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Módulo de Cartera - La Política Crediticia |
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3.1. EN QUE CONSISTE LA POLÍTICA CREDITICIA Y SU IMPORTANCIA.
Es el curso general de acción a seguir en situaciones concurrentes, para la toma de decisiones . en el desarrollo normal del manejo del crédito.
Debe establecer un marco de referencia y una directriz para el desarrollo del trabajo, apoyado en las normas y en los procedimientos.
Su importancia estriba en que ella es una guía o marco que ayuda a que las decisiones sobre Otorgamiento del crédito contribuyan a obtener los objetivos prefijados por la empresa en la función del crédito.
3.2. RESPONSABILIDAD DE LA POLÍTICA CREDITICIA
La alta gerencia es quien debe establecer la política crediticia, por las siguientes razones:
- La política de crédito está dirigida a apoyar los objetivos generales de la empresa y solamente la alta gerencia, en colaboración con el gerente de crédito, puede decidir cuáles deben ser. Una vez fijados, la alta gerencia, también en colaboración con el gerente de crédito, trazará una política de administración crediticia, que complemente y apoye estos objetivos de la empresa.
- Cuando la política de crédito proviene de un nivel alto. todos los departamentos - especialmente el de ventas - se ven obligados a cooperar: una declaración de política de la alta gerencia evita desde el comienzo los conflictos que a menudo se presentan entre crédito y ventas. Cuando la política es clara, el departamento de ventas no se extiende demasiado tratando de abarcar lo máximo a cualquier riesgo.
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3.3. PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE LA POLÍTICA CREDITICIA
Qué directriz o política debe transmitir la alta gerencia al gerente de crédito? Depende de varios factores como necesidades de;, efectivo, volumen de ventas, condiciones del mercado, sector empresarial, etc. Pero siempre debe buscar lo que más beneficie a la empresa.
Otras características inherentes a esta directriz básica son:
- Evitar riesgos irrazonables e innecesarios.
- Ejercer una vigilancia constante sobre las cuentas por pagar.
- Emprender rápidos y eficaces esfuerzos de cobro y reaccionar rápidamente ante los indicios de peligro, que señalan la posibilidad de la pérdida de una cuenta.
En general, estos deben ser los principales aspectos, que debe contener:
Este puede ser un ejemplo de una política de crédito:
- Todas las solicitudes de crédito deben analizarse
- Todas las solicitudes de crédito deben ser aprobadas por el gerente de crédito.
- El pago de contado supone un plazo de 10 días para que el comprador revise la mercancía y las facturas.
- No se despachará mercancía mientras que el comprador no se encuentre a paz y salvo.
- Las condiciones son 15110,,'neto 60. (Significa que se hace un descuento del 15% por pronto pago a los 10 días y pago neto a los 60. ) Los pedidos de un mes deben pagarse todos a fin del mismo mes.
- Los distribuidores (vendedores) deben presentar un informe mensual sobre las ventas y las cobranzas realizadas.
- No deben concederse créditos a clientes, cuyos documentos estén vencidos.
- Cada año los clientes deben enviar los documentos necesarios para la actualización de su situación financiera.
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3.4. CLASES DE POLÍTICAS CREDITICIAS
Pueden ser políticas duras o blandas. Otros las llaman estrictas o amplias, también conservadores o liberales, o restringidas o abiertas.
En el primer caso se trata de créditos que para ser otorgados se exigen requisitos difíciles y que se otorgan bajo condiciones exigentes. En el segundo caso, se trata de políticas blandas.
3.5.. FACTORES PARTICULARES QUE INCIDEN EN LA POLÍTICA CREDITICIA
- Circunstancias sociales, políticas y económicas del país. Téngase en cuenta que las políticas gubernamentales sobre la economía marcan frecuentemente la diferencia entre una actividad mercantil dinámica y una paralización de los negocios.
- La situación del sector en que se trabaja.
- Las necesidades de flujo de efectivo del acreedor.
- Las políticas crediticias implantadas por la competencia más fuerte del sector.
- Las utilidades de los productos.
De acuerdo con lo anterior, estos son algunos factores, que en concreto, suponen una política blanda o dura.
Condiciones que permiten una política blanda:
Condiciones que permiten una política dura.
Estas condiciones en alguna medida, no son excluyentes. por cuanto pueden darse, adoptada una situación, circunstancias de excepción, que condicione n una política particular diferente para algún producto o para algún cliente a fin de facilitar las ventas.
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3.6. RELACIONES ENTRE LAS POLÍTICAS DE CREDITO Y LAS DE COBRANZAS
También existen políticas de cobranzas, que están encaminadas a lograr una rápida, segura y económica recuperación de la cartera.
Se entiende por política de cobranza dura aquella que no tolera la mora del cliente sino durante un lapso (más o menos 60 días). Por el contrario, cuando se tolera la mora por un lapso más largo, se trata de una política de cobranza blanda.
A una política de crédito dura se debe practicar una política de cobranza blanda y viceversa. Esto es lógico, pues con una concesión exigente del crédito el riesgo se ha minimizado, y por consiguiente, la mora en el pago no implica un peligro grave de perder la deuda.
3.6.1. CUALIDADES DE LAS POLÍTICAS DE CREDITO
Para que una política crediticia sea eficaz se necesita que este adornada de ciertas cualidades. Entre las principales están:
Claras: Para evitar interpretaciones erróneas.
Uniformes: Significa que deben aplicarse a todos los clientes. Los criterios para otorgar un crédito no pueden fundarse en aspectos superficiales del solicitante tales como la simpatía, la amistad, las recomendaciones, etc.
Flexibles:. Se deben tener en cuenta las características de cada solicitante. Este es uno de los aspectos más importante en el Otorgamiento del crédito y que puede dar lugar a las excepciones.
Adaptables: Se debe considerar el entorno del solicitante. Por ejemplo, la idiosincrasia de sus habitantes, las características económicas del territorio, etc.
Rutinas eficientes: La aplicación de las políticas crediticias deben constituirse en una ruina en el sentido de que deben (con la flexibilidad y la adaptabilidad adecuadas ) aplicarse siempre; pero deben ser una rutina eficaz en el sentido de que deben conducir a que la concesión del crédito se haga sin incurrir en riesgos irrazonables e innecesarios. Esto se logrará aplicando con el debido criterio la flexibilidad y la adaptabilidad antes comentadas.
3.6.2. DIFERENCIA DE LAS POLÍTICAS DE CREDITO CON LOS OBJETIVOS, LOS PROCEDIMIENTOS Y LA PRACTICA.
Con los objetivos: Toda empresa debe tener claramente definido para dónde va. Para ayudar a la obtención de estos objetivos generales, cada departamento y por consiguiente el de crédito - debe tener ciertos objetivos específicos.
En el de crédito éstos podrían estar determinados en términos de volumen de ventas a clientes según las diversas clasificaciones de riesgo, relaciones con el departamento de ventas, entrenamiento y desarrollo del personal, monto del capital invertido en cuentas por cobrar, etc.
Estos objetivos definen la posición que el departamento desea obtener. Contestan a esta pregunta: "qué deseamos obtener?". Las políticas de crédito corresponden a esta: ,"Qué debemos hacer para conseguir estos objetivos?". Así. pues , las políticas se establecen para lograr los objetivos generales de la empresa. Los cuales se determinan antes de tomar otras decisiones.
Con los procedimientos: Las políticas de crédito son una guía que determina cómo manejar los diversos problemas, pero no ofrecen soluciones definitivas. En el proceso de la toma de decisiones las políticas de crédito son continuamente interpretadas y aplicadas a situaciones concretas con la ayuda de guías especificas o procedimientos, los cuales generalmente son trazados por el gerente de crédito a fin de unificar las acciones de sus subordinados en especificas situaciones. Los procedimientos habitualmente están contenidos en los manuales de procedimientos.
Con la práctica: Las políticas de crédito ofrecen un amplio campo para la aplicación del criterio del ejecutivo de crédito. Pero en la práctica esta gama de posibilidades está limitada por las personas, las situaciones y el tiempo. De ahí que, especialmente con el personal experimentado, se deba permitir que ellos también apliquen su propio criterio, aunque en algunos casos la empresa imponga limitaciones en la toma de decisiones.
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3.7. COMO MINIMIZAR EL RIESGO?
3.7.1. Investigar las cuatro "C"
Los factores de mayor importancia que deben tenerse en cuenta para decidir si se otorga o no el crédito y bajo qué condiciones, se reúnen en lo que se ha dado llamar en el lenguaje crediticio las cuatro "c" del crédito: Carácter, Capacidad, Capital y Condiciones Externas. Cada uno de estos términos tiene una especial significación en el caso del crédito, que difiere de la aceptación general de estas palabras en el lenguaje común y corriente.
3.7.1.1. CARACTER:
Responde a la pregunta; Quién es el solicitante?
En sicología el carácter más o menos es lo mismo que personalidad, es decir, la naturaleza Íntima de un individuo. Comprende aquellas ^ cualidades individuales, que distinguen a una persona de todas las demás.
Desde el punto de vista crediticio el carácter consiste en el comportamiento habitual de un cliente respecto a los compromisos adquiridos en los créditos que le han sido concedidos.
Los siguientes son algunos de los principales aspectos del carácter o moralidad del solicitante, que se deben investigar con especial cuidado.
Moralidad y tradición comercial: El mejor análisis, el mejor estudio financiero y las más cuidadosas precauciones pueden fracasar, ante un solicitante deshonesto. Las referencias (comerciales, bancarias. personales) y toda la investigación comercial juegan un papel definitivo en el estudio, pero no termina allí: la investigación debe concluir únicamente cuando el sondeo hecho en el sector en el cual se mueve el cliente, lo exonere de toda sospecha.
Identificación plena del cliente: A pesar de parecer un detalle demasiado obvio, en muchas ocasiones no se identifica plenamente al cliente solicitante del crédito. Con frecuencia empresas y socios, que muestran alguna solidez y solvencia económica, esgrimen argumentos de tipo fiscal, de aprobación de licencias de importación o de cualquier otro, para contratar sus préstamos a través de empresas de bolsillo o de cadena de sociedad, con tales laberintos de tipo jurídico, que finalmente diluyen totalmente la responsabilidad de los directos beneficiarios del crédito.
Situación legal: Es de vital importancia que el crédito se conceda con el cumplimiento de todos los requisitos legales, los cuales se basan en un adecuado estudio jurídico sobre la existencia y constitución de la compañía, limitaciones para contraer obligaciones, atribuciones del representante legal etc.
La existencia legal de una empresa así como los demás aspectos importantes de ella están contenidos en el Certificado de Constitución y Gerencia. Anualmente se debe renovar, para ver si ha habido modificaciones , que puedan afectar al crédito.
El que una empresa no este registrada en la Cámara de Comercio es un elemento negativo. Lo mismo en el caso del NIT.
Habilidad administrativa: Los montos de crédito a que pueda hacerse acreedor un cliente, entre otros aspectos, están en relación directa con la habilidad que tenga para administrarlos con eficiencia; es decir, de su eficiencia para invertirlos en una actividad productiva, para colocarlos en el mercado y para recuperar la cartera en tiempo oportuno, logrando un margen suficiente, que, a demás de permitirle cubrir los costos operativos y financieros, le proporcionen razonable utilidad. En resumen: todo crédito debe otorgarse evitando prestar más de lo que el cliente pueda administrar.
Conocimiento del negocio del cliente: Las exigencias en cuanto a profundidad en el análisis de la actividad económica del solicitante dependen de la complejidad del negocio y de la cuantía del crédito. Si se trata de personas naturales o de pequeñas industrias, el simple conocimiento del cliente, unido a la trayectoria del manejo de sus negocios con el que va a conceder el crédito son elementos suficientes para decidir, Pero, a medida que crece la complejidad del negocio y/o de la cuantía del crédito, serán necesarios un análisis y una información más detenida.
3.7.1.2 CAPACIDAD
El deudor con moralidad cumplirá si puede; por eso el gerente de crédito, una vez investigada la personalidad del solicitante, debe preguntarse: me puede pagar?
Porque la mejor herramienta de trabajo puede no solo ser ineficaz sino peligrosa en manos de quien no la sabe usar adecuadamente. El crédito es una potente herramienta, si se usa con conocimientos y habilidad. pues sirve provechosamente tanto al acreedor como al deudor; pero usada sin experiencia, puede ser el desastre para ambos. En materia crediticia capacidad es precisamente eso : que el solicitante pueda cumplir con sus obligaciones.
Aspectos que deben investigarse para medir la capacidad del solicitante Cuando el solicitante es persona natural
- Educación, entrenamiento, experiencia y habilidad para aplicarlas al máximo rendimiento.
- Edad, salud, responsabilidades personales son importantes, aunque en segundo grado
- Manejo de los recursos personales; es decir, su habilidad para vivir de la renta.
- Hoja de vida: El progreso dentro de la empresa demuestra una excelente capacidad. La simple- estabilidad demuestra solamente una buena capacidad. El cambio frecuente de empleo demuestra una capacidad deficiente.
- La capacidad debe estudiarse no solamente en el presente sino también en el futuro. Por eso una solicitud debe rechazarse si. Por ejemplo, el crédito es a largo plazo y el solicitante trabaja con un patrón o con una empresa que están en graves dificultades económicas.
- Solicitantes en un campo ilimitado o experimentados en dos o más oficios tienen mayor capacidad que otros en campos reducidos o con poca o ninguna experiencia.
Cuando el solicitante es persona Jurídica:
- Los atributos antes descritos, del gerente o propietario o socios de la empresa;
- La habilidad comercial de estas personas. Los siguientes atributos determinan la habilidad comercial:
- La innovación, la sustitución y el prestigio son factores determinantes de la permanencia de una empresa y están fundamentalmente subordinados a la capacidad técnica; es decir, a las posibilidades de la adaptación a las cambiantes condiciones de la oferta y de la demanda. Puede afirmarse que la esperanza de recuperación de un crédito otorgado se basa en un alto grado en esta ciencia técnica de la empresa para satisfacer las necesidades de su clientela actual y/o potencial, de acuerdo a las exigencias del mercado;
- La antigüedad de la empresa: es un elemento importante por conocer. Si es antigua y muestra un desarrollo constante y utilidades y con todas las cuentas pagadas oportunamente, es signo de que en ella hay una buena habilidad comercial. En cambio, si se trata de empresas nuevas, este historial del negocio no existe y, por consiguiente, el riesgo es mucho mayor.
Además de estos elementos, que podríamos llamar personales y que nos ayudan a medir la capacidad de pago del solicitante, existen otros, llamados financieros, que se conocen mediante el análisis financiero. Estos elementos personales se conocen mediante la investigación comercial.
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3.7.1.3. CAPITAL
Responde a las preguntas cómo me pagará? Cuánto me puede pagar?; si no puede o no quiere pagarme, lo podré forzar a que me pague? . Para fines crediticios capital significa poder financiero que el deudor tienen según los activos que posee. Es la seguridad de que a un deudor se le podrá obligar a pagar, si fallan el carácter y/o la capacidad. Capital es aquello que el acreedor podrá embargar para obligar al pago de la deuda.
Qué investigar acerca del capital?
En las personas naturales:
Lo más importante es conocer no tanto el capital cuanto la renta, ya que el promedio de quienes solicitan un préstamo personal tiene un pequeño capital formado por sus bienes personales y los de su familia.
En las personas jurídicas:
El capital en los negocios se refiere principalmente al capital de trabajo (Activos corrientes menos pasivos comentes).
Aunque el análisis del capital de una empresa se hace específicamente con el análisis de los estados financieros, es de mucha importancia verificar la existencia, la correcta ubicación e identificación de los bienes, que. en caso de incumplimiento, podrán embargarse.
Así mismo debe averiguarse sí los citados bienes están libres de embargo, secuestro, hipotecas, etc. Para lograrlo y cuando se trate de créditos de cierta importancia, debe exigirse el certificado de libertad y tradición.
El énfasis de la investigación en este rubro del capital debe ponerse en los activos corrientes más que en cualquier otro, ya que, como se sabe, los activos fijos no son de interés, pues sólo pueden convertirse en efectivo a través de la liquidación de la empresa y nadie concede crédito, si el pago va a depender de que se liquide la empresa.
Una empresa con mucho capital en activos fijos podría estar en una posición de obtener préstamos y así utilizar el efectivo para pagar a sus acreedores, pero el gerente de crédito no debe basar la evaluación de una empresa en la habilidad de ésta para conseguir préstamos a un plazo largo. Necesita que su deudor le pague oportunamente y, por lo tanto, está directamente interesado en el capital de trabajo, para así contar con una fuente de fondos en caso de que el flujo de efectivo sea inadecuado para liquidar todos sus compromisos.
3.7.1.4. CONDICIONES
A pesar de lo digna que pueda ser una persona natural o jurídica a causa de su carácter, capital y capacidad, no siempre podría ser un buen negocio otorgarle crédito, ya que esto depende también en parte de las condiciones económicas dentro de las cuales se desenvuelven las personas.
Las condiciones generales de las actividades comerciales y económicas sobre las que las personas tienen control, pueden alterar la capacidad de pago de aún los más solventes para cumplir con sus obligaciones.
Al evaluar las condiciones económicas deben tenerse en cuenta las fluctuaciones y cambios de los créditos tanto a largo como a corto plazo; por esto el gerente de crédito debe tomar el pulso a las condiciones e intuir el sentido u orientación que toman los cambios.
Las alteraciones políticas y económicas tienen una especial influencia en la situación de los deudores en general y sobre algunos en especial.
Los cambios en materia legislativa y administrativa así como la jurisprudencia, pueden tener influencia en los riesgos del crédito.
Las condiciones competitivas que enfrenta una determinada industria o negocio influyen también sobre la evaluación de los riesgos crediticios y ello no es conveniente para el acreedor, ya que en vista a la competencia que enfrenta, se ve obligado a seguir una política blanda o de mayor riesgo al otorgar el crédito. Para lograr una correcta evaluación de los posibles cambios y de la forma como las actuales circunstancias pueden influir en el futuro, es preciso que el gerente de crédito esté en permanente contacto con la realidad tanto nacional como internacional, especialmente en el área en que se desenvuelve el solicitante y la suya propia.
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Para qué sirven. Son el monto máximo de crédito que el cliente puede contraer para pagar puntualmente.
Cómo fijarlos: Se proponen diversas fórmulas: el mismo cupo más alto otorgado por proveedores de la misma línea; un porcentaje (5,10,15%) del patrimonio; dividir el patrimonio por el número de proveedores del cliente, etc. Todos no son sino aproximaciones a la realidad.
Quizá la más acertada es la basada en las necesidades del cliente y en su capacidad de pago, pues una cosa es cuánto necesita el cliente otra cuánto puede pagar. Por esto es necesario averiguar bien estos dos aspectos.
Para determinar las necesidades de crédito con base en las compras, se procede así:
# de meses de plazo X promedio mensual de compras = CUPO
Ejemplo: 2X10.000=20.000
Para determinar la capacidad de pago. Es posible que las necesidades de crédito del solicitante sean, superiores a su capacidad de pago; por esto es importante que el cupo esté limitado por la capacidad de pago, la cual se determina así:
se fija la capacidad de pago mensual a proveedores, así:
1. se averigua el total de recaudos con la siguiente fórmula:
saldo Inicial de cartera, mas ventas netas, menos saldo final de cartera = TOTAL RECAUDOS.
| Ejemplo: | |
| Saldo Inicial de cartera | $10.000 |
| Ventas netas | $35.000 |
| Menos: Saldo final cartera | ($5.000) |
| Total de recaudos | $40.000 |
2. A este total se le restan los gastos de administración, ventas, producción etc.
Ejemplo:
Gastos de producción $ 9.000
Gastos de administración $ 2.000
Gastos de Ventas $ 5.000
Total de Gastos $16.000
3. Al total de recaudos le restamos el total de los gastos,
Ejemplo:
Total de recaudos $40.000
Menos: Total de gastos $16.000
Disponible para pago proveedores $24.000
4. Este disponible lo dividimos por 12 para así obtener la capacidad mensual de pago a proveedores.
Ejemplo 24.000 / 12 = 2.000
Finalmente se establece el cupo así: se multiplica la capacidad de pago por el porcentaje de participación de las compras al acreedor y el resultante se multiplica por el plazo.
Ejemplo: (2.000 X 60) X 2 = $2.400.
Son $2.400 porque de los $2.000 de que dispone el solicitante para pagar mensualmente, pagará al acreedor el 60% ($1.200) pero como el plazo concedido es de 2 meses, el cupo será el doble del promedio mensual.
Algunas notas para tener en cuenta:
Como el gerente de crédito debe ser un excelente vendedor, cuidará de que sin correr riesgos innecesarios e irrazonables - se apruebe el mayor número de créditos.
Asimismo deberá hacer uso no sólo de sus conocimientos y de la política crediticia de la empresa, sino también de su experiencia.
En caso de que existan dudas sobre la capacidad del solicitante y aunque exista codeudor solvente, el límite debe fijarse de acuerdo con lo que el análisis técnico indique.
Cuándo revisarlos y modificarlos.
- Cuando el cliente lo solicita, o sin autorización sobrepasa el cupo, pero paga cumplidamente;
- Cuando está disponible un nuevo estado financiero;
- Cuando el cliente habitualmente incumple las fechas de pago;
Cuando se sabe autorizadamente que el deudor ha experimentado importantes cambios de aumento o de disminución en la situación económica y/o financiera.
