|
|
INSTITUT
TADBIRAN AWAM NEGARA |
|
|
Inovasi JPA Tingkat Kecekapan |
||
|
Berita Harian, 28 Oktober 1999 - Oleh Sarani Dollah |
||
|
Sebagai usaha untuk meningkatkan perkhidmatan kepada pelanggan, Jabatan
Perkhidmatan Awam [JPA] sentiasa mencari idea baru dan melaksanakan projek
inovasi dengan matlamat untuk memuaskan hati pelanggan. Setakat ini, dua projek inovasi yang dilaksanakan di Bahagian Latihan JPA telah menerima Anugerah Inovasi Kebangsaan bagi 1998 dan 1999. Anugerah yang dimenangi itu adalah projek inovasi Sistem Kutipan Berkomputer yang memenangani Anugerah Inovasi Kebangsaan 1998 dan Sistem Fail Maya yang memenangani Anugerah Kebangsaan 1999. Kedua-dua projek ini dilaksanakan di Bahagian Latihan, iaitu bahagian yang bertanggungjawab untuk menyediakan penajaan kepada pegawai kerajaan dan pelajar. Melalui Sistem Kutipan Berkomputer, lejer pelajar yang ditaja sudah ditukar daripada kad lejer dalam bentuk fizikal kepada lejer berkomputer. Lejer pelajar akan didebitkan secara automatik apabila JPA membuat bayaran. Lejer mereka akan dikreditkan pula apabila mereka membuat bayaran balik pinjaman. Resit dikeluarkan secara berkomputer dalam jangkamasa yang singkat. Pengeluaran resit berkomputer ini sudah mendapat kelulusan Jabatan Akauntan Negara. Sistem yang dibangunkan berasaskan client-server architecture. Melalui sistem ini, resit dikeluarkan dan dihantar kepada lejer pelajar dengan cepat dan tepat. Komputer pelayan[server] dikonfigurasikan sebagai pangkalan data utama dan komputer pelanggan stesen kerja. Aplikasi hadapan yang sudah dibangunkan ialah Stesen Kerja Resit. Stesen Kerja Pembayaran Komposit, Stesen Kerja Penghantaran Lejer, Talian info JPA dan Laman Web Interaktif. Projek ini dilaksanakan pada Mac 1995 dengan pembabitan 30 pegawai dan kakitangan. Kos yang dibelanjakan dalam pembangunan sistem ialah sebanyak RM109,500. Faedah yang diperolehi daripada sistem ini ialah : a) Penjimatan kos operasi. Inovasi ini sudah dapat menjimatkan kos operasi sebanyak RM113,115-10 setahun dari segi kos tenaga kerja dan penggunaan kertas dan dokumen. b) Penjimatan Masa. Sistem kutipan berkomputer ini sudah berjaya mengurangkan masa menunggu pelanggan yang hadir membuat bayaran dari 30 minit kepada lima minit saja. Di samping itu, tempoh penghantaran resit bagi bayaran secara pos sudah dikurangkan daripada satu minggu kepada satu hari selepas bayaran diterima. c) Penjimatan masa juga dapat dibuat terhadap masa melayan panggilan telefon kerana pelanggan boleh menggunakan Talian Info JPA dan Laman Web Interaktif bagi menyemak baki hutang mereka. Anggaran penjimatan masa ialah sebanyak 150 minit bagi seorang pegawai dalam masa sehari. Sistem ini secara lamgsung memberi faedah kepada pelanggan kerana tidak perlu datang ke JPA untuk menyemak. Semakan juga boleh dibuat pada bila-bila masa saja; d) Peningkatan Hasil Kerja. Jumlah kutipan balik pinjaman pelajar dan ganti rugi sudah meningkat dengan banyaknya sejak sistem ini dilaksanakan . Jumlah kutipan bagi bayaran balik meningkat kepada RM20.12 juta tahun lalu berbanding RM13 juta pada 1997, RM11.9 juta (1996) dan RM5.6 juta (1995). Ganti rugi pinjaman bagi pembayaran lewat juga bertambah kepada RM4.35 juta pada 1998 daripada RM4 juta pada 1997, RM2.7 (1996) dan RM1.4 juta (1995). e) Peningkatan Tahap kepuasan hati pelanggan. Sistem ini dapat mengurangkan rungutan kerana perlu menunggu lama ketika membuat bayaran. Dengan tempoh menunggu yang singkat dan kemudahan tempat bayaran selesa, pelanggan akan merasa senang untuk datang lagi membuat bayaran. Resit bayaran yang dibuat melalui pos juga telah dapat diterima dengan lebih cepat. Pelanggan pasti berasa yakin bahawa bayaran yang mereka buat telah selamat diterima dan diproses dengan segera. Sistem fail Maya dibangunkan bagi menyelesaikan masalah penyimpanan data atau maklumat yang tidak berstruktur. Sistem Pengurusan Pangkalan Data (DBMS) yang telah dibangunkan hanya dapat menyimpan data berstruktur. DBMS digunakan dalam urusan harian berserta fail fizikal yang dibuka bagi setiap pelajar tajaan. Sistem ini adalah penyelesaian kepada masalah pergantungan berterusan kepada fail fizikal yang mana ia menggantikan fail kertas kepada fail elektronik. Untuk tujuan ini, maklumat dalam bentuk fizikal diimbas dan disimpan dalam bentuk imej. Dokumen elektronik imej ini boleh dicapai bersama dengan maklumat berstruktur dalam DBMS. Melalui projek inovasi ini, dokumen fizikal yang sedia ada dalam fail akan dipilh dan diimbas dan disimpan. Ia akan diberi indeks mengikut tarikh dokumen. Dokumen yang baru diterima pula akan terus diimbas tanpa perlu memasukkannya ke dalam fail seperti prosedur lama. Projek ini membabitkan kos sebanyak RM353,000 yang merangkumi kos peralatan dan pekerja bagi tempoh empat tahun. Projek ini yang telah dimulaka pada Mei 1998 telah pun mengimbas sebanyak 135,100 fail yang merangkumi lebih 195,000 helai dokumen. Inovasi ini bermanfaat dari segi; a) Penjimatan kos operasi. Penjimatan dari segi penggunaan peralatan iaitu kertas dan fail adalah sebanyak RM10,109 setahun, manakala penjimatan tenaga kerja pula dianggarkan sebanyak RM88,800 setahun. Jumlah penjimatan kos operasi adalah sebanyak RM98,909; b) Penjimatan Masa. Masa yang diperlukan untuk mencapai maklumat daripada sesuatu fail pelajar dapat dikurangkan daripada 24 minit kepada dua minit sahaja. Semua proses capaian maklumat yang digunakan semasa penggunaan fail fizikal seperti permohonan mengisi borang permohonan fail, memasukkan kandungan dan menghantar fail kepada pemohon telah dapat dijimatkan kerana maklumat dapat terus dicapai daripada komputer peribadi di meja pegawai; c) Peningkatan Hasil Kerja. Hasil kerja telah dapat ditingkatkan selaras dengan penjimatan masa yang diperoleh. Sebagai contoh, pengeluaran surat tuntutan bayaran balik pinjaman, surat peringatan dan jawapan kepada rayuan peminjam dapat dipertingkatkan; d) Peningkatan tahap kepuasan hati pelanggan. Capaian maklumat yang lebih pantas memberi ruang kepada pegawai dan kakitangan untuk memberi layanan yang lebih cepat kepada pelanggan dan jawapan negatif seperti fail tidak dapat dikesan dapat dielakkan. Di samping itu, masa menunggu jawapan bertulis daripada JPA bagi kes seperti lanjutan penajaan, pertukaran kursus dan pindaan tempoh penajaan dapat dikurangkan daripada 30 hari kepada 14 hari sahaja. Jawapan kepada rayuan seperti penangguhan bayaran pinjaman dan pengurangan jumlah bayaran bulanan dapat dikeluarkan dalam masa 10 hari sahaja berbanding 20 hari sebelum ini. Semoga sambutan Hari Q 1999 JPA hari ini yang dijadualkan dirasmikan oleh Timbalan Perdana Menteri, Datuk Seri Abdullah Ahmad Badawi menyemarakkan lagi semangat kakitangan dalam merencana inovasi yang meningkatkan mutu kerja perkhidmatan awam. Dalam usaha memantapkan pengurusan sumber manusia (HRM), JPA menggarap potensi teknologi maklumat dalam menetukan kejayaan pembangunan aplikasi perdana Kerajaan Elektronik. HRMIS akan merangkumi semua urusan HRM daripada pengambilan sehingga persaraan yang bertujuan memastikan ia berfungsi secara cekap dan berkesan pada alaf baru. Perlaksanaan projek HRMIS oleh JPA selaku teraju utama akan memangkinkan proses transformasi HRM di dalam sektor perkhidmatan awam. Selain mengautomasikan proses HRM dan perwujudan persekitaran tanpa kertas, HRMIS akan merangkaikan buat pertama kali semua agensi kerajaan secara elektronik supaya maklumat kakitangan dari peringkat akar umbi mudah di salurkan ke peringkat lebih tinggi seprti di peringkat ibu pejabat agensi, kementerian, pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri dan JPA. Dengan memudahkan komunikasi dan integrasi secara mendatar, projek ini akan menyediakan satu sistem maklumat manusia terbuka dan luwes bagi memenuhi keperluan pengurusan di pelbagai peringkat agensi. Apabila HRMIS siap dilaksanakan, aktiviti sumber manusia akan dijalankan dengan lebih mudah dan ringkas dengan adanya kemudahan sistem maklumat sumber manusia yang spontan dan atas talian. Dasar dan prosedur sumber manusia yang seragam serta penyatuan maklumatnya dalam bank data berpusat akan memudahkan penggunaan sistem ini oleh semua agensi. Di samping itu, produktiviti akan dapat ditingkatkan melalui pemprosesan yang lebih pantas, persekitaraan tempat kerja yang baik, pengurangan kesilapan dan kerja bertindih, pengendalian sistem yang lebih mudah serta automasi aktiviti tertentu. Sistem maklumat sumber manusia yang bersepadu akan membolehkan perkongsian maklumat yang tepat serta cepat dan komunikasi yang lebih baik di kalangan agensi terbabit. Tambahan lagi, proses yang dapat diautomasikan membolehkan lebih banyak tumpuan diberikan kepada kerja yang lebih produktif seperti menganalisis dan merancang sesuatu kerja yang seterusnya memperbaiki proses membuat keputusan, pelaksanaan dan pemantauan. HRMIS adalah permulaan bagi transformasi pengurusan sumber manusia di sektor perkhidmatan awam ke alaf baru. Ia adalah asas yang akan mencetuskan perubahan minda dan paradigma dalam HRM di sektor awam dan di harap dapat memenuhi wawasan perkhidmatan awam untuk menjadi pemimpin dalam membangun dan mengurus sumber manusia untuk mencapai wawasan negara. |
||
