“Elaborar un Sistema de Control de Gestión para La División de Proyectos de la Dirección de Infraestructura de la Armada, basado en la reingeniería”

Antecedentes de la investigación

La presente investigación tiene la ventaja que existe suficiente material bibliográfico para desarrollar el objetivo principal de la misma, entre otras bibliografías se puede presentar:

NEWMAN. William. H. Ed. DEUSTO. 1968. Programación, Organización y Control. En este texto se exponen varios conceptos de la Organización y como puede variarse la estructura en función a las tareas que realmente cumple a fin de orientarla a la misión de la misma.  Este trabajo aportará la experiencia teórica del autora en el proceso de introducción al cambio, asimismo se emplearán algunos conceptos en las bases teóricas.

Hammer Michael & Champy James Reingeniería: Cómo aplicarla con éxito en los negocios. Mc Graw Hill, 1994.  Este trabajo permitirá darle al modelo objeto de la investigación un enfoque mercantil a la aplicación de los conceptos de la reingeniería, con el fin de optimizar los procesos en la División en comento

Teorías o referentes teóricos que sustentan la investigación: 

En el presente trabajo de Grado, se tomarán como base dos (02) la integración de corrientes teóricas con la finalidad de lograr la optimización de los procesos gerenciales en una División de suma importancia en el La Armada de Venezuela, la metodología empleada servirá de base para otros estudios similares y como guía para la implantación de este sistema gerencial a otras Divisiones:

La reingeniería:

La definición más aceptada actualmente es la siguiente "La Reingeniería es el replanteamiento fundamental y el rediseño radical de los procesos del negocio para lograr mejoras dramáticas dentro de medidas críticas y contemporáneas de desempeño, tales como costo, calidad, servicio y rapidez". (Hammer 1994)

La metodología se basa en 5 etapas que permiten resultados rápidos y sustantivos efectuando cambios radicales en los procesos estratégicos de valor agregado. La metodología se diseñó para que la utilicen equipos de reingeniería en organizaciones de negocios sin tener que basarse de expertos de fuera.

Etapa 1 – Preparación

Se Definen las metas y los objetivos estratégicos que justifiquen la reingeniería y los vínculos entre los resultados de la reingeniería y los resultados de la organización.

Etapa 2 – Identificación

El propósito de esta etapa es el desarrollo de un modelo orientado al cliente, identifica los procesos específicos y definen las prioridades.

Aquí se incluye la definición de clientes, procesos, rendimiento, éxito, recursos, etc. Para ello se conceptualiza en profundidad a  la empresa y sus procesos.

Etapa 3 - Visión

El propósito de esta etapa es desarrollar una visión del proceso capaz de producir un avance decisivo en rendimiento. La visión del nuevo proceso debe ser comprensible para todo el personal, describir las características primarias del proceso, debe ser motivadora e inspiradora

Etapa 4 – Solución

En esta etapa se produce un diseño técnico y un diseño cultural-organizacional de la División.

La etapa de diseño técnico busca realizar la visión (Etapa 3), especificando las dimensiones técnicas del nuevo proceso

El diseño social necesariamente debe ser realizado al mismo tiempo que el técnico, pues para que un proceso sea eficaz, estos diseños deben ser congruentes.

Etapa 5 – Transformación

El propósito de esta etapa es realizar la visión del proceso implementando el diseño de la etapa 4.

Y el Control de Gestión:

Un Sistema de Control, es un conjunto de acciones, funciones, medios y responsables que garanticen, mediante su interacción, conocer la situación de un aspecto o función de la organización en un momento determinado y tomar decisiones para reaccionar ante ella.

Los sistemas de control (Menguzzato y Renau. 1986, p. 245.) deben cumplir con una serie de requisitos para su funcionamiento eficiente:

Ser entendibles.

Seguir la forma de organización.

Rápidos.

Flexibles.

Económicos.

Todo sistema de dirección, por muy distintas que sean sus características o función social, está compuesto por un conjunto de funciones complejas en su conformación y funcionamiento. Para Newman (1968, p. 21.): "La dirección ha sido definida como la guía, conducción y control de los esfuerzos de un grupo de individuos hacia un objetivo común."

Términos Básicos:

Cambio:  Ya se ha hecho notar que los consumidores y la competencia ha cambiado, pero también hay que hacer énfasis al hecho de que la forma en que se cambia ha cambiado. Sobretodo se tiene que el cambio ahora se ha vuelto más esparcido y persistente; además, el ritmo del cambio se ha acelerado. (Víctor Cook,2005).

Globalización:  Otro factor a tomar en cuenta en explicar porque realizar un reingeniería es la globalización. La globalización presenta nuevos retos a la forma de realizar negocios. El comercio y la industria deben cambiar, deben adaptarse y evolucionar hacia la nueva estructura del mercado.

Planificar: Determinar qué se va a hacer. Decisiones que incluyen el esclarecimiento de objetivos, establecimiento de políticas, fijación de programas y campañas, determinación de métodos y procedimientos específicos y fijación de previsiones día a día. (Newman, 1968).

Organizar: Agrupar las actividades necesarias para desarrollar los planes en unidades directivas y definir las relaciones entre los ejecutivos y los empleados en tales unidades operativas. (Newman, 1968).

Coordinar los recursos: Obtener, para su empleo en la organización, el personal ejecutivo, el capital, el crédito y los demás elementos necesarios para realizar los programas. (Newman, 1968).

Dirigir: Emitir instrucciones. Incluye el punto vital de asignar los programas a los responsables de llevarlos a cabo y también las relaciones diarias entre el superior y sus subordinados. (Newman, 1968).

Controlar: Vigilar si los resultados prácticos se conforman lo más exactamente posible a los programas. Implica estándares, conocer la motivación del personal a alcanzar estos estándares, comparar los resultados actuales con los estándares y poner en práctica la acción correctiva cuando la realidad se desvía de la previsión. (Newman, 1968).

Tipo de investigación: 

La metodología empleada según el Manual de Trabajo de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctórales (UPEL-2000), fue la de una Investigación Documental, ya que consistió en la investigación, recopilación de información impresa y digital y opinión de un modelo para aportar conocimiento a una organización.

Según UPEL (2000):

“Se entiende por Investigación Documental, el estudio de problemas tonel propósito de ampliar y profundizar el conocimiento de su naturaleza, con apoyo principalmente, en trabajos previos, información y datos divulgados por medios impresos, audio visuales o electrónicos. La originalidad del estudio se refleja en el enfoque, criterios, conceptualizaciones, reflexiones, conclusiones, recomendaciones y, en general en el pensamiento del autor”. p 6.

Seguidamente se expresa en el aparte a. que la investigación documental puede ser un estudio de desarrollo teórico: donde se presenten modelos interpretativos originales del autor, a partir del análisis critico de la información de teorías existentes.

En este orden de ideas, se presenta un modelo de control de Gestión de una División encargada de elaborar los Proyectos para La Armada, basándose en la teoría de la reingeniería.

Diseño de  investigación: 

        El Diseño de la investigación es cualitativo-bibliográfico, pues es el básico de la investigación documental y se caracteriza por el análisis de un fenómeno a través de la investigación sistemática y rigurosa del material documental, donde se describirán los diferentes fenómenos que se presenten en campo; lo cual es estrictamente aplicado por el investigador para alcanzar el logro de sus objetivos. Sin embargo no se puede establecer un diseño rígido ya que en el transcurso del estudio se presentaran situaciones que puedan requerir una eventual variación. 

Métodos, técnicas e instrumentos de recolección de la información:

Las técnicas que se utilizaron fue la revisión Bibliografía y esta consistió en consultas a textos, trabajos especiales e informes, publicaciones en Internet y leyes, que proporcionaron una información de tipo teórica sobre la cual se basó el trabajo especial de grado y que de una u otra manera tuvieron  relación directa en cualquier etapa de la investigación desarrollada.

NOTA: Sabino, Rediseño del investigador. 2.007.

En la tabla anteriormente mostrada, se dio un resumen de las técnicas utilizadas para la obtención de la información necesaria para la realización del Trabajo Especial de Grado, así mismo; estas técnicas dependieron de una serie de instrumentos que sirvieron de brazo ejecutor para la obtención de los mismos, los cuales se nombraron en la columna contigua.

Los datos serán analizados mayormente cualitativamente. De forma cualitativa porque se darán a conocer las características de los elementos investigados lo cual se ajusta con el nivel de la investigación. Sin embargo no se escaparán algunos análisis y cuantitativos a fin de complementar el estudio.