หากต้องการพิมพ์เอกสารให้ผู้ฟังการพรีเซน ต้องเลือกคำสั่ง File > Print (แฟ้ม>พิมพ์) จากนั้นก็ต้องเลือกว่าจะพิมพ์เอกสารเป็นแบบใด พิมพ์กี่ชุด ฯลฯ สังเกตว่าการสั่งพิมพ์ในครั้งหนึ่ง ๆ ต้องใช้คำสั่งมาก กว่าจะได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ หากต้องสั่งพิมพ์ในลักษณะนี้บ่อย ๆ จะต้องทำงานซ้ำซ้อนเป็นอย่างมาก

เราสามารถรวมคำสั่งหลาย ๆ คำสั่งให้กลายเป็นกลุ่มคำสั่งเดียว เพื่อลดเวลาการทำงาน เรียกกลุ่มคำสั่งที่อยู่รวมกันว่า แมโคร (Macro)

เมื่อเรียกใช้งาน Macro คำสั่งทุกคำสั่งที่อยู่ภายใน Macro จะทำงานอัตโนมัติทันทีจากตัวอย่างข้างต้น สามารถคลิกที่ปุ่มเดียวแทนการสั่งพิมพ์ตามเงื่อนไขข้างต้นได้ทั้งหมด

การสร้าง Macro

ตัวอย่างต่อไปนี้จะเป็นการรวมคำสั่งการพิมพ์งานนำเสนอ โดยการกำหนดเงื่อนไขดังนี้

- พิมพ์สไลด์ทุก ๆ แผ่น

- พิมพ์ออกมาเป็นลักษณะ เอกสารสำหรับแจกผู้ฟัง

- พิมพ์ในลักษณะเป็นขาวดำ

- กำหนดให้พิมพ์สไลด์ 6 รูปต่อกระดาษหนึ่งแผ่น

ต่อไปจะมาสร้าง Macro เพื่อให้สามารถทำงานตามเงื่อนไขทั้งหมด ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

1. เลือกเมนู Tools (เครื่องมือ)

2. เลือกคำสั่ง Macro (แมโคร) เลือกเมนูย่อย Record New Macro (บันทึกแมโครใหม่)

3. ตั้งชื่อ Macro โดยพิมพ์ลงในช่อง ชื่อแมโคร

4. คลิกปุ่ม ok (ตกลง) เพื่อเริ่มการบันทึกขั้นตอนการทำงาน ซึ่งต่อไปนี้จะเป็นการบันทึกขั้นตอนการทำงาน ซึ่งต่อไปนี้จะเป็นการบันทึกขั้นตอนทุก ๆ ขั้นตอนที่ได้ทำ

ซึ่งคล้ายกับการอัดเทปเพลง

5. เลือกคำสั่ง File > Print (แฟ้ม > พิมพ์)

6. คลิกเลือกว่าจะให้พิมพ์สไลด์ทุก ๆ แผ่นด้วยการคลิกที่ ALL (ทั้งหมด)

7. ในกรอบ Print What (สิ่งที่พิมพ์) ให้เลือก Handouts (6 Slide per Page) ซึ่งจะแสดงจำนวน สไลด์ 6 สไลด์ต่อหนึ่งหน้า

8. คลิกให้ถูกที่ ระดับสีเทา หากต้องการพิมพ์สไลด์ในรูปแบบภาขาวดำ

9. คลิกปุ่ม ตกลง เป็นอันตกลงทำกานพิมพ์

10. คลิกที่ปุ่มหยุด เพื่อหยุดการบันทึกขั้นตอนการทำงาน

ทดสอบการทำงานของ Macro

1. เลือกคำสั่ง Tools

2. เลือกคำสั่ง Macro (แมโคร) เลือกคำสั่งย่อน Macro (แมโคร) จะพบรายการแมโครที่ได้กำหนดไว้

3. ในช่อง Macro in (แมโคร) ให้เลือกชื่องานนำเสนอที่ต้องการให้แมโครมีผลใช้งานหากเลือกงานนำเสนอที่เปิดอยู่ทั้งหมดจะสั่งให้ Macro มีผลต่องานนำเสนอที่เปิดอยู่ทั้งหมด

4. คลิกปุ่ม Run (เรียกใช้) เพื่อกำหนดให้ Macro ทำงาน จากนั้นให้สังเกตผลลัพธ์การทำงานว่าตรงกับที่ได้ตั้งไว้หรือไม่

กำหนด Macro ใส่ในปุ่มคำสั่ง

1. เลือกคำสั่ง Tools (เมนูเครื่อมือ) เลือกเมนูย่อย Customize (กำหนดเอง)

2. คลิกที่แท็บ Commands (คำสั่ง) จะพบประเภทคำสั่งในหน้าต่างด้านซ้าย และพบรายการปุ่มคำสั่งในหน้าต่างด้านขวา

3. คลิกเลือก Macro (แมโคร) จากด้านซ้าย จะเห็นชื่อ Macro ปรากฎในด้านขวา

4. คลิกที่ชื่อ Macro

5. แดรกเมาส์ลากชื่อ Macro ไปใส่ในแถบเครื่องมือ

6. จะได้ปุ่มเครื่องมือใหม่ตามที่ได้ตั้งใจไว้

7. คลิกที่ปุ่ม Close (ปิด) จะเห็นปุ่มใหม่บนแถบเครื่องมืออย่างถาวร

8. ให้ทดลองคลิกที่ปุ่ม Macro ที่เพิ่งสร้าง แล้วดูผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นว่าตรงกับความต้องการหรือไม่