Psicoingeniería del Trabajo.

Trabajo 2.

Elaborado por: Randy Barreno.

¿Cómo determinar la necesidad de cambio? Dinámica Interpersonal y de Grupos. Administración del Cambio. Resistencia al cambio y como manejarla.

Comunicación: ¿Cómo fluye la información? Fijación de Metas y Controles. El modelo de Áreas de Efectividad. Interacción entre el "Incumbente" y la Gerencia. Psicoingeniería y Cambio Organizacional. El rol del Liderazgo. La Comunicación Informal.

¿Cómo determinar la necesidad de cambio?

El cambio es la transición de una situación a otra. El cambio implica transformación, perturbación, interrupción y ruptura, que dependen de su intensidad. El cambio esta en todas partes: en las organizaciones, en las ciudades, en los países, en los hábitos de las personas, en los productos y servicios, en el tiempo y en el clima.

Surge la necesidad de analizar los cambios insatisfactorios y determinar los requeridos, donde se quiere llegar y sea factible de alcanzar, para lo cual se requiere hacer un diagnóstico, planificación y evaluación del proceso, que aclaren aspectos como: cuáles son los cambios y para que, como se harán, con qué y consecuencias.

Las exigencias del ambiente cambian y demandan cambio en las organizaciones, las tecnologías y los productos. El cambio actúa para prolongar cada una de las fases del ciclo de vida, sea para acelerar la etapa introductoria, incrementar la fase de crecimiento, prolongar la fase de madurez o aplazar la fase de declinación. La viabilidad de las organizaciones requiere periodos de cambio para colocarlas en una nueva posición, y periodos de estabilidad para aprovechar las ventajas de esa posición.

*Para determinar las necesidades de cambio es preciso que la organización, empresa, institución o cualquier otro ente, formule las proposiciones que e-libros recomienda:

• Determinar con exactitud lo que queremos. Puedo interpretar que para todo cambio requiere de una visión.
• Tener una visión clara de cómo queremos ser y como queremos ser vistos por el entorno.
• Disponer de los recursos humanos y materiales necesarios para implementar el cambio.
• Estar dispuestos a enfrentar la pérdida de recursos humanos que generalmente trae todo cambio.

*Todo cambio trae consigo expectativas de las personas que conforman directa e indirectamente la organización es importante indicar que según la curva de Gaus representada en el e-libros se evidencia un público cautivo tendiente de las reacciones humanas después de producirse un cambio:

• Los Misioneros: Convencidos de tomar el cambio y de ofrecer a los demás el conocimiento de beneficio que trae consigo el cambio.
• Los Creyentes: Racionalmente han decidido contribuir con el cambio, no sin antes analizar la situación y fijar criterios de acuerdo a sus valores.
• Los Bocaza: Hablan mucho y dicen poco, consideran que con el manifiesto activo se pueden beneficiar de manera personal.
• Los Luchadores Abiertos: están en contra del cambio, sin embargo al ganarse su confianza pasa a ser unos verdaderos creyentes del cambio.
• Los Luchadores Subterráneos: se oponen al cambio pero no lo demuestran abiertamente, desprestigian el proyecto de cambio, murmuran por doquier en contra del mismo.
• Los Emigrantes: no están de acuerdo con el cambio y tienden a abandonar la meta de cambio.

Dinámica Interpersonal y de Grupos.

Es esta una habilidad que tenemos los seres humanos y que genera una relación bien sea productiva o improductiva y se relaciona directamente con nuestro entorno. No se escapa esta situación del clima organizacional empresarial. En las comunidades de trabajo es preciso interactuar entre los miembros de una organización y es difícil que no se presenten fricciones entre los miembros de tal comunidad. Todos y cada uno somos individuales e independientes en nuestros pensamientos, acciones, valores y actitudes dependerá del respeto que cada uno tenga por el otro para mantener el equilibrio entre las relaciones humanas.

Las organizaciones han recurrido a los equipos como una forma de utilizar las competencias y talentos personales de los empleados, tienen la capacidad de armarse, desplegarse, reenfocarse y dispersarse rápidamente. La participación de los miembros de una organización es fundamental para el cambio que se quiera implementar, los agentes de cambio son los que asumen la responsabilidad como tal, pero es fundamental el trabajo en equipo para la toma de decisiones ya que existirán diversas reacciones frente al cambio.

*En toda dinámica o relación grupal es importante reconocer lo siguiente:

• Conocer qué es un grupo y sus características.
• Reflexionar sobre las diferencias entre el trabajo individual y el grupal.
• Analizar las fases por las que evoluciona un grupo.
• Conocer la estructura de un grupo.
• Analizar el papel del guía-mediador en el grupo.
• Conocer las características de los grupos experienciales .(a quien me dirijo).
• Conocer las diferentes técnicas grupales.
• Saber seleccionar y aplicar una técnica grupal.

Administración del Cambio.

Se debe instruir al personal en los conceptos de la administración del cambio y las ventajas personales si las aplica en su trabajo. Instituir integridad de sistemas, como el punto central de toda comunicación relativa a la administración del cambio y al control de la configuración. La organizaciones no deben permitir al personal hacer cambios solo por cambiar y no deben olvidar los costos que generan.

No basta con decretar un cambio y hacer una campaña informativa más o menos demagógica. Todo proceso de cambio requiere de una verdadera administración, es decir del manejo de las variables que lo componen: después de una buena planificación, hay que organizar, dirigir implementar con los recursos humanos adecuados y controlar el proceso. Los cambios no solo tienen que ser planificados, sino administrados y llevado a feliz termino, este es el rol de la Gerencia con o sin el soporte de sus asesores.

Resistencia al cambio y como manejarla.

La eliminación del miedo a lo desconocido, principal factor que ocasiona la resistencia. El cambio debe de ser preparado de tal forma que provoque el menor número posible de problemas y temores. Antes de comunicar un cambio dentro de la organización, se deben de analizar cuidadosamente los factores en los que puede afectar al personal interno, tanto en el presente como en el futuro.

Es preciso aplicar estrategias, por parte de los gerentes de una empresa, los jefes de grupos o en fin por los responsables del cambio que inteligentemente manejen y puedan orientar a las personas a mostrarse interesados y aceptar el cambio. Las personas se resisten a los cambios muchas veces por intereses personales, por flojera, por falta de motivación ya que no se identifican con la organización, por falta de estímulos económicos o simplemente por el hecho de considerarlos de poca confianza, es decir son pesimistas.

*La resistencia al cambio puede ser consecuencia los siguientes aspectos:

• Aspectos lógicos: la resistencia “lógica” es consecuencia del esfuerzo y el tiempo requerido para que las personas se ajusten al cambio, incluidos los nuevos deberes del cargo que deben ser aprendidos.
• Aspectos psicológicos: la resistencia “psicológica” es consecuencia de actitudes y sentimientos de las personas frente al cambio. Pueden sentir temor de lo desconocido, dudar del liderazgo del gerente o percibir que su seguridad laboral esta amenazada.
• Aspectos sociológicos: la resistencia “sociológica” es consecuencia de intereses de grupos y valores sociales involucrados. Los valores sociales son poderosas fuerzas ambientales que se deben tener muy en cuenta. Existen coaliciones políticas y valores de diferentes comunidades que pueden afectar el comportamiento de las personas.

Comunicación: ¿Cómo fluye la información?

La información debe ser proporcionada de manera clara, es necesario contar con sistemas de comunicación que nos permitan tener el mínimo de errores, ya que esto nos trae bajo rendimiento en la producción y la obstaculización de los objetivos de la empresa. En una organización estar al tanto de lo que se dice resulta de gran beneficio y aún más en aquellas empresas que atraviesan períodos de cambio en donde las expectativas son mayores.

La Comunicación Organizacional como la fuerza principal para concretar el cambio las Comunicaciones Internas, plasma la información para que el mensaje de cambio llegue de una manera efectiva al recurso humano. A parte de las comunicaciones formales, encontramos las comunicaciones informales; es decir, aquellas que se suscitan fuera de la estructura formal de la organización.

Las redes formales de la comunicación: son sistemas diseñados por la gerencia que dictan quien debe hablar con quien para realizar una tarea. En una organización pequeña las redes son tan sencillas que prácticamente no se notarán, en una organización más grande se tornan más intrincadas.

Tipos de comunicación formal en las organizaciones.

*Comunicación descendente: se presenta siempre que los superiores envían mensajes a sus subordinados; entre estas tenemos:

• Instrucciones para el trabajo: se dan las explicaciones sobre que hacer como hacerlo.
• Lógica del trabajo, se dan explicaciones de la relación entre una tarea y otras.
• Procedimientos y prácticas, se informa sobre las reglas, los reglamentos, las políticas y beneficios.
• Retroalimentación, información sobre la eficacia del desempeño de una persona.
• Adoctrinamiento, información que busca motivar a los empleados en la misión de la empresa, especificando como se deben relacionar con ella.

*Comunicación ascendente: A la forma de los mensajes que fluyen de los subordinados a los superiores. Casi toda organización asegura que pretende contar con los mensajes que fluyan hacia arriba, pero en la realidad e que muchas no están tan abiertas a las opiniones de los empleados. En algunas organizaciones cuestionar al jefe puede ser una vereda hacia el suicidio profesional.

La comunicación ascendente transmite cuatro tipos de mensajes:

• Lo que están haciendo los subordinados.
• Los problemas laborales sin resolver.
• Las sugerencias para mejorar.
• Lo que unos subordinados piensan de otros y de su trabajo.

*Comunicación horizontal: Es el tercer tipo de interacción en la organización, a veces llamada comunicación lateral, esta compuesta por mensajes entre individuos que tienen el mismo poder. El tipo más evidente de comunicación se da entre personas de la misma división de la empresa: los oficinistas del mismo departamento, los compañeros de un proyecto de construcción, entre otros.

La comunicación horizontal tiene cinco propósitos:

• Coordinar tareas.
• Resolver problema.
• Compartir información.
• Resolver conflictos.
• Construir entendimiento.

Fijación de Metas y Controles.

Al definir metas conjuntas y asignar responsabilidades para cada posición, en función de los resultados esperados, conformarán los estándares de desempeño para la evaluación de desempeño y los resultados alcanzados pueden compararse con los resultados esperados. Inicialmente se establecen los objetivos anuales de la empresa y los objetivos de cada una de las unidles, basándose en esos objetivos de la organización a fin de identificar objetivos comunes; definen las áreas de responsabilidad, de los resultados esperados y emplean esos objetivos como guías para la operación de la empresa.

*Aspectos a considerar para una comunicación efectiva:

• La comunicación debe darse en forma clara y sencilla, con términos comúnmente usuales.
• El mensaje debe llegar íntegro, el contenido no debe sufrir distorsiones, para que el receptor lo reciba como originalmente fue enviado.
• Se debe cuidar que el mensaje sea transmitido en un ambiente de cordialidad, aprovechar el momento propicio para enviarlo.
• La comunicación debe ser lo más precisa posible, ya que cuando se cae en excesos puede ser no interpretada.
• La información se debe adaptar a quien la recibe y no a quien la emite; esto se hace para que el mensaje sea comprendido.
• Se tiene que ir actualizando los sistemas y canales de comunicación, ya que, conforme crece la empresa, se vuelve cada vez más difícil el proceso comunicativo.

El modelo de Áreas de Efectividad.

Áreas de efectividad, se basa en el hecho de que las posiciones directivas como mejor vistas están en término de los resultados adscritos a las mismas. Las organizaciones humanas están llamadas a lograr un desempeño que sea efectivo, esto y esto se dará a través de La búsqueda de la eficiencia, o sea, que los recursos requeridos para el cumplimiento de la misión organizacional sean utilizados en la medida justa, es decir, sin llegar a desperdiciarlos tanto que signifiquen pérdida pero tampoco a restringirlos tanto que impidan el logro de la calidad propuesta.

*Cada Área de efectividad debe:

• Representar el resultado de una acción, (“output”) y no la acción (“input”).
• Ser la base de objetivos medíbles.
• Ser una parte esencial del cargo que se describe.
• Estar dentro d los límites de responsabilidad y poder de la persona quien ejerce la posición.

Interacción entre el "Incumbente" y la Gerencia.

El recurso humano es fundamental para el logro proceso de transformación de la organización, esto requiere el cambio del recurso humano, en cuanto a actitudes y comportamientos de los miembros de la organización por eso es fundamental la interrelación que debe existir entre el personal gerencial y su disposición para la resolución de problemas, cambios de conducta y motivación de los trabajadores, de en pro de la efectividad del trabajo y el logro del proceso de cambio organizacional.

Psicoingeniería y Cambio Organizacional.

La capacidad de adaptación de las organizaciones a las diferentes transformaciones que sufra el medio ambiente interno o externo, mediante el aprendizaje es lo que se conoce como cambio organizacional, es de esta manera que la psicoingenieria esta vinculada al cambio organizacional ya que ésta busca comprender y explicar las interacciones entre el individuo y su entorno laboral, y su objetivo más frecuente es desarrollar herramientas e introducir elementos que permitan evitar o bien reduzcan las fricciones, y/o los efectos de estas fricciones, que como consecuencia del trabajo aparecen entre individuo y entorno laboral afectando su interacción en forma negativa.

El rol del Liderazgo.

El líder como toda persona posee muchos defectos y virtudes que debe conocer; esto implica mirar primero dentro de uno mismo, conocerse para luego entender a los demás y reflejar lo que quiere lograr, lo que busca alcanzar con los demás para conseguir el éxito. Este análisis nos llevara a entendernos para luego conocer a los demás y de esta forma mejorar nuestro desempeño como líderes que somos, sea para beneficio personal y/o de nuestra organización.

Este Líder, del que hablamos, se requiere que exista o surja para superar momentos definitorios claves para la subsistencia de la organización. El Líder es aquel que se requiere para poder enfrentar y facilitar los nuevos desafíos a los que se ve enfrentada la Dirección u Administración de la Organización, es aquel que tiene la habilidad de convencer y motivar a las personas, es aquel que surge como respuesta a las necesidades de las personas para superar las dificultades, la incertidumbre laboral y para el logro de sus objetivos.

La Comunicación Informal.

En las teorías administrativas y de la organización, la comunicación informal se define generalmente como flujo de información que circula por los diferentes ámbitos de la organización, y expresa la tendencia humana a interactuar, a establecer relaciones sociales que propician una comunicación más práctica, protegen al individuo de la soledad y del anonimato y le permiten desarrollar percepciones contínuas sobre su rol y el del grupo al que pertenece.

Infografías:

http://www.degerencia.com/articulos.php?artid=431

http://www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n23/23_osuarez.html

http://www.monografias.com/trabajos13/cborgdef/cborgdef.shtml

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/DOCO.htm#F

http://www.monografias.com/trabajos14/dinamica-grupos/dinamica-grupos.shtml

http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/15/cgco.htm