Consiste en presentar una Propuesta para el manejo de los
Archivos de una Organización conocida por el participante (preferiblemente su
centro de trabajo).
Parámetros:
Debe presentarse el manejo actual (automatizado o manual)
de, al menos, 4 procesos.
Debe proponerse el manejo automatizado de esos 4
procesos. Solo debe mostrar el funcionamiento automatizado con un dato.
Se deben indicar todos los Pasos necesarios para la
automatización.
MANEJO DE LOS ARCHIVOS DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA.
El sistema de la universidad está integrado por el
subsistema académico y el subsistema administrativo, éste opera sobre la base de
proyectos y está destinado a las funciones de planificación, coordinación,
supervisión y evaluación del sistema institucional responsable de las normas y
procedimiento que regulan el funcionamiento de la universidad, en su área de
competencia.
La presente información recoge todos los lineamientos
estructurales y funcionales expresados en el Reglamento General de la
Universidad. El mismo lleva por finalidad el orden organizacional de todos los
procesos que se dan en el ámbito operativo. Así como también contribuye a
consolidar esfuerzos en las actividades que realiza cada unidad organizativa,
permitiendo así lograr los objetivos establecidos por la institución de una
manera más eficaz y eficiente.
OBJETIVO PRINCIPAL: Administrar
Información.
1er. Proceso: Recuperar documentos de
distintos soportes, ( impresos, electrónicos, etc, ) para el resguardo y
preservación de la información.
Registrar, verificar el contenido de los documentos
transferidos de las unidades descentralizadas ( archivos de gestión o de
oficinas ).
2do. Proceso: Registro y proceso
técnico de documentación del Fondo Histórico Institucional.
Seleccionar los documentos que integran a los fondos
documentales de cada serie documental.
3er. Proceso: Ingresar o identificar
cada elemento del documento, aplicando las normas IESA ( Instituto de Estudios
Superiores de Administración ) o las ISAD-6 ( Normas Internacionales de
Descripción Archivística ).
4to. Proceso: Actualizar la data de
todo el conjunto del fondos documentales y archivos.
Ficha Automatizada.
Nota: de acuerdo al sistema automatizado para cada
proceso se hará así.
1)
Código de documentos.
2) Título del documento.
3) Fecha extrema del documento.
4) Breve resumen del certificado del documento no mayor de 15
palabras.
5) Nombre del firmante o empresa de donde proviene el
documento.
6) Ventana abierta ( va conocer si hubo o no respuesta ).