DESARROLLO DE UN PLAN ESTRATÉGICO DE LA
DIRECCIÓN DE OBRAS CIVILES
Introducción
La Dirección de Obras Civiles es el ente que se encarga de tramitar del mantenimiento de tercer escalón en la Armada, este escalón es aquel que por su complejidad y costo, no es posible que lo ejecute la unidad afectada, por lo que esta, gestiona a través de la Dirección de Obras Civiles sus necesidades de Mantenimiento y Desarrollo para que sea incluida en la Ley de Crédito Público, aquí se licitan y se controla la ejecución de estas obras.
Debido a sus deficiencias actuales producto del crecimiento de la organización (Armada), esta Dirección tiene la necesidad de Desarrollar nuevos Departamentos y Divisiones, además de requerir una sociedad con los entes ejecutores de la construcción en la Armada como lo son La Brigada de Ingeniería Militar "CA José Antonio Yépez", la Oficina Coordinadora de Hidrografía y Navegación, entre otras; con el fin único de satisfacer las necesidades de Mantenimiento de Segundo y Tercer Escalón del Componente.
El establecimiento de un Plan Estratégico debe complementar un esfuerzo de proyección, una vez constatada la voluntad política de implantar un sistema de calidad y mejora permanente en la Dirección de Obras Civiles, creando las unidades necesarias para el cumplimiento de la misión asignada por el componente, que sea capaz de auto sustentarse en el tiempo.
Este Plan Estratégico no parte de la nada, sino que pretende ser un proyecto de desarrollo institucional y es el resultado del esfuerzo de mucha gente que ha trabajado a lo largo de años en la mejora de los servicios de mantenimiento, contribuyendo a su modernización y mejora.
Conceptos Operativos Previos
La planificación estratégica es un instrumento que favorece la cohesión interna de la organización e integra voluntades para avanzar conjuntamente en una misma dirección. No es un fin en sí misma sino que es una herramienta para facilitar el ajuste continuo. Para ello debe plantear estrategias y objetivos simples, claros, alcanzables y medibles.
La planificación estratégica permite:
· Determinar a qué usuarios nos dirigimos
· Identificar cuál es nuestra verdadera misión
· Planificar, actuar y evaluar la gestión
El proceso es el siguiente:
1. Como requisito previo es necesario realizar un análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades) de nuestra situación actual.
2. Realizado el diagnóstico de situación, debemos determinar la misión de la Gerencia (razón de ser).
3. Para alcanzar el cumplimiento de nuestra misión debemos tener una visión realista de futuro (expresión ideal de cómo nos gustaría vernos), que debe ser compartida por todos los actores implicados.
4. El paso siguiente, fundamental en la planificación estratégica, es la determinación de objetivos que nos permitan la consecución de la misión y visión de la Gerencia, y la implementación de estrategias para cada uno de ellos.
5. Los objetivos y estrategias definidos en el paso anterior deben ser traducidos a acciones, que se asignarán a las diversas unidades.
6. Los objetivos, estrategias y acciones deben ser cuantificables, lo que permitirá la evaluación de la gestión.
7. Por último, señalar que el desarrollo de la planificación estratégica necesita de una Unidad que actúe como elemento facilitador y coordinador, proporcionando un soporte técnico a lo largo de todo el proceso.
Criterios Metodológicos
1. Este Plan Estratégico de la Gerencia es un plan sectorial y, por lo tanto, es imprescindible que esté en concordancia con el plan institucional, al que está supeditado y en el que está integrado.
2. En segundo lugar, una cuestión clarificadora: entendemos por Gerencia toda la dimensión administrativa, tanto los servicios centrales como todos los demás servicios o unidades, independientemente de su dependencia.
Todos ellos, a través de sus responsables, están integrados en este Plan y todos ellos están cordialmente invitados a trabajar en él. En este sentido, cada unidad formulará sus acciones específicas en concordancia con el Plan Estratégico de Gerencia. Para ello se le proporcionarán los medios suficientes. No debe existir ningún tipo de obsesión o purismo conceptual.
3. La Gerencia debe dar a conocer su planificación y sus objetivos para que los colaboradores estén informados y sepan qué se espera de ellos.
4. El criterio fundamental de esta planificación es ponernos al servicio de nuestros usuarios. Y usuarios son muchos. Unas veces es el alumno, otras, el profesor y otras veces es la unidad administrativa que va detrás de nosotros y depende de la calidad y rapidez de nuestro trabajo.
5. Todos los objetivos de esta planificación deben estar documentados y sus resultados evaluados mediante los indicadores que se establezcan al efecto.
6. La Unidad de Racionalización es la unidad que da soporte técnico a todo este proceso.
7. Se fomentará la participación mediante las iniciativas personales y el trabajo en equipo.
8. Para llevar a cabo todo este proceso se considera requisito imprescindible la formación en calidad del personal. Para ello se realizarán los cursos necesarios.
9. Nuestra filosofía de Calidad Total la instrumentalizaremos a través del modelo EFQM adaptado a las universidades españolas.
10. Cada año la Gerencia elaborará una Memoria que presentará al Rector y servirá como documento de rendición de cuentas. El documento será breve, claro y con una codificación tal que permita su comparación con otros documentos anteriores y posteriores.
Análisis DAFO de la Gerencia
Puntos fuertes
· Cultura común en los diferentes niveles de dirección
· Experiencia y capacitación del personal de gestión
· Liderazgo del equipo de gerencia
· Las herramientas informáticas (Ciber-estrategias)
· Está en marcha un proceso de promoción e incentivación (elemento de motivación)
· Asunción general de responsabilidades
· Poca resistencia al cambio
Puntos débiles
· Insuficiente planificación
· Ausencia de un plan de comunicación y de desarrollo
· Mal funcionamiento de los procesos de obtención de datos (sistemas integrados de información)
· Rigidez normativa y falta de flexibilidad, lo que dificulta la motivación
· Falta de continuidad de gestión adecuada
· Estructura poco adecuada
Oportunidades
· Nuevas tecnologías
· Mayor cultura de calidad en las unidades (exigencia de los clientes)
· Existencia de un plan estratégico
Amenazas
· Cambios normativos o políticos (externos e internos) fuertes que exigen mayor velocidad de la que se puede asumir.
· Cambios de equipo directivo con demasiada frecuencia (cuando no se han consolidado las iniciativas)
· Reducción de Presupuestos operativos.
Misión de la Dirección de Obras Civiles
La misión de la Dirección de Obras Civiles de la Armada es la de Planificar, Ejecutar, controlar, Coordinar y Tramitar las actividades correspondientes al Mantenimiento de Tercer Nivel de las unidades de la Armada, a través de la gestión de la Ley de Crédito Público; así como también, elaborar los proyectos necesarios para aumentar la operatividad del componente en tal sentido y llevar un sistema Catastral Actualizado que asegure el Control de los Inmuebles.
Visión de la Dirección de Obras Civiles
La Visión es la de Coordinar, Tramitar y Controlar el Mantenimiento de Tercer Escalón del componente y ser el ente que produzca y elabore los proyectos que requiera el componente Armada así como también llevar el sistema catastral actualizado, ejecutando los trabajos técnicos de ingeniería que permitan llevar el Control y Calidad de las Obras.
Cumplimiento de la Misión de la Dirección de Obras Civiles
Para cumplir con esta misión, la Dirección de Obras Civiles cuenta con cinco (05) Divisiones:
· La División de Administración la cual se encarga de llevar los gastos operativos (Viáticos, Pasajes, Bienes, Muebles, etc.) de esta Dirección.
· La División de Planificación y Control la cual Gestiona, Controla y Coordina la tramitación de la Ley de Crédito Público y otras fuentes extraordinarias.
· La División de Inspecciones la cual controla y fiscaliza la ejecución de las Obras de Crédito Público.
· La División de Proyectos la cual se encarga de hacer los proyectos necesarios para el componente Armada, los cuales no pueden ser licitados por falta de presupuesto ordinario.
· La División de Catastro la cual se encarga de llevar el control actualizado de la documentación legal y trabajos técnicos realizados posterior a la construcción inicial de los Bienes Inmuebles.
Objetivos, Estrategias, Acciones a seguir y Costo de la operación:
A.- Objetivo
· Aumentar la eficiencia en la Inspección de Obras.
Estrategias
· Apoyarse en las Unidades Ejecutoras de la Armada
Plan de Acción
· Para cumplir efectivamente estas funciones y consolidar nuestra misión, la Dirección tiene que hacer una alianza estratégica con las unidades Operativas y aprovechar el personal calificado para la inspección de obras de forma tal que se permita extender el servicio y control de obra reduciendo los gastos de traslado y el tiempo invertido en ello se utilice en otras actividades mejorando y aumentando el rendimientos de la División de Inspecciones.
Costo del plan de Acción
· Esta forma de Acción, no implica un costo adicional al de establecer las coordinaciones por vía interna con los comandos antes citados para la implantación de enlaces estratégicos. En el más desfavorable de todos los casos el costo sería Bs. 36.000,00 por día de inspección, que es el equivalente al gasto que se viene llevando actualmente. Esto nos Ahorra a parte de presupuesto ordinario, horas hombre en nuestra agenda personal.
B.- Objetivo
· Llevar un Control más eficiente de las obras en licitación.
Estrategias
· Implantación de un sistema de información automatizado más eficiente.
Plan de Acción
· Implantar un sistema de información que permita saber en que condición se encuentra una obra en licitación y cuales son los pasos que le quedan por terminar el proceso para que pueda ser ejecutada por la empresa correspondiente y así la Armada pueda tener el mantenimiento efectivo en el tiempo más corto posible.
Costo del plan de Acción
· Esta forma de Acción, implica una oficina en el Ministerio de la Defensa con una Computadora que se conecte vía Internet o Intranet, con una en la Comandancia y otra en la Dirección de Obras Civiles, esto conlleva a un abogado y una secretaria que trasmita la información. El costo de esto se traduce en
Renglón Costo
Personal 3.200.000,00 *
Equipo 14.150.000,00 **
Material 750.000,00 ***
Total 22.100.000,00
* Un (01) Abogado y una (01) Secretaria por oficina (total dos (02), descontando la que actualmente existe.
** Una sola vez
** * Anualmente
C.- Objetivo
· Actualizar el Recurso Humano
Estrategias
· Generar un plan de readiestramiento y actualización continuo.
Plan de Acción
· Para cumplir efectivamente las funciones en cada uno de los Departamentos y Divisiones es necesario que nuestro personal y equipos se mantengan actualizados con la tecnología de punta, los cual es posible si se cuenta con un Plan de Adiestramiento y Actualización continua en cada una de las especialidades (ya que en esta institución el personal es rotado con frecuencia de 2 años por cargo, se hace indispensable el adiestramiento ya que cuando un elemento se ha adaptado a un departamento y empieza a ser eficiente, es cambiado!). Por lo que para lograr este objetivo, se debe estudiar la posibilidad de crear un centro de Adiestramiento para las unidades de ingeniería a nivel Técnico Medio y Superior y Universitario.
Costo del plan de Acción
· Esta forma de Acción, es la más costosa, sin embargo es la que promocionará más eficiencia en el personal que labora.
División Actualización Adiestramiento
Inspecciones 2.800.000,00 * 1.200.000,00 **
Proyecto 4.650.000,00 * 1.450.000,00 **
Planificación 2.100.000,00 * 4.380.000,00 **
Catastro 1.840.000,00 * 5.200.000,00 **
Mantenimiento 1.250.000,00 * 3.620.000,00 **
Total 12.640.000,00 15.850.000,00
Para un Total General de inversión Primaria de: Veintiocho millones, cuatrocientos noventa mil Bolívares (Bs. 28.490.000,00). Ya que para los años sucesivos el costo será de Doce millones seiscientos cuarenta mil Bolívares (Bs. 12.640.000,00) más el incremento respectivo del costo de los cursos.
* Anualmente
** Una sola vez
D.- Objetivo
· Autogestión Administrativa
Estrategias
· Generar ingresos propios por los servicios prestados a la Armada con el fin de autofinanciarnos.
Plan de Acción
· Para ello sería necesario crear una Figura Jurídica como Instituto Autónomo, que permita generar recursos financieros por los trabajos hechos y así no tener que asumir reducciones de presupuestos que mermen la capacidad de cumplir con la misión.
Costo del plan de Acción
· Esta forma de Acción, no implica un costo adicional al de elaborar el documento respectivo para la nueva figura jurídica de instituto autónomo, ya que laborarían en el el mismo personal que labora hoy día en La Dirección de Obras Civiles. Lo cual se traduce en aproximadamente Tres Millones Trescientos mil Bolívares (Bs. 3.300.000,00). Sin contar el costo del equipamiento de equipos y vehículos que sería adquiridos con las rentas de los trabajos realizados.