TEORÍA
GENERAL DE SISTEMAS
La
Teoría General de Sistemas (T.G.S.) es una materia que cada día ha adquirido
mayor importancia y más adherentes en el campo científico.
Sin duda la noción de sistemas, no es una idea nueva. Para esto nos podemos remontar a los filósofos griegos y a las civilizaciones anteriores.
La
T.G.S. como se plantea en la actualidad se encuentra estrechamente reloacionada
con el trabajo de Ludwing Bertalanfy, biólogo alemán, el cual presentó la
Teoría de Sistemas Abiertos. Esta idea nació aproximadamente en 1925 cuando
este biólogo hizo públicas sus investigaciones. Sólo en 1945 la
T.G.S. adquiere un auge importante y su derecho a vivir. Esta aceptación
fue apoyada por los trabajos que otros científicos realizaban y publicaban en
esa época y que se relacionaban estrechamente con los sistemas. Entre otros están
los estudios de N. Wiener y Ashby, que dieron origen a la cibernética, el
surgimiento de la investigación de operaciones y su exitosa aplicación al
campo administrativo de los diferentes sistemas sociales, etc.
La T.G.S. a través del análisis de las totalidades y de las
interacciones de éstas a través y de las externas con su medio es en la
actualidad una poderosa herramienta que permite la explicación de los fenómenos
que se suceden en la realidad y también hace posible la predicción de la
conducta futura de esa realidad. Es pues, un enfoque que debe gustar al científico
ya que su papel es justamente el conocimiento y la realidad o de una parte de
ella (sistemas) en relación al medio que la rodea y sobre la base de esos
conocimientos poder predecir el comportamiento de esa realidad, dada ciertas
variaciones del medio o entorno en el cual se encuentra inserta.
Desde
este punto de vista (de la T.G.S.)
la realidad es única y es una totalidad que se comporta de acuerdo a una
determinada conducta. Por lo tanto la T.G.S. al abordar esa totalidad debe
llevar consigo una visión integral y total. Esto significa que es necesario
disponer de mecanismos interdisciplinarios, ya que de acuerdo al enfoque
reduccionista con que se ha desarrollado el saber científico hasta nuestra época,
la realidad ha sido dividida y sus partes han sido explicadas por diferentes
ciencias. Es como si la realidad tomada como un sistema hubiese sido dividida en
un cierto número de subsistemas (independientes, interdependientes,
traslapados) y cada uno de ellos hubiese pasado a constituir la unidad de análisis
de una determinada rama del saber humano.
Pero resulta que la realidad (el sistema total) tiene una conducta que generalmente no puede ser prevista o explicada a través del estudio o del análisis de cada una de sus partes, en forma más o menos interdependiente o lo que es lo mismo, el todo es mayor que la suma de sus partes. Así la T.G.S. es un corte horizontal que pasa a través de todos los diferentes campos del saber humano para explicar y predecir la conducta de la realidad.
Los
avances actuales en esta Teoría se enfocan justamente a la identificación de
esos principios que tienden a igualar ciertos aspectos o conductas de los
diferentes sistemas en que se puede clasificar la realidad. Por ejemplo al
hablar del todo y sus partes nos estamos refiriendo al principio de Sinergía
que es aplicable a cualquier sistema natural o artificial.
Los
sistemas en que se pueden dividir la realidad son semejantes en algunos aspectos
pero también son diferentes. Pueden ser agrupados en distintos lotes, pero una
característica importante que surge de inmediato es que esta división puede
ser ordenada en forma vertical, es decir que existe una jerarquía entre los
diferentes lotes de sistemas. Lo más significativo de esta jerarquía es que
los sistemas inferiores se encuentran contenidos en los superiores (esto se
denomina el Principio de la Recursividad).
Entre las distintas disciplinas científicas se puede aplicar la Recursividad y la Sinergía a la célula (Citología), a los organismos animales (Biología), vegetales (Botánica), a los grupos sociales reducidos (Sicología Social) o amplios (Sociología), a todo el planeta Tierra (Ecología) o a todo el Universo (Astronomía).
Enfoques de Sistemas
a) Reduccionista: Estudia un fenómeno complejo analizando sus partes que la componen. Ejemplo, las ciencias físicas, el estudio del ser humano (aparato respiratorio, aparato digestivo, aparato circulatorio, etc.)
b) Integrador: Se define como aquel que integra las partes de un sistema y estudia las interacciones entre ellas como un todo. A este enfoque se le llama Teoría General de Sistemas.
Teoría General de Sistemas
La T.G.S. es un enfoque generalizado que busca establecer una síntesis del todo y también busca establecer un vocabulario común entre los especialistas. El objetivo de esta T.G.S. es llegar a un modelo de los sistemas, predecir el comportamiento bajo condiciones preestablecidas aprovechando el conocimiento de sistemas análogos.
Aplicaciones de la Teoría General de Sistemas
La Cibernética es el estudio de la comunicación y el control en el animal y la máquina.
Es planteada por Shannon. Esta Teoría
se encarga del estudio de la comunicación entre dos entidades. Entonces, enfoca
el problema de la información desde el punto de vista de la transmisión de símbolos.
Es planteada por Morgenstein y por Von Neuman. Esta Teoría se encarga de representar la realidad mediante modelos matemáticos que permitan estudiar el sistema sometiéndolo a condiciones preestablecidas.
Se analizan las posibles alternativas y se estudian sus consecuencias buscando optimizar el resultado. (técnico y estadístico)
Esta ciencia se encarga del estudio de los sistemas en que participan hombres máquinas. (Es decir el desarrollo de un Sistema de Información Administrativo)
Esta ciencia se encarga de las técnicas que permiten resolver problemas complejos en la administración y dirección de empresas.
Sistema
Desde
un punto de vista administrativo y desde el punto de vista de la información, es
un conjunto de partes coordinadas e interrelacionadas que interactúan con el
fin de lograr un objetivo.
Para
poder identificar un sistema se deben distinguir dos puntos: la frontera o límites
de un sistema y el objetivo de un sistema.
Características
de los Sistemas
Es el estudio de cada una de las partes de un todo en forma aislada. Por lo tanto no se puede explicar o predecir la conducta del todo. En otras palabras “la suma de las partes es diferente del todo”. Los sistemas que poseen esta característica se denominan conglomerados.
Cuando el objeto de estudio posee Sinergía, el enfoque reduccionista queda totalmente descartado porque las partes por separado no permiten entender el todo.
La empresa como tal, como contexto posee Sinergía ya que para entender su comportamiento es necesario analizar todas sus partes y establecer las relaciones entre ellas.
Se
refiere a que los sistemas están compuestos por partes que poseen las mismas
características del sistema mayor.
Desde el punto de vista de la Recursividad, las partes de un sistema conforman un ente sinergético. El sistema está formado por partes llamadas subsistemas. Un subsistema es un sistema que pertenece a un sistema mayor., es decir es una parte de un sistema mayor.
La relación que existe entre el sistema mayor y el subsistema es que si se cumplen los objetivos de cada subsistema ( o los objetivos parciales de los subsistemas ) se alcanza el objetivo global del sistema mayor.
Es la medida de desorden. Es una
cantidad definida y medible del cambio de estados más ordenados
a estados menos ordenados del sistema. Es la medición del cambio de
estados menos probables (ordenados) a estados más probables (desordenados). Por
lo general los sistemas tienden a un estado de desorganización. En los sistemas
comúnmente la entropía los afecta llevándolos al caos y a la destrucción.
Se entiende como la Entropía Negativa. Es una medida de orden u organización y se define como la forma en que el sistema mantiene un nivel de orden con respecto a la extracción del orden o energía del medioambiente.
Es
una característica de los sistemas abiertos los que pueden mantenerse en un
estado ordenado mediante la extracción de neguentropía del medio. El Principio
de Organicidad, en otras palabras, es aquella que capta la información
del medioambiente suficiente para sobrevivir.
Parangón
entre Entropía v/s Neguentropía
|
Entropía |
Neguentropía |
| Es una medida de desorden. | Es una medida de orden. |
| Lleva a la destrucción del sistema. | Lleva a la adaptación del sistema. Permite que el sistema sea viable. |
| La información influye negativamente sobre el sistema por el exceso o mal manejo de información. | La información es la justa y necesaria para la mantención del sistema porque permite la corrección del comportamiento del mismo, es decir, el sistema controla su objetivo. |
Un
sistema abierto subsiste al medioambiente debido a la recepción de neguentropía.
Todo sistema cerrado tiene la vida contada debido a la acción de la entropía.
Un sistema abierto puede poseer entropía. Pero como es viable puede
autoregularse y controlarse para no morir. Una célula que está sola y en la
que comienza a fallar su organismo interno, tarde o temprano morirá.
Parangón
entre Entropía v/s Información
En
los sistemas sociales la entropía influye en los procesos de comunicación, por
ejemplo, el mensaje que se transmite de una persona a otra. En este caso la
información se transmite desde una fuente emisora a un receptor mediante un
canal, el cual puede verse afectado por el ruido o por alguna alteración. La
idea es que la información que proporciona un mensaje a ser transmitido tiende
a perderse por los efectos del ruido. Si la información se mantiene intacta,
quiere decir que no le afecta la entropía, por lo tanto mientras mayor sea la
información recibida menor es la entropía.
Al
respecto Stafford Beer dice que Entropía es igual a menos Información.
ENTROPÍA
= -
INFORMACIÓN
Componentes
de un Sistema
Son los flujos de energía o
información que recibe el sistema desde el medioambiente, necesario para el
funcionamiento y mantención del sistema.
Es el conjunto de elementos y sus
propiedades relevantes que no siendo partes del sistema pueden afectar a su
estado.
Es el valor que tiene el conjunto de
propiedades relevantes del sistema.
Es un cambio de una o más
propiedades estructurales del sistema en un período de tiempo determinado.
Todo sistema para alcanzar su objetivo debe realizar un proceso de transformación de las entradas en grupos de salida. A este proceso se le llama “conversión”. “Los sistemas convierten la energía importada en otro tipo de energía”. Esto se refiere a que la energía que exporta un sistema puede convertirse en una corriente de entrada de otro sistema.
Por
ejemplo, si se tiene una empresa como sistema cuya entrada son las materias
primas para producir conservas, podemos decir que su salida son los tarros de
conserva ( es su energía de salida ). Esta salida es entrada para el caso de un
sistema como un supermercado.
Esta
es la energía exportada por el sistema. Todo lo que es salida en un sistema es
OUTPUT, pero INPUT para otro sistema.
Los
componentes de un sistema permiten establecer los procesos de transformación
que identifican a los subsistemas.
Por
ejemplo, Sistema Automóvil:
 |
Corriente
de Entrada:
bencina |
|
Medio
Ambiente:
calle, tránsito, el conductor |
|
Estado:
pasivo |
|
Evento:
un choque, ponerlo en movimiento, un atropello |
|
Proceso
de Conversión:
el movimiento |
|
Corriente
de Salida:
el transporte o traslado de un lugar a otro |
Tipos
de Sistemas
Como el medioambiente es cambiante la interacción permite que el sistema sea viable.
¿Cuándo
un sistema es viable?
Según
Stafford Beer un Sistema viable es aquel
capaz de adaptarse al medioambiente y sus principales características son:
Los
sistemas se clasifican en ...:
I. Según su Medioambiente:
a)
Sistema Abierto
Son aquellos que interactúan con su
medioambiente importando energía, transformándola y finalmente exportando
dicha energía transformada. Un ejemplo, desde el punto de vista de los sistemas
sociales, lo que entra a un sistema abierto es el DATO y sale INFORMACION
al usar ENERGÍA.
b)
Sistema Cerrado
Son aquellos que se caracterizan por no interactuar con el medio. Este no es capaz de realizar por sí mismo el proceso de información, conversión y exportación de energía. Entre estos sistemas están los que no tienen vida: por ejemplo, la silla, la mesa, etc., es decir todos aquellos objetos físicos inertes.
II. Según los Eventos:
a) Sistema Estático
Son
aquellos que no tienen cambios. Por ejemplo, una silla.
b) Sistema Dinámico
Son aquellos en los cuales se producen eventos en el tiempo. Ejemplo, el ser humano.
c) Sistema Homeostático
Son
aquellos que mantienen sus estados gracias a ajustes internos y dinámicos de
sus elementos. Ejemplo, un refrigerador.
III. Según la Naturaleza:
a) Sistema Abstracto
Son aquellos cuyos elementos son conceptos. Por ejemplo, un sistema moral, judicial, religioso, ideológico, etc.
b) Sistema Concreto
Son
aquellos en que por lo menos dos de sus elementos son objetos. Por ejemplo, el
pololeo.
La
Comunicación de la Retroalimentación (Feedback)
La
idea es realizar un proceso de control en base a los objetivos del sistema. Este
proceso se denomina FEEDBACK.
La
realimentación es aquel proceso que indica si el sistema logra o no su
objetivo. Funciona como elemento censor en base a los siguientes componentes:
Ejemplo
de una fábrica de helados.
Corriente
de Entrada:
leche, azúcar (materia prima).
Proceso:
mediante
recetas se elaboran los helados.
Corriente
de Salida:
helados.
Mecanismo
Censor:
Control de calidad.
Información:
indica si el control de calidad fue buena o mala.
Controlador,
Analizador:
porcentaje de cambio en los helados.
Realimentación:
se da consejo para arreglar las fallas.
Enfoque
de Caja Negra
Este
término se utiliza en la T.G.S. para estudiar un sistema real, modelándolo en
base a sus entradas y salidas sin conocer necesariamente un proceso de conversión.
El
concepto de Caja Negra se utiliza mucho en la etapa preliminar del Análisis de
Sistemas. Este posteriormente va requiriendo detalles.
Ventajas
del Enfoque de Caja Negra
Permite detectar y modelar los
problemas de comunicación del sistema. Así por ejemplo, el problema del cuello
de botella o cuando se atocha la información. En este caso la información
queda circulando, se absorve y no tiene una salida.
Subsistemas
de Control
El
control tiene que ver con el Principio de Organicidad de los sistemas. Los
subsistemas de control permiten al sistema subsistir porque el control acerca el
sistema al objetivo final permitiendo así que se cumpla el Principio de
Organicidad. Para poner en vigencia este Principio, se requiere de capacidad de
adaptación y de capacidad de modificación del comportamiento. Si se tiene un
mecanismo de Control se tiene proceso de Retroalimentación. Existen dos tipos
de Retroalimentación: Negativa y Positiva.
Es la información que lleva consigo la detección de desviaciones del resultado con respecto al objetivo.
Es aquella información sobre el comportamiento “correcto” que lleva el sistema e indica que se debe seguir con la misma conducta.
Los
componentes de un sistema de control son los siguientes:
La
Empresa como Sistema
La
Empresa se puede definir como un sistema abierto, complejo y probabilístico.
Abierto,
porque transforma los recursos del medio en productos y/o servicios que entrega
al medio.
Complejo,
porque la empresa es compleja ya que está inserta en un ambiente en que su
comportamiento tanto interno como externo están altamente relacionados. Pues
las relaciones dan lugar a mayores complejidades.
Probabilístico,
porque las decisiones se toman en su mayoría bajo incerteza, excepto cuando se
tenga experiencia previa o exista una guía.
El enfoque de la T.G.S. es una forma ordenada de modelar una empresa que permite considerar un alto volumen de variables que participan en el proceso de la toma de decisiones. El objetivo de la T.G.S. es representar en forma objetiva y comprensible al medio en que tiene lugar, la toma de decisiones, pero esta no es una reseta que asegure el éxito.
La Empresa normalmente está compuesta de tres subsistemas los que interactúan entre sí, siendo los siguientes:
Corresponden
a las actividades relacionadas directamente con el proceso para la toma de
decisiones en la empresa.
Son
las actividades o acciones que ponen en marcha la ejecución de las decisiones
tomadas por el sistema de gestión.
Es
el medio de comunicación entre el sistema de gestión y el sistema operativo.
Ejemplo
en una empresa de locomoción.
Sistema
de Gestión:
los empresarios, toman decisiones con respevto al precio del pasaje, al
recorrido, a los horarios, a la compra de máquinas, etc.
Sistema
Operativo: los
choferes, que realizan los recorridos. Si estos no funcionan sencillamente la
gestión no se realiza.
Sistema
de Información:
tarjetas de control, los boletos, kilometrajes, etc.
Según
Robert Anthony, define estos tres sistemas desde el punto de vista de la
administración clásica y les da un enfoque jerárquico.
Es el subsistema de la organización compuesta por personas, equipos y procedimientos encargados de proveer información al concepto de la toma de decisiones de la empresa, necesarios para la planificación, control y coordinación de las tareas de la empresa.
Representación
del modelo
(Usando
el Enfoque de Caja Negra)
1º
Exterior: Son
todos los procesos, procedimientos y acciones, incluyendo la coordinación,
planificación y control que son llevadas a cabo por personas.
2º
Interior: Son
todos los procesos que se realizan en forma automatizada, (computarizada).
3º
Medioambiente:
Está compuesta por elementos ajenos al S.I.A pero que interactúan con él.
4º
Los Procesos:
Son las acciones que se derivan en base a la información que alimenta una función
del S.I.A.
El
S.I.A. realiza sus actividades en base a dos tipos de funciones. La función
administrativa y la función de procesamiento de datos.
Son
aquellas actividades de toma de decisiones que deben realizarse en la organización
para que se cumplan los objetivos. Estas forman parte del exterior.
Son
las funciones de apoyo a la función administrativa dedicada a transformar los
datos en información necesaria para que la función administrativa realice su
tarea.
Es toda aquella información generada a través de las operaciones de la empresa, de tal forma que los detalles cotidianos que forman la rutina administrativa de una empresa, tales como ventas, compras, cuentas por cobrar, compromisos de pagos, inversiones, contrataciones, despidos, etc., contienen los elementos que dan forma a la información para la Dirección.
Por lo tanto, la información de datos se inicia desde los niveles más bajos y culmina en un informe final normalmente reducido y preciso obtenido a través de análisis y complementación, procesos que pueden ser realizados en forma manual o a través de complejos sistemas computacionales. En el fondo lo que interesa en un S.I.A. es la información por encima del método que se utilice para recopilar, acumular e interpretar los datos. En consecuencia, el S.I.A. constituye un método organizado para abastecer a los directivos de una empresa con toda la información que les sea realmente necesaria para tomar decisiones en el momento en que las necesiten y en la forma en que le ayuden en su criterio y estimulen su acción.
Funciones
del S.I.A.
1º
Elimina de los procesos de planeación y toma de decisiones, los problemas
relacionados con el uso de datos incompletos e inconsistentes ya que el S.I.A.
constituye un medio para prepara y presentar información de manera uniforme.
2º
Identifica, organiza y mide relaciones pasadas significativas con el fin de
predecir relaciones futuras.
3º
Fusiona datos de todas las áreas de la empresa para generar mediciones sobre
desempeño, controles de costo y en general decisiones para planificación.
4º
Satisface las necesidades de cada unidad de la organización con un mínimo de
duplicaciones sirviendo al mismo tiempo a la organización como un todo.
5º
Reduce el volumen y tiempo de información requerido para la toma de decisiones
ya que entrega información a cada nivel de dirección y sólo con el grado de
detalle necesario.
6º
Presenta los datos a quienes son responsables de la toma de decisiones de manera
tal que disminuye al mínimo el tiempo y el esfuerzo necesario para su análisis
e interpretación.
7º
Utiliza equipos y personal de procesamiento de datos en forma eficaz con lo cual
se logra un máximo de rapidez y exactitud y un menor costo.
Tipos
de Informes generales que entregan los SIAs
1º
Informes de Coordinación y Control
Son aquellos que proporcionan una visión general de la totalidad del desempeño de la actividad acerca de la cual se informa. Normalmente se incluyen datos de fin de mes sobre ventas, gastos, avances de proyectos, etc. Pueden ser elaborados periódicamente de acuerdo a un itinerario o bien pueden generarse en respuesta a una solicitud específica. Incluyen también información comparativa o de avance en cuanto a lo real en relación a lo planeado.
2º
Informes Provocados
Se utilizan con el fin de comprobar determinadas actividades y son indicativos de que es necesario tomar una decisión o emprender una acción. Por lo tanto requieren de la existencia previa de un plan definido contra el cual comparar el desempeño. Este tipo de informe se genera sólo en caso en que la desviación observada en los informes de coordinación y control hayan sobrepasado lo permitido. Constituyen por lo tanto una especie de informe de excepción los cuales tienen razón de ser en el caso de existir una situación fuera de control.
3º
Informes Solicitados
Esta clase de informes utiliza la característica de pregunta y respuesta en línea de los sistemas de información para que los ejecutivos de línea de los sistemas de información puedan ahondar o profundizar en forma sistemática en los detalles de algún problema. Por lo tanto requieren del empleo de una característica de recuperación de contenido existente en el archivo de datos. Se utilizan para profundizar en la causa de desviaciones del plan y también para indagar acerca de los motivos por los cuales se generó el informe provocado.
