Indicadores Financieros 6.26

LaboratorioVirtual

Facultad de Contaduría
UNIVERSIDAD LIBRE - BOGOTA COLOMBIA

Gerencia y Gestión - El Control Financiero

Dentro de la gestión financiera, uno de los aspectos más importantes que debe ocupar la atención del analista o el gerente financiero es el relativo a la planificación financiera. Esta no es otra cosa que la proyección sistemática de los acontecimientos y las acciones que se esperan de la administración, en forma de programas, presupuestos o informes sobre el estado de las cuentas.

Por su parte, para el analista externo, debe ser de su particular preocupación tratar de evaluar la posible situación futura de la empresa en la cual está interesado, mediante estimaciones o supuestos, cosa que sólo se puede hacer mediante el pronóstico financiero.

Lo anterior constituye un proceso en el cual las condiciones económicas que se prevén, las políticas y decisiones de la empresa, las estadísticas, los movimientos de fondos y los indicadores financieros se combinan y organizan en una proyección para el período deseado.

Las proyecciones financieras permiten examinar con anticipación los efectivos financieros de políticas nuevas o cambiantes, así como también establecer las necesidades futuras de fondos, convirtiéndose por consiguiente en herramienta elemental para negociar con los prestamistas. Asimismo ayudan a la gerencia en la revisión de los planes y programas y su conveniencia a la luz del probable impacto sobre las finanzas de la compañía.

De otra parte, los pronósticos financieros son valiosos como elemento de control, al comparar los resultados reales de un negocio contra lo que se tenía presupuestado. En este caso, las desviaciones significativas con respecto a los niveles esperados pueden indicar que los programas no se están desarrollando como debiera o que los planes no eran realistas y por lo tanto tienen que ser revisados.

Un pronóstico financiero eficaz brinda múltiples ventajas, no sólo a la empresa que lo prepara para sí misma, sino también a los acreedores y posibles inversionistas. Tales ventajas son, entre otras, las siguientes:

Para elaborar una buena proyección se requiere como mínimo la siguiente información:

Si se trata de una empresa en marcha, se debe disponer de los balances generales y estados de pérdidas y ganancias de, por lo menos, los tres últimos ejercicios. Cuando la empresa hasta ahora comienza, se debe disponer de los datos suficientes para elaborar un balance de iniciación. Dicho balances, por lo general, se presentan como sigue, cuando los aportes iniciales de capital se hacen en efectivo:

No obstante, los socios de una compañía podrían hacer aportes en bienes diferentes al efectivo, caso en el cual el balance de iniciación podría ser, por ejemplo:

ACTIVO

PASIVO Y PATRIMONIO

Caja

Inventarios

Terreno y edificios

150

Capital

250

El analista o administrador financiero que quiera preparar unas proyecciones financieras debe contar con bases suficientes que justifiquen el valor asignado a todos y cada uno de los renglones de los estados financieros proyectados.

La presentación de las bases debe formar parte del cuerpo de las proyecciones, y éstas no puede evaluarse si no se cuenta con unas bases claramente expuestas que sustenten cada una de las cifras.

Las bases de las proyecciones no pueden fundamentarse en simples suposiciones, sino que deben ser cálculos profesionales basados en:

La tendencia histórica de los ingresos y egresos, si se trata de una empresa en marcha.

Se deben formular las bases para todos los rubros de los estados financieros que se proyectan (normalmente estado de pérdidas y ganancias, presupuesto de caja y balance general), pero se considera absolutamente indispensable establecer estimaciones muy claras y absolutamente indispensable establecer estimaciones muy claras y discriminadas para cada una de las cifras del estado de pérdidas y ganancias. Solamente podría obviarse, por innecesaria, la sustentación de algunas cifras del balance general que no cambien de uno a otro período como podría ser, en algunos de los casos, el capital, los activos fijos, las valorizaciones, etc.

En la preparación de las proyecciones financieras se pueden distinguir por lo menos cuatro etapas fundamentales, como son las siguientes:

El primer paso que debe dar el analista o administrador que comienza a elaborar unas proyecciones es cerciorarse que dispone de la información necesaria y adecuada para iniciar las proyecciones.

Cuando se trata de una empresa en marcha, se debe contar con la seguridad que los estados financieros históricos están correctamente clasificados y suficientemente discriminados, para poder apreciar el desarrollo histórico de la compañía y tomarlo como base del comportamiento futuro. En el caso de una empresa que comienza, esta etapa se reduce sólo a la revisión de las cifras del balance inicial.

Ventas: Su correcta estimación constituye la base primordial de las proyecciones. Si su apreciación es consistente, las demás proyecciones contarán con una base seria y adecuada.

Para hacer un estimativo del posible volumen de ventas, lo más acertado es realizar una investigación del mercado. Pero dicha investigación debe ser exhaustiva en todos los casos, sino que debe acomodarse a la magnitud de cada proyecto.

Al realizar la estimación de las ventas se deben prever los descuentos, las rebajas y devoluciones que pueden presentarse, de acuerdo con las políticas de la empresa. Además si se van a vender a crédito se deben determinar los plazos de pago. Teniendo en cuenta que muchas empresas sacan al mercado más de un producto, se debe concretar para cada uno: el número de unidades por vender, el precio unitario y las posibles variaciones de precio a través del tiempo.

Costo de ventas: Cuando se trata de una empresa comercial, el costo de ventas corresponde simplemente al valor de compra de las mercancías que se van a vender. Por lo tanto se debe especificar el número de unidades y su costo unitario.

El costo de ventas constituye la base para presupuestar el valor de las compras, teniendo en cuenta, además, la política de inventarios de productos terminados, respecto a lo cual se debe aclarar los días de stock que se desea mantener.

Cuando se trata de una compañía manufacturera, el costo de ventas es más complicado de presentar porque implica la preparación de todo un estado financiero, cual es el costo de producción, ya que:

	Costo de producción
Costo de ventas	Más: Inventario inicial de producto terminado.
	Menos: Inventario final de producto terminado.

Por consiguiente las bases del presupuesto de costo de ventas deben contener la siguiente información:

Materias primas necesarias y costo de cada una por unidad de producción. Plazos de los proveedores para el pago.

Número de trabajadores de planta, sus cargos, su sueldo básico, sus prestaciones y cesantías.

Estimación de los diferentes costos indirectos de fabricación, incluyendo la política de depreciación.

Duración, en días, del proceso de producción, para estimar el inventario de productos en proceso.

Gastos de Administración y Ventas: Con el mismo detalle que en el caso de la mano de obra, se debe especificar lo referente a los sueldos de administración y ventas. Así mismo, se deben presupuestar los demás gastos: papelería, arrendamientos, comisiones, propaganda, etc.

Finalmente, se debe aclarar el sistema de depreciación de los muebles y enseres.

Gastos Financieros: Es necesario prever las fuentes posibles de financiación y su costo, así como la forma de pago del capital y los intereses.

Otros Ingresos o Egresos: Determinar los posibles ingresos o egresos no operacionales que podría tener el proyecto.

Provisión para Impuesto de Renta: De acuerdo con el tipo de sociedad y con base en las normas tributarias vigentes, se debe aclarar el porcentaje de impuesto sobre las utilidades.

Distribución de Utilidades: Definir una política de distribución de utilidades o pago de dividendos, según la voluntad de los socios o accionistas.

Saldo Mínimo de Caja: Se debe establecer cuál es el saldo mínimo de caja que la empresa requiere para desarrollar en forma normal sus operaciones y qué política se seguirá en caso de sobrantes o faltantes de efectivo.

Activo Fijos: Si la compañía, o el proyecto que se va a realizar, requiere inversión en activo fijo, se deben detallar los renglones correspondientes, su forma de pago y las posibles fuentes de financiación.

Provisión Deudas Malas: Qué política se seguirá con respecto a la protección de la cartera. Qué porcentaje de provisión se debe hacer.

Capital: Aclarar si se incrementará el capital social en el período proyectado.

Reservas: Determinar las normas y políticas que se seguirán en la constitución de las reservas.

Algunas de las bases de las proyecciones son tan complejas que sería difícil pasar a proyectar directamente los estados financieros. Por esta razón se acostumbra elaborar cuadros especiales para estos casos, los cuales hacen que la proyección final de los estados financieros resulte más sencilla y fácil de entender.

Los presupuestos que normalmente exigen un cuadro explicativo, la mayoría de los cuales aparecen explicados en los ejemplos A y B, son los siguientes:

Presupuesto de Ventas: Tratándose de varios productos con diferentes precios unitarios, o varios años de proyección, se debe preparar un cuadro como el que figura en el ejemplo B.

Presupuesto de Producción: Por las mismas razones que en el caso anterior, conviene preparar un cuadro como el que figura en el ejemplo B.

Consumo y Compra de Materias Primas: Como generalmente cada producto utiliza diferentes materias primas, con distintos costos unitarios y posibles incrementos en los costos de un período a otro, es necesario organizar todos estos datos en un cuadro similar al del ejemplo B. Asimismo, de acuerdo con el presupuesto de consumo de materias primas, se debe preparar un cuadro de presupuesto de compras.

Mano de Obra: Es indispensable preparar este presupuesto especialmente cuando se trata de una empresa nueva, pero también es aconsejable en los demás casos. Este cuadro debe contener el detalle sobre:

Costos Indirectos de Fabricación: Si la presupuestación de estos costos es dispendiosa, debe prepararse en un cuadro especial, discriminando cada uno de los costos y sus posibles incrementos a través del tiempo.

Gastos de Administración y Ventas: En la mayoría de los casos conviene elaborar un cuadro explicativo. Es importante discriminar lo relativo a los gastos de administración y ventas, especialmente cuando se trata de una empresa nueva.

Plan de Inversión y Financiación: Cuando la proyección implica construcción de edificios o compra de activos fijos, este aspecto se debe aclarar en un cuadro especial, indicando de dónde provendrán los recursos para su financiación (crédito bancario, aporte de capital, reinversión de utilidades, etc.).

Plan de Amortización de las Deudas de Largo Plazo: En caso que se prevea la contratación de préstamos a largo plazo, es necesario elaborar una tabla de amortización de cada uno, la cual facilitará la presupuestación de los gastos financieros y el pago del crédito.

Los anteriores presupuestos constituyen una valiosa ayuda para la preparación de los estados financieros y brindan la máxima claridad a quien tenga que analizar o evaluar las proyecciones financieras así:

Para el estudio de esta etapa se utilizará como referencia el ejemplo B y sólo se ampliará la explicación de aquellos rubros que impliquen sofisticación. Se toma como base el ejemplo B por tratarse del más completo de los dos expuestos, ya que se trata de una empresa industrial (manufacturera), de tal suerte que al entender este procedimiento, el lector habrá entendido también el ejemplo A.

Nuevamente es necesario insistir en que los estados financieros que se proyectan son, en su orden:

Sin embargo, en el caso de las empresas manufactureras, para simplificar la presentación del estado de pérdidas y ganancias, es conveniente elaborar por separado el estado de costo de producción.

El procedimiento por seguir en la presentación de cada uno de los estados proyectados y las indicaciones que se tendrán en cuenta en cada uno de los rubros son los siguientes:

6.26.3.4 ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS: Es el primer estado que se comienza a proyectar, puesto que su rubro inicial es el de las cifras que se presupuestan.

El analista debe organizarse mentalmente para emprender la proyección de las diferentes cuentas en el orden generalmente aceptado para la presentación de este estado financiero, aun cuando las bases obtenidas estén en un orden diferente.

A continuación se indica de dónde debe resultar el valor de cada renglón y se explica el porqué de algunos cálculos, sin entrar en mayores detalles para el caso de los presupuestos claramente explicados con anterioridad.

Ventas Brutas: Su valor resulta del cuadro de presupuesto de ventas, elaborado con anterioridad y basado en el estudio del mercado:

Descuentos, Devoluciones y Rebajas: Se explica el porcentaje sobre las ventas que estipulen las bases correspondientes.

El inventario inicial de cada período debe ser exactamente igual al inventario final del período inmediatamente anterior, el cual aparecerá en el estado de pérdidas y ganancias y en el balance general. En el caso de una empresa nueva, lo más probable es que no haya inventario inicial.

El inventario final depende de la política que se haya fijado la empresa a este respecto y que aparece manifiesta en las bases de las proyecciones. Para calcularlo se debe contar con el valor del costo de producción.

Para el ejemplo B, una vez calculado el costo de la producción, se puede hallar del inventario final de productos terminados de la siguiente manera:

Costo de Ventas=	Inventario Inicial de Producto Teminado*
	+ Costo de Producción
	— Inventarío Final de Producto terminado

Conociendo que se quiere dejar en inventario el equivalente a 45 días de ventas (al costo de ventas), al llevar la igualdad a días se tendría:

El inventario inicial de producto terminado debe coincidir con el inventario final del período inmediatamente anterior, el cual debe figurar con igual valor en el estado de pèrdidas y ganancias y en el balance general.

Inventado Final de Producto Terminado {($ 96.490 + 8.720) x 45} / (365 +45) = $11.548

Costo de Producción: Antes de comenzar su cálculo se debe determinar el número de unidades que se van a producir de acuerdo con las ventas proyectadas y las necesidades de inventario, así.

Unidades por Producir =	Unidades por Vender
	Más: Unidades de Inventario Final
	Menos: Unidades de Inventario Inicial

Conociendo el número de unidades que deben quedar totalmente terminadas al final del período, se puede iniciar el cálculo del costo de la producción, en cada uno de sus elementos.

Materias Primas: Lo primero que se debe presupuestar es el consumo, es decir, la cantidad de materias primas que se van a gastar en el período, según el número de unidades que se van a producir y teniendo en cuenta además la cantidad de productos que van a quedar en proceso de producción.

Las unidades que quedan en proceso, como es lógico suponer, no quedan totalmente terminadas, pero se puede calcular su equivalente en unidades terminadas, para efectos de estimar el consumo de materias primas.

Solamente cuando se haya calculado el consumo de materias primas en unidades se puede proceder a estimar su valor en pesos multiplicando las unidades por su correspondiente costo unitario de compra.

Mano de Obra: El valor de la mano de obra corresponde al total que devengará el personal directamente relacionado con la producción, incluyendo, además del sueldo básico, las prestaciones y cesantías que se deban pagar conforme a las normas legales. Al estado de pérdidas y ganancias se debe llevar el total que resulte de todos los conceptos anteriores, aunque una parte no se pague realmente dentro del período, cual es el caso de las cesantías, las que se cancelan, cuando más pronto, en el año siguiente.

Costos Indirectos de Fabricación: La cuantía total de estos costos se toman todos los egresos que tengan que ver con la producción, diferentes a la materia prima y la mano de obra.

Costo Total de Fabricación: Está constituido por la suma de los siguientes rubros:

El valor del inventario inicial de productos en proceso, si existe, debe corresponder al inventario final del período inmediatamente anterior.

Inventario Final de Producto en Proceso: Para el cálculo de su valor se debe tener en cuenta la política propuesta en las bases.

Costo de Producción: Corresponde a la diferencia entre el costo total de fabricación y el inventario final de producto en proceso. Indica el costo real de la producción que queda totalmente terminada al final del período.

Gastos de Administración y Ventas: Su valor total debe resultar de la suma de los diferentes conceptos que figuren en un presupuesto. En dicho presupuesto deben aparecer debidamente discriminados los diferentes gastos que tengan relación directa con la actividad de la empresa.

Con respecto a los sueldos de administración y ventas conviene especificar lo concerniente a sueldo básico, prestaciones y cesantías. Aunque en el estado de pérdidas y ganancias se debe cargar el total, sin embargo la discriminación anterior es útil para la posterior preparación del proceso de caja.

Utilidad Operacional: Es el resultado de restar de la utilidad bruta los gastos de administración y ventas.

Otros Ingresos: Se trata de ingresos no operacionales que pueden provenir principalmente de inversiones temporales, venta de activos fijos, intereses por préstamos, dividendos de otras compañías, etc.

Gastos Financieros: Su valor se obtiene al aplicar la correspondiente tasa de interés a cada uno de los préstamos que la empresa va a contratar.

Generalmente, cuando se trata de un proyecto nuevo o cuando se quiere hacer inversiones fijas, se prevén con anticipación los créditos de largo y el plazo que se pueden contratar y sus costos respectivos. Al contrario, la de la cuantía de la financiación de cono plazo no es posible calcularla hasta no haber elaborado el flujo de caja para ver si se requiere financiación adicional y por qué valor.

De acuerdo con lo expuesto en el párrafo precedente, en la práctica lo más acertado, al preparar la proyección del estado de pérdidas y ganancias, es detenerse al llegar a los gastos financieros y esperar a que el flujo de caja reporte las necesidades de financiación, para calcular los gastos financieros totales, y luego terminar la proyección de pérdidas y ganancias.

Provisión para Impuesto de Renta: Se obtiene aplicando la correspondiente tarifa impositiva, según el tipo de sociedad, a la utilidad antes de impuestos.

Utilidad Neta: Resulta de la diferencia entre la utilidad antes de impuestos y la provisión para impuesto de renta.

6.26.3.5 Presupuesto de Caja. El presupuesto de caja o flujo de caja proyectado presenta los ingresos y egresos de efectivo que se puedan llegar a concretar de acuerdo con las operaciones que se tienen previstas.

Un sistema práctico de elaboración del presupuesto de caja, dentro de una proyección consiste en la aplicación consecutiva de los dos pasos siguientes.

6.26.3.5.1 Primer Paso. Tomar el estado de pérdidas y ganancias proyectado (incluyendo el estado de costo de producción) y determinar cuáles renglones, y de qué manera, afectan el presupuesto de caja.

Siguiendo este procedimiento, se analiza individualmente cada uno de los renglones del estado de pérdidas y ganancias, determinando si implican ingresos o egresos de caja.

Ventas: Si las ventas se realizan en un 100% de contado, su valor pasará íntegramente al flujo de caja como un ingreso. Si la totalidad, o una parte de las ventas se efectúa a crédito, sólo pasará como ingreso de caja lo que se alcance a recuperar en efectivo durante el período y el saldo irá a cuentas por cobrar (cartera) en el balance, y sólo hará parte de los ingresos de caja en el período siguiente.

Compras de Materias Primas: Generalmente constituyen el egreso más importante en el flujo de caja de una empresa manufacturera.

Si las compras se realizan de contado en su totalidad, su valor será igual en el estado de pérdidas y ganancias y en el presupuesto de caja, pero si los proveedores otorgan crédito por la totalidad o una parte de lo comprado, solamente se tomará como salida de efectivo lo realmente pagado durante el período.

Finalmente conviene resaltar que para efectos del presupuesto de caja se debe tener en cuenta el renglón de compras de materia prima y no el de costo de materia prima utilizada, porque son las compras las que generan egreso de caja.

Costo de la Mano de Obra: Del total cargado por este concepto en el estado de pérdidas y ganancias debe pasar como egreso de caja lo que realmente se pague dentro del período. Por norma general se excluye, para el flujo de caja, el monto correspondiente a las cesantías, las cuales cuando más pronto se pagan en el período siguiente. El valor de las cesantías pasará a formar parte del pasivo, en el rubro cesantías acumuladas, del balance general.

Costos Indirectos de Fabricación: Solamente constituyen salida de caja aquellos gastos que implican un desembolso real dentro del período. Normalmente se excluye la depreciación, las amortizaciones y demás gastos que no son salida de efectivo.

Gastos de Administración y Ventas: Al igual que los costos indirectos de fabricación solamente pasan como egreso en el presupuesto de caja los gastos que indican salida real de recursos de efectivo durante el período. Por esta razón se excluyen, para dicho fin, las cesantías correspondientes a los sueldos de administración y ventas, la depreciación de los muebles, las provisiones y amortizaciones, etc.

Gastos Financieros: Generalmente constituye un egreso de caja la totalidad de los intereses cargados a pérdidas y ganancias porque solamente se cargan cuando ya se han causado y pagado. No obstante, los gastos financieros del flujo de caja podrían ser mayores que los de pérdidas y ganancias, cuando se pagan intereses por anticipado, los cuales figurarían en el activo del balance como un gasto pagado por anticipado.

Se toma el último balance histórico o, en su defecto, el balance de iniciación, junto con el plan de inversiones y financiación y se observa qué renglones de los existentes u otros nuevos podrían generar entradas o salidas de caja. El saldo de efectivo (caja y bancos) que exista al comienzo del período, se debe sumar al resultado (flujo neto) del período. Los rubros que normalmente afectan el presupuesto de caja son los siguientes:

Inversiones Temporales: La venta de inversiones temporales constituye un ingreso para el flujo de caja. La compra de las mismas es un egreso. El rendimiento que generan se debe considerar como ingreso de efectivo.

Cuentas por Cobrar: Dentro de los ingresos de caja de cada período se debe tomar la recuperación de las cuentas por cobrar comerciales que figuren en el activo corriente del balance inmediatamente anterior. Por ejemplo, para el caso B, en el año 3 está entrando como ingreso en el flujo de caja un valor de $3.580 correspondiente al saldo de cuentas por cobrar al año 2.

La norma anterior se aplica siempre y cuando el plazo de cobro de dichas cuentas no sea superior al año, caso en el cual sólo se recuperaría una parte de las mismas.

Además de las cuentas por cobrar comerciales, también harán parte de los ingresos del flujo de caja todas aquellas cuentas deudoras que puedan recuperar dentro del período, llámense préstamos a empleados, préstamos a socios, etc.

Activos Fijos: Toda inversión en activo fijo, trátese de un proyecto nuevo o un proyecto en marcha, significa un desembolso de efectivo.

Obligaciones Bancarias: Todo préstamo bancario implica un ingreso de caja, en el momento de su desembolso. A su vez las amortizaciones a una obligación o su cancelación se convierten en un egreso dentro del flujo de caja.

Generalmente, en la proyección del flujo de caja de un período determinado, se deben tomar como egreso por este concepto las cifras que figuren como obligaciones bancarias a corto plazo o porción corriente de obligaciones bancarias a largo plazo, en el balance del período inmediatamente anterior. Es así como en el ejemplo B, para el primer año figura como egreso de caja por pago de obligaciones bancarias a cono plazo al final del período ~ A su vez dentro de los ingresos aparecen $30.900 de préstamos a largo plazo y $3.000 de préstamos a cono plazo, los cuales se perciben dentro del período.

Proveedores: En la mayoría de los casos los proveedores otorgan a sus clientes algún plazo para el pago de sus compras. Dicho plazo por lo general es menor de un año, razón por la cual el saldo que figure en el balance al terminar un período, se convierte en ingreso de caja para el período siguiente.

Impuesto de Renta: Generalmente el impuesto de renta se paga dentro del período siguiente a su causación y, por consiguiente, debe considerarse dentro de los egresos el pago de la cuantía que figure como impuesto por pagar en el balance inmediatamente anterior.

Capital: Un incremento de capital, siempre que se haga en efectivo, representa un ingreso de caja. Por consiguiente, es necesario conocer la intención de los socios a este respecto, antes de comenzar la elaboración del presupuesto de caja.

Utilidades: Todo reparto de utilidades, a no ser que se haga en acciones, representa una salida de efectivo. Por tal razón se debe conocer la política de la empresa en este punto a fin de incluir si es necesario, este rubro en la proyección del flujo de caja.