LA ORGANIZACIÓN COMO
ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
ORGANIZAR, es determinar las funciones
necesarias para lograr el objetivo, definiendo la autoridad y asignando
responsabilidades a las personas que tendrán a su cargo tales funciones.
La organización se justifica en base a dos
razones:
Corrientemente una Organización
se representa por medio de un ORGANIGRAMA, que es una gráfica en la cual se indican en forma esquemática e
incompleta, las principales interrelaciones entre las partes que componen una
empresa.
Esta gráfica, muestra en el
sentido horizontal, la división del trabajo o funciones, y en sentido vertical,
la jerarquía de posiciones. Tales componentes, corresponden a su vez, a dos
principios fundamentales: 1.-
la División del trabajo y 2.- la Autoridad, de los cuales se derivan las Relaciones
de Organización.
RELACIONES
DE ORGANIZACIÓN
RELACIONES INFORMALES: son todos aquellos contactos
imnterpersonales no establecidos ni reglamentados por la empresa. Nacen de la
convivencia y en forma espontánea o natural. (Ejemplo: amistad entre personas
de diferentes jerarquías y/o departamentos)
RELACIONES FORMALES: son todos aquellos contactos
interpersonales que se establecen como consecuencia de una función a cumplir.
Están establecidas y reglamentadas por los manuales de organización y no
dependen de gustos o preferencias personales. Se establecen entre superiores y
subordinados, pudiendo asumir tres formas básicas:
a)
Relaciones
de autoridad o de línea
b)
Relación
de asesoría o de staff
c)
Relación
funcional
a) Relación de
Autoridad o de Línea
Si de los individuos que ocupan diferente posición dentro de un organigrama, uno de ellos está subordinado a otro, se dice que entre ellos existe una relación de autoridad o relación de línea. Las relaciones lineales son, por lo tanto, las que definen la forma en que se trasmite y distribuye la autoridad en la organización, estableciendo la jerarquía de las partes que componen el todo organizado.
b) Relación de
Asesoría o Staff
Si un elemento de la organización tiene como misión complementar las funciones de otro elemento, proporcionándole informaciones, antecedentes o recomendaciones técnicas, se establece una relación de asesoría. Lo que caracteriza este tipo de relación es que, la parte que asesora no tiene autoridad formal sobre otra, Lo esencial en este tipo de relación, orgánica es, por lo tanto, su carácter complementario-funcional, es decir, si una parte no se basta a sí misma cumplir la función asignada, necesita de otra, a la que se le asigna como misión propia el asistirla.
c) Relación
Funcional
Dado que las partes que componen una organización, tienen su origen en el principio de división del trabajo en la consiguiente especialización de cada componente, a cada una de esas se le asigna una función que cumplir, con relación al objetivo de la organización, es decir, cada parte colabora en la obtención de ese objetivo, de acuerdo a los medios que disponen, dentro de la esfera de su competencia técnica.
Pero , las partes que componen la organización, se delimitan en base a criterios formales diferentes (departamentalización en base a funciones, clientes, territorio, etc.) y en la práctica, es difícil aislar “funciones puras”. Por lo tanto, es posible que una unidad organizacional no encierre la totalidad de las funciones que corresponden a su ámbito de competencia técnica.
En consecuencia, pueden existir relaciones entre las distintas partes de la organización que contienen en cierto grado, la misma función o área de competencia. En tales casos, se dice que existe una Relación Funcional entre dos partes que no están colocadas en la misma línea de jerarquía, pero que tienen funciones homólogas.
La
relación funcional puede darse de dos formas:
I)
Que la
relación funcional derive, formal o informalmente, transitoria o
permanentemente, en una relación de asesoría.
II)
Que la
relación funcional se transforme en una relación de autoridad, en cuyo caso, la
autoridad está restringida a un aspecto de la actividad total de la unidad
organizacional afectada.
Dependiendo del grado y la forma en que se utilice la relación funcional, dará como resultado distintas formas de organización. Cuando primen las relaciones de autoridad, se habla de una “Organización Lineal”. En cambio, si a las relaciones funcionales se les entrega cierto grado de autoridad, se tendrá una “Organización Funcional”.
El
Proceso de Organización
Las
etapas del proceso de organización son las siguientes:
I.
Determinación
de objetivos
II.
División
del trabajo global en operaciones parciales
III.
Agrupación
de las operaciones parciales en unidades
IV.
Definición
de obligaciones y responsabilidades
V.
Asignación
de personal
VI.
Delegación
de autoridad
I Etapa: Determinación
de objetivos
La organización supone como etapa previa la Planificación, ya que antes de organizar debemos saber para qué hacerlo, qué se espera de la organización. Al no existir una planificación previa, podemos decidir una estructura inadecuada para el logro de los objetivos.
Cuando se tiene el plan de acción, es necesario formular un conjunto de actividades necesarias de realizar para cumplir los objetivos. Estas actividades deben ser descritas y desglosadas con cierto detalle, en operaciones y tareas concretas.
III Etapa: Agrupación
de las operaciones parciales en unidades
Una vez definidas las actividades y operaciones, se procede a la agrupación de éstas en unidades de trabajo, o centros de operación, según diferentes criterios, que dependen de los objetivos que se hallan fijado. Esto se conoce con el nombre de DEPARTAMENTALIZACION , cuyos principales criterios son:
a)
En
base a la HOMOGENEIDAD o AFINIDAD de las tareas, consiste en agrupar en un departamento o
unidad orgánica, aquellas actividades similares o directamente relacionadas.
b)
En
base a la CALIDAD OPERATIVA o ASESORA de las tareas, consiste en agrupar en una
unidad o departamento aquellas actividades que sirven de apoyo a las funciones
operativas y a éstas en otras unidades separadas.
c)
En
base al PRODUCTO,
este criterio se usa cuando existe una alta especialización y se tienen
departamentos o centros de trabajo por tipo de producto o líneas de productos.
d)
En
base al TERRITORIO,
es común ebn la organización de las ventas y de la producción, teniendo
diferentes unidades de ventas y/o producción por área geográfica.
e)
En
base a los CLIENTES,
sirve para destacar el hecho de que se brinda una mejor atención o servicio al
cliente, especializando las funciones según sus características.
f)
En
base al PROCESO,
este criterio pone énfasis en las instalaciones técnicas, por ello se utiliza
en los niveles operativos de la producción.
IV Etapa: Definición
de obligaciones y responsabilidades
En esta etapa, se debe especificar para cada unidad, y para cada cargo, lo que se espera de ellos como aporte al logro del objetivo, es decir, sus DEBERES y RESPONSABILIDADES; operación que se conoce con el nombre de “ESPECIFICACIONES DE CARGOS”. También se determinan en esta etapa los “REQUISITOS DE CARGOS”, es decir, el conjunto de características personales, conocimientos, experiencia, habilidades que debe exigirse a las personas que realizarán las tareas.
V Etapa: Asignación
de personal
En esta etapa, es necesario dotar de personal especializado a cada cargo creado para realizar las distintas funciones. Esto se consigue mediante la “SELECCIÓN DE PERSONAL” y su posterior asignación a las diferentes tareas, según los requisitos.
VI Etapa: Delegación
de autoridad
Finalmente, el personal seleccionado, es preciso entregarle la necesaria autoridad para que pueda desarrollar sus funciones.
ES NECESARIO QUE TODO EL PERSONAL DE UNA EMPRESA CONOZCA PERFECTAMENTE LA ORGANIZACIÓN, Y NO SOLO SU TRABAJO INDIVIDUAL.
UNA BUENA ORGANIZACIÓN SE PREOCUPA DE QUE
CADA INDIVIDUO TENGA MUY CLARO SUS DEBERES Y RESPONSABILIDADES, EN RELACION CON
EL CARGO QUE OCUPA Y CON LOS DEMAS CARGOS DE LA ORGANIZACIÓN.