Laboratorio Virtual Facultad de Contaduría UNIVERSIDAD LIBRE - BOGOTA COLOMBIA

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5.3. CONTROL DE INVENTARIO

Los controles empleados para prevenir el fraude en los inventarios de la empresa se basan en una distribución adecuada de las funciones de compra, recepción, almacenamiento, tesorería y contabilidad. Consiste en ejercer medidas de protección física y mantener una contabilización eficaz. Puede que estos controles no sirvan para impedir todos los fraudes posibles pero, por lo general, deberían detectarlos antes de que se ocasionen unas perdidas demasiado grandes.

Los procedimientos referentes a los inventarios y suministros deben ofrecer seguridades razonables a la empresa, contra pérdidas por desperdicios, robo, descuido en las compras, etc., y deben también producir información segura sobre el movimiento y composición de las mercancías. Los métodos por los cuales se pueden obtener estos resultados, varían desde luego, con el tamaño y clase de negocio. Estos factores también determinan, en gran parte, hasta que grado la existencia de mercancías puede estar sujeta a control efectivo.

El control es fundamental en cualquier organización, puesto que los inventarios comprenden generalmente la cuenta del activo corriente que compromete mas inversión, se hace indispensable la aplicación de estrictas medidas de control interno para garantizar un correcto funcionamiento acorde con las políticas y planes de la administración del negocio. Para lo cual una manera de mantener dicho control es el código de barras.

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5.3.1 Código de Barras

5.3.1.1 ¿Cómo surge el Código de Barras?

En 1977, representantes de la industria y del comercio de doce países europeos tomaron la iniciativa de formar una organización a la cual llamaron "EUROPEAN ARTICLE NUMBERING ASSOCIATION" (EAN). Al unírsele poco tiempo después países no europeos, el nombre fue cambiado por el EAN INTERNATIONAL. El objetivo de esta organización es difundir y administrar el sistema de Códigos de Barras AEN/ UPC.

5.3.1.2 ¿Qué es un Código de Barras?

El Código de Barras es un símbolo que utiliza barras claras y oscuras de diferente grosor para representar caracteres (números). Un Scanner (lector) "LEERA" estas barras por medio de un rayo que pasara a través de todas y cada una de ellas; el reflejo de cada barra será entendido por el scanner como sistema binario (1.0) para posteriormente traducirlo al carácter correspondiente. Es importante por lo tanto, que el contraste entre barras claras y oscuras sea el correcto, y que no exista deformación en la impresión de las barras. (Muy anchas o muy delgadas).

NOTA: A las barras oscuras se le conoce como " BARRAS" y a las barras claras como " FONDO"

5.3.1.3 ¿Para qué sirve un Código de Barras?

Con el incremento del uso de las computadoras en la industria y el comercio, se vuelve necesario el uso de códigos de identificación en los productos para hacer más rápido y preciso el manejo de la información.

Los números estandarizados en los artículos de consumo masivo permiten una identificación única en cualquier parte del mundo. Estos números son representados por códigos de barras, que a su vez serán leídos por lectores ópticos (Scanner) a lo largo de la cadena comercial, proporcionando información oportuna y veraz.

Cualquier producto o servicio vendido en el comercio detallista o comercializado entre compañías puede ser identificado de manera ágil y sin error dentro del código de barras.

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5.3.1.4 Beneficios del Código de Barras

Los códigos de barras son utilizados de diferente manera a lo largo de la cadena comercial. Las computadoras programadas para procesar la información obtenida de los códigos por medio de lectores ópticos, dan como resultado el tipo de informes que la empresa necesita para su toma de decisiones, además de los siguientes beneficios para:

- El fabricante quien mejora la comunicación con el transportista y minorista, mejora el control de los inventarios, almacén y distribución, obtiene mas y mejor información de la demanda del mercado con lo que puede hacer mas cortos los ciclos de pedido y entrega, simplifica el proceso de información y reduce los costos de administración.

• El mayorista quien agiliza el proceso de pedido, de recibo y despacho de mercancía, debido a que el sistema facilita el control permanente de inventarios y disminuye los costos de administración.

- El Minorista pues utiliza los Códigos de Barras para simplificar y agilizar los cambios de precios, ahorros de gastos etiquetados, obtienen información por productos y sin errores, tanto en recibo como en punto de venta. El uso de un estándar reduce gastos de administración y mejora la comunicación con proveedores. Los datos obtenidos pueden ser utilizados para reducir patrones de venta y acortar los tiempos de resurtidos.

- El Consumidor, quien obtiene un rápido servicio en su paso por el punto de venta, al desaparecer el precio y tecleo obtiene un ticket pormenorizado de los artículos adquiridos.

5.3.1.5 ¿Cómo se forman los números de productos?

Los sistemas de numeración de productos son internacionales y empezaron en Estados Unidos, posteriormente en Europa, se emplea en una gran cantidad de países donde es posible el uso de este sistema.

Cualquier país que quiera hacer uso del sistema de numeración de artículos tiene que inscribirse a la EAN.

5.3.1.6 Reglas de asignación del código del producto

- Cada vez que cambie el sabor, color, cantidad, peso, tamaño y contenido de un mismo producto, cambiara su código. Ejemplo:

Una empresa de yogur código 784 (numero de país Colombia asignado por EAN – Internacional), 1 2 3 4 ( número de clave de empresa asignado por EAN Colombia), podrá manejar sus códigos de la siguiente manera:

- Cada vez que cambie la talla o el color en un mismo producto, cambiará su código. Ejemplo:

- Cuando se crea un multiempaque , este deberá codificarse con código de producto diferente:

Ejemplo:

7841234500408 7841234500507

- Una promoción deberá codificarse con código de producto diferente.

Cuando el producto de la promoción se venda a un precio diferente a la unidad estándar.

Cuando el producto de la promoción difiera en volumen o peso de la unidad estándar.

Cuando en la promoción aparece un regalo extra.

Ejemplo:

7841234501009 7841234502006 7841234503003

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