LaboratorioVirtual Facultad de Contaduría UNIVERSIDAD LIBRE - BOGOTA COLOMBIA

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6.8 LOS ESTADOS FINANCIEROS

Los Estados Financieros se preparan para presentar un informe periódico acerca de la situación del negocio, los progresos de la administración y los resultados obtenidos durante el período que se estudia. Constituyen una combinación de hechos registrados, convenciones contables y juicios personales. Las convenciones y juicios aplicados los afectan sustancialmente y su idoneidad depende esencialmente de la competencia de quienes los formulan y de su respeto por los principios y las convenciones contables generalmente aceptados.

Aclarando el concepto anterior, se debe decir que:

1. Los hechos registrados se refieren a los datos sacados de los registros contables, tales como la cantidad de efectivo o el valor de las obligaciones.
2. Las convenciones contables se relacionan con ciertos procedimientos y supuestos, tales como la forma de valorizar los activos, la capitalización de ciertos gastos, etc.
3. El juicio personal hace referencia a las decisiones que puede tomar el contador en cuanto a utilizar tal o cual método de depreciación o valoración de inventarios, amortizar el intangible en un término más corto o largo, etc.

Dentro de los Estados Financieros Básicos, se consideran el Balance General, el Estado de Pérdidas y Ganancias. Además de estos existen otros varios estados que aunque las normas legales los tomen por básicos, para efectos de análisis financiero se consideran auxiliares o complementarios.

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6.8.1 El Balance General.

Representa la situación de los activos y pasivos de una empresa así como también el Estado de su Patrimonio. En otras palabras, presenta la situación financiera o las condiciones de un negocio, en un momento dado, según se reflejan en los registros contables.

El nombre más utilizado para este estado es el de balance general. Pero también se denomina:

• Estado de situación financiera
• Estado de inversiones
• Estado de recursos y obligaciones
• Estado de activo, pasivo y capital

Las divisiones principales del balance son, Activo, Pasivo y Patrimonio:

• El activo representa los bienes y derechos de la empresa. Dentro del concepto de bienes están el efectivo, los inventarios, los activos fijos, etc. Dentro del concepto de derechos se pueden clasificar las cuentas por cobrar, las inversiones en papeles del mercado, las valorizaciones, etc.
• El pasivo representa las obligaciones totales de la empresa, en el corto o largo plazo, cuyos beneficiarios son por lo general personas o entidades diferentes a los dueños de la empresa. (Ocasionalmente existen pasivos con los socios o accionistas de la compañía). Encajan dentro de esta definición las obligaciones bancarias, las obligaciones con proveedores, las cuentas por pagar, etc.
• El patrimonio representa la participación de los propietarios en el negocio y resulta de restar, del total del activo, el pasivo con terceros. El patrimonio también se denomina capital contable o capital social y superávit.

El balance general es estático. Muestra la situación de la empresa en un momento determinado. Pero no es acumulativo. Un balance preparado el día 3 de enero debe ser tan completo como el que se elabora el 31 de diciembre de cada año.

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6.8.2 El Estado de Pérdidas y Ganancias.

También se le conoce con los nombres de:

• Estado de Rentas y Gastos
• Estado de Ingresos y Egresos
• Estado de Resultados
• Estado de Utilidades

El Estado de Pérdidas y Ganancias muestra los Ingresos y los Gastos, así como la utilidad o pérdida resultante de las operaciones de una empresa durante un período de tiempo determinado, generalmente un año. Es un estado dinámico, el cual refleja actividad. Es acumulativo, es decir, resume las operaciones de una compañía desde el primero hasta el último día del período estudiado.

En el Estado de Pérdidas y Ganancias es importante conocer cuántos días de operaciones se están incluyendo. Puede tratarse de 30, 60, 180 ó 360 días, siendo este dato de gran utilidad para el analista. Al contrario, este concepto no opera en el Balance General, dado que éste no es acumulativo sino que muestra los saldos existentes en el día de su preparación. Entonces, no tendría sentido sumar los saldos diarios de caja (Balance General), así como se suman los gastos a los ingresos diarios para la formación del Estado de Pérdidas y Ganancias.

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6.8.3 Principios de los Estados Financieros.

Existen unos principios contables básicos, generalmente aceptados, a los que deben acogerse los contadores, los cuales abarcan las convenciones, normas y procedimientos necesarios para delimitar las prácticas contables desarrolladas con base en la experiencia, el criterio y la costumbre. El conocimiento de estos principios facilitará una comprensión más completa y profunda de los Estados Financieros.

1. Los datos contables deben registrarse en términos de dinero. En Colombia, en pesos. Pero es conveniente la presentación adicional de datos que ilustren sobre los efectos de la inflación en los Estados Financieros.
2. Toda transacción debe ser contabilizada por partida doble, es decir, que sobre todo activo existen derechos o participaciones de los socios o acreedores.
3. La empresa es una entidad distinta de sus propietarios. Esta concepción es indispensable para sentar las bases contables.
4. Se suponen las operaciones de un negocio en marcha. Ninguna empresa podría registrar sus operaciones con base en una inminente liquidación.
5. Se debe partir del supuesto de que los Estados Financieros son consistentes, es decir, que se han empleado las mismas técnicas contables todos los años, de tal manera que puedan ser comparadas sin error.
6. Los Ingresos se reconocen cuando el proceso de devengar está cumplido o virtualmente cumplido y se ha efectuado un intercambio económico.
7. Los Ingresos y los Gastos deben ser razonablemente equilibrados.
8. Las partidas del Balance General, en la mayoría de los casos, están valuadas al costo. Se procede así de un modo conservador.
9. De igual manera que en el punto anterior, se prefiere que los errores por medida tiendan a subestimar las utilidades y activos netos. Es así como se registran inmediatamente las pérdidas sobre compromisos, pero no las utilidades de los mismos.

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6.8.4 Limitaciones de los Estados Financieros.

Los Estados Financieros tienen la apariencia de ser algo completo, definitivo y exacto. Sin embargo, presentan complejidades, restricciones y limitaciones tales como las siguientes, entre otras:

1. En esencia son informes provisionales, ya que la ganancia o pérdida real de un negocio sólo puede determinarse cuando se vende o se liquida. Por consiguiente no pueden ser definitivos.
2. Los Estados Financieros representan el trabajo de varias partes de la empresa, con diferentes intereses. La gerencia, el contador, la auditoría, etc. Además incluyen una alta dosis de criterio personal en la valuación y presentación de ciertos rubros.
3. En una economía inflacionaria, la contabilización de activos y pasivos por su cuantía original, no permite establecer, en un momento determinado, el valor y la situación real de la empresa. En este punto, los ajustes por inflación han venido subsanando, por lo menos en esta parte, esta limitación.
4. Los Estados Financieros se preparan para grupos muy diferentes entre sí como pueden ser: la administración, los accionistas, las bolsas de valores, los acreedores, etc. Esto implica necesariamente ciertas restricciones y ajustes en su presentación, para cada caso.
5. Los Estados Financieros no pueden reflejar ciertos factores que afectan la situación financiera y los resultados de las operaciones, pero los cuales no pueden expresarse monetariamente, como serían los compromisos de ventas, la eficiencia de los directivos, la lealtad de los empleados, etc.

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6.8.5 Diversas formas de presentación de los Estados Financieros Básicos.

Los diversos grupos de personas para los cuales se preparan los Estados Financieros están interesados en distintos tipos de información. Entonces surge el interrogante acerca de si se deben confeccionar varios tipos de Estados Financieros, haciendo resaltar los datos de mayor interés de acuerdo con cada finalidad específica, cambiando el orden de las partidas y la presentación de los hechos para ajustarse a las necesidades de las personas que utilizarán estos estados. Para muchos es preferible un estado único para todos los fines, el cual se complementa en cada caso con estados auxiliares o informes especiales suplementarios. Pero en la mayoría de los casos, los estados financieros sufren diversas modificaciones y ajustes, de acuerdo con la persona o entidad que esté interesada en ellos. Es así como se encuentran, en la práctica, estados presentados de diversas maneas y para diversos fines, entre los cuales los más comunes son los siguientes:

1. Estados Financieros Comerciales: Son los que la empresa prepara para efecto de sus transacciones comerciales y de crédito. Estos harán énfasis en la liquidez de la compañía, en su capacidad de pago a largo plazo y en los márgenes de rentabilidad, especialmente en cuanto a rentabilidad operacional.
2. Estados Financieros Fiscales: En Colombia se denominan de esta manera los estados financieros que se preparan para ser presentados a la Administración de Impuestos. Como su finalidad es de tipo puramente impositivo, la ley permite efectuar algunos ajustes específicos con respecto a los estados financieros comerciales, tales como la presentación de la depreciación acelerada o el hecho de poder diferir la utilidad en el caso de las empresas que realizan ventas por instalamentos.
3. Estados Financieros Auditados: son estados financieros acerca de los cuales una firma de auditores, independiente de la empresa, certifica que han sido comparados con los registros contables, que éstos igualmente han sido revisados y que, por lo tanto, "presentan razonablemente la situación financiera y los resultados de las operaciones, de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados, aplicados en forma consistente".
4. El auditaje de los estados financieros es particularmente importante para el analista externo, ya que éste generalmente no tiene acceso a los libros de la empresa y, por consiguiente, la firma de una compañía de auditoría de reconocida prestancia le suministra un mayor grado de confiabilidad.
5. Estados Financieros Consolidados: Muestran en forma combinada la situación financiera y los resultados de las operaciones de un grupo de compañías, formado por una matriz y sus subsidiarias. En este caso se excluyen las transacciones internas entre estas compañías. Cada una de las sociedades involucradas es una entidad legal con derechos y obligaciones propios, pero este aspecto queda fuera de consideración al consolidar los estados financieros.
6. Los estados financieros consolidados son de elemental importancia para el analista, cuando quiere formarse una idea general sobre la situación financiera de un grupo de empresas.
7. Estados Financieros Históricos: Son los estados financieros que reflejan hechos ya cumplidos y los cuales están consignados en los registros contables de la empresa. Generalmente el analista tiene que trabajar con información histórica, aunque sus recomendaciones se vayan a aplicar en decisiones hacia el futuro. Este hecho se debe, bien a que las empresas no preparan o no suministran presupuestos, o bien a que estos presupuestos no son enteramente confiables. De otra parte, el analista externo, por lo general, no dispone de la información suficiente para elaborar por su propia cuenta unas proyecciones financieras que le puedan servir de base a sus recomendaciones.
8. Estados Financieros Presupuestados: Se denominan también estados financieros proforma, y son aquellos que prepara la empresa para períodos futuros, con base en las expectativas del mercado y en las tendencias históricas de las ventas, los costos y los gastos. El estado de pérdidas y ganancias proyectado muestra los ingresos y costos esperados para los próximos períodos, en tanto que el balance general proyectado muestra la posición financiera esperada al finalizar cada período pronosticado. Normalmente las empresas realizan proyecciones para el año siguiente, pero cuando se presentan proyectos de inversión a largo plazo, se proyectan estados financieros para 5 ó 10 años adelante. Los estados proforma son de gran utilidad tanto para el analista interno como para el externo, y se deben comparar con los estados históricos para evaluar su grado de exactitud y posibilidad de cumplimiento.

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6.8.6 Criterios de clasificación y ordenamiento de cuentas.

Una empresa puede presentar sus Estados Financieros de diferentes maneras de acuerdo con la finalidad para la cual son elaborados. Es éste uno de los mayores obstáculos que se presentan en el desarrollo del trabajo del analista, especialmente cuando se trata de un analista externo, el cual no tiene acceso a los libros de la empresa. Dependiendo de la clase de Estados Financieros que le sean suministrados, el analista, silos utiliza en su forma original, puede equivocarse en su trabajo y llegar a obtener conclusiones erradas. Para subsanar, por lo menos en parte, estos inconvenientes es necesario reorganizar y reclasificar los Estados Financieros, utilizando iguales criterios para todas las empresas que se estudien, con el ánimo de evaluarlas a todas con los mismos parámetros.

Estos son algunos de los criterios más importantes que se deben seguir cuando se trata de reclasificar los Estados Financieros con fines analíticos:

1. Los Estados Financieros, tal como los requiere el analista para su estudio, deben ser sencillos y resumidos, haciendo especial énfasis en los rubros operacionales, o sea aquellos que tienen que ver directamente con el desarrollo del objeto social de la empresa.
2. El Activo debe clasificarse en Corriente, Fijo y Otros Activos, ordenando cada uno de la siguiente manera:
   • El Activo Corriente de acuerdo con la liquidez de cada cuenta, es decir, su facilidad para convertirse en efectivo, empezando como es obvio con la caja y siguiendo con las cuentas por cobrar, los inventarios, etc.
   • Los Activos Fijos deben ordenarse de acuerdo con la durabilidad de cada uno, comenzando con los terrenos y siguiendo con las construcciones, maquinaria, vehículos, etc.
   • Finalmente los Otros Activos pueden resumirse en un solo renglón así denominado, pero deben resaltarse por aparte aquellas cuentas que se consideran que tienen un valor representativo dentro del total.
3. El Pasivo debe clasificarse en Pasivo de Corto Plazo o Corriente, Pasivo de Largo Plazo y Patrimonio, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:
   • El Pasivo Corriente se ordena de acuerdo con su grado de exigibilidad comenzando por los que deben cancelarse más rápidamente. A manera de ejemplo, puede comenzarse por las obligaciones bancarias, siguiendo con los proveedores, los gastos acumulados, los impuestos por pagar, etc.
   • Los Pasivos de Largo Plazo se ordenan de acuerdo con su vencimiento, comenzando por los de vencimiento cierto y más inmediato, esto es, se puede comenzar con las obligaciones bancarias de largo plazo, siguiendo con las cuentas por pagar a largo plazo, las cesantías no corrientes, las pensiones de jubilación, etc.
   • El patrimonio, por su parte, debe organizarse comenzando por las cuentas más estables, es decir, el capital pagado, y continuando con el superávit de capital, las reservas, las utilidades retenidas y, por último, las utilidades del ejercicio.
4. El Estado de Pérdidas y Ganancias debe contener como mínimo, y en su orden, lo siguiente:

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BALANCE GENERAL

EMPRESA COMERCIAL

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ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS

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• En el pasivo se hace énfasis en discriminar lo que corresponde a moneda legal y lo que corresponde a moneda extranjera.
• Se insiste en la obligación de mostrar, dentro del pasivo a corto plazo, los vencimientos corrientes de las deudas a largo plazo.
• El estado consolidado de ganancias y pérdidas es muy resumido e incluye al final la información sobre las ganancias apropiadas y no apropiadas. Se hace énfasis en los gastos operacionales y la ganancia operacional y la ganancia (pérdida) extraordinaria se incluye después de haber hecho la provisión para impuestos.
• Adicionalmente, el modelo exige anexar notas a los estados financieros, las cuales explican todos los renglones que requieren una mayor claridad.

5. Además de estas cuentas citadas, se debe hacer resaltar cualquier otra cuenta que por sí sola represente un valor igual o superior al 5% ó 10% del Activo Total de la empresa (el porcentaje lo considera el analista, de acuerdo al tamaño de la compañía). Las demás cuentas, que no encajen dentro de los parámetros anteriores, pueden ser resumidas o globalizadas como "Otros Activos, Otros Pasivos, Otros Ingresos, Otros gastos".
6. Cuando, dentro de los Estados Financieros originales, surjan otras cuentas no operacionales, las cuales no sean significativas por su cuantía, según el anterior criterio, pero que el analista considere importante para su análisis, éstas deben aparecer con nombre propio dentro de los estados financieros reclasificados. Tal podría ser el caso de las cuentas activas y pasivas de socios, las cuales inciden en el análisis del nivel de endeudamiento; o el de los ingresos recibidos por anticipado, cuenta de gran importancia en el estudio del endeudamiento y la situación de Cartera.
7. Es necesario que haya una gran exactitud en cuanto se refiere a plazos, tanto en el activo como en el pasivo. Si existen activos (Ej. Préstamos a empleados) los cuales se recuperan a largo plazo, pero que tienen vencimientos corrientes, éstos deben aparecer dentro del corriente y el resto a largo plazo. De la misma manera, dentro del pasivo corriente deben aparecer todos los vencimientos corrientes de obligaciones a más de un año, tal como obligaciones bancarias, cesantías, etc.
8. Dado que las empresas operan en países cuyas economías son eminentemente inflacionarias, es lógico, para efectos de análisis, incluir dentro de los totales del activo y el patrimonio las valorizaciones de activos fijos e inversiones. Sin embargo el analista debe informarse de la metodología utilizada en estas valorizaciones, vale decir, si se han calculado de acuerdo con las normas fiscales, o si su cálculo obedece a consideraciones puramente comerciales.
9. Por norma general, el analista debe tener un criterio conservador cuando se trata de reclasificar estados financieros. Así, en caso de duda sobre la ubicación más correcta de una cuenta se debe tomar la decisión que sea más estricta con la empresa, para poder tener un mayor margen de seguridad. A manera de ejemplo, si hay duda sobre si un activo determinado se puede convertir en efectivo a corto plazo, debe tomarse como de largo plazo, siendo así más estrictos con la liquidez de la empresa. De la misma manera, y con similares consecuencias, cuando no haya claridad sobre el vencimiento de un pasivo, éste debe tomarse como corriente.

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