Laboratorio Virtual Facultad de Contaduría UNIVERSIDAD LIBRE - BOGOTA COLOMBIA

Indice General

Es un instrumento concebido para armonizar y unificar el sistema contable de los principales sectores de la economía colombiana. Los planes únicos de cuentas buscan mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la información contable y generan múltiples beneficios para sus usuarios.

El plan ha sido obligatorio desde el 1° de enero de 1995 para todas las personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio.

El Plan Unico de Cuentas plasma bajo un solo criterio y una sola codificación, la contabilidad de cada actividad económica y consta de un catálogo de cuentas, la descripción y dinámica de las mismas, para el registro contable de las transacciones del ente económico.

En materia de registro contable en libros y representación de estados financieros, la legislación establece que los libros deben llevarse según el PUC y que los estados financieros básicos seguirán las denominaciones indicadas en su catálogo de cuentas". (D.R. 2650/93)

5.1 OBJETIVO DEL PLAN UNICO DE CUENTAS

"Buscar la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad" (D.R.2650/93 ART.1).

5.2 CAMPO DE APLICACION DEL PLAN UNICO DE CUENTAS

"El PUC deberá ser aplicado por todas las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio. Dichas personas son denominadas Entes Económicos." (D.R.2650/93 ART.5).

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5.3 CATALOGO DE CUENTAS DEL PUC

El Catálogo de Cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos de cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos de Producción o de Operación y Cuentas de Orden identificadas con un código numérico y su respectiva denominación.

El catálogo de cuentas y su estructura, son de aplicación obligatoria, y en la contabilidad no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes en las previstas en él.

La codificación del catálogo de cuentas está estructurada sobre la base de los siguientes niveles:

Clase : El primer dígito

Grupo: Los dos primeros dígitos

Cuenta: Los cuatro primeros dígitos

Subcuenta: Los seis primeros dígitos.

Las clases que identifican el primer dígito son:

Clase 1: Activo

Clase 2: Pasivo

Clase 3: Patrimonio

Clase 4: Ingresos

Clase 5: Gastos

Clase 6: Costos de ventas

Clase 7: Costos de producción o de operación

Clase 8: Cuentas de Orden deudoras

Clase 9: Cuentas de orden Acreedoras.

El Catálogo del Plan Unico de Cuentas, es el contenido en el Artículo 14 del Decreto Reglamentario 2650 de 1993, con las inclusiones, eliminaciones, redenominaciones, recodificaciones y replanteamientos de cuentas y subcuentas establecidas en el artículo 7° del Decreto 2894 de 1994 y el artículo 1° del Decreto 2116 de 1996.

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5.4 DINÁMICAS Y DESCRIPCIONES PARA EL MANEJO DEL PUC

Son las que detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas incluidas en el catálogo e indican las operaciones a registrar en cada una de las cuentas.

Son de uso obligatorio y todos los asientos contables deberán efectuarse de conformidad con lo establecido en ellas.

*Las descripciones y dinámicas, son las contenidas en el decreto reglamentario 2650 de 1993, con las modificaciones y adiciones efectuadas por los decretos 2894 de 1994 y 2116 de 1996 y siguientes.

Los planes únicos de cuentas buscan mejorar la calidad, la transparencia y comparabilidad de la información contable y generan múltiples beneficios beneficios para sus usuarios. En la actualidad existen catorce (14) planes únicos de cuentas a saber:

1. PUC para comerciantes
2. PUC para el sector financiero
3. PUC para el sector asegurador
4. PUC para fondo de cesantías
5. PUC para fondo de pensiones
6. PUC de los fondos de reservas para pensiones de régimen solidario de prima media con prestación definida.
7. PUC para entes vigilados por la Superintendencia de Valores
8. PUC para entes vigilados por Dancoop
9. PUC para los hospitales
10. PUC para las cajas de compensación familiar
11. PUC para los fondos de pensiones administrados por la Caja de Auxilios y de prestaciones de la Asociación Colombiana de Aviadores Civiles "caxdac".
12. PUC para entidades públicas
13. PUC para el Banco de la República.
14. PUC para entes prestadores de servicios públicos domiciliarios

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5.5 ESTADOS FINANCIEROS

5.5.1 Importancia.

Los estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente, son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico. Mediante una tabulación formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables.

5.5.2 Clases Principales de Estados Financieros.

Se dividen en estados de propósito general y de propósito especial.

5.5.2.1 Estados Financieros de Propósito General. Son aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con él animo principal de satisfacer el interés común del publico en evaluar la capacidad de un ente económico para genera flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta.

Son estados financieros de propósito general, los estados financieros básicos y los estados financieros consolidados.

5.5.2.2 Estados Financieros Básicos.

• El balance General.
• El estado de resultados.
• Estado de cambios en el patrimonio.
• El estado de cambios en la situación financiera, y
• El estado de flujos de efectivo.

5.5.2.3 Estados Financieros Consolidados. Son aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y la situación financiera, así como los flujos de efectivo de un ente matriz y sus subordinados, o un ente dominante y los dominados como si fuese los de una sola empresa.

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5.5.2.4 Estados Financieros de Propósito Especial. Son aquellos que se preparan para satisfacer necesidades especificas de ciertos usuarios de la información contable. Se caracterizan por tener una circulación o uso limitado y por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones.

Entre otros son estados de propósito especial: El balance inicial, los estados financieros de períodos intermedios, los estados de costos, el estado de inventarios, los estados financieros extraordinarios, los estados de liquidación, los estados financieros que se presentan a las autoridades con sujeción a las reglas de clasificación y con el detalle determinado por éstas y los estados financieros preparados sobre una base compresiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

1. Balance Inicial: Al comenzar sus actividades, todo ente económico debe elaborar un balance general que permita conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.
2. Estados Financieros de Periodos Intermedios: Son los estados financieros básicos que se preparan durante el transcurso de un período, para satisfacer, entre otras, necesidades de los administradores del ente económico o de las autoridades que ejercen en inspección, vigilancia o control. Deben ser confiables y oportunos
3. Estado de Costos: Son aquellos que se preparan para conocer en detalle las erogaciones y cargos realizados para producir los bienes o prestar los servicios de los cuales un ente económico ha derivado sus ingresos.
4. Estado de Inventarios: Es aquel que debe elaborarse mediante la comprobación en detalle de la existencia de cada una de las partidas que componen el balance general.
5. Estados Financieros Extraordinarios: Los que se preparan durante el transcurso de un período como base para realizar ciertas actividades. La fecha de los mismos no puede ser anterior a un mes a la actividad o situación para la cual deban prepararse.

   Salvo que las normas legales dispongan otra cosa, los estados financieros extraordinarios no implican el cierre definitivo del ejercicio y no son admisibles para disponer de las actividades o excedentes.

   Son estados financieros extraordinarios, entre otros los que deben elaborarse con ocasión de la decisión de transformación, fusión o escisión, o con ocasión de la oferta pública de valores, la solicitud de concordato con los acreedores y la venta de un establecimiento de comercio.

6. Estados de Liquidación: Son aquellos que deben presentar un ente económico que ha cesado sus operaciones, para informar sobre el grado de avance del proceso de realización de sus activos y de cancelación de sus pasivos.
7. Estados preparados sobre una base comprensiva de Contabilidad, distintos de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados: Con sujeción a las normas legales, para satisfacer necesidades especificas de ciertos usuarios, las autoridades pueden ordenar a los particulares pueden convenir, para su uso exclusivo, la elaboración y presentación de estados financieros preparados sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

   Son ejemplos de otras bases compresivas de contabilidad las utilizadas para preparar declaraciones tributarias, la contabilidad sobra la base de efectivo recibido y desembolsado y, en ciertos casos, las bases utilizadas para cumplir requerimientos o requisitos de información contable formulados por las autoridades que ejercen inspección, vigilancia o control.

   La elaboración de estos estados no libera al ente de emitir estados financieros de propósito general.

8. Estados Financieros Comparativos: Aquellos que presentan las cifras correspondientes a más de una fecha, período o ente económico.

   Los estados financieros de propósito general se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del periodo inmediatamente anterior, siempre que tales periodos hubieren tenido una misma duración. En caso contrario, la comparación se debe hacer respecto de estados financieros preparados para mostrar un mismo lapso de ciclo de operaciones, Sin embargo, no será obligatoria la comparación cuando no se a pertinente, circunstancia que se debe explicar detalladamente en notas a los estados financieros.

9. Estados Financieros Certificados y Dictaminados: Son aquellos firmados por el representante legal, por el contador público que los hubiere preparado y por el revisor fiscal, si lo hubiere; dando así testimonio de que han sido fielmente tomados de los libros.

Son estados financieros dictaminados aquellos acompañados por la opinión profesional del contador público que los hubiere examinado con sujeción a las normas de auditoria generalmente aceptados.

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5.5.2.4.1 Elementos de los Estados Financieros

1. Enumeración y Relación: Son elementos de estados financieros, los activos, los pasivos el patrimonio, los ingresos, los costos, los gastos, la corrección monetaria y las cuentas de orden.

   Los activos, pasivos y el patrimonio, deben ser reconocidos en forma tal que al relacionar unos con otros se pueda determinar razonablemente la situación financiera del ente económico a una fecha dada.

   La sumatoria de los ingresos, los costos, los gastos y la corrección monetaria, debidamente asociados, arroja el resultado del período.

2. Activo: Es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.
3. Pasivo: Es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes.
4. Patrimonio: Es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos.
5. Ingresos: Representan flujos de entradas de recursos, en forma de incrementos de activo o disminución de pasivos o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades realizadas durante un período, que no provienen de los aportes de capital.
6. Costos: Representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisición o la producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los cuales un ente económico obtuvo sus ingresos.
7. Gastos: Representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incremento del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de las utilidades o excedentes.
8. Corrección Monetaria: Representa la ganancia o pérdida obtenida por un ente económico como consecuencia de la exposición a la inflación de sus activos u pasivos monetarios, reconocida conforme a las disposiciones de este decreto.
9. Cuentas de Orden Contingentes: Reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar al estructura financiera de un ente económico.
10. Cuentas de Orden Fiduciarias: Reflejan los activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico.
11. Cuentas de Orden Fiscales: Reflejan las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de resultados, y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse.
12. Cuentas de Orden de Control: Son utilizadas por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquel. Se usan también para ejercer control interno.

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5.5.2.4.2 Presentación formal de los estados financieros. Los siguientes criterios generales deben ser considerados en la elaboración de los estados financieros:

1. En el balance general los activos y pasivos se deben clasificar según la expectativa de realización o liquidación en términos de tiempos y valores; en este sentido, son activos y pasivos corrientes aquellas sumas que sean realizables o exigibles, respectivamente, en un plazo no mayor a un año.
2. La clasificación y el grado de detalle de las cuentas.
3. Los títulos y comentarios entre paréntesis
4. Las notas que provean informaciones y explicaciones adicionales
5. Un resumen separado de las principales prácticas contables
6. No podrán incluirse en el balance general, bajo el rublo "otras cuentas", "cuentas diversas" u otras denominaciones similares,
7. Sumas que representen más del 5 % del activo o pasivo total.
8. No podrán hacerse compensaciones de saldos deudores y acreedores originados por operaciones de diferente origen.

5.5.2.4.3 Notas a los Estados Financieros. Las notas como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas se efectuarán con sujeción a las siguientes reglas:

1. Cada nota debe aparecer identificada mediante número o letras y debidamente titulada a fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos.
2. Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de lo estados financieros.
3. La nota inicial debe contener un resumen de las principales prácticas contables.
4. Las notas deben ser presentadas en secuencia lógica, guardando en general el mismo orden de los estados financieros. Sin embargo, los asuntos de importancia pueden incluirse inmediatamente después del resumen de prácticas contables.

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