Planificación.

Trabajo Final.

Elaborado por: Randy barreno.

Creación de un Plan Estratégico De la Coordinación de Información Documentación y Archivo (CIDAR) de la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG).

1- Establecer la misión global de la organización.

La Unidad de Servicios Bibliotecarios de la Universidad Nacional Experimental de Guayana, es el ente de información mas importante de la Universidad encargado de ordenar, clasificar y mantener la colección documental referente a las carreras que son impartidas en la Universidad, además de la creación de servicios para los usuarios internos y foráneos interesados en consultar la información que allí se mantiene.

Uno de los servicios es la Sala de Referencia y Servicio virtual, el cual se encarga de mantener y resguardar la documentación relativa a: Atlas, Diccionarios, Enciclopedias, Manuales y Guías; también provee al usuario el espacio físico para la consulta de los mismos, las cuales son la sala de consulta general y cubículos individuales de consulta. Igualmente el personal de la sala realiza material especifico para ayudar a los usuarios a agilizar el tiempo de búsqueda de la información.

2- Analizar el contexto o medio ambiente, esto es: cultura, política, economía, salud, mercado, fuentes de financiamiento, convenios de cooperación e información demográfica pertinente.

La Unidad de Servicios Bibliotecarios mantiene relaciones institucionales con los Centros de Información de las Universidades e Instituciones de Investigación del país, lo cual es beneficioso para los usuarios. La Sala de Referencia y Servicio Virtual de la Unidad de Servicios Bibliotecarios es el departamento mas nuevo dentro de la misma.

La Unidad de Servicios Bibliotecarios tiene alrededor de unos 5.000 usuarios, además de los usuarios externos que siempre buscan información en la institución de las áreas de: Ingeniería en Informática, Ingeniería Industrial, Ingeniería Forestal, Administración de Empresas, Contaduría Pública, Educación Integral, y Maestrias en Gerencia, Operaciones y Producción, Ciencias Ambientales, Medicina Ocupacional, Finanzas, Mercadeo y Ventas, Recursos Humanos, Ciencias de los Materiales, etc. Específicamente la Sala de Referencia y Servicio Virtual contiene documentación bibliográfica y no bibliográfica, así como tésis de grado y revistas para estas especialidades.

3- Realizar el análisis FODA. Evaluar tanto las fortalezas y debilidades internas como las oportunidades y amenazas externas.

4. Establecer objetivos generales.

• Optimizar los servicios de la Sala de Referencia de la Unidad de Servicios Bibliotecarios UNEG.

• Optimizar el Servicio Virtual de la Unidad de Servicios Bibliotecarios UNEG.

5. Seleccionar estrategias para lograr los objetivos generales.

Objetivo General 1: Optimizar los servicios de la Sala de Referencia de la Unidad de Servicios Bibliotecarios UNEG.

Estrategias: - Realizar una encuesta para capturar la opinión de los usuarios en cuanto a los aspectos a mejorar dentro del servicio de referencia.

Objetivo General 2: Optimizar el Servicio Virtual de la Unidad de Servicios Bibliotecarios UNEG.

Estrategias: - Enviar una encuesta virtual a los usuarios del servicio virtual donde los mismos realicen sus observaciones para mejorar el servicio. Luego de obtener estos resultados, realizar un análisis de las medidas correctivas a ejecutar para mejojar el mismo.

6. Plantear objetivos específicos.

• Adquirir de 12 máquinas de uso interno para consulta virtual individual.

• Posicionar los servicios dentro de la Comunidad Universitaria y foránea.

• Informar a los usuarios sobre nuevas adquisiciones y servicios.

• Realizar Charlas patrocinadas por la Sala de Referencia y Servicio Virtual de la Unidad de Servicios Bibliotecarios.

• Determinar la cantidad de usuarios reales de los Servicios Bibliotecarios.

7. Seleccionar actividades para cada objetivo específico y desarrollar planes de trabajo.

Objetivo Especifico 1: Adquirir de 12 máquinas de uso interno para consulta virtual individual.

Estrategias: El personal encargado de la Sala de Referencia y Servicio Virtual debe determinar la necesidad de que la dependencia necesita las máquinas para brindar una mayor calidad de servicio, de ser aprobada por la Coordinación de Biblioteca, esta enviará la solicitud a la oficina de presupuesto.

Objetivo Especifico 2: Posicionar los servicios dentro de la Comunidad Universitaria y foránea.

Estrategias: Realizar una campaña de difusión de los servicios que ofrece la Sala de Referencia y Servicio Virtual dentro de la Universidad, a través de carteleras informativas, dícticos, etc. y en la página de Web de la Universidad y la Unidad de Biblioteca.

Igualmente enviar correspondencia informativa a las distintas dependencias de la Universidad y a las Instituciones con relación Interinstitucional.

Objetivo Especifico 3: Informar a los usuarios sobre nuevas adquisiciones y servicios.

Estrategias: Por medio de carteleras informativas, boletines trimestrales e información por medio de correos electrónicos de los usuarios. Estos se obtienen a través de un formato que llenan los usuarios donde dan sus datos, tales como correo electrónico.

Objetivo Especifico 4: Realizar Charlas patrocinadas por la Sala de Referencia y Servicio Virtual de la Unidad de Servicos Bibliotecarios.

Estrategias: Esto se debe determinar a través de instrumento en los cuales los usuarios expresan su opinión con respecto a la necesidad de realizar charlas en los tópicos que se considere por ellos mismos de interés. La Sala de Referencia realizará un estudio de las expresiones de los usuarios para determinar si la necesidad es real e iniciar la búsqueda de los posibles ponentes ya sea que pertenezcan a la comunidad Universitaria o foráneos. Los gastos de estas charlas serian costeados por los propios usuarios y aporte de la Unidad de Sevicios Bibliotecarios.

Objetivo Especifico 5: Determinar la cantidad de usuarios reales de los Servicios Bibliotecarios.

Estrategias: - Realizar formatos que cada usuario debe llenar por cada bibliografía o cubículo que use dentro de la sala, la cantidad de formatos llenos va a determinar la cantidad de usuarios que asiste diariamente a la sala, este procedimiento estadístico se debe realizar diariamente. Igualmente se debe determinar si el usuarios es interno, externo, tipo de información solicitada, de autores extranjeros o nacionales, etc.

8. Preparar un plan financiero de acuerdo con las estrategias establecidas.

Dentro del funcionamiento de la sala lo más necesario es la adquisición de los equipos de computadoras para el uso interno en la sala, ya que como se mencionó anteriormente, la sala no dispone de un presupuesto específico del que puede disponer, sino que depende de la Coodinación.