UNIVERSIDAD YACAMBU
GERENCIA
TRABAJO 2
Elaborado por: Randy J. Barreno B.
Los participantes deben describir una Actividad de la cual son dueños o co-dueños.
• Actividad: ¿En qué consiste? Debe ser el “retrato hablado” de lo que hacen. Es conveniente no retocarla, descríbanla de la manera más realista posible.
Trabajo en la Biblioteca de la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG) Puerto Ordaz.
Me desempeño como auxiliar de biblioteca, realizando las siguientes funciones:
- Orientar a los usuarios en el uso de los diferentes servicios.
- Realizar los préstamos circulantes.
- Renovar los préstamos de acuerdo al reglamento.
- Aplicar sanción por incumplimiento del reglamento interno.
- Elaborar la estadística mensual del servicio.
- Elaborar el informe de las actividades realizadas en el servicio.
• Procesos: ¿Cuáles son los grandes/macros procesos que se ejecutan para cumplir con la actividad? Deben utilizar flujogramas u otras herramientas para la descripción gráfica.
-Préstamo circulante.
-Recibir el carnet y la solicitud del usuario.
-Hacer búsqueda en la base de datos de la bibliografía requerida.
-Buscar la ficha de control del usuario.
-Verificar los datos del libro y el record del usuario.
-Archivar la planilla de solicitud en la casilla del usuario.
-Entregar la publicación.
• Estructura: ¿Cuál es el modelo de relacionamiento organizacional de las personas que intervienen en el proceso? Deben presentar el organigrama (formal/oficial o informal/no oficial) indicando la relación entre cargos, niveles, funciones, roles, responsabilidades.
• La Gente: ¿Quiénes son? Profesiones, formación, experiencia, motivación.
Lic. Zulay Mijarez (Bibliotecólogo), jefe de la Coodinación de Información y Documentación.
Coordina la parte administrativa de la biblioteca, selección y adquisición de libros de acuerdo a sugerencia de los profesores , Supervisa el personal a su cargo entre otras.
Lic. Felida Camacho jefe de la Unidad de Servicios Bbibliotecarios.
Supervisa el personal a su cargo, aplica evaluación de desempeño al el personal a su cargo, Controla la asistencia del personal, dicta charlas de inducción al los usuarios de nuevo ingreso, orienta al usuario en el uso y manejo de la biblioteca , selecciona y recomienda la adquisición de material de consulta y equipos, opera el microcomputador para transcribir datos de los diferentes programas, vela por la conservación y restauración del material bibliográfico, supervisa y controla la estadística mensual de los usuarios y obras consultadas.
Secretaria Josefina Jerez utiliza una computadora realiza trabajo secretarial de la biblioteca.
Lic. Nancy Yepez, jefe del departamento de Procesos Técnicos, cuenta con cuatro personas a su cargo.
Clasifican y catalogan el material bibliográfico de nueva adquisiciones.
Lic. Florita Ulloa, jefe del Departamento de Publicaciones Periódicas, cuenta con cuatro personas a su cargo.
Clasifican y catalogan las revistas, tésis de grado y los recortes de prensa.
Auxiliares de Bibliotecas: Hermógenes Garcia, Caupolican Medina, Gladys Parra, Luisa Gómez, Randy Barreno, Pedro Gaitan, somos las personas encargadas de prestar el servicio de publicaciones a los usuarios de la Ciudad Universitaria.
• Tecnología (dura): ¿Qué equipos, sistemas, medios; de apoyo se utilizan para ejecutar el proceso?
Se cuenta con la tecnología básica y necesaria para la realización de las funciones de la unidad, solo las oficinas administrativas tienen equipos de buena calidad que permiten un trabajo cómodo. Algo diferente sucede en las salas de préstamo y devolución, donde trabaja la mayoría del personal, las máquinas algunas veces fallan, cosa que a veces interrumpe el correcto desempeño de los procesos.
El sistema de préstamo y devolución con el que se trabaja fue realizado por personal de la biblioteca, el sistema trabaja bien, pero a veces hay fallas.
Cuando la falla es mayor, y no se puede solucionar dentro de la misma biblioteca, y hay que llamar al personal de informática.
• Impulsos: ¿Qué cosas o situaciones hacen posible que se produzcan cambios para mejorar esa actividad?
Una de las situaciones que hacen posible mejorar las actividades dentro de la unidad, es que la mayoría del personal es conocedor de su trabajo, porque realizó estudios académicos para ejercerlo.
La gran mayoría del personal es joven y están capacitándose más para llegar a ser mejores profesionales y poner en práctica esos nuevos conocimientos al servicio de la universidad.
• Frenos: ¿Qué cosas o situaciones dificultan los cambios para mejorar esa actividad? Los frenos son las situaciones, en una organización, que nos impiden progresar (gestionar, gerenciar, administrar, manejar un cambio). Son lo contrario de los impulsos.
Algunas de las cosas que quizás frenan el desarrollo de las actividades es que la mayor parte del personal no percibe los sueldos que le corresponden, por no haber sido reclasificados según el manual de cargos y no ser tomado en cuenta los estudios académicos.
Han habido muchas situaciones de confrontación, pero sobre todo los chismes entre empleados hacía el jefe, perjudicando la imagen de unos y otros , esto va en detrimento del clima laboral.
Hay fallas de gerencia que perjudican a algunos empleados, ha habido "pases de factura" de parte y parte, entre empleados y jefe. Muchas situaciones han deteriorado el clima laboral.
• Intimidades: ¿Qué relaciones personales forman parte de la actividad pero que no se observan a simple vista? Por ejemplo: El Gerente es familia de uno de los socios. La Secretaria es novia del Jefe.
Una gran mayoría del personal de la biblioteca tiene familiares en la universidad, y entraron a la misma por esa causa, muy pocos del personal de la unidad no tienen ningún tipo de relación familiar con personas de la universidad e ingresaron a ésta por méritos propios.
En mi caso particular mi madre trabaja en la unidad de procésos técnicos.
Aparentemente nó existen relaciones amorosas entre el personal.
• Factores externos: ¿Qué elementos del medio ambiente afectan el desempeño de la actividad? Por ejemplo, restricciones gubernamentales, restricciones superiores, relación con los proveedores o clientes, estado del mercado, condiciones naturales, situación del país, etc.).
Unos de los grandes problemas afectan el desempeño de la actividad es el que se presenta con los diferentes departamentos: servicios generales, unidad de transporte, huelgas de estudiantes, paro de clases por profesores, servicio de comida, luz electrica, falta de agua; y otros factores negativos que perjudican el buen desempeño de las actividades académicas.
• Motor del cambio: ¿Cuáles pudieran ser las estrategias recomendadas para conducir un cambio en el proceso del cual Ud. es dueño o co-dueño, con el objeto de crear y/o añadir valor a los actores del proceso (dirección/gerencia, clientes, proveedores, comunidad, sociedad?
Lo principal es mejorar las relaciones humanas en la unidad, que no existan "islas" dentro de la biblioteca, los grupos que existen son muy fuertes y poderosos, no me gustaría para nada estar en la posición del jefe en estos momentos, aunque me gustaría algún día desempeñar ese cargo, o algún otro cargo importante.
El personal debe preocuparse más de su trabajo, sentirse identificado con la universidad; y no ver las acciónes de otros compañeros, a fin de cuenta todos somos una gran familia y debemos estar unidos para el buén desempeño de nuestra Ciudad Universitaria.
El jefe debe también quitarse esa imagen de "debilidad" que tiene y no parecer que actúa a espaldas de los demás, debe ejercer su autoridad y hacerse sentir como tal.
Pienso que al mejorar dichos aspectos anteriormente mencionados, se pueden solventar muchas situaciones, hay otras circunstancias que pueden perturbar la situación laboral, pero cuya solución no está en las manos del personal de la unidad, pero las relaciones humanas si pueden ser solucionadas con las ganas del personal de superar esa etapa.
Artículos en Internet:
1.-EL CAMBIO, NECESIDAD Y DESAFÍO DE LAS ORGANIZACIONES.
Esta página contiene la información referente a las organizaciones que actúan en un medio que le impone cada vez mayores exigencias por lo que deben elevar sistemáticamente el nivel de satisfacción de estas crecientes necesidades de la sociedad. Para lograr esto su dirección debe desplegar una ardua labor en la búsqueda de alternativas que se caractericen por su nivel de creatividad y en la que se conjuguen todos los recursos destinados por la organización para obtener un resultado satisfactorio. Para la realización del mismo se hizo un estudio de: ¿hacia donde orientar el cambio?, Dirección, Organización y las personas. Así mismo muestra las consideraciones finales una vez realizada toda la investigación y expresa en una de sus partes, que hay un hecho fundamental, y es que las personas, son las protagonistas. La diferencia entre una organización más competitiva y otra que no lo sea tanto, estriba en la capacidad de las personas que la componen, a interpretar estos nuevos valores, a ser capaces de salir de la zona de confort mental y adoptar una visión de cambio continua. La dirección de la organización, dejará de ser el único ente pensante, para dar paso a una dirección basada en la participación de todas las personas, trabajo de equipo y en una división multidireccional de las decisiones.
Fuente: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/cambiodesafio.htm
2.- GESTIÓN DEL CAMBIO.
Este artículo muestra un índice descriptivo de todos los recursos existentes en GestioPolis.com acerca de Gestión del Cambio, ordenado por fecha de publicación, entre estos podemos encontrar: Relaciones industriales Proyecto de Gestión Organizacional, Proceso del Cambio Planeado, Cultura Deseada y Desarrollo de la Inteligencia Emocional: Caching una herramienta de ayuda, Proceso del Cambio Planeado,
Enfoque sistémico para el cambio. la manera para que los procesos orientados a resultados se conviertan en procesos de crecimiento y aprendizaje, entre otros que bien vale la pena revisar.
Así mismo comienza reseñando que, la gestión del cambio no consiste en implantar nuevos modelos de gestión que resulten solo modas, más bien consiste en aprovechar los cambios del entorno empresarial para el bien de la organización, por ello, no solo las compañías operativamente deben ser flexibles sino quienes las manejan deben desarrollar una aguda percepción para anticiparse a los cambios.
Fuente: http://www.gestiopolis.com/dirgp/adm/cambio.htm