Project Management bericht

PM-Bericht: Visitenkarte, Schnappschuss, Dokumentation
Der Bericht (Report) bietet strukturierte Information zu einem Projekt. Das organisatorische Skelett ist sehr anpassungsfähig, je nach Zielsetzung und Umfang von Projekt und Bericht.

Wenn sie alle Daten eines Projektes in der Struktur "Bericht", sammeln (zweckmäßig in IT-lesbarer Form) dann können sie daraus rasch einen aktuellen Bericht für einen bestimmten Zweck zusammenstellen.

Für das Sammeln und Aufbewahren der Projekt-Daten ist es praktisch, so viel wie möglich in IT-lesbarer Form (z.B. in einem Projekt-Ordner) zu speichern, alles andere in einer Heftmappe, Ordner-Schachtel o.ä.

Die Weitergabe von Projekt-Daten (Report) erfolgt entweder ebenfalls in IT-Form oder gedruckt (vom Merkblatt bis zum dicken Ordner).

Sie sind nicht an die vorgestellte Struktur gebunden. Dieses Modell hat sich allerdings auf verschiedenen Gebieten bewährt, daher stellt es zumindest ein Muster dar, an dem sie sich orientieren können.
Nicht benötigte Teile werden weggelassen.

Die Anwendung reicht von einer Kurz-Präsentation bis zur umfassenden Dokumentation, die Form vom persönlichen Vortrag bis zur Webseite.
Tipps für die Praxis am Ende dieser Seite.

Titel Untertitel, Schlagworte	Titel, Schlagwort(e), Logo, evtl. Untertitel... Je kürzer und prägnanter, desto besser. Im Laufe eines Projekts möglist nicht ändern.
Zusammenfassung: In kurzer Form das Wesentliche zum Projekt. Ist schwieriger zu formulieren als die Langform, jedoch sehr wichtig. Der Text ändert sich im Laufe des Projekts.	Das Wesentliche zum Projekt in wenigen Worten (Abstract). Mindestens 1 Satz, höchstens 1/2 Seite. Zusammen mit Titel und Kontakt auf einer eigenen Seite, die sonst nichts enthält, und kopierbar sein soll. Form: Das ist die Visitenkarte...
Kontakt: [email protected]	In Kurzform: Beteiligte Unternehmen, Organisationen und Personen. Kontakt: Je nach Zweck Adresse, Tel, Fax, immer jedoch Mail und Web.

Situation	Beschreibung von Situation, Lage, Umfeld, Randbedingungen: Alle notwendigen Informationen zur "Umgebung" des Projektes. Hierher gehören Daten - wenn sie Interpretationen beigeben, so sollten diese ausdrücklich als "Meinung" bezeichnet werden.
Situation des Kunden: Ziele Allgemeine Lage, künftige Entwicklung Mitbewerb Zielgruppe (wer sind die Kunden unseres Kunden ?) Resourcen (Marketing, IT...) Kontaktgrund (warum erstellen wir dieses Projekt ?) Mengengerüst (Umsatz, Filialen, MitarbeiterInnen, Artikel, KundInnen...)	Die wichtigsten Kunden-Daten für das Projekt, z.B. solche, die Ziele, Motivation und mögliches Verhalten des Kunden (bzw. unserer Zielgruppe) bestimmen. Vertrauliche Angaben getrennt führen oder kennzeichnen, damit sie nicht ungewollt in einem Bericht erscheinen.
Eigene Situation: Ziele Allgemeine Lage, künftige Entwicklung Mitbewerb Resourcen: Personen und Fachkenntnisse, Zeit (Auslastung), Geld, Ausrüstung (IT,...) Partner (z.B. Weitergabe von Projekt-Teilen)	Die wichtigsten Eigen-Daten für das Projekt, jedenfalls solche, die eigene Entscheidungen zum Projekt bestimmen. Mitbewerb: Kann der Kunde dieses Projekts die Leistung auch von anderer Stelle erhalten oder selbst erbringen, kann die Leistung durch andere Produkte oder Leistungen ersetzt werden ?
Sonstige Situation: Alles, was man sonst noch an Umfeld-Informationen braucht, um das Projekt zu beurteilen.	Sonstige Daten, die das Projekt beeinflussen: Konjunkturlage, Termine (z.B. Währungs-Umstellung, Steuer-Änderungen...), usw.

Beurteilung	Welche Schlussfolgerungen haben sie und andere aus der Analyse der Situation gezogen ?
Eigene Beurteilung: Ist ein geplantes Projekt sinnvoll, notwendig, aussichtsreich, riskant...? Ist ein laufendes Projekt im Plan, in Rückstand, gefährdet ?	Mindest-Umfang: 1 Satz. Falls dieses Kapitel länger wird, Gliederung (Titel, Zusammenfassung, Details...) einführen und Inhalt angeben. Messen sie ihr Urteil an ihren eigenen Zielen !
Sonstige Meinungen: Soferne vorhanden: Meinung des Kunden, von BeraterInnen, ... Gutachten	Klare Kennzeichnung, ob es sich um eigene Interpretation (von ihnen selbst notiert) oder Originale handelt.

Details: Unterschiede nach Status des Projekts ( geplant - ausgeführt - abgeschlossen )	Meist das umfangreichste Kapitel: Hier wird die Masse der Daten gesammelt. Je nach Zielsetzung legen sie einem Bericht, den sie vortragen oder weitergeben, nur Teile oder Auszüge davon bei.
Projektplan (z.B. in MS-Project): Teilziele, Meilensteine, Gantt-Diagramme...	Der Plan sollte immer als Datei vorliegen, praktisch sind zusätzlich einige aktuelle Auszüge (aktuelles Gantt-Diagramm...).
Personen und Kenntnisse: Teams, Verantwortung, Kenntnisse, Einsatz-Zeiten und -Kosten, Kontakt
Zeit: Zeitpläne, Reserven, Soll-Ist
Geld: Kalkulation(en), Resourcen, Finanzierungs- und Liquiditätsplan...	Tipp: Kalkulationen niemals ändern, sondern kopieren und nur die Kopie ändern !
Kommunikation: Kontakte (Kunde, Partner, eigene): Namen, Adressen, Tel, Fax, Mail, Web Termine, Korrespondenz & Notizen
Beilagen: Alles, was sonst noch zum Projekt gehört oder sich im Laufe der zeit ansammelt.	z.B. Schnittstellen, Normen, Beschreibungen, Screenshots, Sourcecode, Pressespiegel, ...

Tipps für die Praxis:

Handout
ist eine Kurz-Info für ZuhörerInnen ihres Vortrags. Je kürzer (1 Seite A4) und übersichtlicher, umso besser. Stichworte, keine Ergüsse ! Unverzichtbar: Titel, (Logo), Kontakt (Firma, Name, Mail, Web...). Datei zum Nachdrucken aufheben, oder gleich zur Selbstbedienung ins Internet stellen !

Berichtsmappe:
einige Seiten, geheftet oder gebunden. Deckblatt (Titel, Logo...), Zusammenfassung (und Kontakt !!!), Sonstige Kapitel und Details je nach Zielgruppe.
Ideal ist es, das gesamte Material in einem Dokument (Datei, s.rechts) zu sammeln. Sie können dann die Mappe nachdrucken, als Datei weitergeben, oder ins Internet stellen.

Vortrag:
Ideal ergänzt durch Handout (= Spickzettel für sie selbst) und Berichtsmappe. Vortragszeit testen, dauert real meist 10-30% länger. Material (Folien, Slides...) bereithalten, wenn möglich mehr als verwendet (für Fragen und Diskussion).

Drucken und Kopieren:
Dafür ist immer noch die gute alte Schwarz-Weiß-Technik bevorzugt, weil viel schneller und billiger. Geben sie daher nur solche Dokumente an Kunden weiter, die von diesen kostengünstig gedruckt oder kopiert werden können. Papier (Handout, Mappe) wird kopiert: Bilder (Logo !!) daher vor dem drucken rastern, das verbessert die Qualität auf Kopien.

Datei:
Die ideale Form im IT-Zeitalter. Benötigt bei richtiger Organisation keine Mehrarbeit, bietet aber wichtige Vorteile: Eine Datei kann billig archiviert werden, spätere Änderungen sind einfach, man kann sie rasch versenden, auf Datenträger (CD...) kopieren, ins Internet stellen, usw.

Erwünscht: Alle Daten (Text, Tabellen, Grafik, Links...) in einem Dokument. Die Zielgruppe muß die Datei ohne Zusatz-Aufwand lesen und drucken können. Die Inhalte dürfen von der Zielgruppe nicht verändert werden.

Layout-Programme (PageMaker, Portfolio...) sind ideal für die eigene Verwendung: Integration und Layout aller Bestandteile, einfache spätere Änderung & Ergänzung. Man kann die Dokumente jedoch nicht weitergeben: dazu benötigt man die Programme, außerdem ließen sich die Dokumente verändern.

Adobe Acrobat (PDF) ist ideal für die Weitergabe: auf jedem Betriebssystem, in jeder Version mit Freeware les- und druckbar, immun gegen Änderungen. Wenn sie besondere Schriften verwenden, so verpacken sie diese zusammen mit ihren Daten ins PDF-Dokument.

Internet:
Die beste allgemeine Methode zur Weitergabe von Information. Nicht für vertrauliche Daten geeignet. Eine Einschränkung: Die Zielgruppe muss den Link kennen (!) und verwenden !

Aktuelle Daten dieser Seite	Letzte Änderung: