EFICIÊNCIA E EFICÁCIA

          Em determinada oportunidade este consultor foi convidado a participar de uma reunião de diretores da Administração Pública com o intuito de implantar sistemas e métodos que conduzissem o Serviço Público à eficiência e à eficácia.

          Para nossa completa decepção, a Diretora da Secretaria de Planejamento sugeriu que fosse consultado o dicionário sobre o sentido de ambas as palavras. Tivemos que conter o riso e ao mesmo tempo indignamo-nos ao perceber que falta a muitos dirigentes o devido preparo para a gestão pública e privada.

          Embora discordemos do princípio de que se deva estudar o tema em epígrafe à luz do dicionário, reproduzimos a seguir os termos do Aurélio:

          •  EFICIÊNCIA - Ação, força, virtude de produzir um efeito; eficácia.

          •  EFICÁCIA    - Qualidade ou propriedade de eficaz; eficiência.

          •  EFICAZ        - Que produz o efeito desejado; que dá bom resultado; que age com eficiência.

          Segundo nossos estudos, e a vivência como Consultor e Facilitador, EFICIENTE é alguém – homem ou mulher – que executa com acerto, que faz bem feito; que é capaz, competente, apto; que sabe o que é certo e o que é errado. O que ainda é insuficiente o bastante. É necessário mais: que, além de bem feito, seja rápido, que produza o resultado esperado no tempo certo, que faça o que precisa ser feito, a coisa certa, útil, necessária; isso é EFICÁCIA.

          Portanto, eficiência se completa com eficácia; uma segue a outra; jamais podemos ser apenas eficientes, pois ser eficiente é o mínimo que se espera de cada um de nós; sobremodo no mundo de hoje, de profundas e tão rápidas mudanças. É bom, contudo, saber que o eficiente pode demorar um dia para executar certa tarefa e, mesmo assim, poderá ser tida como desnecessária; enquanto que o eficaz pode fazer em meio dia aquilo que deva realmente ser feito. O que é inútil é deveras ineficaz

          Podemos falar de tarefas, de pessoas, de atos, de atitudes, de comportamentos, de decisões, de uma série de atos e de atitudes em diversos níveis. O caminho é simples, mas sempre o mesmo para tarefas, comandos, ordens, decisões, resoluções, planos, estratégias, visão, missão, valores e objetivos. Na vida pessoal, na social e na profissional.

          O binômio – eficiência e eficácia – com vistas à otimização e à busca dos resultados desejados, promove inovações dentro do processo natural de mudanças; gera a tomada de consciência voltada para a excelência com foco na qualidade – pessoal, do produto e dos serviços a ser prestados.

          Otimizar é melhorar o resultado, atingindo estágio mais elevado do que o anterior, a cada dia, em todos os níveis, com melhorias sucessivas; para tanto, é imprescindível que sejam seguidos os seguintes passos:

          1. DECISÃO – decidir eliminar diariamente os desperdícios de toda natureza, nos diversos campos e nunca se contentar com menos do que está habituado a executar. Como também decidir pelo que é necessário realmente.

          2. CONCENTRAÇÃO – a própria palavra remete o interessado à disciplina necessária para entender que deve estar centrado no foco da ação; daí a aprender a compreender o que nos leva a executar determinada tarefa (objetivo e missão). Concentrar-se nas finalidades e nas razões das mesmas. Saber o “porquê”, “para quem” e “como”.

          3. SATISFAÇÃO PESSOAL – a gratificação maior, independentemente da remuneração auferida, advém do entendimento íntimo para quem trabalha; ao tomar consciência de que qualquer tipo de trabalho que se realize, o primeiro destinatário é você mesmo, com efeito, vai executá-lo melhor, com maior prazer, sem desperdício de tempo e de material. Em suma, você trabalha para você mesmo; portanto, deve realizá-lo sempre com acerto, oferecendo a você o melhor e o necessário. (eficiência e eficácia, com gosto e prazer; paixão e muito tesão).

          4. RECURSOS – aprender que “os recursos de que precisamos para transformar nossos sonhos em realidade estão dentro de nós mesmos”, à nossa disposição, de tal modo que para os descobrir é imprescindível comprometermo-nos com vida melhor, de qualidade, sobejamente útil e, por conseqüência, com melhores serviços para a comunidade. O que deve ser iniciado na empresa à qual dedicamos o nosso tempo e a nossa vida.

          5. Ser agente multiplicador de eficiência e eficácia, tornando a motivação um círculo positivo, procurando ser modelo, abrindo caminhos, oferecendo soluções, inteiramente aberto às mudanças e às inovações, com espírito de criatividade, iniciativa e disposição de servir.

          6. MUDANÇAS - uma constante da vida e das sociedades; portanto, é preciso MUDAR;

          a) A si mesmo, interessando-se em primeiro plano pela eficiência pessoal, aprimorando a priori a sua própria maneira de se comunicar;

          b) Os padrões antigos e quebrar os velhos paradigmas; disposto a sair da era industrial para entrar no período brilhante do conhecimento.

          c) Convicções limitadoras – as pessoais e as de terceiros; principalmente com as que vêm de cima, que são esmagadoras e impedem que imperem eficiência e eficácia; mesmo porque a maioria do corpo gerencial é carente desses recursos.

          d) Estratégias (“muita gente sabe o que fazer, mas poucos são aqueles que realmente fazem o que sabem”) ; é bom tomar consciência de que no mundo de hoje “saber” é muito diferente de poder: o poder está em saber aplicar o que sabe, com eficiência e eficácia;

          e) Acabar com a burocracia e com os desperdícios de tempo e de material, evitando serviços inúteis ou em dobro; o que gera retrabalho, despesas indevidas, insatisfação e mal-estar organizacional e quebra de relacionamento.

          f) Tornar as reuniões mais eficientes – despende-se grande parte do tempo com reuniões sem resultado algum, que dificilmente começam no horário certo, sem pauta, sem domínio e sem administração da mesma e sem hora para terminar (expediente dessa monta passa a idéia de que o respeito pelo outro e por seu tempo acabou);

          g) Aprimorar os relacionamentos – É impossível alguém ser feliz sozinho , como se tornar bem-sucedido; conseqüentemente é imperioso desenvolver relacionamentos de qualidade, trocar experiências e tomar decisões por consenso;

          h) Aprimorar a comunicação – interna/pessoal e interpessoal; intradepartamento e entre departamentos e externamente, da mesma forma, com fornecedores e clientes; além de aprender a desenvolver o Carisma da Linguagem, para adquirir o maior de todos os poderes – o poder da palavra bem posta.

          i) Desenvolver o espírito de parcerias – parcerias eficientes e eficazes entre os colegas, seções, departamentos, com a empresa, com tudo que seja útil e necessário. Muito se tem perdido por falta desse espírito.

          j) Administrar bem o tempo - (o seu, o dos seus e o de terceiros – é falta de caridade e de respeito tomar o tempo do outro e lhe recusar o retorno necessário. Aí está um fator primordial da eficácia – o tempo bem utilizado, o tempo gasto em uma tarefa, o tempo na tomada de decisões importantes; o tempo, e sempre o tempo que deveríamos aproveitar melhor, sem desperdício; por que ele jamais volta e é irrecuperável...

          k) Ter noção básica dos públicos – em qualquer situação temos dois públicos - interno e externo – daí porque o cliente interno deve ser bem tratado para que esteja motivado a tratar o externo com eficiência e eficácia – bom atendimento .

          l) Princípios gerenciais de DEMING – dentre os 14 princípios de Deming, destacamos como necessários os seguintes:

I. Aplicação imediata dos métodos modernos de treinamento,

II. Eliminar o medo e encorajar a comunicação nos dois sentidos,

III. Remover todas as barreiras que impeçam todos os que trabalham de ter orgulho do que executam,

IV. Instituir um vigoroso programa de educação e treinamento para que as pessoas estejam atualizadas no que se refere ao desenvolvimento de novos métodos e tecnologias,

V. Definir claramente o comportamento da alta administração com qualidade e produtividade, ou seja, em realizar todos os pontos anteriores.

          m) Repensar todos os modelos antigos – com o propósito de estarmos vigilantes quanto aos erros do passado, é preciso analisar as seguintes citações:

•  O que é passado, é prólogo. – Shakespeare

•  Os que não podem recordar o passado estão condenados a repeti-lo. – George Santayana

•  Tudo o que é sábio já foi pensado; somente podemos procurar pensá-lo uma vez mais.  Von Goethe

          Professor João Beserra da Silva

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