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Prevenir es mejor que lamentar
Una funci�n del l�der de la organizaci�n de Sistemas durante su gesti�n es la de prever situaciones que comprometan el quehacer normal del centro de c�mputo. Analizar las posibles contingencias y medir el riesgo que implican, facilita enfrentar con altas probabilidades de �xito las mismas. De lo que se trata es de minimizar las interrupciones en la operatividad del negocio, lo cual siempre tendr�a consecuencias negativas para la empresa. Las contingencias pueden ocurrir a todo nivel de la organizaci�n y no solo en el �mbito de la actividad inform�tica. Situaciones de riesgo pueden presentarse en lo administrativo, log�stico, econ�mico-financiero, etc. Un ejercicio elemental para advertir la ocurrencia de alg�n siniestro consiste en formularse preguntas (independientemente de las que Usted pueda formularse) como:
�Porqu� podr�an interrumpirse las operaciones?
�Cu�les serian las causas de la posible interrupci�n de operaciones?
De ocurrir una interrupci�n, �Cu�nto podr�a durar?
�Existen factores que prolongar�an la interrupci�n?
�Qu� se requiere para operar / procesar con tranquilidad, sin interrupciones?
A continuaci�n exponemos algunas de estas dificultades, adem�s de algunas posibles consideraciones para minimizar el riesgo de su ocurrencia.
ADQUISICI�N DE SOFTWARE
Existen diversas dificultades que surgen cuando adquirimos paquetes para una empresa:
�Qu� pasa si adquirimos una aplicaci�n que no muestra un nivel de desempe�o o estabilidad adecuados? Supongamos que compramos un paquete s�lo por que alguien nos lo sugiri� o por que era el de m�s f�cil adquisici�n en el mercado y al momento de instalarlo nos damos cuenta de que es muy lento o peor a�n, para cayéndose a cada rato. Para esto debemos tener un estricto plan de evaluaci�n de todas las posibilidades que nos brinda el mercado y antes de comprar sopesar todos los pros y los contras.
�Qu� pasa si adquirimos un paquete muy bueno pero de una tecnolog�a desactualizada? Supongamos que adquirimos un paquete muy estable, bastante usado, y de precio razonable pero desarrollado en COBOL o Visual Fox (por ejemplo) y sabemos que nuestra organizaci�n tiene fuerte tendencia al mercado Internet, pregunta: �C�mo haremos para escalar todas nuestras aplicaciones hacia ese mercado? Sin duda habr� que realizar m�dulos extra para tal fin sin una certeza de �xito satisfactoria. En tal caso nos convendr�a adquirir una soluci�n desarrollada en Java o en Visual Basic y muy probablemente (en un futuro muy cercano) bajo tecnolog�a NET.
�Qu� pasa si adquirimos un paquete de muy buen desempe�o y realizado en una tecnolog�a moderna pero de una pobre interacci�n usuario / sistema? Bien, conseguimos un paquete que cumple con lo anterior y al momento de hacer la demostraci�n, el representante del vendedor (un experto en el paquete) nos ense�a lo f�cil que resulta conseguir reportes, asignar tareas, verificar procesos, etc. Pero a la hora de ser usado por nuestros empleados resulta que el sistema es tan dif�cil de usar que el rendimiento del �rea disminuye, siendo necesarias muchas horas de entrenamiento y aumentando los costos de capacitaci�n. Todo paquete, debe ser amigable con el usuario y debe permitir atajos (teclas r�pidas) para usuarios expertos que ayuden a mejorar su rendimiento, ni so�ar en un sistema sin men�s, sin soporte de rat�n, o sin ventanas.
�Qu� pasa si adquirimos un paquete muy bueno en tecnolog�a y rendimiento, pero con una pobre documentaci�n? No podemos depender por siempre de nuestro proveedor, por eso el paquete debe tener una adecuada documentaci�n para que el usuario mismo pueda aclarar dudas sobre su funcionamiento. Si hablamos de c�digo (si el paquete que adquirimos viene con fuentes), entonces dichas fuentes deben de estar bien documentadas (con comentarios suficientes que nos indiquen la funcionalidad de cada modulo y las convenciones o supuestos hechos durante su desarrollo). De este modo es mas f�cil para un nuevo usuario o programador conocer el sistema de lo contrario gastaremos mucho tiempo (dinero) volviendo a entrenar al personal encargado de usarlo o mantenerlo.
�Qu� pasa si nuestro negocio cambia en algo? �Cu�nto me costar� adaptar mi sistema? Si el sistema no es flexible, no quedar� m�s que crear sistemas sat�lites que hagan lo que el sistema antiguo no puede, lo cual entorpece la administraci�n efectiva de los datos. En caso de ser posible la adaptaci�n, �Cu�nto me costar�? �Cu�nto tiempo me tomar�? �Qui�n lo har�? Si no tengo respuestas es mejor que eval�e seriamente el problema antes de embarcarme en una aventura peligrosa.
PLANIFICACION DE PROYECTOS DE DESARROLLO
Existen diversas dificultades que surgen cuando planificamos proyectos de desarrollo:
�Tendr� suficiente apoyo de la gerencia para desarrollar el proyecto? Como so�ar con un apoyo completo, abnegado y sacrificado de la alta direcci�n es ir muy lejos, generalmente tendremos proyectos apoyados sin mucha voluntad (y dependiendo del historial del �rea de sistemas, sin mucha confianza) espoleados mas que nada por la necesidad urgente de su realizaci�n. Por eso es necesario pensar antes de embarcarse en un proyecto grande (que consuma muchos recursos) en si tal apoyo podr� mantenerse por el tiempo necesario con la intensidad requerida y cual ser� su comportamiento en caso de que se presenten dificultades durante el desarrollo del proyecto �Me entender�n si por x-s motivos me retraso una semana? �Cambiar� la gerencia durante el desarrollo del proyecto? De ser as�, �Qui�nes me apoyar�n entonces?
�Estamos capacitado para realizar el proyecto? �Tenemos los conocimientos necesarios? �Lo hemos hecho antes? Si el responsable del proyecto soy yo y no he hecho nunca un trabajo similar y s�lo conf�o en mi habilidad para salir del paso (lo he hecho antes), siempre puede haber una primera vez para fracasar rotundamente. Por ello es necesario analizar concienzudamente los conocimientos necesarios para realizar el trabajo y no contentarse con respuestas como: otros ya lo han hecho, todo esta en Internet, al final siempre puedo contratar a alguien que lo haga por mi, si, pero �Cu�nto dinero extra me costar� esto?. Por eso es necesario planear los costos de asesoria o capacitaci�n adicional necesarios para el proyecto (esto no significa acobardarse en asumir retos, asumir retos: SI - esto podr�a darnos una ventaja competitiva-, fracasar en los retos asumidos por falta de adecuada planificaci�n: NO)
�C�mo anda la moral de mi gente? �Cu�l es mi imagen ante ellos? �Tendr� el suficiente liderazgo para guiarlos en los momentos dif�ciles del proyecto? En todo proyecto el liderazgo del responsable del proyecto es fundamental.
�Es el plazo de tiempo adecuado para culminar el proyecto? �He hecho una adecuada estimaci�n de los costos de desarrollo? Debo siempre cuidar la imagen de mi �rea, dar la impresi�n de un �rea ineficiente en cumplir con los plazos y costos que ellos mismos entregan es nefasto para futuros proyectos en los cuales intervengamos. Nuestra imagen queda da�ada.
ADMINISTRACI�N DE REDES
Aqu� hay para escribir un libro (o varios) acerca de las dificultades en administrar redes, algunas a continuaci�n:
DIFICULTAD ETERNA DE UNA RED: SEGURIDAD. �Cu�n segura quiero que sea mi red? Por definici�n una red es insegura siempre, lo importante es saber cual es el nivel de seguridad que quiero, y si realmente lo tengo. Este problema involucra control de acceso f�sico (�Qui�nes podr�n entrar a manipular el equipo de la red?, �Qui�n lo vigilar�?, �C�mo detecto las conexiones no autorizadas? ), control de acceso por login (t�cnicas para validar los usuarios y sus passwords, pol�ticas de autentificaci�n, firewalls, �Habr�n hackers a los que les interese lo que guardo en mis servidores?), encriptaci�n de mensajes, nivel t�cnico de los administradores de la red, calidad de mi software antivirus, nivel de seguridad de mi sistema operativo (�Qu� seguridad esperas de NT, si casi cada d�a descubren un nuevo error en su funcionamiento y tienes que estar baj�ndote los parches e instal�ndolos en tu sistema?).
�He dise�ado una adecuada pol�tica de privilegios para mis usuarios? La informaci�n debe estar disponible para el usuario adecuado en el momento adecuado. No todas las amenazas posibles provienen del exterior, a veces nuestros usuarios pueden intencionadamente o no vulnerar nuestro sistema de seguridad.
�Tengo un registro completo de la actividad que se realiza en la red, qui�nes son los administradores, qui�nes los usuarios, cu�ndo est�n presentes, qu� es lo que hacen, qui�nes dan mantenimiento a las terminales y cu�ndo, qu� software instalan en la red y por qu�?
�Tengo la habilidad necesaria para reparar la red, en caso de que algo falle, o dependo de alg�n administrador o t�cnico sin el cual no funciona nada? No es bueno depender de una sola persona, los problemas pueden presentarse en cualquier momento, debo tener planos de la distribuci�n de los cables, terminales, proveedores, etc.
En caso de estar conectado a Internet, las preocupaciones por la seguridad se elevan al cuadrado.
CONTRATACI�N DE PERSONAL
Existen diversas dificultades que surgen cuando contratamos personal:
�Cu�n fiable es la informaci�n que nos entrega como referencia? Debemos estar seguros que la informaci�n que nos brinda es correcta y que la persona realmente sabe todo aquello que dice saber, para esto debemos realizar pruebas practicas entre las personas seleccionadas.
Si tenemos un departamento de psicolog�a debe estar presente en el proceso de selecci�n y su reporte debe ser tomado en cuenta para asegurarnos que la persona tiene el perfil psicol�gico adecuado para el puesto.
El historial de la persona es generalmente una buena referencia acerca de ella, �D�nde trabaj�? �Por qu� se sali� de all�?
Por minimizar costos no podemos darnos el lujo de desperdiciar una persona de talento.
�INMUEBLE SEDE DEL CENTRO DE C�MPUTO
�Est� bien ubicado? Para contar con servicios de comunicaciones (como fibra �ptica para conexi�n a Internet) no debe encontrarse muy lejos del proveedor. El local debe contar con los servicios b�sicos adem�s de ser de f�cil acceso para los trabajadores.
�La zona tiene una seguridad adecuada? �Existe un puesto de vigilancia permanente?
UTILIZACI�N DE SERVICIOS DE INTERNET
�Cual es el ancho de banda de nuestro proveedor de Internet? Si queremos una conexi�n r�pida a Internet debemos tener cuidado en verificar que realmente el proveedor tiene las tasas de transferencia que dice tener, 64 Kbps o 128 Kbps son aceptables para la mayor�a de las aplicaciones.
�Cu�l es el nivel de disponibilidad de nuestro proveedor?� Aunque tenga una conexi�n muy r�pida de nada me sirve si el servidor de mi proveedor se para cayendo o tiene ca�das prolongadas.
�El costo de usar Internet esta cubierto por los ingresos tangibles o intangibles que obtenemos? �ltimamente (despu�s del boom de 1999 y principios del 2000) el mercado Internet ha estado en declive, las empresas se han dado cuenta que invertir cantidades fabulosas solo para publicitarse en Internet no tiene un s�lido asidero, as� pues los proyectos viables ahora son aquellos que analizan exhaustivamente los beneficios obtenidos por la organizaci�n y emplean cada gramo de recurso disponible donde sea necesario. Obviamente ninguna organizaci�n seria puede darse el lujo de carecer de una pagina web bien dise�ada, pero los costos de esto son m�nimos actualmente, cosa muy diferente a la de planear un portal seguro para realizar comercio electr�nico o transacciones v�a web.
OPERACI�N DE SISTEMAS DE MISI�N CR�TICA
Un sistema de misi�n critica no puede fallar la principal dificultad que puede plantearse aqu� es el que la aplicaci�n falle (un virus extra�o, un error del sistema operativo donde corre, un error de programaci�n muy escondido, etc), nosotros debemos plantearnos �Qu� haremos entonces? Lo ideal seria probarlo nosotros mismos suponiendo que el sistema ha fallado, (podemos interrumpir su funcionamiento intencionalmente, si esto es posible) y volver a cargar la aplicaci�n, �El sistema tiene protecci�n contra fallos? Si es as� detectara que ha sido interrumpida de forma anormal y tratar� de corregir posibles errores en sus archivos, deber�amos saber exactamente que �reas son afectadas por esta interrupci�n y por cuanto tiempo. En caso de no poder experimentar, deber�amos al menos tener una idea cabal de las cosas que deber�amos hacer y el tiempo que nos costar�a.
Los sistemas de misi�n critica deben correr sobre plataformas s�lidas, y deben de tener un respaldo en hardware (como clustering).
ADQUISICI�N DE DISPOSITIVOS DE CONECTIVIDAD / COMUNICACIONES
La principal dificultad proviene del proveedor, este debe tener una s�lida trayectoria de apoyo al cliente y debe estar presto a ayudarnos en la implementaci�n o instalaci�n del equipo, de no ser as�, a menos que tengamos mucha experiencia trabajando con el equipo adquirido, siempre tendremos problemas.
Debemos contar con personal t�cnico calificado que pueda corroborar el correcto desempe�o y calidad del equipo adquirido y pueda encargarse de cualquier mantenimiento peque�o futuro.
La marca del equipo debe ser de una compa��a que tenga buena presencia en el mercado internacional.
PLANIFICACI�N DE UNA INFRAESTRUCTURA DE REDES Y COMUNICACIONES
Debemos contar con los planos del local, tambi�n con las facilidades necesarias para realizar los trabajos de cableado y tenemos que considerar las molestias que esto ocasionar�a en la empresa o terceros.
Si no hemos hecho una correcta estimaci�n del costo de la infraestructura o el costo de las comunicaciones, despu�s ser� dif�cil conseguir mas fondos para ello.
Debemos tener el personal adecuado para este trabajo o contratar una empresa que tenga experiencia en la implementaci�n de redes.
DOCUMENTACI�N DE SISTEMAS
La documentaci�n original debe encontrarse en un lugar seguro aunque debe ser f�cil para la persona adecuada obtener una copia de ella.
Cualquier cambio hecho en el sistema debe ser documentado, adem�s de las experiencias que los usuarios vaya descubriendo a lo largo del tiempo y que ayuden en su utilizaci�n o posterior mejora. Para ello debe usarse un sistema de control de cambios.
En caso de estar desarrollando la documentaci�n debe ponerse especial cuidado en que esta sea clara e intuitiva, de acuerdo al nivel t�cnico al cual va dirigido, as� habr� documentaci�n para programadores, para gerentes, para registradores, para administradores, etc. No se debe usar t�rminos muy t�cnicos para los usuarios finales, tampoco se puede perder tiempo explicando conceptos obvios para la gente de programaci�n.
OUTSOURCING
Los contratos deben de ser claros, nunca se debe suponer nada, se debe enviar a la otra parte un documento en donde nosotros detallamos en nuestros t�rminos y con nuestra propias palabras lo que nosotros entendemos del borrador del contrato, adem�s se debe exigir de la otra parte que nos envie lo mismo y ambos debemos estar de acuerdo entonces para firmar el contrato.
Todo contrato debe contemplar las acciones a tomarse cuando una parte no cumpla con el contrato o infrinja alguna cl�usula de �l.
Todo contrato debe especificar el o los plazos de tiempo durante el cual es v�lido.
SISTEMAS DE RESPALDO
La dificultad con un buen sistema de respaldo recae b�sicamente en su administraci�n, se debe colocar personal id�neo en estos puestos pues toda la data importante de la empresa debe cuidarse aqu�.
Se debe establecer procedimientos claros para las actividades a realizar en el �rea de respaldo, se debe tener un reporte de las actividades que se llevan a cabo y sobre todo se debe estar verificando peri�dicamente la data guardada.
El equipo sobre el cual descansa los datos tambi�n es importante, si fallan los discos, debe haber forma de recuperar la informaci�n en ellos, no se pueden escatimar gastos en esto, se pueden implantar sistemas RAID con mirroring, o respaldo en cinta on-line. Tener en cuenta las modernas tecnolog�as de almacenamiento de datos, como los sistemas NAS y SAN.
INSTALACI�N / CONFIGURACI�N DE SERVIDORES
Generalmente ser� necesario el personal del proveedor para instalar y dejar operativo el servidor, adem�s del personal propio de la organizaci�n.
Una dificultad proviene del sistema operativo que se instalar�, algunos como LINUX necesitan personal altamente capacitado para su correcta configuraci�n.
Una dificultad podr�a presentarse cuando queramos expandir la capacidad de nuestro servidor, mas memoria, mas discos, mas puertos de comunicaciones, debemos tener personal capacitado para esto o de lo contrario debe haber empresas que brinden dicho servicio a un precio asequible.
El proveedor debe tener repuestos o accesorios adecuados para nuestro equipo. Deber�amos contar con repuestos cr�ticos para el funcionamiento del equipo, en caso de falla.
PLANIFICACI�N DE LA EJECUCI�N DE UNA AUDITORIA DE SISTEMAS
Si no sabemos bien de antemano que vamos a evaluar, el rendimiento, la fiabilidad, la seguridad, u otra caracter�stica, no podremos hacer una correcta evaluaci�n del sistema.
El equipo que realizar� la auditoria debe estar de acuerdo en los patrones de referencia que se usar�n para cuantificar el rendimiento, as� como los m�todos que se emplear�n para tal fin.
Se debe hacer un registro minucioso de lo observado.
Pueden surgir dificultades con el personal que usa el sistema, los cuales podr�an impedir una exacta evaluaci�n, es necesario tener el aval de las instancias superiores para llevar a cabo la auditoria.
IMPLANTACI�N DE SISTEMAS EN PRODUCCI�N
Los sistemas para producci�n son bastante mas complicados que los otros, pues necesitan un nivel t�cnico superior. Por ende son mas costosos, siendo muy probablemente imposibles de desarrollar por el �rea IS de la empresa peque�a. Un verdadero sistema automatizado de producci�n llevar� a cabo el control en tiempo real de los procesos industriales de producci�n, aplicando tecnolog�as como la rob�tica, la automatizaci�n industrial, el CAM (Computer Aid Manufacturing), adem�s de otras para el �rea de dise�o y planeamiento (como el CAD).
El personal requerido debe ser entrenado especialmente por el proveedor para utilizar el sistema, esto produce dependencia del proveedor y dependencia del trabajador, ambos con cierto grado de riesgo aunque este puede disminuirse si se emplean pol�ticas adecuadas de Ingenier�a del Conocimiento.
Aunque las dificultades son muchas, un sistema automatizado de producci�n correctamente desarrollado e implementado brinda una mejora muy grande en los procesos de producci�n, disminuyendo la cantidad de personal requerido para la planta y su control, adem�s de mejorar la calidad y el rendimiento. No es en vano que todas las grandes compa��as del mundo poseen o est�n implementando sistemas as�.
Diseño y coordinación : Esa� - Lima - Per�