Sistem Fail Sekolah ( Contoh Sahaja )
SISTEM FAIL DI SEKOLAH-SEKOLAH.
1. Definisi Fail.: Proses menyimpan rekod dan butir-butir untuk simpanan selamat.2. Latar Belakang Sistem Fail Di Sekolah.
Tiap-tiap buah sekolah mempunyai sistem fail sendiri,berbeza di antara sebuah sekolah dengan sekolah yang lain.Sesetengah daripada kelainan ini adalah seperti berikut: (i) Cara mengelaskan tajuk-tajuk besar dan pecahan tajuk kecil, (ii) Nomber fail untuk satu-satu tajuk berbeda di antara sekolah, (iii) Perkara-perkara yang boleh digolongkan dalam satu tajuk besar diasingkandan kesannya jadi bercampur aduk dan (iv) Kulit fail dan cara penulisan fail berbeza. Kulit fail mungkin dari fail tegak,lipat,spring dll.
Oleh sebab-sebab ini menjadi perkara biasa di sekolah :
(i) Sukar hendak mengesan/mencari fail .
(ii) Ada kecenderongan menambah nomber fail baru kepada nomber yang telah ada. Ini dibuat jika ada timbul sesuatu perkara/tajuk baru. Misalnya jika sebuah sekolah ini mempunyai 100 buah fail,akan ditambah nomber 101,102 dan seterusnya tanpa mengambil tajuk/perkara tersebut.Dengan ringkasnya tiada sistem/yang tersusun baik atau tidak mengikut prinsip-prinsip sistem fail memail.
3. Prinsip-Prinsip Sistem Fail-Memail :
(i) Tidak banyak menggunakan ruang fail berkulit nipis lebih baik dari berkulit keras.
(ii) Mudah disediakan dan disimpan.
(iii) Mudah dan murah diperolehi.
(iv) Cara yang mudah diperluaskan dan dipakai berterusan (Aktif).
(v) Rekod mudah dicari bila diperlukan,tanpa membuang masa banyak.
(vi) Beri cross-reference
(vii) Beri tanda bila dikeluarkan.
4. Memandangkan adanya ketidakseragaman dan sistem fail yang kurang memuaskan,boleh menimbulkan banyak masalah. Di antaranya (i) Penyimpanan rekod yang kurang kemas/teratur, (ii)Susah hendak mencari fail. Terpaksa membaca dari daftar fail dan (iii) Pengetua/kakitangan baru terpaksa mengambil masa memahami sistem/nomber fail sesebuah sekolah.
Proses ini berulang jika berlaku pertukaran pengetua dan pegawai di sekolah baru .Pengetua terpaksa mengambil masa memahami isi kandungan surat kerana jika ada kod/nomber fail yang surupa bagi semua sekolah. Pengetua akan tahu dengan segera maksud sesuatu surat dengan melihat nomber failnya sahaja.
5. Salah satu daripada cara-cara bagi melicinkan pentadbiran sekolah ialah dengan adanya suatu sistem fail yang baik dan seragam. Ini perlu dibuat walau ada juga pengetua berpendapat tidak perlu diubah sistem fail yang telah ada. Menurut mereka selama ini sekolah dapat berfungsi dengan menggunakan sistem yang ada. Sikap nagatif seperti ini tidak wajar diteruskan lagi.
6. Mengelaskan dan Menomborkan Fail.
Fail hendaklah dikelaskan dan diberi nomber kod yang sesuai. Fail boleh disusun mengikut tajuk-tajuk besar atau dikatakan Level Pertama. Tiap -tiap satu leval pertama dipecahkan kepada tajuk kecil- Level Kedua dan seterusnya tajuk-tajuk yang kecil level kedua boleh dipecahkan lagi pada tajuk-tajuk lebih kecil (Level Ketiga).
7. Dicadangkan ada 9 tajuk (Level Pertama) dan ditulis mengikut abjad seperti berikut :
| 01 - Asrama | 04 - Kewangan dan Akaun. | 07 - Pentadbiran Am Sekolah. |
| 02 - Hal Ehwal Pelajar. | 05 - Ko Kurikulum. | 08 - Perhubungan Masyarakat. |
| 03 - Kemudahan Fizikal | 06 - Kurikulum. | 09 - Perjawatan & Perkhidmatan Kakitangan. |
Cadangan fail - Kod/Nomber - untuk kesemua level dibutirkan berikut.
01 - ASRAMA 01/01 -Bekalan Makanan 01/02 -Kakitangan Asrama 01/03 -Kemasukan Penghuni. 01/04 -Kewangan Asrama 01/05 -Penyelenggaraan Alat Perkakas/Perabut. 01/06 -Penyelenggaraan Bangunan/Kawasan. 01/07 -Peraturan Asrama 01/07/001 -Kebenaran Keluar Asrama 01/07/002 -Peraturan & Tatatertib Asrama. 01/07/003 -Tindakan & Hukuman 01/08 -Yuran Penghuni Asrama |
02 - HAL EHWAL PELAJAR. 02/01 - Bantuan dan Biasiswa (Pentadbiran). 02/01/001 -Bantuan Murid Miskin. 02/01/002 -Biasiswa Kecil Persekutuan 02/01/003 -Biasiswa Kerajaan Negeri. 02/01/004 -Biasiswa RISDA. 02/01/005 -Biasiswa Lain-Lain. 02/02 -Bimbingan dan Kaunseling. 02/02/001 -Bimbingan Kerjaya 02/02/002 -Bimbingan Pelajaran 02/02/003 -Kaunseling. 02/02/004 -Penyelahgunaan Dadah. 02/03 -Berhenti Sekolah. 02/04 -Disiplin 02/04/001 -Kesalahan dan Hukuman. 02/04/002 -Lambaga Pengawas. 02/04/003 -Peraturan Sekolah. 02/04/004 -Ponteng Sekolah. 02/04/005 -Surat Kepada Ibu Bapa/Penjaga. 02/05 -Kemasukan Pelajar. 02/05/001 -Kemasukan ke Tingkatan Peralihan/Satu. 02/05/002 -Kemasukan ke Tingkatan Empat. 02/05/003 -Kemasukan ke Tingkatan Enam. 02/05/004 -Mengulang ke Tingkatan Tiga/Lima/Enam. 02/06 -Kesihatan 02/07 -Lawatan. 02/08 -Pelbagai 02/09 -Pertukaran Pelajar. 02/09/001 -Pertukaran Keluar 02/09/002 -Pertukaran Masuk. 02/10 -Sekim Pinjaman Buku Teks 02/10/001 -Hapus Kira 02/10/002 -Invoice 02/10/003 -Pengagihan 02/10/004 -Pesanan & Kenyataan Komputer 02/10/005 -Senarai Kelayakan Bantuan. 02/10/006 -Surat Menyurat |
03 - KEMUDAHAN FIZIKAL 03/01 -Keselamatan 03/02 -Pelbagai 03/03 -Pembangunan 03/04 -Pengelenggaraan. 03/05 -Rumah Kakitangan 03/06 -Tapak & Bangunan |
04 - KEWANGAN DAN AKAUN. 04/01 -Anggaran Belanjawan 04/01/001 -Anggaran Balanjawan (JPJ) 04/01/002 -Anggaran Perbelanjaan Sekolah. 04/02 -Bantuan Dan Biasiswa (Kewangan). 04/03 -Bayaran 04/04 -Elaun. 04/04/001 -Guru Bahasa Ibuanda. 04/04/002 -Lebih Masa 04/04/003 -Waden. 04/05 -Gaji. 04/05/001 -Bil Gaji. 04/05/002 -Potongan Cukai Pendapatan 04/05/003 -Potongan Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Separuh Gaji. 04/05/004 -Potongan KWSP 04/05/005 -Potongan Kenderaan. 04/05/006 -Potongan Pinjaman Perumahan. 04/05/007 -Potongan Lain-lain. 04/05/008 -Potongan Syarikat. 04/05/009 -Tungakkan Gaji. 04/06 -Insuren 04/07 -Kehilangan Dan Hapuskira. 04/08 - Kantin. 04/08/001 -Pemeriksaan Kantin 04/08/002 -Sewa Kantin 04/08/003 -Tender Kantin 04/09 -Kutipan. 04/09/001 -Penyata Kutipan 04/09/002 -Surat Kuasa Mengutip Wang 04/10 -Oudit 04/10/001 -Penyata Oudit 04/10/002 -Surat Menyuarat Oudit 04/11 -Panjar Wang Runcit. 04/12 -Pelbagai 04/13 -Pemberian Bantuan Sekolah 04/14 -Pendahuluan Dan Pinjaman. 04/15 -Pesanan Dan Pembelian. 04/16 -Sewa 04/16/001 -Sewa Dewan Dan Bangunan 04/16/002 -Sewa Padangan. 04/16/003 -Sewa Lain-lain. 04/17 -Stok 04/18 -Tuntutan RAMP |
05 - KO-KURIKULUM. 05/01 -Hari Ucapan 05/02 -Kelab Sukan Dan Permainan (Sekolah) 05/03 -Kelas Tambahan. 05/04 -Koperasi Sekolah. 05/05 -Majalah Sekolah 05/06 -Pameran dan Pertandingan. 05/07 -Pelbagai 05/08 -Persatuan Ikhtisas 05/09 -Pertubuhan Beruniform. 05/09/001 -Kadet 05/09/002 -Pandu Putri 05/09/003 -Pengakap 05/09/004 -Persatuan Bulan Sabit/St. John. 05/09/005 -Puteri Islam. 05/10 -Sukan 05/10/001 -MSSD 05/10/002 -MSSJ/MSSM 05/10/003 -Sukan Sekolah. |
06 - KURIKULUM. 06/01 -Laporan Lawatan 06/01/001 -Laporan Lawatan Nazir 06/01/002 -Laporan Lawatan Pegawai-Pegawai khtisas/Kurikulum 06/02 -Jadual Waktu 06/02/001 -Jadual Waktu Gantian 06/02/002 -Jadual Waktu Latihan Mengajar. 06/02/003 -Jadual Waktu Bilik-Bilik Khas. 06/03 -Kursus Pengajian. 06/04 -Pelbagai 06/05 -Peperiksaan. 06/05/001 -Analisa/Keputusan Peperiksaan PMR/SPM/STPM. 06/05/002 -Peperiksaan PMR. 06/05/003 -Peperiksaan SPM. 06/05/004 -Peperiksaan STPM. 06/05/005 -Peperiksaan Sekolah.. 06/05/006 -Peperiksaan-Peperiksaan Lain. 06/06 -Sukatan Pelajaran/Rancangan Pelajaran. 06/06/001 -Agama Islam 06/06/002 -Bahasa Ibuanda 06/06/003 -Bahasa Inggeris 06/06/004 -Bahasa Melayu 06/06/005 -Bahasa-Bahasa Lain. 06/06/006 -Geografi 06/06/007 -Ilmu Kesahatan/Sains Kemasyarakatan & Kemanusiaan. 06/06/008 -Kesusteraan Melayu 06/06/009 -Matematik 06/06/010 -Perdagangan/Prinsip Akaun. 06/06/011 -Pendidikan Jasmani. 06/06/012 -Sains 06/06/013 -Sains Rumahtangga. 06/06/014 -Sains Pertanian. 06/06/015 -Seni Lukis/Pertukangan Tangan. 06/06/016 -Seni Perusahaan. 06/06/017 -Sejarah 06/06/018 -Sivik. 06/07 -Sumber Pendidikan. 06/07/001 -Perpustakaan Buku. 06/07/002 -Perpustakaan Alat Pandang Dengar. 06/07/003 -Alat Perkakas 06/07/004 -TV Pendidikan. 06/07/005 -Radio Pendidikan. 06/08 -Pelajaran Khas |
07/01 - PENTADBIRAN AM SEKOLAH. 07/01 -Bilik Gerakan. 07/02 -Kebajikan 07/02/001 -Kelab Bukan Kakitangan Kerajaan. 07/02/002 -Kelab Sukan PSKPP/MSECA 07/03 -Lembaga Pengurus / Pengelola. 07/04 -Pelbagai. 07/05 -Perangkaan. 07/05 -Perangkaan Guru/Pelajar/Kelas. 07/05 -Perangkaan Am. 07/06 -Pekeliling. 07/06/001 -Pekeliling Biro Buku Teks. 07/06/002 -Pekeliling Iktisas 07/06/003 -Pekeliling JPA 07/06/004 -Pekeliling JPN 07/06/005 -Pekeliling Kontrak Perbendaharaan. 07/06/006 -Pekeliling Kewangan dan Akaun. 07/06/007 -Pekeliling Perbendaharaan. 07/06/008 -Pekeliling Perkhidmatan/Perjawatan. 07/06/009 -Pekeliling SPP 07/06/010 -Pekeliling Sekolah. 07/06/011 -Pekeliling-Pekeliling Lain. 07/07 -Return 07/07/001 -Retan Bulanan. 07/07/002 -Suku & Setengah Tahun (Pelajar) 07/07/03 -Tahunan 07/07/004 -Retan-Retan Lain. 07/08 -Sambutan Perayaan. 07/08/001 -Hari Guru 07/08/002 -Hari Kebangsaan/Negeri. 07/08/003 -Perayaan Agama 07/08/004 -Hari Perayaan Lain-Lain. |
08 - PERHUBUNGAN MASYARAKAT. 08/01 -Badan-Badan Sukarela. 08/02 -Badan-Badan Swasta. 08/03 -Derma dan Bantuan. 08/04 -Ibu Bapa. 08/04/001 -Hari Terbuka 08/04/002 -PIBG 08/04/003 -Surat dari Ibu Bapa. 08/05 -Jabatan Kerajaan. 08/06 -Murid-Murid Tua. 08/07 -Pelbagai |
09 - PERJAWATAN DAN PERKHIDMATAN 09/01 -Anggaran Perjawatan 09/02 -Cuti 09/02/001 -Cuti Belajar 09/02/002 -Cuti Bersalin/Perubatan 09/02/003 -Cuti Tanpa Gaji/Separuh Gaji 09/02/004 -Perbagai Cuti. 09/03 -Kursus 09/03/001 -Kursus Ikhtisas 09/03/002 -Kursus Kakitangan (Perjawatan) 09/03/003 -Kursus KoKurikulum. 09/04 -Penyata Kakitangan 09/04/001 -Pusat Rekod Kakitangan 09/04/002 -Suku Tahun 09/04/003 -Penyata Tindakan Tatatertib. 09/05 -Perjawatan. 09/05/001 -Perlantikan/Pengesahan. 09/05/002 -Perlanjutan Tempoh Percubaan. 09/05/003 -Perlantikan Ke Jawatan Berpencen. 09/05/004 -Perlepasan/Perletakan Jawatan. 09/06 -Pelbagai. 09/07 -Pendaftaran Guru/Permit Mengajar. 09/08 -Permohonan Bahasa Ibuanda. 09/09 -Tatatertib & Kenaikan Pangkat. 09/09/001 -Laporan Sulit 09/09/002 -Laporan Nilaian Kerja Tahunan. 09/09/003 -Tindakan tatatertib. 09/10 -Peperiksaan. 09/10/001 -Peperiksaan Am Kerajaan. 09/10/002 -Peperiksaan Kerani. 09/10/003 -Peperiksaan Menaip 09/10/004 -Peperiksaan Pembentu/Pelayan Makmal. 09/10/005 -Peperiksaan lain. 09/11 -Perubatan / Kesihatan 09/12 -Peribadi 09/13 -Pertukaran. 09/13/001 -Permohonan Pertukaran Dalam Negeri. 09/13/002 -Permohonan Pertukaran Luar Negeri. 09/13/003 -Permohonan Kakitangan Bukan Guru. 09/14 -Persaraan |