EL PROCESO DE CONTROL ADMINISTRATIVO
Control: Es el proceso mediante el cual
se determina lo que está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario,
aplicando medidas correctivas de manera que la Ejecución se lleve a cabo de
acuerdo con lo planeado.
Cualquier actividad es susceptible de ser controlada en alguno o en todos los siguientes factores:
a)
Cantidad
b)
Calidad
c)
Uso
del tiempo
d)
Costo
Teniendo
el o los patrones de medida, el proceso de control se traduce en:
I)
Medición de lo realizado
II)
Comparación de lo realizado con el patrón o estándar, e investigación
de las diferencias, si las hay.
III)
Corrección de la desviación desfavorable, a través de una acción
correctiva.
1ª
etapa. “Medición de lo realizado”
Para recopilar información respecto de lo ejecutado, es posible emplear los siguientes métodos de medición:
1.- Observaciones
Personales:
Consiste en hacer las mediciones directamente en el área de actividad; por
ejemplo, mediciones respecto de métodos utilizados, cantidad y calidad del trabajo,
actitud de los empleados y operación general en el área de trabajo.
Las ventajas de este método radican en que el contacto personal y directo da una idea exacta de lo que está sucediendo. Es especialmente útil cuando se miden aspectos intangibles (moral de los trabajadores, calidad de la enseñanza y adiestramiento de nuevos operarios).
Las desventajas de este método de medición, se presentan porque no proporciona valores cuantitativos exactos. La mayoría de la información es amplia y, en general de poca precisión. Además, las observaciones personales requieren mucho tiempo, pudiendo provocar demoras en otros asuntos que requieran atención y decisión inmediata. También es posible, la mala interpretación por parte de los subalternos; la costumbre de revisar todo personalmente puede considerarse como falta de confianza en los empleados o como una intromisión innecesaria.
2.- Datos
Estadísticos:
Este método de medición, combina la experiencia estadística, la síntesis y el
análisis, junto con el criterio y la evaluación del funcionario.
Son datos de funcionamiento pasado, calificados de acuerdo con la experiencia de quien está midiendo.
Se utilizan para mediciones de trabajo, tiempo, espacio, progresos en general. Es información objetiva y aplicable con mayor facilidad a aspectos tangibles.
3.- Informes
Verbales:
Los informes verbales, como método de medición, pueden concretarse en reuniones
o entrevistas, en las cuales se plantean discusiones informales.
Normalmente, los informes verbales son complementados por observaciones personales. Permiten hacer preguntas en el momento oportuno, o solicitar informes adicionales. Permite encontrar soluciones tentativas, a través de la discusión. Pueden abarcar todos los aspectos de un asunto, lo cual no siempre es posible en el método de observación personal.
4.- Informes
Escritos:
Es el instrumento de medición más comúnmente utilizado. Proporcionan datos
generales que se pueden aprovechar para realizar estadísticas completas y
detalladas.
Constituyen además, un archivo permanente para futuros estudios y comparaciones de datos.
2º etapa. “Comparación de lo realizado con el patrón o estándar, e
investigación de las diferencias, si las hay”.
Consiste en la evaluación del funcionamiento , a través del análisis de la información obtenida en la Medición.
Las normas o patrones de medida, nacen de hechos pasados considerados normales, por lo tanto, al detectarse diferencias, es necesario la aplicación de criterios para establecer la importancia de la diferencia.
El control administrativo, se facilita concentrando la atención sobre las excepciones o variaciones importantes de los resultados , respecto de las normas o estándares... Son los casos especiales, los que difieren de la norma, los que necesitan acción correctiva.
Además, dada la gran cantidad de actividades susceptibles de ser controladas, es necesario seleccionar aquellos puntos clave o actividades alrededor de las cuales tienden a concentrarse otras actividades.
3º etapa. Corrección de la desviación desfavorable, a través de
una acción correctiva.
La acción correctiva la ejercen quienes tienen autoridad sobre el procedimiento. La corrección puede implicar desde un cambio de método, hasta un cambio en la motivación.
Lo fundamental es efectuar el control, de tal modo que no se haga necesario una actividad correctora.
Un buen sistema de control, más que detectar fallos, debe detectar “causas”, de manera que se utilicen acciones REMEDIADORAS en lugar de CORRECTORAS.