HURAIAN RINGKAS SEKOLAH PRAKTIKUM

1. HURAIAN RINGKAS SEKOLAH PRAKTIKUM

Sekolah K3SP19 / 99 telah ditubuhkan dengan rasminya pada 3 Disember 1989. Oleh kerana bangunan sekolah ini belum siap sepenuhnya, maka sekolah ini terpaksa menggunakan satu blok bangunan sekolah lain. Pada mulanya sekolah ini mempunyai 14 orang guru, seorang kerani, seorang pembantu makmal dan 240 orang pelajar. Pada tahun 1991, bilangan pelajar bertambah menyebabkan sekolah ini terpaksa menumpang 2 blok sekolah tersebut. Bilangan guru adalah 19 orang dan pelajar 320 orang. Bangunan diserahkan secara rasmi kepada Jabatan Pendidikan Negeri Johor oleh Jabatan Kerja Raya pada 2 Ogos 1993. Sejak ditubuhkan 6 orang pengetua telah menerajui sekolah ini. Plan Bangunan adalah seperti Lampiran 1.

Sekolah ini terletak di pinggir bandaraya dan berada dalam kawasan taman perumahan yang agak besar. Pelajar terdiri daripada bangsa Cina ( 1254 orang ), Melayu ( 710 orang ), India ( 122 orang ) dan lain-lain bangsa ( 4 orang ). Pekerjaan utama masyarakat sekeliling ialah bekerja sebagai buruh, kakitangan kerajaan, perkilangan, sektor swasta, peniaga dan bekerja sendiri. Purata pendapatan masyarakat sekeliling berada pada tahap sederhana rendah. Kawasan sekeliling sekolah agak bising terutama hasil dari sektor perkilangan (industri ringan dan sederhana ), jalan kereta api dan lebuh raya yang terletak bersebelahan dengan pagar sekolah ini. Plan Lokasi Sekolah seperti Lampiran 2.

Sekolah ini mempunyai 3 bangunan ( 3 tingkat ) utama dan sebuah padang permainan yang cukup selesa. Kemudahan pasarana adalah mencukupi. Sebuah dewan serbaguna telah didirikan oleh PIBG sekolah di samping beberapa buah projek taman dalam sekolah yang juga disumbangkan oleh pihak PIBG. Di samping itu sekolah juga mempunyai 4 buah makmal, sebuah Bilik Kemahiran Hidup, sebuah bilik Perpustakaan, bilik Alat Pandang Dengar (APD), bilik Komputer, sebuah Kantin dan bilik Sumber. Walau bagaimanapun kemudahan ini masih tidak mencukupi untuk menampung bilangan pelajar yang semakin bertambah ramai dari tahun ke setahun. Terdapat 52 kelas ( 24 kelas sesi pagi dan 28 kelas sesi petang ) dan 4 buah kelas sesi petang terpaksa dijadikan kelas terapung.

Bilangan guru keseluruhannya ialah 87 orang dengan 56 orang guru siswazah dan 31 orang guru bukan siswazah. Terdapat 5 orang Guru Sandaran Tidak Terlatih ( GSTT) di sekolah ini. Dari jumlah tersebut, 56 orang guru melayu, 28 orang guru cina dan 3 orang guru india. Sekolah ini masih menghadapi masalah kekurangan guru berjumlah 3 orang. Kakitangan bukan akademik terdiri daripada 2 orang Pembantu Tadbir , seorang Pembantu Am Rendah, 2 orang Pekerja Rendah Awam dan seorang Pembantu Makmal. Dari segi tenaga kerja kumpulan sokongan , sekolah ini juga menghadapi masalah kekurangan tenaga kerja. Kawalan keselamatan telah diswastakan oleh pihak Jabatan Pendidikan Negeri. Seorang pegawal keselamatan ditempatkan di sekolah ini untuk bertugas dari pukul 7.00 malam hingga 7.00 pagi setiap hari. Pada waktu siang (semasa cuti sekolah ) terdapat juga pengawal keselamatan secara sukarela daripada golongan ibu bapa yang tinggal berhampiran.

1.2 FALSAFAH SEKOLAH

" Sesungguhnya para pelajar sekolah ini adalah manusia yang mempunyai potensi dan keupayaan yang boleh dimajukan dan dipertingkatkan. Sesungguhnya para pendidik sekolah ini mempunyai kepakaran, pengetahuan, keupayaan, kecekapan, semangat kerjasama dan kebolehan iktisas serta kepercayaan profesional bagi mengembangkan potensi pelajar,dengan memberikan peluang pengajaran dan pembelajaran yang adil dan seimbang kepada semua pelajar, dengan meletakkan kepentingan pelajar mengatasi kepentingan diri sendiri, dan dengan memegang prinsip Berilmu – Berusaha – Beramal."

1.3 MISI SEKOLAH

Menyedari bahawa setiap pelajar; Perlu memiliki sifat kepimpinan, bertanggungjawab, berdisiplin dan berakhlak mulia.Perlu berfikiran rasional, menghargai ilmu dan memiliki semangat belajar yang tinggi.Perlu menghargai nilai kemanusiaan dan menghayati nilai murni masyarakat Malaysia.Memerlukan suasana alam sekeliling sekolah yang bersih, cantik dan sihat.Maka sekolah ini menetapkan bahawa matlamatnya ialah:

Melahirkan Pelajar Yang Cemerlang Dalam Bidang Akademik,

Kokurikulum dan Tatasusila, Mewujudkan Suasana dan

Iklim Sekolah Yang Kondusif Lagi Menyeronokkan

Sejajar dengan cogankata sekolah ini , iaitu BERILMU, BERUSAHA, BERAMAL.

OBJEKTIF SEKOLAH

Meningkatkan prestasi akademik dan ko-kurikulum dari segi kuantiti dan kualiti.

Memupuk minat pelajar terhadap pelajaran dengan pengamalan kemahiran belajar yang berkesan.

Merangsang minat dan penglibatan aktif pelajar dalam kegiatan ko-kurikulum

Meningkatkan mutu disiplin dan kerohanian yang tinggi lagi terpuji

Mewujudkan golongan pelajar yang peka pada perubahan dan keperluan semasa.

Menerapkan pengamalan nilai murni masyarakat Malaysia di kalangan warga sekolah.

Memupuk semangat mencintai sekolah melalui semangat kekitaan dan kekeluargaan serta kerjasama sepasukan.

Membina dan memelihara suasana persekitaran sekolah yang sihat, bersih , indah dan menyeronokkan.

 

Melaksanakan Dasar Pelajaran Kebangsaan dan setiap rancangan atau program yang disediakan oleh kerajaan dengan penuh sedar dan bertanggugjawab.

Mengadakan hubungan baik dan kerjasama erat dengan institusi pendidikan di pelbagai peringkat dan agensi kerajaan lainnya.

Mengutamakan kepentingan pelajar mengatasi kepentingan diri sendiri.

Mengutamakan tugas dan tanggungjawab yang diamanahkan menerusi pengamalan disiplin dan akhlak mulia sikap positif dan komitmen yang tinggi.

Membina semangat kekitaan dan kerjasama sepasukan berdasarkan semangat kekeluargaan dengan mengamalkan prinsip ‘segala masalah adalah masalah bersama’

Mengamalkan kepimpinan yang dinamis, perancangan dan pelaksanaan program yang teliti, dan pengembelingan tenaga dan usaha yang berterusan ke arah pembinaan budaya kerja cemerlang.

Menerapkan nilai-nilai murni dalam kehidupan harian pelajar.

Mengamalkan cita-cita dan prinsip Rukun Negara dan Teras Perkhidmatan Cemerlang.

 

6. ENROLMEN GURU, STAF, PELAJAR DAN BILANGAN

1.6.1 Enrolmen Guru dan Kakitangan

1.6.2 Bilangan Staf Sokongan

1.6.3 Enrolmen Pelajar dan Tingkatan

 1.7 PENCAPAIAN SEKOLAH DALAM BIDANG KURIKULUM

1.7.1 Peratus pencapaian PMR 1998

Catatan: Keputusan lengkap mengikut mata pelajaran, lihat lampiran 00

1.7.2 Peratus pencapaian SPM 1998

Catatan : Keputusan lengkap mengikut mata pelajaran, lihat lampiran 00

 

8. PENCAPAIAN SEKOLAH DALAM BIDANG KO-KURIKULUM
   

Prestasi ko-kurikulum sekolah Kod K3SPO4/99 dapat dilihat berdasarkan senarai pencapaian pertandingan sukan/permainan, ko-kurikulum akademik dan unit uniform di peringkat daerah, negeri dan kebangsaan seperti dalam lampiran 00.

BAB 2

PENGURUSAN DAN KEPEMIMPINAN

2. PENGURUSAN DAN KEPEMIMPINAN
1. Kepemimpinan
1. Definisi Kepimimpinan.

" Satu proses bagaimanakah seseorang mempengeruhi orang lain untuk mengikutinya dalam mencapai matlamat-matlamat organisasi"

2. Sumber-Sumber Pengaruh Pemimpin

Terdapat 5 sumber yang boleh digunakan oleh seseorang pengetua dalam kepimpinan seperti :

a). Kuasa Sah ( Legitimate Power) iaitu jawatannya yang dilantik secara sah oleh pihak berkuasa yang lebih tinggi.

b). Kuasa Ganjaran iaitu pengetua memberi ganjaran kepada pengikutnya seperti perakuan kenaikan pangkat.

c). Kuasa Paksaan iaitu kuasa yang datang dari jangkaan pengikut bahawa jika ia gagal untuk akur dengan arahan pemimpin hingga menyebabkan orang bawahan cuba mengelak diri daripada dikenakan tindakan yang berupa hukuman.

4. Kuasa Pakar yang merujuk kepada :

1. Kemahiran Konseptual (kebolehan menganalisis, berfikir secara lojik dan kreatif)
2. Kemahiran Teknikal.(mengetahui akan keadah-keadah dan prosudur-prosudur)
3. Kemahiran Perhubungan Manusia.(pengetahuan tentang gelagat manusia)

e). Kuasa Rujukan (Referent Power) adalah kuasa yang lahir dari parasaan hormat, tertarik dan kagum yang dimiliki oleh pemimpin. Dengan itu, orang bawahan akan terus berkerjasama dengan pemimpin dalam melaksanakan tugas.

1. Taktik

Selain daripada kuasa-kuasa di atas, seseorang pemimpin seharusnya memiliki "Taktik" yang boleh mempengaruhi orang bawahan. Pengetua haruslah pandai menggunakan mana-mana taktik atau gabungan taktik untuk mencapai tujuan atau matlamat sekolah. Antara taktik tersebut iaitu:

a). Taktik Pujukan Rasional

b). Taktik Daya Tarikan Yang Memberikan Inspirasi.

c). Taktik Perundingan.

4. Taktik Berbuat Baik.
5. Taktik Daya Tarikan Peribadi.
6. Taktik Pertukaran.
7. Taktik Gabungan.
8. Taktiuk Sah.
9. Taktik Tekanan.

1. Gaya Dan Tingkah Laku

Selain daripada taktik, seseorang pengetua juga terdedah kepada gaya dan tingkah laku yang dapat mempangaruhi orang bawahan dalam melaksanakan tugasnya. Antara gaya yang terdapat ialah:

1. Autokratik.
2. Demokratik.
3. Laissez Faire.

1. Pemerhatian Sifat Kepemimpinan Pengetua Sekolah Praktikum

Dalam usaha seorang pengetua untuk merancang, mengelola, memimpin dan mengawal beliau lebih gamar menggunakan gaya demokratik dalam pentadbirannya. Diperhatikan dalam mesyuarat pengurusan semua pandangan orang bawahan diambil kira sebelum dibuat keputusan. Kuasa yang digunakan juga berbagai dan sesuai dengan keadaan. Ada kalanya beliau menggunakan kuasa sah dan paksaan bagi mereka-mereka yang perlu digunakan kuasa itu semantara dipihak yang lain pula, beliau menggunakan kuasa pakar dan kuasa rujukan. Namun, diperhatikan kuasa ganjaran jarang digunakan. Kombinasi kuasa dan taktik juga diamalkan.

1. Motivasi Dan Kepuasan Kerja
1. Definisi Motivasi

"Angkubah-angkubah yang digunakan untuk menerangkan tentang faktor-faktor dalaman organisasi yang membangkitkan dan mengarah tingkahlakunya ke arah sesuatu matlamat" Motivasi sentiasa mempunyai arah atau matlamat untuk mendapatkan sesuatu yang diinginimya. Motivasi melibatkan "kehendak" dan "dorongan". Motivasi juga melibatkan :

1. Mengapakah kita bekerja ?
2. Suatu Ibadah.
3. Berkhidmat untuk negara kerana Allah.
4. Menyumbang kepada bangsa dan negara.
5. Berkhidmat dengan penuh tanggungjawab, ikhlas dan jujur.
6. Bekerja bersama ketua dan bukan untuk ketua.
7. Bersih, cekap dan amanah.
8. Bersyukur.

2.2.2 Pemerhatian Motivasi Oleh Pengetua Sekolah Praktikum

Motivasi yang diberikan oleh pengetua dalam pengurusannya tidak selalu digunakan. Antara sifat motivasi yang dapat diperhatikan termasuklah penggunakan beberapa perkataan yang dapat menarik atau meningkatkan harga diri orang bawahan seperti perkataan atau ucapan "terima kasih", selalu senyum, memberi bimbingan dan tunjuk ajar kepada pegawai bawahan di samping penggunaan perkataan yang lembut bila memberi arahan atau bertutur. Pengetua juga diperhatikan turut melakukan kerja secara bersama dengan mana-mana staf yang diarahkan tanpa menyerahkan keseluruhan tugas tersebut kepada pegawai-pegawai tertentu sahaja untuk dilaksanakan. "Motivasi Dalaman" begini sudah tentu dapat mengeratkan perhubungan antara pengetua dan kakitangan bawahan. "Motivasi Luaran" yang diberikan termasuk meluluskan cuti yang mustahak jika munasabah seperti cuti sambilan untuk guru-guru yang akan melangsungkan perkahwinan atau perayaan, dan cuti rehat kepada staf sokongan yang ingin pulang bercuti jauh dari stesyen.

3. Pemerhatian Kepuasan Kerja Sekolah Praktikum

Kepuasan Kerja untuk setiap staf memang tidak dapat dicapai sepenuhnya. Agihan tugas yang telah dibuat sememangnya tidak dapat memenuhi kehendak semua kakitangan . Hal ini terjadi kerana sekolah ini mengalami kekurangan 3 tenaga pengajar yang menyebabkan guru-guru lain terpaksa memikul tugas tersebut secara bersama. Namun demikian, pengetua telah menggunakan keupayaan dan kekurangan ini untuk mencapai objektif organisasi. Sifat kepimpinannya telah berjaya mengatasi masalah ini. Pengetua kerap menggunakan "Kuasa Rujukan" dan "Kuasa Pakar" (Kemahiran Konseptual, Kemahiran Teknikal, Kemahiran Perhubungan Manusia) untuk mencapai kepuasan kerja yang tinggi. Baliau jarang menggunakan "Kuasa Sah" dan "Kuasa Paksaan" bagi mengatasi maalah ini. Beliau menyedari bahawa penggunaan kuasa tersebut akan menyebabkan kepuasan kerja dan prestasi kerja akan menurun. Kesimpulannya, pengetua menggunakan kombinasi keempat-empat kuasa untuk mencapai objektif organisasi.

2. Komunikasi

1. Definisi Komunikasi

"Proses interaksi yang memberi maksud rancangan melalui pemberian dan penerimaan mesej".

2. Jenis Komunikasi

Komunikasi (formal atau informal) terdiri daripada komunikasi lisan, komunikasi tulisan dan komunikasi teknologi. Contohnya adalah seperti berikut:

1. Komunikasi Lisan seperti bahasa isyarat, pertuturan, air muka, tekanan suara, lenggokan anggota badan, pertentangan mata dan sentuhan yang membawa kepada dialog, perbualan, perbincangan, arahan lisan dan sebagainya.
2. Komunikasi Tulisan seperti ejaan, ketepatan maksud dan kejelasan penyampaian yang membawa kepada notis-notis, memo, arahan bertulis, surat pekeliling, minit mesyuarat dan sebagainya.
3. Komunikasi Teknologi seperti radio, video dan komputer yang membawa kepada email , perpindahan dokumen atau fail, telesidang, laman web dan sebagainya.

1. Kemahiran Berkomunikasi

Berkomunikasi di sekolah lazimnya dengan semua staf, pelajar, komuniti dan agensi-agensi yang lain. Kemahiran ini perlu ada dalam komunikasi seorang dengan seorang, satu kumpulan manusia, komuniti, meresenkan idea dan pendedahan tugas satu-satu bahagian dengan bahagian-bahagian yang lain agar semua anggota faham dan tahun tugas masing-masing dan perkaitannya.

2. Persediaan Berkomunikasi Berkesan

Landasan-landasan yang perlu dipatuhi bagi mewujudkan komunikasi yang berkesan ialah Rancang idea sebelum komunikasi, analisis pendengar, isi bicara hendaklah benar, gaya bahasa hendaklah bersesuaian dan baik, nada percakapan hendaklah berkawal dan sesuai, susunan maklumat perlu jelas dan berstruktur, bahasa baadan perlu menyokong lisan, berhujah dengan waras, ambilkira pendapat orang lain, perlukukan apa yang dicakapkan, meninggalkan perkataan keji dan mengumpat, menjauhi tanggapan buruk terhadap orang lain, mendengar dengan berkesan. Dengan perkataan lain, ia merangkumi :

1. Persediaan awal.
2. Pengendalian.
3. Buat susulan.

1. Kemahiran Mendengar

Mendangar ialah satu kemahiran. Ia dikaitkan sebagai satu strategi / teknik dalam komunikasi khasnya dalam penyelesaian dan daya penarik. Oleh itu, pengetua haruslah menjadi pendengar yang baik dengan cara beri peluang orang bercakap, tidak memotong sewaktu orang bercakap biar orang merasa selesa sewaktu bercakap, memberi perhatian, pertentangan mata dan sebagainya.

2. Pemerhatian Komunikasi Pengetua Sekolah Praktikum

Pengetua dapat menggunakan kemairan komunikasi dengan berkesan. Penggunaan memo, notis, pekeliling dalaman, jadual, carta, perbincangan, arahan lisan dan mesyuarat dapat mencapai tujuan komunikasi. Kemahiran mendengar juga diutamakan dengan memberi peluang kepada staf untuk meluahkan pandangan atau idea mereka. Persiapan mesyuarat juga mematuhi persediaan berkomunikasi. Mesyuarat mempunyai agenda yang hendak dibincangkan menjadikan pengurusan masa adalah baik. Arahan yang diterima oleh orang bawahan memerlukan pengesahan (tandatangan) juga memjadikan maklumat / arahan sampai kepada penerima tanpa ada keciciran maklumat. Bahasa yang digunakan juga mudah dan jelas.

2. Penyeliaan Dan Penilaian Prestasi Staf

1. Definisi Penilaian Prestasi

" Satu proses penilaian yang dibuat oleh pihak pengurusan untuk mengukur prestasi dan meningkatkan keupayaan seseorang pegawai di dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab yang telah ditetapkan di dalam sesuatu tahun berkenaan"

2. Tujuan Laporan Penilaian Prestasi

Antara lain tujuan laporan penilaian prestasi ialah :

1. Penghargaan ( kenaikan pangkat, khidmatan cemerlang, pengurniaan pingat dan sebagainya)
2. Penempatan - kesesuaian di dalam bidang tugas, kecenderongan, kebolehan dan sebagainya.
3. Pengubahsuaian bidang tugas dan tanggungjawab.
4. Kawalan tatatertib.
5. Analisis prestasi untuk latihan.
6. Menilai- mengenalpasti kelemahan, keupayaan, keistimewaan dan meningkatkan prestasi.
7. Perancangan kerjaya masa depan.

1. Perkara-Perkara Yang Dinilai

Perkara-Perkara Yang Dinilai terhadap seseorang peawai merangkumi perkara-perkara berikut:

1. Hasil kerja.
2. Mutu kerja.
3. Ketepatan masa di dalam menghaslkan kerja.
4. Kos.
5. Sifat peribadi.

1. Peranan Ketua Jabatan

Ketua Jabatan (pengetua) perlulah mengikuti prosudur-prosudur yang telah ditetapkan dalam menjalankan tugas penilaian prestasi ini. Antara perkara yang perlu dipatuhi ialah :

1. Mematuhi pekeliling arahan perkhidmatan bil. 4 / 1996.
2. Menentukan siapakah Pegawai Pelapor dan Pegawai Penilai Semula.
3. Membuat penyelarasan tentang kreteria-kreteria yang perlu digunakan dari "Standard" yang perlu.
4. Memastikan laporan dikemukakan di dalam masa yang ditetapkan oleh pihak atasan.

1. Pemerhatian Pengurusan Prestasi Staf Oleh Pengetua Sekolah Praktikum

Keseluruahannya, arahan pekeliling perkhidmatan bil 2/1996 dipatuhi. Pemerhatian dapat melihat pengurusan penilaian prestasi diperingkat mengumpul borang-borang penilaian prestasi mengikut kumpulan iaitu Kumpulan Pengurusan dan Profesional (borang prestasi 2/96- berwarna biru), Kumpulan Sokongan I (borang prestasi 3/96-berwarna hijau) dan Kumpulan Sokongan II (borang prestasi 4/96-berwarna kuning). Selain daripada itu, borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) dan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) bagi Penolong Kanan, Penyelia Petang dan Ketua Bidang perlu dimajukan ke Jabatan Pendidikan Daerah (PPD) untuk dinilai semula (sebagai Pegawai Penilai Semula ) setelah dinilai oleh pengetua sebagai Pegawai Penilai Pertama (PPP). Kakitangan skokongan perlu juga mengisi SKT dan guru-guru hanya menggunakan buku rekod mengajar sebagai SKT mereka. PPP bagi guru-guru ialah Penolong Kanan 1 / Penyelia Petang dan PPS ialah pengetua.

Pengetua telah mengambil langkah yang wajar dalam melakukan tugas ini seperti :

1. Adil dan bertimbang rasa.
2. Tidak tergesa-gesa dalam membuat penilaian.
3. Membuat penilaian berdasarkan pencapaian pegawai di sepanjang tahun yang dinilai.
4. Penilaian bukan menghukum.
5. Tidak teragak-agak memberi markah bersabdarkan prestasi sebenar pegawai.
6. Kelemahan dan kelebihan pegawai tidak mempengaruhi penilaian.

Namun demikian, aspek kekananan atau paling lama berkhidmat diberi perhatian dalam memberi pergerakan gaji tanpa memikirkan kesesuaian dan prestasi tahunan pegawai berkenaan. Selain daripada itu, tujuan pemilaian prestasi in tidak dimaklumkan kepada semua staf. Dengan itu, semua staf tidak memahami tujuan laporan penilaian prestasi dilakukan.

Ada guru-guru yang rasa tidak puas hati kerana mereka tidak faham situasi sebenar terutama aspek tahun semasa dimana mereka akan membandingkan tugas guru yang telah mendapat cemerlang atau menegak pada tahun berikutnya. Jika prestasi kerja guru tersebut menurun pada tahun itu, maka mereka akan menuduh pengetua tidak memberi penilaian yang adil. Jika mereka faham perkataan "Tahun Semasa" sudah tentu mereka akan memahami bahawa penilaian itu dilakukan pada tahun lepas (setahun) bukannya sepanjang perkhidmatannya. Penerangan ini perlulah diddahkan kepada semua staf.

Pengetua juga tidak terlepas daripada melakukan kesilapan kecil seperti kesan "Helo", Central Tendency, Lanient Vs Strict, Perangsangka dan Kecacatan dan Pencemaran dalam melakukan penilaiannya. Penurunan kuasa secara tidak langsung kepada Ketua Bidang dalam memilih mereka-mereka yang layak diberi pergerakan gaji juga perlu difikirkan semula bagi mengatasi kebocoran maklumat dikalangan guru-guru dan seterusnya penilaian ini akan menjadi teka-teki dikalangan guru-guru. Keadaan ini dianggap bahaya kerana guru-guru akan merasa putus asa , merasa tidak dihargai, memincilkan diri jika nama yang telah dicalonkan oleh Ketua Bidang sebagai orang yang layak mendapat pergerakkan gaji secara melintang atau menegak tidak mendapat perhatian daripada pihak pengetua.

2. Pengurusan Hal Ehwal Murid

1. Aspek Pengurusan Hal Ehwal Murid (HEM)

Aspek Pengurusan Hal Ehwal Murid (HEM) merangkumi bidang-bidang seperti berikut:

1. Disiplin
2. Bimbingan dan Kaunseling.
3. Kebajikan Pelajar yang merengkumi Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT), Kesihatan, Keselamatan, Biasiswa dan lain-lain.

1. Pengurusan Disiplin

Pengurusan disiplin pelajar di sekolah merupakan satu aspek yang penting kerana disiplin yang baik dikalangan pelajar dan masyarakat sekolah akan dapat mewujudkan suasana yang kondusif untuk proses pengajaran dan pembelajaran. Pengurusan disiplin yang baik dapat mengurangkan kes-kes salahlaku pelajar daripada belaku seterusnya dapat mewujudkan masyarakat Malaysia yang berdisiplin, bertoleransi, bersatupadu dan harmonis.

2. Pengurusan Bimbingan dan Kaunseling

Khidmat Bimbingan dan Kaunseling di sekolah dapat memainkan peranan penting bukan sahaja dalam memberi bimbingan-bimbingan akademik, kerjaya, peribadi , sosial dan pendidikan pencegahan dadah kepada pelajar bahkan dapat memberi kaunseling kepada mereka yang menghadapi masalah dalam bidang ini. Oleh itu, pelajar yang menghadapi masalah-masalah akan diberi kaunseling yang sewajarnya untuk menyelesaikan masalah-masalah yang dialami.

3. Pngurusan Kebajikan Pelajar

Pengurusan, pengendalian dan pelaksanaan aspek-aspek SPBT, kesihatan dan keselamatan pelajar, biasiswa dan sebagainya perlu diberi perhatian demi kesejahteraan para pelajar semasa dibangku sekolah . Ini adalah selaras dengan hasrat kerajaan ingin mewujudkan masyarakat penyayang. Pelajar-pelajar yang telah menapat manfaat daripada skim-skim bantuan semasa di sekolah diharap akan dapat mengekalkan khidmat ini menerusi sumbangan apabila mereka berjaya kelak.

4. Pemerhatian Pengurusan Hal Ehwal Murid Oleh Pengetua Sekolah Praktikum

1. Unit Bimbingan dan Kaunseling

Antara tugas Unit Bimbingan dan Kaunseling yang diperhatikan ialah Kaunseling Individu dan Kelompok, Program Motivasi, Rancangan Akademik, Penyelaras Mentor-Mentee, Penyelaras Kelab Kerjaya, Pembimbing Rakan Sebaya (PRS), Mengendalikan Perkhemahan, Ujian Personaliti Inventori, Penyelaras Pemilihan Mata Pelajaran Elektif, Kursus Kemahiran Belajar, Mengumpul maklumat ke ITPA / ITPS dan Sekolah Kearah Kerjaya (SKK)

Masalah Unit Bimbingan dan Kaunseling di sekolah ini seperti Bilik Bimbingan & Kaunseling yang tidak sesuai kerana keadaan yang terpencil / tersorok, jauh dari laluan pelajar, bilik yang sempit, keadaan kelas sebelah yang bising, jauh dari pejabat am (telefon), selalu kena sit in (guru ganti) dan tiada kemudahan asas. Bantuan kewangan yang terhad dan terpaksa menggunakan wang sendiri dahulu sebelum menuntut dari pejabat. Pengaruh di luar adalah lebih kuat sehingga pelajar cenderong untuk mengikut tabiat orang yang telah lepas belajar. Sering menerima ancaman daripada pelajar dan orang luar. Pengetua menyerahkan keseluruhan tugas ini kepada GPK HEM dan Kaunselor Pelajar sepenuh masa untuk mengurskannya dan penyeliaan kurang dilakukan.

Cadangan untuk memperbaiki perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling seperti Bilik yang lebih selesa dan besar, Bilik yang berdekatan dengan pejabat, Ada guru pembantu terutama guru yang boleh berkomunikasi dalam bahasa cina kerana 60% pelajar sekolah adalah bangsa cina, Bilik rekod khas untuk menyimpan rekod pelajar dan kaunselor sepenuh masa memang tidak terlepas dari pelbagai masalah dan cabaran

2. Unit Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT)

Unit ini bertuags dengan baik dan tugas mereka agak sibuk pada awal dan akhir tahun. Unit ini diketuai oleh seorang guru dan bertanggungjawab memesan buku teks yang diperlukan dan mengagihkan buku teks kepada pelajar yang layak. Senarai pelajar yang tidak layak mendapat pinjaman buku teks akan dikeluarkan lebih awal iaitu pada bulan November setiap tahun bagi memberi peluang kepada pelajar membuat persiapan bagi membeli buku untuk tahun berikutnya. Pengetua hanya memastikan unit ini bergerak dengan sewajarnya.

3. Unit Biasiswa

i.) Jenis-jenis biasiswa yang ditawarkan seperti biasiswa BKP1 , BKP2, BKP3, Biasiswa Dato Onn, Dermasiswa JUWITA, Dermasiswa TELEKOM, Dermasiswa Bandaraya, Dermasiswa Kebajikan Masyarakat. Antara syarat memohon ialah pelajar yang mempunyai pencapaian akademik yang baik serta latarbelakang keluarga yang berpendapatan rendah. Borang khas digunakan untuk memilih calon yang layak berdasarkan markah yang tertinggi. Bilangan calon yang mendapat biasiswa ialah seramai 19 orang ( 12 orang menerima BKP dan 7 orang Biasiswa Dato Onn ) dengan bentuk bayaran RM 300.00 – RM 360 setahun.Dermasiswa yang diberikan bukannya berkadar tetap dan bergantung kepada agihan pihak Jabatan Pendidikan Daerah.

ii.) Proses Pentadbiran Biasiswa.

Borang khas memohon biasiwa diagih kepada guru tingkatan untuk mengenalpasti pelajar yang layak. Markah prestasi diberi kepada setiap calon. Markah tertinggi hingga terrendah akan disusun mengikut keutamaan. Pelajar yang layak berdasarkan kuota akan diberi biasiswa. Guru biasiswa akan memaklumkan kepada pelajar yang berjaya dan menyuruh membuka akaun di bank (tanpa kad). Kerani kewangan akan memasukkan wang biasiswa ke dalam akuan pelajar setelah menerima cek daripada bahagian biasiswa.

Guru biasiswa akan mengawal perbelanjaan pelajar. Pengeluaran wang boleh dilakukan asebarang masa atas keperluan pelajar. Guru biasiswa juga akan menyelia pencapaian akademik pelajar yang menerima bantuan biasiswa ini dari masa ke semasa. Guru biasiswa juga akan menghadiri mesyuarat biasiswa peringkat daerah jika dipanggil

3. Masalah yang dihadapi oleh guru biasiswa :

Kouta pelajar yang kurang walaupun bilangan pelajar yang layak adalah ramai. Cek yang salah dikirimkan ke sekolah lain atau sebaliknya. Ini kerana nama pelajar yang menerima adalah hampir serupa. Nama sekolah yang hampir serupa juga menimbulkan masalah seperti SMK (1) dan SMK (2). Ibu bapa yang merayu tetapi tidak dapat dilayan kerana kouta yang sedikit.

1. Unit Disiplin

Unit Disiplin Sekolah dikelolakan oleh seorang guru disiplin sebagai ketuanya. Ia menerima arahan terus dari GPK HEM. Maklumat unit ini adalah seperti berikut :

Bilangan guru disiplin yang terdiri daripada 11 orang lelaki dan 5 orang perampuan. Terdapat buku disiplin / peraturan sekolah.Masalah yang sering ditimbulkan oleh pelajar seperti Ponteng kelas, datang lewat, pergaduhan, gengster, rokok, tidak masuk kelas, kecurian, laku musnah.

Pentadbiran Disiplin dilakukan dengan cara setiap pelajar mempunyai rekod disiplin diri dan dikemas kini setiap masa. Badan pengawas adalah terpisah dengan badan disiplin. Masalah yang wujud dalam badan ini adalah seperti kurang kerjasama antara guru -guru, Guru-guru disiplin juga berjauhan antara satu dengan yang lain, guru disiplin diberi masa mengajar 27 masa seminggu menyebabkan mereka juga tidak ada masa untuk menumpukan dalam tuags tersebut. Masalah bahasa.(mejoriti pelajar berbangsa cina )

2. Unit Kesihatan Pelajar

Unit ini juga diamanahkan kepada seorang guru untuk mengendalikannya. Anara tugas unit ini ialah pendidikan kesihatan sekolah, perkhidmatan kesihatan sekolah (khidmat pergigian dan penyakit berjangkit), kehidupan sihat di sekolah dan kerjasama di antara sekolah dengan masyarakat yang berkaitan dengan kesihatan.

Masalah Unit ini adalah seperti tiada terdapat peti pertolongan cemas khas. Ia hanya mengharapkan bantuan dari Persatuan Bulan Sabit Merah (PBSM) untuk membantu. Secara keseluruhannya anggota PBSM jugalah yang bertanggungjawab untuk menjadi pembantu jika ada kecemasan di dalam kawasan sekolah. Bilik sakit ada disediakan oleh pihak sekolah. Selain daripada itu, guru-guru kurang mengambil tahu tentang tahap kesihatan pelajarnya disamping rekod-rekod kesihatan pelajar tidak diselenggara dengan baik. Keadaan ini terjadi kerana sekolah menghadapi masalah kekurangan bilik.

3. Unit Keselamatan Pelajar

Unit ini bertanggungjawab di dalam memastikan pelajar tidak menjadi mangsa perbuatan jenayah dan mengambil langkah wajar untuk mengatasinya. Peraturan dan langkah-langkah wajar digubal bagi mncegah pelajar dari menjadi mangsa. Unit ini juga bertnaggungjawab dalam memastikan kemalangan-kemalangan dapat dihindarkan sama ada sewaktu aktiviti kokurikulum atau semasa datang dan pulang. Kawalan lalulintas dilakukan dengan kerjasama pengawas sekolah.

Langkah-langkah pengurusan keselamatan diri pelajar yang diambil termasuklah menubuhkan jawatankuasa keselamatan diri, menyediakan spesifikasi tugas jawatankuasa, mewujudkan sistem kawalan keluar/masuk pelawat, mengadakan peraturan membawa keluar pelajar semasa persekolahan, mengadakan skim insuran diri, menekankan keselamatan diri semasa perhimpunan, mengambil iktibar daripada perkara keselamatan dari sekolah lain, memaklumkan kepada penjaga tentang jadual persekolahan dan jadual aktiviti kokurikulum serta aktiviti lain, mengadakan kawasan larangan dan kerjasama PIBG dengan sekolah.

2. Pengurusan Masa

1. Apakah Masa

" Waktu adalah wang, emas, pedang dan hidup, tiada waktu bererti tiadanya hidup. Waktu tidak dapat diubah dan diganti". Menyedari keadaan inilah seorang pengetua perlu menguruskan masa dengan baik agar matlamat dan objektif organisasi mencapai sasaranya.

2. Mengapakah Berlaku Pembaziran Masa

1. Tiada ilmu dalam pekerjaan.
2. Tiada jadual yang sistematik.
3. Gangguan (telefon, perbualan, persekitaran)
4. Kerja tidak sistematik.
5. Membuat kerja dengan tidak cekap.
6. Tiada motivasi.
7. Ibu bapa dan media massa.
8. Tiada disiplin diri.
9. Mesyuarat tiada agenda.
10. Membuat kerja-kerja yang tidak betul.
11. Temujanji yang tidak ditepati.
12. Membuat kerja orang lain dan sebagainya.

1. Perancangan Masa

Perancangan masa boleh dilakukan dalam 4 tahap yang berbeza. Bergantung kepada individu untuk meletakkannya dalam situasi yang tertentu. 4 tahap tersebut ialah :

1. Segera-Penting.
2. Segera - Tidak Penting.
3. Tidak Segera - Penting.
4. Tidak Segera - Tidak Penting.

2.6.4 Cara Menguruskan Masa

Terdapat pelbagai cara untuk menguruskan masa dengan baik antaranya:

1. Senarai akan tugas yang akan dilakukan.
2. Beri tumpuan kepada matlamat dan aktiviti.
3. Jangan lengahkan tugas.
4. Kekalkan prespektif.
5. Adakan waktu lenggang.
6. Bertindak tegas.
7. Belajar menyatakan "tidak".
8. Laksanakan tugas sukar.
9. Kawal gangguan.
10. Buat sesuatu dengan betul.
11. Lakukan kerja rutin.
12. Tetapkan matlamat dan sebagainya.

1. Pemerhatian Pengurusan Masa Oleh Pengetua Sekolah Praktikum

Diantara aspek pengurusan masa yang diperhatikan termasuklah :

1. Takwim

Takwim sekolah merupakan aktiviti sepanjang atahun sekolah tersebut. Semua aktiviti telah direncanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan. Perjalanan sekolah dalam sesuatu tahun akan berjalan berdasarkan perancangan tersebut. Begitu juga dengan Takwim Aktiviti KoKurikulum. Semuanya adalah rancangan yang perlu diikut oleh pelajar dan guru. Selain daripada itu, Takwim Penyeliaan Buku Latihan juga disediakan untuk membantu pihak pengurusan menyelia buku latihan pelajar.

2. Jadual Pencerapan / Pemantauan Pengajaran-Pembelajaran

Jadual ini telah disusun dengan begitu rapi untuk membolehkan semua pihak pengurusan (Pengetua, PK1, PK HEM, Penyelia Petang dan Ketua Bidang) melakukan pencerapan / pemantauan pengajaran-pembelajaran semua guru. Dengan adanya judual ini sudah tentu pencerapan / pemantauan akan menjadi lebih mudah dan sistematik. Ia juga menghalang pertindihan waktu pencerapan atau pertentangan dengan aktiviti yang lain.

c.) MBO (Management By Objective)

MBO adalah satu pendekatan pengurusan yang sistematik digunakan dalam penetapan objektif dan penialaian berasaskan hasil. Ia juga bertujuan untuk memperbaiki prestasi organisasi dan meningkatkan kepuasan kerja. Setiap unit yang diwujudkan di sekolah ini perlu menyediakan MBO unit masing-masing bersandarkan takwim sekolah. Penggunaan MBO telah menjadikan pengurusan masa lebih cekap dan berkesan.

d.) Perancangan Masa Pengetua

Pengetua juga memperlihatkan stail pengurusan masa yang mengkagumkan. Beliau dapat menggunakan Matrik Pengurusan Masa (Dr. Ranjit Singh Melhi) dengan berkesan. Keputusan yang dibuat bersandarkan matrik tersebut. Tindakannya dapat memerlihatkan keputusan yang jitu. Perkara yang segera didahulukan begitulah sebaliknya. Perancangan yang telah diatur diselia dengan baik dan berkesan.

PENGURUSAN KURIKULUM DAN KOKURIKULUM

2. PENGURUSAN KURIKULUM DAN KOKURIKULUM

PENGURUS

Peranan pemimpin amnya ialah menggerak, mengupayakan dan mengawal sumber-sumber di bawah kawalnnya untuk mencapai sesuatu matlamat yang seharusnya dipunyai bersama, dan seterusnya menilai proses penggerakan, pengupayaan dan kawalan dari perspektif pemcapaian matlamat yang telah dirancang.Bidang pengurusan yang sedang diberikan tumpuan utama oleh kepimpinan sekolah K4SP15/99 ialah:

a) Pengurusan pengajaran dan pembelajaran, yang menekankan;

i. strategi meningkatkan prestasi perlu dilaksanakan seperti program induk,

ii. teknik pengajaran dan pembelajaran perlu dipelbagaikan,

iii.penggunaan pusat sumber sekolah,

iv.penggunaan bahan bantuan mengajar,

v. penilaian kemajuan pelajar perlu berterusan dan

vi.perlu ada program tersendiri.

b) Pengurusan data dan dokumen, yang memberi perhatian kepada;

i. jadual kedatangan,

ii. kad kemajuan,

iii.kad 001/rekod kesihatan,

iv. kad ujian bulanan dan

v. data maklumat pelajar.

 c) Rekod pengurusan hal-ehwal murid dan disiplin, yang memberi keutamaan kepada;

i. borang tidak hadir/ponteng,

ii.surat-surat murid/penjaga,

iii.pemantauan kehadiran dan

iv.borang kawalan ponteng.

d) Pengurusan perhimpuan mingguan.

e) Permulaan dan pengakhiran kelas waktu persekolahan, yang memberi perhatian kepada;

i. lewat ke kelas dan

ii. mengakhiri kelas lebih awal.

f) Kebersihan dan keceriaan kelas, yang menekankan kepada;

i. guru perlu peka dan bijak merancang , melaksanakan,menyelia dan mengambil tindakan susulan,

ii. kebersihan mesti diutamakan setiap masa bukan bermusim dan

iii.PROSTAD.

g) Keceriaan bilik guru, yang mengambarkan;

i. imej keguruan dan

ii. kekemasan

Dalam meningkatkan keberkesanan pengurusan dan pentadbiran, kepimpinan sekolah ini juga memberi perhatian kepada usaha pendokumentasian segala perancangan, pelaksanaan dan penilaian bagi setiap aktiviti dan program yang dijalankan. Usaha pendokumentasian segala program dan aktiviti diberi perhatian untuk dijadikan sumber rujukan pada masa akan datang. Di samping untuk post-mortem dan penilaian keberkesanan sesuatu program yang dijalankan serta untuk proses penambahbaikan bagi program yang diteruskan pada tahun-tahun berikutnya.

Bertolak daripada konsep kepimpinan dan tumpuan bidang pengurusan sekolah K4SP15/99 yang dinyatakan di atas serta beberapa program khas dalam bidang kurikulum yang dilaksanakan, maka tinjauan dilakukan ke atas kepimpinan, pengurusan dan pentadbiran kurikulum sekolah K4SP15/99.

3.1.1 Kurikulum

Dalam konteks Malaysia, kepimpinan organisasi sekolah juga pemimpin kurikulum. Kepimpinan sekolah didefinisikan sebagai

"... school principal (head teacher) is the most importan and influential individual in any school... It is his leadership that sets the tone of the school, the climate for learning, the level of profesionalism and morale of teachers and the degree of concern for what students may or may not become.... If a school is vibrant, innovative, child-centered place; if it has a reputation for excellence in teaching; if students are preforming to the best of their ability, one can almost always point to the principle’s leadership as the key to success." (Adopted from U.S Senate, 1972).

Sementara itu ditinjau dari sudut teori pendekatan penggubalan kurikulum, kepimpinan kurikulum sekolah K4SP15/99 mengamalkan pemahaman kurikulum berdasarkan "self-actualization" yang memfokus kepada pemupukan potensi diri individu. Ini berdasarkan langkah-langkah pengetua yang mendorong guru-guru mempelbagaikan keadah pengajaran dan pembelajaran serta penggunaan bahan bantuan mengajar yang bersesuaian dengan keupayaan dan tahap kebolehan pelajar. Juga menggalakkan pengurusan proses pengajaran dan pembelajaran yang bersifat berubah-ubah, mudah lentur, serta menggalakkan kaedah "hand-on experintial learning". Sebagai pemimpin kurikulum Pengetua telah menjalankan dua peranan utama. Pertama peranan teras iaitu mentafsir, menghurai dan menjelaskan kurikulum formal yang relevan berdasarkan Falsafah Pendidikan Negara. Antara peranan yang dilaksanakan oleh Pengetua ialah sebagai fasilatator, penghubung, jurulatih, kaunselor, pembina budaya ilmu dan pembina iklim kondusif kepada guru-guru dalam menjalankan perancangan, pelaksanaan dan penilaian terhadap proses pengajaran dan pembelajaran. Kedua peranan asas iaitu berkaitan dengan merancang, melaksana, menyelia dan menggerakkan sesuatu agenda kurikulum di sekolah K4SP15/99. Antara tanggungjawab yang dilakukan ialah sebagai pentadbir, pegawai perhubungan, perancang kurikulum, penyelia kurikulum, penilai kurikulum dan mengajar.

Pengurusan kurikulum sekolah ini dijalankan berpendukan dokumen induk yang dipanggil sebagai Buku Pengurusan Kurikulum 1999. Antara kandungan panduan pengurusan tersebut ialah menjelaskan takwim perancangan progam kurikulum (Lihat Lampiran) dan anggota Jawatankuasa Pengurusan dan Pentadbiran Kurikulum iaitu Majlis Kurikulum yang dianggotai oleh;

Pengerusi: Pengetua

Timbalan Pengerusi: Penolong Kanan 1

Naib Pengerusi 1: Penolong Kanan Hal-Ehwal Murid

Naib Pengerusi 2: Penyelia Petang

Setiausaha: Guru

Anggota Majlis: Penyelaras Kelas Tambahan SPM

Penyelaras Kelas Tambahan PMR

Ahli Jawatankuasa: Ketua-ketua Jabatan

Ketua-ketua Panitia

Setiausaha-setiausaha peperiksaan

Guru kaunseling

3.1.2 Pengajaran dan Pembelajaran

Pengetua sekolah K4SP15/99 memainkan peranannya sebagai pemimpin pengajar. Antara ciri-ciri kepimpinan pengajar yang diamalkan dalam memberi panduan, galakan dan dorongan kepada guru-guru untuk;

i) mengubah persekitaran pengajaran-pembelajaran di sekolah,

ii) memperbaiki kualiti pengajaran, dan

iii) berusaha meneroka kaedah-kaedah pengajaran baru.

3.1.2.1 Kajian Tindakan

Program yang menjadi asas kepada amalan kepimpinan di atas antaranya ialah memasyarakatkan kajian tindakan di kalangan guru-guru. Amalan menjalankan kajian tindakan dalam proses pengajaran dan pembelajaran mula diperkenalkan oleh Pengetua di sekolah ini mulai 1998. Mulai 1999 setiap guru dikehendaki menjalankan satu kajian tindakan ke atas proses pengajaran dan pembelajaran bagi mana-mana satu mata pelajaran yang diajarkan oleh seseorang guru itu sendiri. Program ini akan diteruskan pada tahun-tahun akan datang dan merupakan sebahagian daripada sasaran kerja tahunan guru-guru.

Bagi menjayakan program ini, pengurusan program kajian tindakan dipertanggungjawabkan kepada Ketua Jabatan Sains Kemasyarakatan yang bertindak sebagai penyelaras. Manakala Pengetua sendiri berperanan sebagai mentor dan penyelia kepada guru-guru. Di samping itu, guru-guru yang berpengalaman dalam 1menjalankan kajian tindakan dan yang telah didedahkan dengan prinsip-prinsip kajian tindakan di peringkat daerah diberi peranan sebagai fasilitataor kepada rakan-rakan sejawat. Program tersebut dilaksanakan oleh kepimpinan kurikulum sekolah ini memandangkan kajian tindakan adalah selari dengan ciri-ciri pendekatan pengajaran berikut:

i) Proses pengajaran yang berasaskan keperluan dan minat pelajar dapat memotivasikan murid untuk memberi tumpuan kepada pelajaran lantas mengurangkan masalah salah laku.

ii) Guru bertanggungjawab mewujudkan suasana pemelajaran yang positif melalui pemilihan isi kandungan serta penggunaan strategi pengajaran yang sesuai dengan keperluan dan kebolehan murid.

Rasional kajian tindakan diberikan perhatian dalam proses pengajaran dan pembelajaran agar guru-guru dapat membuat perancangan dan melaksanakan, proses pengajaran dan pembelajaran di kelas berdasarkan keperluan pelajar dan kaedah pengejaran yang memenuhi keperluan pelajar dapat dikenal pasti dan seterusnya dapat digunakan dalam proses pengajaran dan pembelajaran. Selain itu, sifat kajian tindakan yang anjal dan mudah disesuaikan dengan sekitaran tempatan membolehkan penyelidikan ini mudah dilaksanakan di sekolah K4SP15/99.

Berdasarkan temu bual secara rambang dengan beberapa orang guru yang telah menjalankan kajian tindakan ke atas proses pengajaran dan pengajaran masing-masing mereka mengakui bahawa kajian tindakan yang telah dijalankan membantu mereka dalam merancang dan melaksanakan, proses pengajaran dan pembelajaran. (Lihat lampiran) Mereka juga dapat mengetahui keperluan para pelajar. Keadaan ini dapat membantu guru-guru berkenaan memperbaiki kualiti pengajaran masing-masing.

3.1.2.2 Alat Bantuan Mengajar

Penggunaan alat bantuan mengajar oleh guru-guru, juga diberi perhatian oleh kepimpinan kurikulum sekolah ini. Usaha ini bertujuan memperbaiki lagi kualiti pengajaran guru-guru dan mengubah persekitaran pembelajaran yang bermatlamat meningkatkan prestasi pelajar. Penggunaan alat bantuan mengajar diberi perhatian kerana;

i) menjadikan proses pemelajaran lebih bermakna,

ii) menumpukan perhatian dan menarik minat pelajar, dan

iii) mengaitkan perkara mujarad/abstrak dengan perkara konkrit.

Di sekolah K4SP14/99 alat-alat bantuan mengajar disimpan di satu bahagian dalam bilik guru. Tujuannya, memudahkan pengurusan penggunaan oleh guru-guru. Pada masa ini, bagi mempelbagaikan dan membolehkan alat bantuan mengajar yang digunakan oleh guru-guru memenuhi keperluan para pelajar sekolah K5SP15/99 dan penggunaannya dapat dimaksimumkan, pihak kepimpinan kurikulum telah mengarahkan setiap panitia mata pelajar membuat sendiri bahan-bahan bantuan mengajar. Pada tahun ini setiap panitia dikehendaki membuat dua bahan bantuan mengajar. Selain itu, dalam pengajaran dan pembelajaran Bahasa Melayu, majalah Dewan Siswa digunakan sebagai bahan bantuan mengajar bagi program majalah dalam kelas.

3.1.2.3 Program Khas

Berdasarkan konsep semua pelajar berkeupayaan dan berkemampuan untuk belajar, dan berdasarkan falsafah sekolah yang menegaskan "Bahawasanya setiap pelajar berkeupayaan dan berpotensi untuk maju dari segi intelek, emosi, jasmani dan rohani. Guru-guru yang berkemampuan dan berkelayakan untuk membimbing secara profesional dan sekolah mempunyai kemudahan asas yang mencukupi, maka ini akan menghasilkan pelajar yang berpengetahuan dan berakhlak mulia dan boleh memberi sumbangan kepada negara", lantas sekolah K4SP15/99 telah menjalankan beberapa program khas dalam penganjaran dan pembelajaran yang dianjurkan oleh Pusat Perkembangan Kurikulum, Kementerian Pendidikan.

a) Mata Pelajaran Reka Cipta

Mata pelajaran Reka Cipta sekolah menengah atas merupakan mata pelajaran elektif Kumpulan II (Vokasional dan Teknologi). Pemelajaran Reka Cipta adalah penghasilan sesuatu projek atau barangan baru serta pengubahsuaian dalam bidang teknologi untuk memenuhi kehendak pengguna masa kini dan akan datang. Projek yang dihasilkan adalah daripada idea tersendiri atau diubah suai dan berpotensi untuk dipasarkan.

Matlamat mata pelajaran Reka Cipta untuk melahirkan pelajar yang berfikiran analitikal, kritikal, lateral dan kreatif serta boleh menyesusaikan diri dengan perubahan dan perkembangan teknologi semasa melalui penghasilan sesuatu rekaan ke arah menjadi penyumbang kepada pembangunan teknologi negara.

Mata pelajaran Reka Cipta mula dirintis dan dilaksanakan di sekolah K4SP15/99 pada tahun 1996. Seramai 33 pelajar dari Tingkatan 4 Sains telah dipilih mengikuti pelajaran Reka Cipta selama 2 tahun berdasarkan tema pemungutan, pemotongan dan pengeringan. Pada tahun 1997 pula, seramai 18 pelajar Tingkatan 4 Teknikal 2 dan 19 pelajar Tingkatan 4 Teknikal 3 telah dipilih mengambil Reka Cipta. Mereka telah didedahkan kepada tema pengasingan, pelindungan dan pencahayaan. Bilangan pelajar yang mengambil Reka Cipta pada tahun 1999 seperti jadual di bawah:

Pelajar Reka Cipta

Tema Reka Cipta bagi tahun 1999 iaitu bagi pelajar tingkatan 5 ialah:

i) Penyusunan iatu sebarang alat yang boleh menjalankan kerja atau proses menyususn.

ii) Pengangkutan iaitu sebarang alat yang boleh membawa/ mengangkut/ memindah barang/bahan dari satu tempat lain dengan keseluruhan beban pepindahan ditanggung oleh alat tersebut.

iii) Pengesanan iaitu sebarang alat yang boleh mengesan dengan cara merakam/ mencatata/ mengeluarkan isyarat terhadap rangsangan seperti pergerakan/ suhu/ cahaya/ bunyi/ gegaran/ getaran/ pancaran/ gelombang/ bau/warna.

Manakala tema bagi tahun 2000 pula iaitu bagi pelajar tingkatan 4 ialah:

i) Pengupasan iaitu sebarang alat/ peralatan yang boleh mengasingkan kulit dengan isi secara menyisik/ melapah/mengopek/ mengupas buah-buahan, tumbuhan dan haiwan.

iii) Penghancuran iaitu sebarang alat/peralatan yang boleh memecahkan sesuatu supaya menjadi lebih kecil/ halus/ lumat secara kisaran/ mencincang/ hentaman/ menumbuk/ tekanan/ mampatan.

iii) Penyukatan iaitu sebarang alat/peralatan yang mempunyai skala/ bacaan/ petunjuk/ tanda yang boleh melakukan kerja-kerja mengira/ menyukat/ membilang/ mengukur.

Tema-tema bagi pengajaran dan pembelajaran ini ditentukan oleh Kementerian Pendidikan. Sementara pelajar-pelajar yang mengambil mata pelajaran Reka Cipta ini juga ditentukan oleh Kementerian Pendidikan, tetapi pihak sekolah diberi peluang memberikan pandang.

Pada masa ini hanys seorang guru yang mengajarkan Reka Cipta kepada para pelajar yang terlibat. Guru tersebut berkelulusan BIT(Hons) - Information Technology dan Diploma Pendidikan dengan pengkhususan Sains Komputer dan Pendidikan Jasmani dan Kesihatan.

Pengurusan mata pelajaran Reka Cipta di bawah Jawatankuasa Pengurusan Vokasional Mata Pelajaran Reka Cipta yang dianggotai oleh:

Pengerusi: Pengetua

Naib Pengerusi 1: Penolong Kanan 1

Naib Pengerusi 2: Ketua Jabatan Teknik dan Vokasional

Setiausaha: Guru Reka Cipta/Komputer

Ahli Jawatankuasa: Seorang guru Kemahiran Hidup

Seorang guru Fizik

Seorang guru Pendidikan Seni

Seorang guru Perdagangan

Seorang guru Matematik

Guru-guru mata pelajaran tersebut dilantik oleh kepimpinan sekolah sebagai anggota jawatankuasa kerana pengajaran dan pembelajaran Reka Cipta melibatkan pengetahuan asas tentang mata pelajat Kemahiran Hidup, Fizik, Pendidikan Seni, Perdagangan dan Matematik. Sehubungan itu, kemahiran dan kepakaran guru-guru mata pelajaran tersebut diperlukan untuk memberi kerjasama kepada guru Reka Cipta dan menjadi rujukan pelajar dan mendapatkan khidmat nasihat serta pandingan mengikut kemahiran dan kepakaran yang mereka miliki bagi membolehkan para pelajatr menyiapkan projek atau apabila para pelajar mengahadapi masalah dalam pembelajaran.

Antara kejayaan hasil daripada gabungan tenaga guru-guru tersebut dalam menguruskan mata pelajaran Reka Cipta ialah pencapaian 100% dalam peperiksan Sijil Pelajaran Malaysia bagi tahun 1997 dan 1998. Sementara itu, dalam Pertandingan Anugerah Pereka Muda 1999 (Peringkat Kebangsaan) anjuran Majlis Rekabentuk Malaysia (MRM) di Kuala Lumpur pada 7 September 1999, tiga orang pelajar Reka Cipta Tingkatan 4 sekolah K4SP15/99 yang mengetengahkan produk yang diberi nama "Advanced Multi Mixer" telah menerima hadiah saguhati bagi kategori pelajar junior (lihat Lampiran)

b) Program Literasi Komputer (komputer dalam pendidikan)

Program perintis literasi komputer telah dimulakan di sekolah ini pada tahun 1998. Matlamat program ini diperkenalkan ialah untuk melahirkan para pelajar yang boleh mengenali dan menggunakan sistem komputer dengan efisyen dan efektif. Sehubungan itu objektif pengajaran dan pembelajarannya ialah pada akhir program ini pelajar dapat ;

i) mengenal pasti sistem komputer dan fungsinya,

ii) mengetahui aspek-aspek penjagaan sistem komputer,

iii) menggunakan perisian aplikasi Microsoff Word dan

iv) menguasai kemahiran asas menghasilkan pelbagai bentuk karangan dengan mengaplikasikanpengetahuan yang diperoleh.

Pada tahun 1999 pelajar-pelajar yang mengikuti program ini ialah dari Tingkatan 1 Biru 2, 1 Kuning 2, 1 Hijau 2 dan 1 Jingga 2 yang melibatkan 165 pelajar. Masa yang diperuntukan untuk pengajaran dan pembelajaran ialah sepanjang tahun iaitu dua minggu sekali dengan menggunakan masa pendidikan seni. Setiap kali proses pengajaran dan pembelajaran mengambil masa 80 minit. Kelas ini dikendalikan oleh dua orang guru yang mempunyai pengetahuan dan kemahiran asas dalam penggunaan dan pengendalian komputer. Seorang guru berkelulusan Dilpoma Pendidikan dengan pengkhususan dalam Sains Komputer dan seorang lagi berkelulusan Ijazah Sarjana Muda Sains Pendidikan (Komputer). Kemudahan pengajaran dan pembelajaran yang disediakan ialah 20 buah komputer yang dihubungkan dengan rangkaian network. Kemudahan ini juga digunakan oleh para pelajar yang mengambil mata pelajaran Reka Cipta.

c) Program Pendidikan Khas Bermasalah Pembelajaran

Falsafah Pendidikan Khas ialah satu usaha berterusan untuk menggalakkan perkembangan optima kanak-kanak khas supaya boleh berfungsi dalam masyarakat sebagai individu yang berkemahiran , berhaluan, berupaya, beriman, berdikari, mampu merancang dan menguruskan kehidupan serta menyedari potensi diri sendiri sebagai seorang individu yang seimbang dan produktif.

Manakala objektif Program Pendidikan Khas Bermasalah Pembelajaran ialah:

i) Membolehkan pelajar-pelajar bermasalah pembelajaran mendapat tempat yang sama dalam pendidikan.

ii) Meningkatkan potensi diri dalam aspek-aspek kognitif, afektif dan psikomotor.

iii) Membolehkan mereka menyesuaikan diri dalam masyarakat dengan menggalakkan aktiviti-aktiviti harian yang tidak terhad.

iv) Membolehkan mereka hidup berdikari mengikut kelaziman orang biasa.

Pelajar yang dikategorikan sebagai bermasalah pembelajaran adalah terdiri daripada mereka yang dikenal pasti dan disahkan oleh pakar-pakar profesional pelbagai bidang seperti pakar oftalmologi dan psikologis klinikal yang mengalami kecacatan sehingga mengganggu proses pembelajaran. Mereka juag mempunyai keupayaan mental yang rendah serta memerlukan pertolongan dalam pengubahsuaian tingkah laku. Kecacatan yang dialami boleh dikategorikan mengikut tahap kefungsian dab kebolehan-kebolahan berikut:

i) Kebolehan kognitif.

ii) Tingkah laku dan perkembangan sosial.

iii) Penguasaan bahasa lisan/pertuturan

iv) Penguasaan membaca

v) Kemahiran perkembangan (developmental skill)

vi) Kemahiran matematik.

Di sekolah K4SP15/99, seramai 12 orang pelajar yang terdiri daripada 7 pelajar lelaki dan 5 pelajar perempuan telah mengikuti program ini. 2 orang guru yang mengkhusus dalam Pendidikan Khas mengendalikan program ini.

d) Program Bimbingan Khas Matematik (ProBim) Sekolah

Menengah Rendah

Program perintis ProBim di sekolah K4SP15/99 telah dimulakan pada tahun 1996, kemudian disambung pada tahun 1998 dan pada tahun ini. Program ini dilaksanakan ke atas para pelajar tingkatan satu yang gagal menguasi kemahiran minima bagi mata pelajaran Matematik tingkatan 1. Oleh itu, ProBim menolong pelajar dalam Matematik sekolah rendah.

3.1.3 Penyeliaan Pengajaran dan Pembelajaran

Penyeliaan merupakan satu usaha untuk mendorong, menyelaras dan membimbing guru-guru dalam hal pengajaran supaya guru-guru lebih berupaya melakukan semua fungsi berkaitan pengajaran. Penyeliaan juga bertujuan meningkatkan kebolehan guru-guru dalam mendorong dan membimbing perkembangan berterusan pelajar ke arah penyertaan paling cerdas lagi efektif dalam masyarakat demokratik yang moden.

Program penyeliaan di sekolah K4SP15/99 dikendalikan oleh Unit Perancangan dan Pelaksanaan Sistem Sekolah, yang dipengerusi oleh Pengetua dan dianggotai oleh semua penolong kanan dan semua guru kanan. Pelaksanaan penyeliaan dibahagikan kepada bentuk iaitu penyeliaan pengajaran dan pembelajaran, dan penyeliaan buku latihan pelajar. Penyeliaan pengajaran dan pembelajaraan, merangkumi tiga jenis penyeliaan iaitu penyeliaan klinikal, umum dan informal. Penyeliaan ini dijalankan ke atas guru-guru dalam tempoh sepanjang tahun. Penyeliaan klinikal merupakan penyeliaan yang diberikan tumpuan utama di sekolah ini. Aspek-aspek yang dinilai dalam penyeliaan klinikal ialah;

i) buku persediaan mengajar,

ii) proses pengajaran dan pembelajaran,

iii) penilaian dan

iv) iklim kelas.

Bagi menjalankan penyeliaaan klinikal ke atas guru-guru pembahagian tugas dilakukan seperti berikut;

Sementara itu, penyeliaan buku latihan pelajar dilaksanakan berdasarkan jadual yang telah ditetapkan pada awal sesi persekolahan (Rujuk Lampiran). Semua penyeliaan dijalankan mengikut format yang telah diselaraskan oleh pejabat pendidikan daerah (Rujuk Lampiran). Segala dapatan, isu dan permasalahan daripada program penyeliaan akan dibincangkan dalam mesyuarat pengurusan.

3.1.4 Program Peningkatan Prestasi

Kursus dalam (perkembangan staf) untuk guru-guru merupakan usaha pembangunan sumber manusia yang dijalankan di sekolah K4SP15/99. Fungsi kursus dalaman di sekolah ini ialah untuk meningkatkan kemahiran dan mengembangkan potensi guru-guru serta menangani masalah yang dihadapi. Pengurusan kurus dalaman ini dilakukan oleh dua pihak.

Pertama, Unit Perancangan dan Pelaksanaan Sistem Sekolah, yang menanjurkan kursus dalaman yang melibatkan semua guru dan menyentuh perkara-perkara peningkatan prestasi guru-guru dalam pengurusan pengajaran dan pembelajaran ataupun soala-soal pengurusan dan pentadbiran sekolah yang lain. Antara kursus dalaman yang di bawah kelolaan unit ini ialah;

Kedua kursus dalaman dikelolakan oleh sesuatu jabatan dengan kerjasama panitia-panitia tertentu di bawah jabatan yang berkenaa. Tujuanya untuk meningkatkan pengetahuan dan kemahiran guru-guru dalam pengajaran dan pembelajaran mata-mata pelajaran berkenaan. Umpamanya pengelolahan kursus dalaman di bawah Jabatan Kajian Kemasyarakatan dengan kerjasama panitia-panitia bagi sepanjang tahun 1999 ditunjukkan seperti jadual dibawah:

3.2 Pengukuran dan Penilaian

3.2.1 Aspek Pengurusan Ujian dan Penilaian

Pengurusan ujian dan penilaian dikendalikan oleh Jawatankuasa Peperiksaan dan Penilaian yang dianggotai oleh:

Pengerusi: Pengetua

Naib Pengerusi 1: Penolong Kanan 1

Naib Pengerusi 2: Penyelia Petang

Ketua: Seorang guru biasa

Penyelaras SPM: Dianggotai oleh 3 orang guru

Penyelaras PMR: Dianggotai oleh 3 orang guru

Penyelaras Tingkatan 1: Seorang guru

Penyelaras Tingkatan 2: Seorang guru

Penyelaras Tingkatan 3: Seorang guru

Penyelaras Tingkatan 4: Seorang guru

Penyelaras Tingkatan 5: Seorang guru

Jawatankuasa ini, membahagikan pengurusan ujian dan penilaian kepada dua bahagian iaitu peperiksaan dalaman dan peperiksaan awam. Segala urusan peperiksaan awam seperti pendaftaran dan persiapan tempat peperiksaan dikendalikan oleh para penyelaras peperiksaan Penilaian Menengah Rendah dan peperiksaan Sijil Pelajaran Malaysia.

Keutamaan kepimpinan sekolah dalam bidangan ujian dan penilaian ialah penilaian kemajuan pelajar perlu dilakukan secara berterusan. Sehubungan itu, tumpuan pengurusan peperiksaan dalaman adalah mengendalikan ujian bulanan dan peperiksaan pertengahan tahun dan akhir tahun/percubaan Sijil Pelajaran Malaysia dan Penilaian Menengah Rendah. Bagi tahun 1999, sebanyak empat ujian bulanan telah dijalankan iaitu pada bulan Mac, April, Julai dan September. Ujian bulan September dijalankan ke atas para pelajar tingkatan 1, 2 dan 4. Pada ketika itu para pelajar tingkatan 3 sedang menjalani peperiksaan Percubaan Penilaian Menengah Rendah. Manakala pelajar tingkatan 5 sedang menduduki peperiksaan Percubaan Sijil Pelajaran Malaysia. Peperiksaan pertengahan tahun untuk semua pelajar telah dijalankan pada 15 hingga 21 Mei 1999. Sementara peperiksanan akhir tahun untuk para pelajar tingkatan 1,2 dan 4 diadakan pada 19 hingga 20 Oktober 1999.

Urusan penyediaan soalan peperiksaan diselaraskan oleh Jawatankuasa Peperiksaan dan Penilaian dengan Ketua-ketua Jabatan dan panita mata pelajaran.Jawatankuasa tersebut menentukan prosedur peperiksaan seperti menyediakan jadual peperiksaan dan menyimpan soalan-soalan yang telah siap dicetak disimpan di bilik peperiksaan. Manakala panitia-panitia mata pelajar menentukan guru-guru yang membina dan menyediakan soalan-soalan peperiksaan.

Bagi setiap ujian dan peperiksaan yang dikendalikan oleh jawatankuasa ini, jenis ujian yang dijalankan ialah ujian rujukan norma iaitu membandingkan prestasi calon berdasarkan dimensi yang diuji. Maka, penilaian yang dijalankan adalah berbentuk penilaian sumatif iaitu pengukuran secara menyeluruh untuk mengetahui tahap pencapaian pelajar setelah tamat sesuatu tajuk atau unit. Selain itu, pihak kepimpinan sekolah juga mengutamakan penilaian berbentuk formatif yang dijalankan sepanjang masa dengan cara memberi latihan kepada para pelajar apabila tamat sesuatu proses pengajaran dan pembelajaran.

3.2.2 Program Peningkatan Prestasi Peperiksaan

Sekolah K4SP15/99 memberikan tumpuan utama kepada usaha untuk meningkatkan prestasi pelajar dalam peperiksaan dan mengelakkan kemerosotan daripada berlaku. Ini kerana secara amnya kebanyakan pelajar mempunyai asas akademik yang sederhana, berdasarkan pencapaian mereka dalam Ujian Penilaian Sekolah Rendah dan Penilaian Menengah Rendah. Tambahan pula para pelajar sekolah ini daripada keluarga sosioekonomi sederhana dan rendah.

Pelbagai program kecemerlangan akademik diatur mengikut keperluan tiga kategori iaitu pelajar yang berpotensi untuk mencapai kecemerlangan, pelajar berpotensi sederhana dan pelajar berpotensi rendah. Bagi menjayakan program tersebut, pihak kepimpinan sekolah teleh menggembeling segala sumber dan instrumen yang terdapat di sekolah secara bersepadu. Majlis Kurikulum telah menyelaraskan segala program peningkatan akademik dengan dibantu oleh Unit Bimbinga dan Kaunseling serta panitia-panitia mata pelajaran. Bagi tahun 1999 sebanyak 12 aktiviti dan program telah dilaksanakan untuk meningkatkan prestasi pelajar dalam peperiksaan. Antara program yang dilaksanakan ialah Program Bestari, Maju Seiring dan Program DIDIK (Lihat Lampiran). Dalam mengendalikan sesetengah program pihak sekolah telah mendapat bantuan daripada agensi luar seperti Yayasan Pelajaran Johor yang telah memberikan bantuan dalam bentuk kewangan untuk menjayakan Projek Hikmah.

3.3 Fasilitator Sekolah Komuniti

Pengetua sekolah ini berperanan secara aktif dan berkesan sebagai fasilitator sekolah komuniti. Usaha-usaha yang dilakukan ialah melibatkan anggota masyarakat sekitar dalam menyokong dan menjayakan program-program sekolah yang berbentuk program hal-ehwal murid dan program akademik. Pelbagai jawatankuasa bersama telah dibentuk oleh Pengetua dengan komuniti di sekitar sekolah K4SP15/99. Bagi setiap jawatankuasa yang dibentuk anggotanya terdiri daripada ahli-ahli komuniti dan guru-guru. Setiap pihak dalam sesuatu jawatankuasa komuniti akan melantik penyelaras bagi pihak masing-masing. Ahli sesuatu jawatankuasa daripada kalangan guru ditentukan oleh Pengetua dan beliau melantik seorang penyelaras bagi setiap jawatankuasa daripada kalangan guru. Tugas penyelaras ialah menyelaraskan bidang tugas antara pihak sekolah dengan pihak komuniti Antara jawatankuasa yang memberi tumpuan kepada hal-ehwal pelajar ialah;

i) Jawatankuasa Kepolisian Masyarakat.(Penganjur Polis Di-Raja Malaysia, Negeri Johor)

ii) Jawatankuasa Penduduk Zon Majidi. (Penganjur Majlis Bandaraya Johor Bahru)

iii) Jawatankuasa Program Rakan Muda.(Penganjur Majlis Belia Malaysia).

iv) Jawatankuasa Program Tunas Bestari.(Penganjur Gerakan Pemuda UMNO Malaysia).

Agensi-agensi komuniti juga terlibat dalam program pengajaran dan pembelajarn di sekolah ini dan Pengetua telah memainkan peranan yang besar sebagai fasilitator dalam memberikan keyakinan kepada ahli-ahli dan agensi-agensi komuniti untuk memberikan sumbangan yang diperlukan dalam menjayakan Program Sekolah Ke Kerjaya (Lihat Lampiran). Sebagai fasilitator Pengetua telah menemui anggota komuniti yang dikenal pasti dan ibu bapa untuk memberi penjelasan dari segi prosedur program, tanggungjawab pihak sekolah, tanggungjawab agensi pemberi latihan dan tanggungjawab ibu bapa untuk menjayakan program tersebut. Komuniti sekolah K4SP15/99 telah memberikan sumbangan yang besar dalam menjayakan program anjuran Kementerian Pendidikan. Ini kerana pada tahun 1999 sebanyak 17 agensi tempat latihan yang merupakan anggota komuniti di sekitar sekolah ini telah membantu pihak sekolah dalam memberi latihan kepada para pelajar yang terlibat dalam program ini (Lihat Lampiran).

3.4 Program yang Sinifikan dan Boleh Dijadikan Panduan

Pada pendapat saya program kurikulum yang sinifikan dan boleh dijadikan panduan ialah program peningkatan prestasi di kalangan guru-guru iaitu program pembangunan sumber manusia dan pemasyarakatan kajian tindakan.

Program pembangunan sumber manusia dijalankan di sekolah K4SP15/99 melalui kursus-kursus dalaman yang dijalankan oleh Unit Perancangan dan Pelaksanaan Sistem Sekolah, dan jabatan-jabatan dengan kerjasama panitia-panitia mata pelajaran. Kursus-kursus dalaman yang merupakan program pembangunan sumber manusia merupakan perkara yang perlu diberi perhatian kerana;

i) membolehkan pihak kepimpinan sekolah mencapai objektif sekolah melalui sember manusia yang ada,

ii) membolehkan pihak lepimpinan sekolah menggunakan sepenuhnya potensi dan keupayaan guru-guru,

iii) menggalakkan momitmen daripada setiap guru dan staf sokongan kepada kejayaan sekolah melalui orentasi kualiti dalam prestasi mereka dan juga keseluruhan sekolah,

iv) mewujudkan satu persekitaran yang mana kreativiti dan tenaga potensi sebenar dijelmakan, dan 

v) menggalakkan semangat kesanggupan untuk kemudahlenturan selaras dengan kehendak sekolah dan membantu kepada kecemerlangan.

Usaha meningkatkan kualiti pengajaran dan pembelajaran melalui kajian tindakan merupakan usaha ke arah mengunakan keadah pengajaran dan pembelajaran berdasarkan keperluan pelajar dan mengikut situasi tempatan.

Apabila guru-guru dapat membudayakan kajian tindakan sebagai sebahagian daripada perancangan pengajaran dan pembelajaran maka profesionalisme guru dapat ditingkatkan. Seterusnya dapat membantu meningkat imej guru di mata masyarakat.

Satu hal yang nyata, ialah kajian tindakan ini menekankan refleksi pada amalan pendidikan. Dalam konteks Islam pula konsep refeleksi samalah dengan konsep muhasabah. Muhasabah bermaksud menghitung perbuatan yang dilakukan pada setiap hari bertujuan untuk diperbaiki atau ditambah lagi bagi meningkatkan kualiti dan kuantiti amalan.

Melalui program pembanguna sember manusia dan amalan kajian tindakan dalam proses pengajaran dan pembelajaran yang berterusan, membolehkan sekolah berfungsi sebagai organisasi pembelajaran. Ini kerana guru-guru dan kepimpinan sekolah menjadi pembelajar yang berterusan, sentiasa mengemaskini bidang-bidang pengajian (subjek) mereka dan penemuan-penemuan terkini dalam kefahaman amalan-amalan yang efektif.

1. engetua Sebagai Pemimpin Kurikulum Berkesan
2. Pengetua Sebagai Jurulatih Peningkatan Prestasi Pengajaran Pembelajaran
3. Pengurusan Pedagogi
4. Pelaksanaan Kurikulum Dan Kokurikulum
5. Penyeliaan Pengajaran Pembalajaran
6. Pengurusan Ujian Dan Penilaian
7. Pengurusan Pembelajaran Pelajar
8. Pengurusan Sumber Pendidikan
9. Pengetua Sebagai Pemimpin / Fasilitator Komuniti Setempat
10. Pengetua Sebagai Penyelesai Masalah

3. PENTADBIRAN / PENGURUSAN PEJABAT
1. Lantikan Dan Perkhidmatan
1. Proses Lantikan

Proses lantikan bermaksud tatacara / peraturan / keadah yang berkaitan dengan perlantikan seseorang bagi mengisi sesuatu jawatan kosong yang telah diluluskan pengisiannya oleh agesi pusat. Perlantikan ini termasuklah lantikan pertama ke dlaam Perkhidmatan Awam serta lantikan pegawai-pegawai sedang berkhidmat ke sesuatu jawatan lain dalam Perkhidmatan Awam.

2. Lantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

Perlantikan Pengawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) dilakukan oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan (SPP) yang berperanan untuk melantik, pengesahan dalam perkhidmatan, pemberian taraf berpencen, pertukaran perkhidmatan, kenaikan pangkat dan kawalanm tatatertib.Perlantikan ini bagi jawatan tetap, sementera, sandaran terlatih / tidak terlatih, ganti, kontrak dan sambilan.

3. Syarat-Syarat Perlantikan

SPP telah menetapkan syarat-syarat untuk lantikan tetap seperti berikut :

1. Warganegara Malaysia.
2. Berumur tidak kurang daripada 18 tahun dan tidak melebihi 54 tahun.
3. Mempunyai kelayakan akademik yang disyaratkan
4. Diakui sihat oleh Pegawai Perubatan.
5. Menendatangani Surat Sumpah.

1. Pengesahan Dalam Perkhidmatan

Seseorang PPP yang telah dilantik ke jawatan tetap perlu disahkan dalam masa tertentu. SPP telah mensyaratkan perkara berikut sebelum disahkan dalam perkhidmatan :

1. Telah berkhidmat selama 3 tahun.
2. Hadir dengan jayanya kursus induksi
3. Perakuan ketua jabatan (pengetua).

Jika seseorang PPP yang tidak dapat disahkan dalam tempoh 3 tahun maka beliau perlulah mendapatkan perlanjutan tempoh percubaan melalui ketua jabatan dengan menerangkan tempoh lanjutan dan jenis perlanjutan yang dipohon.

1. Pemberian Taraf Berpencen

SPP juga menjalankan tugas untuk memberi taraf berpencen kepada PPP dengan syarat :

1. Telah disahkan dalam perkhidmatan.
2. Telah berkhidmat lebih 3 tahun yang boleh diambilkira.
3. Mendapat sokongan ketua jabatan / pengetua.
4. Disahkan dalam sekali sahaja sepanjang perkhidmatan.

Pemberian taraf berpencen ini tidak akan diberi kepada PPP yang memilih opsyen KWSP seperti mana Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 / 89 dan keputusan pemilihan ini adalah muktamad.

1. Perkhidmatan

Sepanjang perkhidmatan seseorang PPP di sekolah, beliau boleh melakukan pemangkuan tugas, penanggungan kerja, kenaikan pangkat, pelepaskan jawatan dengan izin, pelepasanjawatan dengan izin dan notis peletakan jawatan dan bersara.

2. Pemerhatian Lantikan Dan Perkhidmatan Yang Dikendalikan Oleh Pengetua Sekolah Praktikum

Dari segi pelantikan, pengetua hanya bertanggungjawab untuk memperakukan kepada SPP tentang pegawai yang dipanggil ke temuduga SPP bagi pelantikan ke jawatan tetap. Perakuan juga dibuat terhadap pegawai-pegawai yang akan disahkan dalam perkhidmatan, pelanjutan tempoh percubaan atau memilih opsyen KWSP atau opsyen Pencen. Pengetua juga bertanggungjawab untuk membuat perakuan kepada SPP sebelum seseorang pegawai itu bersara bagi membolehkan segala faedah persaraan dapat dinikmati seperti ganjaran perkhidmatan, pencen perkhidmatan dan gatian cuti rehat yang tidak sempat dihabiskan oleh seseorang pegawai.

1. Hal Ehwal Cuti
1. Definisi Cuti

Sebarang tempoh seseorang dibenarkan meninggalkan tugasnya tanpa dianggap sebagai putus perkhidmatan atau berhenti kerja.

2. Kategori Cuti

Terdapat beberapa jenis cuti yang dibenarkan dalam perkhidmatan mengikut Perintah Am Bab C seperti :

1. Cuti atas sebab perkhidmatan- iaitu cuti rehat, cuti separuh gaji dan cuti tanpa gaji.
2. Sebab perubatan - iaitu cuti sakit, cuti sakit lanjutan, cuti karentina, cuti bersalin, cuti menjaga anak, cuti kecederaan, cuti tibi,kusta dan barah.
3. Cuti Haji - iaitu cuti yang dipohon untuk menunaikan haji.
4. Cuti Berkursus - iaitu cuti bagi menghadiri kursus sama ada di dalam atau luar negeri.
5. Cuti Tanpa Rekod - iaitu cuti gantian, cuti kerana menghadiri aktiviti pasukan sukarela, latihan / khemah tahunan, kursus, latihan syarikat kerjasama, menghadiri dan mengambil peperiksaan, mesyuarat persatuan ikhtisas, mengambil bahagian dalam olehraga / sukan, isteri bersalin dan pendidikan jarak jauh (PJJ).

Terdapat beberapa jenis cuti yang dibenarkan dalam perkhidmatan mengikut Pekeliling Perkhidmatan seperti :

1. Pekeliling Perkhidmatan Bil 1 / 1992 - Mengikut pasangan yang berkursus (suami / isteri).
2. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 / 1974 dan Pekeliling Perkhidmatan Pendidikan Bil. 3 / 1995 berhubung Cuti Sambilan.
3. Luar Kampus melalui Pekeliling Perkhidmatan Bil. 11 / 1974.
4. Kecemasan Am dibawah Pekeliling Perkhidmatan Bil.1 / 1986.

4.2.3 Pemerhatian Pengurusan Cuti Yang Dikendalikan Oleh Pengetua Sekolah Praktikum

Pengurusan Cuti pegawai-pegawai di sekolah direkodkan dalam buku perkhidmatan / fail peribadi pegawai berkenaan. Setiap cuti yang telah dipohon dan diluluskan akan direkod pada muka depan (kenyataan cuti) setiap pagawai. Cuti yang biasa dipohon oleh guru-guru dan kakitangan sokongan adalah seperti berikut :

1. Cuti Rehat ( untuk kakitangan sahaja mengikut gred/kategori pegawai ) Kategori VII hingga VIII layak 25 hari (dibawah 10 tahun perkhidmatan) dan 30 hari (genap 10 tahun perkhidmatan atau lebih) . Kategori IX hingga XI layak 20 hari (dibawah 10 tahun perkhidmatan) dan 25 hari (genap 10 tahun perkhidmatan atau lebih). Cuti Rehat boleh dikumpul selama 2 tahun dan akan luput pada tahun ketiganya (bagi kemuahan cuti untuk tahun pertama sahaja). Guru-guru yang berkhidmat di sekolah tidak layak untuk memohon cuti ini . Guru-guru diberi Cuti Penggal/Semester selama 84 hari setahun dengan syarat ketua jabatan/pengetua boleh memanggil guru-guru untuk menjalankan tugas selain dari tugas mengajar tidak lebih setengah daripada Cuti Semester tahunannya.
2. Cuti Sakit - biasanya dipohon dengan sokongan Sijil Sakit / MC. Pengetua boleh meluluskan Cuti Sakit sebanyak 90 hari (sama ada keseluruhan Sijil Sakit Kerajaan atau gabungan Sijil Sakit Swasta) Selepas 90 hari tersebut, pegawai tersebut boleh diberi 90 hari lagi Cuti Sakit Tambahan lagi dan diluluskan oleh Ketua Setiausaha, Kementerian Pendidikan. Selepas 180 hari tersebut, guru / kakitangan boleh menghabiskan cuti rehatnya atau diberi 25 hari lagi (bagi guru) sebelum dihadapkan ke Lembaga Perubatan. Ini bermakna guru/kakitangan layak mendapat Cuti Sakit 180 tambah Cuti Rehat yang dibayar gaji penuh. Cuti selepas tempoh tersebut akan dipertimbangkan Cuti Separuh Gaji ( 90 hari lagi) dan sekiranya masih tidak sihat boleh diberi Cuti Tanpa Gaji dengan dibayar elaun bersamaan dengan seperuh gai untuk 90 hari lagi. Kemudahan ini boleh diulangi untuk tahun berikutnya. Setelah tamat 2 tahun, pegawai tersebut boleh dipersarakan. Sijil Sakit yang dikeluarkan oleh pihak swasta tidak lebih dari 2 hari. Sijil Sakit itu lebih dari 2 hari, hendaklah ditandatangani timbul (endorsed) oleh Pegawai Perubatan Kerajaan. Jika tidak, Guru / Kakitangan tersebut akan diberi Cuti Tanpa Gaji. Cuti Sakit hendaklah dihabiskan di hospital atau di rumah pegawai sahaja.
3. Cuti Separuh Gaji dipohon oleh guru / kakitangan yang saudara mara rapat mengalami masalah kesihatan. Kelayakan memohon dalam setahun berkhidmat ialah 30 hari dan had maksima ialah 180 hari. Pengetua hanya layak meluluskan 14 hari sahaja Cuti Separuh Gaji dan yang lain-lain diluluskan oleh Ketua Setiausaha, Kementerian Pendidikan.
4. Cuti Tanpa Gaji diberikan kepada pegawai yang mempunyai alasan persendirian dan hanya boleh dipohon setelah 6 bulan dalam perkhidmatan. Setahun berkhidmat layak memohon 30 hari dan had maksima sebanyak 360 hari. Pegawai mestilah menghabiskan Cuti Rehat sebelum memohon Cuti Tanpa Gaji.
5. Cutu Bersalin diberikan kepada guru-guru / kakitangan yang melahirkan anak. Layak 60 hari bergaji penuh hingga anak ke lima. Anak ke enam dan seterusnya bolehlah memohon Cuti Tanpa Gaji semasa waktu bertugas. Bergaji Penuh jika semasa Cuti Semester / Penggal.
6. Cuti Menjaga Anak dipohon selepas hari ke 61 (selepas habis Cuti Bersalin) . Layak 90 hari dengan diberi Cuti Tanpa Gaji untuk 5 kali sahaja.
7. Cuti Isteri Bersalin dipohon oleh guru-guru lelaki (pihak suami) selama 3 hari sebagai Cuti Tanpa Rekod. Cuti ini hendaklah dikira dari tarikh isteri bersalin atau hari berikutnya sekiranya isteri seseorang pegawai bersalin itu selepas waktu pejabat dan kemudahan ini adalah tertakluk kepada kepentingan perkhidmatan.
8. Cuti Sambilan yang biasa dipohon oleh guru-guru apabila berlaku kes-kes seperti menziarahi ahli keluarga terdekat yang sakit atau meninggal dunia, upacara atau perayaan agama yang dianuti oleh pegawai berkenaan, keadaan kecemasan atau kemalangan, menunaikan fardu haji sekiranya Cuti Haji tidak mencukupi, kursus suaikenal, majlis konvokesyen pegawai atau ahli kelurga, menghadiri temuduga perlantikan oleh SPP, KPM, JPA atau JPN, perkahwinan pegawai atau ahli keluarga, menghantar ahli kelurga menunaikan fardu haji dan mendaftar anak ke Institusi Pengajian Tinggi / Sekolah Berasrama Penuh. Semua Guru termasuk Guru Sandaran Terlatih dan Guru Kontrak layak memohon atas budi bicara pengetua / ketua jabatan. Kemudahan cuti ini tidak boleh dibawa ke tahun berikutnya.
9. Cuti Tanpa Rekod juga dipohon oleh guru-guru terutama bagi guru-guru yag terlibat dengan pasukan sukarela seperti Rejimen Askar Wataniah dan pegawai-pegawai yang melakukan Pendidikan Jarak jauh (PJJ) dengan istitusi tempatan bagi membolehkan mereka menduduki peperiksaan institusi berkenaan. Terdapat juga kakitangan sokongan yang menggunakan kemudahan ini sebagai Cuti Gantian di mana ada masa-masa tertentu mereka terpaksa bertugas semasa cuti umun . Oleh itu mereka akan diberi cuti gantian ini bagi menggantikan semula cuti yang sepatutnya mereka perolehi.
10. Cuti Upacara / Istimewa / Peristiwa biasanya dipohon oleh sekolah kepada PPD / JPN. Cuti hanya dibenrkan 4 hari dalam tempoh setahun atas alasan yang kukuh seperti perayaan Keagamaan, Hari Terbuka Sekolah, Hari Penyampaian Hadiah, Hari Lahir Sekolah dan sebagainya yang tidak diwartakan sebagai cuti umum.
11. Cuti Belajar juga dipohon oleh guru-guru. Cuti belajar biasanya melibatkan 2 kumpulan iaitu kumpulan bukan siswazah yang memohon untuk belajar di peringkat ijazah pertama akan diberi cuti belajar separuh gaji dan kumpulan siswazah yang akan mendapatkan ijazah sarjana akan diberi cuti belajar bergaji penuh. Biasanya tawaran ini hanya melalui Kementerian Pendidikan Malaysia (Bahagian Biasiswa) sahaja dengan kursus jangka panjang dan mengikuti kursus sepenuh masa.

1. Tatakelakuan Dalam Perkhidmatan
1. Tujuan Dan Kepentingan Kawalan Tatatertib

Tidak dapat dinafikan setiap jabatan perlu mempunyai satu kod etika kerja bagi menjamin setiap warganya mematuhi peraturan yang telah ditetapkan. Tidak mematuhi peraturan jabatan akan menyebabkan seseorang pegawai tersebut boleh diambil tindakan yang sewajarnya seperti mana yang telah digariskan dalam Perintah Am : Bab D. Antara tujuan dan kepentingan kawalan ini adalah :

1. Bagi mencapai objektif organisasi.
2. Menjaga keutuhan dan nama baik perkhidmatan awam.
3. Garis panduan kepada pegawai awam.
4. Menjauhi apa-apa yang ditegah.
5. Melahirkan kakitangan berdisiplin tinggi, jujur, cekap dan amanah.
6. Pentadbiran berjalan dengan licin dan lancar.
7. Mengenakan tindakan tatatertib kepada mereka yang melanggar peraturan.

1. Tatakelakuan Dan Tatatertib

Pelanggaran peraturan-peraturan Pegawai Awam ( Kelakuan & Tatatertib 1993 ) biasanya melibatkan perkara-perkara berikut :

1. Menumpukan taat setia yang tak berbelah bagi kepada yang di Pertuan Agong, Negara dan Kerajaan.
2. Membelakangkan tugas awamnya demi kepentingan persendirian.
3. Berkelakuan denmgan demikian cara yang mungkin menyebabkan kepentingan persendiriannya bercanggah dengan kewajiban amnya.
4. Berkelakuan dengan apa-apa cara yang mungkin menyebabkan syak yang manasabah.
5. Berkelakuan dengan demikian cara hingga memburukkan nama atau mencemarkan nama perkhidmatan awam.
6. Kurang cekap atau kurang berusaha.
7. Tidak jujur atau tidak amanah.
8. Tidak bertanggungjawab.
9. Membawa atau cuba membawa pengaruh luar untuk menyokong atau memajukan berhubung dengan perkhidmatan awam, samada tuntutan itu adalah tuntutannya sendiri atau tuntutan anggota-anggota perkhidmatan yang lain.
10. Ingkar perintah atau berkelakuan dengan apa-apa cara yang boleh ditafsirkan dengan munasabah sebagai ingkar perintah.
11. Pakaian.
12. Dadah.
13. Hadaih dan sebagainya / seumpamanya.
14. Keterhutangan kewangan yang serius.
15. Mengambil bahagian dalam politik.
16. Ketidakhadiran.
17. Pegawai tidak hadir tanpa cuti dan tidak boleh dikesan.
18. Menerima atau memberi keraian.
19. Menyelenggara taraf kehidupan melebihi emolumen dan pendapatan persendirian lain yang sah.
20. Meminjam wang / menjadi penjamin.
21. Penglibatan dalam pasaran komoniti atau pasaran sekuriti hadapan.
22. Refel atau loteri.
23. Menerbit, menulis buku dan sebagainya.
24. Membuat pernyataan awam.
25. Bertindak sebagai penyunting bagi akhbar dan sebagainya.

1. Hukuman Tatatertib

Hukuman tatatertib hanya ada tujuh sahaja iaitu :

1. Amaran.
2. Denda.
3. Lucuthak emolumen
4. Tangguh pergerakan gaji.
5. Turun gaji
6. Turun pangkat
7. Buang kerja.

Walaupun terdapat halangan, guru-guru atau kakitangan sokongan boleh melakukan perkara-perkara berikut dengan mendapat izin terlebih dahulu daripada pengetua seperti:

1. Membuat pekerjaan luar.
2. Menerima / memberi hadiah.
3. Mengambil bahagian dalam politik (kakitangan sokongan 1 dan sokongan II sahaja)
4. Memulakan prosiding undang-undang dan bantuan guaman.

1. Pemerhatian Pentadbiran Tatatertib Yang Dikendalikan Oleh Pengetua Sekolah Praktikum

Pada peringkat sekolah kes tatatertib yang biasa berlaku adalah seperti ketidakhadiran bertugas tanpa cuti dan berkelakuan dengan demikian cara hingga memburukkan nama atau mencemarkan nama perkhidmatan awam serta keterhutangan kewangan yang serius. Bagi kes pertama pengetua akan menghantar surat dengan pos berdaftar akuan terima ke alamat terakhir diketahui sebagaimana yang diberikan kepada ketua jabatan untiuk melapor diri dengan sertamerta setelah beliau tidak hadir bertugas 7 hari berturut-turut. Jika selepas surat diterima dan masih tidak melaporkan diri, pengetua akan mengemukakan laporan kepada pihak berkuasa tatatertib yang berada di JPN untuk tindakan lanjut. Pegawai terbabit boleh diambil tindakan seperti pembuangan kerja setelah warta kerajaan dikeluarkan terhadapnya. Bagi kes kedua dan ketiga, pengetua hanya perlu melaporkan kepada pihak berkuasa tatatertib dengan disokong dengan bukti-bukti yang konkrit dan nyata bagi pertimbangan selanjutnya oleh pihak berkuasa tatatertib. Kes yang biasa terjadi seperti kes kedua ialah kes syariah (berkhalawat) dan contoh kes ketiga ialah seperti terlalu banyak berhutang melebihi pendapatan bulannya.

Namun demikian, dalam banyak kes pihak pengetua selalunya akan memberi nasihat dan surat tunjuk sebab kepada mana-mana pegawai yang melakukan kesalahan. Jika masih lagi kejadian tersebut berulang barulah diambil tindakan untuk melaporkan situasi tersebut kepada pihak berkuasa tatatertib. Pihak pengetua juga sering memantau rekod-rekod yang sewajarnya agar pegawai yang melakukan kesalahan tidak dapat terlepas dari kesalahan yang dilakukannya. Sebagai contoh menyeliaan rekod kedatangan guru adalah salah satu dokumen yang akan diperhatikan jika melibatkan kes tidak hadir bertugas tanpa cuti. Jika terdapat pegawai lain yang tidak menandatangani dokumen tersebut walhal dia datang bertugas boleh digunakan oleh si pesalah tadi untuk menidakkan / menyatakan dokumen tersebut tidak sah, maka pihak berkuasa tatatertib juga akan membatalkan kes tersebut kerana ada orang lain juga yang tidak datang bertugas. Ini menyedarkan kepada pengetua betapa pentingnya menyeliaan rekod yang betul dan tepat.

1. Perubahan Perintah Am
1. Perubahan Terkini Perintah Am

Perintah-Perintah Am mengandungi beberapa bab seperti :

1. Bab A : Lantikan Dan Kenaikan Pangkat
2. Bab B : Elaun-Elaun Dan Kemudahan Dalam Perkhidmatan.
3. Bab C : Cuti
4. Bab D.: Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan & Tatatertib)
5. Bab E : Rumah Dan Bangunan Pejabat Kerajaan.
6. Bab F : Perubatan.
7. Bab G. : Waktu Bekerja Dan Lebih Masa.

1. Pemerhatian Pentadbiran Perubahan Perintah Am Yang Dikendalikan Oleh Pengetua Sekolah Praktikum

Perubahan Perintah Am yang diperhatikan di sekolah praktikum tidaklah banyak . Pemerhatian yang dilakukan hanyalah menyentuh tentang perubahan dari tahun 1998 hingga 1999 sahaja. Antara berubahan tersebut ialah :

1. Cuti Bersalin - perubahan dari 45 hari kepada 60 hari. Dan Cuti Menjaga Anak.
2. Cuti Hari Sabtu Setiap Awal Bulan dan Perubahan Masa Bekerja.
3. Perubahan Skil Gaji Guru dari DG6 kepada DGA6.
4. Menangani Pegawai-Pegawai Yang Bermasalah.
5. Tuntutan Elaun Memindahkan Barang-Barang Semasa / Selepas Berkursus.

1. Pentadbiran Rekod
1. Rekod-Rekod Kerajaan

Rekod yang dimaksudkan ialah semua bahan yang dikeluarkan oleh jabatan-jabatan kerajaan alam apa-apa jua bentuk sekaipun untuk tujuan menjalankan dan menunaikan urusan rasmi mereka. Berikut adalah rekod-rekod yang dikategorikan sebagai Rekod Kerajaan iaitu:

1. Segala jenis surat.
2. Dokumen.
3. Rekod.
4. Daftar.
5. Bahan bercetak.
6. Buku.
7. Plan.
8. Lukisan.
9. Mikrofilem.
10. Filem wayang gambar.
11. Rakaman suara dan sebagainya

1. Tanggungjawab Ketua Jabatan

Tanggunjawab Ketua Jabatan / Pengetua dalam pentadbiran rekod-rekod jabatan adalah seperti berikut :

1. Disimpan dan dipelihara dengan baik.
2. Dilarang memusnahkan Rekod Kerajaan.
3. Berhubung dengan Arkib Negara bagi mendapat nasihat berhubung penyimpanan, pemusnahan dan perpindahan rekod-rekod lama.
4. Pemeriksaan tahunan bagi rekod yang lebih dari 5 tahun penutupannya.
5. Menyimpan selamat Rekod Kerajaan.
6. Pengeringkan Rekod Kerajaan yang basah.
7. Memperbaiki Rekod Kerajaan yang koyak.
8. Memastikan bilik rekod diselenggara dengan baik dari aspek kebersihan dan keselamatan.
9. Melantik pegawai rekod jabatan / sekolah.
10. Mengambil langkah sewajarnya bagi menjaga Rekod Kerajaan.

1. Pemerhatian Pentadbiran Rekod Kerajaan Yang Dikendalikan Oleh Pengetua Sekolah Praktikum

Pentadbiran rekod di sekolah praktikum didapati kurang berkesan. Keadaan ini terjadi kerana tiada bilik khusus untuk menyimpan rekod-rekod lama. Rekod-rekod lama juga tidak diambil tindakan untuk memindahkan kepada Arkib Negara samada rekod itu bernilai atau tidak. Rekod Kerajaan juga diperhatikan tidak berpusat dan berada dibeberapa lokasi yang berlaian. Keadaan ini menyebabkan pengetua sukar menggunakan atau merujuk rekod tersebut. Walau bagaimanapun usaha-usaha sedang dijalankan untuk memperbaiki sistem rekod sekolah agar mencapai apa yang sepatutnya dilakukan dalam pengendalian Rekod Kerajaan. Sekolah ini baru berusia 10 tahun sudah tentu tidak banyak rekod lama yang disimpan di sekolah ini. Didapati Rekod Kerajaan semua menggunakan dakwat kekal. Ini salah satu ciri yang baik bagi memastikan ianya tidak bebar.

1. Pengurusan Pejabat
1. Pemerhatian Pengurusan Pejabat Kerajaan Yang Dikendalikan Oleh Pengetua Sekolah Praktikum

Pengursan Pejabat menyentuh tentang aspek-aspek seperti buku kedatangan, kebersihan pejabat, pengendalian alat perhubungan seperti telefon dan faksimili, surat-menyurat, daftar surat dan bungkusan, pengendalian dan penjagaan kelengkapan pejabat, borang-borang bercetak, resit-resit, alat tulis, mesin-mesin dan perabot.

Pengendalian rekod-rekod yang terdapat dalam pejabat seperti Buku Maklumat Guru Semasa Cuti, Buku Alamat Tetap Dan Alamat Semasa Semua Staf, Buku Rekod Penggilan Telefon, Invois Suwa & Kerajaan, Daftar Kutipan SPM dan PMR, Penyata Slip Gaji Kakitangan, Rekod Jumlah Murid Bulanan, Buku Stok Bilik Cetak, Senarai Potongan Dari JAN (pendidikan, takaful, MNI dan sebagainya), Senarai Potongan Dari JAN ( KWSP dan Tabung Haji), Senarai Potongan Dari JAN (Pinjaman Kenderaan), Senarai Potongan Dari JAN (Cukai Pendapatan), Senarai Potongan Dari JAN (Penjaman Pelajaran JPA), Senarai Potongan Dari JAN (Pinjaman Pelajaran KPM), Senarai Potongan Dari JAN (ANGKASA-ASB), Senarai Pekerja Yang Dibayar Gaji Melalui Bank, Senarai Cek Permintaan ( Cek yang dihantar ke bank oleh JAN bagi tujuan pembayaran semua gaji kakitangan - Kew. 44 ), Surat Kuasa Memunggut Wang (AP.69), Buku Daftar Pelajar Sekolah, Index Nombor Telefon Kawasan Sekeliling / Jabatan Lain Yang Mustahak, Buku Gerak Cepat (arahan melalui telefon), Buku Daftar Kutipan Harian, Buku Daftar Surat Masuk, Buku Kedatangan Guru / Kakitangan, Buku Penyerahan Surat Dengan Tangan, Payroll Master Listing, Buku Rekod Pengambilan Stensil / Fail / Barangan Luak, Buku Rekod Kerosakan, Buku Surat Keluar Kawasan Sekolah (Pelajar), Buku Rekod Keluar / Masuk Guru / kakitangan, Buku Rekod Kelewatan Pelajar, Buku Rekod Guru Bertugas Mingguan, Buku Laporan Pengurusan (Guru Kanan), Buku Rekod Kahadiran Aktiviti KoKurikulum, Buku Rekod Jaga Siang, Buku Laporan Pengawal Keselamatan (Jaga Malam) dan Borang-borang permohonan.

4.7 Pengurusan Surat-Menyurat

4.7.1 Pemerhatian Pengurusan Surat-Menyurat Yang Dikendalikan Oleh Pengetua Sekolah Praktikum

Pengurusan Surat-Menyurat bagi sekolah iani tidak menghadapi masalah yang besar cuma ada beberapa bahagian yang boleh diperbaiki. Surat yang dikeluarkan mempunyai nombor rujukan dan tajuk surat. Permulaan dan akhir surat juga bersesuaian dengan adanya penggilan hormat dan "saya yang menurut perintah". Surat yang dikeluarkan juga hanya menyentuh tentang satu perkara sahaja dan dialamatkan kepada ketua jabatan penerima. Gelaran bagi surat individu ditulis dengan lengkap seperti tuan / puan, Tan Sri, Yang Berhormat dan sebagainya.

Semua surat yang diterima akan diberi perhatian segera oleh Pembentu Tadbir dan setelah direkodkan akan dimajukan kepada pengetua. Setelah diambil tindakan wajar oleh pengetua, surat yang perlukan perhatian segera akan terus dimajukan kepada pegawai yang berkaitan. Penerimaan surat / arahan dari pengetua akan direkodkan dalam buku daftar surat. Pegawai terbabit akan menurunkan tandatangan sebagai tanda telah menerima surat / arahan tersebut. Surat yang telah siap disemak oleh pengetua akan diserahkan kepada pegawai-pegawai untuk diambil tindakan pada hari yang sama. Penyerahan surat dengan tangan ke PPD atau JPN akan menggunakan buku rekod menyerahan surat dan ditandatangani oleh orang yang menerimanya.

Pengurusan surat menyurat di sekolah ini juga menghadapi beberapa kelemahan seperti tiada kertas minit untuk tindakan pegawai berikutnya. Sumua arahan akan dicatatkan di atas surat rasmi tersebut untuk tindakan lanjut. Surat asal akan diserahkan kepada pegawai untuk tindakannya. Sepatutnya fail yang mengandungi surat tersebut yang berpindah kepada pegawai. Pembantu Tadbir juga tidak bertindak sebagai pendaftar fail. Surat juga tidak dikelaskan mengikut tahap keselamatannya. Semua surat yang dibuka oleh pembantu tadbir dikelompokkan dalam satu kategori yang sama. Langkah keselamatan tidak diambil untuk menghalang surat yang mempunyai tahap keselamatan ini jatuh ke tangan orang yang tidak sepatutnya. Sebagai contoh surat pelantikan sebagai ketua pengawas peperiksaan (SULIT) diletakkan bersama surat-surat yang lain (surat terbuka Walaupun surat yang masuk direkod dengan baik namun bagi surat yang keluar tidak pula direkodkan seperti sepatutnya. Pembantu Tadbir juga tidak membuka sampul kecil sementara menunggu fail sebenar diperolehi. Pembukaan sampul kecil tidak perlu dilakukan kerana surat asal yang bergerak kepada pegawai untuk tindakannya.

PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN

3. PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN

Pengurusan Kewangan dan Akaun di sekolah tidak boleh lari dari Akta Acara Kewangan 1957 yang menjadi asas kepada semua acara kewangan yang sedang berkuatkuasa sekarang ini. "Pegawai Pengawal" adalah dikehendaki mengawal perbelanjaan berkenaan dengan sesuatu perkhidmatan yang diperuntukan dalam Kepala atau Kepala-Kepala Anggaran dibawah kawalannya supaya vot bagi perkhidmatan itu tidak melampau. Oleh itu, pengetua yang bertanggungjawab menguruskan kewangan di peringkat sekolah perlulah memastikan perkara ini dipatuhi. Pengetua boleh dikenakan tindakan "Dihukum Denda" (Surcharge) sekiranya melakukan kesalahan seperti berikut :

a.) Gagal mengutip hasil atau cukai.

1. Membuat pembayaran tidak mengikut peraturan.
2. Terlibat dan sabit dengan sesuatu kehilangan atau kerosakan harta-harta kerajaan.
3. Gagal menyimpan kira-kira dan rekod-rekod yang perlu dengan lengkap dan kemas.
4. Lambat membuat bayaran.

Pengetua bertanggungjawab menentukan segala wang yang patut diterima, mnyimpan selamat wang awam, mengakaunnya dengan betul dan juga apa-apa (butiran) yang tidak betul dalam akuan yang dikemukakan / diberikan untuk semakan. Kewajipan kewangan boleh diwakili dengan syarat ada arahan bertulis, pegawai tidaklah melepaskan diri daripada tanggungjawab amnya. Oleh itu, pengetua perlulah berhati-hati dalam menguruskan Terimaan dan Pungutan, Pembelian Kerajaan, Tatacara Pembayaran, Pesanan dan Pembelian, Pengurusan Buku Tunai / Vot dan Elaun-Elaun Dalam Perkhidmatan.

1. Terimaan Dan Pungutan
1. Takrifan Sistem Terimaan Dan Pungutan

"Sistem Terimaan" ialah tindakan yang diambil apabila menerima wang dari orang awam manakala "Sistem Pungutan" ialah tindakan yang diambil untuk mendapatkan hasil yang sepatutnya dipungut.

2. Jenis-Jenis Terimaan

Berikut adalah bentuk wang tunai , cek atau kiriman wang yang diterima oleh pihak sekolah hasil dari terimaan iaitu :

1. Bantuan Persekolahan (peruntukan kerajaan dalam akaun kerajaan)
2. Derma.
3. Sewaan daripada harta sekolah ( kantin, kedai buku dan kelab komputer)
4. Jualan hasil projek sekolah.
5. Yuran khas.
6. Biasiswa.
7. Yuran Peperiksaan.
8. Makanan Tambahan.

1. Tanggungjawab

Sebagai pengetua, beliau bertanggungjawab untuk memungut semua hasil yang sepatutnya diperolehi. Oleh itu, perkara-perkara berikut perlulah dilakukan semasa penerimaan wang awam seperti :

1. Mengeluarkan surat kuasa untuk menerima wang ( Arahan Perbendaharaan 69 - AP 69)
2. Mengeluarkan notis kepada orang awam untuk meminta resit bagi tujuan pembayaran dan hanya menerima akaun terima pada resit yang bercetak dan bernombor (AP. 61)
3. Bagi terimaan melalui pos, resit hendaklah dihantar pada hari yang sama.
4. Catatkan resit dalam daftar kedatangan murid, borang serahan wang, buku tunai dan daftar terimaan wang harian.
5. Bankkan pungutan.

1. Pemerhatian Pengurusan Terimaan Dan Pungutan Oleh Pengetua Sekolah Praktikum.

Terdapat 2 akaun utama yang terdapat di sekolah ini iaitu Wang SUWA dan Wang Kerajaan. Kedua-dua akaun ini telah diselenggara dengan baik oleh pengetua dan dibantu oleh kerani kewangan (Pembantu Tadbir). Tatacara pungutan dipatuhi seperti penyediaan surat kebenaran memungut wang kepada semua guru tingkatan, menyediakan buku resit sekolah, merekodkan ke dalam buku tunai dan memasukkan wang ke dalam bank. Semua rekod berhubung dengan kewangan ini diselenggara dengan baik. Pengetua mempunyai pengetahuan yang luas tentang sistem kewangan dan tidak mengharapkan pembantu tadbir untuk menguruskannya.

Semua bahagian seperti Ketua Bidang, Ketua Panitia, Penyelaras Pusat Sumber, Pendidikan Seni, Pendidikan Jasmani dan Kesihatan dan lain-lain dimaklumkan tentang peruntukan yang diterima. Mereka boleh berbelanja mengikut keperluan jabatan atau unit masing-masing dengan seliaan dan kawalan dari pengetua. Badan pengurusan kewangan sekolah juga ditubuhkan yang terdiri dari Pengetua, Semua Penolong Kanan, Penyelia Petang, Ketua Bidang dan Ketua Panitia serta Pembantu Tadbir.

1. Pembelian Kerajaan
1. Definisi Pembelian Kerajaan

Pembelian Kerajaan ialah membeli barangan atau perkhidmatan dengan penggunakan peruntukan kerajaan.

2. Dasar Kerajaan Mengenai Pembelian

Kerajaan malaysia mempunyai beberapa dasar berhubung dengan perkara pembelian ini. Ini bermakna wang yang disalurkan oleh kerajaan haruslah memenuhi dasar tersebut samasa kita membelanjakannya. Antara dasar kerajaan tersebut ialah :

1. Memenuhi kehendak Dasar Ekonomi Baru (DEB)
2. Meningkatkan pelaburan asing dan pemindahan teknologi.
3. Mengutamakan syarikat bumiputera.
4. Perdagangan dikalangan negera-negara Asean.
5. Perdagangan timbal balas dan lain-lain.

1. Tanggungjawab Pegawal Pengawal / Pengetua

Pengetua yang telah dipertanggungjawabkan untuk menguruskan kewangan kerajaan pada peringkat sekolah haruslah mematuhi Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Jabatan Akauntan Negara dan Pekeliling Kementerian Pendidikan berhubung tatacara kewangan. Sebelum sesuatu pembelian dilakukan, pengetua perlulah memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi iaitu :

1. Memahami dan mematuhi peraturan.
2. Menentukan peruntukan mencukupi
3. Membuat perancangan yang lebih awal.
4. Memberitahu pihak berkenaan mengenai pembelian.
5. Menyimpan akaun dan rekod-rekod yang diwajibkan.
6. Menyelia, menyelenggara dan mengawal barangan / perkhidmatan yang dibeli.
7. Membayar mengikut peraturan yang ditetapkan
8. Membuat kajian pasaran.

1. Tatacara Pembelian

Pembelian kerajaan boleh dilakukan dengan berbagai cara bergantung kepada barangan atau perkhidmatan yang diperlukan oleh sekolah. Dewasa ini pembelian boleh dibuat dengan cara :

1. Pembelian Panjar Runcit - iaitu barangan atau perkhidmatan yang mempunyai nilai kurang dari RM100.00 dan barangan atau perkhidmatan tersebut diperlukan segera dan tidak praktik untuk mengeluarkan pesanan tempatan (LO). Contohnya pembelian barangan runcit untuk aktiviti memasak pelajar ERT.
2. Pembelian Melalui Kontrak Pusat - iaitu kontrak yang diuruskan oleh Perbendaharaan dengan rasional pembelian secara banyak mendapat harga yang murah. Ini kerana barangan atau perkhidmatan ini akan digunakan oleh semua agensi, mengurangkan waktu menguruskan sebutharga atau tender dan keseragaman atau gunasama. Contoh pembelian jenis ini seperti Kontrak Pusat Pembekalan Kertas Kepada Semua Jabatan Kerajaan.
3. Pembelian Terus - iaitu pembelian yang kurang dari RM 20,000.00 dan dipesan dari syarikat yang menawarkan harga yang setimpal / berpatutan dengan kualitinya. Jika nilai belian tersebut melebihi RM 10,000.00 syarikat tersebut mestilah berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Kementerian Pendidikan mensyaratkan kelulusan Pusat Tanggungjawab (PTJ) JPN / JPD untuk pembelian melebihi RM2,000.00 bagi sekolah menengah. Perolehan ini disyaratkan terutama untuk barangan kekal sahaja. Contohnya, membeli sebuah komputer untuk pusat sumber sekolah.
4. Pembelian Melalui Sebutharga - iaitu pembelian melebihi RM20,000.00 tetapi tidak melebihi RM50,000.00. Pembelian ini memakan masa yang agak panjang kerana prosesnya yang rumit seperti mengeluarkan notis sebutharga, menghantar Lampiran Q kepada pembekal ( tidak kurang dari 5 pembekal), sediakan peti sebutharga, dibuka oleh Jawatankuasa Sebutharga yang terdiri sekurang-kurangnya 2 orang, diluluskan oleh Jawatankuasa Sebutharga sekurang-kurangnya 3 orang (salah seorang adalah pengetua), memaklumkan setuju terima kepada pembekal yang telah dipilih / berjaya. Contohnya sebutharga mendapat khidmat pengawal keselamatan atau pembersihan kawasan sekolah.
5. Pembelian Melalui Tender - iaitu pembelian yang melebihi RM 50,000.00. Prosesnya juga rumit seperti mengeluarkan iklan dalam akhbar, diterima dengan sampul berlakri, dimasukkan ke dlaam peti tender, dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender, diluluskan oleh Jawatankuasa Tender dan memaklumkan dan menandatangani setujuterima tender oleh syarikat / pembekal yang berjaya. Contohnya ialah seperti tender membina bangunan tambahan sekolah.
6. Pembelian Dharurat - iaitu pembelian yang dilakukan semasa kecemasan dengan andaian kelewatan akan menjejaskan kepentingan awam. Prosudur biasa pembelian diketepikan dan tiada had sekatan nilai. Pengetua perlu menghantar laporan kepada Pegawai Pengawal dalam tempoh sebulan untuk dimajukan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan. Contoh pembelian ini seperti semasa kecemasan seperti banjir.

1. Pemerhatian Pembelian Kerajaan Oleh Pengetua Sekolah Praktikum.

Pembelian Kerajaan yang dilakukan olh sekolah ini hanya melalui pembelian Tunai Runcit dan Pembelian Terus sahaja. Tatacara pembelian dipatuhi sepenuhnya. Pembelian melalui Tunai Runcit dilakukan oleh guru-guru dalam nisbah yang kecil. Biasanya pihak Pembantu Tadbir akan mengumpul jumlah ini hingga satu amaun yang munasabah sebelum dilakukan pembayaran kepada guru-guru atau kakitangan yang menuntutnya.

Wang tunai yang telah dibelanjakan akan diganti semula dengan mengambil dari mana-mana peruntukan sama ada peruntukan kerajaan atau wang SUWA bersesuai dengan barangan yang dibeli tadi. Pembelian Terus dilakukan dengan mengeluarkan LO kepada pembekal dan pembayaran dilakukan setelah penerimaan barangan atau bil dari pembekal. Pembayaran dilakukan dalam tempoh sebulan. Lain-lain pembelian dilakukan oleh PTJ sendiri sebelum diagihkan kepada pihak sekolah kerana sekolah bukanlah PTJ sendiri. PTJ sekolah ini ialah Pejabat Pendidikan Daerah (PPD).

1. Tatacara Bayaran
1. Definisi Tatacara Pembayaran

Tatacara Pembayaran ialah langkah-langkah yang perlu dipatuhi oleh sekolah untuk melakukan pembayaran bersandarkan kepada Arahan Pembendaharaan yang sedang berkuatkuasa.

2. Pemerhatian Tatacara Pembayaran Oleh Pengetua Sekolah Praktikum.

Pembayaran yang akan dilakukan oleh sekolah ini boleh diambil dari mana-mana peruntukan yang dibenarkan sama ada peruntukan kerajaan atau wang SUWA. Tatacara Pembayaran yang dilakukan oleh Pembantu Tadbir dan disahkan oleh pengetua memenuhi AP. 92 - 110 adalah seperti berikut :

1. Bil atau invois diterima dalam bulan berikutnya barangan dibekalkan.
2. Dibayar tidak lewat dari sebulan daripada tarikh menerima invois.
3. Pesanan Tempatan (LO) dan invois disahkan dengan sewajarnya oleh pengetua.
4. Sediakan Baucer Bayaran dan rekod dalam Buku Tunai.
5. Kemaskinikan Daftar Pembelian dan Sipiutang atau Bil.
6. Tentukan cek dikeluarkan dan rekod dalam Buku Tunai.
7. Cek dihantar melalui pos atau diserahkan dengan tangan kepada pembekal.

1. Pesanan Dan Pembelian
1. Perbezaan Pesanan Dan Pembelian

Pesanan Dan Pembelian ialah 2 proses yang berbeza. Pesanan ialah proses memesan barangan atau perkhidmatan yang dikehendaki setelah menimbang keperluan berasaskan mustahak, penting dan utama serta mengambil kira peruntukan sedia ada, kegunaan, stok masih ada, tempat simpanan, tempoh perolehan, pembekal, ketahanan barangan dan pasaran. Setelah semua faktor diambilkira maka pembelian bolehlah dilakukan dengan memesan terlebih dahulu.

2. Pemerhatian Pesanan Dan Pembelian Oleh Pengetua Sekolah Praktikum.

Pengetua mengarahkan Pembantu Tadbir melakukan pesanan dengan menghantar Borang Pesanan kepada pembekal. LO dihantar balik oleh pembekal kepada pihak sekolah. Sekolah membuat pembayaran kepada barangan / perkhidmatan tadi dan penerimaan barangan dari pembekal . Penerimaan akan dilakukan oleh Pembantu Tadbir dengan menyemak butiran dengan LO / Nota Serahan.

Kecacatan disenaraikan dan diasingkan untuk dikembalikan kepada pembekal. Pengesahan dilakukan di atas LO atau Nota Serahan, Invois atau bil. Pembantu Tadbir juga akan merekodkan barangan tersebut ke dalam daftar inventori atau stok bergantung kepada jenis barangan tersebut dan seterusnya penyimpanan barangan tersebut ke tempat yang selamat bergantung kepada kategori barangan sangat menarik, menarik dan tidak menarik, ketahanan barangan dan kebahayaan barangan tersebut.

2. Buku Tunai
1. Definisi Buku Tunai

Buku Tunai merupakan Buku Perakaunan Utama Sekolah untuk mencatatkan urusniaga Terimaan / Bayaran , menganalisa Terimaan / Bayaran, mengambarkan baki wang dalam tangan pada sesuatu ketika, dilengkapi dengan Akaun Bank, terbahagi kepada dua jenis (Buku Tunai Utama dan Buku Tunai Panjar Wang Runcit) dan dipertanggungjawab dan diamanahkan kepada pengetua.

2. Format Buku Tunai

Buku Tunai mengandungi 2 halaman iaitu " Halaman Terimaan" dan "Halaman Bayaran". "Halaman Terimaan" mengandungi ruang-ruang seperti :

1. Terikh terimaan
2. Perihal terimaan
3. Nombor resit
4. Penjenisan terimaan
5. Jumlah terimaan
6. Jumlah masuk bank
7. Tarikh masuk bank

Sementara itu, halaman untuk merekodkan "Bayaran" mengandungi ruang seperti :

1. Tarikh bayaran
2. Perihal bayaran
3. Nombor baucer
4. Nombor cek
5. Penjenisan bayaran
6. Jumlah bayaran

1. Pengendalian Buku Tunai Di Sekolah Praktikum

Buku Tunai diselenggara dengan baik oleh pengetua dengan dibantu oleh Pembantu Tadbir berasaskan kepada :

1. Kumpulan wang (wang kerajaan atau wang SUWA) dan tahun kewangan.
2. Catatan dibuat setiap kali urusniaga dilakukan mengikut susunan bila mana berlaku catatan terimaan mengikut urutan resit dan catatan pembayaran mengikut urutan Baucer.
3. Halangan penjenisan Akaun diimbangi setiap kali catatan dilakukan maka, dibersihkan daripada Cek Tamat Tempoh Laku dan Cek Tak Layan.
4. Mengemaskini kenaan dan feadah bank apabila menerima Nota Debit atau Nota Kredit.
5. Menyelenggara akaun bank untuk setiap Kumpulan Wang.
6. Menyediakan Penyata Penyesuaian Bank.
7. Menyemak Buku Tunai oleh pengetua dengan cara ditutup setiap bulan, disesuaikan dengan Penyata Bank, disimpan ditempat berkunci dan membuat penyemakkan mengejut (spot cheek).

1. Penyediaan Lembaran Gaji
1. Definisi Penyediaan Lembaran Gaji

Penyediaan Lembaran Gaji adalah satu proses untuk mencatatkan segala bentuk amaun yang perlu dibayar kepada semua kakitangan mengikut bulan semasa dan dihantar kepada PTJ dan Jabatan Akauntan Negara (JAN) untuk memasukkan gaji pokok dan lain-lain elaun serta potongan kepada setiap kakitangan yang terdapat di sekolah tersebut melalui arahan pindahan bank (sistem berkomputer).

2. Penyediaan Lembaran Gaji Di Sekolah Praktikum

Penyediaan Lembaran Gaji dilakukan 2 bulan lebih awal dari pembayaran sepatutnya oleh Pembantu Tadbir dan disahkan oleh pengetua. Lembaran gaji ini perlulah sampai ke PTJ (PPD) sebelum 10hb. Bulan tersebut. Segala perubahan gaji dilakukan dengan menggunakan borang Kew.8 (perubahan gaji). Segala perubahan gaji yang berlaku selepas Lembaran Gaji dibuat hanya akan dikemaskini 2 bulan selepas itu. Bagi kes perubahan gaji tersebut, tuntutan pembayaran akan dilakukan oleh Pembantu Tadbir dan akan dimasukkan ke dalam menyata gaji bulan ke tiga atau boleh juga di buat pembayaran melalui Baucer Bayaran. Perubahan gaji yang berlaku terutamanya pembayaran gaji Guru Sandaran Tidak Terlatih (GSTT) dilakukan dengan menggunakan Baucer Bayaran (Kew.304). Mereka akan menerima cek daripada pihak sekolah. Perubahan Gaji yang biasa dilakukan ialah semasa kenaikan gaji iaitu bulan Januari, April, Julai atau Oktober, Pelarasan Gaji semasa kenaikan gaji, Perubahan Mata Gaji kerana kenaikan pangkat dan potongan (pinjaman perumahan, pinjaman pelajaran, pinjaman kenderaan, pinjaman komputer, Amanah Saham Nasional, Tabung Haji, Koperasi dan sebagainya ) yang dipohon oleh guru-guru.

2. Buku Vot

Buku Vot tidak diselenggara oleh sekolah ini. Namun demikian, PTJ (PPD) ada menyelenggara Buku Vot. Secara amnya buku vot hampir sama fungsinya dengan Buku Tunai cuma pecahannya sahaja yang berbeza. Setiap awal bulan pihak PTJ perlu menghantar pulangan Vot yang menerangkan kedudukan terakhir kewangan PTJ tersebut. Setiap terimaan atau perbelanjaan direkodkan dalam mukasurat yang sama bergantung kepada "Pecahan Kepala" yang telah ditetapkan. Pecahan Kepala Buku Vot adalah seperti Lampiran ( ). Butiran dalam Buku Vot seperti berikut :

1. Bil. Urusan Niaga
2. Tarikh
3. Butir-butir
4. Kod PAK / Vot / Jabatan.
5. Kod PTJ
6. Kod Amanah
7. Kod Projek / Setia
8. Kod CP
9. Kod SODO
10. No. Baucer / Rujukan lain / No. kelompok
11. Debit
12. Kredit
13. Tanggungan / Dikenakan / (Dijelaskan)
14. Baki peruntukan PTJ / JAN.

1. Elaun-Elaun Dalam Perkhidmatan
1. Asas Pemberian Elaun

Perkara-perkara berikut merupakan asas kepada pemberian elaun dalam perkhidmatan awam termasuk guru-guru di sekolah. Antara asas-asas tersebut ialah :

1. Pemberian elaun merupakan satu keistimewaan yang diberi untuk mendorong anggota berkhidmat dengan lebih cemerlang.
2. Berasaskan 4 prinsip yang meliputi tidak sejagat (bergantung kepada status anggota), tidak kekal (menentukan elaun dibayar secara sementara), tidak biasa (diberi dalam keadaan tertentu) dan kesaksamaan (diberi kepada anggota yang layak secara adil).
3. Kriteria Pemberian Elaun bersandarkan kepada kepakaran, kemahiran, kepentingan sesuatu perkhidmatan, bayaran balik perpelanjaan, tanggungjawab tambahan, kos sara hidup, resiko kerja, kesusuhan, galakan dan keanehan tugas atau perkhidmatan.

1. Jenis-Jenis Elaun

Terdapat beberapa jenis elaun yang terdapat dalam perkhidmatan seperti berikut :

1. Imbuhan Tetap.
2. Bayaran Insentif.
3. Elaun-elaun Bayaran Balik Perbelanjaan dan Tanggungjawab Tambahan.

Kebiasaannya elaun Imbuhan Tetap dan Bayaran Insentif telah dimasukkan terus ke dalam penyata gaji. Elaun yang biasa dituntut oleh guru dan kakitangan di peringkat sekolah seperti berikut :

1. Elaun Tugas Bertugas Rasmi seperti Bayaran Sewa Hotel / Elaun Lojing. Elaun Makan, Elaun Lojing Dreber, Elaun Perjalanan Kenderaan, Elaun Harian, Elaun Basikal, Elaun Perjalanan Motobot / Motosangkut.
2. Elaun Bertukar atau Berpindah Rumah meliputi elaun perbelanjaan pengangkutan barang-barang, tambang pegawai/keluarga, tambang orang gaji, elaun makan hari bertukar, bayaran sewa hotel / lojing semasa bertukar, pemberian perpindahan, tuntutan perbatuan semasa bertukar dan elaun pindah rumah berdasarkan pekeliling
3. Elaun-elaun kerana berkursus meliputi elaun-elaun yang layak seperti Elaun kursus latihan yang diakui, elaun tanggungan keluarga, tamang pengangkutan barang-barang, tambang perjalanan (elaun perjalanan kenderaan atau pengangkutan awam) seperti Pekeliling Perbendaharaan Bil 8 Tahun 1995.
4. Bantuan Menguruskan jenazah dibrikan kepada waris terdekat di mati dengan kadar RM1000.00 dan bayaran pengangkutan jenazah sekiranya kenderaan jabatan tidak digunakan. Kemudahan ini diperolehi semasa pengenalan Sistem Saraan Baru (SSB).
5. Elaun Lebih Masa biasanya tidak terdapat di sekolah kecuali arahan khusus dikeluarkan oleh PTJ untuk membayar elaun ini kepada pegawai-pegawai yang layak atas sebab tugas-tugas yang mendesak dan segera. Setakat ini guru-guru belum dapat menikmati kemudahan ini kecuali para kerani dan pegawai-pegawai di jabatan.
6. Kemudahan Perjalanan seperti kemudahan perjalanan dengan kapalterbang, tambang pengangkutan awam, elaun tambang gantian, tambang perjalanan bagi penempatan selepas lantikan pertama, tambang berkursus di Malaysia , tambang berkursus sebarang laut, tambang calon perkhidmatan kerajaan dan elaun tambang keluarga pegawai berkursus.
7. Elaun Bertugas Di Seberang Laut meliputi elaun-elaun yang layak seperti elaun pakaian panas, elaun makan dan sewa hotel dan elaun runcit.

1. Elaun-Elaun Yang Dituntut Oleh Guru / Kakitangan Di Sekolah Praktikum

Walaupun terdapat elaun yang boleh dituntut oleh guru-guru namun peruntukan yang kurang telah menghalang semua ini. Sekolah ini bukanlah PTJ sendiri menyebabkan kemudahan elaun tugas rasmi tidak dapat dituntut dari pihak sekolah. Sebagai gantian, guru-guru hanya diberi saguhati berupa wang ringgit hasil dari panjar runcit. Lain-lain elaun yang dituntut seperti elaun menghadiri kursus dan elaun tugas rasmi yang dipanggil atau melalui oleh JPD, JPN atau Kementerian Pendidikan Malaysia.

Elaun yang diuruskan oleh sekolah ini adalah Elaun Tanggungjawab (ETJ) , Elaun Imbuhan Tetap Kakitangan Awam (ITKA), Elaun Imbuhan Tetap Perumahan (ITP), Elaun Wilayah (BIW), Elaun Mengunjungi Wilayah Asal (2 Tahun Sekali), Elaun Keraian. Dengan kata lain, semua kemudahan elaun yang hendak dituntut oleh guru-guru di sekolah ini perlulah dimajukan ke PPD untuk dibuat pembayaran jika ada peruntukan tersebut.

1. Belanjawan Kewangan Sekolah
1. Penyediaan Belanjawan Kewangan Sekolah Di Sekolah Praktikum

Sekolah mendapat sumber kewangan dari bantuan perkapita dari PTJ dalam 2 peringkat iaitu pada 31 Oktober Tahun Semasa dan 30 Jun Tahun Berikutnya. Tuntutan perkapita meliputi tuntutan untuk matapelajaran dan bukan matapelajaan seperti lampiran ( ). Antara matapelajaran dan bukam matapelajaran yang boleh dituntut berdasarkan perkapita ini ialah :

1. Sains Sosial dan Bahasa
2. Pendidikan Jasmani.
3. Pendidikan Seni.
4. Sains dan Matematik.
5. Sains Rumahtangga.
6. Sains Pertanian.
7. Perdagangan.
8. Kemahiran Hidup.
9. Matapelajaran Teknik.
10. LPBT / LPK
11. Perpustakaan.
12. Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling.
13. Pusat Sumber Pendidikan

Pembayaran perkapita ini bersandarkan kepada bilangan pelajar dalam sekolah tersebut. Disamping itu, kadarnya adalah berbeza antara menengah rendah dengan menengah atas. Nilai setiap pelajar bagi mata pelajar dan bukan mata pelajaran juga berbeza. Terdapat jadual khas untuk menentukan kadar setiap kategori sama ada bantuan mata pelajaran atau bukan mata pelajaran. Pembayaran peringkat pertama hanya dibayar seperuh sahaja daripada peruntukan sepenuhnya dan bakinya akan dibuat penyelerasan pada bulan Jun tahun berikutnya berdasarkan bilangan pelajar pada masa itu. Semua wang ini dimasukkan ke dalam akaun Buku Tunai Wang Kerajaan.

Selain daripada bantuan perkapita, sekolah juga mengutip yuran ( sukan, perpustakaan, lukisan, peperiksaan dalaman, Majalah Sekolah, Kantin, Koperasi, Kelab Komputer, Derma, Faedah Bank dan sebagainya) daripada pelajar. Semua ini terdapat dalam Buku Tunai Wang SUWA.

Perbelanjaan daripada pendapatan ini dilakukan mengikut peruntukan yang telah diberikan oleh kerajaan (mata pelajaran atau bukan matapelajaran). Wang SUWA digunakan untuk menjelaskan atau menampung peruntukan yang tidak mencukupi dari akaun kerajaan atau lain-lain perbelanjaan yang tidak terdapat dalam akaun kerajaan. Perbelanjaan dikawal oleh pengetua dan baki peruntukan yang tidak dibelanjakan akan dimasukkan ke dalam perbelanjaan tahun berikutnya sebagai punca pendapatan tahun berikutnya.

Pengetua juga telah melaksanakan tugasnya dengan baik dalam menguruskan perbelanjaan dan pembayaran terhadap barangan dan perkhidmatan yang dibeli. Begitu juga dengan urusan pembayaran gaji kakitangan kecuali pembayaran gaji kakitangan yang baru dan perubahan gaji kerana kenaikan skill gaji. Buku Tunai untuk akaun kerajaan, akaun suwa dan panjar runcit diuruskan dan diselanggara dengan memauskan. Persediaan juga dibuat untuk audit akaun sekolah dan dari laporan audit , akaun sekolah ini selalu kemaskini seperti sepatutnya. Pembantu Tadbir dapat mengikuti arahan perbendaharaan seperti yang disyaratkan.

Buku Stok barangan selalu dikemaskini terutama pada awal bulan. Tatacara hapuskira stok dibuat dengan sempurna bagi barangan yang tidak diperlukan, musnah atau rosak. Penyelenggaraan tatacara penyimpanan stok / alatan untuk pusat sumber, pejabat, makmal, bengkel dan sebagainya. Di samping itu, semua bayaran untuk menerima biasiswa dimasukkan ke dalam bank / akaun pelajar setelah menerima cek dari JPD.

BIDANG KAJIAN

6. BIDANG KAJIAN

6.1 Pengurusan Dan Penyelenggaraan Fail

Pengurusan dan penyelenggaraan fail satu tugas yang tidak asing dengan pengendalian rekod, surat-menyurat dan pengurusan pejabat. Pengurusan sistem fail yang sempurna akan menjamin kelicinan proses perjalanan pejabat secara amnya. Rekod-rekod termasuk surat-surat akan dapat diselenggara dengan baik.

2. Sistem Fail Sekolah

Sekolah ini mempunyai sistem failnya yang tidak lari dari Akta Arkib Negara Bil. 44/1966, Akta Rahsia Rasmi 1972, Peruntukan Undang-Undang Bahagian 'A' dan Arahan Perkhidmatan. Pengetua dipertanggungjawabkan untuk mengawal selia dan mengurus fail-fail mengikut kehendak-kehendak arahan yang disebutkan tadi. Cabutan dari akta-akta tersebut adalah seperti dalam lampiran ( ).

3. Pengelasan Fail

Berdasarkan kepada Akta Rahsia Rasmi 1972 dan Araham Perkhidmatan 1974, maklumat-maklumat tentang pentadbiran kerajaan hendaklah dikelaskan mengikut peringkat-peringkat keselamatannya seperti :

1. Rahsia Besar

Maklumat tentang urusan kerajaan yang masih diepringkat perancangan seperti Kertas Pembentangan Anggaran Belanjawan Kerajaan yang belum dibantangkan di parlimen. Fail ini berwarna kuning dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail tersebut. Di peringkat sekolah soalan peperiksaan awam juga dikategorikan sebagai Rahsia Besar namun setakat ini soalan peperiksaan tidak disimpan di sekolah. Namun langkah-langkah wajar perlu diambil bagi menjaga keselamatannya semasa soalan peperiksaan ditumpangkan semantara menunggu soalan tersebut diedarkan kepada calon semasa hari peperiksaan.

2. Rahsia

Urusan berkaitan dengan program pembangunan kerajaan seperti tender sesuatu projek merupakan antara urusan yang dianggap rahsia. Fail ini bisanya berwarna merah jambu dan berpalang (X) merah memanuhi kulit hadapan fail tersebut. Di peringkat sekolah soalan yang diselaraskan di peringkat daerah boleh dikategorikan sebagai rahsia sebelum soalan itu diedarkan kepada calon. Oleh itu, seharusnya tatacara yang betul diikuti dalam penyimpanan dan pengedaran fail berkenaan.

3. Sulit

Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan pentadbiran kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumunkan oleh menteri dan maklumat berkenaan disimpan di dalam fail berwarna hujau muda. Di sekolah, urusan berkaitan dengan proses tindakan tatatertib seseorang pegawai / kakitangan adalah dianggap maklumat sulit. Selain daripada itu pelantikan pengawas peperiksaan awam juga dianggap sulit dan perlulah mengikuti tatacara yang betul dalam pengendaliannya.

4. Terhad

Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang edaranya terhad disebabkan maklumat yang terkandung di dalamnya. Maklumat seperti butiran peribadi staf adalah dianggap sebagai maklumat terhad dan fail-fail jenis ini berwarna putih.

5. Terbuka

Kebanyakan fail sesebuah jabatan adalah jenis terbuka iaitu fail-fail berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan. Fail-fail pentadbiran adalah tergolong dalam kategori ini. Fail jenis iniberwarna putih.

6. Sampul Kecil

Sampul kecil ialah fail sementera diwujudkan berlandaskan fail utamanya. Tujuan diwujudkan sampul kecil adalah untuk memudahkan pegawai berkenaan membawa keluar ke mesyuarat terutama bagi kelas-kelas fail yang tidak boleh dibawa keluar dari ibu pejabat. Apabila selesai digunakan ia akan dimasukkan semula ke dalam fail asal. Ia juga bertujuan sebagai tempat sementara sekiranya fail utama tidak dapat dicari dengan cepat tetapi surat / kandungan tersebut perlu tindakan segera.

7. Fail Timbul

Di sekolah, pengetua hendaklah mempunyai fail timbul supaya beliau sentiasa dalam pengetahuan mereka surat-surat edaran / pekeliling yang diedarkan kepada guru, pelajar dan ibu bapa. Fail timbul tidak perlu direkodkan dalam indeks fail.

4. Kulit Fail

Sekolah hendaklah menggunakan fail yang telah direka oleh Arkib Negara. Kulit fail tersebut hendaklah mengandungi maklumat-maklumat berikut :

6.4.1 Kulit Hadapan

1. Nama Oeganisasi
2. Kod Fail
3. Perkara
4. Tarikh Kandungan Pertama
5. Tarikh Kandungan Terakhir
6. Rekod Pergerakan Fail
7. Arahan-arahan Penutupan Fail seperti Tarikh Tutup, Tarikh Kajian Pertama 5 , Tahun Selepas Ditutup, Cadangan Pindaan. Tarikh Kajian Kedua.

2. Kulit Tepi Dalam

Kulit tepi dalam hendaklah dimuatkan cabutan-cabutan dari Akta Arkib Negara Bil. 44/1966 para 8 (I), 10 (I) dan 12 (II)

Kulit fail hendaklah dari kertas tebal dan tahan lasak serta boleh menampung sekurang-kurangnya 100 salinan surat. Bahagian kiri sebelah dalam dilekatkan Kertas Minit dan Borang Tindakan Kerja dan disebelah kanan diletakkan surat-surat.

4. Kod Fail

Di sekolah, adalah dicadangkan supaya menggunakan Keadah Nombor supaya mudah pihak-pihak tertentu berurusan dengan sekolah. Nombor fail disusun mengikut level (paras) fail tersebut. Ada jabatan yang menggunakan abjad dan diikuti dengan nombor dan ada pula nombor sahaja. Berikut ialah bentuk level fail :

1. Level 1 - Fail Utama : 01
2. Level 2 - Fail Perkara : 01/01
3. Level 3 - Fail Aktiviti : 01/01/01

Contoh dari petikan Buku Panduan Tugas Kakitangan Sekolah PKPSM Malaysia ialah:

a.) Level Pertama - 9 tajuk dan ditulis mengikut abjad seperti berikut :

01 - Asrama

02 - Hal Ehwal Pelajar.

03 - Kemudahan Fizikal.

04 - Kewangan dan Akaun

05 - Ko Kurikulum.

06 - Kurikulum.

07 - Pentadbiran Am Sekolah.

08 - Perhubungan Masyarakat

09 - Perjawatan & Perkhidmatan Kakitangan.

2. Level 2 :

Contoh:

01/07 - Peraturan Asrama

3. Level 3 :

Contoh :

01/07/001 - Kebenaran Keluar Asrama

01/07/002 - Peraturan & Tatatertib Asrama

01/07/003 - Tindakan & Hukuman

4. Sambung Fail

Fail-fail yang ditutup (kerana halaman kertas melebihi 100 atau sudah tidak dapat menampung surat-surat) hendaklah direkodkan seperti kehendak Akta Arkib Negara dan lebelkan sebagai Jilid 1. Fail baru yang dibuka atas nama yang sama akan dilebelkan sebagai Jilid 2 seperti 01/07/001/Jld.II.

5. Proses Penyimpanan Fail

Fail hendaklah disimpan di tempat yang selamat. Keselamatan tempat adalah dari segi pemeliharaan fail supaya tidak rosak, tidak mudah musnah, terkawal dari segi maklumat dan tidak hilang. Fail hendaklah disimpan di tempat yang kering dan ada pengealiran udara. Fail-fail terbuka bolehlah disimpan di atas rak-rak besi. Fail sulit dan terhad hendaklah disimpan dalam peti kabinet dan diletakkan berasingan daripada fail terhad dan terbuka. Kawasan menyimpan fail hendaklah dijadikan kawasan larangan kepada mereka yang tidak berkenaan. Fail Sulit, Rahsia dan Rahsia Besar sediakan buku pendaftaran berasingan bagi mengawal pergerakan fail-fail tersebut. Fail yang ditutup / akan dipindah ke Arkib Negara perlulah diasingkan daripada fail -fail lain.

6. Proses pengedaran Fail

Proses pengedaran fail hendaklah mematuhi proses yang telah ditetapkan . Surat untuk tindakan diedarkan bersama-sama failnya. Oleh itu langkah-langkah berikut dipatuhi dalam pengedaran fail :

1. Masukkan surat-surat yang datang ke dalam fail berkenaan.
2. Rekod pada kertas minit masuk.
3. Rekod pada Borang Tindakan Kerja nama pegawai dan tarikh berdasarkan kepada kertas minit.
4. Mengedarkan fail berkenaan kepada pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk menguruskan surat tersebut.
5. Terima balik fail daripada pegawai berkenaan.
6. Catatkan pada kertas minit jika ada surat yang dikeluarkan untuk mengurus surat yang masuk (ditaip surat jawapan misalnya)
7. Kembalikan ke tempat simpan fail tersebut.

4. Prinsip-Prinsip Sistem Fail-Memail

1. Tidak banyak menggunakan ruang fail berkulit nipis lebih baik dari berkulit keras
2. Mudah disediakan dan disimpan
3. Mudah dan murah diperolehi
4. Cara yang mudah diperluaskan dan dipakai berterusan (Aktif).
5. Rekod mudah dicari bila diperlukan,tanpa membuang masa banyak.
6. Beri cross-reference.

PERBANDINGAN ANTARA AMALAN PENGURUSAN DI SEKOLAH DENGAN AMALAN DI SEKOLAH SENDIRI

6. Perbandingan Antara Amalan Pengurusan Di Sekolah Dengan Amalan Di Sekolah Sendiri

Perbandingan antara sistem pengurusan fail di sekolah dengan amalan di sekolah sendiri ( SMK Saint Patrick, Mukah, Sarawak ) terdapat perbezaan, persamaan dan kekuatannya yang tersendiri. Berikut adalah perbezaan, persamaan dan kekuatannya :

1. Perbezaan

Perbezaan yang telah diperhatikan antara lain ada kaitannya dengan adanya ketidakseragaman dan sistem fail yang kurang memuaskan, keadaan ini boleh menimbulkan banyak masalah diantaranya :

1. Penyimpanan Fail / Rekod yang kurang kemas / teratur.

Sekolah ini tidak mengamalkan sistem menyimpan fail secara berpusat. Fail-fail terdapat / disimpan di bilik Penyelia Petang, bilik Penolong Kanan Pentadbiran, bilik Penolong Kanan Hal Ehwal Murid, bilik Ketua Bidang, Ketua Panitia dan Pejabat Am. Fail "Sulit" berada dalam simpanan Pengetua dan Penolong Kanan Pentadbiran. Dengan hal demikian, pergerakan fail tidak dapat diselenggara dengan baik. Surat-surat juga mudah hilang setelah diambil tindakan oleh pegawai terbabit kerana surat tersebut tidak dimasukkan ke dalam fail setelah tindkan diambil. Berbanding dengan sekolah sendiri sistem fail bercorak berpusat dan hanya ditempatkan di dalam pejabat am.

2. Susah Hendak Mencari Fail

Situasi fail yang tidak berpusat telah menyukarkan pihak-pihak lain untuk berurusan dengan pejabat / fail berkenaan. Fail-fail terpaksa dicari dalam beberapa lokasi sebelum dijumpai. Jikalau pegawai tersebut bercuti atau tidak ada dalam pejabatnya, maka maklumat yang dikehendaki tidak dapat diberi dengan pantas. Sebagai contoh fail maklumat tentang data guru berada dalam bilik PK1 dan apabila PPD meminta maklumat tentang perkara tersebut, sudah tentu akan memakan masa yang panjang sebelum jawapan dapat diberikan. Keadaan ini tidak wujud di sekolah sendiri kerana fail adalah berpusat. Segala maklumat yang dikenhendaki dapat diperolehi dengan mudah tanpa merujuk kepada pegawai yang biasa menguruskan perkara tersebut.

3. Pengetua/kakitangan baru terpaksa mengambil masa memahami sistem / nomber fail.

Di dalam situasi yang sebegini, pengetua yang baru terpaksa belajar dan memahami sistem yang diamalkan oleh sekolah tersebut. Pada peringkat permulaan tugas pengetua ini akan tergganggu buat seketika kerana sistem penyimpanan fail yang asing baginya. Namun demikian, pengetua telah mengambil langkah-langkah wajar untuk memperbaiki sistem ini supaya sistem penyimpanan fail dipusatkan ke dalam pejabat am sahaja. Situasi di sekolah sendiri adalah berlainan kerana fail adalah berpusat dan mematuhi saranan Buku Panduan Tugas Kakitangan Sekolah PKPSM Malaysia.

4. Tidak ada pengelasan keselamatan fail / surat

Pembantu Tadbir yang membuka surat setiap hari tidak dapat membezakan surat yang mempunyai tahap keselamtan tertentu dengan mencampuraduk surat tersebut dengan surat peringkat keselamatan terhad dan terbuka. Contohnya surat perlantikan sebagai pengawas peperiksaan (sulit) tidak diambil tindakan yang wajar dan diuruskan sepatutnya. Sekolah sendiri tidak akan membuka semua surat yang dicop "sulit" di sampulnya. Hanya pengetua yang akan membuka sampul itu dan mencatatkan surat masuk itu ke dalam daftar masuk surat. Keadaan ini lebih menjamin keselamatan surat dan fail berkenaan. Pengetua yang akan memasukkan surat "sulit" ke dalam failnya.

5. Tarikh Buka Fail

Pihak pengurusan sekolah juga tidak mengambil langkah wajar bagi mencatatkan tahun dibuka fail pada Doket Rekod Fail. Sekolah sendiri mencatatkan tahun pada Doket Rekod Fail bagi menunjukkan tahun fail itu dibuka agar senang menyemak setelah fail itu berusia 5 tahun.

6. Catatan Pengedaran Pada Rekod Nombor

Sekolah ini juga tidak melakukan catatan kepada Rekod Nombor apabila mengedarkan fail atau apabila fail tersebut dikeluarkan dari tempat penyimpanannya. Fail didapati bebas bergerak dan dapat digunakan oleh semua staf tanpa mempunyai satu sistem rekod pergerakan fail yang boleh dipercayai. Keadan ini menyebabkan fail-fail mudah hilang dan fail baru terpaksa dibuka . Oleh itu tidak hairanlah banyak fail-fail yang ada dalam simpanan sekolah didapati masih kosong dari segi kandungannya walaupun terdapat fail yang telah dibuka. Kemanakah surat-surat yang sepatutnya ada di dalamnya.

Berbanding dengan sekolah sendiri, fail yang ingin dibawa keluar untuk diuruskan oleh Penolong Kanan, Penyelia Petang dan Ketua Bidang akan direkodkan dalam buku pendaftaran keluar fail. Nama, jawatan, tarikh keluar dan tarikh akan dipulangkan serta tandatangan pegawai yang mengambilnya akan dicatatkan dalam buku tersebut. Keadaan ini bagi mengesan fail jika ada pegawai lain yang memerlukannya.

7. Sikap Pegawai Dalam Pengedaran Fail

Diperhatikan fail-fail yang dikeluarkan dari tempat penyimpanan fail bukan sahaja tidak direkodkan malahan penggunaan fail yang sama oleh pegawai kedua selepas fail dikeluarkan juga tidak direkodkan dalam borang pergerakan fail. Keadaaan ini menyebabkan fail tersebut mudah hilang apabila berlaku perpindahan fail dari satu tangan ke tangan yang lain. Bagi skeolah sendiri, Pengetua telah menegaskan fail tidak boleh dipindahtangan tanpa melalui pendaftar fail yang berada di pejabat. Semua fail yang hendak digunakan perlulah melalui pendaftar fail dahulu sebelum pegawai kedua tersebut dapat digunakan. Sampul kecil boleh dibuka jika fail tersebut begitu perlu digunakan oleh pegawai pertama tadi.

8. Pemulangan Fail

Pegawai-pegawai yang telah menggunakan fail juga tidak dipulangkan ke kolasi sepatutnya (bahagian pendaftaran fail) selepas digunakan. Diperhatikan juga fail tersebut seolah-olah menjadi milik peribadi pegawai berkenaan dalam urusan awamnya. Keadaana ini menyebabkan sikap pergantungan kepada satu-satu pegawai dalam menguruskan sesuatu perkara. Keadaan ini sudah tentu merbahaya jika seseorang pegawai itu bercuti, tiada di dalam pejabatnya atau bertukar sekolah. Sistem yang diamalkan oleh sekolah sendiri adalah berlainan sekali. Fail yang telah luput tarikh penggunaannya akan dicari oleh pembantu tadbir (bahagian pendaftaran fail) berdasarkan buku daftar fail keluar. Jika pegawai berkenaan masih memerlukan fail tersebut untuk tindakannya, maka tarikh lanjutan boleh dipohon selagi tidak ada permohonan daripada pegawai lain untuk menggunakan fail yang sama.

9. Penggunaan Fail Kulit Putih

Diperhatikan fail yang digunakan semuanya adalah fail rasmi sekolah seperti mana yang telah direka oleh Arkib Negara. Fail rasmi ini digunakan secara berleluasa tanpa ada sekatan. Keadaan ini menimbulkan masalah dalam pengurusan fail kerana sekolah tidak tahu yang manakah rekod sekolah yang rasmi dengan perkara-perkara yang yang tidak rasmi. Semua guru menggunakan fail rasmi jabatan menyebabkan seolah-olah fail-fail rasmi jabatan berada di mana-mana sahaja. Hal ini timbul kerana semua guru akan dibenarkan menggunakan fail rasmi ini dengan sewenang-wenangnya tanpa kawalan. Fail-fail yang telah digunakan tadi juga akan dimusnahkan apabila selesai digunakan. Sepatutnya pihak sekolah boleh menggunakan fail rasmi untuk tujuan rasmi sahaja dan tugas-tugas lain di sekolah menggunakan fail yang lain daripada fail rasmi.

Berbeza dengan sekolah sendiri yang dapat membezakan fail rasmi dengan fail tidak rasmi. Pihak sekolah sendiri hanya membuka fail putih (rasmi) dalam hal-hal rasmi sahaja. Jika guru-guru ingin menggunakan fail akan diberi fail biasa tanpa cetakkan Cop Jabatan / Sekolah berkenaan. Warna fail tidak rasmi ini juga berbeza warna dan tidak ada warna putih untuk urusan tidak rasmi.

10. Pengelesan Fail

Pengelasan fail juga tidak teratur di mana fail "Sulit", fail "Terhad" dan fail "Terbuka". Semua fail menggunakan warna yang sama sahaja iaitu warna putih. Sepatutnya fail "Sulit" menggunakan fail yang berwarna hijau muda dan fail "Terhad" dan "Terbuka" berwarna putih. Keadaan ini berlaku kerana pihak sekolah hanya memesan fail satu jenis sahaja. Sekolah sendiri mempunyai berbagai warna fail rasmi yang telah ditempah dan sistem warna dalam pengelasan fail dapat dipatuhi.

7.1.11 Perpindahan Fail Ke Jabatan Lain

Diperhatikan perpindahan fail ke jabatan lain tidak dilakukan terhadap fail peribadi pegawai. Tidak dapat dipastikan mengapakah fail ini tidak dipindahkan ke jabatan baru jika ada pegawai-pegawai yang berpindah. Kebiasaannya di sekolah sendiri fail peribadi dipindahkan bersama dengan perpindahan pegawai tersebut ke stesyen yang baru. Keadaan ini dirasakan perlu bagi membolehkan pengetua yang baru dapat mengenali pegawai tersebut dengan lebih dekat dan merancang tugas yang sesuai untuk pegawai berkenaan berdasarkan pengalaman dan latihan yang pernah dihadiri, dijawat atau didedahkan. Rekod-rekod cuti, pergerakan gaji, perubahan gaji, pinjaman, dan sebagainya dapat dilihat dengan mudah jika fail berkenaan berpindah sama dengan guru tersebut.

Berbeza dengan sekolah praktikum yang menyimpan rekod tersebut tanpa memindahkannya bersama dengan pegawai ke stesyen yang baru. Kadang kala oleh kerana fail ini terlalu lama maka kemungkinan fail tersebut hilang, rosak atau musnah sama sekali. Keadaan ini akan menyebabkan pegawai yang berpindah menghadapi masalah terutama semasa membuat perubahan gaji, kenaikan gaji, kenaikan pangkat dan mengira ganjaran semasa berpencen. Keadaan ini terjadi kerana setiap sekolah / stensyen baru yang berkhidmat akan membuka fail baru untuk dirinya. Keadaan ini menyebabkan maklumat tentang pegawai tersebut akan bertaburan dikalangan sekolah-sekolah yag pernah beliau berkhidmat.

Untuk mendapatkan semua maklumat itu kembali bukannya mudah kerana jarak masa seseorang berkhidmat antara 20 hingga 35 tahun. Jadi berlakulah keciciran maklumat dan pembaziran masa untuk mengumpulkan semula maklumat tersebut. Begitu juga dengan kes-kes guru-guru yang ingin memohon sesuatu kemudahan dalam perkhidmatan atau kenaikan pangkat di mana pengalaman lama diambil kira. Jika fail ini tidak bergerak bersama guru yang berpindah sudah tentu permohonannya di sekolah yang baru akan menghadapi masalah walaupun beliau begitu aktif dan berpengalaman di sekolah lama. Jadi semua pengalaman pegawai berkenaan telah ditidakkkan oleh pengetua / ketua jabatan yang baru.

11. Menomborkan Surat Keluar / Masuk

Sekolah praktikum tidak menomborkan surat pada penjuru kanan atas surat tersebut bagi surat keluar atau surat masuk di dalam fail tersebut. Keadaan ini akan melambatkan pegawai bagi mendapatkan nombor rujukan fail terutama bilangan kandungan fail jika nombor ini tidak diberikan semasa menfailkan surat . Sekolah sendiri . surat yang keluar dan masuk juga tidak diberi nombor sewajarnya. Surat keluar diberi nombor dengan menggunakan pen berwarna biru atau hitam dan surat masuk diberi nombor dengan pen berwarna merah.

12. Kandungan Fail

Kandungan fail sekolah praktikum seringkali diperhatikan bercampur aduk antara tajuk-tajuk penting. Sebagai contoh sebuah fail dicatatkan " Pekeliling Dari Jabatan Pendidikan Negeri" telah dimuatkan dengan semua pekeliling dari JPN tidak kira apakah kandungan surat tersebut asalkan ianya hanyalah pekeliling. Sepatutnya pekeliling tersebut masih dapat dipecahkan kepada beberapa pekeliling yang kecil seperti perkhidmatan, hal ehwal murid, kewangan atau sebagainya. Lain-lain fail juga diperhatikan kandungannya sering bercampur aduk dan sukar untuk pegawai-pegawai membuat rujukan. Pecahan tidak dibuat dengan teliti bagi memberi nama fail. Keadaan ini berlainan dengan sekolah sendiri yang membuka fail atas satu tajuk sahaja. Tajuk yang hampir serupa akan dibuka fail baru mengikut level.

 

2. Persamaan

Walaupun terdapat perbezaan dalam pengurusan sistem fail, sekolah ini juga mempunyai persamaan dengan sekolah sendiri dalam mengendalikan sistem failnya seperti :

1. Kertas Minit

Diperhatikan juga kertas minit tidak digunakan dalam urusan surat menyurat. Oleh itu kertas minit tidak dimasukkan ke dalam fail . Surat-surat yang dimasukkan ke dalam fail juga tidak direkodkan dalam kertas minit. Semua arahan semuanya dicatatkan pada surat asal untuk tindakan pegawai bawahan. Keadan ini adalah bertentangan sama sekali dengan Arahan Perkhidmatan yang menegaskan tentang rekod kerajaan tidak boleh dibuat catatan diatasnya.

2. Peringkat Tindakan Fail

Satu-satu fail yang memerlukan tindakan "segera" atau "sertamerta" , maka tanda-tanda bercetak yang menunjukkan jenis tindakan yang diperlukan tidak disemat pada kulit fail. Semua fail yang digunakan tidak mengamalkan perkara ini.

3. Memberi Tajuk Fail

Setiap fail yang dibuka akan diberi tajuk bagi membayangkan isi kandungan fail tersebut. Tajuk ini adalah seperti mana Buku Panduan Tugas Kakitangan Sekolah PKPSM Malaysia. Setiap fail ini akan didaftarkan oleh Pembantu Tadbir dan dimasukkan ke dalam buku daftar fail.

4. Pendaftaran Secara Nombor Dan Abjad

Semua fail yang digunakan oleh pihak sekolah akan menggunakan sistem nombor dan abjad dalam usaha membezakan fail. Fail-fail diberi nombor yang sewajarnya mengikut Buku Panduan Tugas Kakitangan Sekolah PKPSM Malaysia. Cuma yang tidak diberi nombor berkenaan ialah fail yang digunakan oleh guru-guru untuk menyimpan perkara-perkara lain selain dari perkara rasmi tadi. Walaupun mereka menggunakan fail putih yang sama (fail rasmi) tetapi fail tidak rasmi ini tidak diberi nombor dan abjad seperti fail rasmi di dalam pejabat, bilik PK atau bilik Penyelia Petang, Bilik Ketua Bidang atau Ketua Panitia. Dengan itu, Pengetua tidak mengambil masa lama untuk memahami isi kandungan surat kerana jika ada kod / nomber fail yang serupa bagi semua sekolah dan akan tahu dengan segera maksud sesuatu surat dengan melihat nombor failnya sahaja.

5. Membuka Fail Baru

Pembantu Tadbir yang ditugaskan untuk menguruskan fail ini juga berkemampuan untuk membuka fail-fail baru yang belum terdapat di dalam senarai daftar fail sekolah. Tajuk yang baru akan diberi nombor yang baru juga mengikut level masing-masing.

6. Keselamatan Fail

Fail-fail yang mempunyai tahap keselamatan seperti fail sulit akan disimpan oleh pengetua. Fail-fail seperti Laporan Penilaian Prestasi, Pergerakan Gaji, Kelakuan dan Tatatertib di simpan oleh pihak pengetua. Fail ini dimasukkan ke dalam peti besi dan kabinet khas yang terdapat dalam bilik pengetua. Lain-lain fail iaitu fail "Terhad" dan "Terbuka" akan disimpan dalam kabinet besi. Keadaan ini menjamin keselamatan fail kerana kabinet ini sentiasa berkunci. Keselamatan fail boleh dipercayai diperingkat ini selagi ianya disimpan di dalam bilik-bilik yang dinyatakan tadi. Fail-fail "Terhad" seperti fail peribadi dikawal dengan berkesan.

7. Simpan Dalam Perhatian (KIV)

Fail-fail yang digunakan oleh pegawai-pegawai tetapi masih menunggu jawapan daripada pihak lain juga tidak dipulangkan kepada bahagian pendaftaran fail. Fail bersifat KIV ini sepatutnya dipulangkan ke bahagian pedaftaran fail bagi membolehkan pegawai lain turun menggunakan fail tersebut jika diperlukan.

8. Fail-Fail Mati

Fail-fail yang telah cukup bilangannya iaitu 100 salinan surat atau tidak lagi mampu menampung kandungan rekod / surat tidak ditutup dan diasngkan. Fail-fail sebegini dibiarkan dalam kabinet fail. Fail-fail ini juga tidak diambil tindakan untuk mengasingkan fail yang melebihi 5 tahun. Kekurangan tempat menyimpan telah menjadi kekangan kepada sekolah ini untuk menyimpan fail tersebut. Fail-fail yang diperhatikan juga telah melebihi 100 surat dan sudah tidak mampu untuk menampung bilangannya lagi. Tindakan juga tidak dibuat untuk memindahkan fail ke Arkib Negara seperti mana arahan dalam cabutan dari Akta Arkib Negara, Akta Rahsia Rasmi 1974 dan Arahan Perkhidmatan.

3. Kekuatan

Pengurusan Sistem Fail kedua-dua sekolah mempunyai kekuatannya yang tersendiri seperti :

1. Prinsip Sistem Fail Dipatuhi

Secara umunnya semua sekolah menggunakan Buku Panduan Tugas Kakitangan Sekolah PKPSM Malaysia. Oleh itu, seluruh sekolah menggunakan nombor fail yang sama bagi perkara dan tajuk yang sama. Perbezaan dari segi nama dan tajuk ini terlalu kecil. Keadaaan ini sudah tentu menyenangkan pegawai-pegawai ketika berurusan

dengan fail di mana-mana sekolah.

2. Penyimpanan Fail Dan Pengelasan Fail

Semua sekolah menyedari bahawa fail perlu disimpan di tempat yang selamat dan dikelaskan kepada beberapa kategori seperti "Sulit", "Terhad" dan "Terbuka". Fail-fail ini akan disimpan di tempat yang berasingan dari fail jenis lain. Contohnya fail jenis "Sulit" biasanya di simpan oleh pengetua sekolah. Fail jenis "Terhad" dan "Terbuka" akan disimpan di Pejabat Am sekolah.

3. Membuka Fail / Pemberian Tajuk / Daftar Fail

Keseluruahannya semua sekolah mematuhi arahan ini dengan membuka fail bagi tajuk yang berlainan dan memberi nombor yang berlainan juga. Fail yang baru dibuka akan didaftarkan dalam senarai daftar fail sekolah. Keadaan ini memudahkan mana-mana pegawai untuk berurusan dengan fail jika diperlukan kerana terdapat satu tajuk bagi sesuatu perkara .

4. Pengasingan Fail Mati

Pengasingan fail yang ditutup / mati juga diamalkan tetapi kekangan masa dan masalah tempat menyimpanan fail lama, maka perkara tersebut tidak dapat dijalankan. Penghantaran fail yang melebihi 20 tahun ke Arkib Negara juga tidak diamalkan sebaliknya fail tersebut musnah begitu sahaja apabila berlaku bencana alam atau perpindahan sekolah ke lokasi yang baru. Fail-fail yang mempunyai nilai tidak diasingkan dengan fail-fail yang tidak mempunyai nilai. Kebenaran Arkib Negara tidak diperolehi terlabih dahulu sebelum sesebuah fail itu ingin dimusnahkan. Ketidakperihatinan pegawai muda dalam urusan ini menyebabkan mereka mengambil jalan mudah untuk memusnahkan fail tersebut kerana pada anggapan fail itu terlalu lama untuk disimpan kerana menyemakkan keadaan sahaja.

5. Penggunaan Kertas Minit

Penggunaan Kertas Minit juga jarang diamalkan oleh sekolah-sekolah. Semua arahan dari ketua jabatan akan direkodkan di atas surat asal sahaja. Keadaan ini menjadikan rekod kerajaan mengandungi banyak catatan yang tidak sepatutnya ada di atas rekod kerajaan. Penggunaan kertas minit patut diamalkan dalam urusan surat-menyurat dan sistem fail.

6. Pergerakan Fail Perlu Direkod

Rata-rata semua sekolah tidak begitu perihatin terhadap masalah ini. Keadaan ini terjadi kerana pegawai yang berurusan dengan fail tersebut biasanya berjawatan tinggi (Pengetua, Penolong Kanan, Penyelia Petang dan Ketua Bidang) daripada pendaftar fail (pembantu tadbir). Oleh yang demikian, pergerakan fail sering dilakukan tanpa rekod dan berkemungkinan fail tersebut akan hilang adalah tinggi. Kehilangan fail akan menyebabkan rekod tersebut pupus dan akan mengganggu proses dan kecekapan jabatan berkenaan seperti kehilangan pekeliling yang baru akan menjejaskan pentadbiran seorang pengetua jika pekeliling tersebut diperlukan. Biasanya pengetua akan mendapatkan salinan pekeliling tersebut dari sekolah berhampiran atau dari PPD. Keadan ini sudah tentu memakan masa dan menjatuhkan imej jabatan tersebut kerana sebuah fail yang hilang.

7. Sikap Pegawai Dalam Mengambalikan Fail

Sikap pegawai yang berurusan dengan fail juga amat dikesali kerana sering kali menyimpan fail setelah digunakan. Kekangan masa dan beban tugas yang banyak telah menyebabkan keadaan ini berlaku. Justeru itu sistem rekod yang jitu perlu diwujudkan disamping ketegasan ketua jabatan dalam menangani masalah ini.

Keseluruhan daripada pemerhatian, perkara-perkara yang dapat dipelajari dari sekolah praktikum adalah seperti berikut :

1. Pengurusan Dan Penyelenggaraan Fail
1. Perpindahan Fail Peribadi

Perpindahan Fail Peribadi semasa seseorang pegawai itu bertukar patut difikirkan semula. Bagi negeri-negeri di Semenanjung Malaysia, perpindahan fail peribadi tidak dilakukan di mana fail tersebut menjadi hak milik sekolah berkenaan. Segala maklumat pegawai tersebut hilang begitu sahaja tanpa boleh digunakan oleh sekolah yang baru. Hal ini sudah tentu merumitkan lagi jika sesekorang guru itu kerap bertukar dari sebuah sekolah ke sekolah yang lain. Oleh itu, pengalaman guru tersebut tidak dapat disalurkan ke saluran yang betul jika semua maklumat ini tidak dikaji oleh pengetua sekolah yang baru. Walaupun perpindahan fail dilakukan antara negeri namun maklumat yang terdapat di JPNS adalah hanya tentang perkhidmatan pegawai tersebut sahaja Soal pengalaman tidak dinyatakan dengan jelas di dalam fail tesebut.

Berlainan dengan sekolah-sekolah di Sarawak, mereka akan memindahkan fail tersebut ke mana sahaja pegawai itu pergi walaupun guru tersebut telah berpindah ke Semenanjung Malaysia. Oleh kerana perpindahan fail peribadi bersama-sama dengan pegawai terbabit maka, pengetua sekolah baru dapat mengkaji kekuatan dan kelemahan seseorang pegawai yang baru diterimanya dan perancangan dapat dibuat untuk meletakkan pegawai ini dalam kedudukan, situasi, masa, keadaan dan persekitaran yang betul agar matlamat jabatan / sekolah itu tercapai. Pembaziran masa juga dapat dikurangkan untuk mendapatkan maklumat-maklumat lama pegawai berkenaan. Walaupun Sistem Maklumat Staf (SMS) telah diperkenalkan oleh Kementerian Pendidikan, namun setakat ini sistem ini belum mencapai hasrat yang sebenarnya dalam pengurusan personal kakitangan.

2. Tatacara Pengurusan Sistem Fail Perlu Dipatuhi

Setelah membandingkan Tatacara Pengurusan Fail 2 buah sekolah, maka dapat dibuat kesimpulan bahawa pengetua atau pentadbir telah meninggalkan beberapa perkara di dalam pengurusan sistem fail sekolah. Tidak menggunakan Kertas Minit, Rekod pergerakan Fail, pemulangan fail ke lokasinya, sistem fail berpusat, menyemak dan memindahkan fail patut dilakukan.

Pengetua / Ketua Jabatan hanya berupaya menjadikan sistem pengurusan fail ini setakat mempunyai nombor, tajuk dan jenis fail yang sama, menyimpan selamat fail, mendaftarkan fail, memberi pengkelasan fail dan memelihara fail.

 

3. Melengkapkan Diri

Sebagai ketua jabatan / pengetua perlulah melengkapkan diri dengan mendalam dan mengambil langkah-langkah yang wajar dalam usaha memastikan arahan berhubung dengan pengurusan sistem fail ini dapat dilaksanakan dengan berkesan dan sepatutnya. Khidmat nasihat boleh diminta daripada pihak yang sedia membantu bagi memantapkan lagi pengurusan sistem fail sekolah. Akta Arkib Negara Bil. 44/1966, Peruntukan Undang-Undang Bahagian 'A', Akta Rahsia Rasmi 1974 , Arahan Perkhidmatan dan lain-lain arahan perlulah difahami dan dipraktikkan agar pengurusan sistem fail ini mencapai apa yang diharapkan. Pergantungan kepada Pembantu Tadbir semata-mata untuk menguruskan sistem fail sekolah patut dielakkan bagi memastikan pengurusan sistem ini berjalan dengan lancar.

2. Keseluruhan Pemerhatian
1. Pengurusan Dan Kepimpinan

Antara aspek yang dapat dipelajari dari sekolah praktikum adalah seperti berikut :

1. Kepimpinan pengetua sangat penting dalam mengalakkan motivasi dan kepuasan kerja dikalangan guru dan pelajar.
2. Komunikasi dua hala ( atas ke bawah dan bawah ke atas ) perlu ada dalam kepimpinan pengetua.
3. Lebih banyak mendengar pandangan orang bawahan dan menjadi pendengar yang baik.
4. Penyeliaan dan penilaian prestasi staf patut dijalankan setiap ketika sepanjang tahun.
5. Pengurusan Hal Ehwal Murid tidak boleh diserahkan sepenuhnya kepada Penolong Kanan Hal Ehwal Murid sahaja. Masalah disiplin (merupakan prasyarat) patut diutamakan jika ingin mencapai keputusan yang baik dalam akademik.
6. Pengurusan Masa perlukan perancangan yang terperinci dan hasil perancangan perlulah dinilai serta dilakukan penambahbaikan ke atas setiap aktiviti yang telah di atur.

1. Pengurusan Kurikulum & Kokurikulum

Antara aspek yang dapat dipelajari dari sekolah praktikum adalah seperti berikut :

1. Penyeliaan dan pemantauan pengajaran-pembelajaran perlu dilakukan selalu.
2. Pengurusan Pedagogi terhadap guru-guru baru dengan mengadakan perkambangan staf.
3. Pelaksanaan kurikulum perlukan penyeliaan dan pemantauan setiap masa.
4. Analisa peperiksaan dapat membantu dan menentukan pencapaian / membuat ramalan masa hadapan dan pentadbiran peperiksaan yang cekap perlu diutamakan dalam Pengurusan Ujian dan Peperiksaan.
5. Penggunaan sepenuhnya khidmat Bimbingan & Kaunseling terutama dalam aspek ceramah motivasi, teknik belajar, teknik menjawab dan sebagainya dapat membantu pembelajaran pelajar.
6. Pengurusan Pusat Sumber Pendidikan perlu memainkan peranannya dengan lebih aktif dengan mengalakkan penglibatan lebih banyak guru dan pelajar.
7. Mempunyai hubungan yang erat dan mesra di antara pihak sekolah dengan masyarakat sekeliling / komuniti.

1. Pentadbiran Pejabat & Pengurusan Kewangan

Antara aspek yang dapat dipelajari dari sekolah praktikum adalah seperti perlu memahami, menghayati dan mengemaskini serta menilai perubahan semasa tentang arahan, peraturan, pekeliling-pekeliling, akta-akta berhubung dengan pentadbiran pejabat dan pengurusan kewangan. Pengetua perlulah melengkapkan dirinya dengan semua perkara tersebut dan dapat memberi penjelasan yang meyakinkan jika dipinta oleh orang atasan atau orang bawahan. Pengetua juga tidak seharusnya terjerat dengan ketidakfahaman dengan peraturan-peraturan yang sedang dan akan berkuatkuasa bagi menghindarkan diri disabit dengan kesalahan, penyelewengan dan surcaj.

1. Pengurusan Dan Penyelenggaraan Fail

Hasil kajian dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan amalan pengurusan di sekolah sendiri dengan cara memahami dengan lebih mendalam peraturan yang sedang berkuatkuasa dan mengamalkan apa yang telah disarankan. Permohonan untuk mendapatkan khidmat nasihat perlulah dilakukan dari masa ke semasa kepada jabatan yang lebih berpengalaman agar jabatan yang dipimpin juga turut mendapat kecemerlangan dalam pengurusan pejabat. Akta Arkib Negara Bil. 44/1966, Peruntukan Undang-Undang Bahagian 'A', Akta Rahsia Rasmi 1974 , Arahan Perkhidmatan perlu ada dalam simpanan dan dirujuk dari masa ke semasa bagi menjamin keberkesanan pengurusan dan penyelenggaraan fail di sekolah. Sebagai pemimpin arahan tersebut perlulah sebati dalam jiwanya agar setiap kesalahan pegawai yang menguruskan fail dapat diperbetulkan dengan segera jika ianya berlaku.

9.2 Keseluruhan Pemerhatian

Berdasarkan pemerhatian, pencerapan dan kajian yang dilakukan semasa menjalani latihan praktikum di sekolah ini saya dapati aspek-aspek kepemimpinan yang perlu ada sebagai Pengetua boleh diterapkan di sekolah sendiri. Ini termasuklah gaya kepimpinan, cara memberi dorongan dan bimbingan, hubungan dengan guru/staf, cara berkomunikasi dengan berkesan, pengurusan masa dan aspek-aspek pengurusan termasuk perancangan, pelaksanaan, pengawalan dan penilaian.

Berdasarkan kajian dapat dilihat bahawa kualiti peribadi seseorang Pengetua itu adalah asas untuk mewujudkan kepemimpinan berkesan. Oleh pelbagai aspek yang dapat dilihat seperti intergriti, akauntabiliti, memehami manusia, komunikasi, model kepimpinan, keyakinan dan mempermudahkan situasi akan cuba saya gunakan dan terapkan dalam amalan pengurusan di sekolah kelak. Ini dapat memberi manfaat yang besar kerana isu dalam pengurusan sekolah pada masa kini antaranya adalah kerana pemimpin atau Pengetua tidak mampu menyelesaikan masalah di sekolah lantaran tidak memiliki kualiti peribadi dan kepimpinan yang tekal.

Sifat-sifat individu kreatif yang dapat dipelajari daripada praktikum ini seperti optimis terhadap masa depan, semangat untuk ingin tahu, keupayaan merancang masa depan, dan membuat inovasi kepada penyelasaian realiti dapat membantu saya meningkatkan amalan pengurusan di sekolah kelak.

Selain daripada itu pelbagai aspek pengurusan sekolah meliputi kurikulum, ko-kurikulum, pengurusan pelajar, kewangan dan pejabat yang diraih sepanjang menjalani latihan praktikum di sini akan digunakan untuk menambahbaikkan lagi pengurusan saya di sekolah. Sesungguhnya ilmu yang berguna untuk membuat penambahbaikan bukan sahaja berdasarkan teori yang dipelajari tetapi juga praktikal yang dilihat dan dialami.

Kesimpulannya, seorang pengetua perlulah melakukan penetapan wawasan, misi dan objektif sekolah agar perkara tersebut dapat difahami dan dihayati oleh seluruh warga sekolah. Melatih mana-mana pegawai yang masih menunjukkan mutu kerja yang kurang memberangsangkan selaras dengan wawasan sekolah. Melengkapkan diri dengan semua arahan, peraturan, akta, pekeliling-pekeliling, arahan perbendaharaan, tatacara kewangan, proses-proses, prosudur-prosudur dan sebagainya yang sedang berkuatkuasa agar keputusan yang dibuat tidak bercanggah dengan peraturan sedia ada. Mempunyai hubungan yang positif dengan masyarakat sekeliling dan menangani masalah disiplin bersama-sama agar mutu pencapaian akademik dapat ditingkatkan. Penyeliaan berterusan tugas-tugas guru. Menyediakan kemudahan asas yang mencukupi bagi keperluan guru dan pelajar dan penyeliaan, penilaian dan penambahbaikan segala aktiviti sebelum , semasa dan selepas ianya dijalankan.

Sepanjang tempoh menjalani latihan praktikum selama 3 minggu di sekolah Kod K3 SP19 / 99 saya amat berpuashati dengan segala kerjasama, layanan dan tunjuk ajar yang diberikan kepada saya oleh pentadbir, guru-guru dan staf sokongan di sekolah ini. Kehadiran saya sebagai guru yang menjalani latihan praktikum di sambut positif dan warga sekolah ini dan rata-rata kalangan mereka cuba untuk berkongsi pengalaman dan input untuk memantapkan aspek pengurusan di sekolah ini. Hal ini mungkin disebabkan oleh komitmen Pengetua yang tinggi terhadap usaha-usaha menjelaskan kepada guru tentang kepentingan ilmu berkaitan pengurusan yang sentiasa dikongsikan dengan pegawai-pegawai yang dipimpinnya.

Pengetua di sekolah praktikum telah menunjukkan ciri-ciri kepemimpinan sebagai pengurus sekolah yang boleh diteladani dalam banyak aspek dan gaya kepemimpinannya.. Faktor kejayaan ini adalah disebabkan oleh kebolehan pengurusan sekolah ini merancang, mengelola, melaksana dan menilai program-programnya dengan berkesan di samping membina satu pasukan yang mantap dari kalangan guru, staf sokongan, komuniti dan pelajar-pelajarnya.

Acuan dan adunan pengurusan yang mantap bukan sahaja oleh kepemimpinan Pengetua tetapi juga sokongan dan komitmen bersama warga sekolahnya telah membuahkan hasil yang membanggakan sesuai dengan matlamat sekolah untuk mencapai kecemerlangan dalam akademik, ko-kurikulum dan semua aspek pendidikan pelajar. Sekolah ini juga mula menonjol sebagai sekolah berwatak iaitu sebuah sekolah yang disegani dalam acara renang. Mungkin suatu masa nanti, nama sekolah ini akan disebut-sebut sebagai sebuah sekolah yang melahirkan perenang negara.

BIBLIOGRAFI

Kementerian Pelajaran Malaysia Pannduan Am Disiplin Sekolah-Sekolah Percetakan Adabi, Kuala Lumpur 1981.

Kementerian Pelajaran Malaysia, Panduan Bagi Ibu Bapa Mengenai Disiplin Murid-Murid Sekolah, Percetakan Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur 1982.

Kementerian Pelajaran Malaysia, Panduan Tatacara Disiplin Sekolah Untuk Guru Besar dan Guru-Guru, Percetakan Dewan bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur 1983.

Unit Bimbingan dan Kaunseling Bahagian Sekolah-Sekolah, Kementerian Pelajaran Malaysia, Mencegah Salah Guna Dadah Melalui Kaunseling, Percetakan Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur 1984

Bahagian Sekolah-Sekolah, Kementerian Pelajaran Malaysia, Tatacara Tindakan Ke Atas Kes-Kes Penyalahgunaan Dadah Melalui Kaunseling, Kementerian Pelajaran Malaysia, Kuala Lumpur, 1986

Bahagian Sekolah-Sekolah, Kementerian Pelajaran Malaysia, Tatacara Tindakan Ke Atas Kes-Kes Penyalahgunaan Dadah Melalui Kaunseling,, Kementerian Pelajaran Malaysia, Kuala Lumpur 1986. �

Pasukan Petugas Anti Dadah, Jabatan Perdana Menteri, Penyalahgunaan Inhalan – Panduan Untuk Para Guru, Percetakan Wira sdn Bhd, Selangor, 1986. �

Kementerian Pendidikan Malaysia, Pendidikan Pencegahan Dadah Dalam KBSM, Percetakan Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur 1994. �

Unit disiplin, Bahagian Sekolah, Kementerian Pendidikan. Panduan Bagi Mengatasi Masalah Ponteng Di Sekolah, Percetakan Watan Sdn. Bhd, K.L. 1994 �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 6/1968. Pembuangan Murid-Murid Daripada Sekolah-Sekolah Kerana Kelakuan Curang, 10.9.1968. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 8/1968. Tatatertib Di Sekolah-Sekolah, 18.9.1968

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 6/1968 dan 8/1968. Tambahan Kepada Surat Pekeliling ‘Professional" Kementerian Pelajaran (Gantung Persekolahan), 12.10.1968. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 1/1972. Peraturan-Peraturan (Tatatertib Sekolah) Pelajaran, 1959, 4.2.1972. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 7/1975. Salahguna Dadah – Garis Panduan Untuk Guru dan Guru Besar, 19.8.1975. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 9/1975. Disiplin Di Sekolah: Peraturan-Peraturan Sekolah Untuk Murid-Murid, 4.11.1975. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 2/1976. Potongan Rambut Murid-Murid, 7.1.1976. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 11/1976. Mengharamkan Semua Jenis Permainan Judi Di Sekolah-Sekolah, 9.10.1976. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 7/1977. Pengelolaan Walkaton Di Sekolah-Sekolah, 27.9.1977. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 9/1977. Menganjur Dan Menjual Loteri Di Sekolah, 3.10.1977. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 4/1978. Acara Suaikenal Di Sekolah-Sekolah, 2.5.1978. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 2/1979. Laporan Murid-Murid Dalam Keadaan Risiko Penyalahgunaan Dadah Yang Memerlukan Pertolongan, 26.3.1979. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 4/1982. Permainan ‘Pin-table, Video Game,Game Watch’, 1.10.1982. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 3/1983. Pakaian Seragam Murid-Murid Sekolah, 9.3.1983. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 6/1983. Larangan Permainan Bahan-Bahan Letupan, 23.4.1983. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 7/1983. Garis Panduan Mengenai Pungutan Derma Melibatkan Murid-Murid Sekolah, 11.4.1983. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 8/1983. Mengenakan Hukuman Biasa Terhadap Murid-Murid Yang Melakukan Perbuatan-Perbuatan Salahlaku Yang Tidak Dinyatakan Dalam Peraturan-Peraturan Pelajaran, 7.11.1983. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 4/1984. Perhimpunan Sekolah 14.6.1984. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 4/1984. Tambahan Kepada Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 4/1984 – Perhimpunan Sekolah, 10.9.1984. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 8/1985. Pakaian Seragam Murid-Murid Sekolah (Pindaan), 12.11.1985. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 3/1988. Program Skim Lencana Anti Dadah Pasukan Berpakaian Seragam Sekolah Menegah (SLAD), 3.2.1988. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 5/1988. Penyakit Demam Kepialu (Tifoid), Taun (Kolera), Penyakit Kuning (Hepatitis B), dan Keracunan Makanan, 21.1.1988. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 7/1988. Penyertaan Pelajar Dalam Pertandingan Atau Kejohanan Sukan Anjuran Persatuan Atau Badan Induk Sukan, 10.3.1988.

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 8/1988. Keselamatan Diri Pelajar Di Sekolah, 1.3.1988. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 12/1989. Garis Panduan Dari Segi Pencegahan Kebakaran Bagi Bangunan Dormitori Dan Asrama. 9.12.1989. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 2/1991. Tatakelakuan Pelajar Ketika Di Masjid, 5.2.1991. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 4/1991. Pelaporan Kejadian Tidak Diingini Di Sekolah, 16.5.1991. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 3/1992. Pemakaian Tudung / Mini Telukung Bagi Pelajar-Pelajar Perempuan, 14.2.1992. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 7/1992. Pengharaman Pensil Berbentuk Alat Suntikan (Syringe) Di Sekolah-Sekolah, 27.7.1992. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 3/1993. Lapor Kepada Polis Salah Laku Yang Berbentuk Jenayah, 15.3.1993. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 6/1993. Pakaian Seragam Sekolah, 3.6.1993. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 6/1994. Menanam Semangat Patriotisme Di Kalangan Pelajar Dan Senaman Ringkas Dalam Bilik Darjah, 12.9.1994. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 1/1995. Keselamatan Diri Pelajar Semasa Pengajaran Pendidikan Jasmani Dan Kesihatan Serta Kegiatan Kokurikulum Dan Sukan Di Dalam Dan Di Luar Sekolah, 6.4.1995. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 3/1995. Pelaksanaan Skim Takaful Kemalangan Diri Berkelompok Bagi Semua Pelajar Sekolah Kerajaan Dan Bantuan Kerajaan, 21.7.1995. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 5/1995. Keracunan Makanan Di Sekolah-Sekolah, 2.8.1995 �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 6/1995. Menangani Masalah Ponteng Di Sekolah, 5.9.1995. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 7/1995. Tatacara Mengenakan Tindakan Dan Hukuman Terhadap Pelajar-Pelajar Sekolah, 11.10.1995. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 8/1995. Penyertaan Pelajar Dalam Pertandingan Kejohanan Sukan Anjuran Persatuan Atau Badan Induk Sukan, 11.10.1995. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 2/1996. Penampilan Diri Pelajar, Kekemasan Dan Kerapian Berpakaian, 24.6.1996. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 4/1996. Pelaksanaan Kuasa Disiplin Dan Hukuman Di Sekolah, 3.9.1996. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 4/1997. Hukuman Ke Atas Murid Menghisap Rokok, 22.5.1997. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 5/1997. Sekolah Sebagai Kawasan Larangan Merokok, 22.5.1997. �

Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 7/1999. Penubuhan Kelab Pencegahan Jenayah Di Sekolah Menengah, 10.6.1999. �

                              Surat Pekeliling Ikhtisas Bilangan 8/1999. Keselamatan Diri Murid Dalam Perjalanan Pergi Dan Balik                                 Sekolah, 10.6.1999.