Laboratorio Virtual Facultad de Contaduría UNIVERSIDAD LIBRE - BOGOTA COLOMBIA

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6. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

Las cuentas y documentos por cobrar representan derecho a reclamar efectivo y otros bienes y servicios, como consecuencias de prestamos y otras operaciones a crédito, las cuentas y documentos por cobrar a clientes, empleados, vinculados económicos, propietarios directores, las relativas a impuestos, las originadas en transacciones afectadas fuera del curso ordinario del negocio y otros conceptos importantes se deben registrar por separado.

Al menos al cierre del período, debe evaluarse técnicamente su recuperabilidad y reconocer las contingencias de pérdida de su valor.

Teniendo en cuenta la naturaleza de la partida y la actividad del ente económico, normas especiales pueden autorizar o exigir que estos activos se reconozcan o valúe a su valor presente, tanto de los recursos como los hechos económicos que lo afecten deben ser apropiadamente cuantificados en términos de la unidad de medida, con sujeción a las normas técnicas son criterios de modificación aceptados:

• El valor Histórico
• El valor Actual
• El valor de realización
• El valor Presente

• El valor Histórico:

O costo histórico es el que representa el importe original consumido, u obtención en efectivo o en su equivalente, en el momento de realización de un hecho económico, ocasionado por las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda.

• El valor Actual:

O de reposición es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente que se consumirá para reponer o se requiere par liquidar una obligación en el momento actual.

• El valor de Realización:

O de mercado es el que resulta de deducir el valor de mercado, los gastos directamente imputables a la conversión del activo a la liquidación del pasivo, tales como comisiones, impuestos, transporte, y empaque.

• El valor Presente:

O descontado es el que representa las entradas ó salidas netas en efectivo o en su equivalente que generaría un activo o un pasivo, una vez hecho el descuento de su valor futuro a la tasa pactada, o a falta de esta la tasa efectiva, promedio de captación de los bancos y corporaciones financieras para la expedición de certificados de depósito a término con un plazo de 90 días (D.T.F.), la cual es certificada periódicamente por el Banco de la República.

Sin perjuicio que lo dispuesto por normas especiales para la preparación de Estados Financieros de periodos intermedios es admisible el reconocimiento de las contingencias de perdidas con base en estimaciones estadísticas son:

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6.1 REVELACIONES SOBRE RUBROS DEL BALANCE GENERAL:

Se deben revelar la naturaleza y cuantía de:

Principales Inversiones Temporales y permanentes con indicación de su valor de Realización.

Principales clases de cuentas y documentos por cobrar indicando el movimiento de la provisión para incobrables y los documentos y cuentas a largo plazo, se deben indicar los valores recuperables en cada uno de los 5 años siguientes y las tasas de interés aplicables.

Principales clases de inventarios, métodos y bases de valuación, provisiones por cada clase.

Activos Recibidos a título de Leasing, clasificados según la naturaleza del contrato y el tipo de bienes indicando plazo, el Número y el valor de los cánones y el monto de la opción.

Activos no operativos o puestos en venta.

Obligaciones financieras indicando: Monto del Principal, intereses causados, tasas de interés, vencimientos garantías, condiciones relativas a dividendos, capital de trabajo, etc.

Obligaciones laborales y pensiones de jubilación con indicación de sus clases y cuantías, de pensiones debe revelar el No de personas cobijadas, el método actuarial usado, los beneficios cubiertos y el movimiento de las cuentas respectivas.

Financiamiento através de bonos, caso en el cual se debe indicar:

1. Valor nominal.
2. Primas y Descuentos.
3. Carácter de la emisión.
4. Monto total tanto autorizado como emitido.
5. Plazo máximo de redención.
6. Tasa de interés y forma de pago.
7. Garantías y estipulaciones sobre su cancelación.

El financiamiento mediante bonos obligatorios convertibles en acciones se debe indicar.

El Número de Acciones en reserva disponibles para atender la conversión.

Bases utilizadas para fijar el precio de conversión.

Bases para su conversión.

Condiciones para su conversión.

Aumento del capital suscrito originado en conversiones realizadas durante el ejercicio

Origen y naturaleza de las principales contingencias probables.

Capital proyectado comprometido y pagado e indicando derechos preferenciales, primas de colocación, aportes readquiridos o amortizaciones, informando su cantidad, valor nominal y costo de readquisición.

Utilidades o excedentes apropiados y no apropiados, Revalorización o desvalorización del patrimonio.

Dividendos, participaciones o excedentes por pagar en especie.

Preferencias y otras restricciones existentes sobre la distribución de utilidades en cuanto a remesas de las mismas al exterior se debe indicar el efectivo impositivo.

Desglose de rubros distintos de los anteriores que equivalgan a más del 5% del activo total.

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6.2.REVELACION DE LA EVALUACION DE LA CARTERA EN ENTES VIGILADOS POR LA SUPERBANCARIA

En las notas a los Estados Financieros de cada ejercicio contable deberá revelarse en forma comparada con el ejercicio inmediatamente anterior por lo menos lo siguiente:

1. Los montos de capital, rendimiento, cánones, corrección monetaria y otros conceptos de los crédito y contratos comerciales de consumo y de los créditos de vivienda que correspondan a cada una de las calificaciones.
2. El valor de las garantías admisibles para cada clase de crédito.
3. El valor de las provisiones por concepto de capital, de rendimientos, cánones, corrección monetaria y otros conceptos, provisión general.

6.3 CONSTITUCION PARA LA PROVISION DE CARTERA

Para determinar los resultados definitivos de las operaciones realizadas en el respectivo ejercicio será necesario que se haya apropiado previamente, las partidas necesarias para atender el deprecio, desvalorización y garantía del patrimonio social.

Como deducción por concepto de provisión individual para deudas de dudoso o difícil cobro, fijarse como cuota razonable hasta un Treinta y Tres (33%) anual del valor nominal de cada deuda con más de un año de vencida.

6.4 CONTABILIZACION DE LAS PROVISIONES

Las provisiones individual o general de cartera se formaran con cargo a Ganancias y Perdidas y deberá ajustarse anualmente la cuenta respectiva, debitando o acreditando la cuenta la diferencia.

Las provisiones individual o general de cartera deberán figurar en el balance como un mayor valor de las cuentas por cobrar, en consecuencia su valor no podrá formar parte del superávit, cuando se establezca que una deuda originada en operaciones productoras de renta es incobrable o perdida deberá descargarse abonando su valor a la cuenta por cobrar y cargándolo a la provisión autorizada.

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6.5. DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

DEL ACTIVO: CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

CLASES:

Se clasifican en atención a tres (3) criterios:

1. Realización con el objeto social del acreedor
2. Naturaleza de la relación o vinculo con el deudor.

c. Concepto de la cuenta o documento por cobrar.

1. En atención al objeto social del acreedor, las cuentas por cobrar, pueden ser comerciales y no comerciales.
2. Son cuentas por cobrar comerciales, aquellas que se originen con ocasión de las actividades propias del objeto social.

   Son cuentas por cobrar no comerciales, aquellas que se originen con ocasión de actividades distintas del objeto social o de la novación de cuentas por cobrar comerciales.

   La clasificación de las cuentas por cobrar en comerciales y no comerciales debe ser utilizada para efectos de la revelación de las mismas en el balance general;

3. Con relación a la naturaleza de la relación o vinculo con el deudor, las cuentas por cobrar se clasifican con sujeción a lo establecido en PUC. Para comerciantes y
4. En atención al concepto de la cuenta o documento por cobrar, éstas se clasifican con sujeción a lo establecido en el PUC de cuentas para comerciantes, en aquellos casos el hecho económico no requiera ser reconocido bajo el factor anterior.

6.6. CONTABILIZACION

Las cuentas y documentos por cobrar se contabilizan bajo el método del costo, el cual, cuando sea el caso, se ajusta de acuerdo con la unidad de medida o moneda funcional pactada para su pago.

6.7.VALUACION

Los emisores de valores sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores deben efectuar la valuación de los documentos y cuentas por cobrar según la clase de que se trate, de manera individual y con sujeción a lo siguiente.

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6.8. METODOS

Las cuentas y documentos por cobrar se valúan al costo ajustado, cuando sea el caso, al tipo de cambio o valor de cotización de la moneda funcional o unidad de medida pactada para su cobro.

En el evento en que el derecho incorporado al documento represente pagos en cuotas periódicas, el método de valuación aplicable es el valor presente.

6.9. PERIODICIDAD

Todo documento o cuenta por cobrar se debe valuar, en cualquiera de los siguientes eventos:

1. Al cierre de cada ejercicio contable
2. Al mes que esté tomando como base para la preparación de estados financieros extraordinarios y
3. A la fecha de corte de los estados financieros que se remitan a las bolsas de valores o a la Superintendencia de valores en cumplimiento de mantener actualizado el Registro Nacional de Valores e Intermediarios. Sean éstos intermedios o de cierre de ejercicio.

6.10. PROVISION

La valuación de las cuentas y documentos por cobrar comporta el análisis de la recuperabilidad de los recursos que representen, según la clase de que se trate, de manera individual y con sujeción a lo siguiente:

1. Métodos: Para efectos de la procedencia del registro de provisiones sobre cuentas y documentos por cobrar el ente económico debe tener en cuenta el plazo o termino que de acuerdo con sus propias políticas de crédito ha otorgado al tercero deudor, que en todo caso deben estar establecidas en los manuales internos del ente económico.
2. Criterios: dentro de los actores que determinan el reconocimiento de la provisión se debe incluir la eficacia jurídica del titulo o documento, de acuerdo con las formalidades que para el efecto determine la ley en cada caso; los avales o garantías a favor del ente económico que, adicionales al título o documento mismo, minimicen el nivel de riesgo de perdida; el resultado esperado de las actividades judiciales y extrajudiciales adelantadas para su cobro, según el criterio de un profesional en la materia, y el tiempo transcurrido desde la fecha en que se haya hecho exigible el derecho incorporado o representado en el título o documento y la de evaluación de la recuperabilidad.
3. Monto de provisiones: todo documento o cuenta por cobrar cuya recuperación constituya una pérdida probable, se debe provisionar en su totalidad o en la parte que de acuerdo con los análisis efectuados constituya una contingencia probable de pérdida.
4. Periodicidad: el registro contable de las provisiones necesarias, como resultado del análisis de la recuperabilidad de todo documento a cuenta por cobrar, se debe efectuar en cualquiera de los siguientes eventos:

1. Al cierre de cada ejercicio contable;
2. Al mes que se esté tomando como base para la preparación de estados financieros extraordinarios, y
3. A la fecha de corte de los estados financieros que se remitan a las bolsas de valores o a la Superintendencia de Valores en cumplimiento del deber de mantener actualizado el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, sean estos intermedios o de cierre de ejercicio.

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6.11 DINAMICA DE LAS CUENTAS

Los documentos o cuentas por cobrar que requieran provisión, se deben reclasificar a la cuenta del PUC para comerciantes que agrupe las cuentas de difícil cobro.

De igual manera, el valor de las provisiones se debe registrar en la cuenta de provisiones correspondiente, con indicación de la clase de cuenta que se provisiona.

6.12 PRESENTACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

La presentación de los documentos y cuentas por cobrar en el balance general se debe efectuar con sujeción al plazo o término pactado para su realización o recuperación.

En consecuencia todo documento o cuenta por cobrar cuya realización o recuperación por cumplimiento del plazo para su pago se efectúe en el año inmediatamente siguiente al de la fecha de corte del balance general en que se revelen, se deben presentar como parte del activo corriente. En caso contrario, su valor se debe presentar como parte del activo no corriente.

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6.13 REVELACIONES ASOCIADAS

Debe revelarse a través de notas a los estados financieros como mínimo lo siguiente:

1. El valor y concepto de las cuentas de difícil cobro y su provisión.
2. El valor castigado de las cuentas de difícil cobro, contra su provisión durante el ejercicio.
3. El valor provisionado durante el ejercicio contable.
4. El valor de aquellas cuentas y documentos por cobrar que representen un (1) año o más de edad, contado a partir de su fecha de expedición, con indicación de la operación que le dio origen y la fecha estimada o pactada de recuperación.
5. El monto corriente y no corriente, revelando para cada caso su valor en la moneda pactada para el pago con su conversión a pesos de ser el caso.
6. Para las cuentas y documentos por cobrar a largo plazo, el valor recuperable en dada uno de los cinco (5) años calendarios siguientes a la fecha de corte del estado financiero en que se presenten, indicando la tasa de interés que le sea aplicable.
7. Restricciones o gravámenes indicando la obligación que garantizan el valor de la misma, y
8. La reclasificación o traslado de las cuentas o documentos por cobrar para efectos de su presentación en el Balance General, de no corriente a corriente con indicación de los motivos o razones que fundamenten tal hecho.

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6.14 REQUISITOS FISCALES PARA LA DEDUCCION POR PROVISION DE DEUDAS DE DIFICIL COBRO

Son deducibles para los contribuyentes que lleven contabilidad por el sistema de Causación, las cantidades razonables que con criterio comercial fije el reglamento como provisión para deudas de dudoso o difícil cobro, siempre que tales deudas se hayan originado en operaciones productoras de renta, correspondan a cartera vencida y se cumplan los demás requisitos legales.

6.15 REQUISITOS FISCALES PARA LA DEDUCCION POR DEUDAS MANIFIESTAMENTE PERDIDAS O SIN VALOR

Son deducibles para los contribuyentes que lleven contabilidad del sistema de Causación, las deudas manifiestamente perdidas o sin valor que se hayan descargado durante el año o período gravable, siempre que se demuestre la realidad de la deuda, se justifique su descargo y se pruebe que se ha originado en operaciones productoras de renta. Cuando se establezca que una deuda en cobrable solo en parte, puede aceptarse la cantidad correspondiente a la parte no cobrable. Cuando los contribuyentes no lleven contabilidad indicada tienen derecho a esta deducción conservando el documento concerniente a la deuda con constancia de anulación.

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6.16. DINAMICA DE LAS CUENTAS

Débitos

1. Por el valor de los productos, mercancías o servicios vendidos a crédito;
2. Por el valor de las notas débito por los cheques devueltos de los bancos;
3. Por el ajuste por diferencia en cambio, de la cartera expresada en moneda extranjera;
4. Por el valor adjudicado y recibido por el suscriptor favorecido de acuerdo con el plan previsto en el contrato, ya sea por sorteo o por oferta;
5. Por el reajuste de las cuotas netas adeudadas por el suscriptor favorecido, en la misma proporción en que varíe el precio del bien o servicio objeto del contrato. El reajuste no opera para aquellas cuotas en mora;
6. Por el valor de la causación periódica y sistemática de las cuotas de administración en mora, y
7. Por la cesión de derechos de acuerdo con las normas establecidas.

Crédito

1. Por el valor de los pagos efectuados por los clientes;
2. Por el valor de las devoluciones de productos, mercancías o servicios no aceptados;
3. Por el valor de los descuentos o bonificaciones por cualquier concepto;
4. Por los traslados a cuentas de difícil cobro;
5. Por el valor de las notas créditos que origine el ente económico a favor de sus clientes;
6. Por el ajuste por diferencia en cambio, de la cartera expresada en moneda extranjera.
7. Por el saldo a favor que tenga el suscriptor favorecido en la cuenta acreedores del sistema, al momento de hacerse la entrega del bien o prestado al servicio;
8. Por el valor de la cesión de derechos de acuerdo con las normas legales vigentes en el momento de dicha cesión, e
9. Por el valor de las reconsignaciones de los cheques devueltos.

AJUSTE POR PROVISIÓN CARTERA O ESTIMATIVO PARA DEUDA DE DIFÍCIL COBRO:

El valor de cartera está constituido por los saldos que adeudan los clientes por vantas que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se puedan recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos. Por lo tanto, es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera y en el Balance General, en la sección de Activos, presentar el valor bruto de Clientes.

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a. Métodos para calcular el valor de la provisión:

Sobre el valor de la cartera se liquida un porcentaje general ej: El saldo de clientes es de $340.200 y se calcula un provisión del 3%.

Provisión: $340.200 X3% = $10.206.oo.

Sobre el valor de las ventas a crédito se liquida un porcentaje.

Ej.: El total de las ventas a crédito es de $5.328.536 y se calcula una provisión del 05%.

Provisión: $5.328.536 X 0.5% = $26.643.oo.

Analizando el vencimiento de los saldos por cobrar de cada cliente, determinando la provisión por medio de porcentajes variables, de acuerdo con la fecha de vencimiento. En la medida en que transcurre el tiempo en que un cliente deje de pagar su obligación aumenta el riesgo de cobrarla, por lo cual se calcula un mayor porcentaje de provisión.

De 0 a 3 meses 0%.

De 3 meses a 6 meses 5%

De 6 meses a 1 año 10%

De 1 año en adelante 15%

Los valores y fechas de vencimiento de cada uno de los clientes se toman del libro auxiliar de vencimientos de cartera.

b. Contabilización de ajustes por provisión cartera: Se debe tener en cuenta que el valor de la provisión representa un gasto operacional para la empresa.

Una vez calculado el valor de la provisión por cualquiera de los métodos anteriores, se compara este valor con el saldo de la cuenta Provisiones y se realiza el ajuste necesario, aumentando o disminuyendo el valor del gasto y la provisión según el caso que se presente, así:

Si la cuenta Provisiones no tiene saldo, se realiza el ajuste por el valor resultante de calcular la provisión; para ello se aumenta y debita la cuenta de gastos, y aumenta y acredita la cuenta de provisiones.

Ej.: El valor de la provisión anterior es $0. el valor dela provisión actual es 4, de acuerdo al análisis anterior:

Asiento de Ajuste:

Si al comparar, el saldo anterior de la cuenta Provisiones es menor que el valor resultante de calcular la provisión en el período actual, se debe realizar ajuste por el valor de la diferencia; para ello se aumenta la cuenta de Gastos y aumenta la cuenta de Provisiones por este valor , o sea , debita la primera cuenta y acredita la segunda.

Ejemplo: La cuenta Provisión tiene un saldo de $15.000 al calcular la provisión para el nuevo período, el valor resultante es de $21.500. El valor real de la cuenta Provisiones es su saldo actural: $21.500, en este caso el ajuste debe llevar el saldo anterior (15.000) a su saldo real (21.500) así:

Asiento de ajuste:

Si el saldo anterior correspondiente a Provisiones es mayor que el valor resultante de calcular la nueva provisión, se debe realizar el ajuste por el valor de la diferencia, disminuyendo la cuenta de gastos y disminuyendo la cuenta de Provisiones, es decir, debitando Provisiones y acreditando a Gastos.

Ejemplo: La cuenta Provisión Cartera tiene saldo $18.600 y en el período actual Cuentas por Cobrar tiene un saldo de $500.000. Se realiza el ajuste calculando como provisión para el nuevo periodo el 2$ de Cuentas por Cobrar.

Saldo anterior de Provisión Cartera = $18.600

Saldo actual: 500.000*2% =$10.000

Asiento de ajuste:

c. Cancelación de documentos Incobrables: Cuando el valor de las facturas que adeudan los clientes no ha sido recaudado en el plazo pactado, se traslada a la cuenta Deudas de Difícil cobro. Cuando se hayan agotado las gestiones de cobro, se procede a castigar esta cuenta contra Provisiones.

Ejemplo: En un periodo contable se declara como deuda incobrable la Factura No 1321 por $45.000 correspondiente a Calos Merchán.

Asiento de Ajuste:

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6.17. AGENCIAS DE COBRAZAS

Son entidades encargadas de agilizar la gestión de cobranza a través de notificaciones a clientes que tengan obligaciones vencidas, ejerciendo presión sobre estas cuyo objetivo es la reducción de los índices de morosidad, optimizar la labor de cobranza y obtener una mayor rentabilidad.

Algunas Agencias prestadoras de este servicio son:

• Covinoc
• Datacrédito
• Conbintrame Ltda.
• Corpla Ltda.
• Serascobra Ltda.
• Fenalcheque

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