EXCEL
97
Lección 1
Veremos los mecanismos básicos de trabajo con
Excel 97: cómo seleccionar celdas, qué datos podemos introducir, cómo trabajar
con estos datos, manejo de archivos, etc.
Veremos también nuevas funcionalidades de
Excel.
Todo proceso que realicemos en la hoja de
cálculo va implicar una selección, esto es, indicar a Excel dónde queremos
introducir la información, a qué damos formato, qué queremos borrar, etc.
Todas estas operaciones se llevarán a cabo en
celdas. La celda es la unidad fundamental de Excel.
Se nombra por la letra de la columna seguida
por el número de fila, por ejemplo A3. Un rango es un grupo de celdas. Los
rangos se designan por el nombre de la primera celda (en la esquina superior
izquierda) seguida de dos puntos y el nombre de la última (esquina inferior derecha).
Por ejemplo A1:B10.
No hablaremos de nombres de celdas y rangos
sino de referencias: A3 es una referencia a una celda, A1:B10 es una referencia
a un rango.
Para seleccionar una celda basta hacer clic
sobre ella. A la celda que está seleccionada se le denomina celda activa.
Aparece con un borde más grueso y su referencia se indica en la barra de
fórmulas en el cuadro de nombres.
También se pueden utilizar las teclas de
dirección para seleccionar celdas. Para seleccionar rápidamente la primera
celda de la hoja, presione <Control+Inicio>.
Para seleccionar la última pulse <Control+Fin>.
Para seleccionar un rango hay que activar la
primera celda que contiene el rango y sin soltar el ratón, arrastrar hasta la
última celda; si se ha equivocado no suelte el ratón y rectifique el rango. La
primera celda quedará en blanco indicando que es la celda activa.
Se pueden seleccionar rangos disjuntos de la
hoja, por ejemplo para aplicar un formato determinado. Para ello, hay que
seleccionar la primera celda que se quiera incluir en el rango, arrastrar el
ratón hasta seleccionar la última celda contigua. Pulsar y mantener pulsada la
tecla <Control> y arrastrar el
ratón sobre el siguiente grupo de celdas que se quieran incluir en el rango.
Repetir los pasos anteriores hasta haber seleccionado todos los rangos.
Selección de columnas y filas enteras
Para seleccionar una fila o una columna
entera haga clic en el número o letra de la fila o columna. Para seleccionar
filas y columnas disjuntas, mantenga pulsada la tecla <Control> entre una y otra selección.
Selección de toda la hoja de cálculo
Para seleccionar todas las celdas de la hoja
haga clic en el botón situado a la izquierda de los encabezados de columnas y
encima de los encabezados de filas.
Selección extendida
Si debemos seleccionar rangos muy grandes, es
difícil hacerlo con el ratón. Es recomendable, en este caso, utilizar el
teclado. Si pulsamos la tecla <F8>
entramos en lo que se denomina el modo extendido de selección. Pulsando a
continuación las teclas de dirección, vamos seleccionando rangos adyacentes a
la celda activa. Para hacer selecciones más grandes podemos pulsar las teclas
<AvPág> o <RePág>. Una vez que hayamos
terminado de seleccionar el rango, hay que pulsar la tecla <Esc> para finalizar el modo de
selección extendido.
El comando Ir a...
Si necesita seleccionar celdas o rangos no
visibles en la hoja y conoce la referencia, puede moverse a esa zona de la hoja
mediante las barras de desplazamiento o puede utilizar el comando Ir a. Seleccione dicho comando del menú
Edición.
Aparece el cuadro de diálogo, en el cuadro Referencia introduzca la referencia de
la celda o rango que quiera seleccionar y, a continuación, haga clic en el
botón Aceptar.
Introducción de datos
Hay datos que se introducen directamente en
celdas y otros que se introducen sin necesidad de ir celda por celda.
Para introducir datos en una celda basta
seleccionarla, introducir el dato y pulsar la tecla <Intro>. Cuando se comienza a escribir, automáticamente se activa
la barra de fórmulas. Aparecen tres botones: para cancelar los datos
introducidos (botón en forma de x),
para validar dichos datos (botón en forma de v) y el símbolo de igual para iniciar el asistente de introducción
de fórmulas. La mayoría de las veces es más rápido pulsar <Intro> que hacer clic en el botón
para validar los datos. De igual forma es más rápido pulsar la tecla <Esc> que hacer clic en el botón para
cancelar los cambios.
Introducción de números
Un número es cualquier combinación de
dígitos. Estos dígitos pueden ir acompañados de símbolos, pero la mayoría de
las veces no son necesarios ya que son formatos que se pueden establecer posteriormente.
Son necesarios cuando queremos poner un número negativo que debe ir acompañado
del signo menos (-) o cuando
queremos poner un número decimal. El
símbolo de separador decimal se establece en el Panel de control de Windows, en el icono Configuración regional. Por defecto el separador es la coma.
Cuando se quiera poner un tanto por ciento,
bien se puede poner el valor decimal, por ejemplo 0,35 y luego darle formato de
tanto por ciento, o bien directamente poner 35%.
Número fijo de decimales
Cuando se vayan a introducir muchos números
decimales, se puede ahorrar la introducción de la coma activando una opción. Si
vamos a introducir valores con dos decimales podemos activar la opción Número fijo de decimales del comando Herramientas Opciones, en la etiqueta Modificar. A partir de ese momento, si
introducimos 1256 automáticamente Excel pondrá 12,56.
Introducción de fechas y horas
Una fecha para Excel es un número comprendido
entre el 1, que corresponde al 1 de enero de 1900 y el 2958465 que corresponde
al 31 de diciembre del 9999. Por tanto podremos operar para calcular el tiempo
transcurrido entre dos fechas. Se deben introducir siguiendo el esquema día mes
año a no ser que se haya cambiado esta configuración en el menú Configuración regional en el Panel de control. Entre el día, el mes
y el año debe aparecer el separador / o
bien el guión -. Por ejemplo
23/12/98.
Las horas son para Excel números comprendidos
entre el 0, que corresponde a las cero horas, y el uno, que corresponde a las
24 horas. Igual que con las fechas se puede operar con las horas. Para
introducir una hora habrá que poner la hora seguida de dos puntos y los
minutos. Se pueden introducir también seguidas de PM o AM según corresponda. Es
equivalente poner 20:44 que 8:44 PM.
Introducción de texto
Texto es para Excel todas aquellas cadenas
que no pueda interpretar como datos numéricos, ni como fechas ni como valores
de error ni como valores lógicos. Si introducimos12.56 en una celda Excel lo
considerará texto puesto que no sabrá reconocer el punto como separador
decimal.
Fórmulas
Una vez que se hayan introducido datos, se
pueden introducir fórmulas para realizar cálculos. Los resultados de las
fórmulas cambiarán en el momento en que se modifiquen los valores originales.
Para cálculos complejos, Excel incluye fórmulas incorporadas que se denominan
funciones.
Toda fórmula debe comenzar por el signo igual
seguido de los operadores y operandos. Los operandos pueden ser valores
constantes, por ejemplo =13+3, o bien pueden ser referencias a celdas. En este
punto es donde radica la importancia de una hoja de cálculo: modificando
cualquiera de las celdas a las que se hace referencia en una fórmula,
automáticamente la fórmula se recalcula. Una fórmula puede ser tan sencilla
como la referencia a una celda. Por ejemplo,
si tenemos en la celda A1 el valor 10, podemos poner en la celda B1=A1 y
aparecerá 10. Si modificamos el valor de la celda A1 automáticamente cambiará
en B1.
El operador &
El operador & se puede utilizar para
concatenar texto. Por ejemplo, si tenemos en la celda A1 “Madrid”, podemos
escribir en la celda B1 =”Nacido en “
& A1 y obtenemos “Nacido en Madrid”.
Funciones
Existen más de 400 funciones que se pueden
incorporar a la hoja de cálculo. Se reconocen por su nombre y suelen necesitar
valores para llevar a cabo los cálculos; estos valores se denominan argumentos.
Si quisiéramos calcular la raíz cuadrada de un valor, utilizaríamos la función
RAIZ, si introducimos en una celda por ejemplo =RAIZ(64), obtenemos 8. En este caso RAIZ sólo necesita un
argumento.
Pero existen funciones que necesitan más de
un valor para realizar el cálculo. Por ejemplo, la función SUMA que realiza la
suma de una serie de valores. Si quisiéramos calcular el total que hemos astado
en compra de coches (suponemos que el importe de los coches está en el rango de
B8 a B12, pondríamos =SUMA(B8:B12),
que es mucho más rápido que escribir =B8+B9+B10+B11+B12.
Llenado automático
Cuando estemos creando una hoja que contenga
operaciones similares, podremos utilizar el llenado automático para introducir
en las celdas la misma operación en vez de repetirla en cada una de ellas.
Botón de llenado
En la esquina inferior derecha de la celda
activa aparece el botón de llenado para introducir datos automáticamente en
celdas contiguas. Al situar el puntero del ratón en el cuadro de llenado cambia
de forma y se convierte en una cruz. Arrastrar, sin soltar; al ir arrastrando
el ratón aparece un borde alrededor de las celdas que se van a llenar. Al
soltar el ratón aparecen los valores resultantes.
Comando Rellenar
Podemos realizar el proceso anterior
utilizando el comando Rellenar del
menú Edición. El proceso sería el
siguiente: en primer lugar seleccionar el rango que se va a llenar teniendo
siempre como primera celda de rango aquella que contiene la fórmula.
A continuación seleccionar el comando Edición Rellenar, Hacia abajo.
Llenar en otras direcciones
Se pueden rellenar celdas en cualquier
dirección bien arrastrando el botón de llenado o bien mediante las opciones del
comando Rellenar.
Llenar un rango con el teclado
Existe otra forma muy rápida de rellenar un
rango de celdas y es mediante una combinación de teclas. Podemos seguir los
siguientes pasos para rellenar la fórmula en todas las celdas: seleccionar el
rango, a continuación introducir la
fórmula y en vez de pulsar <Intro>,
pulsar la combinación de teclas <Control+Intro>;
esto se puede aplicar a cualquier introducción de datos en Excel.
Llenar series
Otro proceso común en la hoja es llenar
series de datos, como meses, años, etc.
Estos procesos se pueden realizar
automáticamente utilizando los procesos de autollenado de Excel 97.
Si escribimos en una celda 1991 y en la celda siguiente 1992, seleccionamos ambas celdas y
arrastramos el botón de llenado, Excel llenará las celdas con 1993, 1994... .
Lo que hace Excel es intuir qué datos debe
llenar. Si ponemos 1/1/97 en una
celda y 1/2/97 en la siguiente y
arrastramos el botón de llenado, obtendremos en las restantes 1/3/97, 1/4/97,
etc.
El botón Autosuma
La suma es una de las operaciones más
utilizada en una hoja de cálculo. Cuando deban de sumarse los resultados de
varias columnas y resultados de varias filas, la operación puede realizarse de
una sola vez, con la ayuda del símbolo de Autosuma.
Cuando el botón Autosuma sugiera o introduzca un rango que no sea el correcto, lo
puede rectificar automáticamente.
Editar y eliminar datos
Para modificar el contenido de una celda
selecciónela y, a continuación, haga doble clic sobre ella o bien pulse la
tecla <F2>; automáticamente su
contenido se edita y aparece un cursor. Puede mover el cursor con las flechas de dirección o bien hacer clic
con el ratón para situarse en el punto en donde quiera corregir. Haga las
correcciones oportunas y pulse <Intro>.
Si quiere borrar caracteres pulse la tecla <Supr>, para borrar caracteres a la derecha del cursor, o bien
<Retroceso>, para eliminar
caracteres a la izquierda del cursor.
Si es una fórmula o función lo que está
editando, puede rectificar la referencia borrando dicha referencia y
seleccionando la nueva.
Borrar datos
Para eliminar completamente el contenido de
una celda, selecciónela y pulse la tecla <Supr>. De este modo sólo se borrará el contenido pero no los
formatos. Si quiere borrar todo seleccione Edición
Borrar con la celda o rango seleccionados y elija la opción
correspondiente: Todo (contenido y
formatos), Formatos, Contenido o
Comentarios.
Edición deshacer
Desde el momento en que comenzamos a trabajar
con una hoja de cálculo, Excel 97 va grabando las acciones que se van
realizando. De tal forma que en cualquier momento podemos deshacer operaciones
erróneas que hemos hecho.
Excel 97 introduce la posibilidad de deshacer
no sólo la última acción sino las últimas que se hayan realizado en una sesión
de trabajo.
No se pueden deshacer acciones individuales,
siempre habrá que deshacer todas las acciones que ésta lleve por encima en la
lista.
Mover y copiar rangos
En Excel se pueden copiar o mover celdas de
una hoja a otro lugar de la hoja, a otra hoja del mismo libro, a otro libro o
incluso a otra aplicación. Cuando se copian datos, Excel sitúa un duplicado de
las celdas seleccionadas en el Portapapeles, que es un área de la memoria del
ordenador. Cuando se mueven o cortan datos, Excel los borra del rango origen y
los guarda en el Portapapeles. Para finalizar esta operación hay que pegar esos
datos en la nueva ubicación. Para mover o copiar sin utilizar el Portapapeles
se puede utilizar la técnica de “arrastrar y colocar”.
Cortar datos utilizando el Portapapeles
Si queremos poner una cabecera en una hoja ya
existente, en primer lugar hay que seleccionar el rango que queremos cortar. A
continuación, mediante una de las siguientes opciones, llevarlo al
Portapapeles:
·
·
Del menú Edición,
seleccionar el comando Cortar.
·
·
Del menú contextual (clic en botón derecho del ratón con
el rango seleccionado) seleccionar el comando Cortar.
·
·
Hacer clic en el botón Cortar de la barra Estándar.
Es el botón que contiene la imagen de unas tijeras.
Para pegar los datos no es necesario
seleccionar previamente todo el rango destino, basta con seleccionar la primera
celda de dicho rango.
Para pegar tenemos a su vez opciones una vez
seleccionada la primera celda del rango destino: con el comando Pegar del menú Edición, con el comando Pegar
del menú contextual o con el botón Pegar
de la barra Estándar.
Cortar utilizando arrastrar y colocar
Cuando el área de destino se encuentra cerca
del área fuente, es interesante utilizar el método de arrastrar y colocar. En
primer lugar se selecciona el rango, a continuación, situar el puntero del
ratón en un borde del rango seleccionado, debe aparecer el puntero en forma de
flecha normal. Hacer clic y, sin soltar el ratón arrastrar el bloque
seleccionado hasta dejarlo en la posición deseada. Cuando se arrastra el ratón,
Excel indica en una pista el rango destino.
Copiar datos mediante el portapapeles
Los pasos son exactamente iguales que en el
apartado de Cortar, pero en este
caso utilizaremos el comando Copiar,
tanto en el menú Edición como en el
menú contextual y el botón Copiar.
Los datos permanecen en el Portapapeles hasta que pulsemos las teclas <Esc> o <Intro>.
Copiar datos utilizando arrastrar y colocar
El proceso es igual que para mover datos
pero, en este caso, una vez seleccionado el rango origen, hay que mantener
pulsada la tecla <Control>
mientras se arrastra el bloque. De esta forma los datos se copiarán.
Insertar datos
También es posible que queramos pegar los
datos en un área ya ocupada, con lo cual debemos insertar dichos datos en esa
área sin reemplazar los ya existentes. En este caso se puede o bien seleccionar
del menú Insertar el comando Celdas copiadas (también se puede
seleccionar dicho comando del menú contextual) o bien mantener pulsada la tecla
<Mayús> mientras se arrastra
el rango utilizando el método de arrastrar y colocar.
Copiar en otras aplicaciones
Podemos pegar datos en otras aplicaciones.
Por ejemplo, podemos copiar datos de Excel en un documento de Word para
presentar un informe. Para ello, hay que copiar el rango tal y como hemos visto
en apartados anteriores. Activar Microsoft Word, situar el cursor en el punto
donde se quiera pegar, y del menú Edición,
seleccionar el comando Pegado especial.
A continuación elegir Objeto Hoja de
cálculo de Microsoft Excel.
Pegado especial
Hemos visto el comando Pegar para copiar datos de una localización a otra. El comando Pegado especial del menú Edición o del menú contextual permite
pegar datos con opciones avanzadas. Sólo está disponible cuando copiamos no
cuando cortamos rangos.
El cuadro de diálogo Pegado especial presenta las siguientes opciones:
·
·
Todo: equivale a elegir el
comando Pegar. Pega fórmulas y
formatos.
·
·
Fórmulas: pega únicamente fórmulas o
valores constantes pero no formatos. Es interesante cuando el área destino
tiene su propio formato y no queremos sobreescribirlo.
·
·
Valores: si el rango origen contiene
fórmulas, sólo pega los valores devueltos por dichas fórmulas.
·
·
Formatos: pega únicamente los
formatos del área origen en el área destino.
·
·
Comentarios: pega únicamente los
comentarios del rango origen.
·
·
Validación: pega las reglas de
validación del rango origen en el área destino.
·
·
Todo excepto bordes: pega todo excepto los
formatos de bordes. Igual que antes, de esta forma no cambiamos el formato de
bordes que pudiera tener el área destino.
·
·
Saltar blancos: no pega celdas en blanco
del área de copia en el área de pegado, de tal forma que si ha seleccionado
celdas en blanco en el área original, Excel respetará el contenido de la celda
correspondiente en el área de pegado.
·
·
Transponer: cambia la dirección de los
datos cuando se pegan.
Pegar vínculos
El botón pegar vínculos que aparece en el
cuadro de diálogo Pegado especial se
utiliza para realizar una copia vinculada de un rango de celdas en otro lugar
de tal forma que, modificando el rango origen, cambie automáticamente el rango
destino.
Manejo de archivos
Guardar un documento
Una vez creado un libro de trabajo, debemos
de guardarlo para poder recuperarlo en futuras sesiones de trabajo.
Seleccione el comando Guardar como del menú Archivo.
Podemos dar un nombre al archivo que tenga como máximo 255 caracteres. El
nombre hay que introducirlo en el cuadro Nombre
de archivo. Excel coloca automáticamente la extensión xls, que es la correspondiente a libro de trabajo.
Excel propone por defecto la carpeta Mis documentos para guardar los
ficheros. Esta configuración por defecto la puede cambiar en el comando Herramientas / Opciones en la ficha General. Si quisiera guardar en otra
ubicación, despliegue la lista Guardar
en y localice la carpeta donde desea guardar en el árbol de carpetas.
También puede crear una nueva carpeta por
debajo de la actual para guardar el archivo, para ello, haga clic en el botón Crear nueva carpeta.
También puede utilizar el comando Guardar como una vez guardado el libro
por primera vez para crear una copia del mismo con otro nombre. Así mismo puede
guardarlo en otra ubicación, etc.
Guardar
El comando Guardar del menú Archivo
y el botón Guardar de la barra Estándar guarda las modificaciones
realizadas en el libro de trabajo con el mismo nombre. Debe ir seleccionándolo
a medida que trabaja para ir guardando los cambios.
Guardado automático
Excel puede ir haciendo el guardado
automático, para ello, seleccione el comando Herramientas / Complementos, active el complemento Autoguardar. Una vez activado, en el
menú Herramientas aparece el comando
Autoguardar en donde puede
configurar el intervalo para guardar, además de otras opciones.
Abrir un archivo
Para abrir un archivo seleccione el comando Abrir del menú Archivo o bien haga clic en el botón Abrir de la barra Estándar.
El cuadro de diálogo es muy parecido al de guardar un archivo. Debe buscar la
localización donde guardó el archivo a través del cuadro de lista desplegable Buscar en. Por defecto aparecerá la
carpeta que haya establecido en el comando Herramientas
/ Opciones. Si tiene que abrir un libro con extensión distinta a xls, seleccione el formato en la lista Tipo de archivo.
Crear un libro nuevo
Para crear un libro de trabajo nuevo haga
clic en el comando Nuevo del menú Archivo. Puede crear un libro por
defecto en blanco (seleccionando Libro
en la etiqueta General) o bien crear
un libro basado en una plantilla incorporada haciendo clic en la lengüeta Soluciones hoja de cálculo.
Excel incorpora tres plantillas para hoja de
cálculo. Si selecciona cualquiera de ellas y hace clic en Aceptar puede crear un libro basado en esa plantilla, es decir,
puede rellenarla con sus propios datos y guardarla como si de un libro nuevo se
tratase, sin que la plantilla original se modifique.
Cerrar un libro
Para cerrar un libro, seleccione el comando Cerrar del menú Archivo. Si el libro no se ha guardado todavía o se han realizado
últimas modificaciones aún no guardadas, Excel le pedirá que confirme si desea
o no guardar el libro.
Si pulsa la tecla <Mayús> mientras selecciona el menú Archivo, aparecerá el comando Cerrar
todo: cierra todos los libros abiertos del área de trabajo. En caso de que
haya alguno sin guardar, Excel preguntará si se quiere o no guardar ese libro
en concreto. Puede optar también por elegir la opción Sí a todo que guarda y cierra todos los libros abiertos.
LECCIÓN 2
Presentación de datos
Introducción
Uno de los aspectos más importantes para
desarrollar un trabajo es darle un formato para que la presentación acompañe a
los datos que se quieran mostrar.
Aplicar un formato
Un formato siempre irá aplicado a una celda o
rango de celdas. Por lo tanto, un formato se podrá aplicar antes de introducir
información en celdas o posteriormente cuando ya haya datos en ellas. Esto
último es lo que normalmente se hace para ajustar el tamaño de la fuente, el
ancho de las columnas, etc.
Siempre habrá que seleccionar previamente el
rango al que aplicar el formato. Este rango puede ser un rango disjunto.
Como regla general, se utilizarán los
comandos del menú Formato, los
comandos del menú contextual (aparece al hacer clic con el botón derecho del
ratón) o bien con los botones de las barras de herramientas para formato. Tanto
en el menú Formato como en el menú
contextual encontramos el comando Formato
de celdas, que es el que utilizaremos más a menudo.
Formato de texto
La mayoría de los botones de la barra Formato se pueden utilizar para cambiar
el formato de las celdas. Si activamos el comando Formato de celdas y activamos la ficha Fuente, podemos ver todos los formatos aplicables a las fuentes.
Podremos cambiar el tipo de fuente, el
tamaño, el color, el subrayado, si se trata de tachado, superíndice o
subíndice. No debe seleccionar un tamaño de fuente que no le proponga Excel, ya
que podrían ocurrir errores en la salida por impresora.
Generalmente es mucho más rápido utilizar la
barra de formato para aplicar un formato disponible en dicha barra. Cuando se
aplica un formato a una celda, en la barra de herramientas Formato aparecerá el botón correspondiente a dicho formato
“activado”. El cuadro de fuentes indica qué fuente estamos utilizando así como
su tamaño.
Fuente estándar
La fuente por defecto que utiliza un libro de
trabajo nuevo se puede cambiar en el comando Herramientas / Opciones, en la ficha General, en el cuadro Fuente
estándar.
Varios formatos en una sola celda
Si una celda contiene texto, podemos aplicar
varios formatos en ella. Esto es muy útil cuando, por ejemplo, queremos poner
subíndices o superíndices o bien resaltar un título, etc. Para aplicar un
formato de este tipo puede ir aplicando el formato a medida que escribe o bien,
una vez escrita la celda completamente, seleccionar el texto al cual se quiere
dar formato arrastrando el ratón.
Alto de filas y ancho de columnas
Cuando un texto no cabe en una celda, éste
invadirá las celdas adyacentes siempre que no exista texto en ellas. No ocurre
así con los números. Si un número es demasiado grande para el ancho de la
celda, aparecerán los símbolos ####. En estos casos y cuando se quiera cambiar
la apariencia de la hoja habrá que modificar el ancho de las columnas.
Para ello, puede situar el ratón en la línea
que separa los encabezados de las columnas, hacer clic, y sin soltar el ratón,
arrastrar hasta obtener el tamaño deseado. Al mover el ratón aparecerá una
indicación del ancho que alcanzará la columna si se suelta en ese determinado
momento.
Si en lugar de arrastrar el ratón hacemos
doble clic, el ancho de la columna se ajusta al texto más largo que hayamos
introducido en ella.
También se puede utilizar los comandos Fila y Columna del menú Formato.
Formatos de número
Cuando introduzcamos un dato en una celda,
Excel intentará interpretarlo como número e incluso le aplicará un formato
directamente. Si el número es demasiado grande para el tamaño de la celda,
Excel le aplicará el formato científico.
Pero lo más común es no añadir ningún formato
hasta que no hayamos terminado de introducir datos. Para modificar un formato
de número, seleccione la ficha Número
del cuadro de diálogo para dar formato a celdas.
En la ficha Número encontramos las diferentes categorías de formato de número.
Todas ellas presentan una muestra de cómo quedará el número una vez aplicado el
formato además de ofrecer una serie de opciones adicionales según la categoría
seleccionada.
Formato de número/texto
Hay veces en que debemos trabajar con valores
a priori numéricos pero que no son tales, como por ejemplo códigos postales. Si
introducimos en una celda 08080, Excel cambiará el valor a 8080 ya que ignora
los ceros a la izquierda. Podemos cambiar este efecto aplicando a las celdas el
formato de texto. En la ficha Número
seleccionando la categoría Texto.
En el caso de los códigos postales, si ya
tiene la columna escrita, también puede seleccionar el formato Código postal de la categoría Especial.
Formatos de fecha y hora
Los formatos de fecha y hora se pueden
cambiar en el cuadro de diálogo Formato
de celdas en la ficha de Número,
eligiendo las categoría Fecha y la
categoría Hora. Como ocurre con los
formatos de número, las fechas y las horas se rigen por sus propios códigos.
Para crear un formato de fecha personalizado, utilizaremos la letra d para el día, la letra m para el mes y a para el año. Para crear un formato de hora, usaremos h para hora, m para minuto y s para
segundos.
Formato para sumar horas
Muchos cálculos en la hoja implican la suma
de horas cuyo resultado sobrepasa las 24 horas. Tenemos un formato incorporado
para acumular horas en la categoría Hora.
El formato aparece como 37:30:55 y corresponde al código [hh]:mm:ss.
Por defecto Microsoft Excel 97 cuando suma
horas aplica el formato para acumular horas.
Formato de bordes
Uno de los aspectos mejorados de formato en
Excel 97, es la aplicación de bordes: podemos seleccionar el formato y observar
el resultado en una muestra. Para aplicar un formato de bordes, seleccione la
ficha Bordes dentro del cuadro de
diálogo al que conduce el comando Formato
/ Celdas.
En la sección Preestablecidos puede aplicar directamente un borde. Puede también
hacer clic en los botones de Borde, para aplicar un borde izquierdo,
derecho, interior, etc. También se puede hacer clic directamente con el ratón
en las áreas de la muestra para aplicar el borde directamente.
En cualquier momento puede cambiar el estilo
de la línea escogiéndolo de la lista Estilo.
También podemos utilizar la paleta portátil
de bordes para aplicar rápidamente un formato de bordes a las celdas. Haciendo
clic en la flecha de bordes de la barra Formato
obtenemos varias muestras de bordes aplicables directamente a las celdas
seleccionadas.
Los bordes que figuran en esta opción son de
uso común, para escoger alguno no listado aquí debe utilizar el comando.
Tramas
Podemos también cambiar el color de fondo de
un rango de celdas. Para ello, seleccione la ficha Tramas del cuadro de diálogo de Formato / Celdas o bien utilice el botón Color de relleno de la barra de herramientas Formato.
Alineación de celdas
Hasta ahora nos teníamos que limitar al
formato en horizontal y en vertical nada más, con los nuevos formatos podemos
obtener texto en diagonal, unión de celdas, etc.
Cuando se introduce un valor, Excel le aplica
una alineación por defecto según sea número o texto. Así los números se alinean
a la derecha y el texto a la izquierda. A esto se le conoce como la alineación General. Además y por defecto, Excel
alinea siempre en la posición Inferior
con respecto a la vertical.
En la ficha Alineación del formato de celdas, aparecen una serie de opciones
que vamos a describir.
La alineación Horizontal incluye la posibilidad de alinear texto al centro,
izquierda y derecha.
Ya es posible manipular en ángulo el texto
dentro de las celdas utilizando la opción Orientación.
Cuando se aplica este formato, Excel modifica automáticamente el alto de la
fila para dar cabida al texto.
La opción Ajustar texto hace que el texto introducido (o que se vaya a
introducir) en una celda no invada las celdas adyacentes sino que, sin
necesidad de modificar el ancho de la columna, la celda se amplíe en vertical y el texto aparezca en varias
líneas.
Se puede reducir el texto en una celda para
(sin modificar el alto de la fila) poder ver todo su contenido. Esto se
consigue con la opción Reducir hasta
ajustar.
La opción Combinar celdas, permite unir celdas tanto en horizontal como en
vertical.
Hay que tener en cuenta algunos
comportamientos de las celdas combinadas:
·
·
Cuando se copian y pegan celdas combinadas, los
resultados son también celdas combinadas. Si la selección inicial contiene
celdas combinadas y celdas normales, el resultado será una combinación de
celdas combinadas y celdas normales.
·
·
Si se pegan datos sobre celdas combinadas pueden ocurrir
dos cosas: cuando se pega un valor único (una sola celda) en una celda
combinada solamente se pega el valor y se mantiene el formato de celda
combinada. Si copiamos y pegamos un rango de celdas sobre una celda combinada,
el resultado divide la celda en sus celdas originales.
Quitar líneas de división
Una vez que hayamos puesto bordes
personalizados a la hoja, no tiene sentido seguir mostrando las líneas de
división, y más cuando éstas sirven la mayoría de las veces como referencia
necesaria para la introducción de datos. Para quitarlas, seleccione el comando Herramientas / Opciones y en la ficha Ver desactive la opción Líneas de división.
Formato condicional
Se puede dar formato a las celdas dependiendo
de determinadas condiciones. Podemos resaltar los resultados de una fórmula que
deseemos supervisar y podremos identificar con facilidad celdas concretas
mediante la utilización de este tipo de formato.
Para seleccionar Formato condicional, debe activar la celda que le interesa y
seleccionar el comando Formato
condicional del menú Formato.
Las condiciones se pueden aplicar tanto a las
fórmulas como a los valores en las celdas y que el formato que se puede definir
es tanto para el tipo de letra como para los bordes y las tramas.
Cuando se necesita más de una condición para
conseguir los formatos adecuados, debe hacer clic en el botón Agregar>>
Formatos automáticos
Excel 97 incorpora una serie de formatos
predefinidos. Estos formatos automáticos se conocen como autoformatos e
incorporan formatos de fuentes, números, bordes, alineación, tramas, altos de
fila y anchos de columna, etc.
Para aplicar un autoformato seleccione un
rango de celdas y, a continuación, el comando Autoformato del menú Formato.
Nos muestra un cuadro de diálogo, en la parte izquierda del mismo vemos los
nombres de los autoformatos y en la derecha una muestra de los mismos.
Puede aplicar sólo determinados formatos
seleccionándolos de entre los que aparecen en la parte inferior del cuadro de
diálogo. Si no aparecen estos formatos, haga clic en el botón Opciones>>.
Excel 97 determina los niveles de detalle,
revisa dónde aparece texto, fórmulas, subtotales, etc. y aplica los formatos
según convenga.
Copiar y eliminar formatos
Excel 97 incluye un botón denominado Copiar formato (representado por una
brocha), que le permite aplicar formatos a una celda o rango de celdas iguales
a los que tienen otras de un modo muy rápido.
Para hacerlo, seleccione primero la celda
cuyo formato quiere copiar a otra. Seguidamente, haga clic en el botón antes
mencionado y vuelva hacerlo en la celda o celdas que desee aplicar el formato.
Si lo que desea es poder aplicar el mismo
formato en varias zonas de la hoja, haga doble clic sobre el botón Copiar formato y repita la operación
tantas veces como desee. Pulse la tecla <Esc> para desactivarlo.
Insertar y eliminar filas y columnas
Para insertar una fila o una columna,
seleccione una celda de la fila o columna delante de la cual desea insertarla.
Una vez hecho esto, seleccione el comando Filas
o Columnas del menú Insertar. Para eliminar una fila o
columna completa, ha de seleccionar la fila o columna que desea eliminar y,
después, el comando Eliminar del
menú Edición.
Insertar y eliminar rangos de filas y columnas
Es muy probable que nos veamos obligados a
insertar o eliminar un determinado número de filas y/o columnas de nuestra hoja
de cálculo.
Para insertar un rango de filas y/o columnas
debe comenzar por seleccionar la celda a partir de la cual desea realizar la
inserción. Después seleccione el comando Celdas
del menú Insertar. Le aparece un
cuadro de diálogo, seleccione la opción más adecuada en cada caso y haga clic
en el botón Aceptar.
Para borrar un rango de celdas, el proceso es
muy similar. Seleccione las filas y columnas que desea eliminar y, después, el
comando Eliminar del menú Edición. El cuadro de diálogo que le
aparece es muy similar al anterior y también le preguntará si desea eliminar
todas las filas o columnas del rango seleccionado en la hoja.
LECCIÓN 3
Nombres, fórmulas y funciones
Introducción
Veremos qué son y cómo se emplean los nombres
en las hojas de cálculo, veremos manejo de fórmulas, funciones y nuevas
facilidades para el manejo de datos en hojas de cálculo.
Nombres
Los nombres nos van a servir para identificar
celdas o grupos de celdas en la hoja de cálculo. Podremos utilizarlos dentro de
fórmulas para hacer referencia a celdas.
Definir nombres
El objetivo de los nombres es hacer más fácil
la referencia a áreas o variables contenidas dentro del libro de trabajo. Al
definir un nombre aparece, no sólo la celda a la que hace referencia, sino también
la hoja dentro del libro de trabajo en la que este nombre está definido.
Si seleccionamos la opción Nombres del menú Insertar nos aparecerá un menú con diferentes opciones. Recuerde
que si alguna de las opciones aparece atenuada es porque en este momento se
trata de una opción no disponible. Una vez que seleccionamos Insertar vamos a la opción Nombres. Nos aparece el segundo menú en
el que podemos ver las opciones posibles para nombres: Definir, Pegar, Crear y Aplicar.
Observamos que alguna de ellas aparece en
gris atenuado. Esto quiere decir, como ya sabemos, que en este momento y con
las operaciones que estamos realizando no están disponibles.
Si seleccionamos la opción Definir, nos pide definir nombre, le
ponemos un nombre y haremos clic en el botón Agregar.
En la parte inferior aparece el cuadro Se refiere a, aparece el nombre de la
hoja en la que nos encontramos seguido de la celda para la que vamos a definir
el nombre como referencia absoluta.
Una vez que haya agregado el nombre haga clic
en el botón Aceptar para cerrar este
cuadro de diálogo.
El proceso para definir nombres para un rango
de celdas es exactamente el mismo.
Pegar nombre
Una vez que ya tenemos definidos los nombres,
podemos empezar a utilizarlos en todas las fórmulas y funciones de nuestro
libro de trabajo. Si lo que queremos es que nos aparezca en otra celda el valor
de alguno de los nombres anteriormente definidos seleccionamos Pegar. Aparece un cuadro de diálogo, en
él veremos todos los nombres definidos en la hoja. Seleccionamos el que
necesitamos y hacemos clic en el botón Aceptar.
Eliminar nombres
Para eliminar nombres de un libro de trabajo
debe de ir al cuadro de diálogo de Definir
nombre. Si observa este cuadro de diálogo, hay un botón con el texto Eliminar.
Seleccione, uno a uno, todos aquellos nombres
que desee hacer desaparecer del libro de trabajo y haga clic en este botón. Los
nombres desaparecerán de la hoja.
En todas las celdas en las que se utilizasen
los nombres borrados le aparecerá un error del tipo #NOMBRE.
Funciones
Las funciones son herramientas de cálculo que
Microsoft Excel pone a nuestra disposición para ser usadas en hojas de cálculo.
Pueden usarse para tomar decisiones sobre los
valores que se ponen en una celda, pueden devolver valores o llevar a cabo
acciones y pueden realizar también gran variedad de cálculos distintos.
Para que las funciones cumplan su cometido es
necesario, en la mayoría de los casos, facilitarles unos datos. Estos datos son
los que se conocen como argumentos de la función. Pueden ser de diferentes
tipos, como veremos posteriormente y su número depende de la función de que se
trate.
Sintaxis de las funciones
Las funciones en Excel tienen la siguiente
sintaxis:
=NOMBRE_FUNCION(argumento1;argumento2; . . .)
Van siempre precedidas del signo igual y, a
continuación, el nombre de la función seguido de un paréntesis que contendrá
todos los argumentos separados por punto y coma (;). Los paréntesis son
imprescindibles, incluso si la función no lleva argumentos.
En caso de que alguno de ellos falte, Excel
le avisará con un mensaje de error. Cuando alguno de los argumentos sea un
rango de celdas, éste irá limitado por la primera celda del rango seguida de
dos puntos (:) y la última celda del mismo.
Veamos el siguiente ejemplo:
=SUMA(A1:A4;A8) nos devuelve el resultado
A1+A2+A3+A4+A8
=SUMA(A1;A4;A8) nos devuelve el resultado
A1+A4+A8
Argumentos de las funciones
Los argumentos son los valores que
facilitamos a las funciones para que éstas nos devuelvan un resultado o lleven
a cabo algún tipo de acción. El número de argumentos que una función puede
llevar depende del tipo que ésta sea.
Como argumento de las funciones podemos usar
los siguientes:
Números: SUMA(43;56;345)
Rangos: SUMA(A1:A24)
Texto: MAYUSCULAS(“jesús”)
Nombres: PRODUCTO(Cantidad;Dólar_peseta)
Valores lógicos: SI(A1<23;89;A1)
Valores de error: ERROR.TYPE(#NAME)
Referencias: MAX(A1:A34)
Matrices: SUMAPRODUCTO(A1:10;B1:B10)
Vacío (ningún argumento): PI()
Otras funciones: SUMA(MAX(A1:A34);B1:B34)
Utilización de las funciones
Para introducir una función en una celda,
puede hacerlo escribiendo directamente el nombre de ésta precedido del símbolo
igual (=) y con los argumentos o puede hacer clic en el botón fx que aparece en la barra de
herramientas Fórmula. En este
segundo caso, le aparecerá un cuadro de diálogo, en el que podrá seleccionar la
fórmula que desee.
Este cuadro de diálogo presenta dos partes.
En la izquierda aparecen agrupadas las funciones en 11 categorías. En realidad
son 9, ya que las dos primeras representan las funciones más recientemente
utilizadas y la totalidad de las funciones disponibles. En la parte derecha nos
aparecen las funciones que corresponden a la categoría seleccionada.
En la parte inferior podemos ver la función
que se encuentra seleccionada con los argumentos que emplea y una pequeña
descripción de su resultado.
Una vez seleccionada la fórmula de esta
manera y después de hacer clic en el botón Aceptar,
le aparecerá un nuevo cuadro en el que deberá introducir los argumentos de la
función seleccionada.
Los argumentos que le aparezcan en negrita
son argumentos obligatorios, mientras que los que estén con forma normal son
opcionales.
A medida que active cada argumento, en la parte
inferior le aparecerá una breve explicación de qué es este argumento.
Vaya rellenando todos los argumentos, bien
escribiendo un valor, bien haciendo clic en la celda correspondiente de la
hoja. Para pasar de uno a otro basta pulsar la tecla <Tab> del teclado o hacer clic en el cuadro siguiente.
En la parte inferior de este cuadro de
diálogo aparece el resultado que la función le va a devolver a medida que vaya
añadiendo o modificando argumentos. Este valor no aparecerá hasta que todos los
argumentos obligatorios hayan sido completados.
Una vez que los haya completado haga clic en Aceptar y le aparecerá el valor en la
celda seleccionada.
Autocorrección de errores
Otra de las características de Excel 97 es su
facilidad para fijar algunos errores más comunes en el proceso de creación de
una fórmula o cuando estamos introduciendo argumentos en una función. Para
todos los errores, el ayudante de Office muestra un mensaje con una versión
corregida de la fórmula y nos ofrece la
posibilidad de aceptarla o no.
LECCIÓN 4
Impresión de documentos
Selección y configuración de la impresora
Como en cualquier otra aplicación, el primer
paso para poder imprimir un documento es la selección de la impresora. En la
mayoría de los casos se tratará de la impresora que esté conectada físicamente
a nuestro ordenador. Si estamos conectados a
una red local, es muy posible que dispongamos de varias impresoras y
podamos seleccionar cualquiera de ellas para imprimir nuestros documentos.
Tanto en un caso como en otro, no debemos
olvidar que, con la independencia de la impresora a la que podamos estar
conectados, nosotros podemos tener configurado Windows 95 para poder trabajar
con varias diferentes mediante la instalación de los controladores necesarios
para ellas. Cuando hablemos de seleccionar una impresora, en realidad de lo que
estaremos hablando será de activar el controlador de esa impresora.
El primer paso para poder imprimir es
comprobar que Windows 95 tiene instalado el driver correspondiente a la
impresora que queremos utilizar. Seguiremos los siguientes pasos:
·
·
Seleccione el comando Imprimir del menú Archivo.
·
·
Haga clic en la opción Nombre de la sección Impresora,
que aparece en la parte superior del cuadro de diálogo, y comprobará que le
aparece una lista con las impresoras y dispositivos de salida instalados.
·
·
Seleccione la que desee utilizar para imprimir el
documento.
Cuando haya seleccionado la impresora, haga
clic en el botón Aceptar. Si desea cambiar
o comprobar cuál es la configuración de la impresora que acaba de seleccionar,
haga clic en el botón Propiedades,
que se encuentra a la derecha de la lista de impresoras.
Si, una vez realizadas las operaciones
anteriores, hacemos clic en el botón Aceptar,
comienza la impresión de nuestra hoja de cálculo con las opciones que hayamos
elegido.
Si la impresora conectada es siempre la
misma, no hace falta repetir los pasos anteriores cada vez que se imprima una
hoja de cálculo.
Si la impresora sobre la que quiere imprimir sus documentos no se
encuentra en la lista que vimos anteriormente, deberemos dirigirnos al Panel de control de Windows 95 y, desde allí, instalar el
controlador correspondiente.
Impresión de documentos
Una vez seleccionada la impresora, y desde el
mismo cuadro de diálogo, podemos definir qué páginas de la hoja de cálculo y
cuántas copias queremos imprimir. Del mismo modo, y a través de la sección Imprimir de este cuadro de diálogo,
definiremos qué parte del libro de trabajo deseamos imprimir. Las tres opciones
que tenemos son las siguientes:
·
·
Selección: imprime el rango de celdas
seleccionado en cada una de las hojas seleccionadas. Si las zonas seleccionadas
no son adyacentes, cada zona se imprimirá en una hoja diferente.
·
·
Hojas seleccionadas: imprime el área de
impresión definida en cada una de las hojas seleccionadas del libro de trabajo.
Si alguna hoja no tiene área de impresión definida, imprime la hoja completa.
·
·
Todo el libro: imprime todo el libro de
trabajo, es decir, todas las hojas del libro basándose en el área de impresión
definido en cada una de ellas. Si alguna no tiene un área de impresión
definida, al igual que en el caso anterior, imprime toda la hoja.
Área de impresión
Hemos hablado hasta ahora de cómo seleccionar
la impresora a la que queremos enviar nuestros documentos, cómo configurarla y
las diferentes posibilidades de impresión, pero no hemos dicho aún cómo
seleccionar la zona de la hoja de cálculo que queremos que se imprima.
Para definir el área de impresión de una hoja
de cálculo sólo debe seguir los siguientes pasos:
·
·
Seleccione dentro de la hoja de cálculo las celdas que
desea imprimir.
·
·
Active la opción Área
de impresión del menú Archivo.
·
·
Seleccione la primera de las opciones que le aparecen, Establecer área de impresión.
Si, después de realizar esta operación, su
hoja de cálculo ha crecido o el área de impresión ha cambiado, repita los pasos
anteriores para redefinir el área de impresión tantas veces como sea necesario.
También puede borrarla mediante la opción Borrar
área de impresión. Si la zona que definimos como área de impresión no está
formada por celdas adyacentes, cada zona se imprimirá en una hoja distinta. Lo
mismo sucederá si estamos imprimiendo varias hojas simultáneamente. Cada hoja
del libro se imprimirá en una hoja de papel distinta.
Una vez definido este rango de celdas como
área de impresión, cada vez que imprimamos la hoja del libro o el libro entero,
y salvo que tenga seleccionada la primera opción de Imprimir, Selección, se
imprimirá esta zona de la hoja. Tenga por lo tanto en cuenta que, si añade
datos fuera de este rango y no redefine el área de impresión, estos datos no le
aparecerán en su impresión.
Otro detalle que debe tener en cuenta es que
si elige la opción Selección a la
que antes hacíamos mención, al imprimir hojas de cálculo no se tiene en cuenta
la definición de Área de impresión. Es
decir, se va a imprimir el rango o rangos de celdas seleccionados al realizar
la impresión, con independencia de la zona que tengamos marcada como área de
impresión.
Configurar página
Esta opción del menú Archivo es la que nos va a facilitar mayor número de posibilidades
para la presentación de nuestros documentos. En él podemos observar que tiene
cuatro fichas que iremos viendo en este apartado. Asimismo, podemos ver el
botón Imprimir, el botón Opciones que nos lleva al cuadro de
diálogo para configurar la impresora y el botón Vista preliminar que ya mencionamos anteriormente y que se verá un
poco más adelante.
En el caso de tener seleccionado un gráfico
cuando se active este cuadro de diálogo, la última ficha, Hoja, cambia por otra de nombre Gráfico. Además de esto, las opciones agrupadas en cada ficha
también sufren variaciones.
Página
Las opciones disponibles en esta ficha, vamos
a ver lo que significan de una forma muy breve. Algunas de ellas ya las vimos
al estudiar el cuadro de diálogo de la opción Impresión.
Orientación
Como en versiones anteriores, ésta puede ser
vertical y horizontal.
Escala
Tenemos dos opciones, también como en
versiones anteriores. La primera, Ajustar
al, nos permite definir el tamaño del documento impreso como un porcentaje
del tamaño real. La segunda, Ajustar a,
nos permite definir cuántas páginas de alto y cuantas de ancho queremos que
ocupe nuestro documento. Si elegimos esta última opción podemos hacer que una
hoja determinada nos ocupe una sola hoja de papel, diciéndole que lo encaje en
una página de ancho por una página de alto. Excel 97 ajustará la escala al
tamaño que sea necesario, de manera que toda su hoja de cálculo quepa en una
página.
Tamaño de papel
Dependiendo de la impresora que tenga
conectada a su ordenador, podrá tener diferentes tamaños posibles de página
tanto para hojas normalizadas A4 o A3, como para sobres.
Calidad de impresión
Al igual que en el caso anterior, ésta
depende de la impresora que usted tenga seleccionada.
Primer número de página
Por defecto, en esta posición encontrará la
palabra Automático. Esto quiere
decir que comenzará por el número 1 cuando pagine su documento. Si las hojas de
cálculo que va a imprimir van a formar parte de un documento mayor, puede hacer
que en las hojas de cálculo aparezcan impresos los números de página que
correspondan en el documento que vaya a presentar. De esta manera, el documento
conservará la uniformidad y la presentación ganará en calidad.
Márgenes
Desde el cuadro de diálogo anterior, pero
seleccionando la ficha márgenes, podemos fijar los márgenes superior, inferior,
izquierdo y derecho del documento que va a imprimir. También podemos fijar los
márgenes para los encabezados y pies de página. Por defecto los márgenes que
aparecen son todos cero. Le recomendamos que los modifique porque si no, los
datos aparecerán muy próximos a los extremos de la hoja impresa.
Las opciones que aparecen centradas en la
opción Centrar en la página le
permiten centrar el área de impresión en la superficie definida para la
impresión. Puede centrar horizontal y verticalmente por separado si lo desea.
Como consejo práctico puedo sugerirle que utilice el centrado horizontal para
la impresión de hojas de cálculo con datos numéricos puesto que su presentación
de esta manera es más profesional. El centrado vertical es práctico para
gráficos y si se están haciendo transparencias.
Encabezado/pie de página
De cara a tener un mayor control de los
documentos una vez impresos, es interesante en muchas ocasiones que, al
imprimirlos, estos aparezcan con sus números de página o incluso con los
nombres del libro de trabajo o la hoja de cálculo. Excel 97 le permite utilizar
el encabezado y pie de página para hacerlo.
Por defecto, no agrega ninguna información a
las cabeceras y pies de página de las hojas de cálculo, pero desde este cuadro
de diálogo nos permite definirlos. Cuando lo hacemos, debemos tener en cuenta
que éstos son locales a cada hoja del libro de trabajo. Si lo que queremos es
definir un encabezado y/o pie común a todas o parte de las hojas de un libro,
debemos seleccionar este conjunto de hojas y, después, definir los encabezados
y pies que deseemos.
En la ficha correspondiente a esta lengüeta
observamos dos botones que permiten personalizar el encabezado y pie de cada
página. Si hace clic en cualquiera de ellos le aparecerá un cuadro de diálogo.
En él puede ver tres grandes cuadros que se corresponden con las partes
derecha, central e izquierda de su cabecera/pie de página. En cada uno de ellos
puede introducir lo que desee. Si lo que quiere hacer es introducir un texto
cualquiera no tiene más que escribirlo y le aparecerá en la posición que elija
cuando imprima su documento.
En la parte superior de estos cuadros blancos
aparecen una serie de iconos. Vamos a describirlos brevemente.
El primero es equivalente a Formato Fuentes. Para usarlo,
seleccione el texto o código que haya introducido y luego haga clic en este
icono. Le aparecerá un cuadro de diálogo ya conocido. Desde él puede cambiar el
tipo de letra, su tamaño, sus características, etc.
A continuación hay una pareja de iconos que
le imprimirán el número de página y el número total de páginas que tiene su
documento. La siguiente pareja de iconos hacen que aparezca la fecha y la hora
en que el archivo se imprimió.
El último grupo de iconos le imprime el
nombre de la hoja y el nombre del libro de trabajo.
Como habrá comprobado al hacer clic en
cualquiera de estos iconos, aparece un código entre corchetes con el símbolo
& delante. Cuando vuelva al cuadro de diálogo, comprobará cuál es el texto
real que aparecerá. No obstante, le reproducimos aquí los códigos y su
significado para que pueda consultarlos en cualquier momento:
&[Página] Página
dentro del documento.
&[Páginas] Páginas totales.
&[Fecha] Fecha
de impresión.
&[Hora] Hora
de impresión.
&[Archivo] Nombre del libro de trabajo.
&[Etiqueta] Nombre de la hoja de cálculo.
Hoja
Área de impresión
En apartado anterior vimos como definir el
área de impresión desde el menú Archivo.
Si lo hicimos así, en este campo nos aparece el rango de celdas que hemos
definido anteriormente como área de impresión. Si no hemos definido aún un área
de impresión, podemos hacerlo en esta ficha. Para ello debemos activar el
cuadro de edición correspondiente y seleccionar el rango de celdas que deseamos
imprimir. Para hacerlo basta con dirigirse a la hoja de cálculo y seleccionar
con el ratón las celdas que queremos imprimir.
Por último, mencionaremos que si se
seleccionan filas o columnas enteras como área de impresión sólo se imprimirá
hasta la última columna o fila que tenga datos o sobre la que se haya aplicado
un formato.
Imprimir títulos
Cuando la hoja que quiere imprimir es de
grandes dimensiones, Excel la divide en partes más pequeñas ajustándolas al
tamaño y orientación de la página. Los lugares por los que Excel dividirá su
documento puede verlos, una vez que haya definido su área de impresión,
delimitados por líneas de trazo discontinuo.
Esta división tiene el inconveniente de que
los títulos con los que se identifica a las filas y las columnas dejarán de
aparecer en algunas hojas. La primera tendrá todo correctamente identificado,
mientras que a las siguientes les faltarán los títulos de las filas, de las
columnas o ambos, dificultando la compresión de los datos.
Para evitar esto, Excel le permite definir
filas y columnas como títulos, de modo que aparezcan siempre sea cual sea la
página que se imprime.
Para hacer que en todas sus hojas
correspondientes al mismo documento se repitan las filas y/o columnas que
desee, active los cuadros de texto Repetir
filas en extremo superior y Repetir
columnas a la izquierda seleccionando las filas y columnas que desee.
Utilice como en la opción anterior, el botón Selección de rangos si el cuadro de diálogo no le permite ver con
claridad su hoja de cálculo.
Imprimir
En este apartado podemos definir una serie de
elementos auxiliares a la impresión.
·
·
Líneas de división: esta opción aparece siempre
activada por defecto. Si usted ha aplicado un formato a la hoja de cálculo
poniendo bordes o sombreados, desactive la impresión de estas líneas para
obtener el efecto deseado. De no hacerlo así, todas las líneas entre las celdas
se imprimirán, estén o no marcadas.
·
·
Blanco y negro: active esta opción si en
su hoja tiene definidos formatos en color y la impresora en la que su documento
va a ser impreso es en blanco y negro. De esta manera, Excel convertirá los
colores a tonos de grises y la impresión ganará en calidad.
·
·
Calidad de borrador: si activa esta opción, el
contenido de su hoja se imprimirá con una calidad menor a la que podría tener,
pero su impresión se hará más rápida.
·
·
Títulos de filas y columnas: seleccionando
esta opción, aparecerán al imprimir su hoja de cálculo las letras y los números
de las columnas y filas que haya seleccionado para enviar a su impresora.
·
·
Comentarios: Los comentarios pueden
escribirse como aparecen en la hoja o al final de la misma. Si selecciona Al final de la hoja, se imprimirán en
hojas independientes. Si selecciona Como
en la hoja y estos están visibles en la misma, al imprimir su documento,
éstos aparecerán de la misma manera que en su pantalla.
Vista preliminar
La vista preliminar, se trata de una
presentación en pantalla de nuestro documento tal como quedaría si lo enviamos
a la impresora. Para acceder a esta vista preliminar, en el cuadro de diálogo Imprimir y en el Configurar página que hemos visto en el apartado anterior con todo
detalle, aparece un botón que nos lleva a esta situación.
También, en el menú Archivo, aparece un comando llamado Vista preliminar. Tanto si elegimos esta opción del menú como si
hacemos clic en alguno de los botones anteriormente mencionados, obtendremos en
la pantalla una imagen completa del documento que vamos a imprimir.
Al mover el puntero del ratón hacia el
interior de la hoja dibujada en su pantalla, éste cambia de forma
convirtiéndose en una lupa. Si ahora hace clic, obtendrá una ampliación de la
zona de la hoja sobre la que se encontraba su puntero. Vuelva a hacer clic para
volver a ver la hoja completa.
En la parte superior aparecen una serie de
botones que a continuación vamos a definir.
·
·
Siguiente. Al presionarlo nos aparece
la siguiente página en pantalla. Si nuestro documento tiene una sola página,
este botón aparece desactivado.
·
·
Anterior. Al presionarlo nos aparece
la página anterior. Como para el botón Siguiente,
si nuestra hoja es de una sola página, aparecerá desactivado.
·
·
Zoom. Al presionarlo nos amplía
la vista preliminar. Es el mismo efecto que el comentado anteriormente al
cambiar el puntero del ratón de la flecha a la lupa.
·
·
Imprimir. Al presionarlo nos aparece
el cuadro de diálogo, Imprimir.
·
·
Configurar. Al presionarlo nos aparece
un cuadro de diálogo parecido al Configurar
página. La única diferencia con él es que han desaparecido algunos botones.
·
·
Márgenes. Al hacer clic en este
botón nos aparecen unas líneas en la hoja que nos delimitan los distintos
márgenes definidos a través del cuadro de diálogo correspondiente a la ficha Márgenes de Configurar página. Si coloca el puntero de su ratón encima de estas
líneas, éste cambiará de forma. Si en ese momento hace clic y, sin soltar,
arrastra, podrá cambiar sobre la presentación preliminar los márgenes de su
documento. Tiene acceso a todos los márgenes definidos, superior, inferior,
izquierdo y derecho, y también a los definidos para el encabezado y pie de
página. Si observa, tanto en la parte superior como en la inferior, hay dos
líneas diferentes. Las más próximas a los extremos de la hoja se corresponden
con estos dos conceptos. Si se mueven, los encabezados y pies de página cambian
también de posición. Además de estas líneas que hemos mencionado, en la parte
superior de la pantalla nos aparecen, al hacer clic en el botón Márgenes, unas líneas que se
corresponden con las columnas que se van a imprimir. Si coloca el puntero de su
ratón en la vertical de cualquiera de estas líneas, éste cambiará también de
forma. Si hace clic y arrastra el ratón, podrá cambiar el ancho de la columna
en la que lo haga. De esta manera podrá realizar los últimos trabajos de
aplicación de formatos de la hoja antes de enviarla a la impresora.
·
·
Vista normal. Nos presenta la hoja de
cálculo tal como aparece al trabajar normalmente en ella. Este botón le aparece
si accede a esta pantalla desde la vista previa de saltos de página que veremos
a continuación.
·
·
Saltos de página. Este botón sólo aparece
cuando el área de impresión ocupa más de una página.
Saltos de página
Cuando definimos un área de impresión en
nuestra hoja, Excel 97, teniendo en cuenta los márgenes y el espacio que ocupan
los datos que queremos imprimir, divide éstos en páginas cuando en una sola no
es posible imprimirlos. Esta división la realiza con un único criterio:
completa toda la superficie imprimible en una página y el resto lo intenta
encajar en la siguiente.
Al hacer esta división, es posible que divida
la hoja por alguna fila o columna que no sea la más apropiada para los datos
que queremos imprimir. Para forzar los
saltos de página en alguna posición concreta, seleccione la fila o la columna
delante de la cual quiere que se produzca. Después active el comando Salto de página del menú Insertar.
Si desea eliminar un salto de página definido
para una hoja, el proceder es el mismo. Seleccione la fila o la columna delante
de la cual está definido este salto y vuelva al menú Insertar. Comprobará que la opción anterior ha cambiado por otra, Quitar salto de página. Actívela y el
salto desaparecerá.
Si se desea comprobar con más claridad dónde
le ha colocado Excel los saltos de página, active la opción Vista previa de salto de página del
menú Ver.
Observe como las páginas se muestran de una
forma más clara y cómo los saltos de página aparecen marcados de una manera
mucho más clara con líneas discontinuas de color azul. Si coloca el puntero del
ratón encima de ellas verá cómo éste cambia de forma permitiéndole desplazar el
salto de página a otra posición. Si lo hace la línea discontinua se convierte
en una línea continua mostrándole que se trata de un salto de página no
sugerido por Excel, sino modificado por el usuario.
LECCIÓN 5
Gráficos
Introducción
Los gráficos son, sin duda, una de las
herramientas más vistosas y potentes de Excel. Veremos su creación y su
formato. Excel 97 incorpora gran número de menús contextuales que aparecen al
pulsar el botón derecho del ratón.
El asistente para gráficos
El primer paso para la generación de un
gráfico es la elección de los datos que queremos representar.
El Asistente
para gráficos no es más que un conjunto de cuadros de diálogo que nos
permiten la realización de un gráfico paso a paso. En cada cuadro de diálogo,
Excel nos pedirá conformidad a unos datos que nos irá presentando. También nos
permitirá cambiar y agregar elementos a nuestro gráfico.
Hay dos maneras de llamar al Asistente para gráficos. La primera de
ellas, aunque seguramente no la que más vaya a utilizar, consiste en
seleccionar el comando Gráfico del
menú Insertar.
La segunda forma de acceder al Asistente para gráficos es a través del
botón que se encuentra en la barra de herramientas. Tanto en un caso como en el
otro, llegaremos a un cuadro de diálogo, que es el primer paso del Asistente para gráficos al que antes
hacíamos mención.
En este primer cuadro, tenemos todos los
gráficos disponibles, así como los subtipos incluidos en ellos. Disponemos de
14 tipos diferentes de gráficos.
Seleccione el tipo más conveniente para los
datos que va a representar. Para ver una imagen preliminar, haga clic sin soltar
el botón del ratón en el botón Presionar
para ver muestra, que se encuentra debajo de los subtipos. El cuadro Subtipo de gráfico cambia por otro
denominado Muestra que le presentará
su gráfico. Una vez elegido el gráfico, haga clic en el botón Siguiente para continuar con el proceso
de elaboración del gráfico.
Una vez hecho esto, Excel le presenta un
nuevo cuadro de diálogo. Bajo la lengüeta Rango
de datos, vemos la apariencia de nuestro gráfico, así como el rango de
celdas marcado en la hoja de cálculo. Desde la lengüeta Serie, podemos comprobar cuáles son las series que forman parte de
nuestro gráfico.
El siguiente paso del Asistente para gráficos nos muestra un cuadro de diálogo, en él
vemos 6 lengüetas diferentes, cada una de las cuales hace referencia a alguno
de los elementos del gráfico. Dependiendo del gráfico que hayamos seleccionado,
el contenido de cada una de estas fichas será diferente.
En la primera ficha, Títulos, podemos definir el título que tendrá el gráfico y los
títulos para los ejes de abscisas y ordenadas. En el caso de haber seleccionado
alguno de los gráficos en tres dimensiones, podemos definir el título de cada
uno de los tres ejes.
Desde la ficha Eje, podemos definir qué ejes queremos que aparezcan en nuestro
gráfico y cuales no. Además de los ejes, Excel nos permite incluir en nuestro
gráfico Líneas de división que
ayudan a ver los valores que alcanzan los datos, la inclusión de líneas
secundarias a veces sobrecarga la representación de los datos, pero puede ser
interesante para saber entre que valores se hallan los mismos.
La Leyenda
es otro de los elementos fundamentales en un gráfico. Excel nos permite hacer
que ésta aparezca así como definir en qué parte del gráfico vamos a
representarla.
La ficha Rótulos
de datos, nos ayuda a una mejor comprensión de los datos representados,
podemos hacer que junto a las series nos aparezca el valor que representan.
Si en la última ficha Tabla de datos, activamos la casilla Mostrar tabla de datos, veremos cómo en la parte inferior del gráfico
nos aparece una tabla con los datos que han dado origen al gráfico.
Una vez que hayamos seleccionado todas las
opciones adecuadas de estas fichas haremos clic en el botón Siguiente. De esta manera llegamos al
último paso del Asistente para gráficos.
Se nos muestra un cuadro de diálogo, Excel
nos ofrece la posibilidad de situar el gráfico como un objeto en la hoja de
cálculo en la que nos encontramos o
como una hoja independiente del libro de trabajo. Seleccione una de las dos
opciones y haga clic en Terminar.
Modificación de un gráfico existente
En la barra de menús nos ha aparecido uno
nuevo Gráfico. Al hacer clic sobre
él, vemos que tiene cuatro comandos agrupados en la parte superior. Si
seleccionamos cualquiera de ellos aparecen cuadros de diálogo que se
corresponden con los vistos con anterioridad.
Si, al decidir la ubicación del gráfico,
selecciona la opción Como objeto en la
hoja activa, comprobará cómo el gráfico le aparece delimitado por una línea continua.
Para activar el gráfico, sólo hace falta
hacer clic una vez sobre él. Al hacerlo, aparecen unos pequeños cuadrados
negros en las esquinas de la línea que delimita el gráfico y en el punto
central de las mismas. Si hace clic en ellos y arrastra, puede cambiar el
tamaño del gráfico dentro de la hoja de cálculo.
Para agregar una nueva serie al gráfico, es
suficiente seleccionarla en la hoja de cálculo, copiarla y pegarla en el
gráfico. Para eliminar una serie del gráfico puede seleccionarla en él y
apretar la tecla <Supr> de su
teclado.
Si queremos ver un gráfico incrustado en
nuestra hoja de cálculo como una ventana independiente, basta con activarlo y
seleccionar el comando Ventana de
gráfico del menú Ver.
Formateo de un gráfico
Cada uno de los elementos que forman parte
del gráfico que acabamos de crear puede adoptar un formato a nuestro gusto.
Al ir desplazando el ratón sobre
nuestro gráfico, éste nos mostrará un pequeño recuadro con el nombre de la zona
sobre la que estamos. De esta manera sabemos lo que seleccionamos si hacemos clic
con el ratón.
Cuando tenemos el gráfico seleccionado, las
opciones que los menús nos presentan son diferentes. Así, por ejemplo, el menú Formato pasa a tener solamente dos
comandos. El segundo de ellos es fijo, Hoja.
El primero varía según sea el elemento del gráfico que tengamos seleccionado.
Al seleccionar este primer comando nos va a aparecer siempre un cuadro de
diálogo con una o varias fichas según el elemento seleccionado.
Otra manera de dar formato a uno de los
elementos del gráfico es, una vez seleccionado, hacer clic en el botón que
aparece al lado de la lista desplegable de los elementos del gráfico. Este
botón es equivalente al comando anterior.
Área del gráfico
Las opciones que tenemos para aplicar formato
al área del gráfico, presenta tres fichas, alguna de las cuales veremos que es
común a otros elementos del gráfico.
La etiqueta Tramas nos permite actuar sobre los bordes y el área del gráfico.
En la casilla Muestra podemos ir
comprobando los efectos de las opciones que vayamos eligiendo antes de que los
cambios se actualicen en nuestro gráfico. Si hace clic en el botón llamado Efectos de relleno, aparece un cuadro
de diálogo, en él, Excel 97 nos presenta cuatro nuevas fichas con opciones para
dar una apariencia aún más profesional a nuestros gráficos. Desde estas fichas
tiene acceso a nuevas prestaciones que Excel 97 le presenta para dar una
apariencia más profesional a nuestros gráficos. Estas nuevas facilidades, como
los degradados, texturas, tramas e imágenes de fondo, ya se utilizaban en otras
aplicaciones de Microsoft.
La siguiente ficha, Fuente, es la misma que vimos en capitulo anterior. Desde la ficha Propiedades, podemos determinar si el
gráfico se moverá y cambiará de tamaño al hacerlo las celdas sobre las que está
situado y si se va a imprimir con la hoja de cálculo. Por defecto, se mueve y
cambia de tamaño con la hoja y siempre se imprime con ella.
LECCIÓN 6
Objetos e imágenes
Introducción
Hemos visto en el capítulo anterior las
grandes posibilidades que los gráficos nos ofrecen para la representación de
nuestros datos. Excel 97 incorpora nuevas herramientas para hacer nuestras
presentaciones más llamativas. A lo largo de este capítulo veremos algunas de
estas facilidades.
Dibujos
Como en versiones anteriores, en esta nueva
versión disponemos de una barra de herramientas denominada Dibujo.
Para hacer que aparezca en pantalla debe
seleccionarla desde el comando Barra de
herramientas del menú Ver.
Líneas y flechas
Como en las versiones precedentes de Excel,
en la barra de herramientas Dibujo
tenemos un botón q1ue nos permite trazar líneas y flechas entre diferentes
puntos y objetos de nuestra hoja de cálculo. Para trazarlas sólo debemos hacer
clic en uno de estos botones y trazar sobre la hoja de cálculo. Una vez hecho
esto, podemos realizar modificaciones en el Estilo de línea y el Tipo de
línea a través de los botones que aparecen en la parte derecha de la barra
de herramientas. Además podemos convertir una línea en flecha haciendo clic en
el botón Estilo de flecha.
Todas estas opciones se encuentran agrupadas
junto con otras que también afectan al formato de las líneas y otros objetos en
la primera opción que nos presenta el menú Formato
cuando seleccionamos una línea, una flecha o un objeto. Si lo hacemos, nos
aparece un cuadro de diálogo en el que podremos ver cuatro fichas. La primera
de ellas, Colores y líneas, nos
permite variar el color, el estilo y el grosor de nuestra línea, a la vez que
nos permite convertirla en flecha. En la parte superior hay una sección
denominada Relleno. Esta sección
aparece desactivada, como es lógico, para las flechas y las líneas pero se
activa para otro tipo de objeto como los rectángulos o las elipses que veremos
posteriormente.
La ficha Tamaño,
nos permite modificar el tamaño del objeto seleccionado. Existen dos maneras de
hacerlo. Escribiendo las medidas que deseamos en la sección Tamaño y rotación o escribiendo estas
medidas en la sección Escala como un
porcentaje del tamaño original. Si la casilla Bloquear relación de aspecto está activada, los valores Alto y Ancho cambian el uno respecto al otro.
La ficha Proteger
nos permite bloquear objetos para impedir que sean movidos, cambiados de lugar
o de tamaño, modificados o borrados. Este bloqueo tiene efecto, si protegemos
nuestra hoja de cálculo desde la opción Proteger
del menú Herramientas.
La ficha
Propiedades, nos va a determinar si los objetos se imprimen y cambian de
tamaño con la hoja de cálculo.
Mover y cambiar de tamaño con las celdas hace
que el objeto cambie de tamaño junto con el gráfico en el que se encuentre
definido o de las celdas que presenta debajo.
Mover, pero no cambiar tamaño con las celdas hace
que el objeto mantenga el tamaño con el que fue creado originalmente, pero se
moverá con las celdas que se encuentran debajo si las cambia de posición en la
hoja.
No mover, ni cambiar el tamaño con las celdas hace
que el objeto mantenga su tamaño y posición originales sean cuales sean las
operaciones que haga en el gráfico o la hoja de cálculo.
La casilla Imprimir objeto imprime el objeto cuando imprime el gráfico o la
hoja en la que han sido creados.
Todas estas opciones de formato de objetos
son comunes a varios de los objetos que vamos a ver. Por ello en numerosas
ocasiones nos referiremos a estas cuatro figuras en las secciones siguientes.
Rectángulos y elipses
Los rectángulos y elipses son otros de los
objetos más comunes en Excel. Para trazarlos debe hacer clic en el botón
correspondiente y dibujar el objeto del
tamaño que desee, después puede darles el formato deseado.
La barra de herramientas Dibujo, presenta dos botones para realizar algunas de las
modificaciones de una manera más rápida. Se trata de los botones Color de relleno y Color de la línea. Estos botones disponen de dos partes. La situada
más a la derecha nos muestra un color. Se trata del color que aplicará a
nuestro objeto si hacemos clic en esta parte del botón. La parte situada más a
la izquierda presenta una flecha que nos despliega más opciones para el formato
del objeto.
Cuando seleccionamos un objeto de este tipo y
elegimos la primera opción del menú Formato
nos aparece un cuadro de diálogo donde vamos seleccionando lo que deseamos
hacer.
Cuadros de texto
La barra de herramientas Dibujo dispone de un botón que permite trazar un cuadro en cuyo
interior se puede escribir texto en una hoja de cálculo o en un gráfico. Se
trata del botón Cuadro de texto.
Después de trazar el cuadro de texto del
tamaño y la forma que desee, se puede escribir texto en el interior del cuadro.
Para iniciar una nueva línea presione <Intro>.
Este objeto se utiliza para agregar pequeñas explicaciones a los gráficos y
hojas que se crean. Si selecciona el borde del cuadro de texto y, elegimos la
primera opción del menú Formato /
Formato cuadro de texto, aparecerá un cuadro de diálogo, como vemos,
presenta siete fichas. La ficha Fuente
ya se describió anteriormente. Las fichas Colores
y líneas, Tamaño, Proteger y Propiedades, fueron explicadas en el apartado
anterior.
La ficha Alineación
nos permite definir la alineación y orientación del texto dentro del cuadro.
La ficha Márgenes
nos permite definir el espacio entre los bordes de nuestro cuadro y el texto
que escribimos en el interior.
Si, en lugar de seleccionar el borde del
cuadro de texto, selecciona el texto que se encuentra dentro para modificar su
formato, el cuadro de diálogo que le aparece le presentará sólo la etiqueta Fuentes en lugar de las siete que vimos
anteriormente.
Autoformas
Excel 97 presenta nuevos objetos, conocidos
como Autoformas, que le ayudarán a
hacer sus hojas de cálculo aún más impactantes. En la barra de herramientas Gráfico hay un botón con el nombre Autoformas. Si hace clic en él le
aparece un cuadro de lista desplegable, en él aparecen siete categorías de
formas cada una de las cuales dispone además de varios subtipos.
Si una vez elegida la autoforma escribe
cualquier texto éste le aparecerá dentro de ella. Puede cambiar su tamaño para
hacer que el texto pueda ser visible en su totalidad.
Se pueden seleccionar las autoformas para
cambiar su formato, como ya vimos en apartado anterior.
Puede hacer clic también en los botones de la
barra de herramientas para cambiar el color del texto, del fondo y de las
líneas de las autoformas.
Imágenes
En versiones anteriores de Excel ya podíamos
trabajar con imágenes e insertarlas como objetos o como fondo de objetos,
celdas y hojas de cálculo. La manipulación de imágenes en Excel 97 ha sido
mejorada y ahora se puede controlar el brillo y el contraste con mucha
facilidad.
Insertar imágenes
Para insertar una imagen, seleccione el
comando Imagen del menú Insertar. Desde aquí puede insertar
tanto imágenes prediseñadas como autoformas y otros objetos. Seleccione la
opción Imágenes prediseñadas y le
aparecerá un cuadro de diálogo con cuatro fichas.
La ficha Prediseñada
nos presenta una serie de imágenes que acompañan a Office 97. Esta galería de
imágenes pone a su disposición 3.507 imágenes para ayudarle en sus
presentaciones. Seleccione la más apropiada en su caso y haga clic en el botón Insertar para pasarla a la hoja de
cálculo.
Las imágenes están agrupadas en categorías.
Por defecto aparecen todas, pero si selecciona una categoría, Excel sólo le
mostrará las imágenes de esa categoría. Si desea ver aumentada la imagen
seleccionada antes de insertarla, active la casilla de verificación Aumentar.
La ficha Imagen
nos muestra 139 imágenes digitalizadas. Se trata de imágenes reales, como si de
fotografías se tratase, no de dibujos realizados con el ordenador como eran las
imágenes que vimos con anterioridad.
La ficha Sonido
nos muestra una galería con 28 sonidos diferentes. Puede seleccionarlos y
reproducirlos antes de insertarlos en la hoja de cálculo haciendo clic en el
botón Reproducir. Una vez que el
sonido está insertado en la hoja de cálculo bastara hacer un doble clic para
que se reproduzca, Excel presenta un pequeño altavoz para indicar donde se
encuentra insertado el objeto sonido.
La ficha Vídeo
nos ofrece la posibilidad de insertar imágenes en movimiento. La biblioteca que
Office nos ofrece cuenta con 20 grabaciones de varios segundos cada una pero,
al igual que con los sonidos o las imágenes, podemos importar más desde
cualquier otra aplicación.
Una vez seleccionado el vídeo nos aparecerá
en la hoja. Para ejecutarlo, al igual que hicimos con los objetos sonido,
bastará hacer doble clic sobre él.
Cuando se inserta una imagen, se activa la
barra de herramientas Imagen.
Seguidamente vamos a describir la función de los diferentes botones de esta
barra de herramientas.
Control de imágenes
El primer botón que nos presenta esta barra
de herramientas es el botón Insertar
imagen, que nos va a permitir importar imágenes de bibliotecas externas. A
su lado se encuentra el botón Control de
imágenes, que nos permite cambiar la apariencia de la imagen en nuestra
hoja de cálculo. Por defecto nos aparecerá en modo automático, pero podemos
cambiar los colores entre las cuatro opciones que nos presenta el cuadro de la
lista desplegable de este botón.
Brillo y contraste
Los siguientes dos botones que aparecen en
esta barra de herramientas nos permiten aumentar y disminuir el contraste en la
imagen seleccionada. Los dos siguientes producen el mismo efecto sobre el
brillo de la imagen. Seleccione una imagen y haga clic sobre ellos para ver el
efecto que estos botones producen.
Formato de imágenes
Si selecciona una imagen para modificar su
formato, le aparecerá un cuadro de diálogo que presenta cinco fichas, cuatro de
las cuales ya están descritas al principio de este capítulo.
La ficha Imagen,
que reproducimos, nos permite cambiar el color y trabajar sobre el contraste y
el brillo de la imagen del mismo modo que vimos anteriormente con los botones
de la barra de herramientas.
Podemos también desde aquí recortar la imagen
para conservar sobre nuestra hoja de cálculo solamente una parte de ella.
En la barra de herramientas hay un botón
llamado Recortar que produce el
mismo efecto. La ventaja de utilizar el botón está en que podemos ver el efecto
del corte sobre la imagen simultáneamente a como lo vamos haciendo.
Puede ser interesante en algunas ocasiones
rodear nuestra imagen con una línea para distinguirla de otros elementos de la
hoja de cálculo, deberemos seleccionar el objeto y hacer clic en el botón Estilo de línea de la barra de
herramientas Imagen.
Si después de hacer todos los cambios, no
está muy convencido de cómo le queda la imagen y quiere empezar otra vez desde
el principio, puede recuperar la imagen original sin más que hacer clic, sobre
la imagen que ha modificado, en el botón Restablecer
imagen, que es el último en esta barra de herramientas.
WordArt
Es una herramienta común a otras aplicaciones
de Office 97. Incrementa la funcionalidad de las presentaciones gráficas y de
datos. No es una herramienta para competir con software de presentaciones
profesionales.
Insertar WordArt
El primer botón de la barra de herramientas
nos permite insertar un texto con alguna de las apariencias que WordArt nos
ofrece.
En esta pantalla sólo debe elegir el estilo
que desea para el texto que va a introducir. Haga clic en una de las opciones y
luego en el botón Aceptar, o haga
clic sobre una de las opciones. Una vez hecho esto, le aparecerá un cuadro de
diálogo, que le invita a introducir el texto que desea resaltar.
Una vez introducido haga clic en el botón Aceptar y el texto aparecerá insertado
en la hoja de cálculo.
Si desea modificar el texto introducido, haga
clic en el botón Modificar texto de
la barra de herramientas. También puede modificar el estilo haciendo clic en el
botón siguiente, Galería de WordArt.