Dr Radojka Pra{talo

Elektrotehni~ki fakultet

Banjaluka

 

 

 

                             EDI  i    rein`enjering

 

Rezime:

Potreba za EDI-jem postaje sve o~iglednija, jer postaje sve o~iglednije da  sada{nji stepen informatizacije  u okviru istog preduze}a ili kompanije postaje nedostatan za ve}e ambicije kompanije. To se  prvenstveno osje}a kod financijskih institucija, ali i kod ostalih. Ujedinjene nacije su se pobrinule da obezbijede standardizaciju na svjetskom nivou, hardverska struktura uglavnom postoji, a ono {to je jo{ potrebno je uglavnom volja, softverska podr{ka, za{tita podataka i   prilago|enje zakonskih propisa. Ve} sada je jasno da }e ovo zadnje i}i najte`e.

 

Abstract:

Necessity for EDI  become  obvious, for the existing level of the  company informatization is not sufficient for the greater ambitions of companies.  That is espacially visible at the financial institutions, but at the other, too. United nations have provided standardisation on the international level, the hardware infrastructure exists, and still is necessary to provide software support,  data security and  matching of the laws. This lattest will be the gratest problem.

 

Uvod

 

            Eletronska razmjena podataka  EDI ( Electronic Data Interchange) predstavlja jedan od najva`nijih proboja u primjeni savremenih informacionih tehnologija uop{te i kao takva ve} je na{iroko prihva}ena u svijetu. [tavi{e, sve je o~iglednije da se uskoro ne}e mo}i zamisliti funkcionisanje niti jednog segmanta financijskog i bankarskog poslovanja bez EDI tehnologije. I ne samo  u oblasti  financija i bankarstva, ve} i {ire, a pogotovo sa stanovi{ta me|unarodnih  odnosa i tokova. Da bi se neka zemlja uklju~ila u ovu tehnologiju, prije svega potrebna joj je adekvatna informacijska  i telekomunikacijska infrastruktura, a zatim i poznavanje i primjena svih postoje}ih i nastaju}ih standarda vezanih za EDI tehnologiju.  Me|utim, brzina  i stepen primjene EDI sistems u mnogome zavisi od  tzv. “ljudskog faktora”, tj. od odnosa menad`menta  ( kako stru~nog tako i politi~kog) prema  EDI sistemu.

            Uvo|enje EDI tehnologije u postoje}e organizacijsko okru`enje bilo kojeg poslovnog sistema ne}e dati najbolje rezultate ako se pri tom   ne iskoriste sve  mogu}nosti koje nove tehnologije sa sobom nose. Zato  treba dati  podjednaku va`nost  EDI  tehnologiji i skupu ideja  o organizacionom redizajnu, tj. rein`enjeringu ( Reingeneering). Smisao rein`enjeringa je u tome da se organizacione promjene, omogu}ene uvo|enjem novih tehnologija, obavljaju  na radikalno nov na~in.  Umjesto inzistiranja na malim, kvantitativnim pomacima, rein`enjering se bavi poku{ajem nala`enja zna~ajnih, temeljitih i drasti~nih kvalitativnih promjena u djelovanju sistema na kojem se primjenjuje. Prema tome, poslovni rein`enjering je neka nova menad`erska filozofija koja   }e poslu`iti kao most izme|u tehni~ki obrazovanih stru~njaka  ( za informacijske tehnologije) i humanisti~ki obrazovanih rukovodilaca, te im omogu}iti bolje uzajamno komuniciranje i kvalitetnije razumijevanje ove interdisciplinarne problematike. Dosada{nji nedostatak takvog “mosta” uvijek se pokazivao kao osnovni razlog lo{e i neadekvatne primjene informacijskih tehnologija kao podr{ke  menad`mentu.

 

 

 

1. [ta je EDI

 

 

          EDI ( Electronic Data Interchange- Elektronska razmjena podataka) omogu}uje brz i efikasan protok informacija izme|u dislociranih ra~unara, {to je jedan korak vi{e prema vje~itoj te`nji koja se javila masovnijom upotrebom ra~unara, a to je “kancelarija bez papira”. Ovakvm povezano{}u svih sektora u jednom preduze}u omogu}ava se naru~ivanje robe preko ra~unara i isporuka robe u nazna~enom vremenu, {to omogu}uje planiranje proizvodnje, a potrebe za skladi{tima i zalihama se minimaliziraju.

            EDI  sadr`i  skup standarda Ujedinjenih nacija za elektronsku razmjenu struktuiranih podataka i poslovnih informacija izme|u ra~unara. Pri tom se pod pojmom struktuiranih podataka  podrazumijeva da po{iljalac i primalac poznaju strukturu podataka, po ~emu se EDI razlikuje od elektronske po{te ili telefaksa gdje se vr{i razmjena nestruktuiranih podataka.  EDI omogu}uje razmjenu podataka bez ljudskog posredovanja, jer se kori{}enjem utvr|enih standarda struktuirani podaci mogu razmijenjivati izme|u aplikacija koje su aktivirane na ra~inarima. Standardima se defini{u: na~ini razmjene podataka, {ifrarnici i lozinke kojima se obezbje|uje za{tita podataka, kao i vrste ra~unara i hardverskih komponenti za razmjenu informacija. EDI je zasnovan na dvosmjernoj komunikaciji izme|u ra~unara i obezbje|uje zamjenu po{tanskog prenosa podataka ra~unarskim mre`ama. Standardi za EDI se razvijaju pod nadzorom i sa koordinacijom  Ujedinjenih nacija pod nazivom UN/EDIFACT standardi ( Electronic Data Interchange For Administration Commerce and Transport), {to zna~i da se radi o standardima Ujedinjenih nacija za elektronsku razmjenu podataka u oblasti administracije, trgovine i transporta. Ovi standardi sadr`e: sintaksna pravila, poruke UNSM ( United Nations Standard Messages), kataloge elemenata podataka iz kojih se grade poruke ( segmenti, slo`eni elementi podataka i elementi podataka), kodne liste elemenata podataka i uputstva za primjenu i  dalji  razvoj ovih standarda.

            Prednosti EDI sistema komunikacija u odnosu na klasi~ne vidove razmjene podataka su: u{teda u vremenu, pove}ana efikasnost obrade ( jer se podaci unose samo jednom na izvornom ra~unaru), pove}ava se ta~nost, skra}uje se vrijeme u prodajno-nabavnom ciklusu, elimini{e se potreba za zalihama, elimini{u se barijere  na me|unarodnom  novou i carinskoj administraciji, omogu}uje se globalizacija tr`i{ta.  Tako se, konkretno  u trgovini, posti`u slijede}a pobolj{anja: olak{anje tokova informacija, eliminisanje gre{aka, kreiranje procedura prema teku}im zahtjevima, ograni{avanje zahtjeva  za informacijama samo na bitne podatke i minimiziranje ka{njenja  uzrokovanim administrativnim kontrolama. Jo{ ve}I zna~aj ima primjena EDI-ja u oblasti financija i bankarstva, pogotovo na me|unarodnom nivou.

 

 Pravni aspekti elektronske razmjene podataka

 

            Pravni  sistemi svih dr`ava u svijetu imaju, manje ili vi{e, izra`enu osobinu nacionalnog unutra{njeg ure|enja, te se veliki dio pravnih normi ne tuma~i i ne primjenjuje na isti na~in u razli~itim dr`avama, iako je ve}ina tih dr`ava prihvatila po{tovanje me|unarodnog prava. EDI, kao otvoren sistem, podrazumijeva razmjenu informacija izme|u korisnika iz razli~itih dr`ava, te je neophodno da se defini{u pravni standardi ( prava, obaveze, odgovornosti i dr.) za uspje{nu komunikaciju. U tom smislu  prvenstveno se mora  izvr{iti za{tita sistema od neovla{}enog pristupa, neovla{}enih izmjena u sadr`aju poruke ili uni{tenja arhiviranih podataka.

            Ove za{tite se obi~no vr{e tehnikom {ifriranja tako da i po{iljaoc i primaoc poruke imaju tajne {ifre kojima se potvr|uje da je neko poslao ili primio poruku. Na ovaj na~in se onemogu}uje da poruka zaluta, jer ukoliko primaoc nema tajni klju~ ( secret key) ne mo`e da primi niti pro~ita poruku. Povratna informacija se {alje po{iljaocu tek nakon {to je primaoc,  kori{tenjem tajne {ifre, uspje{no primio poruku. Promjena u sadr`aju poruke mo`e da nastupi zbog gre{ke u mre`i ili zbog neovla{}enog upada u sistem, te je zna~ajno da primalac, ako primjeti nelogi~nosti u sadr`aju poruke,  brzo reaguje i obavijesti po{iljaoca.   Jasno je da ni jedan  sistem nije apsolutno bezbijedan, ali se sistem za{tite kreira tako da rizik bude minimalan.

            Za uspje{nu realizaciju EDI komunikacije potrebno  je da svaka dr`ava, koja ima namjeru da se uklju~i u sistem, prihvati definisani me|unarodni UN/EDIFACT standard. Pored deklarativnog prihvatanja neophodno je  da svaka  dr`ava i u svom pravnom sistemu defini{e uslove pod kojima se elektronska poruka prihvata kao vjerodostojan dokument sa svim pravima, obavezama i odgovornostima. To zahtijeva izmjene u nacionalnim zakonodavstvima, bez ~ega se ne mo`e na svjetskom nivou ravnopravno u~estvovati u procesu transfera usluga, roba, novca i drugih transakcija. Upravo zbog toga parlamente dr`ava u tranziciji hvata panika zbog cifre od navodnih    8o ooo pravnih normi koje treba uskladiti sa onim me|unarodnim, {to je jedan od uslova pridru`ivanje Evropskoj uniji.

 

            EDI predstavlja zna~ajan korak naprijed u informati~koj revoluciji.  Kako je op{ta  kompjuterizacija dru{tva  ve} stvorila kadrovske i hardverske preduslove, to je uvo|enje EDI tehnologije olak{ano i zahtjeva samo interne odluke poslovodstva   u kompanijama i globalne odluke na nivou dr`ave da se u zakonodavstvu defini{u pravne norme koje }e obezbijediti odvijanje poslovnih transakcija  bez pokri}a papirnom dokumentacijom, {to podrazumijeva priznavanje elektronske poruke kao originalnog dokumenta i  za{titu prava primaoca i po{iljaoca poruke. Na na{im prostorima je na taj na~in bio u bankama prihva}en SWIFT koji }e uskoro biti zamijenjen sa EDI sistemom. Iz prethodno izlo`enog se mo`e zaklju~iti da je EDI sistem budu}nost i da  predstavlja jedno od su{tinskih pitanja za privrede svih zemalja.

 

 

 2. [ta je rein`enjering

 

 

Kao {to rekosmo, rein`enjering podrazumijeva da se  u cjelosti po|e od po~etka. To zna~i  da pri  rje{avanju problema treba po~eti od same definicije problema  zanemaruju}i na~in na koji je problem do sada bio rje{avan, a ne od dosada{njeg na~ina rje{avanja sa namjerom da se on donekle, sa ciljem pobolj{anja,  modificira. [tavi{e, i u odnosu na  to, ve} se oti{lo korak naprijed.

Dok klasi~na ekonomska logika polazi od tzv. deduktivnog mi{ljenja: prvo se utvrdi problem, zatim se razvijaju mogu}a rje{enja, a na kraju se bira najbolje od njih ( kao  {to je u marketingu: prvo se analiziraju postoje}e potrebe, zatim se tra`e mogu}i proizvodi i usluge, te se kona~no nude i prodaju one izabrane), dana{nje   informacione tehnologije baziraju svoj uspjeh na obrnutoj , induktivnoj logici. To zna~i  da se prvo otkriva, razvija i stvara neko mo}no novo tehnolo{ko sredstvo ( poput “ superkartice” koja  je prvi put primjenjena na jednom kalifornijskom univerzitetu, a koja je objedinila mnogo razli~itih vrsta aktivnosti i usluga, ili bolje re~eno ona je jedini dokument svih onih koji `ive u krugu tog univerziteta , pa i u okolici, i slu`i im za sve svrhe identifikacije, od bankomata do ulaznica za pozori{te),  a zatim se poku{ava sagledati kakvi }e se poslovni problemi njime mo}i rije{avati. Pri tom se obi~no poka`e da nova tehnologija mo`e rije{iti probleme i zadovoljiti potrebe za koje se nije niti pretpostavljalo da postoje. To, drugim rije~ima, zna~I da nova tehnologija pru`a skromnije efekte ako joj se pristupi kroz pitanje: kako  se pomo}u nje mo`e bolje, br`e ili efikasnije raditi ono {to se do sad radilo. Pravi efekti informatizacije posti`u se ako se postavi pitanje: kako se nova tehnologija mo`e primijeniti da se radi ne{to {to se uop{te do sada nije moglo radtiti.

            Najbolji primjer za to je upravo spomenuta “superkartica”. Ona omogu}ava sasvim nova rje{enja u svim podru~jima primjene, od evidencije, obra~una, pla}anja, pa do statisti~ke obrade transakcija, planiranja, predvi|ana   ili analiza “tr`i{ta”. Naime, njena primjena omogu}ava svakodnevnu informaciju o tome koliko je ljudi  tog dana popilo cocacolu, parkiralo auto, posudilo knjigu, kupilo nove cipele, obavilo pregled o~iju, izvadilo zub, kupilo rbenzin, posjetilo izlo`bu, pojelo hamburger, telefoniralo, vidjelo neki film  i koliko je svakastavka ili sve zajedno pla}eno. Te{ko je zamisliti i shvatiti va`nost ovakvih informacija za sve sudionike, njihovo planiranje nabave, zaliha, tipova usluga i sl.  A sve je to mogu}e  ostvariti primjenom metodologije rein`enjeringa i  kori{tenjem EDI tehnologije.

 

 Bez induktivne logike, kakvom  se uglavnom slu`imo kod rein`enjeringa, nikad ne bismo do{li do uistinu revolucionarnih I  novih tehnolo{kih rje{enja, jer ona ne zadovoljavaju postoje}e potrebe ve} stvaraju nove, jer ona ne rje{avaju neki postoje}I problem ve} ga redefiniraju. Dok nisu izumjeli automobil, kontaktna so~iva, televizor i sl. Ljudi su se zadovoljavali konjskom zapregom, nao~alama i odlaskom u pozori{te ili bioskop.

 

 

3. EDI i rein`enjering u bankarstvu, financijama i ra~unovodstvu

 

 

Postizanje visokog nivoa profitabilnosti za prosje~nu banku ne predstavlja vi{e lak cilj, kao {to je to nekad bilo.   Zbog novonastalih ekonomskih uslova, bankari danas moraju dva puta vi{e raditi i biti isto toliko pametniji da bi zaradili polovicu ranije zara|enog novca.  Jedino {to im mo`e pomo}i da budu efikasniji je strate{ko kori{tenje informacionih tehnologija poput EDI-ja. Dosada{nja praksa EDI-ja je usmjerena prema transferu informacija izme|u organizacija, a velike banke prete`no nisu bile elementi EDI-ja, ali je imperativ da to postanu.  Sada{nja smetnja uklju~ivanju banaka je njihova nesposobnost baratanja transakcijama elektronskog pla}anja i sigurnost od neovla{}enog kori{tenja, {to je  u fazi rje{avanja. Prije ostvarivanja efikasne veze banaka i kompanija u okviru EDI sistema, banke moraju integrisati svoj  kompjuterski hardver, softver i svakodnevne operacije u jedinstvenu i povezanu cjelinu ili kupiti potpuno novi  softver   koji je prilago|en EDI tehnologiji.

           

            Osoblje poslovnih organizacija, investicijskih banaka, komercijalnih organizacija i brokerskih ku}a prezaposleno je  svakodnevno izlo`eno velikim pritiscima. Istina je da se oni ve} odavno koriste informacionim sistemima {to im je u mnogome olak{alo posao, ali se sve vi{e  i vi{e osje}a da taj nivo kori{tenja informativnih tehnologija  vi{e ne zadovoljava. O~igledno je da treba pre}i na neki vi{i nivo a to je upravo  povezivanje cjelokupnog podru~ja financija sa sistemima elektronske razmjene podataka  (EDI), tako da odjel za financije svakog preduze}a ili kompanije bude u toku zbivanja. U tu svrhu, paralelno uklju~ivanju u EDI sistem, potrebno je rje{avati i probleme za{tite podataka kroz {ifrovanje i provjere autenti~nosti korisnika. I to na na~ine koji  nisu pretjerano skupi.  Tada, ne samo da }e biti olak{an rad slu`benicima odjela za financije, ve} }e i rukovodiocima biti  u svakom trenutku, dostupne informacije bitne za dono{enje menad`erskih odluka, {to }e  stvoriti preduslove za bolju konkurentnost na tr`i{tu.

 

            Razvoj telekomunikacija i uvo|enje EDI sistema za prijenos poslovnih podataka nije pro{ao nezapa`en niti od ra~unovodstvene struke. Elektronska infrastruktura koja povezuje ne samo trgovinske partnere nego i vladine resore    ( carine, poreze i dr.) pru`a izvrstan, tro{kovno efikasan i brz na~in preno{enja ra~unovodstvenih podataka izme|u povezanih subjekata. U zapadnoj Evropi grupa EDIFICAS  Europe  radi  na tom zadatku, pri ~emu taj naziv  zna~i  “EDI in Financial Information, Costing, Accounting and auditing areaS” a {to podrazumijeva: elektronska razmjena podataka u podru~ju financijskog informisanja, tro{kova, ra~unovodstva i revizije. Njihov zadatak  je da razviju EDI sistem za prijenos ra~unovodstvenih podataka u skladu sa standardima UN-a.

 

 

4.Zaklju~ak

 

 

Rein`enjering nas u~i da pravi napredak nije u tome da  sve {to radimo  treba  poku{ati da radimo br`e, bolje  i  kvalitetnije, ve}  treba poku{ati da to radimo druga~ije, zasnovano na novim idejama, tehnologijama i navikama. Primjer “superkartice”  nam pokazuje su{tinu EDI tehnologije i metodologije rein`enjeringa  sa alatima budu}nosti koja je ve} po~ela  i koja se ne mo`e zaustaviti.

 

 

Literatura

 

/1/ @uzul, M. i Sri}a V.,” Rein`enjering u bankarstvu primjenom EDI

 tehnologije”, Zagreb l996.

/2/Krsmanovi} S.,I Mandi} D.,” Menad`ment informacionih sistema”

 Beograd 1997.

/3/….

 

NAPOMENA

Du{ka: Dodaj  ne{to od literature. Napi{i  REZIME, a ja }u ABSTRACT. Prevedi tekst u potrebni format i vidi gdje bi to poslasli, ako to {ta valja.