La Planificación
Administrativa
El Proceso Administrativo
PLANIFICACION
CONTROL COORDINACION ORGANIZACION
DIRECCION
PLANIFICACION:
Es la
selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones
respecto al futuro, en la visualización y formulación de las actividades
propuestas que se cree serán necesarias para alcanzar los resultados deseados.
ORGANIZACIÓN:
Es la
reunión de los recursos en una forma ordenada y la disposición de las personas
en un modelo aceptable para que puedan desarrollar las actividades requeridas,
es decir, la organización une a los individuos en tareas interrelacionadas, de
modo que unidos logren los objetivos planteados.
DIRECCION O EJECUCION:
Es
hacer que todos los miembros del grupo deseen alcanzar los objetivos y se
esfuercen en lograr los objetivos que el administrador desea que logren, porque
ELLOS quieren lograrlo.
CONTROL:
Es el
proceso mediante el cual se determina lo que está llevando a cabo,
valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que
la Ejecución se lleve a cabo de acuerdo con lo PLANEADO.
COORDINACION:
Se
refiere a la sincronización ordenada de los esfuerzos para proporcionar una
adecuada cantidad, oportunidad y dirección a los esfuerzos para proporcionar
una adecuada cantidad, oportunidad y dirección a los esfuerzos, de manera que
sean utilizadas las acciones armoniosas y unificadas para el objetivo indicado.
LA PLANIFICACION
Dentro
de una sociedad determinada, el primer problema o complejo de problemas,
A que
se enfrenta, es el problema POLITICO, entendiéndose por tal, la selección y/o
jerarquización de los objetivos básicos de la comunidad según su escala de
valores sociales, éticos y económicos.
En
segundo lugar surge el problema ECONOMICO, vale decir, la adecuación de
recursos escasos y de uso alternativo ante fines múltiples y jerarquizables. De
la solución a este problema, resulta una jerarquización de problemas
económicos. El logro de los objetivos económicos se realiza a través de la
adecuación técnica de los recursos.
Dentro
de esta problemática técnica general, está comprendido el PROBLEMA
ADMINISTRATIVO, cuya esencia es la coordinación de esfuerzos humanos para
obtener un objetivo predeterminado.
En una
perspectiva de los problemas de una sociedad y, en la medida en que estos no
sean solucionados a través de mecanismos espontáneos sino que, por el
contrario, se aplique frente a cada uno de ellos un criterio de anticipación y racionalidad,
surge la PLANIFICACION.
En
consecuencia: “La planificación
administrativa, es la concepción anticipada y racional de las acciones de un
grupo humano que persigue un objetivo formal común”.
Elementos
que determinan las necesidades de planificación son...:
- La existencia de un objetivo formal común.
- La existencia de más de una alternativa o medio
para lograr el objetivo.
- La existencia de un esfuerzo mental antes de la
acción.
A. PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACION
1.-
Principio de Precisión: La Planificación debe hacerse con la mayor exactitud posible, puesto
que va a regir acciones concretas.
2.-
Principio de Unidad: La Planificación debe realizarse de tal manera que, aunque exista un
plan para cada función, todos ellos deben estar coordinados de tal manera que
el logro de cada uno de ellos permita el logro del plan general de la
empresa.
3.-
Principio de Flexibilidad: La Planificación debe dejar margen para los cambios que surgen de
ella; debe permitir adaptar el plan a las circunstancias, sin incurrir en
mayores costos para lograr el objetivo.
4.-
Principio de Cambio de Rumbo: Se refiere a la flexibilidad en el proceso
mismo de su planificación es decir, a través de la planificación verificar la
factibilidad del objetivo.
B. ETAPAS DE LA PLANIFICACION
1.-
Determinación de Objetivos. En general, los objetivos representan lo que se quiere lograr en el
futuro, mediante la materialización de ideas o deseos. Representa aquello hacia
lo cual se dirigen las acciones del grupo.
Para
determinar los objetivos, se deben tener en cuenta:
a)
Las
opiniones de los distintos miembros del grupo, que en definitiva llevarán a
cabo las acciones. Esto permite por una parte, obtener distintos puntos de
vista y además, en el momento de emprender la acción, se logra una mayor
motivación del grupo.
b)
Los
objetivos se deben establecer por escrito, en forma clara y precisa; en cuanto
a plazos, finalidad, urgencia, etc.
c)
Los
objetivos deben apoyar las metas parciales de toda la empresa.
d)
Los
objetivos deben considerarse como capaces de ser cumplidos por la persona
responsable de su satisfacción.
e)
Los
objetivos deben tener en cuenta los factores ajenos al control de la persona
responsable de alcanzarlos.
f)
Los
objetivos deben estar sujetos a una revisión periódica.
2.-
Determinación de Premisas.
Premisa: Es un marco referencial en que se va a
desarrollar la acción; son condicionantes para el logro de los objetivos.
Tipos
de Premisas:
a)
Controlables: son situaciones que la empresa
maneja.
b)
Semicontrolables: la empresa maneja algunos de
los factores.
c)
Incontrolables: son situaciones en las que, en
general, la empresa no puede intervenir para modificarlas.
d)
Ponderables: son aquellas que se pueden
medir o cuantificar.
e)
Imponderables: son aquellas que no se pueden
cuantificar, sino más bien, se miden en términos de calidad.
f)
Internas: son características o
situaciones de la empresa.
g)
Externas: son características o
situaciones del medio ambiente de la empresa.
3.-
Determinación de Alternativas. Consiste en identificar los distintos caminos
posibles que permitirían el logro de los objetivos planteados.
4.-
Evaluación de cada alternativa. Identificados los caminos posibles, deben
compararse e ir descartando aquellos menos ventajosos, teniendo presentes las
metas cuantitativas y cualitativas respecto de economía, tiempo y limitación de
recursos humanos y materiales.
5.-
Determinación del Curso de Acción. Esta etapa corresponde a la elección de un
plan específico y a la decisión de ponerlo en práctica. Esto no significa
desechar definitivamente las demás alternativas, sino tener sólo un plan como
orientación fundamental que dirija la acción.
6.-
Determinación de Planes Derivados. Consiste en establecer planes parciales que,
en conjunto, permitirán el logro del plan general.
C. CATEGORIAS DE
PLANES
1.- Objetivos.
Un
objetivo puede considerarse como un plan, ya que tiene que ver con actividades
futuras, requiere visión e imaginación en su determinación y forma parte
integral de las actividades de planificación. De hecho, toda planeación se
refiere a objetivos, del mismo modo que los objetivos son el resultado de la
planeación.
2.- Estándares.
Un
estándar proporciona un valor que en la administración se usa como norma o
referencia, es un modelo de comparación. Los estándares son básicos en la
formulación de programas, ya que a través de ellos, se asigna valor y tiempo a
los planes.
3.-Presupuestos.
En
algunos casos, el presupuesto representa el plan más importante de la empresa.
Un presupuesto consiste en datos arreglados lógicamente y que representan las
espectativas razonables para un período dado.
4.- Programas.
Un
programa puede considerarse como acciones planeadas, integradas en una unidad y
diseñadas para lograr un objetivo determinado. Normalmente proporcionan un
diagrama de las acciones que se emprenderán, las instalaciones que se
incluirán, los compromisos y suposiciones implicados y las áreas hacia las
cuales deberán dirigirse los esfuerzos.
5.- Políticas.
Son
enunciados o conceptos que constituyen una guía para las acciones mentales y
físicas de un gerente; señalan campos muy amplios que permiten al dirigente
usar su iniciativa y su juicio en la interpretación de una norma en particular.
La planeación incluye la formulación y uso de políticas, ya que éstas ayudan a
determinar lo que debe hacerse al efectuar un trabajo.
6.-
Procedimientos.
Se
ocupa de escoger y poner en práctica un curso específico de acción, de acuerdo
con la política establecida. Los procedimientos dan una sucesión cronológica a las
operaciones sucesivas, siempre dentro de la política establecida y hacia la
meta predeterminada. Incluye: Qué se hace, Cómo, Cuándo y Quién lo hace.
7.- Reglas.
Son
guías de acción tomadas de alternativas de acción, y se diferencian de los
procedimientos en que no especifican secuencia en el tiempo. Constituyen el
plan de acción más sencillo.
8.- Estrategias.
Es un
tipo de plan que se construye teniendo en cuenta el comportamiento de la
competencia. Se da e situaciones competitivas en que dos o más organizaciones
tienden a un mismo objetivo y no pueden alcanzarlo ambas o todas.