivos de comercio electrónico.

Desarrollar el alcance y diseño del sistema

En la segunda etapa, la empresa define el alcance de las aplicaciones de comercio electrónico a desarrollar y diseña las aplicaciones que capaciten a la empresa para lograr los objetivos articulados en la primera etapa. Durante esta etapa, la empresa estudia el alcance y diseño de la infraestructura necesaria para integrar los componentes de software, redes y hardware que necesitarán para soportar las aplicaciones. Esta etapa incluye la evaluación de cualquier software disponible en el mercado.

Esta segunda etapa ocurre en dos fases: alcance y diseño:

1. Alcance. La meta de esta fase es recoger los requisitos de aplicaciones y procesos para desarrollar una base para la fase de diseño.

2. Diseño. Durante esta fase, la empresa define los procesos, los componentes y el tiempo necesarios para lograr los objetivos comerciales del sistema de comercio electrónico. La meta de esta fase es crear un plan completo que permita construir, probar e implementar las aplicaciones dentro del tiempo y el presupuesto previstos.

Al final de esta fase, la empresa posee una esquema para el desarrollo de su sistema de comercio electrónico. Este esquema identifica en detalle las tareas necesarias para cumplir los objetivos y las metas de estrategia global tales como se definieron en la primera etapa de la metodología.

Codificació, prueba y entrega del sistema

En esta fase la empresa construye y entrega las aplicaciones de comercio electrónico, lo cual pudiera incluir la incorporación o integración de software de un tercero. Durante esta fase existen tres etapas que tienen como enfoque el éxito de la implementación de las aplicaciones definidas durante la etapa segunda son:

1. Diseño detallado. Durante esta fase la empresa añade detalles más específicos a los requisitos, incluyendo los interfaces de usuario y los diseños técnicos.

2. Implementación. A lo largo de esta fase, las aplicaciones se construyen y refinan hasta que estén listas para probar. Esta fase tiene como fin la producción de resultados tangibles para la empresa que en su momento fueron identificados en fases anteriores de la metodología. Durante la fase de implementación, la empresa instruye a usuarios internos y externos en las aplicaciones recién construidas.

3. Prueba. En el desarrollo de esta fase, se prueban las aplicaciones para asegurarse de que cumplan todos los requisitos funcionales, técnicos y de usuario. Esta fase pretende asegurar que las aplicaciones creadas rinden de acuerdo con las especificaciones definidas en la segunda etapa de la metodología.

Al completar esta tercera etapa, la aplicación de comercio electrónico está lista para ponerse en operación.

Planificar para actualizaciones futuras

En la cuarta etapa, la empresa establece un plan para el continuo desarrollo de aplicaciones y la gestión de contenido para sostener su liderazgo en el mercado. Esta cuarta etapa se presenta en cinco fases distintas:

1. Definición. Durante esta fase, la empresa comprueba su sistema establecido de comercio electrónico, y define objetivos futuros.

2. Transición. Las actividades de transición se dirigen a los aspectos técnicos, de procesos y de usuario para la posterior transformación del sistema de comercio electrónico de la empresa.

3. Gestión. La fase de gestión concierne a la continua dirección de los sistemas de comercio electrónico, incluyendo la dirección de aplicaciones, dirección de rendimiento y dirección de seguridad del sistema.

4. Evolución de infraestructura. En esta fase, la empresa identifica y realiza la innovación de nuevas infraestructuras y capacidades de tecnología, además de las especificaciones de rendimiento de forma continua.

5. Innovación de aplicaciones. A lo largo de esta fase, la empresa incorpora nuevas características a sus sistema de comercio electrónico.

Conclusión

El crecimiento del comercio electrónico depende de la capacidad de las empresas para lograr importantes mejoras en el rendimiento económico al usar la tecnología de Internet para cambiar la manera en que trabajan con proveedores, empleados y clientes.

Sólo se podrán lograr estas mejoras potenciales en el rendimiento económico si las empresas están dispuestas a llevar a cabo cambios fundamentales en sus organizaciones. Este proceso de cambio puede incluir el replanteamiento de las estrategias competitivas de la empresa, y cambiar su estructura organizativa y sistema de compensación.

Si la empresa está dispuesta a realizar estos cambios fundamentales, entonces está preparada para desarrollar la arquitectura de comercio electrónico, y realizar su implementación de manera eficaz.