Antes de entrar al estudio de la
administración es conveniente saber primero qué es la administración, qué
pretende, y para qué sirve. De esta manera podremos entender mejor cual es su importancia
y la razón de su estudio.
Administración viene del latín “ad – ministro” que significa servidor, es pues, una ciencia orientada a servir, a prestar ayuda.
La práctica de la administración
se llama administrar y quien la realiza es el administrador.
A quien ayuda entonces, es al
administrador, para realizar su tarea.
Y la tarea del administrador
consiste en crear y conservar un ambiente adecuado para que grupos de personas
puedan trabajar eficiente y eficazmente en el logro de objetivos comunes. Esta
definición tan general de la tarea de un administrador nos indica claramente
que la administración es esencial en toda actividad organizada. Y es una actividad propia, no solamente del gerente
de una empresa o del general de un ejército, sino también del jefe de un taller
o del sargento de una escuadra. Todos aquellos, de quienes otros dependan, en
todos los niveles y en cualquier tipo de empresas, deben ser considerados
administradores, sean éstos un alto ejecutivo o un simple capataz. Tenemos entonces
que la administración es una actividad que comprende:
a)
Objetivos por alcanzar.
b)
Personas que aportan su trabajo y
esfuerzo en forma coordinada.
c)
Acciones
preestablecidas
fijadas por el administrador, esto es, debe haber una planificación prevista
que le indique a las personas qué hacer, cómo hacerlo y cuándo hacerlo y, que
permita al administrador a su vez, lograr que lo hagan y verificar la utilidad
de sus esfuerzos, o sea, si se escogió o no el o los objetivos propuestos.
RESUMEN
1)
La
administración dice relación con objetivos concretos, con personas que trabajan
en forma coordinada para conseguir estos objetivos y con una planificación
previa que orienta el esfuerzo de esas personas.
2)
A la
cabeza de todo este proceso debe haber una persona que, no solamente tenga los
conocimientos técnicos necesarios en la administración, sino además, una serie
de cualidades que le permitan adecuar los esfuerzos ante situaciones cambiantes
e imprevistas. La necesidad de esta persona, que en lenguaje moderno se llama
“el ejecutivo”, hace que la administración sea, además de una ciencia, un arte.
3)
Pese
a que la administración persigue resultados concretos debe tener muy bien en
cuenta los valores morales y aspectos subjetivos que condicionan el
comportamiento de las personas.
4)
La
administración nació con el hombre, pero es recién en la Revolución Industrial
donde alcanza su real importancia con los nuevos métodos de trabajo y los
complejos industriales. Actualmente la cibernética y la computación son parte
importante en la administración moderna que, al hacerse cada vez más compleja,
ha interesado a economistas, psicólogos, sociólogos y matemáticos.
5)
Taylor
y Fayol son considerados los precursores de la administración moderna, pero
mientras que aquél se quedó a nivel taller, éste se orientó más a la
administración superior.
6)
Fayol
descubrió que existen ciertos principios que son universales y permanentes y
sin los cuales no es posible realizar una buena administración, también
determinó que todas las actividades de una empresa se pueden agrupar en los
grupos llamados funciones administrativas y que son la función técnica, la
comercial, la financiera, la de seguridad,
la de contabilidad y la administrativa. De todas éstas la menos conocida
y estudiada es la función administrativa que a su vez comprende ciertos
elementos o funciones específicas y que son la planificación, la organización,
el mando, la coordinación y el control.
La administración, pese a ser intangible e invisible persigue resultados específicos y concretos, los cuales se expresan, por lo común, en términos de objetivos.
La buena o mala administración puede ser medida entonces en términos de eficiencia por sus resultados concretos tales como: volumen de producción, costos, tiempo.
Los valores de índole subjetivo como ser la moral, la abnegación, o el espíritu de cuerpo no son objeto de la administración. Nadie administra en una empresa para levantar la moral o mejorar la camaradería, sin embargo, estos valores son importantes y tienen gran ingerencia en el proceso de la administración; por ello es que se consideran y todo buen administrador les da gran importancia.
Desde el momento que la administración la realizan los hombres, es necesario mantener un ambiente donde estas personas, trabajando juntas, puedan desempeñarse bien, situación que exige considerar una serie de aspectos de tipo psicológico, económico, social, político y técnico. Esto hace que se considere la administración tanto una ciencia como un arte.
Es una ciencia desde el momento que existe un cuerpo organizado de conocimientos sobre la materia: existen libros, se estudia en colegios y universidades, e incluso, existen ciertos principios básicos, sin la correcta aplicación de los cuales, es imposible pretender realizar una buena administración.
Es arte porque no bastan la mera aplicación de los conocimientos para lograr los resultados deseados; es necesario el aporte personal, la creatividad, el saber aplicar principios generales a una situación específica, sentido de oportunidad y dosificación, saber cuando vulnerar un principio en beneficio de otro e, incluso, algo de intuición. O sea, toda aquella serie de conocimientos que no se da en los libros pero que es necesario poseer cuando se trabaja con seres humanos.
Esto hace que sea tan importante saber administrar y que buenos administradores hayan muy pocos.
Cuando el primer hombre no pudo levantar solo una piedra y llamó a otro para que le ayudara y, actuando coordinadamente, sumaron sus esfuerzos, entonces, había nacido la administración.
Se puede decir por tanto que la
administración nació con el hombre.
En las civilizaciones de la antigua Grecia y del Imperio Romano se encuentran abundantes pruebas de la existencia de esta ciencia en los registros históricos del gobierno, del ejército y de los tribunales e, incluso, en la Biblia, hay antecedentes al respecto relacionados con Moisés cuando organizó el éxodo de los israelitas (Exodo 18: 17-26).
Sin embargo, la administración moderna como ciencia, y tal como se conoce ahora, apareció recién en el siglo XIX como producto de la Revolución Industrial.
Al empezar la producción en masa se generaron grandes complejos industriales en los cuales el hombre debió subordinarse a la máquina y formar parte de un sistema cada vez más rígido. Esto trajo como consecuencia nuevos métodos de trabajos basados en la subdivisión y especialización los que, poco a poco, fueron perfeccionándose mediante el estudio y la observación y dieron origen a distintas corrientes o escuelas de administración. Se prestó especial atención a la organización, al empleo eficaz del tiempo y a los controles presupuestarios hasta llegar a elaborar una teoría administrativa en que, ciertos principios básicos son reconocidos y admitidos hoy por la mayoría de los autores.
Sin embargo, pese a la importancia que actualmente se le da al ser humano dentro del estudio de la administración, no fue sino hasta 1930 que recién ganó adeptos la idea de que las personas constituyen el aspecto más importante de una empresa. Esto llevó a un estudio más profundo de la conducta humana tanto en el aspecto psicológico como sociológico, esto es, analizando sus aspiraciones, incentivos y motivaciones individualmente como personas y, también, colectivamente.
En las últimas décadas un nuevo elemento ha aparecido que ha causado una revolución en la práctica administrativa. Este nuevo elemento es la ciencia cibernética y, en su etapa más avanzada, la computación. La automatización, el control cibernético, o sea la máquina que controla a la máquina ha ido disminuyendo la necesidad del trabajo humano llegando a extremos, como en Japón, en el que al hombre se le paga por no trabajar ya que, si todo está bien, no es necesario hacer nada. Sólo se trabaja si algo falla, o sea el no trabajo del hombre es la medida de la eficiencia de la industria.
Por su parte la computadora, con el flujo continuo de datos y su capacidad para resolver los más variados y complejos problemas, ha dado mayor énfasis a los métodos cuantitativos de análisis en la administración generando un nuevo enfoque para la aplicación de las matemáticas y la estadística (investigación operativa o análisis operacional) lo que ha significado un servicio óptimo de informaciones y la máxima efectividad en el empleo de los recursos de la empresa.
Todo esto ha hecho de la administración no solamente una ciencia cada vez más importante sino también cada vez más compleja atrayendo a estudiosos y profesionales de distintos campos, tales como economía, psicología, sociología, ciencias políticas y matemáticas, y su campo se ha extendido no sólo a empresas industriales u organismos estatales, sino a las más diversas organizaciones en que un grupo de hombres deba perseguir metas específicas: colegios, gremios, organizaciones deportivas, FF.AA., etc.
C.- Precursores, Taylor y Fayol. Desarrollo de una teoría administrativa.
Frederick Winslow Taylor,
norteamericano, nacido en 1884, es considerado el precursor de la administración
científica. Fue ingeniero jefe de una planta de acero y se preocupó por aplicar
métodos científicos a los problemas de la administración. Sin embargo, sus
métodos, totalmente deshumanizados, provocaron la resistencia de los sindicatos
e incluso del Congreso de EE.UU.
En 1911 publicó un libro sobre
“Principios de Administración Científica”, pero, actualmente, sus teorías no
tienen mayor aplicación por la abstracción que hace del problema humano (una
mayor explicación de las teorías de Taylor se verá al estudiar la teoría “X”).
Henry Fayol, francés, nacido en
1841, es considerado el padre de la administración moderna. Sus teorías y
estudios tienen aplicación hasta hoy día y sus principios tienen validez
universales.
Publicó en 1916 un libro sobre
“Administración Industrial y General”. Ingeniero de minas, fue gerente durante
30 años de una empresa carbonífera. A diferencia de Taylor, que enfocó sus
estudios principalmente a nivel taller, Fayol se concentró en la administración
superior.
Teoría de
la Administración de Fayol
A.- Las funciones o actividades empresariales
Según Fayol todas las actividades que realiza una empresa, cualquiera que esta sea, se pueden dividir en seis grupos o funciones.
Función Técnica: que se refiere principalmente a
la razón de ser de la empresa. Es aquella actividad que es específica de ella y
que la identifica de todas las demás. Por ejemplo, en una compañía o empresa
que produzca cerveza, la función técnica estará relacionada con todas aquellas
actividades que tengan que ver con la preparación, envase y conservación de la
cerveza. En una compañía aseguradora, la función técnica será todo lo que se
relacione con la confección de seguros, cláusulas de contrato, estadística y
cálculo de probabilidades.
Comercial: se refiere a todo lo que tenga que ver con
la comercialización del producto; comprende compra de materias primas, venta de
la producción, estudios de mercado, conseguir clientes, propaganda, agentes
vendedores, etc.
Financiera: se relaciona principalmente, con presupuesto
y la obtención de capitales, o sea, préstamos, acciones, hipotecas,
inversiones, etc., es todo lo que tenga que ver con finanzas.
Seguridad: comprende todas aquellas medidas y
actividades qe dan seguridad a la empresa tanto en la protección de sus bienes
como en la seguridad en el trabajo de sus empleados. Incluye a los vigilantes y
serenos, sistemas de alarma, circuitos de incendio, medidas de seguridad
personales, policlínicos y salas de primeros auxilios. En general tiene que ver
con todos aquellos obstáculos que pueden comprometer la marcha de la empresa.
Contabilidad: se refiere a toda la parte contable de la
empresa, costos, sueldos, ingresos por ventas, gastos generales, etc. Da la
medida de la eficiencia económica de la empresa. Es la encargada de los
balances.
Administración: según Fayol es la menos estudiada. Se
refiere a la formulación de metas u objetivos, organización, planificación,
control del personal, motivación, etc. Es la función propia del ejecutivo quien
no necesita ser u técnico en la función específica de su empresa para cumplir
adecuadamente su labor. Según Fayol, a medida que se asciende en la escala
jerárquica de la empresa es necesario ser cada vez menos técnico y más
administrador. O sea, el obrero, ubicado en la base de la escala jerárquica
debe ser un buen técnico, el capataz o jefe de taller tendrá indudablemente que
conocer la parte técnica para poder exigirle a sus subordinados, pero ya deberá
empezar a administrar controlando, motivando y entrenando adecuadamente a su
personal.
B.- Principios generales de administración
Fayol establece una serie de principios que son necesarios para lograr o mantener una buena administración. Estos son:
División
del trabajo
Autoridad
y responsabilidad
Disciplina
Unidad
de mando
Unidad
de dirección
Subordinación
del interés particular al general
Remuneración
del personal
Centralización
de autoridad
Jerarquía
Orden
Justicia
Estabilidad
del empleo
Iniciativa
Espíritu
de Cuerpo
1)
División del trabajo: Agrupa las tareas afines conduciendo a la
especialización. Cada uno realiza sólo una parte del todo y reduce el número de
objetos sobre los cuales debe aplicar el esfuerzo y la atención. Se logra eficiencia,
o sea, producir má y mejor con el mismo esfuerzo.
2)
Autoridad y responsabilidad: La autoridad es el derecho a
mandar y el poder de hacerse obedecer y la responsabilidad es la obligación que
contrae un individuo de responder por
las tareas que se le han encomendado y para lo cual se le invistió de
autoridad. De ahí entonces que no se conciba la autoridad sin responsabilidad ;
ahí donde se ejerce una autoridad nace una responsabilidad y viceversa. La
autoridad puede delegarse; la responsabilidad nunca.
3)
Disciplina: Es esencialmente obediencia y acatamiento a
las autoridades, reglas, convenciones o normas de conducta instituidas en la
empresa. Necesita para mantenerse, de buenos jefes en todos los grados,
convicciones claras y equitativas y sanciones justas.
4)
Unidad de mando: Un subordinado no debe recibir órdenes de
más que de un solo jefe. Desde el momento en que dos jefes ejercen su autoridad
sobre el mismo individuo se producen conflictos y se vulnera el mando.
5)
Unidad de dirección: Significa un solo jefe y un solo programa
para un conjunto de operaciones que tendrán el mismo objeto. No confundir con
unidad de mando, ésta depende de las relaciones del personal, aquella se
refiere a la convergencia de esfuerzos en un mismo sentido para un mismo objeto.
6)
Subordinación del interés particular al general: El interés que es de todos debe
prevalecer siempre al interés de una sola persona. El interés de la empresa
entonces, debe ser superior al de uno de sus miembros; con mayor razón si se
trata del Estado.
7)
Remuneración del personal: Es el precio del servicio
prestado, debe ir en razón directa al grado de responsabilidad que tenga el que
presta el servicio. En las FF.AA. también se respeta este principio ya que las
remuneraciones van de acuerdo a los grados y estos indican, en el fondo, el
grado de responsabilidad que tiene en la institución.
8)
Centralización de autoridad: Todo debe converger a la
autoridad superior y de ésta deben emanar las órdenes que pongan en marcha el sistema.
Así se habla de centralización de la autoridad y descentralización de la
ejecución.
9)
Jerarquía: Es la serie de niveles de mando y autoridad
que van de la autoridad suprema a los agentes inferiores.
10)
Orden: Significa igualdad, las mismas posibilidades para todos y que el
hombre reciba de acuerdo a lo que aporta.
11)
Justicia: Significa igualdad, las mismas posibilidades
para todos y que el hombre reciba de acuerdo a lo que aporta.
12)
Estabilidad del empleo: Es beneficiosa tanto para el
individuo como para la empresa ya que permite al hombre perfeccionarse y por
tanto recibir un óptimo servicio. Sin embargo, los cambios son inevitables: la
edad, los ascensos, jubilaciones obligan al cambio de personal. Deben
conjugarse ambos aspectos.
13)
Iniciativa: Es la acción de anticiparse a los demás, en
hacer, decir o proponer algo. Complementando esta característica con el jefe y,
en algunos casos, supliéndola, es una gran fuerza para la empresa. Es valiosa
sobre todo en los momentos difíciles.
14)
Espíritu de Cuerpo: Si la unión hace la fuerza hay que
esforzarse por mantenerla. Es muy necesaria para el trabajo en equipo; requiere
de una buena comunicación.
C.- Elementos de la administración
1)
Planificación: Se materializa en los planes,
políticas a seguir o programas de acción. Indica a donde se quiere llegar, cuál
es el camino y cuánto tiempo demora. O sea, indica las metas y orienta los
esfuerzos en espacio y tiempo. Se basa en: recursos de la empresa, naturaleza e
importancia de las operaciones en curso y en las posibilidades futuras.
2)
Organización: Es la actividad de establecer
ordenada y equitativamente los diversos recursos humanos y materiales que sean
necesarios para alcanzar un fin propuesto. Significa: designar funciones,
asignar recursos, ordenar funciones y recursos, establecer autoridad y
responsabilidad y establecer la coordinación necesaria.
3)
Mando
o Dirección:
Es la actividad que desarrolla y la orientación que impone el ejecutivo para
hacer funcionar a la empresa. Se basa en las líneas de autoridad establecidas,
pero los resultados estarán en razón directa a las cualidades personales que
ostente el jefe.
4)
Coordinación: Es hacer armónico y flexible el
trabajo de cada uno de los componentes de la empresa con el objeto de facilitar
su funcionamiento.
5)
Control: Consiste en verificar si todo
se desarrolla conforme a lo planificado.