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Facultad de Contaduría
UNIVERSIDAD LIBRE - BOGOTA COLOMBIA

 

Conceptos Básicos de Contabilidad

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2.30 SOPORTES DE CONTABILIDAD

Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en éstos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros o de detalle. (Decreto 2649/93).

2.30.1 Comprobantes de contabilidad de orden interno o externo.

Los documentos que justifican los comprobantes de contabilidad y respaldan las partidas asentadas en los libros son de orden Interno o Externo.

2.30.2 Comprobantes de orden interno.

Son de orden interno los que sirven para registrar operaciones que no afectan directamente a terceros, como el movimiento de reservas, los diferidos, las salidas de inventarios, la distribución de costos y gastos, y deben contener fecha, número de serie, descripción de la operación y cuantía de ella.

2.30.3 Comprobantes de orden externo.

Son los documentos que se producen para registrar operaciones realizadas con terceros como las Facturas de ventas, los recibos de caja, los comprobantes de egreso, los comprobantes de devoluciones, y deben contener la fecha de expedición, número de serie, detalle, valor, y forma de pago cuando fuere pertinente.

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2.30.4 TIPOS DE SOPORTES QUE RESPALDAN HECHOS ECONÓMICOS

2.30.4.1 La Factura Comercial.

Es el documento comercial donde se describe detalladamente los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos causados y la forma de pago.

El objeto fundamental de la factura es la de servir de base para el cobro de la mercancía despachada o servicio prestado al cliente.

2.30.5 Soportes de Actos Escritos.

Cuando la ley exija que un acto o contrato conste por escrito bastará el instrumento privado con las firmas autógrafas de los suscriptores.

2.30.6 Soporte de compraventa de inmuebles.

La venta de los bienes raíces y servidumbres, y la de una sucesión hereditaria, no se reputan perfectas ante la ley mientras no se haya otorgado por escritura pública. La tradición del dominio de los bienes raíces requerirá además de la inscripción del título en la correspondiente oficina de Registro de Instrumentos Públicos, la entrega material de la cosa.

2.30.7 Soporte de actos que deban constar por Escritura Pública.

Cuando la ley exija como solemnidad que un acto o contrato deba elevarse a escritura pública, el documento soporte para el comprobante de contabilidad respectivo será la correspondiente escritura.

2.30.8 Soporte de la adquisición de Seguros.

El documento por medio del cual se perfecciona y prueba el contrato de seguro se denomina póliza. Deberá redactarse en castellano, ser firmada por el asegurador y entregarse en su original al tomador dentro de los quince días siguientes a la fecha de su expedición.

2.30.9 Soporte para el registro contable de las operaciones de coaseguro.

El registro contable de las operaciones de coaseguro deberá respaldarse en las copias de las pólizas, anexos y certificados expedidos por la aseguradora líder para tal efecto las cuales constituirán las pruebas de dicho asiento.

2.30.10 Soporte del pago de un título.

El deudor que pague tendrá derecho a exigir un recibo y no estará obligado a contentarse con la simple devolución del título, sin embargo la posesión de este hará presumir el pago.

2.30.11 Soporte de las decisiones sociales.

Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que se hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.

2.30.12 Soporte de pasivos.

Los contribuyentes que no estén obligados a llevar libros de contabilidad, solo podrán solicitar los pasivos que estén debidamente respaldados por documentos de fecha cierta, en los demás casos los pasivos deben estar respaldados por documentos idóneos y con el lleno de todas las formalidades exigidas para la contabilidad.

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2.30.13 Soporte del comprobante de contabilidad para el registro del impuesto de timbre.

Los contribuyentes y los agentes retenedores del impuesto de timbre obligados a llevar contabilidad deberán registrar la causación, recaudo, pago o consignación del impuesto en una cuenta destinada exclusivamente para ello.

Los comprobantes de contabilidad respectivos deberán identificar plenamente el acto o documento gravado. Si a ello no estuviera anexo el soporte correspondiente, tales comprobantes deberán indicar el lugar en donde se encuentra archivado el soporte de manera que en cualquier momento se facilite verificar la exactitud del registro.

2.30.14 Conservación de los comprobantes.

El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud. (Art. 55 C.Co.)

2.30.15 Recibo de caja.

El recibo de caja menor es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta Caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

2.30.16 Recibo de consignación bancaria.

Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentahabientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibido o el timbre de la máquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de formularios: uno para consignar en efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

2.30.17 Factura cambiaria de compraventa.

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Es un titulo valor que el vendedor podrá librar y entregar o remitir al comprador.

Contenido de una factura cambiaria de compraventa:

a) Estar denominada expresamente como factura de venta

b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio

c) Apellidos y nombre o razón social del adquirente de los bienes o servicios, cuando éste exija la discriminación del impuesto pagado, por tratarse de un responsable con derecho al correspondiente descuento

d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta

e) Fecha de su expedición

f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados

g) Valor total de la operación

h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, e

i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría. (Art 617 E.T)

2.30.18 Comprobante de venta con tarjeta de crédito.

La tarjeta de crédito (o dinero plástico), es un medio de pago que utiliza el tarjetahabiente en los establecimientos afiliados al sistema. Se constituye un contrato con la entidad financiera que expide la tarjeta de crédito.

Cuando la empresa vende bienes o servicios con tarjeta de crédito, se considera venta de contado porque el comprobante firmado por el tarjetahabiente se consigna, utilizando el formato especial que el banco ha diseñado para este servicio. La comisión de servicio que cobra el banco se considera un gasto financiero para la empresa, cuyo soporte es el comprobante de venta.

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2.30.19 Comprobante de Egreso

Llamado también orden de pago, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una copia al beneficiario del pago. Para mayor control, en el comprobante de pago queda una copia del cheque, ya que el título valor se entrega al beneficiario.

2.30.20 Nota Débito.

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de las facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

Como ocurre con la mayoría de los soportes que elabora la empresa, se elaboran tres copias: original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad.

2.30.21 Nota Crédito.

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no están liquidadas en la factura, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un soporte que se denomina nota crédito.

Se elaboran tres copias: original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad.

2.30.22 Recibo de caja Menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello se establece un monto denominado caja menor de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Cuando se gasta el dinero de caja menor, se debe reintegrar el valor de los pagos realizados según recibos para completar el fondo fijo. Al contabilizar se debita las respectivas cuentas de gastos y se acredita bancos.

La persona responsable del manejo de caja menor elabora un comprobante denominado reembolso de caja menor, se elabora un comprobante de pago. Todos estos documentos se deben anexar al comprobante de diario.

2.30.23 Notas de contabilidad.

Es un documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

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